Revisiones y auditorías de GST/HST: qué verifica la CRA

¿Por qué la CRA retuvo mi reembolso de GST/HST o me contactó después de presentar la declaración?

La CRA examina las solicitudes de reembolso de GST/HST antes de pagarlas y puede pedir una explicación o documentos. Una retención no significa, por sí sola, que haya una auditoría ni que se vaya a denegar el reembolso. La CRA también revisa las declaraciones después de la determinación, incluidas las diferencias entre las ventas declaradas y el impuesto cobrado, o entre las ventas del GST/HST y los ingresos del negocio en el impuesto sobre la renta. CRA: GST/HST audit and examination; CRA: Post Assessing Review

Lea en la carta los períodos de declaración, los montos, los documentos y la fecha de respuesta. Si el contacto fue por teléfono, revise la notificación en su cuenta de la CRA o confirme quién llama mediante un número publicado de la CRA antes de enviar registros. La CRA indica que el revisor posterior a la determinación puede preguntar por ventas de tasa cero o exentas, ventas fuera de su provincia o de su país y diferencias entre las líneas de la declaración. Dé una explicación breve que se apoye en las cifras y en los registros solicitados. Use el método de envío y el número de caso que figuran en la carta; si ofrece Submit documents online (enviar documentos en línea), guarde el número de confirmación. CRA: Post Assessing Review

¿Es una revisión de la declaración, un examen de cuentas en fideicomiso o una auditoría?

El examen de cuentas en fideicomiso verifica el GST/HST cobrado, declarado y enviado al gobierno; «en fideicomiso» se refiere al impuesto que se retiene para el gobierno. La revisión de la declaración verifica montos declarados específicos, mientras que la auditoría examina con más profundidad los libros y los registros de origen. La notificación y la solicitud indican de qué proceso se trata; una revisión posterior a la determinación no es una auditoría. CRA: Trust accounts examinations; CRA: Post Assessing Review

La CRA selecciona las auditorías o los exámenes de GST/HST mediante evaluación de riesgos y selección aleatoria. El examen de cuentas en fideicomiso puede llevar a una auditoría si hay asuntos que requieren un análisis más detenido. No deduzca de una carta sobre el GST/HST que la CRA también esté auditando el impuesto sobre la renta. CRA: GST/HST audit and examination; CRA: What to expect during a GST/HST trust accounts examination

¿Qué registros relacionan las ventas, el impuesto cobrado y los créditos por impuestos pagados en insumos con mis declaraciones?

Prepare una conciliación entre cada declaración de GST/HST y las transacciones detalladas que la respaldan. La CRA exige registros con el detalle suficiente para determinar el impuesto cobrado y los montos reembolsados, devueltos o deducidos; puede examinar libros contables, facturas, contratos, registros de alquiler y estados de cuenta bancarios. CRA: GST/HST and payroll records; CRA: What you should know about audits

Muestre las partidas conciliatorias en lugar de forzar que los totales coincidan: las diferencias de fechas, las notas de crédito, las ventas exentas, las exportaciones y los depósitos que no son ventas pueden explicar una diferencia. Si la CRA pregunta por dos períodos, prepare una conciliación para cada uno e identifique los créditos de períodos anteriores. La revisión posterior a la determinación de la CRA compara específicamente las ventas, el impuesto cobrado y los créditos por impuestos pagados en insumos, y puede comparar los ingresos del GST/HST con los ingresos del negocio en el impuesto sobre la renta. CRA: Post Assessing Review

¿Qué hago si me faltan facturas o recibos para los créditos por impuestos pagados en insumos?

