Buchhaltungskosten pro Monat: Was die Gebühr bestimmt

Gibt es einen Standardpreis oder üblichen Preis für monatliche Buchhaltung?

Nein. Keine Bundes- oder Landesquelle legt einen Buchhaltungspreis fest. Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) verlangt in den meisten Fällen keine bestimmte Methode, nur ein System, das Einnahmen und Ausgaben klar ausweist und stützt, was die Erklärung meldet (Publication 583). Ein Angebot bepreist daher den Leistungsumfang, den eine Firma jeden Monat zusagt, ob es von einem selbstständigen Buchhalter, einer Buchhaltungsfirma oder einem Online-Dienst kommt. Ein „üblicher Preis pro Buchung“ ist eine Möglichkeit, wie eine Firma diese Arbeit zählt, kein Standard.

Ein Angebot lässt sich schwer beurteilen, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

• Lohnabrechnung, Formulare für Auftragnehmer oder Sales-Tax-Erklärungen gehören zur Arbeit.
• Das Unternehmen hat mehrere Bank-, Karten-, Darlehens- oder Zahlungsplattformkonten oder verkauft über eine Plattform, deren Auszahlungen von den Umsätzen abweichen.
• Warenbestand, mehr als eine Gesellschaft oder vermischte private und betriebliche Gelder sind im Spiel.
• Monate sind nicht gebucht, oder ein Kreditgeber oder ein Schreiben setzt einen Termin.

Treffen zwei oder mehr zu, klären Sie, was das Angebot abdeckt, bevor Sie den Preis vergleichen: den Leistungsumfang, welche Teile monatlich und welche einmalige Nachholarbeit sind und ob dieselbe Firma die Bücher bis zur Steuererklärung weiterführt.

Halten Sie bereit, bevor Sie jemanden um einen Preis bitten: das Angebot oder das Schreiben zur Gebührenerhöhung, jedes Bank-, Karten-, Darlehens- und Zahlungskonto mit seinen Buchungen pro Monat, die Zahl der bezahlten Arbeitnehmer und Auftragnehmer, die Bundesstaaten, in denen Sie Sales Tax erheben, und wie weit die Bücher im Rückstand sind. Was ein Monatsservice liefern sollte, steht in Was ein monatlicher Buchhaltungsservice umfasst.

Welche Arbeit macht einen Buchhaltungsmonat größer?

Konten, Buchungszahlen, Lohnabrechnung, Auftragnehmer, Sales Tax und Plattformen erzeugen jeweils Arbeit, und der Umsatz allein bestimmt den Umfang nicht. Ein Unternehmen mit wenigen großen Rechnungen und eines mit demselben Umsatz aus Hunderten kleiner Bestellungen haben nicht denselben Monat.

Erhöht die Lohnabrechnung die monatliche Gebühr, und was wird wann eingereicht?

Die Lohnabrechnung macht wiederkehrende Arbeit, egal wer sie erledigt: Gehalt und Einbehalt in jedem Abrechnungszeitraum, Steuereinzahlungen, vierteljährliche und jährliche Erklärungen und Lohnbescheinigungen zum Jahresende. Ob das in der Monatsgebühr enthalten ist, eine eigene Zeile hat oder bei einem Lohnabrechnungsdienstleister liegt, ist eine Frage des Leistungsumfangs, das Angebot muss also sagen, was gilt. Bei einem Lohnabrechnungsdienstleister oder Reporting Agent bleibt der Arbeitgeber für Einzahlungen und Erklärungen verantwortlich (Publication 15). Ein Vertrag mit einer zertifizierten Professional Employer Organization kann ändern, wer für die erfassten Löhne Arbeitgeber ist (dieselbe Publikation), das Angebot sollte die Gestaltung daher benennen. Die Bücher erfassen weiterhin jede Lohnabrechnung und stimmen mit ihr überein.

