Gemischt genutzte Kosten: Betrieblicher Anteil bei Handy und Auto

Wie ermittle ich den betrieblichen Anteil für Handy, Internet oder Auto?

Bei US-Einkommensteuer-Erklärungen von Selbstständigen ist nur der betriebliche Teil einer teils privaten Ausgabe abziehbar. Publication 334 verlangt, den privaten vom betrieblichen Teil zu trennen; der private Teil ist in der Regel nicht abziehbar. Der Prozentsatz ist der betriebliche Nutzungsanteil, getrennt für jede Kostenart ermittelt. Danach zeigen die Bücher nur diesen Anteil als Ausgabe. Der private Anteil geht in die Entnahme oder gelangt gar nicht erst in die Bücher (dritter Abschnitt).

Die IRS-Publikationen und -Anleitungen, auf die diese Seite verweist, schreiben für Handy oder Internet keine Methode zur Ermittlung des Prozentsatzes vor. Der Anteil ist eine Einschätzung. Sie muss für Sie erklärbar sein und sich durch Aufzeichnungen belegen lassen, wie der Anschluss tatsächlich genutzt wird. Der IRS kennt für Handy und Internet auch keine Regel mit einem Beispielmonat. Der Nachweis muss daher das ganze Jahr abdecken, nicht einen ungewöhnlichen Monat. Wählen Sie eine Grundlage, halten Sie sie schriftlich fest und wenden Sie sie jeden Monat gleich an, damit Sie sie später erklären können.

Ihr Fall ist nicht einfach, wenn:

• Für ein Auto liegt für das Jahr kein Fahrtenbuch vor. Der betriebliche Anteil eines Autos darf nicht auf einer Schätzung beruhen (Publication 463).
• Der betriebliche Anteil eines Autos liegt nahe an der Grenze von 50 %, die über die Art der Abschreibung entscheidet.
• Ein Tarif deckt mehrere Personen ab, zum Beispiel Mitarbeiter oder Familienanschlüsse.
• Gemischte Rechnungen laufen über eine Geschäftskarte oder ein Geschäftskonto, und die Bücher zeigen den privaten Teil als Ausgabe.
• Frühere Jahre wurden ohne jede Aufteilung gebucht.

Sammeln Sie jede Rechnung, die Kilometerstände zu Jahresbeginn und Jahresende samt Fahrtenbuch, den Darlehensauszug, die Versicherungsrechnung und die Angabe, von welchem Konto jede bezahlt wurde.

Muss ich in den Büchern noch etwas tun, wenn ich den Prozentsatz kenne?

Ja. Ein Prozentsatz ändert nichts, solange die Bücher ihn nicht anwenden. Bleibt die ganze Rechnung unter den Ausgaben, zeigen die Bücher private Kosten als Betriebsausgabe, und eine daraus erstellte Steuererklärung zieht sie möglicherweise ab. Wird nichts gebucht, bleibt der betriebliche Anteil ungenutzt. Publication 583 verlangt, dass die Bücher Bruttoeinnahmen, Abzüge und Steuergutschriften zeigen.

1. Halten Sie den Prozentsatz, seine Grundlage und das Startdatum neben den Kosten fest.
2. Buchen Sie jede Rechnung mit der Aufteilung, sobald Sie sie erfassen (nächster Abschnitt). Eine Erklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) zieht den betrieblichen Anteil in der Regel in dem Jahr ab, in dem bezahlt wurde. Wenn Ihre Bücher Rechnungen periodengerecht abgrenzen, gleichen Sie den Zeitpunkt an, bevor die Erklärung erstellt wird (Anleitung zu Schedule C).
3. Ersetzen Sie zum Jahresende jede Schätzung durch den tatsächlichen Wert des Jahres. Beim Auto sind das die gesamten Jahresmeilen. Eine Korrekturbuchung gleicht die Differenz aus.

Soll ich die ganze Rechnung buchen und den privaten Teil umbuchen, oder nur den betrieblichen Anteil erfassen?