Pida al proveedor una copia de reemplazo y reúna el contrato, el registro de la transacción y otros documentos emitidos por el proveedor. Informe al examinador si tenía el original u otra evidencia suficiente antes de presentar la declaración. Una copia de reemplazo puede ayudar a probar lo que ya tenía; si la evidencia requerida se obtuvo por primera vez después de presentar la declaración, la copia por sí sola no demuestra que la solicitud original cumpliera la regla del plazo. Un pago bancario ayuda a rastrear la transacción, pero por sí solo no establece el crédito. Excise Tax Act, sección 169(4)–(5); CRA: What you should know about audits

Relacione cada crédito en disputa con el registrante que incurrió en el gasto, el GST/HST pagado o pagadero y el uso de la compra en la actividad comercial. Si una compra sirvió tanto a una actividad gravada como a una exenta o personal, muestre la distribución en lugar de solicitar todo el impuesto. La CRA indica que deben conservarse las facturas o los recibos de compra para los ITC; el número de registro del proveedor y los demás datos requeridos dependen de la transacción. Para los datos del recibo y el plazo de solicitud, consulte Presentación del GST/HST y solicitud de créditos por impuestos pagados en insumos. CRA: GST/HST and payroll records; CRA: Input tax credits

Si el proveedor no puede dar los datos que faltan, informe al examinador exactamente qué falta y entregue los registros que sí tiene. No elabore usted mismo una factura. La sección 169 permite al ministro eximir a un registrante de un requisito de documentación cuando hay registros suficientes que establecen el suministro y el impuesto, pero es una excepción discrecional, no un derecho automático. Excise Tax Act, sección 169(5)

Si obtiene evidencia suficiente por primera vez después de presentar la declaración, un crédito sin respaldo todavía puede solicitarse en una declaración posterior según la sección 225(3)–(4). Si ya se solicitó, la solicitud posterior tiene condiciones de corrección y no debe duplicarse. El plazo habitual para solicitarlo es cuatro años desde el período de declaración original; para las personas especificadas, generalmente es dos años desde el año fiscal que contiene ese período. Para la fecha límite exacta y las excepciones, consulte Presentación del GST/HST y solicitud de créditos por impuestos pagados en insumos. Excise Tax Act, sección 225

¿Cómo respaldo las exportaciones de tasa cero o los suministros hechos fuera de Canadá?

Primero identifique si vendió bienes, servicios o bienes intangibles; un cliente o una dirección en el extranjero no basta para probar la tasa cero. Relacione la factura con la condición de exportación aplicable y conserve evidencia de la transacción y de los hechos que esa condición exige. CRA: GST/HST on imports and exports

Para los bienes, la CRA enumera los documentos de venta y de transporte que coincidan como posible evidencia de exportación y señala que un recibo de correo o de mensajería puede respaldar los bienes enviados fuera de Canadá. Si el comprador recibió los bienes en Canadá, se aplican condiciones adicionales, entre ellas la exportación inmediata y evidencia de que el comprador realmente exportó los bienes. Para los servicios, ciertos suministros a no residentes pueden tener tasa cero, pero la CRA enumera excepciones. Un contrato y una dirección de facturación en el extranjero deben contrastarse con el suministro real. CRA: Exports - Tangible Personal Property; CRA: GST/HST on imports and exports; CRA: Exports - Determining Residence Status

¿Qué debo enviar en la revisión de un reembolso por propiedad residencial nueva en alquiler?

Envíe los documentos que nombra la solicitud de la CRA, junto con un índice breve que relacione cada documento con la solicitud y con la propiedad. Para el comprador-arrendador que usa el tipo de solicitud 6, la CRA enumera el estado de ajustes, el contrato de compraventa firmado y el contrato de alquiler o arrendamiento. Los documentos que enumera la CRA para el constructor-arrendador son distintos, así que revise el tipo de solicitud en la Parte C del Form GST524 antes de responder. CRA: New residential rental property rebate