Hat der IRS Ihnen schriftlich mitgeteilt, dass Sie Form 944 einreichen sollen, reichen Sie diese Jahreserklärung statt der Forms 941 ein. Ein Fälligkeitstermin an einem Wochenende oder gesetzlichen Feiertag verschiebt sich auf den nächsten Werktag, und die Einzahlung der Steuer ersetzt nicht die Einreichung der Erklärung (Fälligkeitstermine des IRS). Eine verspätete Einzahlung zieht einen Strafzuschlag von 2 % bis 15 % der nicht eingezahlten Summe nach sich, je nach Dauer der Verspätung (IRS). Nicht abgeführte einbehaltene Steuer kann auch Personen persönlich treffen: Eine verantwortliche Person, die sie vorsätzlich nicht einzieht oder abführt, kann 100 % des nicht gezahlten Betrags schulden, die Trust Fund Recovery Penalty.

Der Einbehalt der Bundesstaaten und die Konten für die Arbeitslosenversicherung der Bundesstaaten haben eigene Termine. Einzahlungsfristen, die Regel zur Einzahlung am nächsten Werktag (Next-Day Rule) und Lohnabrechnungskonten der Bundesstaaten stehen in Lohnabrechnung einrichten; für Mitarbeiter in mehr als einem Bundesstaat siehe Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.

Welche Pflichten bei Auftragnehmern und Sales Tax machen zusätzliche Arbeit?

Auftragnehmer bringen Anfragen nach Steuerdaten, Formulare zum Jahresende und manchmal Einbehalt mit sich. Sales Tax bringt für jeden Bundesstaat, in dem das Unternehmen registriert ist, eine Erklärung nach dem Zeitplan des Bundesstaates.

Formulare für Auftragnehmer. Ein Unternehmen reicht grundsätzlich Form 1099-NEC (Meldung von Vergütungen an Auftragnehmer) für einen Auftragnehmer ein, dem es im Jahr $2.000 oder mehr für Leistungen gezahlt hat, für Zahlungen im Steuerjahr dieser Seite. Frühere Jahre verwenden $600 (IRS). Die Formulare sind 31. Januar nach dem Zahlungsjahr fällig (Fälligkeitstermine des IRS); für Zahlungen im Steuerjahr dieser Seite ist das Datum 1. Februar 2027. Nicht jeder Zahlungsempfänger erhält eine Form 1099-NEC: Zahlungen an eine Kapitalgesellschaft bleiben grundsätzlich außen vor, wobei Anwaltskosten eine wichtige Ausnahme sind, und Karten- und Netzwerkzahlungen meldet der Zahlungsabwickler auf Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen) (Anleitung des IRS). Siehe Welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten.

Steuer-IDs und Einbehalt. Bei einem Zahlungsempfänger in den USA erhebt der Zahlende grundsätzlich Namen und Steueridentifikationsnummer auf Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer). Eine fehlende oder falsche Nummer kann Backup Withholding (Ersatzquellensteuer) erforderlich machen (IRS). Der Zahlende zahlt den Einbehalt ein und meldet ihn auf Form 945, und ein Zahlender, der nicht einbehält, kann den nicht eingezogenen Betrag schulden (Anleitung für den Anfordernden); siehe Steuer-IDs von Auftragnehmern einholen. Ausländische Auftragnehmer brauchen andere Formulare und unterliegen womöglich anderen Einbehaltsregeln: siehe Auftragnehmer im Ausland bezahlen.

Art der Einreichung. 10 oder mehr Informationserklärungen, Forms 1099 und W-2 zusammengerechnet, müssen grundsätzlich elektronisch eingereicht werden (IRS). Das Angebot sollte sagen, ob diese Einreichung enthalten ist.

Ob die Monatsgebühr das Einholen der W-9, die Summierung der Zahlungen, einen etwaigen Einbehalt und die Einreichung abdeckt, ist eine Frage des Leistungsumfangs. Für einen Auftragnehmer, der in Wahrheit ein Arbeitnehmer sein könnte, siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.

