QuickBooks-Berichte für Schedule C und Form 1120-S

Welche Berichte brauche ich für Schedule C oder für die Form 1120-S einer S Corporation?

Ziehen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung des Jahres, das dahinterliegende Hauptbuch, die Kontoabstimmungen, eine Anlagenliste und die Summen der Forms 1099. Eine S Corporation legt zusätzlich Bilanz, Saldenliste, Lohnabrechnungsberichte und Aktionärskonten vor. Die Bücher müssen Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften zeigen, und Belege müssen die Buchungen stützen (Publication 583).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Der Buchgewinn und das Einkommen, das die Erklärung ausweist, weichen voneinander ab, oder ein Import in die Steuersoftware ist fehlgeschlagen oder hat Zahlen hinterlassen, die niemand erklären kann. Jede Abweichung braucht eine benennbare Ursache; die Abschnitte unten nennen die üblichen.
• Lohn, Ausschüttungen und Darlehen der Eigentümer einer S Corporation stehen in Aufwandskonten. Der IRS kann Zahlungen an einen Aktionär, der zugleich Arbeitnehmer ist, von Ausschüttungen in Löhne umqualifizieren, und für Löhne fallen Lohnsteuern an (IRS).
• Ein bereits eingereichtes Jahr stimmt nicht überein, der IRS hat wegen Ihres Einkommens geschrieben, oder die Buchhaltung ist im Rückstand. Die Korrektur kann bis in eine bereits eingereichte Erklärung zurückreichen.

Legen Sie zuerst bereit: Gewinn- und Verlustrechnung, Hauptbuch, Abstimmungen, Anlagenliste, Summen der Forms 1099, Lohnabrechnungsberichte, Kontendetails der Eigentümer und Aktionäre, die eingereichte Erklärung des Vorjahres und die Kontoauszüge zu jedem Darlehen. Eine S Corporation legt zusätzlich Bilanz und Saldenliste vor.

Warum fließen meine Bücher nicht direkt in die Steuererklärung?

In eine Zeile der US-Steuererklärung gehört das, was die Anleitung des IRS dafür vorsieht, egal wie das Konto heißt. Außerdem behandeln die Steuerregeln manche Posten anders als die Buchhaltung. Vier Gründe verhindern einen geraden Durchfluss:

1. Kontennamen sind keine Zeilen der Erklärung. Ein Konto namens „Büro“ oder „Sonstiges“ kann zu mehreren Zeilen gehören oder zu keiner. Die Zeilenanleitung entscheidet (Schedule C, Form 1120-S).
2. Steuerregeln weichen von den Buchhaltungsregeln ab. Bewirtungskosten sind begrenzt, Unterhaltungskosten nicht abziehbar, Betriebsausstattung wird über Abschreibungen abgesetzt, und private Kosten sind keine Betriebsausgaben. Die Tabelle mit den Anpassungen unten nennt die üblichen Fälle.
3. Die Erklärung einer S Corporation trennt die Posten. Seite 1 der Form 1120-S enthält nur die Einnahmen und Ausgaben aus dem Geschäftsbetrieb. Zins- und Dividendeneinkünfte, Mieteinkünfte, der Abzug nach Abschnitt 179 und Spenden gehören in Schedule K und in die K-1 jedes Aktionärs. Buchgewinn und gewöhnliches Geschäftseinkommen in Zeile 22 können deshalb abweichen, auch wenn nichts falsch ist.
4. Die Gewinnermittlungsmethode muss das Einkommen zutreffend abbilden. Eine S Corporation ermittelt ihr Einkommen nach der Methode, die sie regelmäßig in ihren Büchern verwendet (Anleitung zu Form 1120-S), und die Methode in Schedule C muss das Einkommen zutreffend abbilden (Anleitung zu Schedule C). Ein Methodenwechsel erfordert in der Regel Form 3115. Wenn die Bücher auf einer anderen Grundlage geführt werden als die Erklärung, lesen Sie periodengerechte Buchführung und Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode.