Conserve el Form GST524 presentado y cualquier anexo provincial, los registros del cierre y de los impuestos, y el contrato de arrendamiento que muestre el uso residencial solicitado. Si una unidad que califica, fuera de un conjunto de varias unidades, se vendió dentro de un año después de la primera ocupación, incluya los registros de la venta: puede aplicarse la devolución del reembolso según el uso que el comprador piense darle. Excise Tax Act, sección 256.2(10) Si la CRA pide más información o propone denegar el reembolso, identifique el documento, el cálculo o el hecho de elegibilidad que falta y responda a ese asunto. Si una notificación ya denegó el reembolso, los nuevos registros pueden respaldar una redeterminación tras una revisión; la denegación posterior a una determinación por auditoría requiere una objeción para que la CRA revise la solicitud. Revise la fecha límite de la notificación y la herramienta de decisión de objeciones de GST/HST de la CRA, y luego consulte Revisiones, auditorías y divulgación voluntaria ante la CRA para los pasos de una disputa. Consulte GST/HST en propiedades residenciales para saber quién califica; el arrendador residencial a largo plazo generalmente no puede reemplazar un reembolso denegado con un crédito por impuestos pagados en insumos sobre la compra. CRA: New residential rental property rebate

¿Hasta cuándo puede la CRA redeterminar el GST/HST y por cuánto tiempo debo conservar los registros?

Para un período ordinario de impuesto neto del GST/HST, el límite general de determinación es cuatro años después de la fecha posterior entre el vencimiento de la declaración y el día en que se presentó. Para un reembolso ya pagado o aplicado, el límite general de redeterminación es cuatro años después de presentada la solicitud del reembolso; la determinación inicial de un reembolso puede hacerse en cualquier momento. Son plazos distintos, y la sección 298 contiene excepciones. Excise Tax Act, sección 298

La CRA puede determinar un asunto en cualquier momento cuando hubo una declaración falsa atribuible a negligencia, descuido o incumplimiento intencional, fraude o una renuncia efectiva al plazo. Algunas determinaciones específicas del GST/HST tienen plazos distintos. Si un revisor pregunta por un período antiguo, revise las fechas reales de presentación y de determinación y el fundamento legal antes de suponer que está cerrado. Excise Tax Act, sección 298

El registrante debe su saldo de GST/HST: el propietario único lo debe personalmente, y el socio general u otro socio que no sea comanditario puede deber los montos de la sociedad de personas generados mientras era socio conforme a la sección 272.1(5). El director de una corporación puede deber el impuesto neto no remitido, los intereses y las multas conforme a la sección 323, sujeto a las condiciones legales de cobro y a la defensa de diligencia debida; la CRA debe determinar dentro de dos años después de que la persona dejó de ser director por última vez. El cónyuge, el hijo menor u otra persona vinculada con el deudor (sin independencia entre partes) que reciba bienes del deudor por menos de su valor justo también puede deber conforme a la sección 325, hasta el menor entre la diferencia de valor y la deuda pertinente de GST/HST; la determinación puede hacerse en cualquier momento. El representante, incluido un albacea, que distribuye los activos de un registrante sin el certificado de liberación requerido puede deber hasta el valor distribuido conforme a la sección 270.

Por lo general, conserve los registros de GST/HST durante 6 años desde el fin del último año fiscal al que se refieren. Conserve indefinidamente los registros de adquisiciones y enajenaciones de bienes de largo plazo y los registros históricos del negocio que afecten una venta o una liquidación posterior. Las instrucciones de la CRA, las declaraciones no presentadas y las objeciones o apelaciones sin resolver pueden extender otros plazos de conservación. La regla de conservación es distinta del límite de redeterminación. Conserve copias de trabajo de las declaraciones presentadas por vía electrónica y obtenga permiso escrito de la CRA antes de destruir registros antes de tiempo. CRA: GST/HST records to keep; CRA: Where to keep records and for how long

¿Qué pasa si la CRA propone denegar créditos o redeterminar el impuesto?

