S corporation trả chi phí cá nhân: phân phối, lương hay vay?

S corporation có được trả hóa đơn hoặc thuế cá nhân của tôi không, và IRS gọi đó là gì?

S corporation có thể chuyển tiền để trả hóa đơn cá nhân của chủ sở hữu, nhưng bản thân hóa đơn đó không phải chi phí kinh doanh. Section 262 không cho khấu trừ chi phí cá nhân, sinh hoạt hoặc gia đình. Công ty chỉ được khấu trừ khoản trả đó khi là thù lao hợp lý cho công việc, được xử lý như tiền lương, hoặc theo một quy tắc phúc lợi nhân viên phù hợp với người đó (xem dòng về bảo hiểm y tế bên dưới); nếu không thì khoản trả đến tay chủ sở hữu dưới dạng khoản vay hoặc khoản phân phối. Sao kê thẻ hay ngân hàng ghi "business" không quyết định điều này. Quy tắc tương tự áp dụng cho LLC bị đánh thuế như S corporation, vốn nộp cùng Form 1120-S. Chủ sở hữu thường gọi đây là khoản rút tiền; các tên gọi về thuế là tiền lương, khoản vay hoặc khoản phân phối.

IRS cho biết S corporation không nên để cán bộ điều hành coi tiền công cho công việc là khoản phân phối, chi phí cá nhân hay khoản vay (Fact Sheet FS-2008-25). Hãy đối chiếu từng khoản trả với các cách xếp loại này: đó có phải tiền công cho công việc không, có phải khoản vay thật không, và nếu không phải cả hai thì nhìn chung là khoản phân phối:

Khoản trả không phải tiền công cho công việc cũng không phải khoản vay thật nhìn chung là khoản phân phối, dù chưa ai gọi như vậy (trừ khi đó là khoản hoàn trả tiền chủ sở hữu đã cho công ty vay; xem phần về khoản vay). Các quy định công nhận khoản phân phối ngầm định (constructive distribution), tức khoản trả có tác dụng như khoản phân phối mà không mang tên đó, chứ không chỉ các séc ghi "distribution" (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• rà soát cuối năm phát hiện các khoản chi cá nhân mà chưa ai quyết định cách xếp loại;
• chủ sở hữu không có bảng lương, hoặc nhận mức lương thấp hơn nhiều so với giá trị công việc;
• có nhiều hơn một cổ đông;
• khoản chi kéo dài nhiều năm, hoặc các tờ khai đã nộp đã khấu trừ khoản chi đó;
• basis cổ phần của chủ sở hữu gần bằng không, nên một khoản phân phối có thể tạo ra lãi.

Cách xếp loại được chọn làm thay đổi thuế lương, basis của cổ phần và có thể cả các tờ khai đã nộp, vì vậy hãy chốt cách xếp loại trước khi nộp tờ khai. Hãy chuẩn bị sao kê ngân hàng và thẻ của từng năm, các K-1, Form 1120-S năm trước và hồ sơ tiền lương.

Tôi phân loại và ghi sổ chi phí cá nhân trả từ tài khoản của S corporation thế nào?

Hãy đi qua từng khoản chi và hỏi liệu công ty có phát sinh chi phí đó khi điều hành hoạt động kinh doanh hay không. Chi phí kinh doanh được khấu trừ nếu là chi phí thông thường và cần thiết (section 162). Chi phí phục vụ đời sống riêng của chủ sở hữu là chi phí cá nhân. Các bước:

1. Xuất mọi sao kê ngân hàng và thẻ của năm, cho từng tài khoản công ty đang có.
2. Đánh dấu từng dòng là kinh doanh, cá nhân hoặc chưa rõ. Lấy biên lai và lý do kinh doanh cho mọi khoản chưa rõ. Khoản không có lý do kinh doanh được ghi nhận bằng văn bản thì ghi là cá nhân cho đến khi có.
3. Cộng tổng các khoản cá nhân theo từng chủ sở hữu.
4. Gán cho mỗi khoản cá nhân một cách xếp loại trong bảng trên. Không xếp loại cả năm thành một khối.
5. Chuyển từng khoản cá nhân ra khỏi mọi tài khoản chi phí.
6. Lập danh sách các tờ khai, W-2 và tờ khai thuế lương đã dùng số liệu cũ.

