Buchhaltung für US-Immobilienmakler: Splits und 1099-NEC

Wie führen Immobilienmakler in den USA ihre Buchhaltung, und sind sie selbstständig?

Ein lizenzierter Immobilienmakler, der auf Provisionsbasis bezahlt wird, ist für die US-Einkommensteuer und die Sozialabgaben in der Regel selbstständig. Die Bücher funktionieren daher wie bei einem Einzelunternehmer: Provisionen als Einnahmen, Kosten als Ausgaben und zum Jahresende ein Abgleich mit der Form 1099-NEC jedes Zahlers. Der IRS behandelt einen lizenzierten Makler für alle bundessteuerlichen Zwecke als selbstständig, wenn im Wesentlichen die gesamte Vergütung unmittelbar von Verkäufen oder anderem Ertrag abhängt und nicht von geleisteten Stunden und ein schriftlicher Vertrag festlegt, dass der Makler für bundessteuerliche Zwecke nicht als Arbeitnehmer behandelt wird (26 U.S.C. 3508).

Fehlt eine der beiden Voraussetzungen, entscheidet der Test nach allgemeinem Recht (Common-Law-Test): Wer Leistungen erbringt, ist in der Regel Arbeitnehmer, wenn der Zahler bestimmen darf, was und wie gearbeitet wird. Section 3508 gilt nur für die Zwecke des Internal Revenue Code, daher können die Regeln der Bundesstaaten zur Arbeitslosenversicherung und zur Unfallversicherung zu einem anderen Ergebnis kommen. Eine Form W-2 der Maklerfirma bedeutet, dass sie Sie für diese Vergütung als Arbeitnehmer behandelt; die unten beschriebenen Schritte zu Schedule C und Form 1099-NEC gelten für diesen Lohn nicht.

Ein selbstständiger Makler hat in der Regel keine Steuer einbehalten, schuldet die Selbstständigensteuer und leistet stattdessen in der Regel Vorauszahlungen (Estimated Tax). Ein Zahler muss Form 1099-NEC einreichen, wenn er einem Makler im Jahr $2.000 oder mehr zahlt ($600 bei Zahlungen bis einschließlich 2025); die Form erfasst Gebühren und Provisionen für Leistungen, die als Nichtarbeitnehmer erbracht wurden. Der Makler erklärt das Geschäft auf Schedule C.

Die Bücher haben drei Aufgaben: jede Provision als Einnahme erfassen, jede Ausgabe nach Art mit Nachweis erfassen und die Summen mit der Form 1099-NEC jedes Zahlers abgleichen.

Der Fall ist nicht mehr einfach, wenn:

• Provisionen von mehr als einer Maklerfirma kommen, Sie mitten im Jahr die Maklerfirma gewechselt haben oder ein Abschluss in einem Jahr erst im nächsten Jahr bezahlt wird.
• Die Form 1099-NEC nicht zu den Zahlungseingängen passt.
• Es keinen schriftlichen Vertrag mit der Maklerfirma gibt oder ein Teil der Vergütung von Stunden abhängt.
• Provisionen an eine Kapitalgesellschaft statt an Sie gezahlt werden.
• Es das erste volle Jahr mit hohem Einkommen und ohne Vorauszahlungen ist.
• Sie einen Assistenten oder einen Partner für Empfehlungen bezahlen, in einem Team arbeiten oder eine Wahl als S Corporation erwägen.

Legen Sie vor dem Start bereit:

• Die Vereinbarung mit der Maklerfirma und eine Provisionsabrechnung (oft Commission Disbursement Authorization oder CDA genannt) für jeden im Jahr bezahlten Abschluss.
• Jede Form 1099-NEC und jede andere Form 1099.
• Bank- und Kartenauszüge.
• Rechnungen für Lizenz, Mitgliedsbeiträge, Versicherung, Listing-Dienst, Technik und Marketing.
• Ein Fahrtenbuch und eine Liste der Geschenke.

