Examens et vérifications de la TPS/TVH : ce que l'ARC contrôle

Pourquoi l'ARC a-t-elle retenu mon remboursement de TPS/TVH ou communiqué avec moi après ma production?

L'ARC examine les demandes de remboursement de TPS/TVH avant de les payer et peut demander des explications ou des documents. Une retenue ne signifie pas, à elle seule, qu'il y a vérification ou que le remboursement est refusé. L'ARC examine aussi les déclarations après la cotisation, y compris les écarts entre les ventes déclarées et la taxe perçue, ou entre les ventes de TPS/TVH et les revenus d'entreprise déclarés aux fins de l'impôt sur le revenu. ARC : Vérification et examen de la TPS/TVH; ARC : examen après cotisation

Lisez dans la lettre les périodes de déclaration, les montants, les documents demandés et la date de réponse. Si le contact a eu lieu par téléphone, vérifiez l'avis dans votre compte de l'ARC ou confirmez l'identité de l'interlocuteur à un numéro publié de l'ARC avant d'envoyer des registres. L'ARC indique que l'examinateur après cotisation peut poser des questions sur les ventes détaxées ou exonérées, les ventes à l'extérieur de votre province ou du pays, et les écarts entre les lignes de la déclaration. Donnez une courte explication liée aux chiffres et aux registres demandés. Utilisez le mode de transmission et le numéro de dossier indiqués dans la lettre; si elle propose Soumettre des documents en ligne, conservez le numéro de confirmation. ARC : examen après cotisation

S'agit-il d'un examen de déclaration, d'un examen des comptes en fiducie ou d'une vérification?

L'examen des comptes en fiducie vérifie la TPS/TVH facturée, déclarée et remise au gouvernement; le mot « fiducie » désigne la taxe détenue pour le gouvernement. L'examen d'une déclaration vérifie des montants déclarés précis, alors que la vérification examine plus à fond les livres et les documents sources. L'avis et la demande précisent de quel processus il s'agit; l'examen après cotisation n'est pas une vérification. ARC : Examens des comptes en fiducie; ARC : examen après cotisation

L'ARC choisit les vérifications ou les examens de la TPS/TVH selon une évaluation des risques et une sélection aléatoire. Un examen des comptes en fiducie peut mener à une vérification si des points exigent un examen plus poussé. Ne concluez pas, à partir d'une lettre sur la TPS/TVH, que l'ARC vérifie aussi l'impôt sur le revenu. ARC : Vérification et examen de la TPS/TVH; ARC : À quoi s'attendre pendant un examen des comptes en fiducie de la TPS/TVH

Quels registres relient les ventes, la taxe perçue et les crédits de taxe sur les intrants à mes déclarations?

Préparez un rapprochement entre chaque déclaration de TPS/TVH et les opérations détaillées qui la sous-tendent. L'ARC exige des registres assez détaillés pour établir la taxe perçue ainsi que les montants remboursés, remboursables ou déduits; elle peut examiner les grands livres, les factures, les contrats, les registres de location et les relevés bancaires. ARC : TPS/TVH et registres de paie; ARC : Ce que vous devriez savoir sur les vérifications

Montrez les éléments de rapprochement plutôt que de forcer les totaux à concorder : les écarts de calendrier, les notes de crédit, les ventes exonérées, les exportations et les dépôts qui ne sont pas des ventes peuvent expliquer un écart. Si l'ARC pose des questions sur deux périodes, préparez un rapprochement distinct pour chacune et indiquez les crédits des périodes antérieures. L'examen après cotisation de l'ARC compare précisément les ventes, la taxe perçue et les crédits de taxe sur les intrants, et peut comparer les revenus de TPS/TVH aux revenus d'entreprise déclarés aux fins de l'impôt sur le revenu. ARC : examen après cotisation

Que faire s'il me manque des factures ou des reçus pour des crédits de taxe sur les intrants?