Hướng dẫn Form 1120-S đề cập đến ba khoản đầu trong các khoản chi thường gặp sau:

Khoản trả thuế thu nhập hoặc thuế tạm tính của chính tôi có phải là khoản phân phối không, và thuế pass-through entity của tiểu bang thì sao?

Thuế thu nhập của chủ sở hữu là nghĩa vụ của chủ sở hữu, nên công ty không được khấu trừ việc trả khoản đó như một khoản thuế. Hướng dẫn Form 1120-S yêu cầu công ty không khấu trừ thuế thu nhập liên bang hoặc các loại thuế không áp dụng cho công ty ở dòng thuế. Khoản công ty trả thuế của chủ sở hữu khi đó nhìn chung là tiền lương, khoản vay hoặc khoản phân phối, giống như mọi hóa đơn cá nhân khác.

Hãy hỏi khoản trả đó đã giải quyết nghĩa vụ của ai:

Notice 2020-75 đề cập đến thuế thu nhập áp dụng cho chính S corporation và cho biết người nộp thuế có thể dựa vào đó cho đến khi các quy định dự thảo được ban hành. Quy tắc của từng tiểu bang quyết định khoản trả có phải thuế của pháp nhân hay không, nên hãy kiểm tra xác nhận lựa chọn và hồ sơ thanh toán. Thuế thu nhập liên bang khấu trừ từ tiền lương của chủ sở hữu khác với khoản tạm tính gửi từ tài khoản công ty; xem khoản nộp thuế tạm tính của S corporation và cách sửa khoản nộp qua EFTPS.

Khi nào khoản trả cá nhân phải được xử lý như tiền lương?

Khoản trả cá nhân là tiền lương khi đó là tiền công cho công việc của chủ sở hữu, dù được gọi bằng tên gì. Bộ luật xem mọi cán bộ điều hành của một công ty là nhân viên (section 3121(d); section 3401(c)). Cán bộ điều hành không làm việc gì hoặc chỉ làm việc nhỏ lẻ, và không nhận cũng không có quyền nhận tiền công, thì không phải là nhân viên (IRS).

S corporation phải trả cho cổ đông kiêm nhân viên mức thù lao hợp lý trước khi thực hiện các khoản phân phối không phải tiền lương, và IRS có thể xếp lại các khoản phân phối thành tiền lương (IRS). Ba giới hạn:

• Số tiền lương không bao giờ vượt quá số tiền cổ đông đã nhận, trực tiếp hoặc gián tiếp.
• Bộ luật và các quy định không đặt ra công thức nào; các sự kiện cụ thể quyết định (Fact Sheet FS-2008-25). Xem chủ sở hữu S corporation nên trả lương bao nhiêu.
• Ý định hạn chế tiền lương của công ty không có tính quyết định. Phép thử là các khoản trả có thật sự là tiền công cho công việc hay không (IRS).

Bản thân các khoản cá nhân cũng có thể là tiền lương. Tiền lương bao gồm cả phúc lợi chịu thuế (Publication 15), và một phúc lợi chịu thuế trừ khi luật loại trừ (Publication 15-B). Việc xử lý như tiền lương có nghĩa là:

Việc xử lý như tiền lương phải thật: đi qua bảng lương và kê khai trong năm đã trả. Với năm đã nộp tờ khai, điều đó nhìn chung có nghĩa là phải sửa tờ khai thuế lương và W-2, còn có sửa hay không và sửa thế nào tùy vào năm đó và các sự kiện cụ thể; xem sửa lỗi bảng lương và S corporation chưa từng chạy bảng lương.