Wie erfasse ich einen Provisionsscheck und den Anteil der Maklerfirma?

Erfassen Sie die Provision, die Ihnen nach Ihrer Vereinbarung zusteht, bevor Ihre eigenen Gebühren davon abgehen, und lassen Sie die Bücher jede Differenz zur Form 1099-NEC erklären. Eine Form 1099-NEC kann die Provision vor dem Anteil der Maklerfirma zeigen, nur den Betrag, der an den Makler gezahlt wurde, oder etwas dazwischen. Vergleichen Sie die Form mit jeder Abrechnung und gehen Sie nicht von etwas aus. Ein Zahler meldet den Betrag, der in Ihr Bruttoeinkommen einzubeziehen ist, oft den Betrag vor Gebühren, die Sie anderen schulden. Eine Form nach Abzug Ihrer eigenen Gebühren kann daher zu niedrig sein.

Die Anleitung zu Schedule C verlangt, sicherzustellen, dass Zeile 1 die Beträge enthält, die ordnungsgemäß auf Form 1099-NEC ausgewiesen sind, und eine Erläuterung beizufügen, wenn die Summe der Form 1099-NEC höher ist als die erklärten Bruttoeinnahmen. Für eine Form, die mehr zeigt, als Sie behalten haben, siehe eine Form 1099 mit dem vollen Betrag erklären. Führen Sie eine Einnahmezeile je Abschluss, versehen mit dem Objekt oder der Aktennummer, damit jede Zeile zu einer Abrechnung führt.

Was kann ein Immobilienmakler abziehen, und wohin gehört jede Ausgabe auf Schedule C?

Richten Sie für jede der folgenden Ausgabenarten ein eigenes Konto ein. Jedes Konto speist eine Zeile von Schedule C oder Part V, sodass die Jahressummen direkt aus den Büchern kommen. Kosten, die die Maklerfirma beim Abschluss einbehält, gehen auf das Konto ihrer Art und nicht in einen Sammelposten.

Zeile 10 ist die Ausgabenzeile für Provisionen und Gebühren; die Provision, die ein Makler verdient, sind Bruttoeinnahmen auf Zeile 1. Eine Ausgabe ohne eigene Zeile gehört in Part V, aufgeführt nach Art und Betrag. Passt eine Ausgabe auf zwei Zeilen, wählen Sie eine und verwenden Sie sie jedes Jahr. Lizenzgebühren der Bundesstaaten sind unterschiedlich.

Zwei Kostenarten werfen Fragen auf:

• Mitgliedsbeiträge. Beiträge an eine Organisation wie einen Berufsverband sind abziehbar, wenn sie im Übrigen die Anforderungen von Section 162 erfüllen, vorbehaltlich Grenzen etwa bei Lobbyarbeit. Beiträge an Business-, Gesellschafts-, Sport-, Lunch-, Airline- und Hotelclubs können in der Regel nicht abgezogen werden, und über den Zweck und die Tätigkeit eines Clubs entscheidet nicht sein Name (Publication 463).
• Weiterbildung. Schulungen, die für Ihre jetzige Tätigkeit nötige Fähigkeiten erhalten oder verbessern, können infrage kommen. Ausbildung, die zur Erfüllung der Mindestanforderungen des Berufs nötig ist oder zu einem Programm gehört, das Sie für einen neuen Beruf qualifiziert, zählt nicht dazu, und ein Kurs für die erste Lizenz kann darunter fallen.

Welche Mahlzeiten zählen, steht unter Abzug für Geschäftsessen. Welche Ausgaben auf Schedule C Fragen des IRS auslösen, steht unter Ausgaben auf Schedule C, die der IRS hinterfragt.

Wie werden Geschenke zum Abschluss und Kundengeschenke behandelt?

Ein Geschäftsgeschenk ist bis zu $25 pro Person und Jahr abziehbar, gleichgültig, wie viel es gekostet hat (Publication 463).

