Meilenpauschale oder tatsächliche Autokosten: Was passt?

Meilenpauschale oder tatsächliche Autokosten: Worin liegt der Unterschied?

Wer selbstständig ist, zieht Geschäftsfahrten auf eine von zwei Arten ab. Die Meilenpauschale multipliziert die geschäftlich gefahrenen Meilen mit einem Satz, den der IRS festlegt. Bei den tatsächlichen Kosten ziehen Sie den geschäftlichen Anteil dessen ab, was das Auto in Anschaffung und Betrieb kostet. Ein Fahrtenbuch ist keine dritte Methode: Beide Methoden brauchen eines, und bei den tatsächlichen Kosten kommen Unterlagen zu jeder Kostenart hinzu, mit Belegen oder anderen Nachweisen, wo sie vorgeschrieben sind (Tax Topic 510; Publication 463).

Bei einem Auto in Ihrem Eigentum entscheidet das erste Jahr, in dem es für das Geschäft zur Verfügung steht, was offen bleibt. Nehmen Sie in diesem Jahr die Pauschale, bleiben später beide Methoden möglich. Setzen Sie die tatsächlichen Kosten mit MACRS (der üblichen Abschreibung für Autos), Abschnitt 179 oder Sonderabschreibung an (beide ziehen einen Großteil der Kosten schon im ersten Jahr ab), ist die Pauschale für dieses Auto für immer ausgeschlossen.

Der Geschäftssatz hat sich im Steuerjahr geändert, und jede Geschäftsmeile wird mit dem Satz des Fahrtages angesetzt. Das Fahrtenbuch braucht daher für jede Fahrt ein Datum (Sätze des IRS; Announcement 2026-11).

Wann ein Fall nicht einfach ist

• Sie haben das Auto schon gekauft, oder ein früherer Ersteller der Steuererklärung oder eine Software hat bereits eine Methode gewählt: Die Antwort hängt davon ab, was die früheren Steuererklärungen angesetzt haben, nicht davon, was Sie heute wählen würden. Abschreibung auf das Auto (Form 4562 oder Schedule C Zeile 13) bedeutet, dass in diesem Jahr die tatsächlichen Kosten galten.
• Ein geleastes Auto bleibt für die gesamte Leasingdauer bei der gewählten Methode, Verlängerungen eingeschlossen.
• Fünf oder mehr Autos, die gleichzeitig genutzt werden, können die Pauschale nicht nutzen.

Bereithalten: Kaufdatum und Preis oder den Leasingvertrag, das Datum, an dem das Auto erstmals für das Geschäft zur Verfügung stand (und sein Wert an diesem Tag, wenn es vorher ein Privatauto war), die Kilometerstände zu Jahresbeginn und Jahresende, das Fahrtenbuch mit den Geschäftsmeilen, Belege, Parkgebühren und Mautnachweise sowie die Steuererklärungen der Vorjahre.

Deckt die Meilenpauschale Benzin, Reparaturen, Versicherung und Reinigung bereits ab?

Bei den Kosten, die der IRS nennt, ja. Die Reinigung gehört nicht dazu, und keine Regel schlägt sie auf den Satz auf. Der Satz ersetzt für das Jahr die Besitz- und Betriebskosten des Autos, daher kann keine davon noch einmal abgezogen werden. Der IRS nennt Abschreibung oder Leasingraten, Wartung und Reparaturen, Reifen, Benzin einschließlich Benzinsteuern, Öl, Versicherung sowie Lizenz- und Zulassungsgebühren (Revenue Procedure 2019-46, section 4.02; Publication 463).

Diese Liste wird mit „items such as“ („Posten wie“) eingeleitet und ist daher nicht abschließend. Weder sie noch die Liste der tatsächlichen Kosten in Publication 463 nennt eine Autowäsche, Reinigung oder Aufbereitung; der Text des IRS schweigt dazu. Der Satz steht für die Kosten des Autos, und nur Parkgebühren, Maut, Darlehenszinsen und Steuern auf bewegliches Vermögen sind zusätzlich erlaubt. Behandeln Sie die Reinigung daher als Teil der tatsächlichen Kosten, nie als Aufschlag auf den Satz. Auch Reparaturen zählen nur in einem Jahr gesondert, in dem Sie die tatsächlichen Kosten ansetzen.