Sales Tax. Sales Tax, die dem Käufer auferlegt ist und die das Unternehmen einzieht und an den Bundesstaat abführt, ist keine Einnahme, und die Beispielunterlagen des IRS ziehen sie von den Einnahmen ab. Steuer, die dem Verkäufer auferlegt ist und vom Kunden zurückgeholt wird, gehört zu den Bruttoeinnahmen (Publication 334); die Bücher müssen daher zeigen, welche Art gilt. Jeder Bundesstaat legt dann seinen eigenen Zeitplan für Erklärungen fest, und jeder weitere Bundesstaat fügt dem Monat Erklärungen und Fälligkeitstermine hinzu. Ob Sie in einem Bundesstaat erheben müssen, ist eine eigene Frage: siehe Wann Sie Sales Tax erheben müssen und Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Gehört Nachholarbeit zur Monatsgebühr?

Nur, wenn das Angebot es sagt. Nachholen bedeutet, Monate zu erfassen, die nie gebucht wurden, und eine Monatsgebühr ist auf die Konten und Buchungen des laufenden Monats ausgelegt. Der IRS verlangt Unterlagen, die die Erklärung stützen (Publication 583); nicht gebuchte Monate müssen daher aufgebaut werden, bevor man sich auf die Bücher verlassen kann.

Ein Angebot, das beides mischt, sollte nennen:

• Den ersten abgedeckten Monat und die Eröffnungssalden, mit denen er beginnt.
• Ob der Rückstand eine einmalige Gebühr ist oder auf die Monatsgebühr verteilt wird, und den Monat, in dem sich die Gebühr ändert.
• Ob die verspäteten Erklärungen für diese Monate enthalten sind oder nicht und wer sie erstellt und unterschreibt.

Was den Preis der Bereinigung bestimmt, steht in Kosten für das Nachholen der Buchhaltung.

Zahle ich zu viel? Was muss ein Angebot nennen, um vergleichbar zu sein?

Zwei Angebote lassen sich schwer vergleichen, wenn sie nicht dieselbe Arbeit auflisten. Eine niedrigere Zahl mit engerem Leistungsumfang ist nicht unbedingt günstiger als eine höhere, die mehr abdeckt.

Bringen Sie jedes Angebot auf eine Basis. Bitten Sie jede Firma, dieselbe Liste von Arbeiten für denselben Zeitraum zu bepreisen, und vergleichen Sie dann die Summen, einschließlich der Lohnabrechnung, Sales Tax und Formulare für Auftragnehmer, die das Unternehmen braucht, ob gebündelt oder getrennt berechnet. Weisen Sie einmalige Nachholgebühren gesondert aus. Verwenden Sie bei einem Stundenangebot die geschätzten Stunden und die genannte Obergrenze. Behandeln Sie eine feste Gebühr als feste Gebühr: Eine Aufteilung in Stunden oder Preise pro Buchung, die die Firma nicht genannt hat, ist erfunden. Eine Gebühr, die sich keinem definierten Leistungsumfang zuordnen lässt, ist schwer zu beurteilen.

Sehen Sie ein Angebot als schwer beurteilbar an, wenn:

• Es „Buchhaltung“ und eine Zahl nennt, ohne Liste.
• Es zu Lohnabrechnung, Sales Tax oder 1099-Arbeit schweigt, sodass Sie nicht erkennen, ob sie ausgeschlossen sind.
• Ein Pauschalpreis festgelegt wurde, bevor jemand einen Kontoauszug gesehen hat.
• Ein Teil der Gebühr von einer Erstattung oder von Steuerersparnissen abhängt.

Wenn die Gebühr gestiegen ist, verlangen Sie die Änderung schriftlich und ordnen Sie sie der Zeile „Was den Preis ändert“ der Tabelle zu: ein neues Konto, Volumen über der angebotenen Zahl, ein weiterer Bundesstaat, ein weiterer Arbeitnehmer oder ein Rückstand, der zum Monatspreis hinzukam. Eine Erhöhung bei gleichen Konten, gleichem Volumen und gleichen Aufgaben ist ein Grund zu fragen, was sich geändert hat.

