דיווח על תשלומים לקבלני משנה בקנדה: T4A ו-T5018

האם אני צריך להנפיק T4A לפרילנסרים ולקבלני משנה?

עסק בקנדה מדווח בדרך כלל על שכר טרחה ששולם לקבלן עצמאי תושב קנדה עבור שירותים בטופס T4A, גם אם למשלם אין עובדים. דווחו על שכר טרחה רגיל לשירותים בתיבה 048 לשנה הקלנדרית שבה שולם, ולא לשנה שבה בוצעה העבודה. עמלות של עצמאים שייכות לתיבה 020 (CRA: T4A למשלמים, CRA: דיווח על שכר טרחה לשירותים).

הטופס נקבע לפי התשלום וסוג העבודה. נותן שירות ששולח חשבוניות וגובה GST/HST עדיין יכול להיות מקבל T4A. אם האדם היה עובד במהותו, הדיווח והניכויים משתנים. ראו הפעלת שכר. אם CRA כבר נתנה החלטה על מעמד העובד, ראו בדיקות שכר והחלטות על מעמד עובד.

האם קבלן שפועל דרך חברה עדיין מקבל T4A?

כן. תשלום לחברה אינו מבטל כשלעצמו את חובת הדיווח על שכר טרחה לשירותים. CRA אומרת שתשלומים עבור שירותים בין עסקים, כולל חברות, נרשמים בדרך כלל ב-T4A. T5018 או T4A-NR עשויים לחול במקום זאת כשתנאיהם מתקיימים.

אספו את השם המשפטי או השם הרשום של החברה ואת מספר חשבון התוכנית המלא שלה ב-CRA לפני הכנת הטופס. השתמשו במספר הזה בתיבה 013 ב-T4A, ולא ב-SIN של הבעלים בתיבה 012 (CRA: תיבות זיהוי ב-T4A). השאלה אם החברה המקבלת היא עסק לשירותים אישיים (personal services business) נפרדת. ראו עסק לשירותים אישיים.

מתי עסק בנייה משתמש ב-T5018 במקום זאת?

עסק משתמש ב-T5018 לתשלומים לקבלני משנה בבנייה תושבי קנדה כשבנייה מהווה יותר מ-50% מהפעילויות שמניבות לו הכנסה. העבודה יכולה להתבצע בתוך קנדה או מחוצה לה. המבחן נוגע לפעילות העיקרית של המשלם. לכן עסק שמזמין שיפוץ אינו הופך לעסק בנייה רק משום שהפרויקט גדול (CRA: T5018).

T5018 מיועד לקבלן המשנה שהתקשרתם איתו ישירות. אם קבלן המשנה שלכם שוכר בעל מקצוע נוסף, קבלן המשנה הזה מדווח בעצמו על התשלום לבעל המקצוע (CRA: T5018). בעבודות בנייה בעלות רישיון שחל עליהן הכלל בקוויבק, כשחוזים עם אותו קבלן משנה מגיעים ל-$25,000 לפני מס בשנה הקלנדרית הנוכחית או בשנה קודמת, ולשני הצדדים יש מקום עסק בקוויבק, על הקבלן להשיג ולאמת אישור של Revenu Québec (Attestation de Revenu Québec) עד היום השביעי אחרי תחילת העבודה, ולוודא את אמיתותו עד היום העשירי. השיגו אישורים גם לחברים רלוונטיים בשותפות קבלן משנה. חוזים לתיקון סכנה דחופה לאנשים או לרכוש פטורים. הדרישה הזאת נפרדת מהטופס הפדרלי.

האם יש תשלום מינימום, והאם סחורות ו-GST/HST נספרים?

הסף המנהלי הרגיל של CRA ל-T4A הוא יותר מ-$500 שנתקבלו אצל מקבל אחד בשנה קלנדרית. T4A נדרש גם אם נוכה מס מתשלום. ל-T5018, CRA מתארת סף של יותר מ-$500 לכל קבלן משנה תושב קנדה, בלי GST/HST. ההוראות המפורטות של T5018 מתייחסות לתקופת הדיווח שנבחרה, ואילו הסקירה הכללית שלה אומרת שנה קלנדרית. לכן ודאו את התקופה שבה משתמשים כשסך של שנת כספים עובר את הסף וסך של שנה קלנדרית אינו עובר (CRA: T4A, CRA: T5018).