Beide Wege führen zum selben Abzug. Entscheiden Sie nach dem Konto, von dem die Rechnung bezahlt wird, und bleiben Sie das ganze Jahr bei derselben Methode für jede Rechnung. Ein Wechsel mitten im Jahr macht die Bücher schwerer nachvollziehbar. Eine Entnahme ist Geld, das Sie für sich selbst aus dem Unternehmen nehmen; sie ist keine Ausgabe. Eine Einlage ist Geld, das Sie ins Unternehmen einbringen; sie ist kein Einkommen.

Publication 583 verlangt, das Geschäftskonto nur für Geschäftliches zu nutzen und Schecks an sich selbst nur für private Entnahmen auszustellen. Eine gemischte Rechnung, die von diesem Konto bezahlt wird, ist zum Teil eine private Entnahme. Buchen Sie die Entnahme daher im selben Monat. Wo eine Entnahme in den Büchern steht, erklärt Entnahmen des Eigentümers buchen.

In einer LLC mit mehreren Mitgliedern, die als Personengesellschaft besteuert wird, wird der private Teil in der Regel als Ausschüttung an das Mitglied gebucht, dem er zugutekam. Ein echtes Darlehen an das Mitglied ist etwas anderes. Eine Zahlung begleicht eine garantierte Zahlung nur dann, wenn sie für Leistungen oder die Überlassung von Kapital erfolgt und ohne Rücksicht auf den Gewinn der Personengesellschaft festgelegt ist; der Gesellschafter meldet sie als Einkünfte (26 U.S.C. 707(c)). Eine Bezeichnung im Gesellschaftsvertrag ändert nichts an der Natur der Zahlung. Wenn ein Tarif mehrere Mitglieder abdeckt, trennen Sie zuerst die betriebliche Nutzung von der privaten Nutzung jedes Mitglieds. Eine Personengesellschaft meldet in den Zeilen 9 bis 21 von Form 1065 nur Abzüge für Gewerbe oder Geschäftstätigkeit (Anleitung). Siehe private Ausgaben vom Geschäftskonto.

Ändert sich etwas, wenn der betriebliche Anteil klein oder groß ist?

Bei jedem Anteil ist nur der betriebliche Teil abziehbar, der Rest ist privat. Zwei Dinge verschieben sich.

• Abschreibung des Autos. Über 50 % betrieblicher Nutzung ist eine schnellere Abschreibung möglich. Bei dieser Grenze oder darunter wird das Auto linear abgeschrieben, und ein späterer Rückgang kann frühere zusätzliche Abschreibungen wieder in die Einkünfte holen (Publication 946). Liegt ein Auto in dem Jahr, in dem es in Betrieb genommen wird, bei dieser Grenze oder darunter, bleibt es bei der linearen Abschreibung, auch wenn die Nutzung später steigt. Ein Auto, das im ersten Jahr den Meilensatz nutzte und später zu tatsächlichen Kosten wechselt, ist ebenfalls auf die lineare Abschreibung beschränkt (Publication 463; siehe Standard-Meilensatz oder tatsächliche Autokosten). Die Regeln stehen in Fahrzeugkauf über das Unternehmen. Der Standard-Meilensatz kennt keine Grenze: Er wird nur mit den betrieblichen Meilen multipliziert.
• Welcher Buchungsweg passt. Bezahlen Sie eine überwiegend private Rechnung von einem privaten Konto und eine überwiegend betriebliche vom Geschäftskonto. Dann ist der Teil, den Sie umbuchen müssen, der kleinere.

Für Handy oder Internet kennen diese Publikationen keine Grenze.

Was kommt bei einem Auto in die Bücher, wenn ich den Meilensatz oder die tatsächlichen Kosten nutze?

