Escrituração para corretores de imóveis: comissões e 1099

Como um corretor de imóveis faz a escrituração, e ele é autônomo?

Um corretor de imóveis licenciado pago por comissão geralmente é autônomo para o imposto de renda federal e o imposto sobre emprego, então a escrituração funciona como a de um empresário individual: comissões entram, custos saem, e no fim do ano os totais batem com o Form 1099-NEC de cada pagador. O IRS trata o corretor licenciado como autônomo para todos os fins do imposto federal quando substancialmente toda a remuneração está ligada a vendas ou outro resultado, e não a horas trabalhadas, e um contrato escrito diz que o corretor não será tratado como empregado para fins do imposto federal (26 U.S.C. 3508).

Se uma das duas condições faltar, quem decide é o teste do direito comum: quem presta serviços geralmente é empregado quando o pagador tem o direito de controlar o que é feito e como. A seção 3508 vale apenas para o Internal Revenue Code, então as regras estaduais de seguro-desemprego e de seguro contra acidentes de trabalho podem chegar a outra resposta. Um Form W-2 da imobiliária significa que ela o trata como empregado para essa remuneração; as etapas do Schedule C e do 1099-NEC abaixo não valem para esses salários.

Um corretor autônomo geralmente não tem imposto retido das comissões, deve o imposto de autônomo (self-employment tax) e em geral faz pagamentos de imposto estimado no lugar. O pagador deve entregar o Form 1099-NEC quando paga ao corretor $2.000 ou mais no ano ($600 para pagamentos feitos até 2025); o formulário cobre taxas e comissões por serviços prestados por quem não é empregado. O corretor declara o negócio no Schedule C.

A escrituração tem três funções: registrar toda comissão como receita, registrar cada custo por tipo com comprovante e conciliar os totais com o 1099-NEC de cada pagador.

O caso deixa de ser simples quando:

• As comissões vêm de mais de uma imobiliária, você trocou de imobiliária no meio do ano, ou um fechamento de um ano é pago no ano seguinte.
• O 1099-NEC não bate com os depósitos.
• Não há contrato escrito com a imobiliária, ou parte da remuneração depende de horas.
• As comissões são pagas a uma corporação, e não a você.
• É o primeiro ano inteiro, com renda alta e sem pagamentos de imposto estimado.
• Você paga um assistente ou um parceiro de indicação, trabalha em equipe ou está avaliando a opção pela corporação S.

Reúna antes de começar:

• O contrato com a imobiliária e um extrato de comissão (muitas vezes chamado de autorização de desembolso da comissão, ou CDA) de cada fechamento pago no ano.
• Todos os Forms 1099-NEC, e qualquer outro 1099.
• Extratos bancários e de cartão.
• Faturas de licença, anuidades, seguro, sistema de listagem, tecnologia e marketing.
• Um registro de quilometragem e uma lista de presentes.

Como registro um cheque de comissão e a divisão com a imobiliária?

Registre a comissão que pertence a você pelo contrato, antes de as suas próprias taxas saírem dela, e faça a escrituração explicar qualquer diferença em relação ao 1099-NEC. O 1099-NEC pode mostrar a comissão antes da parte da imobiliária, só o que foi pago ao corretor, ou algo no meio. Compare o formulário com cada extrato; não presuma. O pagador informa o valor que entra na sua renda bruta, muitas vezes o valor antes das taxas que você deve a terceiros, então um formulário líquido das suas próprias taxas pode estar menor.

As instruções do Schedule C dizem para garantir que a linha 1 inclua os valores corretamente mostrados nos Forms 1099-NEC e para anexar uma declaração explicando a diferença se o total do 1099-NEC for maior que a receita bruta declarada. Para um formulário que mostra mais do que você ficou, veja declarar um 1099 que mostra o valor inteiro. Mantenha uma linha de receita por fechamento, identificada pelo imóvel ou pelo número do processo, para que cada linha leve a um extrato.

O que um corretor de imóveis pode deduzir, e onde cada custo vai no Schedule C?

Crie uma conta para cada tipo de custo abaixo. Cada uma alimenta uma linha do Schedule C ou a Parte V, então os totais do fim do ano saem direto da escrituração. Os custos que a imobiliária desconta no fechamento vão para a conta do seu tipo, e não para um valor único.