Soweit sie gilt, enthält die Erklärung der S Corporation ihre eigene Überleitung: Schedule M-1 beginnt beim Jahresüberschuss laut Büchern und endet bei Schedule K, Zeile 18 (Form 1120-S). Schedule C kennt keine solche Überleitung; dort vergleichen Sie den Buchgewinn direkt mit Zeile 31.

Macht der Import meiner Bücher in die Steuersoftware die Erklärung richtig?

Nicht automatisch. Die Erklärung ist richtig, wenn ihre Zeilen der Anleitung des IRS und den Steuerregeln aus der Tabelle mit den Anpassungen folgen, gleichgültig, wie die Zahlen dorthin gelangt sind. Behandeln Sie einen Import als ersten Entwurf und prüfen Sie ihn:

1. Der Nettogewinn (Schedule C, Zeile 31) oder das gewöhnliche Geschäftseinkommen (Form 1120-S, Zeile 22) entspricht dem Buchgewinn plus oder minus Abweichungen, die Sie benennen können: Posten aus der Tabelle mit den Anpassungen und, bei einer S Corporation, Posten, die statt auf Seite 1 in Schedule K stehen.
2. Die Bruttoeinnahmen decken die erhaltenen Forms 1099 ab (siehe den Abschnitt zu Forms 1099 weiter unten).
3. Bei einer S Corporation stimmt Schedule L mit der Bilanz überein.
4. Keine Entnahme, Ausschüttung, kein Darlehen und keine privaten Kosten stehen in einer Aufwandszeile.
5. Die Abschreibung stammt aus der Anlagenliste, nicht aus dem Abschreibungsbetrag der Buchhaltung.

Schlägt ein Import fehl, kann ein Ersteller stattdessen mit den oben genannten Berichten arbeiten. Wenn Sie die Erklärung Ihrer S Corporation selbst erstellen, lesen Sie die Erklärung der eigenen S Corporation selbst einreichen.

Was passt der Ersteller an: Bewirtungskosten, Abschreibungen und Posten der Eigentümer?

Üblich sind Anpassungen bei Bewirtungskosten, Unterhaltungskosten, der Abschreibung von Betriebsausstattung, Darlehensmitteln und Spenden. Entnahmen, Ausschüttungen, Vergütung der Eigentümer und private Kosten sind Posten der Eigentümer und werden in einem eigenen Abschnitt unten behandelt.

Die Regeln zu Bewirtungskosten und ihre Ausnahmen stehen unter geschäftliche Bewirtung. Die Wahl zwischen Abschreibung, Abschnitt 179 und Sonderabschreibung behandelt Betriebsausstattung im ersten Jahr absetzen.

Braucht meine Buchhaltung eine Bilanz, die mit der Erklärung übereinstimmt (Schedule L)?

Die Bilanz einer S Corporation in Schedule L sollte mit ihren Büchern übereinstimmen (Anleitung zu Form 1120-S). Schedule C enthält keine Bilanz.

Eine kleine S Corporation kann durch ihre Antwort auf Frage 11 in Schedule B von Schedule L und Schedule M-1 befreit sein (Form 1120-S). Oberhalb dieser Größe stammen die Spalten von Schedule L direkt aus den Büchern, deshalb zählen die Eröffnungssalden ebenso wie die Schlusssalden.

Die Größenprüfung und was Schedule L ist, steht im Ratgeber zu Schedule L. Eine Bilanz, die nicht aufgeht, behandelt Bilanz einer S Corporation geht nicht auf.

Wie stimme ich Einkünfte aus Schedule C oder Form 1120-S mit Forms 1099-K und 1099-NEC ab?

Summieren Sie jede Form je Zahler, vergleichen Sie sie mit den Einnahmen, die Sie für diesen Zahler gebucht haben, und notieren Sie jede Abweichung. Schedule C, Zeile 1 muss Beträge enthalten, die zu Recht auf Forms 1099-NEC stehen. Übersteigen die Summen in Feld 1 den Betrag in Zeile 1, sehen die Anleitungen eine beigefügte Erläuterung der Abweichung vor (Anleitung zu Schedule C). Der IRS gleicht Informationserklärungen mit den Einkünften in der Erklärung jeder Person ab (Publication 583).