Beim Standard-Meilensatz führen die Bücher einen einzigen Autoaufwand: betriebliche Meilen mal Satz, dazu betriebliche Parkgebühren, Maut und den betrieblichen Anteil der Steuer auf das persönliche Vermögen am Fahrzeug. Bei tatsächlichen Kosten führen sie jeden laufenden Posten mit seinem betrieblichen Anteil, dazu die Abschreibung.

Quellen: Publication 463, Publication 334 und Topic 510.

Bei einem Auto, das Ihnen privat gehört, steht hinter dem Meilenbetrag keine Banktransaktion. Es ist daher eine Journalbuchung mit einer Einlage des Eigentümers auf der Gegenseite. Gehört das Auto dem Unternehmen oder zahlt das Unternehmen die Kosten, buchen Sie, was es tatsächlich zahlt, und stimmen es bei der Steuererklärung mit dem Meilenabzug ab. Der Meilenbetrag ist dann keine Einlage des Eigentümers. Eine Rechnung, die der Satz bereits abdeckt, darf nicht zusätzlich unter den Ausgaben stehen, sonst wird das Auto doppelt abgezogen. Wie Sie eine Methode wählen und ob ein Wechsel möglich ist, steht in Standard-Meilensatz oder tatsächliche Autokosten. Was ein Fahrtenbuch enthalten muss, steht in Anforderungen an das Fahrtenbuch.

Ist die Tilgung meines privaten Autodarlehens eine Ausgabe, wenn ich sie vom Geschäftskonto zahle?

Nein. Buchen Sie sie als Entnahme, wenn Auto und Darlehen Ihnen privat gehören, oder gegen den Darlehenssaldo, wenn das Darlehen in den Büchern des Unternehmens steht. Die Tilgung zahlt geliehenes Geld zurück und ist kein Aufwand für die Nutzung des Autos. Publication 463 zählt den geliehenen Betrag zu den Anschaffungskosten des Autos, und der Standard-Meilensatz enthält die Abschreibung bereits. Die Kosten des Autos kommen über die Abschreibung oder den Satz zurück. Würden Sie die Tilgung bei jeder Zahlung abziehen, zögen Sie das Auto doppelt ab.

Bei den Zinsen ist es anders. Ein Selbstständiger kann den betrieblichen Teil der Autodarlehenszinsen in Schedule C abziehen, auch wenn er den Standard-Meilensatz nutzt (Publication 463). Der private Teil ist keine Betriebsausgabe und bleibt aus den Geschäftsbüchern heraus. Er kann als Zinsen auf Darlehen für qualifizierte Personenfahrzeuge (Qualified Passenger Vehicle Loan Interest) in Schedule 1-A (Form 1040) begünstigt sein. Dieselben Zinsen dürfen nicht doppelt abgezogen werden (Publication 463).

Ein Auto, das Ihnen schon vor dem Unternehmen gehörte, behandelt private Vermögenswerte in Ihre LLC einbringen.

Zählen der erste Telefonanschluss zu Hause oder Internet zu Hause, und was ist mit einem Home-Office?

Ein Mobilfunktarif oder Internet zu Hause ist eine gemischt genutzte Ausgabe: Sie ziehen einen Anteil für den Betrieb ab, den Sie belegen können. Die IRS-Publikationen und -Anleitungen, auf die diese Seite verweist, sagen dazu nichts, weil ihre Telefonregeln für einen Festnetzanschluss geschrieben sind.

Die Grundgebühr für den ersten Festnetzanschluss in Ihrer Wohnung ist eine private Ausgabe. Gebühren für betriebliche Ferngespräche über diesen Anschluss und die Kosten eines zweiten Anschlusses, der nur betrieblich genutzt wird, sind abziehbar (Publication 587). Wird der zweite Anschluss auch privat genutzt, ziehen Sie seinen betrieblichen Prozentsatz ab, wie die Anleitung zu Schedule C beschreibt, und zwar in Zeile 25, Utilities (Nebenkosten).