ב-T4A, בדקו ודווחו על שכר הטרחה לשירותים בלי מס מכירה. בחוזה בנייה מעורב שחל עליו T5018, בדקו את סך התשלום לחוזה בלי GST/HST. אם יש חובת דיווח, תיבה 22 כוללת את התשלום המלא ואת מס המכירה שחל (CRA: T5018, Income Tax Regulations, סעיף 238). שמרו את פירוט החשבונית יחד עם רישום התשלום.

איזה שם ומספר מס כדאי לאסוף?

בקשו מכל קבלן את השם והכתובת של האדם או העסק שאתם משלמים לו, את תושבות המס שלו ואת ה-SIN או את מספר חשבון התוכנית המלא שלו ב-CRA, לפני מועד הגשת הטופס הראשון. CRA דורשת ממשלם לבקש את המספר שהוקצה למקבל, ועצמאי שיש לו מספר עסק יכול למסור אותו במקום SIN עבור תיבה 048 ב-T4A או עבור T5018. אם לקבלן יש רק מספר עסק בן תשע ספרות, בדקו את הוראות הטופס לפני ההגשה.

אם מספר חסר, תעדו את הבקשות לקבלן והגישו את הטופס בזמן. CRA דורשת להראות מאמצים סבירים להשיג את המספר, ומספקת הוראות ל-T4A בלי SIN (CRA: פרטי מקבל תשלום, CRA: T4A).

האם אני צריך חשבון שכר, ואיך מגישים?

משלם שמגיש טפסי T4A או T4A-NR צריך חשבון תוכנית שכר (RP) ב-CRA גם אם אין לו עובדים (CRA: שכר טרחה לשירותים, CRA: מספר משלם ב-T4A-NR). פתיחת חשבון לצורך טפסים אינה הופכת תשלום אמיתי לקבלן לשכר. מי שמגיש רק T5018 משתמש בחשבון דוחות מידע (RZ) (CRA: חשבונות תוכנית).

הכינו טופס לכל מקבל שחלה לגביו חובת דיווח וסיכום תואם, או השתמשו ברשימת T5018 מותרת עם פרטי הסיכום הנדרשים. Web Forms של CRA מקבל T4A, T5018 ו-T4A-NR ומחשב את סכומי הסיכום תוך כדי הזנת הטפסים. יותר מחמישה טפסים מסוג אחד לשנה קלנדרית חייבים להיות מוגשים באופן אלקטרוני. מסרו למקבלים את טפסי T4A או T4A-NR שלהם. אין חובה למסור למקבלים טפסי T5018. מסירה באיחור עלולה לגרור קנס של $25 ליום לכל טופס, עם מינימום של $100 ותקרה של $2,500 (CRA). לדוחות אחרים שעסק עשוי להיות חייב בהם, ראו אילו דוחות העסק שלכם מגיש.

מתי מועד ההגשה של T4A ו-T5018?

טפסי T4A ו-T4A-NR והסיכומים שלהם מוגשים עד היום האחרון של פברואר שאחרי שנת התשלום הקלנדרית. מי שמגיש T5018 בוחר שנה קלנדרית או תקופת כספים ומגיש בתוך שישה חודשים אחרי סיומה. הבסיס שנבחר ממשיך לשנים הבאות, אלא אם השר מאשר שינוי (CRA: מועדי הגשה, Income Tax Regulations, סעיף 238).

המועד חל על הטפסים ועל הסיכום, או על רשימת T5018 המותרת. אם העסק מפסיק לפעול, יש להגיש בתוך 30 יום. אם שותף או בעל עסק יחידני נפטר, יש להגיש בתוך 90 יום מהפטירה (CRA: מועדי הגשה מיוחדים). טופס T4A על עבודה שחויבה בשנה אחת ושולמה בשנה הבאה שייך לשנת התשלום (CRA: T4A).

מה אם החמצתי טפסי T4A או T5018 בשנים קודמות?

בנו מחדש כל תקופת דיווח שהוחמצה והגישו את הטפסים והסיכום החסרים ברגע שהסכומים והמקבלים ניתנים לביסוס. אל תכניסו סכומים ישנים לטפסים של התקופה הנוכחית. שכר טרחה ב-T4A שייך לשנה הקלנדרית שבה שולם, וסכומי בנייה ב-T5018 ששולמו או זוכו שייכים לתקופה שבה זה קרה, כולל חליפין וקיזוזים (CRA: T4A, CRA: T5018).