• Die Grenze erfasst direkt oder indirekt gegebene Geschenke; ein Geschenk an die Familie eines Kunden gilt in der Regel als indirektes Geschenk an den Kunden.
• Ein Artikel, der $4 oder weniger kostet, deutlich und dauerhaft Ihren Namen trägt und einer von vielen gleichen Artikeln ist, die Sie breit verteilen, gilt für die Grenze nicht als Geschenk und kann daher unter Marketing gebucht werden. Ein Artikel mit Firmenlogo, der mehr kostet, ist ein Geschenk, ausgenommen ein Schild, ein Aufsteller oder anderes Werbematerial, das in den Geschäftsräumen des Empfängers verwendet wird (26 U.S.C. 274(b)).
• Ein Artikel, der ein Geschenk oder Bewirtung sein könnte, wird in der Regel als Bewirtung behandelt, und diese ist in der Regel nicht abziehbar. Eintrittskarten, die Sie verschenken, ohne mit dem Empfänger hinzugehen, gelten als Geschenk, es sei denn, Sie behandeln sie als Bewirtung (26 CFR 1.274-2); Karten, die Sie gemeinsam nutzen, sind Bewirtung. Verpackte Speisen oder Getränke für den späteren Gebrauch zählen als Geschenk.

Erfassen Sie für jedes Geschenk Kosten, Datum, Beschreibung, geschäftlichen Zweck und die geschäftliche Beziehung des Empfängers zu Ihnen (26 U.S.C. 274(d)). Eine allgemeine Liste der Empfänger genügt, wenn sie zeigt, dass Sie die Grenze nicht umgehen (Publication 463). Die Grenze betrifft nur Artikel, die der Empfänger als Geschenk vom Einkommen ausnehmen kann (26 U.S.C. 274(b)). Eine Zahlung für eine Empfehlung ist Vergütung für Leistungen und kein Geschenk; die Anleitung zu Form 1099-NEC führt Empfehlungsgebühren, die ein Fachmann an einen anderen zahlt, als meldepflichtig auf. Ob ein Dankeschön an einen früheren Kunden ein Geschenk oder eine Zahlung für eine Empfehlung ist, hängt von den Umständen ab. Eine Zahlung richtig zu buchen macht sie nicht zulässig: Die Lizenzregeln der Bundesstaaten für Immobilienmakler und bei einem Geschäft mit einem bundesrechtlich geregelten Hypothekendarlehen 12 U.S.C. 2607 können begrenzen, wer für eine Empfehlung bezahlt werden darf. Fragen Sie Ihren Broker oder die Immobilienaufsicht Ihres Bundesstaates, bevor Sie jemanden für eine Empfehlung bezahlen.

Was belegt Fahrtkilometer, ein Arbeitszimmer und Marketingausgaben?

Fahrtkilometer, ein Arbeitszimmer und Marketingausgaben brauchen jeweils einen eigenen Nachweis, der zum Zeitpunkt oder zeitnah zur Ausgabe geführt wird.

Nicht jede Fahrt zählt. Von zu Hause zu einem festen Büro außerhalb der Wohnung ist ein nicht abziehbarer Arbeitsweg. Mit einem Arbeitszimmer, das Ihr Hauptsitz ist, sind Fahrten von zu Hause zu einem anderen Arbeitsort desselben Geschäfts abziehbar. Mit einem festen Büro anderswo ist die Fahrt von zu Hause zu einer Besichtigung oder einem Abschluss abziehbar, wenn die Station ein vorübergehender Arbeitsort desselben Geschäfts ist, den Sie voraussichtlich ein Jahr oder kürzer nutzen; ein Ort, an dem Sie regelmäßig arbeiten, ist es nicht. Fahrten zwischen Stationen sind in beiden Fällen abziehbar. Ohne beide Büros gelten die erste und die letzte Fahrt des Tages zwischen zu Hause und einer Station in Ihrem Ballungsraum als Arbeitsweg (Publication 463). Erfassen Sie Start und Ende jeder Fahrt, damit Ihr Steuererklärungsersteller sie einordnen kann. Zur Pauschale oder zu den tatsächlichen Kosten siehe Kilometerpauschale oder tatsächliche Autokosten.