Zu den schriftlichen Bedingungen siehe Was ein Beauftragungsschreiben für die Buchhaltung regeln sollte und Fragen vor der Einstellung eines Buchhalters.

Stundensatz, Pauschale oder pro Buchung: Was prüfe ich bei jeder Basis?

Jede Basis legt das Risiko von mehr Arbeit an eine andere Stelle, prüfen Sie also die Regelung, die entscheidet, wer dafür zahlt.

Darf ein Buchhalter oder CPA einen Prozentsatz meiner Erstattung oder Ersparnis verlangen?

Das hängt davon ab, wer der Dienstleister ist und welche Arbeit es ist. Für einen CPA (Certified Public Accountant), Enrolled Agent (beim IRS zugelassener Steuervertreter) oder Rechtsanwalt verbietet Circular 230 des US-Finanzministeriums unangemessene Gebühren und, mit Ausnahmen, Erfolgshonorare für Leistungen im Zusammenhang mit jeder Angelegenheit vor dem IRS.

Derselbe Abschnitt definiert ein Erfolgshonorar (Contingent Fee) so, dass es eine Gebühr einschließt, die auf einem Prozentsatz der in einer Erklärung gemeldeten Erstattung oder der eingesparten Steuern beruht oder anderweitig vom konkret erzielten Ergebnis abhängt. Eine Angelegenheit vor dem IRS umfasst Steuerplanung und -beratung sowie die Erstellung oder Einreichung von Erklärungen oder Anträgen auf Erstattung oder Gutschrift. Die Ausnahmen sind eng und betreffen meist Arbeit, nachdem der IRS eine Erklärung geprüft oder beanstandet hat. Eine Einschränkung der Regel: 2014 entschied ein Bundesbezirksgericht im District of Columbia, dass der IRS keine gesetzliche Befugnis hat, Gebühren für die Erstellung und Einreichung gewöhnlicher Erstattungsanträge zu regeln, also Anträge, die nach der ursprünglichen Erklärung und vor einer Prüfung eingereicht werden (Gerichtsentscheidung). Das ist die Entscheidung eines Gerichts, und der Wortlaut der Verordnung ist unverändert, sodass der Text allein nicht zeigt, wie weit das Urteil reicht. Das US-Finanzministerium hat vorgeschlagen, den Abschnitt zu streichen und ein Erfolgshonorar für die Erstellung einer ursprünglichen oder geänderten Erklärung oder eines Erstattungsantrags als unehrenhaftes Verhalten zu behandeln; der Vorschlag ist nicht endgültig (Internal Revenue Bulletin 2025-05). Stellen Sie die Frage dem Berufsträger, bevor Sie unterschreiben. Der IRS rät Steuerpflichtigen außerdem, Ersteller zu meiden, die ihre Gebühren auf einen Prozentsatz der Erstattung stützen.

Die Regel gilt für Berufsträger: Rechtsanwälte, CPAs, Enrolled Agents und bestimmte andere zugelassene Fachleute (Abschnitt 10.3). Ein Buchhalter, der zugleich CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt ist, gehört dazu. Der Text enthält keine Gebührenregel für eine Person, die nur Bücher führt und keine dieser Qualifikationen besitzt. Die Regeln der staatlichen Aufsichtsbehörden für Buchhaltungsberufe können eigene Grenzen setzen: Das US-Finanzministerium weist darauf hin, dass viele ein Erfolgshonorar für die Erstellung einer ursprünglichen oder geänderten Erklärung oder eines Erstattungsantrags verbieten (dasselbe Bulletin). Welche Qualifikation der Dienstleister auch hat: Eine Gebühr, die an eine Erstattung oder an Ersparnisse gebunden ist, ist ein Grund, vor der Unterschrift zu fragen, von welchem Ergebnis die Gebühr abhängt.

Was sagt mir der Lohn eines Buchhalters über den Preis?