Demandez au fournisseur une copie de remplacement et rassemblez le contrat, le relevé de l'opération et les autres documents émis par le fournisseur. Dites à l'examinateur si vous déteniez l'original ou d'autres preuves suffisantes avant de produire votre déclaration. Une copie de remplacement peut aider à prouver ce que vous déteniez déjà; si la preuve exigée n'a été obtenue qu'après la production, la copie ne démontre pas à elle seule que la demande initiale respectait la règle de délai. Un paiement bancaire aide à retracer une opération, mais n'établit pas à lui seul le crédit. Loi sur la taxe d'accise, article 169(4)–(5); ARC : Ce que vous devriez savoir sur les vérifications

Rattachez chaque crédit contesté à l'inscrit qui a engagé la dépense, à la TPS/TVH payée ou payable, et à l'usage de l'achat dans le cadre d'une activité commerciale. Si un achat a servi à la fois à une activité taxable et à une activité exonérée ou personnelle, montrez la répartition plutôt que de demander toute la taxe. L'ARC précise que les factures ou reçus d'achat doivent être conservés pour les CTI; le numéro d'inscription du fournisseur et les autres renseignements exigés dépendent de l'opération. Consultez Produire la déclaration de TPS/TVH et demander des crédits de taxe sur les intrants pour les renseignements à faire figurer sur les reçus et le délai de demande. ARC : TPS/TVH et registres de paie; ARC : Crédits de taxe sur les intrants

Si le fournisseur ne peut pas fournir les renseignements manquants, dites à l'examinateur précisément ce qui manque et fournissez les registres que vous avez. Ne créez pas vous-même de facture. L'article 169 permet au ministre de dispenser un inscrit d'une exigence de documentation lorsque des registres suffisants établissent la fourniture et la taxe, mais il s'agit d'une exception discrétionnaire, et non d'un droit automatique. Loi sur la taxe d'accise, article 169(5)

Si vous obtenez des preuves suffisantes seulement après la production, un crédit non justifié peut encore être demandé dans une déclaration ultérieure en vertu de l'article 225(3)–(4). S'il a déjà été demandé, la demande ultérieure est assortie de conditions de correction et ne doit pas être faite en double. Le délai habituel de demande est de quatre ans à compter de la période de déclaration initiale; pour les personnes déterminées, il est généralement de deux ans à compter de l'exercice qui comprend cette période. Consultez Produire la déclaration de TPS/TVH et demander des crédits de taxe sur les intrants pour la date limite exacte de production et les exceptions. Loi sur la taxe d'accise, article 225

Comment justifier des exportations détaxées ou des fournitures effectuées à l'extérieur du Canada?

Déterminez d'abord si vous avez vendu des biens, des services ou des biens incorporels; un client ou une adresse à l'étranger ne prouve pas, à lui seul, que la fourniture est détaxée. Faites correspondre la facture à la condition d'exportation applicable et conservez la preuve de l'opération et des faits qu'exige cette condition. ARC : TPS/TVH sur les importations et les exportations

Pour les biens, l'ARC indique que des documents de vente et de transport qui concordent peuvent servir de preuve d'exportation, et qu'un reçu postal ou de messagerie peut appuyer l'envoi de biens à l'extérieur du Canada. Si l'acheteur a pris livraison au Canada, des conditions additionnelles s'appliquent, y compris l'exportation rapide et la preuve que l'acheteur a effectivement exporté les biens. Pour les services, certaines fournitures à des non-résidents peuvent être détaxées, mais l'ARC énumère des exceptions. Un contrat et une adresse de facturation étrangère doivent être vérifiés par rapport à la fourniture réelle. ARC : Exportations – biens meubles corporels; ARC : TPS/TVH sur les importations et les exportations; ARC : Exportations – détermination du statut de résident

Que faut-il envoyer pour l'examen d'un remboursement pour immeuble d'habitation locatif neuf?

Envoyez les documents nommés dans la demande de l'ARC, avec un court index qui relie chaque document à la demande de remboursement et à l'immeuble. Pour un acheteur-locateur qui utilise le type de demande 6, l'ARC énumère l'état des rajustements, la convention d'achat et de vente signée, et le contrat de location. Les documents énumérés pour un constructeur-locateur diffèrent; vérifiez donc le type de demande à la partie C du formulaire GST524 avant de répondre. ARC : Remboursement pour immeuble d'habitation locatif neuf