Bücher und Forms weichen aus gewöhnlichen Gründen voneinander ab:

• Brutto und netto. Form 1099-K zeigt Bruttozahlungen vor Gebühren, Rückerstattungen und Korrekturen (Anleitung zu Form 1099-K). Die Bücher erfassen oft die Nettoeinzahlung. Steuer, die ein Zahler wegen einer fehlenden Steueridentifikationsnummer einbehalten hat, steht in Feld 4 von Form 1099-K oder 1099-NEC (Anleitung zu Form 1099-NEC), sodass die Einzahlung noch kleiner ausfällt.
• Schwellenwerte. Nach der Bundesregel meldet eine Zahlungs-App oder ein Marktplatz nur, wenn die Zahlungen $20.000 bei mehr als 200 Transaktionen übersteigen. Für Zahlungen mit Karte gibt es keinen solchen Schwellenwert. Listen Sie jede Form auf, die Sie erhalten, unabhängig vom Betrag.
• Kapitalgesellschaften. Zahlungen an eine Kapitalgesellschaft, auch an eine LLC, die als S Corporation besteuert wird, werden in der Regel nicht auf Form 1099-NEC gemeldet. Eine S Corporation erhält deshalb für dieselben Einnahmen unter Umständen weniger Forms. Zahlungen an eine Kapitalgesellschaft für Rechtsdienstleistungen sind eine Ausnahme (Anleitung zu Form 1099-NEC).
• Zeitpunkt, private Zahlungen, Doppelungen und Fehler auf der Form.

Einzahlungen, die nicht zu einem Plattformbericht passen, behandelt Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.

Welche Unterlagen zu Anlagevermögen und Abschreibung braucht der Ersteller (Form 4562)?

Der Ersteller braucht eine Liste, die für jedes Wirtschaftsgut zeigt, was es ist, wann es in Betrieb genommen wurde, was es gekostet hat und was bisher abgezogen wurde. Außer bei Listed Property (Wirtschaftsgüter mit möglicher privater Nutzung) wie Fahrzeugen verlangt der IRS nicht, dass Sie Wirtschaftsgüter früherer Jahre mit der Erklärung einreichen. Die Angaben zur Berechnung der Abschreibung müssen aber in Ihren dauerhaften Unterlagen stehen (Anleitung zu Form 4562). Publication 583 nennt zusätzlich, wann und wie das Wirtschaftsgut erworben wurde und wie hoch die Kosten für Verbesserungen waren.

Halten Sie für jedes Wirtschaftsgut fest:

• Die Beschreibung und das Datum der Inbetriebnahme
• Die Anschaffungskosten oder andere Bemessungsgrundlage und den Prozentsatz der betrieblichen Nutzung
• Jeden Abzug nach Abschnitt 179 oder jede Sonderabschreibung sowie die Abschreibung früherer Jahre
• Die Methode, den Abschreibungszeitraum und die Abschreibung dieses Jahres

Form 4562 gehört zu Schedule C, wenn das Unternehmen Abschreibung für Wirtschaftsgüter geltend macht, die in diesem Jahr in Betrieb genommen wurden, Abschreibung für Listed Property wie Fahrzeuge unabhängig vom Datum, einen Abzug nach Abschnitt 179 oder eine Amortisation, die in diesem Jahr beginnt, etwa für Gründungskosten (Anleitung zu Schedule C). Eine S Corporation fügt sie aus denselben Gründen bei und zusätzlich für jeden Fahrzeugabzug, auch wenn keine Abschreibung geltend gemacht wird (Anleitung zu Form 4562). Den Abzug nach Abschnitt 179 nimmt sie selbst nicht vor: Er wird an die Aktionäre in Schedule K, Zeile 11 weitergegeben (Anleitung zu Form 1120-S). Bringen Sie einen Amortisationsplan und Belege zu Fahrzeugkosten zusammen mit der Anlagenliste mit.

