Tenue de livres d'un agent immobilier : commissions et 1099-NEC

Comment les agents immobiliers tiennent-ils leurs livres, et sont-ils des travailleurs autonomes?

Aux États-Unis, un agent immobilier titulaire d'un permis et payé à la commission est généralement un travailleur autonome pour l'impôt fédéral sur le revenu et l'impôt sur l'emploi. Les livres fonctionnent donc comme ceux d'un entrepreneur individuel : les commissions en entrées, les coûts en sorties, et un rapprochement de fin d'année avec le formulaire 1099-NEC de chaque payeur. L'IRS traite un agent titulaire d'un permis comme travailleur autonome à toutes fins fiscales fédérales lorsque la quasi-totalité de sa rémunération dépend directement des ventes ou d'un autre rendement plutôt que des heures travaillées, et qu'un contrat écrit prévoit que l'agent ne sera pas traité comme un employé aux fins de l'impôt fédéral (26 U.S.C. 3508).

Si l'une des deux conditions manque, c'est le critère de la common law qui tranche : une personne qui rend des services est généralement un employé lorsque le payeur a le droit de contrôler ce qui est fait et comment. L'article 3508 ne s'applique qu'aux fins de l'Internal Revenue Code; les règles des États sur l'assurance chômage et l'indemnisation des accidents du travail peuvent donc donner une autre réponse. Un formulaire W-2 de la maison de courtage signifie qu'elle vous traite comme un employé pour cette rémunération; les étapes de l'annexe C et du 1099-NEC ci-dessous ne s'appliquent pas à ces salaires.

Un agent travailleur autonome n'a généralement aucun impôt retenu sur ses commissions, doit l'impôt sur le travail autonome et verse généralement plutôt des acomptes d'impôt estimatif. Un payeur doit produire un formulaire 1099-NEC lorsqu'il verse à un agent 2 000 $ ou plus dans l'année (600 $ pour les paiements faits jusqu'en 2025); le formulaire vise les honoraires et commissions pour des services rendus par un non-employé. L'agent déclare son entreprise à l'annexe C.

Les livres ont trois tâches : inscrire chaque commission comme revenu, inscrire chaque coût par type avec une preuve, et rapprocher les totaux du 1099-NEC de chaque payeur.

Le cas cesse d'être simple lorsque :

• Les commissions viennent de plus d'une maison de courtage, vous avez changé de maison en cours d'année, ou une conclusion de vente d'une année est payée l'année suivante.
• Le 1099-NEC ne concorde pas avec les dépôts.
• Il n'y a aucun contrat écrit avec la maison de courtage, ou une partie de la rémunération dépend des heures.
• Les commissions sont versées à une société plutôt qu'à vous.
• C'est une première année complète avec un revenu élevé et aucun acompte d'impôt estimatif.
• Vous payez un adjoint ou un partenaire de référencement, vous travaillez en équipe ou vous songez à choisir le statut de société de type S.

À réunir avant de commencer :

• Le contrat avec la maison de courtage et un relevé de commission (souvent appelé autorisation de décaissement de commission, ou CDA) pour chaque conclusion de vente payée dans l'année.
• Chaque formulaire 1099-NEC, et tout autre formulaire 1099.
• Les relevés bancaires et de cartes.
• Les factures de permis, de cotisations, d'assurance, de service d'inscription, de technologie et de marketing.
• Un registre des kilomètres et une liste des cadeaux.

Comment inscrire un chèque de commission et le partage avec la maison de courtage?

Inscrivez la commission qui vous revient selon votre contrat, avant le prélèvement de vos propres frais, et faites en sorte que les livres expliquent tout écart avec le 1099-NEC. Un 1099-NEC peut montrer la commission avant la part de la maison de courtage, seulement ce qui a été payé à l'agent, ou un montant entre les deux. Comparez le formulaire à chaque relevé; ne présumez rien. Un payeur déclare le montant à inclure dans votre revenu brut, souvent le montant avant les frais que vous devez à d'autres; un formulaire net de vos propres frais peut donc être inférieur.