Conservez le formulaire GST524 produit et toute annexe provinciale, les documents de clôture et de taxe, et le bail qui démontre l'usage résidentiel demandé. Si un logement admissible situé hors d'un immeuble à logements multiples a été vendu dans les un an suivant la première occupation, joignez les documents de vente : un remboursement peut être exigé selon l'usage prévu par l'acheteur. Loi sur la taxe d'accise, article 256.2(10) Si l'ARC demande plus de renseignements ou propose de refuser la demande, relevez le document, le calcul ou le fait d'admissibilité manquant et répondez sur ce point précis. Si un avis a déjà refusé le remboursement, de nouveaux registres peuvent justifier une nouvelle cotisation après examen; un refus fait après une cotisation de vérification exige une opposition pour que l'ARC réexamine la demande. Vérifiez la date limite de l'avis et l'outil décisionnel de l'ARC sur les oppositions en matière de TPS/TVH, puis consultez Examens, vérifications et divulgation volontaire de l'ARC pour les étapes d'un différend. Consultez TPS/TVH sur les immeubles résidentiels pour savoir qui est admissible; le locateur résidentiel à long terme ne peut généralement pas remplacer un remboursement refusé par un crédit de taxe sur les intrants à l'achat. ARC : Remboursement pour immeuble d'habitation locatif neuf

Jusqu'à quand l'ARC peut-elle établir une nouvelle cotisation de TPS/TVH, et combien de temps dois-je conserver mes registres?

Pour une période ordinaire de taxe nette de TPS/TVH, le délai général de cotisation est de quatre ans après la plus tardive de ces dates : la date limite de production de la déclaration ou le jour de sa production. Pour un remboursement déjà payé ou appliqué, le délai général de nouvelle cotisation est de quatre ans après la production de la demande de remboursement; la cotisation initiale d'un remboursement peut être établie en tout temps. Ce sont deux délais distincts, et l'article 298 prévoit des exceptions. Loi sur la taxe d'accise, article 298

L'ARC peut établir une cotisation en tout temps lorsqu'il y a eu fausse déclaration attribuable à la négligence, à l'inattention ou à un manquement délibéré, une fraude ou une renonciation effective. Certaines cotisations précises de TPS/TVH ont des délais différents. Si un examinateur pose des questions sur une période plus ancienne, vérifiez les dates réelles de production et de cotisation ainsi que le fondement juridique avant de présumer que la période est close. Loi sur la taxe d'accise, article 298

L'inscrit doit son solde de TPS/TVH : le propriétaire unique le doit personnellement, et l'associé commandité ou un autre associé qui n'est pas commanditaire peut devoir les montants de la société de personnes nés pendant qu'il en était membre, selon le paragraphe 272.1(5). L'administrateur d'une société peut devoir la taxe nette non versée, les intérêts et les pénalités selon l'article 323, sous réserve de conditions légales de recouvrement et d'un moyen de défense fondé sur la diligence raisonnable; l'ARC doit établir la cotisation dans les deux ans suivant le moment où la personne a cessé d'être administrateur pour la dernière fois. Un époux, un enfant mineur ou un autre bénéficiaire ayant un lien de dépendance qui reçoit un bien d'un débiteur pour moins que sa juste valeur peut aussi devoir la taxe selon l'article 325, jusqu'au moins élevé de l'écart de valeur et de la dette de TPS/TVH pertinente; la cotisation peut être établie en tout temps. Un représentant, y compris un exécuteur testamentaire, qui distribue les biens d'un inscrit sans le certificat de décharge exigé peut devoir jusqu'à la valeur distribuée selon l'article 270.

En général, conservez les registres de TPS/TVH pendant 6 ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Conservez indéfiniment les registres relatifs à l'acquisition et à la disposition de biens à long terme, ainsi que les registres historiques de l'entreprise qui influent sur une vente ou une liquidation ultérieure. Les directives de l'ARC, les déclarations non produites et les oppositions ou appels non réglés peuvent prolonger d'autres périodes de conservation. La règle de conservation est distincte de la limite de nouvelle cotisation. Conservez des copies de travail des déclarations produites par voie électronique et obtenez la permission écrite de l'ARC avant de détruire des registres plus tôt. ARC : Registres à conserver pour la TPS/TVH; ARC : Où conserver les registres et pendant combien de temps

Que se passe-t-il si l'ARC propose de refuser des crédits ou d'établir une nouvelle cotisation?

