Revisões e auditorias de GST/HST: o que a CRA verifica

Por que a CRA reteve o meu reembolso de GST/HST ou entrou em contato comigo depois da entrega?

A CRA examina os pedidos de reembolso de GST/HST antes do pagamento e pode pedir explicações ou documentos. A retenção não significa, por si só, auditoria nem reembolso negado. A CRA também revisa as declarações depois do lançamento, inclusive divergências entre as vendas declaradas e o imposto cobrado, ou entre as vendas do GST/HST e a receita do negócio no imposto de renda. CRA: auditoria e fiscalização do GST/HST; CRA: revisão pós-lançamento

Leia na carta os períodos de apuração, os valores, os documentos e a data de resposta. Se o contato foi por telefone, confira a notificação na sua conta da CRA ou confirme a identidade de quem ligou por um número publicado da CRA antes de enviar registros. A CRA informa que o revisor pós-lançamento pode perguntar sobre vendas de alíquota zero ou isentas, vendas fora da sua província ou do país e diferenças entre as linhas da declaração. Dê uma explicação curta, ligada aos números e aos registros pedidos. Use o método de envio e o número do caso que constam da carta; se ela oferecer o envio de documentos on-line, guarde o número de confirmação. CRA: revisão pós-lançamento

Trata-se de revisão de declaração, fiscalização de conta fiduciária ou auditoria?

A fiscalização de conta fiduciária (trust account examination) verifica o GST/HST cobrado, declarado e repassado ao governo; “fiduciária” refere-se ao imposto mantido em nome do governo. A revisão de declaração verifica valores declarados específicos, enquanto a auditoria examina os livros e os documentos de origem de forma mais completa. A notificação e o pedido de documentos identificam o procedimento; a revisão pós-lançamento não é uma auditoria. CRA: fiscalização de contas fiduciárias; CRA: revisão pós-lançamento

A CRA seleciona auditorias ou fiscalizações de GST/HST por avaliação de risco e por sorteio. Uma fiscalização de conta fiduciária pode levar a uma auditoria se houver pontos que precisem de exame mais detalhado. Não conclua, a partir de uma carta sobre GST/HST, que a CRA também está auditando o imposto de renda. CRA: auditoria e fiscalização do GST/HST; CRA: o que esperar durante a fiscalização de contas fiduciárias do GST/HST

Quais registros ligam as vendas, o imposto cobrado e os créditos de imposto sobre insumos às minhas declarações?

Monte uma conciliação que ligue cada declaração de GST/HST às operações detalhadas por trás dela. A CRA exige registros detalhados o bastante para determinar o imposto cobrado e os valores reembolsados, devolvidos ou deduzidos; ela pode examinar livros contábeis, faturas, contratos, registros de aluguel e extratos bancários. CRA: GST/HST e registros de folha de pagamento; CRA: o que você deve saber sobre auditorias

Mostre os itens de conciliação em vez de forçar os totais a coincidir: diferenças de prazo, notas de crédito, vendas isentas, exportações e depósitos que não são vendas podem explicar uma diferença. Se a CRA perguntar sobre dois períodos, monte uma conciliação separada para cada um e identifique os créditos de períodos anteriores. A revisão pós-lançamento da CRA compara especificamente as vendas, o imposto cobrado e os créditos de imposto sobre insumos, e pode comparar a receita do GST/HST com a receita do negócio no imposto de renda. CRA: revisão pós-lançamento

E se faltarem faturas ou recibos dos créditos de imposto sobre insumos?

Peça ao fornecedor uma segunda via e reúna o contrato, o registro da operação e outros documentos emitidos pelo fornecedor. Diga ao fiscal se você tinha o original ou outra comprovação suficiente antes da entrega da declaração. Uma segunda via pode ajudar a provar o que você já tinha; se a comprovação exigida foi obtida pela primeira vez depois da entrega, a cópia sozinha não estabelece que o pedido original cumpriu a regra de prazo. O pagamento bancário ajuda a rastrear a operação, mas não comprova o crédito por si só. Excise Tax Act, seção 169(4)–(5); CRA: o que você deve saber sobre auditorias

Relacione cada crédito contestado ao registrado que teve a despesa, ao GST/HST pago ou devido e ao uso da compra na atividade comercial. Se uma compra serviu a uma atividade tributável e também a uma isenta ou pessoal, mostre a divisão em vez de pedir todo o imposto. A CRA informa que as faturas ou recibos de compra devem ser guardados para os ITC; o número de registro do fornecedor e outros dados exigidos dependem da operação. Veja Declarar o GST/HST e pedir créditos de imposto sobre insumos para os campos do recibo e o prazo do pedido. CRA: GST/HST e registros de folha de pagamento; CRA: créditos de imposto sobre insumos

Se o fornecedor não puder dar os dados que faltam, diga ao fiscal exatamente o que falta e entregue os registros que você tem. Não crie você mesmo uma fatura. A seção 169 permite que o Minister (ministro responsável pela CRA) dispense um registrado de uma exigência de documentação quando registros suficientes comprovam o fornecimento e o imposto, mas essa é uma exceção discricionária, não um direito automático. Excise Tax Act, seção 169(5)

Se você obtiver comprovação suficiente só depois da entrega, um crédito sem comprovação ainda pode ser pedido em uma declaração posterior, pela seção 225(3)–(4). Se ele já foi pedido, o pedido posterior tem condições de correção e não pode ser duplicado. O prazo usual para pedir é de quatro anos a partir do período de apuração original; para as pessoas especificadas, geralmente é de dois anos a partir do ano fiscal que contém esse período. Veja Declarar o GST/HST e pedir créditos de imposto sobre insumos para o prazo exato de entrega e as exceções. Excise Tax Act, seção 225

Como comprovo as exportações de alíquota zero ou os fornecimentos feitos fora do Canadá?