Was kann ich zur Meilenpauschale hinzurechnen?

Vier Posten sind zusätzlich zum Satz abzugsfähig (Revenue Procedure 2019-46, section 4.03; Publication 463; Anleitung zu Schedule C).

Beim Kauf gezahlte Sales Tax gehört zu den Anschaffungskosten des Autos und ist kein eigener Abzug.

Was zählt zu den tatsächlichen Autokosten, und wie ermittle ich den geschäftlichen Anteil?

Die tatsächlichen Kosten sind die Betriebs- und Besitzkosten des Autos, multipliziert mit dem geschäftlichen Anteil der Fahrten. Der geschäftliche Anteil ergibt sich aus den Geschäftsmeilen geteilt durch die Gesamtmeilen des Jahres. Pendel- und Privatmeilen zählen zur Gesamtzahl, nicht zu den Geschäftsmeilen (Publication 463).

Zu den Kosten, die zählen, gehören Benzin, Öl, Reifen, Reparaturen, Garagenmiete, Versicherung, Zulassungsgebühren und Lizenzen, Abschreibung oder der geschäftliche Anteil der Leasingraten, Parken und Maut sowie der geschäftliche Anteil von Darlehenszinsen und Steuern auf bewegliches Vermögen. Bußgelder für Verkehrsverstöße sind nicht abzugsfähig.

Der Kaufpreis des Autos wird über Abschreibung, Abschnitt 179 oder Sonderabschreibung zurückgeholt und nicht als Betriebskosten abgezogen. Wechselt ein Privatauto ins Geschäft, beginnt die Abschreibung mit dem niedrigeren Wert aus angepassten Anschaffungskosten und Marktwert an diesem Tag, nicht mit dem ursprünglichen Preis. Abschnitt 179 und Sonderabschreibung setzen beide eine geschäftliche Nutzung über 50 % voraus (Publication 463; Publication 946). Sinkt die geschäftliche Nutzung in einem späteren Jahr des Abschreibungszeitraums auf diese Schwelle oder darunter, wird die Abschreibung über der linearen Abschreibung, Abschnitt 179 eingeschlossen, dem Einkommen wieder hinzugerechnet. Die Anschaffungskosten des Autos steigen um diesen Betrag, und danach wird linear abgeschrieben (Publication 463).

Für ein Auto, einen Pickup oder einen Van bis 6.000 Pfund begrenzt eine Jahresobergrenze die gesamte Abschreibung, Abschnitt 179 und Sonderabschreibung eingeschlossen. Für ein Auto, das in diesem Steuerjahr in Betrieb genommen wird, beträgt die Obergrenze im ersten Jahr $20.300, wenn die Sonderabschreibung gilt, und $12.300, wenn nicht, jeweils gekürzt um die private Nutzung (Revenue Procedure 2026-15; Publication 463). Für schwerere Fahrzeuge gelten andere Regeln: siehe Fahrzeugkauf über das Unternehmen oder privat.

Welche Methode ergibt den höheren Abzug?

Keine gewinnt jedes Mal. Rechnen Sie daher beide durch, bevor Sie die erste Steuererklärung für das Auto einreichen (Tax Topic 510). Der Pauschalbetrag ist Geschäftsmeilen mal Satz. Der Betrag bei tatsächlichen Kosten ist der geschäftliche Anteil mal die Summe aus laufenden Kosten und Abschreibung oder Leasingraten. Parken, Maut, Zinsen und Steuern kommen bei beiden Methoden hinzu, lassen Sie sie also im Vergleich weg.