La lettre de proposition de vérification explique les modifications proposées. L'ARC vous accorde 30 jours pour accepter ou contester; vérifiez la date de réponse indiquée dans la lettre et les montants contestés. Pour les étapes de la réponse et les oppositions après cotisation, consultez Examens, vérifications et divulgation volontaire de l'ARC. Envoyez les registres de vérification par la voie sécurisée que fournit le vérificateur; les vérificateurs de l'ARC ne peuvent pas recevoir de registres par courriel. ARC : Ce que vous devriez savoir sur les vérifications

Un faux énoncé fait sciemment ou par négligence grave peut aussi entraîner la pénalité de l'article 285 : le plus élevé de 250 $ et de 25 % de l'écart légal de taxe ou de remboursement. Vérifiez le fondement indiqué si la proposition comprend une pénalité. Loi sur la taxe d'accise, article 285

Une vérification peut se terminer sans changement ou aboutir à un avis de cotisation ou de nouvelle cotisation qui indique plus de taxe à payer ou un remboursement. Un examen après cotisation peut plutôt se terminer sans changement, par des conseils ou par un rajustement de la déclaration. Conservez ensemble la proposition, votre réponse et l'avis final. Si vous contestez une cotisation, produisez une opposition en matière de TPS/TVH dans les 90 jours suivant l'envoi de l'avis, au moyen du formulaire GST159 ou du service en ligne de l'ARC. Si vous êtes en retard, demandez une prolongation dans les un an suivant cette date limite; l'allègement est assorti de conditions. Consultez Examens, vérifications et divulgation volontaire de l'ARC pour les étapes d'un différend et Pénalités, intérêts et allègement de l'ARC pour les frais cotisés. Loi sur la taxe d'accise, articles 301 et 303; ARC : Ce que vous devriez savoir sur les vérifications

Exemple

Chiffres fictifs en dollars canadiens seulement. Une entreprise déclare 100 000 $ CA de ventes, 10 000 $ CA de TPS/TVH perçue ou percevable et 7 000 $ CA de crédits de taxe sur les intrants pour une période de déclaration, ce qui laisse 3 000 $ CA de taxe nette. L'ARC demande pourquoi le crédit est élevé.

Le propriétaire envoie un rapprochement d'une page : le grand livre des ventes totalise 100 000 $ CA; sa colonne de taxe totalise 10 000 $ CA; la colonne de TPS/TVH du grand livre des achats totalise 7 000 $ CA. Chaque ligne d'achat renvoie à une pièce du fournisseur et indique comment l'achat a été utilisé. Un crédit de 1 000 $ CA n'a pas de facture du fournisseur; le propriétaire en demande donc une copie et signale cette ligne comme non vérifiée. Si le propriétaire ne peut pas établir la taxe et les autres renseignements exigés, ce crédit de 1 000 $ CA demeure à risque et la taxe nette passerait à 4 000 $ CA; le paiement bancaire ne comble pas l'écart. ARC : TPS/TVH et registres de paie; Loi sur la taxe d'accise, article 169

Votre situation est différente?

• Vous avez besoin des renseignements exacts à faire figurer sur les reçus ou du délai de demande : consultez Produire la déclaration de TPS/TVH et demander des crédits de taxe sur les intrants.
• Votre remboursement pour immeuble locatif dépend de l'usage ou de la propriété de l'immeuble : consultez TPS/TVH sur les immeubles résidentiels.
• L'ARC a émis une cotisation contestée ou vous avez des années manquantes : consultez Examens, vérifications et divulgation volontaire de l'ARC.
• La nouvelle cotisation comprend des intérêts ou des pénalités : consultez Pénalités, intérêts et allègement de l'ARC.
• Vous avez facturé le mauvais taux provincial de TPS/TVH : consultez Corriger un taux de TPS/TVH erroné.
• Vos registres couvrent plusieurs périodes ou de gros crédits risquent d'être refusés : obtenez de l'aide en tenue de livres pour rapprocher les documents sources de chaque déclaration produite.
• Votre entreprise est inscrite au Québec : Revenu Québec administre généralement les déclarations, les vérifications et les oppositions de TPS/TVH et de TVQ dans cette province. Pour une opposition en matière de TPS/TVH, utilisez son service en ligne ou le formulaire FP-159-V; une opposition en matière de TVQ utilise le formulaire MR-93.1.1-V. Revenu Québec calcule le délai d'opposition à partir de la date de l'avis. L'ARC s'occupe de certaines institutions financières désignées particulières; suivez l'organisme nommé dans l'avis. Revenu Québec : Déclarer la TPS/TVH et la TVQ; Revenu Québec : Comment produire un avis d'opposition; ARC : institutions financières désignées