Contabilidad para agentes de bienes raíces: splits, cuotas y 1099

¿Cómo llevan la contabilidad los agentes de bienes raíces y son trabajadores independientes?

Un agente de bienes raíces con licencia que cobra por comisión generalmente es trabajador independiente para el impuesto sobre la renta y los impuestos de empleo federales, así que su contabilidad funciona como la de un propietario único: entran las comisiones, salen los costos, y al cierre del año se concilia con el Form 1099-NEC de cada pagador. El IRS trata a un agente con licencia como trabajador independiente para todos los fines de impuestos federales cuando casi todo su pago está directamente relacionado con las ventas u otro resultado, y no con las horas trabajadas, y un contrato escrito dice que el agente no será tratado como empleado para fines de impuestos federales (26 U.S.C. 3508).

Si falta alguna de las dos condiciones, decide la prueba del derecho común: una persona que presta servicios generalmente es empleada cuando el pagador tiene el derecho de controlar qué se hace y cómo. La sección 3508 se aplica solo para efectos del Internal Revenue Code, así que las reglas estatales de seguro de desempleo y de compensación por accidentes de trabajo pueden llegar a otra conclusión. Si la correduría le da un Form W-2, la correduría lo está tratando como empleado por ese pago; los pasos del Schedule C y del 1099-NEC de abajo no se aplican a esos sueldos.

Un agente independiente generalmente no tiene impuestos retenidos de sus comisiones, debe el impuesto por trabajo independiente y generalmente hace pagos de impuestos estimados. Un pagador debe presentar el Form 1099-NEC cuando paga a un agente $2,000 o más en el año ($600 para los pagos hechos hasta 2025); el formulario cubre los honorarios y comisiones por servicios prestados como no empleado. El agente declara el negocio en el Schedule C.

La contabilidad tiene tres tareas: registrar cada comisión como ingreso, registrar cada costo por tipo con su comprobante y conciliar los totales con el 1099-NEC de cada pagador.

El caso deja de ser sencillo cuando:

• Las comisiones vienen de más de una correduría, usted cambió de correduría a mitad de año, o un cierre de un año se paga en el siguiente.
• El 1099-NEC no coincide con los depósitos.
• No hay un contrato escrito con la correduría, o parte del pago depende de las horas.
• Las comisiones se pagan a una corporación y no a usted.
• Es el primer año completo con ingresos altos y sin pagos estimados.
• Usted paga a un asistente o a un socio de referidos, trabaja en un equipo o está evaluando elegir ser corporación S.

Reúna esto antes de empezar:

• El contrato con la correduría y un estado de comisión (a menudo llamado autorización de desembolso de comisión, o CDA) de cada cierre pagado en el año.
• Todos los Forms 1099-NEC y cualquier otro 1099.
• Los estados de cuenta bancarios y de tarjetas.
• Las facturas de licencia, cuotas, seguros, servicios de listados, tecnología y publicidad.
• Un registro de millas y una lista de regalos.

¿Cómo registro un cheque de comisión y el split con la correduría?

Registre la comisión que le corresponde según su contrato, antes de que se descuenten sus propias cuotas, y haga que la contabilidad explique cualquier diferencia con el 1099-NEC. Un 1099-NEC puede mostrar la comisión antes de la parte de la correduría, solo lo que se le pagó al agente, o algo intermedio. Compare el formulario con cada estado; no lo suponga. Un pagador declara el monto que debe incluirse en su ingreso bruto, a menudo el monto antes de las cuotas que usted debe a otros, así que un formulario neto de sus propias cuotas puede mostrar menos.

Las instrucciones del Schedule C indican asegurarse de que la línea 1 incluya los montos debidamente mostrados en los Forms 1099-NEC, y adjuntar una explicación de la diferencia si el total del 1099-NEC es mayor que los ingresos brutos declarados. Si un formulario muestra más de lo que usted conservó, vea cómo declarar un 1099 que muestra el monto completo. Lleve una línea de ingreso por cada cierre, con el nombre de la propiedad o el número de expediente, para que cada línea se rastree hasta un estado.

¿Qué puede deducir un agente de bienes raíces y en qué parte del Schedule C va cada costo?

Cree una cuenta por cada tipo de costo de abajo. Cada una alimenta una línea del Schedule C o la Parte V, así que los totales del año salen directamente de la contabilidad. Los costos que la correduría descuenta en el cierre van a la cuenta de su tipo, no a un solo total.