Sehr wenig. Das mittlere Gehalt für Buchhaltungs-, Rechnungswesen- und Prüfungssachbearbeiter laut Bureau of Labor Statistics (BLS, US-Behörde für Arbeitsstatistik) beträgt $24,36 pro Stunde: der Lohn, bei dem die Hälfte der Beschäftigten in diesem Beruf mehr und die Hälfte weniger verdiente (BLS). Es ist das, was Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zahlten, nicht das, was eine Firma oder ein selbstständiger Buchhalter berechnet, und BLS veröffentlicht keine Firmensätze.

Zwei Einschränkungen:

• BLS sagt, seine Gehaltsdaten lassen Selbstständige aus, selbstständige Buchhalter sind in der Zahl also nicht enthalten.
• BLS sagt, für diesen Beruf sei in der Regel keine Zertifizierung nötig. Die Liste der Qualifikationen des IRS betrifft die Erstellung von Erklärungen und die Vertretung, nicht die Buchführung.

BLS nennt als Kernaufgaben das Erfassen von Buchungen, das Erstellen von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen, das Prüfen der Richtigkeit und das Abstimmen von Differenzen. Ein Angebot, das hoch oder niedrig wirkt, sollte sich an diesen Aufgaben und den obigen Zusatzpunkten erklären lassen. Fragen Sie, wer die Arbeit macht, wer sie prüft und wer ein IRS-Schreiben beantworten könnte. Um einen CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt zu überprüfen, nutzen Sie das Verzeichnis der Ersteller, das von der IRS-Seite Einen Steuerfachmann auswählen verlinkt ist.

Wann ist die eigene Buchführung günstiger, und wann kostet sie mehr?

Die eigene Buchführung kann günstiger sein, wenn die Arbeit klein ist und aktuell bleibt. Sie kann mehr kosten, wenn die Arbeit Lohnabrechnung, mehrere Bundesstaaten oder einen Rückstand umfasst, weil Fehler dort Strafzuschläge nach sich ziehen können. Der IRS erlaubt in den meisten Fällen jedes System, das Einnahmen und Ausgaben klar ausweist, und jeder Unternehmer muss Unterlagen führen, wer auch immer sie führt.

Verglichen werden die Gebühr und Ihre Stunden plus die Kosten von Fehlern; der Strafzuschlag für verspätete Einzahlung im Abschnitt zur Lohnabrechnung ist ein solcher Posten. Für die Entscheidung selbst siehe Eigene Buchführung oder einen Buchhalter einstellen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar.

Salon-LLC mit einem Angebot über US$1.000

Eine Salon-LLC (US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung) erhält ein Angebot über US$1.000 im Monat. Der Eigentümer hat zwei Bankkonten, eine Karte, Lohnabrechnung für vier Arbeitnehmer und sechs Auftragnehmer, die im Jahr jeweils US$3.000 erhalten. Das Angebot sagt „monatliche Buchhaltung“ und nennt sonst nichts. Die US$1.000 sind nur eine Zahl in der Geschichte, kein typischer Preis.

Der Eigentümer bittet die Firma, Zeile für Zeile zu antworten:

• Werden alle drei Konten jeden Monat abgestimmt?
• Ist die Lohnabrechnung enthalten: Einzahlungen, vier Forms 941 im Jahr, Form 940 und die W-2? Oder ist sie eine eigene Zeile?
• Jeder Auftragnehmer erhielt mehr als die Meldeschwelle von $2.000, sodass für jeden, der keine Kapitalgesellschaft ist, eine Form 1099-NEC fällig sein kann (eine LLC, die als Kapitalgesellschaft besteuert wird, zählt als eine). Wer holt die W-9 ein und reicht ein?
• Brauchen alle sechs eine Form 1099-NEC, ergeben diese sechs plus die Forms W-2 für vier Arbeitnehmer zehn Informationserklärungen, die Zahl, ab der grundsätzlich elektronisch eingereicht werden muss. Enthält das Angebot die elektronische Einreichung?
• Ändert irgendetwas davon den Preis?

Ein Angebot ohne Leistungsumfang kann erst fair oder unfair genannt werden, wenn die Firma diese Zeilen beantwortet.