La carta de propuesta de auditoría explica los cambios propuestos. La CRA le da 30 días para estar o no de acuerdo con la propuesta; revise la fecha de respuesta de la carta y los montos en disputa. Para los pasos de la respuesta y las objeciones posteriores a la determinación, consulte Revisiones, auditorías y divulgación voluntaria ante la CRA. Envíe los registros de la auditoría por el método seguro que indique el auditor; los auditores de la CRA no pueden recibir registros por correo electrónico. CRA: What you should know about audits

Una declaración falsa hecha a sabiendas o con negligencia grave también puede activar la multa de la sección 285: el mayor entre $250 y 25% de la diferencia legal de impuesto o de reembolso. Si la propuesta incluye una multa, revise el fundamento que indica. Excise Tax Act, sección 285

Una auditoría puede cerrarse sin cambios o terminar en una notificación de determinación o de redeterminación que muestre más impuesto adeudado o un reembolso. En cambio, una revisión posterior a la determinación puede terminar sin cambios, con orientación o con un ajuste de la declaración. Guarde juntos la propuesta, su respuesta y la notificación final. Si no está de acuerdo con una determinación, presente una objeción de GST/HST dentro de 90 días después de enviada la notificación, usando el Form GST159 o el servicio en línea de la CRA. Si ya venció el plazo, solicite una prórroga dentro de un año después de esa fecha límite; el alivio tiene condiciones. Consulte Revisiones, auditorías y divulgación voluntaria ante la CRA para los pasos de una disputa y Multas, intereses y alivio de la CRA para los cargos determinados. Excise Tax Act, secciones 301 y 303; CRA: What you should know about audits

Ejemplo

Cifras ilustrativas en dólares canadienses. Una empresa declara C$100,000 en ventas, C$10,000 de GST/HST cobrado o por cobrar y C$7,000 en créditos por impuestos pagados en insumos en un período de declaración, lo que deja C$3,000 de impuesto neto. La CRA pregunta por qué el crédito es alto.

El propietario envía una conciliación de una página: el libro de ventas suma C$100,000; su columna de impuesto suma C$10,000; la columna de GST/HST del libro de compras suma C$7,000. Cada fila de compra remite a un documento del proveedor e indica cómo se usó la compra. Un crédito de C$1,000 no tiene factura del proveedor, así que el propietario pide una copia y marca esa fila como no verificada. Si el propietario no puede establecer el impuesto y los demás datos requeridos, esos C$1,000 siguen en riesgo y el impuesto neto subiría a C$4,000; el pago bancario no cubre la diferencia. CRA: GST/HST and payroll records; Excise Tax Act, sección 169

¿Su caso es distinto?

• Necesita los datos exactos del recibo o la fecha límite de solicitud: consulte Presentación del GST/HST y solicitud de créditos por impuestos pagados en insumos.
• Su reembolso para alquiler depende del uso o de la titularidad de la propiedad: consulte GST/HST en propiedades residenciales.
• La CRA emitió una determinación que usted disputa o le faltan años por declarar: consulte Revisiones, auditorías y divulgación voluntaria ante la CRA.
• La redeterminación incluye intereses o multas: consulte Multas, intereses y alivio de la CRA.
• Cobró una tasa provincial de GST/HST equivocada: consulte Cómo corregir una tasa de GST/HST equivocada.
• Sus registros abarcan varios períodos o podrían denegarse créditos grandes: obtenga ayuda de contabilidad para conciliar los documentos de origen con cada declaración presentada.
• Su negocio está registrado en Quebec: Revenu Québec generalmente maneja allí las declaraciones, las auditorías y las objeciones del GST/HST y del QST. Para una objeción de GST/HST, use su servicio en línea o el Form FP-159-V; una objeción de QST usa el Form MR-93.1.1-V. Revenu Québec cuenta el plazo de la objeción desde la fecha de la notificación. La CRA atiende a ciertas instituciones financieras listadas seleccionadas; siga las indicaciones de la agencia que figura en la notificación. Revenu Québec: Reporting GST/HST and QST; Revenu Québec: How to file an objection; CRA: Listed financial institutions