Mit der De-minimis-Safe-Harbor-Wahl kann eine kleine Anschaffung nur dann sofort abgezogen werden, wenn auch die Bücher sie als Aufwand erfassen (Anleitung zu Schedule C). Sie wird jedes Jahr getroffen, indem eine Erklärung der fristgerecht eingereichten ursprünglichen Steuererklärung beigefügt wird, Fristverlängerungen eingeschlossen (IRS); siehe kleine Anschaffungen als Aufwand buchen oder aktivieren. Wenn gar keine Liste existiert, lesen Sie fehlenden Abschreibungsplan rekonstruieren.

Welche Posten der Eigentümer müssen getrennt bleiben: Entnahmen, Ausschüttungen, Vergütung als Officer, Gesellschafterdarlehen und private Kosten?

Entnahmen, Ausschüttungen, Einlagen, Darlehenstilgungen und private Kosten bekommen jeweils ein eigenes Konto und bleiben aus den Einnahmen und Ausgaben heraus. Gehälter von Officers (Führungskräften) einer S Corporation und abziehbare Nebenleistungen sind Aufwand. Die Tabelle zeigt, wo jeder Posten landet.

Prämien für die Krankenversicherung der Eigentümer behandelt Krankenversicherung für Eigentümer. Wie Sie jeden Posten der Eigentümer buchen, steht in Ausschüttungen einer S Corporation buchen, Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation und Gehalt des Eigentümers einer S Corporation. Mehr zu Entnahmen über die Anschaffungskosten hinaus steht in Ausschüttungen über den Anschaffungskosten. Gemischte private und geschäftliche Ausgaben in einem Unternehmen mit Schedule C behandelt vermischte betriebliche und private Mittel trennen.

Welche Berichte zu Lohnabrechnung und Auftragnehmern gehören zu den Büchern?

Der Ersteller braucht die Lohnabrechnungsübersichten und die eingereichten Lohnformulare für die Löhne sowie die Gesamtzahlung an jeden Auftragnehmer. Die Löhne in den Büchern sollten mit den Lohnabrechnungsberichten übereinstimmen. Wird der Eigentümer einer S Corporation per Überweisung statt über die Lohnabrechnung bezahlt, fällt das als Abweichung gegenüber den Lohnabrechnungsberichten auf.

Halten Sie für Auftragnehmer die Jahressumme je Person fest und ob eine Form 1099-NEC eingereicht wurde. Schedule C fragt, ob das Unternehmen Zahlungen geleistet hat, für die Forms 1099 nötig wären. Schedule B der Form 1120-S fragt dasselbe und zusätzlich, ob die Forms eingereicht wurden oder werden (Anleitung zu Schedule C, Form 1120-S). Wer eine Form erhält und welcher Schwellenwert für das Zahlungsjahr gilt, steht in welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten.

Was sollte in meinen Büchern stimmen, bevor ich sie weitergebe?

Jedes Konto stimmt mit seinem Kontoauszug überein; nichts ist unkategorisiert; Entnahmen, Ausschüttungen und Darlehen der Eigentümer stehen auf Konten der Eigentümer, nicht in den Aufwendungen; die Eröffnungssalden entsprechen der eingereichten Erklärung des Vorjahres; die Einnahmen sind gegenüber den Forms 1099 erklärt; und Anlagenliste und Löhne stimmen mit ihren Unterlagen überein. Publication 583 empfiehlt, das Girokonto jeden Monat abzustimmen.

Die vollständige Bereinigung steht in der Checkliste zur Bereinigung der Buchhaltung. Was nach dem 31. Dezember noch abzuschließen ist, steht in der Checkliste für den Jahresabschluss. Noch nicht zugeordnete Posten behandelt unkategorisierte Ausgaben vor der Steuererklärung. Konten, die Zeilen von Schedule C zugeordnet sind, finden Sie unter Kontenplan für Schedule C.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Ein freiberuflicher Designer mit Schedule C

Die Bücher zeigen US$90.000 Einnahmen und US$30.000 Ausgaben, darunter US$4.000 für Bewirtung von Kunden. Der Buchgewinn beträgt also US$60.000. Bewirtungskosten sind in der Regel auf 50 % begrenzt, daher zieht die Erklärung davon US$2.000 ab. Die Ausgaben sinken damit auf US$28.000, und der Nettogewinn beträgt US$62.000, nicht US$60.000.