Ein Arbeitszimmer kann als Hauptsitz des Geschäfts gelten, je nach Bedeutung der Arbeit und der an jedem Arbeitsort verbrachten Zeit. Es qualifiziert sich auch, wenn Sie es regelmäßig und ausschließlich für Verwaltungs- oder Managementarbeit nutzen und keinen anderen festen Ort haben, an dem Sie solche Arbeit in wesentlichem Umfang erledigen (Publication 587). Umfangreiche Büroarbeit am Schreibtisch im Büro der Maklerfirma kann diesen Weg ausschließen; Treffen mit Kunden oder deren Betreuung außerhalb der Wohnung tun das nicht. Der Weg über Kundentermine ist getrennt, und gelegentliche Treffen und Telefonate qualifizieren nicht. Siehe Abzug für das Arbeitszimmer.

Ein Abschluss im Dezember wird im Januar bezahlt: In welches Jahr gehört die Provision?

Ein Makler, der die Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) nutzt, erklärt eine Provision in dem Jahr, in dem sie tatsächlich oder wirtschaftlich zugeflossen ist, meist am Zahlungstag und nicht am Tag des Abschlusses. Einkünfte sind wirtschaftlich zugeflossen, wenn sie dem Konto des Maklers gutgeschrieben oder ohne Einschränkung zur Verfügung gestellt werden. Eine Provision, die im Dezember uneingeschränkt zur Verfügung stand, ist daher in der Regel Einkommen des Dezembers, an welchem Tag der Makler sie auch einzahlt. Ob Geld, das in Treuhand oder bei der Maklerfirma lag, verfügbar war, hängt von der Vereinbarung ab.

Die Form 1099-NEC der Maklerfirma erfasst die im Jahr geleisteten Zahlungen und folgt damit ebenfalls dem Zahlungstag. Erfassen Sie jede Provision an dem Tag, an dem sie gezahlt wird, und führen Sie eine Liste abgeschlossener, aber noch nicht bezahlter Geschäfte außerhalb des Einnahmekontos, damit das ausstehende Geld sichtbar ist, ohne zu früh gezählt zu werden. Ein Makler mit periodengerechter Methode (Accrual Method) bestimmt den Zeitpunkt der Einnahmen anders; siehe Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode für ein kleines Unternehmen.

Wie viel sollte ich zurücklegen, und wann sind Vorauszahlungen fällig?

Legen Sie genug für Einkommensteuer plus Selbstständigensteuer auf den Gewinn des Jahres zurück, nicht auf die Zahlungseingänge. Die Vorauszahlung (Estimated Tax) deckt beides zusammen, und ein Einzelunternehmer muss sie in der Regel leisten, wenn die Steuererklärung voraussichtlich $1.000 oder mehr Nachzahlung ergibt (IRS). Der IRS sagt, die Schätzung geht aus von erwarteten Einkünften, Steuern, Abzügen und Gutschriften; eine Provisionseinzahlung ist daher nicht der Ausgangsbetrag, bevor die Kosten des Jahres abgezogen sind.

Die Selbstständigensteuer beträgt 15,3 %, berechnet auf 92,35 % des Gewinns auf Schedule C auf Schedule SE, und der Teil für Social Security endet an einer jährlichen Einkommensgrenze. Eine weitere Additional Medicare Tax von 0,9 % fällt an, wenn Löhne und Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit zusammen, bei gemeinsamer Veranlagung mit denen des Ehepartners, die Schwelle für Ihren Veranlagungsstatus übersteigen; ein großes erstes Jahr kann sie daher auslösen (IRS).