A linha 10 é a linha de despesa de comissões e taxas; a comissão que um corretor ganha é receita bruta na linha 1. Um custo sem linha própria vai na Parte V, listado por tipo e valor. Quando um custo cabe em duas linhas, escolha uma e use-a todos os anos. As taxas de licença estadual variam por estado.

Dois tipos de custo geram dúvidas:

• Anuidades. As anuidades de uma organização, como uma associação profissional, são dedutíveis se atenderem às demais regras da seção 162, sujeitas a limites como o de lobby. As anuidades de clubes empresariais, sociais, esportivos, de almoço, de companhias aéreas e de hotéis em geral não são dedutíveis, e o que decide são as finalidades e atividades do clube, e não o nome (Publication 463).
• Educação. O treinamento que mantém ou melhora as habilidades necessárias no seu trabalho atual pode se qualificar. A educação necessária para cumprir os requisitos mínimos da profissão, ou que faz parte de um programa que o qualifica para uma nova profissão, não se qualifica, e um curso feito para obter a primeira licença pode cair aí.

Para saber quais refeições contam, veja dedução de refeições de negócios. Para saber quais despesas do Schedule C o IRS questiona, veja despesas do Schedule C que o IRS questiona.

Como são tratados os presentes de fechamento e os presentes a clientes?

Um presente de negócio é dedutível até $25 por pessoa por ano, qualquer que seja o custo (Publication 463).

• O limite conta presentes dados direta ou indiretamente; um presente à família de um cliente geralmente é tratado como presente indireto ao cliente.
• Um item que custe US$4 ou menos, com o seu nome impresso de forma clara e permanente e que seja um de muitos itens idênticos amplamente distribuídos, não é tratado como presente para o limite, então pode ir para marketing. Um brinde de marca que custe mais é um presente, exceto uma placa, um expositor ou outro material promocional usado no estabelecimento do destinatário (26 U.S.C. 274(b)).
• Um item que pode ser presente ou entretenimento geralmente é tratado como entretenimento, que em geral não é dedutível. Ingressos que você dá sem comparecer com o destinatário são considerados presente, a menos que você os trate como entretenimento (26 CFR 1.274-2); ingressos que vocês usam juntos são entretenimento. Comida ou bebida embalada para uso posterior conta como presente.

Registre o custo, a data, a descrição, a finalidade comercial e a relação comercial do destinatário com você para cada presente (26 U.S.C. 274(d)). Uma lista geral de destinatários basta se mostrar que você não está driblando o limite (Publication 463). O limite cobre apenas itens que o destinatário pode excluir da renda como presente (26 U.S.C. 274(b)). Um pagamento em troca de uma indicação é remuneração por serviços, e não presente; as instruções do 1099-NEC listam as taxas de indicação pagas de um profissional a outro como declaráveis. Se um agradecimento a um ex-cliente é presente ou pagamento de indicação depende dos fatos. Lançar um pagamento corretamente não o torna permitido: as regras estaduais de licença imobiliária, e o 12 U.S.C. 2607 numa transação com financiamento imobiliário federalmente relacionado, podem limitar quem pode ser pago por uma indicação. Pergunte ao seu broker ou à comissão imobiliária do estado antes de pagar alguém por uma.

O que comprova a quilometragem, o escritório em casa e o gasto com marketing?

A quilometragem, o escritório em casa e o gasto com marketing precisam, cada um, do seu registro, feito na época do custo ou perto dela.

Nem todo trajeto conta. De casa a um escritório regular fora de casa é deslocamento pessoal não dedutível. Com um escritório em casa que é o seu local principal de trabalho, os trajetos de casa a outro local de trabalho do mesmo negócio são dedutíveis. Com um escritório regular em outro lugar, o trajeto de casa a uma visita ou a um fechamento é dedutível quando a parada é um local de trabalho temporário do mesmo negócio, que você espera usar por um ano ou menos; um lugar em que você trabalha regularmente não é. Os trajetos entre paradas são dedutíveis nos dois casos. Sem nenhum dos dois escritórios, a primeira e a última viagem do dia entre casa e uma parada na sua região metropolitana são deslocamento (Publication 463). Registre o início e o fim de cada viagem para o seu preparador poder classificá-las. Para a taxa padrão ou os custos reais, veja quilometragem padrão ou despesas reais do carro.