La línea 10 es la línea de gastos de comisiones y honorarios; la comisión que gana un agente es ingreso bruto en la línea 1. Un costo sin línea propia va en la Parte V, anotado por tipo y monto. Si un costo cabe en dos líneas, elija una y úsela todos los años. Las cuotas de licencia estatal varían según el estado.

Dos tipos de costo generan preguntas:

• Cuotas de membresía. Las cuotas a una organización, como una asociación gremial, son deducibles si cumplen de otro modo las reglas de la sección 162, sujetas a límites como el cabildeo. Las cuotas a clubes sociales, deportivos, de almuerzos, de aerolíneas y de hoteles, y a otros clubes comerciales, normalmente no se pueden deducir, y deciden los propósitos y las actividades del club, no su nombre (Publication 463).
• Educación. La capacitación que mantiene o mejora las habilidades necesarias en su trabajo actual puede calificar. La educación necesaria para cumplir los requisitos mínimos del oficio, o que forma parte de un programa que lo califica para un nuevo oficio, no califica, y un curso para obtener la primera licencia puede caer ahí.

Para saber qué comidas cuentan, vea deducción de comidas de negocios. Para saber qué costos del Schedule C generan preguntas del IRS, vea gastos del Schedule C que cuestiona el IRS.

¿Cómo se tratan los regalos de cierre y los regalos a clientes?

Un regalo de negocios es deducible hasta $25 por persona al año, sin importar cuánto costó (Publication 463).

• El límite cuenta los regalos dados directa o indirectamente; un regalo a la familia de un cliente generalmente se trata como un regalo indirecto al cliente.
• Un artículo que cuesta $4 o menos, con su nombre impreso de forma clara y permanente y que sea uno de muchos artículos idénticos que usted distribuye ampliamente, no se trata como regalo para el límite, así que puede ir a publicidad. Un artículo con marca que cuesta más es un regalo, salvo un letrero, un exhibidor u otro material promocional que se usa en el local de negocios del destinatario (26 U.S.C. 274(b)).
• Un artículo que podría ser un regalo o entretenimiento generalmente se trata como entretenimiento, que generalmente no es deducible. Los boletos que usted regala sin asistir con el destinatario se consideran un regalo, salvo que los trate como entretenimiento (26 CFR 1.274-2); los boletos que usan juntos son entretenimiento. La comida o bebida empaquetada para usar más tarde cuenta como regalo.

Registre el costo, la fecha, la descripción, el propósito comercial y la relación comercial del destinatario con usted de cada regalo (26 U.S.C. 274(d)). Basta una lista general de destinatarios si muestra que usted no está evitando el límite (Publication 463). El límite cubre solo los artículos que el destinatario puede excluir de sus ingresos como regalo (26 U.S.C. 274(b)). Un pago a cambio de un referido es una remuneración por servicios, no un regalo; las instrucciones del 1099-NEC incluyen entre lo declarable los honorarios de referido pagados de un profesional a otro. Que un agradecimiento a un cliente anterior sea un regalo o un pago de referido depende de los hechos. Registrar un pago correctamente no hace que esté permitido: las reglas estatales de licencias de bienes raíces, y 12 U.S.C. 2607 para una transacción con un préstamo hipotecario con participación federal, pueden limitar a quién se puede pagar por un referido. Pregunte a su corredor o a la comisión estatal de bienes raíces antes de pagar a alguien por uno.

¿Qué comprueba las millas, una oficina en casa y el gasto de publicidad?

Las millas, una oficina en casa y el gasto de publicidad necesitan cada uno su propio registro, llevado en el momento del costo o cerca de él.

No todos los trayectos cuentan. Ir de la casa a una oficina regular fuera del hogar es un traslado no deducible. Con una oficina en casa que es su lugar principal de negocios, los trayectos de la casa a otro lugar de trabajo del mismo negocio son deducibles. Con una oficina regular en otro lugar, ir de la casa a una visita de una propiedad o a un cierre es deducible cuando la parada es un lugar de trabajo temporal del mismo negocio, uno que usted espera usar por un año o menos; un lugar donde trabaja con regularidad no lo es. Los trayectos entre paradas son deducibles en ambos casos. Sin ninguna de las dos oficinas, el primer y el último viaje del día entre la casa y una parada en su área metropolitana son traslados (Publication 463). Anote el inicio y el final de cada viaje para que su preparador pueda clasificarlos. Para la tarifa estándar o los costos reales, vea millas estándar o gastos reales del automóvil.