Khi nào có thể là khoản vay, và điều gì làm nó thành khoản vay thật?

Khoản trả chỉ là khoản vay khi chủ sở hữu thật sự mắc nợ công ty. Chỉ gắn nhãn "loan" thì chưa đủ. IRS tóm tắt một phán quyết của tòa án đã xử lý các khoản được cho là cổ đông vay thành tiền lương: giấy nợ không bảo đảm, không lãi, được lập theo ý cổ đông cho chủ sở hữu có làm việc đáng kể, và chỉ được "trả" bằng bút toán ghi có đối trừ với số tiền công ty nợ chủ sở hữu (IRS).

Hồ sơ tránh được các vấn đề đó cho thấy:

• giấy nợ có chữ ký ghi số tiền, ngày đến hạn hoặc lịch trả nợ và lãi suất;
• lãi suất tối thiểu bằng mức lãi suất liên bang áp dụng, mà IRS công bố hằng tháng;
• các khoản trả nợ mà chủ sở hữu thật sự thực hiện theo giấy nợ và có trong hồ sơ; trong vụ việc nêu trên, một bút toán ghi có đơn thuần bị coi là "giao dịch trên giấy".

Đây là những đặc điểm thường thấy của khoản nợ thật, không phải nguyên tắc an toàn (safe harbor) của IRS; trang của IRS không đưa ra danh sách kiểm tra. Khoản tiền có phải khoản vay hay không tùy vào toàn bộ các sự kiện cụ thể.

Lãi suất thấp hơn mức đó khiến khoản vay trở thành khoản vay lãi suất thấp hơn thị trường giữa công ty và cổ đông theo section 7872, và chủ sở hữu bị coi là đã nhận một khoản phân phối (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(vi), Example 5). Về ngoại lệ cho khoản vay nhỏ, điều khoản và lãi suất, xem vay từ chính công ty của bạn.

Hãy chú ý chiều của khoản vay. Khoản công ty trả giúp bạn, nếu là khoản vay, được ghi vào "loans to shareholders" (Schedule L, dòng 7 của Form 1120-S); xem khoản vay cho cổ đông trên bảng cân đối kế toán. "Loans from shareholders" (dòng 19) là tiền bạn cho công ty vay, và có thể cho bạn debt basis, giúp bạn khấu trừ phần lỗ vượt quá basis của cổ phần (hướng dẫn Form 7203). Ghi khoản công ty trả vào đó là đảo ngược bản chất giao dịch.

Nếu trước đó bạn đã cho công ty vay tiền, khoản công ty trả giúp bạn có thể thay vào đó là hoàn trả khoản vay này. Khoản đó được ghi ở Schedule K, dòng 16e và K-1 của bạn, cần có hồ sơ khoản vay, và có thể tạo ra lãi khi debt basis đã bị giảm (hướng dẫn Form 1120-S; hướng dẫn Form 7203). Xem khoản vay của cổ đông cho S corporation.

Khoản phân phối được ghi sổ thế nào, và tác động đến basis, Schedule K-1, Schedule L và Schedule M-2 ra sao?

Khoản phân phối được ghi vào vốn chủ sở hữu, không phải chi phí. Phần không phải cổ tức làm giảm basis cổ phần của chủ sở hữu và được kê khai ở Schedule K dòng 16d và K-1 của chủ sở hữu. Nếu công ty vẫn còn lợi nhuận và quỹ lợi nhuận (earnings and profits) từ năm còn là C corporation, một phần có thể là cổ tức: kê khai ở Schedule K dòng 17c và Form 1099-DIV, không phải K-1, và không làm giảm basis (section 1368(c); hướng dẫn). Bút toán ghi nợ tài khoản phân phối cho cổ đông và ghi có tiền mặt hoặc khoản phải trả thẻ. Nếu khoản trả ban đầu bị ghi vào chi phí, hãy ghi nợ tài khoản phân phối và ghi có tài khoản chi phí đó.