Viele Makler legen einen Anteil jeder Provision auf ein getrenntes Konto und vergleichen ihn jedes Quartal mit dem bisherigen Jahresgewinn laut Buchhaltung; das ist eine Gewohnheit der Buchhaltung und keine Regel des IRS. Verspätete oder zu niedrige Zahlungen können einen Strafzuschlag auslösen, den eine sichere Grenze auf Basis der Steuer dieses Jahres oder des Vorjahres vermeiden kann. Zu Terminen und sicheren Grenzen siehe vierteljährliche Vorauszahlungen.

Wie gleiche ich meine Bücher vor der Einreichung mit der Form 1099-NEC ab, und was gebe ich meinem Steuererklärungsersteller?

Summieren Sie die Provisionseinnahmen in den Büchern nach Zahler und vergleichen Sie jede Summe mit der Form 1099-NEC dieses Zahlers, die Ihnen für die Zahlungen dieses Jahres bis 1. Februar 2027 zugehen muss (IRS). Erklären Sie jede Differenz schriftlich. Der IRS sagt außerdem, das Geschäftskonto jeden Monat abzustimmen; der Abgleich im Januar ist daher eine Kontrolle und kein Neuaufbau. Führen Sie Provisionen und Kosten über ein Geschäftskonto, damit jede Einzahlung zu einem Auszug führt; siehe ein Geschäftskonto.

Eine Differenz hat meist eine der folgenden Ursachen:

• Die Form 1099-NEC enthält den Anteil der Maklerfirma oder Ihre eigenen Gebühren oder lässt sie weg, und die Bücher haben sie anders behandelt.
• Eine Zahlung fiel in ein anderes Jahr als der Abschluss.
• Ein Zahler hat Sie bezahlt, aber keine Form geschickt. Einkünfte sind in beiden Fällen aus allen Quellen erklärungspflichtig.
• Die Maklerfirma hat 24 % einbehalten, weil ihr keine korrekte Steueridentifikationsnummer von Ihnen vorlag. Die Form zeigt die einbehaltene Steuer, und Ihre Steuererklärung weist sie aus (IRS). Erfassen Sie die Provision in voller Höhe und den Einbehalt als gezahlte Steuer, nicht als Betriebsausgabe.
• Der Zahler hat einen Fehler gemacht. Fordern Sie eine korrigierte Form an.

Geben Sie Ihrem Steuererklärungsersteller alles aus der Liste im ersten Abschnitt sowie einen Abgleich auf einer Seite: Zahler, Betrag der Form 1099-NEC, Einnahmen in den Büchern, Gebühren der Maklerfirma, Differenz und Grund. Fügen Sie die Ausgabensummen nach Konto, die Kilometerübersicht, die Geschenkliste und die geleisteten Vorauszahlungen hinzu. Publication 583 sagt, Belege nach Jahr und Art geordnet aufzubewahren. Wie aus den Büchern die Steuererklärung wird, steht unter von den Büchern zur Steuererklärung des Unternehmens.

Wann verändern ein Assistent, ein Partner für Empfehlungen oder ein Team die Bücher und die Formen 1099, die ich ausstelle?

Jede Person, die Sie bezahlen, ist ein weiterer Empfänger, den Sie verfolgen müssen, und die Beziehung entscheidet, ob die Zahlung Lohn oder eine Form 1099-NEC ist.

Ist ein Mitarbeiter, den Sie als Auftragnehmer bezahlen, in Wahrheit ein Arbeitnehmer, schulden Sie als Arbeitgeber die Lohnsteuern, bei einem Einzelunternehmer persönlich (26 U.S.C. 3403 regelt die Einkommensteuer, die hätte einbehalten werden müssen). Wird ein Teil Ihrer Provision an ein Teammitglied oder einen Partner weitergezahlt, müssen Sie die Zahlung unter Umständen selbst melden. Siehe welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten und, für einen Mitarbeiter, der Arbeitnehmer sein könnte, Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar angegeben.