Les instructions de l'annexe C demandent de s'assurer que la ligne 1 comprend les montants correctement indiqués sur les formulaires 1099-NEC, et de joindre un état expliquant l'écart si le total du 1099-NEC dépasse les recettes brutes déclarées. Pour un formulaire qui montre plus que ce que vous avez gardé, voir déclarer un 1099 qui montre le montant complet. Gardez une ligne de revenu par conclusion de vente, identifiée par la propriété ou le numéro de dossier, pour que chaque ligne se rattache à un relevé.

Que peut déduire un agent immobilier, et où va chaque coût à l'annexe C?

Créez un compte par type de coût ci-dessous. Chacun alimente une ligne de l'annexe C ou la partie V, de sorte que les totaux de fin d'année viennent directement des livres. Les coûts que la maison de courtage prélève à la conclusion de la vente vont au compte de leur type, et non dans un seul bloc.

La ligne 10 est la ligne de dépenses pour les commissions et frais; la commission qu'un agent gagne est une recette brute à la ligne 1. Un coût sans ligne propre va à la partie V, énuméré par type et par montant. Lorsqu'un coût convient à deux lignes, choisissez-en une et gardez-la chaque année. Les frais de permis varient selon l'État.

Deux types de coûts soulèvent des questions :

• Cotisations. Les cotisations à un organisme comme une association professionnelle sont déductibles si elles respectent par ailleurs les règles de l'article 162, sous réserve de limites comme celle du lobbying. Les cotisations à des clubs d'affaires, sociaux, sportifs, de déjeuner, de loisirs, de compagnies aériennes et d'hôtels ne sont généralement pas déductibles, et ce sont les buts et les activités d'un club, et non son nom, qui décident (Publication 463).
• Formation. La formation qui maintient ou améliore les compétences requises dans votre travail actuel peut être admissible. La formation requise pour satisfaire aux exigences minimales du métier, ou qui fait partie d'un programme vous qualifiant pour un nouveau métier, ne l'est pas, et un cours suivi pour obtenir un premier permis peut en faire partie.

Pour savoir quels repas comptent, voir déduction des repas d'affaires. Pour savoir quels coûts de l'annexe C suscitent des questions de l'IRS, voir dépenses de l'annexe C que l'IRS remet en question.

Comment traiter les cadeaux de conclusion de vente et les cadeaux aux clients?

Un cadeau d'affaires est déductible jusqu'à 25 $ par personne par année, quel qu'en soit le coût (Publication 463).

• La limite vise les cadeaux donnés directement ou indirectement; un cadeau à la famille d'un client est généralement traité comme un cadeau indirect au client.
• Un article qui coûte 4 $ ou moins, qui porte votre nom de façon claire et permanente et qui fait partie de nombreux articles identiques que vous distribuez largement, n'est pas traité comme un cadeau pour la limite; il peut donc aller au marketing. Un article à votre marque qui coûte plus cher est un cadeau, sauf une affiche, un présentoir ou un autre matériel promotionnel utilisé dans les locaux d'affaires du destinataire (26 U.S.C. 274(b)).
• Un article qui pourrait être un cadeau ou un divertissement est généralement traité comme un divertissement, qui n'est généralement pas déductible. Les billets que vous donnez sans assister à l'événement avec le destinataire sont réputés un cadeau, sauf si vous les traitez comme un divertissement (26 CFR 1.274-2); les billets que vous utilisez ensemble sont un divertissement. Les aliments ou boissons emballés destinés à une consommation ultérieure comptent comme un cadeau.