Chủ sở hữu nộp Form 7203 cùng tờ khai cho mọi năm nhận khoản phân phối không phải cổ tức, kể cả khi basis bù đủ (hướng dẫn Form 7203); xem giá gốc tính thuế của cổ đông S corporation. Khi xét có phát sinh lãi hay không, thu nhập của năm và các khoản tăng basis khác được tính trước, còn các chi phí không được khấu trừ, khoản lỗ và khoản khấu trừ của năm chỉ được tính sau khoản phân phối (section 1368(d); hướng dẫn Form 7203). Lợi nhuận và quỹ lợi nhuận làm thay đổi thứ tự; hướng dẫn về phần vượt quá basis bên dưới trình bày điều này.

Nếu tờ khai đã nộp có khấu trừ một khoản cá nhân không phải tiền lương, nhìn chung phải bỏ khoản khấu trừ đó. Thu nhập thông thường tăng lên, chuyển sang chủ sở hữu và làm tăng basis trước khi khoản phân phối làm giảm basis. Thay đổi đó có thể ảnh hưởng đến Form 1120-S và tờ khai của chủ sở hữu. Về các bút toán và bảng cân đối kế toán không khớp, xem ghi khoản phân phối của S corporation. Về khoản phân phối vượt quá basis, xem hướng dẫn về phần vượt quá basis.

Nếu chỉ một chủ sở hữu chi tiêu cá nhân thì sao?

Khoản trả mà chỉ một trong nhiều chủ sở hữu nhận, và những người khác không nhận khoản tương ứng, đặt ra câu hỏi về quyền bình đẳng theo quy tắc một loại cổ phần. S corporation chỉ được có một loại cổ phần, nghĩa là quyền giống hệt nhau đối với khoản phân phối và tiền thanh lý. Phép thử xét các quy định quản trị: điều lệ, quy chế nội bộ, luật tiểu bang và các thỏa thuận ràng buộc. Các khoản phân phối thực tế, ngầm định hoặc được coi là có khác biệt về thời điểm hoặc số tiền sẽ được xử lý thuế một cách thích hợp (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Các quy định coi sự chênh lệch về thời điểm giữa các chủ sở hữu ngang quyền, khoản tiền công vượt mức cho một chủ sở hữu và khoản vay dưới giá thị trường cho một chủ sở hữu là không tạo ra loại cổ phần thứ hai (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(vi), Examples 2, 3 và 5). Vì vậy tiền lương hoặc khoản vay thật cho một chủ sở hữu đặt ra câu hỏi khác với khoản phân phối cho một chủ sở hữu. Nếu các quy định quản trị trao cho mọi cổ phần quyền giống hệt nhau, IRS cho biết các khoản phân phối không tương xứng không chấm dứt lựa chọn S corporation, dù vẫn có tác động về thuế (Rev. Proc. 2022-19, section 3.02). Những người còn lại có được nhận khoản tương ứng hay không tùy vào các quy định quản trị. Hãy ghi lại, rồi chốt cách sửa với người chuẩn bị thuế; xem khoản phân phối không đều của S corporation.

Làm sao ngăn việc này: thẻ riêng, accountable plan, quy trình hoàn chi phí?

Hãy tách tiền của công ty khỏi tiền của chủ sở hữu, và cho mọi khoản trả cho chủ sở hữu một lộ trình đều đặn. Các bước:

1. Dùng tài khoản và thẻ riêng, và không đưa khoản chi cá nhân vào thẻ của công ty.
2. Trả thù lao hợp lý của chủ sở hữu qua bảng lương. Thực hiện các khoản phân phối theo lịch, tỷ lệ với số cổ phần.
3. Hoàn trả cho chủ sở hữu các chi phí kinh doanh thật mà chủ sở hữu tự trả qua accountable plan; xem hoàn chi phí cho chủ sở hữu.
4. Rà soát sao kê hằng tháng. Gắn nhãn khoản chi cá nhân ngay khi nó phát sinh, và quyết định cách xử lý trước kỳ khóa sổ kế tiếp.