Der Home-Office-Abzug ist eine eigene Sache. Er richtet sich nach dem Flächenanteil der Wohnung, und bestimmte Telefonkosten werden in eigenen Zeilen außerhalb der Home-Office-Grenze abgezogen (Publication 587). Zählen Sie jede Ausgabe nur einmal, entweder im Home-Office-Abzug oder in einer eigenen Zeile, nie in beiden. Ob Sie die Voraussetzungen erfüllen und wie der Prozentsatz funktioniert, steht in Home-Office-Abzug.

Was gilt, wenn sich mein Prozentsatz im Lauf des Jahres ändert?

Bei einem Handy- oder Internettarif nutzen Sie den neuen Prozentsatz ab dem Tag, an dem sich die Nutzung geändert hat, und lassen frühere Monate wie gebucht. Halten Sie Datum und Grund neben den Kosten fest, zum Beispiel wann ein Tarif nur noch betrieblich genutzt wurde oder nicht mehr für die Arbeit.

Ein Auto ist anders. Sein Prozentsatz ergibt sich aus den betrieblichen Meilen im Verhältnis zu allen Meilen des ganzen Jahres (Publication 946); ein Monatswert ist daher nur eine Schätzung. Buchen Sie mit einer klar benannten Schätzung, etwa dem Prozentsatz des Vorjahres, und passen Sie mit einer Buchung zum Jahresende an, wenn die tatsächlichen Meilen feststehen.

Wechselte das Auto im Lauf des Jahres vom privaten in den betrieblichen Gebrauch und haben Sie für die früheren Monate keine Fahrtenaufzeichnungen, gibt Publication 463 eine eigene Berechnung vor: den Anteil betrieblicher Meilen im Zeitraum nach dem Wechsel, mal die Monate betrieblicher Nutzung geteilt durch 12. Halten Sie das Datum des Wechsels fest. Siehe private Vermögenswerte in Ihre LLC einbringen.

In welche Zeilen von Schedule C gehören diese Kosten?

Die Anleitung zu Schedule C weist Autokosten Zeile 9 und die Abschreibung Zeile 13 zu. Für einen Mobilfunktarif oder Internet nennt sie keine Zeile.

Wenn Sie jedes Jahr dieselbe Zeile verwenden, bleiben die Jahre vergleichbar. Eine Personengesellschaft hat in Form 1065 keine Zeile für Auto oder Telefon: Autodarlehenszinsen gehören in Zeile 15, die Abschreibung in Zeile 16a und sonstige betriebliche Kosten in Zeile 21, Other Deductions (sonstige Abzüge), mit einer Aufstellung, die jede Position nach Art und Betrag auflistet (Anleitung).

Welche Unterlagen belegen den Prozentsatz?

Unterlagen, die zum Zeitpunkt der Nutzung entstehen, haben mehr Gewicht als eine nachträglich erstellte Aufstellung (Publication 463). Ein Kontoauszug allein genügt nicht: Publication 583 stellt klar, dass der Zahlungsnachweis allein einen Abzug nicht begründet.

Bei einem Auto nennt Publication 463: Beträge, die Sie näherungsweise oder geschätzt ansetzen, sind nicht abziehbar. Bewahren Sie die Nachweise zur betrieblichen Nutzung für jedes Jahr des Abschreibungszeitraums auf.

Bewahren Sie Unterlagen, die einen Abzug stützen, mindestens 3 Jahre nach Einreichung der Erklärung oder nach deren Fälligkeit auf, je nachdem, was später liegt. In manchen Fällen dauert es länger, und Unterlagen zum Auto selbst bleiben bis zum Ablauf der Frist für das Jahr der Veräußerung aufzubewahren (Publication 583). Fehlt ein Fahrtenbuch, lesen Sie Fahrtenbuch rekonstruieren.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Das Handy einer Freiberuflerin

Eine Freiberuflerin zahlt jeden Monat eine Handyrechnung von $120 vom Geschäftskonto. Sie nutzt das Handy zu 60 % beruflich. Sie bucht die vollen $120 auf den Handyaufwand und bucht dann $48 in die Entnahme um. Der Aufwand beträgt $72 im Monat, $864 im Jahr. Hätte sie mit einer privaten Karte bezahlt, würde sie $72 auf den Handyaufwand buchen und $72 als Einlage des Eigentümers gutschreiben. Der Abzug ist derselbe.