Der Satz ist ein Durchschnitt, den der IRS aus einer jährlich beauftragten Studie zu den fixen und variablen Kosten eines Autos ableitet (Notice 2026-10, section 2). Ihre eigenen Kosten können darüber oder darunter liegen. Versicherung, Zulassung und Abschreibung ändern sich kaum mit der Fahrleistung. Ein Auto mit wenig Meilen und hohen Kosten kann daher bei den tatsächlichen Kosten besser abschneiden. Benzin und Reifen steigen mit jeder Meile, ein Auto mit vielen Meilen und moderaten Kosten kann deshalb mit der Pauschale besser fahren.

Die Zahl des ersten Jahres ist nicht die ganze Entscheidung. Tatsächliche Kosten im ersten Jahr bedeuten Abschreibung mit ihrer Jahresobergrenze, und sie schließen die Pauschale für dieses Auto aus. Vergleichen Sie die Jahre, in denen Sie das Auto voraussichtlich behalten, nicht nur das erste.

Kann ich später zwischen Meilenpauschale und tatsächlichen Kosten wechseln?

Manchmal. Bei einem Auto in Ihrem Eigentum entscheidet das erste Jahr, in dem es für das Geschäft zur Verfügung steht, was offen bleibt (Publication 463; Tax Topic 510).

Die Meilenpauschale wird in der Steuererklärung für das erste Jahr gewählt, bis zu deren Fälligkeit einschließlich Fristverlängerungen, und die Wahl kann nicht widerrufen werden. Sie gilt als Entscheidung, das Auto aus MACRS herauszunehmen (Publication 946). Der Wechsel zu den tatsächlichen Kosten in einem späteren Jahr hat daher zwei Folgen:

• Die Abschreibung muss linear sein (jedes Jahr der gleiche Betrag) über die verbleibende geschätzte Nutzungsdauer des Autos, weiterhin innerhalb der Jahresobergrenze, nicht nach MACRS.
• Die Anschaffungskosten, die Sie abschreiben (der Betrag, mit dem das Auto steuerlich als Ihre Kosten gilt), sinken um die Abschreibungsbeträge je Meile für jede mit der Pauschale gefahrene Meile.

In Jahren mit tatsächlichen Kosten gibt es keine Kürzung je Meile (Publication 463; Revenue Procedure 2019-46, section 4.05).

Ich habe für das Auto Abschnitt 179 oder Sonderabschreibung angesetzt: Kann ich zur Meilenpauschale zurückkehren?

Nein, nicht für dieses Auto. Ein Auto mit Abzug nach Abschnitt 179, mit Sonderabschreibung (Special Depreciation Allowance), mit MACRS oder mit jeder anderen Abschreibung als linear über die Nutzungsdauer ist für die Pauschale in jedem späteren Jahr gesperrt (Publication 463; Revenue Procedure 2019-46, section 4.05).

• Tatsächliche Kosten im ersten Jahr bringen die Sonderabschreibung automatisch mit, wenn das Auto sie erfüllt, es sei denn, Sie wählen sie in einer fristgerecht eingereichten Steuererklärung ab (Tax Topic 510; Publication 463). Die Abwahl öffnet die Pauschale nicht wieder, weil MACRS weiter gilt. Wie die Wahl funktioniert und was sie noch erfasst, steht in Ausstattung im ersten Jahr abschreiben.
• Ein anderes Auto hat seine eigene Wahl im ersten Jahr.
• Die früheren Steuererklärungen zeigen, was angesetzt wurde. MACRS, Abschnitt 179 oder Sonderabschreibung für dieses Auto in Form 4562, Part V, oder Schedule C Zeile 13 bedeutet, dass das Auto für die Pauschale schon gesperrt ist.

Was gilt bei einem geleasten Auto?

Bei einem geleasten Auto ist die Pauschale nur erlaubt, wenn Sie sie für die gesamte Leasingdauer nutzen, Verlängerungen eingeschlossen. Wer die tatsächlichen Leasingraten abzieht, sperrt die Pauschale für dieses Leasing (Revenue Procedure 2019-46, sections 3.05 and 4.05; Anleitung zu Schedule C).