Nếu việc này kéo dài nhiều năm, hoặc S corporation không có bảng lương thì sao?

Nhiều năm chi tiêu cá nhân đi cùng bảng lương rất ít hoặc không có là trường hợp quy tắc thù lao hợp lý áp dụng trước tiên, và IRS có thể xếp lại các khoản trả thành tiền lương (IRS). Khi đó sổ sách, tờ khai thuế lương và basis của chủ sở hữu phải được làm lại từng năm.

Hãy làm theo thứ tự sau:

1. Dừng các khoản chi cá nhân mới.
2. Với mỗi năm, lập danh sách các khoản cá nhân và gán cho mỗi khoản một cách xếp loại.
3. So sánh số tiền chủ sở hữu được trả với mức thù lao hợp lý cho công việc, từng năm một.
4. Tính lại basis cổ phần theo từng năm, để khoản phân phối vượt quá basis hiện ra như một khoản lãi.
5. Liệt kê những gì đã nộp: Form 1120-S và các K-1, Form 941 và W-2, cùng tờ khai của chủ sở hữu. Quyết định tờ khai nào cần sửa.

Trước khi chuyển tiền lại vào công ty, hãy chốt cách xếp loại. Khoản gửi vào sau đó được xử lý ra sao tùy vào bản chất khoản trả ban đầu và hồ sơ giấy tờ, và nó làm thay đổi sổ sách và basis.

Tiền phạt do sai sót liên quan đến độ chính xác là 20% phần thuế nộp thiếu của tờ khai do cẩu thả hoặc khai thiếu thu nhập đáng kể (IRS). Nếu các khoản trả bị xếp lại thành tiền lương, công ty cũng có thể phải nộp thuế lương, kèm tiền phạt không nộp thuế đúng hạn tính theo tỷ lệ phần trăm của khoản nộp thiếu (IRS). Sổ tay của IRS dành cho nhân viên kiểm tra cho biết mức thuế giảm theo section 3509 có thể áp dụng cho cán bộ điều hành chỉ được trả qua khoản phân phối, khoản vay hoặc chi phí cá nhân và không có W-2, trừ khi cố ý bỏ qua nghĩa vụ, nhưng không áp dụng khi đã kê khai một phần tiền lương trên W-2 và phần còn lại bị xếp lại thành tiền lương (IRM 4.23.8.5.2.1). Người chịu trách nhiệm cố ý không thu hoặc không nộp thuế đã khấu trừ cũng có thể phải chịu tiền phạt thu hồi quỹ ủy thác với tư cách cá nhân (section 6672); sổ tay cho biết khoản phạt này không áp dụng cho khoản ấn định hoàn toàn theo mức section 3509. Việc thu nợ nhìn chung kéo dài 10 năm kể từ ngày ấn định; xem tiền phạt thu hồi quỹ ủy thác. Việc dọn dẹp nhiều năm liên quan đồng thời đến sổ sách, tờ khai thuế lương và basis; xem làm bù sổ sách cho S corporation và hỗ trợ ghi sổ kế toán.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Mỹ.

Hóa đơn gia đình của chủ sở hữu duy nhất

Một S corporation có một chủ sở hữu, không có lợi nhuận và quỹ lợi nhuận từ năm còn là C corporation, trả US$9.000 tiền hóa đơn y tế gia đình và một kỳ nghỉ từ tài khoản công ty. Chủ sở hữu đã nhận mức thù lao hợp lý qua bảng lương, và không có giấy tờ cho vay. Khoản US$9.000 là chi phí cá nhân. Nếu không xử lý như tiền lương, nhìn chung đây là khoản phân phối: không được khấu trừ, và ghi US$9.000 ở dòng 16d và box 16, mã D. Nếu basis cổ phần của chủ sở hữu là US$30.000 trước khoản này và không có gì khác thay đổi, basis giảm còn US$21.000.