Primeiro identifique se você vendeu bens, serviços ou bens intangíveis; um cliente ou endereço no exterior, sozinho, não prova a alíquota zero. Relacione a fatura com a condição de exportação aplicável e guarde a comprovação tanto da operação quanto dos fatos que essa condição exige. CRA: GST/HST em importações e exportações

Para bens, a CRA lista documentos de venda e de transporte que se correspondam como possível comprovação de exportação e informa que o recibo do correio ou do serviço de entrega pode apoiar bens enviados para fora do Canadá. Se o comprador recebeu a entrega no Canadá, aplicam-se condições adicionais, inclusive a exportação rápida e a comprovação de que o comprador de fato exportou os bens. Para serviços, certos fornecimentos a não residentes podem ter alíquota zero, mas a CRA lista exceções. Um contrato e um endereço de cobrança no exterior devem ser testados em relação ao fornecimento real. CRA: exportações — bens móveis tangíveis; CRA: GST/HST em importações e exportações; CRA: exportações — como determinar a condição de residente

O que devo enviar numa revisão do reembolso para novo imóvel residencial de aluguel?

Envie os documentos indicados no pedido da CRA, junto com um índice curto que ligue cada documento ao pedido e ao imóvel. Para o comprador-locador que usa o pedido tipo 6, a CRA lista o demonstrativo de ajustes, o contrato de compra e venda assinado e o contrato de aluguel. Os documentos listados para a construtora-locadora são diferentes; por isso, confira o tipo de pedido na Parte C do Form GST524 antes de responder. CRA: reembolso para novo imóvel residencial de aluguel

Guarde o Form GST524 entregue e qualquer anexo provincial, os registros de fechamento e de imposto e o contrato de aluguel que mostre o uso residencial pedido. Se uma unidade elegível fora de um conjunto de várias unidades foi vendida em até um ano depois da primeira ocupação, inclua os registros da venda: pode haver devolução, dependendo do uso pretendido pelo comprador. Excise Tax Act, seção 256.2(10) Se a CRA pedir mais informações ou propuser a negativa, identifique o documento, o cálculo ou o fato de elegibilidade que falta e responda a esse ponto. Se uma notificação já negou o reembolso, novos registros podem apoiar um novo lançamento depois de uma revisão; uma negativa depois de um lançamento de auditoria exige uma contestação para que a CRA reveja o pedido. Confira o prazo da notificação e a ferramenta de decisão da CRA para contestação do GST/HST e depois veja Revisões, auditorias e divulgação voluntária da CRA para as etapas da disputa. Veja GST/HST sobre imóveis residenciais para saber quem tem direito; o locador residencial de longo prazo geralmente não pode substituir um reembolso negado por um crédito de imposto sobre insumos na compra. CRA: reembolso para novo imóvel residencial de aluguel

Até quando a CRA pode lançar GST/HST de novo, e por quanto tempo devo guardar os registros?

Para um período comum de imposto líquido de GST/HST, o limite geral de lançamento é de quatro anos depois da mais tardia entre a data de vencimento da declaração e o dia em que ela foi entregue. Para um reembolso já pago ou aplicado, o limite geral de novo lançamento é de quatro anos depois da entrega do pedido de reembolso; o lançamento inicial de um reembolso pode ser feito a qualquer momento. São prazos separados, e a seção 298 contém exceções. Excise Tax Act, seção 298

A CRA pode lançar um assunto a qualquer momento quando houver declaração falsa atribuível a negligência, descuido ou omissão voluntária, fraude ou renúncia efetiva ao prazo. Alguns lançamentos específicos de GST/HST têm prazos diferentes. Se um revisor perguntar sobre um período mais antigo, confira as datas reais de entrega e de lançamento e o fundamento legal antes de presumir que ele está encerrado. Excise Tax Act, seção 298

O registrado deve o seu saldo de GST/HST: o autônomo (empresa individual) o deve pessoalmente, e o sócio geral ou outro sócio que não seja de responsabilidade limitada pode dever os valores da sociedade de pessoas surgidos durante a sua participação, pela seção 272.1(5). O administrador de uma empresa pode dever o imposto líquido não recolhido, os juros e as multas pela seção 323, sujeito às condições legais de cobrança e a uma defesa de diligência devida; a CRA deve fazer o lançamento em até dois anos depois de a pessoa deixar de ser administradora pela última vez. O cônjuge, o filho menor ou outro destinatário com vínculo (non-arm's-length) que receba bens de um devedor por menos que o valor justo também pode dever pela seção 325, até o menor valor entre a diferença de valor e a dívida de GST/HST relevante; o lançamento pode ocorrer a qualquer momento. O representante, inclusive o inventariante, que distribui os bens de um registrado sem o certificado de quitação exigido pode dever até o valor distribuído, pela seção 270.