Una oficina en casa puede calificar como lugar principal de negocios según la importancia del trabajo y el tiempo que pasa en cada lugar donde trabaja. También califica cuando la usa de forma regular y exclusiva para trabajo administrativo o de gestión y no tiene otro lugar fijo donde haga una parte sustancial de ese tipo de trabajo (Publication 587). El trabajo de papeleo sustancial hecho en un escritorio de la oficina de la correduría puede anular esa vía; reunirse con clientes o atenderlos fuera de casa no. La vía de las reuniones con clientes es independiente, y las reuniones y llamadas ocasionales no califican. Vea la deducción por oficina en casa.

Un cierre en diciembre se paga en enero: ¿en qué año es el ingreso por la comisión?

Un agente con método de efectivo declara una comisión en el año en que se recibe de forma efectiva o constructiva, normalmente la fecha de pago y no la del cierre. El ingreso se recibe de forma constructiva cuando se acredita en la cuenta del agente o se pone a su disposición sin restricción, así que una comisión puesta a su disposición sin restricción en diciembre generalmente es ingreso de diciembre, sin importar qué día la deposite el agente. Si el dinero retenido en depósito en garantía (escrow) o por la correduría estaba disponible depende del contrato.

El 1099-NEC de la correduría cubre los pagos hechos durante el año, así que también sigue la fecha de pago. Registre cada comisión el día en que se paga y lleve una lista de operaciones cerradas aún sin pagar, fuera de la cuenta de ingresos, para ver el dinero pendiente sin contarlo antes de tiempo. Un agente con método de acumulación reconoce el ingreso en otro momento; vea efectivo o acumulación para un negocio pequeño.

¿Cuánto debo apartar y cuándo vencen los impuestos estimados?

Aparte lo suficiente para el impuesto sobre la renta más el impuesto por trabajo independiente sobre la utilidad del año, no sobre los depósitos. Los impuestos estimados pagan ambos juntos, y un propietario único generalmente debe pagarlos cuando se espera que la declaración muestre $1,000 o más por pagar (IRS). El IRS indica que la estimación parte de los ingresos, impuestos, deducciones y créditos esperados, así que un depósito de comisión no es la cifra de partida hasta que se restan los costos del año.

El impuesto por trabajo independiente es 15.3%, calculado sobre 92.35% de la utilidad del Schedule C en el Schedule SE, y la parte del Seguro Social se detiene en un límite anual de ingresos. Se aplica además el impuesto adicional de Medicare (Additional Medicare Tax) de 0.9% cuando los sueldos y los ingresos por trabajo independiente juntos, con los del cónyuge en una declaración conjunta, superan el umbral de su estado civil para efectos de la declaración, así que un primer año grande puede deberlo (IRS).

Muchos agentes pasan una parte de cada comisión a una cuenta aparte y la comparan cada trimestre con la utilidad acumulada del año en la contabilidad; es un hábito contable, no una regla del IRS. Los pagos tardíos o insuficientes pueden generar una multa, que un puerto seguro (safe harbor) basado en el impuesto de este año o del año pasado puede evitar. Para las fechas de vencimiento y los puertos seguros, vea pagos trimestrales de impuestos estimados.

¿Cómo concilio mi contabilidad con el 1099-NEC antes de presentar la declaración y qué envío a mi preparador?

Sume los ingresos por comisiones de la contabilidad por pagador y compare cada total con el 1099-NEC de ese pagador, que debe llegarle a más tardar el 1 de febrero de 2027 por los pagos de este año (IRS). Explique por escrito cada diferencia. El IRS también indica conciliar la cuenta del negocio cada mes, así que la conciliación de enero es una revisión, no una reconstrucción. Pase las comisiones y los costos por una sola cuenta del negocio para que cada depósito se rastree hasta un estado; vea cuenta bancaria del negocio.

Una diferencia normalmente viene de una de estas causas:

• El 1099-NEC incluye la parte de la correduría o sus propias cuotas, o las deja fuera, y la contabilidad las trató al revés.
• Un pago cayó en un año distinto al del cierre.
• Un pagador le pagó pero no envió formulario. El ingreso se declara de todas las fuentes de cualquier manera.
• La correduría retuvo 24% porque no tenía un número de identificación fiscal correcto de usted. El formulario muestra el impuesto retenido y su declaración lo informa (IRS). Registre la comisión completa y la retención como impuesto pagado, no como gasto del negocio.
• El pagador cometió un error. Pida un formulario corregido.