Nếu nhân viên ghi sổ đã ghi khoản trả vào "office expenses", thu nhập thông thường đã bị thấp hơn US$9.000. Sửa lại sẽ làm thu nhập trên K-1 của chủ sở hữu, và basis trước khoản phân phối, tăng thêm US$9.000.

Công ty trả thuế tạm tính cho chủ sở hữu

Một S corporation gửi US$15.000 thuế tạm tính liên bang của chủ sở hữu từ tài khoản công ty. Đây là thuế của chính chủ sở hữu, nên công ty không được khấu trừ như một khoản thuế. Nếu không xử lý như tiền lương và không có khoản vay có hồ sơ, đây là khoản phân phối US$15.000. Nếu năm đó chủ sở hữu không có bảng lương, câu hỏi về tiền lương được xét trước. Nếu xử lý như tiền lương, khoản US$15.000 sẽ đi qua bảng lương, có khấu trừ thuế, thuế lương và W-2; xếp loại là khoản phân phối thì không làm gì trong số đó. Thuế pass-through entity của tiểu bang nộp dưới tên của chính công ty theo lựa chọn là một khoản trả khác: thuế của công ty.

Hai cổ đông, hóa đơn của một chủ sở hữu

Hai cổ đông sở hữu ngang nhau một S corporation. Công ty trả US$20.000 hóa đơn cá nhân của một chủ sở hữu. Nếu đó là khoản phân phối, nó chỉ đến một chủ sở hữu. Nếu theo các tài liệu quản trị, cổ phần có quyền ngang nhau, chủ sở hữu còn lại có thể được nhận khoản tương ứng US$20.000, hoặc khoản trả có thể cần được xử lý theo cách khác. Chọn cách nào là một quyết định cần có hồ sơ và có tác động thuế riêng. Việc đó, cùng với sổ sách, cần chuyên gia; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Rà soát cuối năm phát hiện các khoản chi cá nhân và cách xếp loại chưa rõ: không có bảng lương hoặc bảng lương mỏng, nhiều chủ sở hữu, nhiều năm, basis cổ phần gần bằng không, hoặc tờ khai đã nộp dùng số liệu cũ đều làm thay đổi câu trả lời. Hãy sắp xếp các năm bằng làm bù sổ sách cho S corporation, và xem hỗ trợ ghi sổ kế toán cho phần sổ sách, bảng lương và basis đằng sau mỗi cách xếp loại.
• Bạn đã tự trả chi phí của công ty và công ty chưa bao giờ hoàn lại: xem chi phí S corporation chưa bao giờ được hoàn lại và hoàn chi phí cho chủ sở hữu.
• Nhân viên và chủ sở hữu dùng chung thẻ công ty: hãy dùng khoản chi cá nhân trên thẻ công ty.
• Bạn chưa từng chạy bảng lương cho chính mình: bắt đầu với S corporation chưa từng chạy bảng lương.
• Bạn muốn khoản tiền được xử lý như khoản vay: hãy đọc vay từ chính công ty của bạn.
• Bạn đã nhận nhiều hơn basis của mình: xem khoản phân phối vượt quá basis và giá gốc tính thuế của cổ đông S corporation.
• Các cổ đông khác không nhận khoản tương ứng: xem khoản phân phối không đều của S corporation.
• Doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp một chủ, LLC bị đánh thuế như doanh nghiệp một chủ, hoặc C corporation: xem chi phí cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp, sửa việc lẫn lộn tiền kinh doanh và tiền cá nhân hoặc C corporation trả chi phí cho chủ sở hữu.