Bei den tatsächlichen Kosten ziehen Sie den geschäftlichen Anteil jeder Leasingrate ab, nie den Pendel- oder Privatanteil. Verteilen Sie eine Anzahlung über die Leasingdauer. Zahlungen, mit denen Sie das Auto kaufen, sind keine Leasingraten. Bei einem Leasing von 30 Tagen oder mehr, das in diesem Steuerjahr beginnt, kürzt ein Auto mit einem Wert von mehr als $62.000 zu Beginn den Leasingabzug um einen Hinzurechnungsbetrag (Inclusion Amount) (Revenue Procedure 2026-15; Publication 463).

Wann ist die Meilenpauschale nicht erlaubt?

Für keines Ihrer Autos, wenn Sie fünf oder mehr Autos besitzen oder leasen und gleichzeitig nutzen, etwa als Fuhrpark, einschließlich der Autos, die Ihre Arbeitnehmer nutzen. Setzen Sie dann für alle die tatsächlichen Kosten an. Autos, die Sie im Wechsel zu verschiedenen Zeiten nutzen, zählen nicht zusammen. Beispiele aus Publication 463: Ein Verkäufer, der abwechselnd drei Autos und zwei Vans fährt, kann den Satz für alle fünf nutzen, ein Betrieb mit einem Auto und vier gleichzeitig genutzten Vans für keines (Publication 463).

Die Pauschale ist außerdem gesperrt für ein Auto, das eine andere Abschreibung als linear, MACRS, Abschnitt 179 oder Sonderabschreibung erhalten hat, und für ein geleastes Auto, sobald die tatsächlichen Leasingraten abgezogen werden.

Wie wirkt sich die Meilenpauschale beim Verkauf auf die Anschaffungskosten des Autos aus?

Jede Geschäftsmeile mit der Pauschale senkt die steuerlichen Anschaffungskosten des Autos um einen festen Betrag, der als Abschreibung gilt. So wird die im Satz enthaltene Abschreibung nicht doppelt abgezogen. Multiplizieren Sie die Geschäftsmeilen mit Pauschale je Jahr mit dem Betrag des jeweiligen Jahres, addieren Sie die Jahre und ziehen Sie die Summe von den Anschaffungskosten des Autos ab, aber nicht unter null (Revenue Procedure 2019-46, section 4.04; Publication 463).

Announcement 2026-11 hebt den Satz an, lässt aber alle anderen Bestimmungen von Notice 2026-10 in Kraft, auch diesen Betrag (Notice 2026-10, section 4; Announcement 2026-11). Frühere Jahre stehen in der Tabelle „Rate of Depreciation Allowed in Standard Mileage Rate“ in Publication 463.

In Jahren mit tatsächlichen Kosten gibt es keine Kürzung je Meile; stattdessen sinken die Anschaffungskosten um die angesetzte oder zulässige Abschreibung. Erreichen die Anschaffungskosten null und Sie nutzen das Auto weiter geschäftlich, gilt der volle Satz ohne Kürzung. Beim Verkauf vergleichen Sie den Preis mit den gekürzten Anschaffungskosten; der Teil eines Gewinns, der auf Abschreibung beruht, ist gewöhnliches Einkommen (Publication 463).

Welche Unterlagen braucht jede Methode?

Beide Methoden brauchen ein Fahrtenbuch mit den Geschäftsmeilen und die Angaben zum Auto. Bei den tatsächlichen Kosten kommen Unterlagen zu jeder Kostenart hinzu, mit Belegen oder anderen Nachweisen, wo sie vorgeschrieben sind (Publication 463).