1. אספו חשבוניות ספקים, חוזים, תשלומים בבנק ובכרטיס אשראי, זיכויים ורישומי חליפין. קבעו עם מי התקשרתם והיכן בוצע כל שירות פיזית.
2. ערכו התאמה בין התשלומים לבין ספר ההוצאות והטפסים שכבר הוגשו. הפרידו בין שכר טרחה ל-GST/HST עבור T4A. בחוזי בנייה מעורבים, בדקו את התשלום המלא בלי GST/HST ודווחו על התשלום המלא בתיבה 22 ב-T5018.
3. קבצו את שכר הטרחה ב-T4A לפי שנה קלנדרית. ב-T5018, בדקו בדוחות קודמים איזה בסיס תקופה נבחר. אם לא הוגשו דוחות, בחרו שנה קלנדרית או תקופת כספים, רשמו את תאריך הסיום שלה ושייכו כל תשלום לתקופה. אם סך שנת הכספים שונה מהסך הקלנדרי, ודאו מול CRA כיצד לנהוג כשהסף נחצה רק בתקופת הכספים. בדקו את השם, הכתובת והמספר של כל מקבל.
4. הגישו דוח מקורי לתקופה שלא הוגש בה דוח. אם דוח הוגש אך השמיט מקבל, הגישו טופס מקורי נוסף. תקנו טופס קיים עם סכום שגוי (CRA: איך מגישים, CRA: תיקונים). מסרו למקבלי T4A או T4A-NR המושפעים את הטפסים או התיקונים שלהם.

נכון להיום CRA אינה מטילה את רוב הקנסות על השמטת תיבה 048 ב-T4A, אבל זה אינו מבטל את חובת ההגשה. חריג: תשלומי הובלה מזכים לחברת הובלה פרטית בשליטה קנדית. משלם בענף ההובלה בקוויבק מגיש גם RL-1 תיבה O, קוד RD, עד היום האחרון של פברואר. בדוחות T5018 מאוחרים או בדוחות T4A שהוטלה עליהם שומה, לוח הקנסות המופחת של CRA הוא $100 קבוע לטופס אחד עד חמישה, $5 ליום עד $500 לשישה עד עשרה, ו-$10 ליום עד $1,000 לאחד עשר עד חמישים. דוחות גדולים יותר יכולים להגיע ל-$7,500. דוחות T4A-NR מאוחרים כפופים במקום זאת ללוח הקנסות שבחוק: עד חמישים טפסים, $10 ליום, עם מינימום של $100 ותקרה של $1,000. משלם יכול לבקש הקלה בקנס או בריבית בטופס RC4288. בקשה להקלה בקנס חייבת להיות מוגשת בתוך עשר שנים קלנדריות אחרי סוף שנת המס או תקופת הכספים הרלוונטית. ראו קנסות, ריבית והקלות. כשהרישומים חלקיים, עזרה בהנהלת חשבונות יכולה לסייע בהתאמת הנתונים. לסכסוך על מעמד עובד, ראו בדיקות שכר והחלטות על מעמד עובד.

מה אם הקבלן אינו תושב קנדה?

השתמשו ב-T4A-NR לתשלומים ליחיד, לשותפות או לחברה שאינם תושבי קנדה עבור שירותים שאינם העסקה שבוצעו בקנדה, בלי קשר לסכום. דווחו על שכר הטרחה הברוטו לשירותים בקנדה בתיבה 18, בלי מס מכירה. דווחו על הוצאות נסיעה מזכות בנפרד בתיבה 20. רשמו היכן בוצעה העבודה ופצלו חשבוניות בין עבודה בקנדה לעבודה בחו״ל. לצורך הטופס, אספו את מדינת תושבות המס של המקבל ומספר זיהוי המס הזר שלו, כל SIN, ITN, TTN או מספר חשבון תוכנית קנדי שהוקצה לו, ואת כל הימים שבהם שהה בקנדה בתקופת החוזה, כולל סופי שבוע וחגים (CRA: תיבות ב-T4A-NR).

לשירותים שמי שאינו תושב קנדה מבצע כולם מחוץ לקנדה, לא נדרש T4A-NR ולא T5018. כלל T4A-NR חל על עבודה בקנדה, וIncome Tax Regulations 238(5)(c) מוציא את העבודה בחו״ל מ-T5018. כלל הכרעה באמנת מס יכול להפוך מקבל שאחרת היה תושב קנדה לתושב חוץ לפי Income Tax Act 250(5). בעבודה מעורבת בקנדה ובחו״ל, שמרו את רישומי מקום העבודה והתשלום ששימשו לחלוקת החשבונית.