Um escritório em casa pode se qualificar como local principal do negócio com base na importância do trabalho e no tempo passado em cada lugar em que você trabalha. Também se qualifica quando você o usa de forma regular e exclusiva para trabalho administrativo ou de gestão e não tem outro local fixo em que faça trabalho substancial desse tipo (Publication 587). Muito trabalho de papelada feito numa mesa no escritório da imobiliária pode inviabilizar esse caminho; reunir-se ou atender clientes fora de casa não. O caminho das reuniões com clientes é separado, e reuniões e ligações ocasionais não se qualificam. Veja a dedução do escritório em casa.

Um fechamento em dezembro paga em janeiro: em que ano está a receita da comissão?

Um corretor no regime de caixa declara a comissão no ano em que ela é efetivamente ou presumidamente recebida, geralmente a data do pagamento, e não a do fechamento. A renda é presumidamente recebida quando é creditada na conta do corretor ou colocada à sua disposição sem restrição, então uma comissão colocada à disposição sem restrição em dezembro geralmente é renda de dezembro, qualquer que seja o dia em que o corretor a deposite. Se o dinheiro mantido em custódia (escrow) ou pela imobiliária estava disponível depende do contrato.

O 1099-NEC da imobiliária cobre os pagamentos feitos durante o ano, então também segue a data do pagamento. Registre cada comissão no dia em que é paga e mantenha uma lista de negócios fechados e ainda não pagos, fora da conta de receita, para o dinheiro pendente ficar visível sem ser contado antes da hora. Um corretor num regime de competência calcula o momento da renda de outra forma; veja regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.

Quanto devo reservar, e quando vence o imposto estimado?

Reserve o suficiente para o imposto de renda mais o imposto de autônomo sobre o lucro do ano, e não sobre os depósitos. O imposto estimado paga os dois juntos, e um empresário individual geralmente precisa pagá-lo quando se espera que a declaração mostre $1.000 ou mais a pagar (IRS). O IRS diz que a estimativa parte da renda, dos impostos, das deduções e dos créditos esperados, então um depósito de comissão não é o ponto de partida até que os custos do ano saiam dele.

O imposto de autônomo (self-employment tax) é de 15,3%, calculado sobre 92,35% do lucro do Schedule C no Schedule SE, e a parte do Social Security para num limite anual de ganhos. Um Additional Medicare Tax (imposto adicional do Medicare) de 0,9% também se aplica quando os salários e a renda de autônomo juntos, com os do cônjuge numa declaração conjunta, passam do limite do seu status de declaração, então um primeiro ano grande pode devê-lo (IRS).

Muitos corretores transferem uma parte de cada comissão para uma conta separada e a comparam a cada trimestre com o lucro acumulado no ano da escrituração; isso é um hábito de escrituração, e não uma regra do IRS. Pagamentos atrasados ou insuficientes podem gerar multa, que uma regra de proteção (safe harbor) baseada no imposto deste ano ou do ano passado pode evitar. Para datas de vencimento e regras de proteção, veja pagamentos trimestrais de imposto estimado.

Como concilio a escrituração com o 1099-NEC antes de entregar a declaração, e o que envio ao meu preparador?

Some a receita de comissão da escrituração por pagador e compare cada total com o 1099-NEC desse pagador, que deve chegar a você até 1º de fevereiro de 2027 para os pagamentos deste ano (IRS). Explique cada diferença por escrito. O IRS também diz para conciliar a conta do negócio todo mês, então a conciliação de janeiro é uma conferência, e não uma reconstrução. Passe comissões e custos por uma única conta do negócio, para que cada depósito leve a um extrato; veja conta bancária do negócio.

Uma diferença geralmente vem de um destes pontos:

• O 1099-NEC inclui a parte da imobiliária ou as suas próprias taxas, ou as deixa de fora, e a escrituração as tratou do jeito contrário.
• Um pagamento caiu num ano diferente do fechamento.
• Um pagador pagou a você mas não enviou formulário. A renda é declarável de todas as fontes de qualquer forma.
• A imobiliária reteve 24% porque não tinha um número de identificação fiscal correto seu. O formulário mostra o imposto retido, e a sua declaração o informa (IRS). Registre a comissão por inteiro e a retenção como imposto pago, e não como despesa do negócio.
• O pagador cometeu um erro. Peça um formulário corrigido.

Envie ao seu preparador tudo o que está na lista de itens a reunir da primeira seção, mais uma conciliação de uma página: pagador, valor do 1099-NEC, receita na escrituração, taxas da imobiliária, diferença e motivo. Acrescente os totais de despesas por conta, o resumo da quilometragem, a lista de presentes e os pagamentos de imposto estimado feitos. A Publication 583 diz para manter os documentos de apoio organizados por ano e tipo. Para saber como a escrituração vira a declaração, veja da escrituração à declaração de imposto de renda do negócio.