Inscrivez pour chaque cadeau son coût, sa date, sa description, son but d'affaires et le lien d'affaires du destinataire avec vous (26 U.S.C. 274(d)). Une liste générale des destinataires suffit si elle montre que vous n'évitez pas la limite (Publication 463). La limite ne vise que les articles que le destinataire peut exclure de son revenu comme un cadeau (26 U.S.C. 274(b)). Un paiement en échange d'un référencement est une rémunération pour des services, et non un cadeau; les instructions du 1099-NEC énumèrent parmi les paiements à déclarer les frais de référencement payés par un professionnel à un autre. Savoir si un remerciement à un ancien client est un cadeau ou un paiement de référencement dépend des faits. Inscrire un paiement correctement ne le rend pas permis : les règles d'octroi de permis immobiliers de l'État, et 12 U.S.C. 2607 pour une opération comportant un prêt hypothécaire à participation fédérale, peuvent limiter qui peut être payé pour un référencement. Demandez à votre courtier ou à la commission immobilière de votre État avant de payer quiconque pour un référencement.

Qu'est-ce qui prouve le kilométrage, le bureau à domicile et les dépenses de marketing?

Le kilométrage, le bureau à domicile et les dépenses de marketing exigent chacun leur propre registre, tenu au moment du coût ou peu après.

Tous les trajets ne comptent pas. Le trajet de la maison à un bureau régulier situé ailleurs est un trajet domicile-travail non déductible. Avec un bureau à domicile qui est votre principal lieu d'affaires, les trajets de la maison vers un autre lieu de travail de la même entreprise sont déductibles. Avec un bureau régulier ailleurs, le trajet de la maison à une visite ou à une conclusion de vente est déductible lorsque l'arrêt est un lieu de travail temporaire de la même entreprise, que vous prévoyez utiliser pendant un an ou moins; un endroit où vous travaillez régulièrement ne l'est pas. Les trajets entre les arrêts sont déductibles dans les deux cas. Sans aucun bureau, le premier et le dernier trajet de la journée entre la maison et un arrêt dans votre région métropolitaine sont des trajets domicile-travail (Publication 463). Consignez le début et la fin de chaque trajet pour que votre préparateur puisse les trier. Pour le taux standard ou les coûts réels, voir kilométrage standard ou coûts réels du véhicule.

Un bureau à domicile peut être admissible comme principal lieu d'affaires selon l'importance du travail et le temps passé à chaque endroit où vous travaillez. Il l'est aussi lorsque vous l'utilisez régulièrement et exclusivement pour du travail administratif ou de gestion et que vous n'avez aucun autre lieu fixe où vous faites une part importante de ce genre de travail (Publication 587). Une grande part de travail administratif fait à un bureau de la maison de courtage peut faire échouer cette voie; rencontrer ou servir des clients à l'extérieur de la maison ne le fait pas. La voie des rencontres avec les clients est distincte, et des rencontres et des appels occasionnels ne suffisent pas. Voir la déduction pour bureau à domicile.

Une conclusion de vente en décembre est payée en janvier : de quelle année est le revenu de commission?

Un agent qui utilise la méthode de caisse déclare une commission dans l'année où elle est reçue réellement ou de façon présumée, habituellement la date du paiement, et non la date de conclusion de la vente. Un revenu est reçu de façon présumée lorsqu'il est crédité au compte de l'agent ou mis à sa disposition sans restriction; une commission mise à sa disposition sans restriction en décembre est donc généralement un revenu de décembre, quel que soit le jour où l'agent la dépose. Savoir si l'argent détenu en fiducie ou par la maison de courtage était disponible dépend du contrat.

Le 1099-NEC de la maison de courtage couvre les paiements faits pendant l'année; il suit donc aussi la date de paiement. Inscrivez chaque commission le jour où elle est payée, et gardez une liste des ventes conclues non encore payées, en dehors du compte de revenus, pour que l'argent à venir soit visible sans être compté trop tôt. Un agent qui utilise la méthode d'exercice calcule le moment du revenu autrement; voir méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise.

Combien dois-je mettre de côté, et quand l'impôt estimatif est-il dû?