Neuer Makler: eine Form 1099-NEC über den Zahlungseingängen

Ein neuer Makler schließt 6 Geschäfte ab. Die Maklerfirma zahlt $72.000 ein und hat $6.000 an Split und Gebühren einbehalten. Die Abrechnungen zeigen die volle Provision von $78.000, die dem Makler gutgeschrieben wird, und die Form 1099-NEC weist $78.000 aus. Die Bücher erfassen $78.000 Provisionseinnahmen und $6.000 Gebühren der Maklerfirma. Die Einnahmen passen zur Form, die Gebühren passen zu den Abrechnungen, und $78.000 abzüglich $6.000 ergibt die eingezahlten $72.000.

Gebühren, Marketing und Geschenke

Die Bücher eines Maklers zeigen $150.000 Provisionseinnahmen (ein Anteil der Maklerfirma wird gebucht wie im ersten Beispiel), und der Makler zahlt $9.000 an Gebühren für Listing-Dienst, Versicherung und Lizenz, $14.000 für Marketing und $400 für Abschlussgeschenke an 16 Kunden zu je $25, von denen keiner in diesem Jahr ein weiteres Geschenk erhielt. Jede Ausgabe geht auf ihr eigenes Konto, und die Geschenke keines Kunden überschreiten die Grenze. Vor anderen Kosten beträgt der Gewinn $126.600, und die Vorauszahlung wird aus diesem Betrag zurückgelegt, nicht aus $150.000. Hätte ein Geschenk $40 gekostet, würden nur $25 davon zählen.

Ein Abschluss im Dezember, bezahlt im Januar

Ein Makler, der die Zufluss-Abfluss-Methode nutzt, schließt am 28. Dezember eine Provision von $10.000 ab, und die Maklerfirma zahlt sie am 6. Januar; das Geld stand nicht früher zur Verfügung. Im Jahr des Abschlusses zeigen Bücher und Steuererklärung nichts davon, und die Liste der ausstehenden Abschlüsse zeigt $10.000 als fällig. Im Folgejahr erfassen die Bücher sie am 6. Januar, und die Form 1099-NEC dieses Jahres enthält sie.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie werden über eine S Corporation oder eine andere Kapitalgesellschaft bezahlt oder erwägen eine Wahl: Zahlungen an eine Kapitalgesellschaft werden in der Regel nicht auf einer Form 1099-NEC gemeldet, und die Bücher brauchen zusätzliche Konten für Lohn oder Vergütung des Eigentümers. Eine berechtigte Kapitalgesellschaft oder LLC wählt mit Form 2553, unterschrieben von allen Gesellschaftern, innerhalb von 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des Steuerjahres, ab dem die Wahl gelten soll; ein Einzelunternehmen kann nicht wählen. Siehe Wahl als S Corporation und Gehalt und Buchhaltung einer S Corporation und holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung, um zu klären, wie die Bücher aufgebaut sein sollen.
• Ihre Form 1099-NEC passt nicht zu Ihren Zahlungseingängen, und der Split erklärt es nicht, oder Sie haben Provisionen von mehr als einer Maklerfirma oder aus mehr als einem Jahr oder haben mitten im Jahr die Maklerfirma gewechselt: stimmen Sie Zahler für Zahler ab und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn eine Differenz bleibt.
• Ihre Bücher sind im Rückstand, oder es ist ein großes Jahr ohne Vorauszahlungen: siehe überfällige Buchhaltung nachholen und vierteljährliche Vorauszahlungen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie bezahlen einen Assistenten, einen Partner für Empfehlungen oder Teammitglieder: siehe welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn Zahlungen an mehrere Personen gehen oder Sie nicht erkennen, was jede Form zeigen sollte.
• Sie wählen zwischen Software und einem Buchhalter: siehe Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter einstellen oder holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn Sie die Bücher lieber nicht selbst führen.
• Sie besitzen persönlich ein Mietobjekt: siehe Steuern auf Mietobjekte.