Quando um assistente, um parceiro de indicação ou uma equipe mudam a escrituração e os 1099 que emito?

Cada pessoa que você paga é mais um beneficiário para acompanhar, e a relação decide se o pagamento é folha de pagamento ou 1099-NEC.

Se um trabalhador que você paga como prestador de serviços for na verdade um empregado, você deve os impostos sobre a folha como empregador, pessoalmente se for empresário individual (o 26 U.S.C. 3403 cobre o imposto de renda que deveria ter sido retido). Se parte da sua comissão é repassada a um membro da equipe ou parceiro, o pagamento pode ser seu para declarar. Veja quais prestadores de serviços recebem um formulário fiscal e, para um trabalhador que pode ser empregado, prestadores de serviços que podem ser empregados.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Corretora iniciante: um 1099-NEC acima dos depósitos

Uma corretora iniciante fecha 6 negócios. A imobiliária deposita US$72.000 e ficou com US$6.000 de divisão e taxas. Os extratos mostram a comissão inteira de US$78.000 creditada à corretora, e o 1099-NEC mostra US$78.000. A escrituração registra US$78.000 de receita de comissão e US$6.000 de taxas da imobiliária. A receita bate com o formulário, as taxas batem com os extratos, e US$78.000 menos US$6.000 é igual aos US$72.000 depositados.

Taxas, marketing e presentes

A escrituração de um corretor mostra US$150.000 de receita de comissão (qualquer parte da imobiliária é lançada como no primeiro exemplo), e o corretor paga US$9.000 em taxas de sistema de listagem, seguro e licença, US$14.000 em marketing e US$400 em presentes de fechamento a 16 clientes, a US$25 cada, nenhum dos quais recebeu outro presente nesse ano. Cada custo vai para a sua própria conta, e os presentes de nenhum cliente passam do limite. Antes dos outros custos, o lucro é de US$126.600, e o imposto estimado é reservado a partir desse valor, e não de US$150.000. Se um presente tivesse custado US$40, só US$25 dele contariam.

Um fechamento em dezembro pago em janeiro

Um corretor no regime de caixa fecha uma comissão de US$10.000 em 28 de dezembro, e a imobiliária a paga em 6 de janeiro; o dinheiro não ficou à disposição antes. No ano do fechamento, a escrituração e a declaração não mostram nada dela, e a lista de fechamentos pendentes mostra US$10.000 a receber. No ano seguinte, a escrituração a registra em 6 de janeiro, e o 1099-NEC desse ano a inclui.

E no seu caso?

• Você é pago por uma corporação S ou outra corporação, ou está avaliando uma opção: os pagamentos a uma corporação em geral não são declarados num 1099-NEC, e a escrituração ganha contas de folha de pagamento ou de remuneração do proprietário. Uma corporação ou LLC elegível faz a opção no Form 2553, assinado por todos os acionistas, dentro de 2 meses e 15 dias após o início do ano fiscal em que ela deve valer; um empresário individual não pode fazer a opção. Veja opção pela corporação S e salário e escrituração de uma corporação S e peça ajuda com a escrituração contábil para definir como a escrituração deve ser montada.
• O seu 1099-NEC não bate com os depósitos e a divisão não explica a diferença, ou você tem comissões de mais de uma imobiliária ou de mais de um ano, ou trocou de imobiliária no meio do ano: concilie pagador por pagador e peça ajuda com a escrituração contábil se uma diferença persistir.
• Sua escrituração está atrasada, ou este é um ano grande sem pagamentos de imposto estimado: veja atualizar a escrituração atrasada e pagamentos trimestrais de imposto estimado e peça ajuda com a escrituração contábil.
• Você paga um assistente, um parceiro de indicação ou membros da equipe: veja quais prestadores de serviços recebem um formulário fiscal e peça ajuda com a escrituração contábil se os pagamentos vão para várias pessoas ou você não sabe o que cada formulário deve mostrar.
• Você está escolhendo entre um software e um responsável contábil: veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil, ou peça ajuda com a escrituração contábil se prefere não fazer a escrituração você mesmo.
• Você tem um imóvel de aluguel em nome próprio: veja impostos sobre imóveis de aluguel.