Mettez de côté assez pour l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome sur le bénéfice de l'année, et non sur les dépôts. L'impôt estimatif paie les deux ensemble, et un entrepreneur individuel doit généralement le verser lorsque la déclaration devrait indiquer un solde dû de 1 000 $ ou plus (IRS). L'IRS précise que l'estimation part du revenu, des impôts, des déductions et des crédits prévus; un dépôt de commission n'est donc pas le chiffre de départ tant que les coûts de l'année n'en sont pas retranchés.

L'impôt sur le travail autonome est de 15,3 %, calculé sur 92,35 % du bénéfice de l'annexe C à l'annexe SE, et la partie sécurité sociale s'arrête à un plafond annuel de revenus. Une cotisation Medicare additionnelle de 0,9 % s'applique lorsque les salaires et le revenu de travail autonome ensemble, avec ceux du conjoint dans une déclaration conjointe, dépassent le seuil de votre statut de production; une grosse première année peut donc la faire devoir (IRS).

Beaucoup d'agents transfèrent une part de chaque commission dans un compte distinct et la comparent chaque trimestre au bénéfice cumulatif des livres; c'est une habitude de tenue de livres, et non une règle de l'IRS. Un paiement tardif ou insuffisant peut entraîner une pénalité, qu'une règle refuge fondée sur l'impôt de cette année ou de l'an dernier permet d'éviter. Pour les dates d'échéance et les règles refuges, voir acomptes trimestriels d'impôt estimatif.

Comment rapprocher mes livres du 1099-NEC avant de produire ma déclaration, et que dois-je envoyer à mon préparateur?

Totalisez le revenu de commissions des livres par payeur et comparez chaque total au 1099-NEC de ce payeur, que vous devez recevoir au plus tard le 1er février 2027 pour les paiements de cette année (IRS). Expliquez chaque écart par écrit. L'IRS recommande aussi de rapprocher le compte d'entreprise chaque mois; le rapprochement de janvier est donc une vérification, et non une reconstruction. Faites passer les commissions et les coûts par un seul compte d'entreprise pour que chaque dépôt se rattache à un relevé; voir un compte bancaire d'entreprise.

Un écart vient habituellement de l'une de ces causes :

• Le 1099-NEC inclut la part de la maison de courtage ou vos propres frais, ou les exclut, et les livres les ont traités à l'inverse.
• Un paiement est tombé dans une autre année que la conclusion de vente.
• Un payeur vous a payé mais n'a envoyé aucun formulaire. Le revenu est à déclarer de toutes provenances dans les deux cas.
• La maison de courtage a retenu 24 % faute d'un numéro d'identification fiscale exact à votre sujet (retenue de réserve). Le formulaire indique l'impôt retenu et votre déclaration le déclare (IRS). Inscrivez la commission en entier et la retenue comme un impôt payé, et non comme une dépense d'entreprise.
• Le payeur a commis une erreur. Demandez un formulaire corrigé.

Envoyez à votre préparateur tout ce qui figure sur la liste à réunir de la première section, plus un rapprochement d'une page : payeur, montant du 1099-NEC, revenu dans les livres, frais de la maison de courtage, écart et raison. Ajoutez les totaux des dépenses par compte, le résumé des kilomètres, la liste des cadeaux et les acomptes d'impôt estimatif versés. La Publication 583 recommande de classer les pièces justificatives par année et par type. Pour savoir comment les livres deviennent la déclaration, voir des livres à la déclaration de revenus de l'entreprise.

Quand un adjoint, un partenaire de référencement ou une équipe changent-ils les livres et les 1099 que j'émets?

Chaque personne que vous payez est un bénéficiaire de plus à suivre, et la relation détermine si le paiement relève de la paie ou d'un 1099-NEC.