Bewahren Sie die Unterlagen mindestens 3 Jahre ab dem Tag der Einreichung auf (eine früh eingereichte Steuererklärung gilt als zum Fälligkeitstermin eingereicht) und die Nachweise zur geschäftlichen Nutzung für jedes Jahr des Abschreibungszeitraums des Autos. Bewahren Sie die Unterlagen zu Kosten, Verbesserungen und Abschreibung des Autos auf, bis die Frist für das Jahr des Verkaufs abläuft (IRS: Wie lange sollte ich Unterlagen aufbewahren?). Die Fragen zum Fahrzeug (Datum der Inbetriebnahme; geschäftliche, Pendel- und sonstige Meilen; schriftlicher Nachweis) stehen in Form 4562, Part V, wenn Sie Abschreibung für das Auto ansetzen oder diese Form aus einem anderen Grund einreichen müssen. Sonst stehen sie in Schedule C, Part IV, wenn Sie die Pauschale nutzen, das Auto leasen oder es vollständig abgeschrieben ist (Anleitung zu Schedule C; Schedule C).

Was ein Fahrtenbuch enthalten muss, steht in Anforderungen an das Fahrtenbuch. Haben Sie keines, siehe Fahrtenbuch rekonstruieren.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Beide Methoden vor der ersten Steuererklärung vergleichen

Ein Vertriebsmitarbeiter nutzt ein neu gekauftes Auto für die Arbeit. Von 15.000 Gesamtmeilen im Jahr sind 12.000 geschäftlich: 80 %. Angenommen, in jedem Halbjahr fallen 6.000 Geschäftsmeilen an.

• Meilenpauschale: 6.000 Meilen zu 72,5 Cent plus 6.000 Meilen zu 76 Cent sind US$4.350 + US$4.560 = US$8.910, plus Parken und Maut.
• Tatsächliche Kosten: 80 % von US$8.000 für Benzin, Versicherung, Reparaturen und Zulassung sind US$6.400, plus 80 % der Abschreibung des Autos.

Der Pauschalbetrag liegt vor der Abschreibung um US$2.510 vorn. Die tatsächlichen Kosten liegen nur dann höher, wenn der geschäftliche Anteil der Abschreibung diesen Betrag übersteigt. Bei einem neu gekauften Auto kann die Abschreibung im ersten Jahr diese Lücke leicht übersteigen, deshalb zählen die späteren Jahre und der Verlust der Pauschale ebenso wie das erste Jahr. Wer diese Abschreibung mit MACRS, Abschnitt 179 oder Sonderabschreibung ansetzt, sperrt die Pauschale für dieses Auto in jedem späteren Jahr. Sie rechnet daher beide Wege durch, bevor sie einreicht.

Ein Pickup, im ersten Jahr als Aufwand abgezogen

Ein Handwerksunternehmer kauft einen Arbeits-Pickup für US$40.000, nutzt ihn nur geschäftlich und zieht ihn nach Abschnitt 179 ab. Angenommen, der Pickup erfüllt die Voraussetzungen und hat eine 6-Fuß-Ladefläche und ein zulässiges Gewicht über 6.000 Pfund, sodass weder die Obergrenze für Pkw noch die Grenze für schwere SUVs gilt (siehe Fahrzeugkauf über das Unternehmen oder privat).

• Jahr eins: tatsächliche Kosten. Die Pauschale ist für diesen Pickup nun gesperrt.
• Jahre zwei bis fünf: wieder tatsächliche Kosten, auch in einem Jahr, in dem der Unternehmer so viele Meilen fährt, dass die Pauschale höher gewesen wäre.
• Verkauf: Jeder Gewinn bis zur angesetzten Abschreibung ist gewöhnliches Einkommen.

Ein geleastes Auto

Eine Beraterin least ein Auto und nimmt im ersten Jahr die Meilenpauschale.

• Jahr eins: Meilenpauschale.
• Jahr zwei: wieder die Meilenpauschale; die tatsächlichen Leasingraten sind für dieses Leasing keine Option mehr.
• Jahr drei, Leasing verlängert: weiterhin die Meilenpauschale, weil die Verlängerung zur selben Leasingdauer gehört.

