Fahrtenbuch verloren oder nie geführt: Das akzeptiert der IRS

Kann ich betriebliche Meilen abziehen, wenn ich nie ein Fahrtenbuch geführt oder es verloren habe?

Das ist möglich, aber nur mit einem Nachweis zu jeder Fahrt: Datum, Meilen und betrieblicher Zweck, dazu die Gesamtmeilen des Autos im Jahr. Das US-Bundesrecht erlaubt keinen Abzug für ein Auto, wenn Sie ihn nicht durch ausreichende Aufzeichnungen oder durch ausreichende Beweise, die Ihre eigene Erklärung bestätigen, belegen (26 U.S.C. 274(d)). Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) führt Autos auf einer kurzen Liste von Posten, für die dieser zusätzliche Nachweis nötig ist (Revenue Procedure 2019-46, Abschnitt 2.03). Das gilt für jeden Steuerpflichtigen, der den Abzug geltend macht, auch für eine Kapitalgesellschaft, der das Auto gehört.

Ein fehlendes Fahrtenbuch nimmt Ihnen den einfachsten Nachweis. Andere Beweise können den Abzug trotzdem stützen, sofern es sie gibt. Vermutungen füllen die Lücke nicht: Nach der Vorschrift darf ein Abzug nicht auf Näherungswerten oder auf unbelegten Aussagen des Steuerpflichtigen beruhen. Sie löst auch die frühere Gerichtspraxis ab, einen Aufwand zu schätzen, der erkennbar angefallen war (26 CFR 1.274-5T(a); Publication 463).

Ein Fahrtenbuch, das Sie heute schreiben, ist keine zeitnahe Aufzeichnung. Es gilt als Ihre eigene Erklärung und braucht für jedes Element eine Bestätigung: datierte Unterlagen oder detaillierte Aussagen anderer Personen, die die Tatsachen kennen. Reine Erinnerung reicht nicht.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• für mehr als ein Jahr kein Fahrtenbuch vorliegt, weil jedes Steuerjahr seinen eigenen Nachweis braucht;
• ein IRS-Schreiben oder der Ersteller Ihrer Steuererklärung das Fahrtenbuch verlangt;
• die geltend gemachten Meilen deutlich über dem liegen, was Unterlagen belegen, oder nicht zu den Tachoständen passen;
• eine Kapitalgesellschaft, eine Personengesellschaft oder ein zweiter Fahrer beteiligt ist;
• die App oder das Handy mit den Daten nicht mehr vorhanden ist.

Trifft einer dieser Punkte zu, zeigt der letzte Abschnitt „Anders in Ihrem Fall?“, wie es weitergeht.

Sammeln Sie zuerst: Kalender, Rechnungen oder Auftragsscheine mit Adressen, Fahrtenübersichten der Plattformen, Service- und Prüfunterlagen mit Tachoständen, Belege für Kraftstoff, Maut und Parken, E-Mails oder Nachrichten von Kunden, die eingereichte Steuererklärung und jedes IRS-Schreiben.

Welche Nachweise für betriebliche Meilen akzeptiert der IRS?

Der IRS akzeptiert entweder ausreichende Aufzeichnungen oder Ihre eigene detaillierte Erklärung, die durch andere Beweise gestützt wird. Für ein Auto nennt die Vorschrift, was Sie belegen müssen: die Meilen jeder betrieblichen Fahrt, ihr Datum, ihren betrieblichen Zweck und die gesamte Nutzung des Autos im Jahr. Publication 463 nennt zusätzlich das betriebliche Fahrtziel (26 CFR 1.274-5T(b)). Was ein Fahrtenbuch Zeile für Zeile enthalten muss, steht im Ratgeber zu den Anforderungen an ein Fahrtenbuch. Wenn Sie ein echtes, aber lückenhaftes Fahrtenbuch geführt haben, darf der IRS nach der Vorschrift für ein Element andere Beweise gelten lassen, bei dem Sie die Regeln für ausreichende Aufzeichnungen im Wesentlichen erfüllt haben; ob das bei Ihnen zutrifft, entscheidet der IRS (26 CFR 1.274-5T(c)(2)(v)).