Si un travailleur que vous payez comme entrepreneur est en réalité un employé, vous devez les charges sociales comme employeur, personnellement si vous êtes un entrepreneur individuel (26 U.S.C. 3403 vise l'impôt sur le revenu qui aurait dû être retenu). Si une partie de votre commission est versée à un membre de l'équipe ou à un partenaire, le paiement peut être à déclarer par vous. Voir quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal et, pour un travailleur qui pourrait être un employé, entrepreneurs qui pourraient être des employés.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Nouvel agent : un 1099-NEC supérieur aux dépôts

Un nouvel agent conclut 6 ventes. La maison de courtage dépose 72 000 $ et a gardé 6 000 $ de partage et de frais. Les relevés montrent la commission complète de 78 000 $ créditée à l'agent, et le 1099-NEC indique 78 000 $. Les livres inscrivent 78 000 $ de revenu de commissions et 6 000 $ de frais de courtage. Le revenu concorde avec le formulaire, les frais concordent avec les relevés, et 78 000 $ moins 6 000 $ égalent les 72 000 $ déposés.

Frais, marketing et cadeaux

Les livres d'un agent montrent 150 000 $ de revenu de commissions (toute part de la maison de courtage est inscrite comme dans le premier exemple), et l'agent paie 9 000 $ de frais de service d'inscription, d'assurance et de permis, 14 000 $ de marketing et 400 $ de cadeaux de conclusion de vente à 16 clients, à 25 $ chacun, dont aucun n'a reçu un autre cadeau cette année-là. Chaque coût va à son propre compte, et aucun client ne dépasse la limite pour les cadeaux. Avant les autres coûts, le bénéfice est de 126 600 $, et l'impôt estimatif est mis de côté à partir de ce chiffre, et non de 150 000 $. Si un cadeau avait coûté 40 $, seulement 25 $ compteraient.

Une conclusion de vente en décembre payée en janvier

Un agent qui utilise la méthode de caisse conclut une vente avec une commission de 10 000 $ le 28 décembre, et la maison de courtage la paie le 6 janvier; l'argent n'a pas été mis à sa disposition plus tôt. Dans l'année de la conclusion, les livres et la déclaration n'en montrent rien, et la liste des ventes en attente indique 10 000 $ à recevoir. L'année suivante, les livres l'inscrivent le 6 janvier, et le 1099-NEC de cette année l'inclut.

Votre situation est différente?

• Vous êtes payé par une société de type S ou une autre société, ou vous songez à faire un choix : les paiements à une société ne sont généralement pas déclarés sur un 1099-NEC, et les livres ajoutent des comptes de paie ou de rémunération du propriétaire. Une société ou une LLC admissible fait ce choix au moyen du formulaire 2553, signé par tous les actionnaires, dans les 2 mois et 15 jours suivant le début de l'année d'imposition où il doit prendre effet; une entreprise individuelle ne peut pas le faire. Voir choix de société de type S et salaire et tenue de livres d'une société de type S, puis obtenez de l'aide en tenue de livres pour décider de la façon d'organiser les livres.
• Votre 1099-NEC ne concorde pas avec vos dépôts et le partage ne l'explique pas, ou vous avez des commissions de plus d'une maison de courtage ou d'une année, ou vous avez changé de maison en cours d'année : rapprochez payeur par payeur, et obtenez de l'aide en tenue de livres s'il reste un écart.
• Vos livres sont en retard, ou c'est une grosse année sans acomptes d'impôt estimatif : voir rattraper des livres en retard et acomptes trimestriels d'impôt estimatif, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous payez un adjoint, un partenaire de référencement ou des membres d'équipe : voir quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal, et obtenez de l'aide en tenue de livres si les paiements vont à plusieurs personnes ou si vous ne savez pas ce que chaque formulaire devrait indiquer.
• Vous hésitez entre un logiciel et un spécialiste de la tenue de livres : voir tenir vos livres vous-même ou embaucher un spécialiste, ou obtenez de l'aide en tenue de livres si vous préférez ne pas tenir les livres vous-même.
• Vous possédez personnellement un immeuble locatif : voir impôt sur un immeuble locatif.