Auto und Darlehen eines Lieferfahrers

Ein Fahrer legt im Jahr 15.000 Meilen zurück, davon 9.000 für Lieferungen, also sind 60 % betrieblich. Er nutzt tatsächliche Kosten. Seine Versicherungsrechnung von $1.800 ergibt einen betrieblichen Anteil von $1.080. Eine Zahlung von $500 auf sein privates Autodarlehen verlässt das Geschäftskonto: $380 sind Tilgung und $120 Zinsen. Die Tilgung geht in die Entnahme, nicht in den Aufwand. Von den Zinsen sind $72 Zinsaufwand und $48 gehen in die Entnahme. Die Kosten des Autos kommen über die Abschreibung zum betrieblichen Anteil zurück; sie wird in Form 4562 gemeldet und ist hier nicht dargestellt. Beim Standard-Meilensatz wäre die Versicherung überhaupt nicht abziehbar, weil der Satz sie abdeckt.

Das Internet zu Hause einer Designerin

Eine Designerin zahlt im Jahr $900 für Internet zu Hause. Eine Aufzeichnung der Nutzung über mehrere typische Monate belegt 25 % berufliche Nutzung. Der betriebliche Anteil beträgt $225, die übrigen $675 bleiben privat. Sie zahlt von einem privaten Konto und bucht deshalb nur die $225 als Aufwand, mit einer entsprechenden Einlage des Eigentümers. Der Abzug hängt von dieser Aufzeichnung ab.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr betrieblicher Anteil ist groß, und Sie haben kein Fahrtenbuch oder keinen Beleg, oder ein Tarif deckt mehrere Personen ab: Den Prozentsatz, den Sie belegen können, und die monatlichen Buchungen zu ermitteln, ist Buchhaltungsarbeit. Beginnen Sie mit Fahrtenbuch rekonstruieren und lesen Sie dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Frühere Jahre haben die ganze Rechnung ohne Aufteilung abgezogen: Die Bücher und die eingereichten Erklärungen können den Abzug beide zu hoch ansetzen. Ob Sie diese Erklärungen ändern sollten, hängt von den Jahren, den Beträgen und Ihrer Einreichungshistorie ab. Zu klären, welche Jahre und Rechnungen betroffen sind, ist Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der betriebliche Anteil eines Autos liegt nahe bei 50 %: Die Art der Abschreibung kann an dieser Grenze wechseln, also prüfen Sie die Meilen des Jahres, bevor Sie buchen. Siehe Fahrzeugkauf über das Unternehmen und dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Gemischte Rechnungen laufen über eine Geschäftskarte oder ein Geschäftskonto, und die Bücher zeigen private Kosten als Ausgaben: Monate davon entwirren Sie mit vermischte Geschäfts- und Privatgelder bereinigen; Bücher, die sich nicht abstimmen lassen, neu aufzubauen, gehört zur Hilfe bei der Buchhaltung.
• Eine S Corporation erstattet Ihnen ein Handy, ein Home-Office oder ein Auto: Die Regeln für die Erstattung stehen in Erstattung von Eigentümerausgaben.
• Das Auto oder die Ausrüstung gehörte Ihnen schon vor dem Unternehmen: Siehe private Vermögenswerte in Ihre LLC einbringen.
• Ein Gesellschafter hat eine gemeinsame Ausgabe privat bezahlt: Siehe von Gesellschaftern privat bezahlte LLC-Ausgaben.
• Sie klären, ob das Handy selbst eine Ausgabe oder ein Vermögenswert ist: Siehe Ausgabe oder Aktivierung bei kleinen Anschaffungen.