Online-Shop mit 800 Bestellungen

Ein Online-Shop hat US$60.000 Umsatz im Monat aus 800 Bestellungen. Der Plattformbericht listet die Bestellungen, Gebühren und Erstattungen auf. Die Bank zeigt eine kleinere Zahl von Netto-Auszahlungen. Bestellvolumen, Auszahlungsberichte und Warenbestand bestimmen den Aufwand, nicht die US$60.000. Das Angebot sollte sagen, welche Plattformberichte abgestimmt werden, wie Gebühren und Erstattungen erfasst werden, wie der Bestand gezählt wird und ob in anderen Bundesstaaten eingezogene Sales Tax enthalten ist oder nicht. Siehe Buchhalter für den Onlinehandel: Kosten und Leistungsumfang.

Einzelberater mit 40 Buchungen

Ein Berater hat ein Geschäftskonto, eine Karte, etwa 40 Buchungen im Monat und keine Lohnabrechnung. Ein Angebot für einen Shop mit Arbeitnehmern und Sales Tax kann mehr abdecken, als dieses Unternehmen nutzt. Der Eigentümer bittet um eine Zeilenliste nach Leistungsumfang: zwei Konten monatlich abgestimmt, etwa 40 Buchungen, eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz, wobei Lohnabrechnung, Sales Tax und Formulare für Auftragnehmer als nicht enthalten aufgeführt sind. Bei dieser Größe kann auch die eigene Buchführung eine Option sein: siehe Eigene Buchführung oder einen Buchhalter einstellen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie halten ein Angebot, eine Gebührenerhöhung oder eine erste Preisanfrage in der Hand, und das Unternehmen hat Lohnabrechnung, Auftragnehmer, Sales Tax oder nicht gebuchte Monate. Halten Sie das Angebot an die obige Tabelle. Der Leistungsumfang, welche Teile monatlich und welche einmalige Nachholarbeit sind und ob eine Firma die Bücher bis zur Steuererklärung weiterführt, sind die ersten Punkte zu klären. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn eine Zeile unklar ist.
• Die Bücher liegen Monate oder Jahre zurück. Siehe Kosten für das Nachholen der Buchhaltung und Überfällige Buchhaltung nachholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Lohnsteuer-Einzahlungen oder -Erklärungen wurden versäumt. Siehe Rückstand bei Lohnsteuern. Sind die Bücher für diese Monate auch unfertig, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Auftragnehmer nennt keine Steuer-ID oder arbeitet außerhalb der USA. Siehe Steuer-IDs von Auftragnehmern einholen und Auftragnehmer im Ausland bezahlen. Wurden Einbehalt oder Formulare versäumt, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie erheben Sales Tax in mehr als einem Bundesstaat. Siehe Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus bei der Sales Tax nach Bundesstaat und Einreichung der Sales Tax auslagern. Passen die Erklärungen nicht zu den Büchern, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihr Buchhalter hat die Gebühr erhöht, oder Sie möchten wechseln. Siehe Ihren Buchhalter ersetzen und Die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen. Lassen sich die Bücher nicht sauber übergeben, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie verkaufen über einen Online-Shop. Siehe Buchhalter für den Onlinehandel: Kosten und Leistungsumfang.
• Sie führen eine S Corporation (US-Kapitalgesellschaft, deren Gewinne bei den Eigentümern besteuert werden). Siehe Kosten der Buchhaltung für eine S Corporation.
• Sie möchten die jährliche Rechnung des Buchhaltungsexperten und für die Steuererklärung kennen oder führen ein Start-up mit Risikokapital. Siehe Kosten eines Buchhaltungsexperten für kleine Unternehmen und Kosten der Buchhaltung für Start-ups.
• Sie haben ein IRS-Schreiben zum Unternehmen erhalten. Siehe IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen.
• Sie vergleichen Anbieter. Siehe Was ein monatlicher Buchhaltungsservice umfasst und Fragen vor der Einstellung eines Buchhalters.
• Das Unternehmen ist kanadisch. Siehe Buchhaltungskosten pro Monat in Kanada.