Eine S Corporation mit Vergütung der Eigentümer in den Aufwendungen

Die Bücher zeigen US$40.000 Gewinn nach US$160.000, die als „Vergütung der Eigentümer“ gebucht sind: US$60.000 Löhne laut Form W-2 und US$100.000 Ausschüttungen. Ausschüttungen sind kein Aufwand, daher werden die US$100.000 aus den Aufwendungen herausgenommen, und das gewöhnliche Geschäftseinkommen beträgt vor weiteren Anpassungen US$140.000, nicht US$40.000. Die US$60.000 Löhne bleiben als Vergütung stehen und müssen mit den Lohnabrechnungsberichten übereinstimmen. Ob US$60.000 für die Arbeit des Eigentümers eine angemessene Vergütung sind, ist eine eigene Frage, die der IRS aufwerfen kann.

Eine S Corporation, die Betriebsausstattung kauft

Die Gesellschaft kauft Betriebsausstattung für US$50.000, und die Bücher schreiben sie fünf Jahre lang mit US$10.000 im Jahr ab. Angenommen, die Ausstattung erfüllt die Voraussetzungen für die Sonderabschreibung (Bonusabschreibung), die Gesellschaft verzichtet nicht darauf, und die Erklärung zieht in Jahr 1 die vollen US$50.000 ab. Dann zieht die Erklärung US$40.000 mehr ab als die Bücher, und Schedule M-1, soweit vorgeschrieben, zeigt diesen Unterschied in Zeile 6a. In jedem der Jahre 2 bis 5 schreiben die Bücher US$10.000 ab, die Erklärung hat nichts mehr abzuziehen, was Schedule M-1 in Zeile 3a zeigt; die US$40.000 gleichen sich also bis Jahr 5 aus. Die Anlagenliste muss beide Beträge festhalten.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Gewinn in Schedule C passt nicht zu Ihren Büchern, oder ein Import hat Zahlen hinterlassen, die Sie nicht erklären können: Eine Abweichung ohne benennbare Ursache sollten Sie vor der Einreichung klären. Bringen Sie die Bücher mit Hilfe bei der Buchhaltung und die Erklärung in Einklang.
• Der Buchgewinn einer S Corporation passt nicht zum Einkommen in der Form 1120-S, oder ein Import ist fehlgeschlagen: Welche Abweichungen Korrekturen der Bücher und welche Anpassungen der Erklärung sind, sollten Sie vor der Einreichung klären, mit Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Vergütung, Ausschüttungen oder Darlehen der Eigentümer einer S Corporation sind mit den Aufwendungen vermischt: Lesen Sie Buchhaltung einer S Corporation nachholen und private Ausgaben, die eine S Corporation bezahlt und trennen Sie Löhne von Ausschüttungen, bevor die Erklärung eingereicht wird, mit Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Die Bilanz der S Corporation geht nicht auf oder passt nicht zur Erklärung des Vorjahres: Lesen Sie Gewinnrücklagen, die nicht zur Erklärung des Vorjahres passen und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Die Bücher liegen Monate zurück, oder es gibt keine Anlagenliste: Lesen Sie überfällige Buchhaltung nachholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der IRS hat geschrieben, dass Ihr Einkommen nicht zu den Forms 1099 passt, oder eine bereits eingereichte Erklärung beruhte auf Büchern, die nicht stimmten: Lesen Sie auf einen Underreporter-Bescheid antworten und Erklärung wegen Fehlern bei Betriebsausgaben ändern und rekonstruieren Sie die Zahlen aus den Kontoauszügen mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie reichen die Erklärung einer Personengesellschaft ein (Form 1065) oder melden Vermietungen in Schedule E: Die Listen oben gelten nicht unverändert; lesen Sie Kapitalkonten der Gesellschafter oder Buchhaltung einer LLC je Mietobjekt.
• Die Bücher werden bis zum Fälligkeitstermin nicht fertig: Lesen Sie Fristverlängerung, wenn die Bücher nicht fertig sind.
• Sie wollen die Erklärung der S Corporation selbst erstellen: Lesen Sie die Erklärung der eigenen S Corporation selbst einreichen.