Em geral, guarde os registros de GST/HST por 6 anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem. Guarde por tempo indeterminado os registros de aquisições e vendas de bens de longa duração e os registros históricos do negócio que afetem uma venda ou um encerramento posterior. Orientações da CRA, declarações não entregues e contestações ou recursos não resolvidos podem estender outros prazos de guarda. A regra de guarda é separada do limite de novo lançamento. Guarde cópias de trabalho das declarações entregues por via eletrônica e obtenha permissão escrita da CRA antes de destruir registros antes do prazo. CRA: registros de GST/HST que você deve guardar; CRA: onde guardar os registros e por quanto tempo

O que acontece se a CRA propuser negar créditos ou lançar o imposto de novo?

A carta de proposta de auditoria explica as alterações propostas. A CRA dá a você 30 dias para concordar ou discordar; confira a data de resposta da carta e os valores contestados. Para as etapas da resposta e as contestações depois do lançamento, veja Revisões, auditorias e divulgação voluntária da CRA. Envie os registros da auditoria pelo método seguro indicado pelo auditor; os auditores da CRA não podem receber registros por e-mail. CRA: o que você deve saber sobre auditorias

Uma declaração falsa feita com conhecimento ou por negligência grave também pode gerar a multa da seção 285: o maior valor entre $250 e 25% da diferença legal de imposto ou reembolso. Se a proposta incluir multa, confira o fundamento indicado. Excise Tax Act, seção 285

Uma auditoria pode ser encerrada sem alteração ou terminar em um aviso de lançamento ou de novo lançamento que mostra mais imposto a pagar ou um reembolso. Uma revisão pós-lançamento pode terminar, em vez disso, sem alteração, com orientação ou com um ajuste da declaração. Guarde juntos a proposta, a sua resposta e a notificação final. Se você discordar de um lançamento, entregue uma contestação de GST/HST em até 90 dias depois do envio da notificação, usando o Form GST159 ou o serviço on-line da CRA. Se estiver atrasado, peça uma prorrogação em até um ano depois desse prazo; o alívio tem condições. Veja Revisões, auditorias e divulgação voluntária da CRA para as etapas da disputa e Multas, juros e alívio da CRA para os encargos lançados. Excise Tax Act, seções 301 e 303; CRA: o que você deve saber sobre auditorias

Exemplo

Valores apenas ilustrativos, em dólares canadenses. Um negócio declara C$100.000 em vendas, C$10.000 de GST/HST cobrado ou cobrável e C$7.000 em créditos de imposto sobre insumos em um período de apuração, o que deixa C$3.000 de imposto líquido. A CRA pergunta por que o crédito está alto.

O proprietário envia uma conciliação de uma página: o livro de vendas soma C$100.000; a coluna de imposto soma C$10.000; a coluna de GST/HST do livro de compras soma C$7.000. Cada linha de compra aponta para um documento do fornecedor e informa como a compra foi usada. Um crédito de C$1.000 não tem fatura do fornecedor; por isso, o proprietário pede uma cópia e marca essa linha como não verificada. Se o proprietário não conseguir comprovar o imposto e os outros dados exigidos, esses C$1.000 continuam em risco e o imposto líquido subiria para C$4.000; o pagamento bancário não preenche a lacuna. CRA: GST/HST e registros de folha de pagamento; Excise Tax Act, seção 169

Seu caso é diferente?

• Você precisa dos campos exatos do recibo ou do prazo do pedido: veja Declarar o GST/HST e pedir créditos de imposto sobre insumos.
• O seu reembolso de aluguel depende do uso ou da titularidade do imóvel: veja GST/HST sobre imóveis residenciais.
• A CRA emitiu um lançamento contestado ou você tem anos pendentes: veja Revisões, auditorias e divulgação voluntária da CRA.
• O novo lançamento inclui juros ou multas: veja Multas, juros e alívio da CRA.
• Você cobrou a alíquota provincial errada de GST/HST: veja Corrigir a alíquota errada de GST/HST.
• Os seus registros abrangem vários períodos ou créditos grandes podem ser negados: peça ajuda com a escrituração contábil para conciliar os documentos de origem com cada declaração entregue.
• O seu negócio é registrado em Quebec: a Revenu Québec geralmente cuida das declarações, auditorias e contestações de GST/HST e QST ali. Para uma contestação de GST/HST, use o serviço on-line dela ou o Form FP-159-V; uma contestação de QST usa o Form MR-93.1.1-V. A Revenu Québec conta o prazo de contestação a partir da data da notificação. A CRA cuida de certas instituições financeiras listadas; siga o órgão indicado na notificação. Revenu Québec: declaração do GST/HST e do QST; Revenu Québec: como entregar uma contestação; CRA: instituições financeiras listadas