Hätte sie im ersten Jahr den geschäftlichen Anteil ihrer Leasingraten abgezogen, wäre die Pauschale für das gesamte Leasing gesperrt gewesen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben ein Fahrzeug gekauft, oder ein früherer Ersteller der Steuererklärung oder eine Software hat bereits eine Methode gewählt: Die Wahl im ersten Jahr entscheidet, was für dieses Auto in jedem späteren Jahr offen ist. Halten Sie Kaufdatum und Preis, das Datum der ersten geschäftlichen Nutzung, Kilometerstände, Belege und frühere Steuererklärungen bereit. Ein Ersteller der Steuererklärung braucht sie, um zu erkennen, welche Methode für das Auto noch offen ist: Steuerhilfe für Privatpersonen.
• Sie haben für das Auto Abschnitt 179 oder Sonderabschreibung angesetzt: Die Pauschale ist für dieses Auto gesperrt. Wie diese Abzüge funktionieren, steht in Ausstattung im ersten Jahr abschreiben; falls frühere Jahre geprüft werden müssen, hilft die Steuerhilfe für Privatpersonen.
• Eine eingereichte Steuererklärung nutzte eine Methode, die für das Auto nicht offen war, oder Sie können nicht erkennen, welche sie nutzte: Die früheren Jahre müssen eventuell korrigiert werden. Siehe Steuererklärung bei Fehlern bei Betriebsausgaben ändern, und lassen Sie sich von der Steuerhilfe für Privatpersonen zuerst die Geschichte des Autos auswerten.
• Sie nutzen fünf oder mehr Fahrzeuge gleichzeitig, oder mehrere Autos über mehrere Jahre: Fünf gleichzeitig schließen den Satz für alle aus; Autos, die Sie im Wechsel nutzen oder ersetzen, zählen nicht zusammen, und jedes hat seine eigene Wahl im ersten Jahr. Führen Sie Meilen und Kosten je Fahrzeug; zur Einrichtung gibt es Buchhaltungshilfe.
• Sie haben einige Jahre nicht eingereicht, oder Ihre Unterlagen fehlen: Zuerst kommt die Buchhaltung, dann die Steuererklärungen. Für die Buchhaltung siehe Buchhaltung aus Kontoauszügen rekonstruieren, für die Meilen Fahrtenbuch rekonstruieren. Für das Nachholen siehe Buchhaltungshilfe, für die Einreichungen Steuerhilfe für Privatpersonen. Jedes zurückliegende Jahr nutzt den Satz dieses Jahres aus der Satztabelle des IRS, und die Wahl im ersten Jahr des Autos entscheidet weiterhin, was offen ist. War die Steuererklärung dieses ersten Jahres verspätet oder nie eingereicht, binden die Quellen des IRS die Wahl an deren Fälligkeit und sagen nicht, ob die Pauschale noch gewählt werden kann. Ein Ersteller der Steuererklärung sollte daher zuerst die Tatsachen prüfen.
• Sie haben das Fahrzeug über eine LLC oder S Corporation gekauft, oder es wiegt mehr als 6.000 Pfund: siehe Fahrzeugkauf über das Unternehmen oder privat.
• Ihre S oder C Corporation vergütet Sie für Fahrten mit Ihrem eigenen Auto: Das entscheiden die Erstattungsregeln der Gesellschaft, nicht Schedule C. Siehe Auslagen der Eigentümer erstatten (S Corporation) und C Corporation erstattet Auslagen der Eigentümer (C Corporation).
• Sie fahren für eine Mitfahr- oder Lieferplattform: siehe Abzüge für Fahrer von Mitfahr- und Lieferplattformen.
• Sie müssen eine teils private Autoausgabe in Ihrer Buchhaltung erfassen: siehe Gemischt genutzte Ausgaben und geschäftlicher Anteil.
• Sie fahren für einen Arbeitgeber und bekommen nichts erstattet: Der Geschäftssatz kann für nicht erstattete Fahrten von Arbeitnehmern in der Regel nicht genutzt werden, abgesehen von wenigen Gruppen wie Reservisten der Streitkräfte und bestimmten darstellenden Künstlern (Notice 2026-10, section 3).