תשלומים על עבודה בקנדה מחייבים בדרך כלל ניכוי במקור לפי Regulation 105 בשיעור 15%, שמועבר עד היום החמישה עשר בחודש הבא, או בתוך שבעה ימים אם העסק נסגר (CRA). פטור לפי אמנת מס לבדו אינו מבטל ניכוי במקור. לוויתור רגיל, תושב החוץ חותם על טופס R105 ומגיש בדרך כלל בקשה לפחות 30 יום לפני תחילת השירותים או התשלום הראשון הקשור אליהם. המשלם צריך את מכתב האישור של CRA. ויתור שמתקבל באיחור חל רק על תשלומים מאוחרים יותר. שותפות צינור (flow-through) מצרפת גם טופס NR302 או NR303 לפי העניין (CRA: בקשות לויתור, CRA: טופס R105). הוצאות נסיעה סבירות אפשר להחריג מניכוי במקור. חובת T4A-NR נשארת. על שירותים שבוצעו בקוויבק, Revenu Québec דורש גם ניכוי במקור של 9% וRL-1 תיבה O, קוד RR. תושב חוץ שאינו חייב במס הכנסה של קוויבק יכול לבקש ניכוי מופחת בקוויבק בטופס TP-1016-V או במכתב, בדרך כלל 30 יום לפני העבודה או התשלום הראשון.

אם הניכוי במקור הוחמץ, המשלם חב בסכום שלא נוכה לפי Income Tax Act 227(8.4), גם אם לא ניכה את המס. הוא יכול לגבות את הסכום הזה מתושב החוץ. סעיף קטן 227(8) מוסיף קנס של 10% על הניכוי שהוחמץ, שעולה ל-20% על כשל חוזר ביודעין או ברשלנות חמורה באותה שנה קלנדרית. חלה גם ריבית, ו-CRA רשאית להוציא שומה למשלם בכל עת לפי סעיף קטן 227(10). בעל עסק יחידני הוא המשלם באופן אישי. שותפים כלליים עשויים לשאת בחובות השותפות לפי דין פרובינציאלי (לדוגמה, Ontario Partnerships Act 10(1)). דירקטורים של חברה בזמן כשל בניכוי במקור עשויים אף הם לשאת באחריות לסכום, לריבית ולקנסות לפי Income Tax Act 227.1, בכפוף לתנאי הגבייה ולהגנת השקידה הסבירה. ההליכים חייבים להתחיל בתוך שנתיים אחרי שדירקטור חדל לכהן לאחרונה.

דוגמה

דולרים קנדיים להמחשה. חברת שיפוצים שמרוויחה בעיקר מבנייה בוחרת תקופת T5018 של שנה קלנדרית. היא משלמת לחשמלאי תושב קנדה שפועל דרך חברה C$8,000 עבור עבודת התקנה בתוספת C$1,040 HST. היא משלמת גם למנהל חשבונות תושב קנדה שפועל דרך חברה C$2,000 עבור תמיכה בהנהלת חשבונות בתוספת C$260 HST.

C$8,000 של החשמלאי לפני HST עוברים את סף T5018. החברה מדווחת על C$9,040 בתיבה 22 ב-T5018, כולל HST. העבודה של מנהל החשבונות אינה עבודת קבלן משנה בבנייה, ולכן החברה מדווחת על C$2,000 בתיבה 048 ב-T4A, בלי HST. היא משיגה את מספר חשבון התוכנית של כל חברה ומגישה את שני הדוחות לשנת התשלום או לתקופת T5018 שנבחרה.

המצב שלכם שונה?

• ייתכן שהקבלן הוא למעשה עובד: ראו הפעלת שכר.
• CRA כבר נתנה החלטה על מעמד העובד: ראו בדיקות שכר והחלטות על מעמד עובד.
• אתם צריכים פרטים על קנס איחור או הקלה: ראו קנסות, ריבית והקלות.
• אתם צריכים רשימה מלאה של דוחות עסקיים: ראו אילו דוחות העסק שלכם מגיש.
• ייתכן שהחברה המקבלת היא עסק לשירותים אישיים: ראו עסק לשירותים אישיים.