Envíe a su preparador todo lo de la lista de la primera sección, más una conciliación de una página: pagador, monto del 1099-NEC, ingreso en la contabilidad, cuotas de la correduría, diferencia y motivo. Agregue los totales de gastos por cuenta, el resumen de millas, la lista de regalos y los pagos estimados hechos. La Publication 583 indica guardar los documentos de respaldo organizados por año y tipo. Para saber cómo la contabilidad se convierte en la declaración, vea de la contabilidad a la declaración de impuestos del negocio.

¿Cuándo un asistente, un socio de referidos o un equipo cambian la contabilidad y los 1099 que yo emito?

Cada persona a quien usted paga es otro beneficiario que debe seguir, y la relación decide si el pago es nómina o un 1099-NEC.

Si un trabajador al que usted paga como contratista en realidad es un empleado, usted debe los impuestos de nómina como empleador, y personalmente si es propietario único (26 U.S.C. 3403 cubre el impuesto sobre la renta que debió retenerse). Si parte de su comisión se paga a un miembro del equipo o a un socio, es posible que usted deba declarar ese pago. Vea qué contratistas reciben un formulario de impuestos y, para un trabajador que podría ser empleado, contratistas que podrían ser empleados.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Agente nuevo: un 1099-NEC mayor que los depósitos

Un agente nuevo cierra 6 operaciones. La correduría deposita $72,000 y retuvo $6,000 de split y cuotas. Los estados muestran la comisión completa de $78,000 acreditada al agente, y el 1099-NEC muestra $78,000. La contabilidad registra $78,000 de ingresos por comisiones y $6,000 de cuotas de la correduría. El ingreso coincide con el formulario, las cuotas coinciden con los estados, y $78,000 menos $6,000 es igual a los $72,000 depositados.

Cuotas, publicidad y regalos

La contabilidad de un agente muestra $150,000 de ingresos por comisiones (cualquier parte de la correduría se registra como en el primer ejemplo) y el agente paga $9,000 en cuotas de servicios de listados, seguros y licencias, $14,000 de publicidad y $400 en regalos de cierre a 16 clientes, de $25 cada uno, y ninguno de ellos recibió otro regalo ese año. Cada costo va a su propia cuenta, y los regalos de ningún cliente superan el límite. Antes de otros costos, la utilidad es de $126,600, y los impuestos estimados se apartan de esa cifra, no de $150,000. Si un regalo hubiera costado $40, solo $25 contarían.

Un cierre en diciembre pagado en enero

Un agente con método de efectivo cierra una comisión de $10,000 el 28 de diciembre, y la correduría la paga el 6 de enero; el dinero no estuvo disponible antes. En el año del cierre, la contabilidad y la declaración no muestran nada de ese monto, y la lista de cierres pendientes muestra $10,000 por cobrar. En el año siguiente, la contabilidad lo registra el 6 de enero, y el 1099-NEC de ese año lo incluye.

¿Su caso es distinto?

• A usted le pagan a través de una corporación S u otra corporación, o está evaluando una elección: los pagos a una corporación generalmente no se declaran en un 1099-NEC, y la contabilidad agrega cuentas de nómina o de sueldo del propietario. Una corporación o LLC elegible hace la elección en el Form 2553, firmado por todos los accionistas, dentro de 2 meses y 15 días después del inicio del año fiscal en que debe surtir efecto; una empresa individual no puede hacer la elección. Vea elección de corporación S y sueldo y contabilidad de una corporación S, y luego reciba ayuda con la contabilidad para definir cómo debe organizarse la contabilidad.
• Su 1099-NEC no coincide con sus depósitos y el split no lo explica, o tiene comisiones de más de una correduría o de más de un año, o cambió de correduría a mitad de año: concilie pagador por pagador, y reciba ayuda con la contabilidad si queda una diferencia.
• Su contabilidad está atrasada, o este es un año grande sin pagos estimados: vea cómo ponerse al día con contabilidad atrasada y pagos trimestrales de impuestos estimados, y reciba ayuda con la contabilidad.
• Usted paga a un asistente, a un socio de referidos o a miembros de un equipo: vea qué contratistas reciben un formulario de impuestos, y reciba ayuda con la contabilidad si los pagos van a varias personas o no sabe qué debe mostrar cada formulario.
• Está eligiendo entre un software y un responsable contable: vea llevar usted mismo la contabilidad o contratar a un responsable contable, o reciba ayuda con la contabilidad si prefiere no llevar la contabilidad usted mismo.
• Usted posee propiedades de alquiler a título personal: vea impuestos de las propiedades de alquiler.