Beim zweiten Weg müssen die Beweise für Datum, Ort oder Umfang der Nutzung direkte Beweise sein, etwa eine detaillierte schriftliche Erklärung oder eine mündliche Aussage eines anderen Zeugen, oder Belege wie Quittungen und bezahlte Rechnungen. Beweise für den betrieblichen Zweck dürfen Indizien sein (26 CFR 1.274-5T(c)(3)). Publication 463 nennt Lieferfahrten als Beispiel: Die Art der Arbeit ist ein Indiz dafür, dass das Auto betrieblich genutzt wurde, und Lieferrechnungen belegen, wann.

Warum hat ein zeitnahes Fahrtenbuch mehr Gewicht als ein später rekonstruiertes?

Nach der Vorschrift hat eine Aufzeichnung, die zum Zeitpunkt einer Fahrt oder zeitnah entsteht und durch ausreichende Belege gestützt wird, eine hohe Glaubwürdigkeit, die eine spätere Erklärung nicht hat, weil Menschen sich später nicht genau an Einzelheiten erinnern. Ein gleichzeitig geführtes Fahrtenbuch ist nicht vorgeschrieben, und ein Fahrtenbuch, das wöchentlich für die Nutzung dieser Woche geführt wird, gilt als zeitnah erstellt (26 CFR 1.274-5T(c); Publication 463).

Damit eine spätere Erklärung gleich viel zählt, braucht sie starke Belege. Schriftliche Beweise zählen mehr als mündliche, und umso mehr, je näher sie zeitlich an der Fahrt liegen. In einem nachträglichen Fahrtenbuch zählen daher Unterlagen aus der Zeit der Fahrt und schriftliche Beweise allgemein voraussichtlich mehr als spätere Notizen.

Was kann ich nutzen, um ein Fahrtenbuch nachträglich zu rekonstruieren?

Nutzen Sie datierte Unterlagen, die zeigen, wo das Auto wann war, und datierte Tachostände für die Gesamtmeilen des Jahres. Die IRS-Quellen nennen Quittungen, bezahlte Rechnungen, Lieferrechnungen und schriftliche Erklärungen von Personen, die die Tatsachen kennen. Abgesehen von der unten beschriebenen Regel für zerstörte Unterlagen und einer engen Regel für außergewöhnliche Umstände, in denen die Lage selbst vollständigere Beweise unmöglich machte (26 CFR 1.274-5T(c)(4)), beschreiben sie keinen anerkannten Weg, ein Fahrtenbuch zu rekonstruieren. Kalender, Plattformverläufe und Standortdaten erwähnen sie nicht. Sie sagen nicht, ob diese zählen und wie viel Gewicht jede Quelle hätte.

So erstellen Sie die Liste:

1. Tachostand festlegen. Suchen Sie datierte Ablesungen nahe Jahresanfang und Jahresende. Die Differenz sind die Gesamtmeilen des Autos. Fehlt an einem Ende eine Ablesung, nehmen Sie die nächsten datierten Ablesungen und kennzeichnen die Jahressumme als Schätzung. Eine Summe, die Sie nicht belegen können, ist ein Grund, sich Hilfe zu holen, bevor Sie einreichen oder auf ein Schreiben antworten.
2. Jede Fahrt auflisten, die die Beweise belegen. Eine Zeile pro Fahrt, nicht pro Dokument: Datum, Startpunkt, Ziel, Zweck. Ordnen Sie alle Dokumente zur selben Fahrt einer Zeile zu. Eine Hin- und Rückfahrt oder eine ununterbrochene Folge betrieblicher Stopps kann eine Zeile sein; zählen Sie jede gefahrene Teilstrecke einmal (26 CFR 1.274-5T(c)(6)(i)(C); Publication 463).
3. Jede Fahrt gleich messen. Prüfen Sie, ob die Beweise zeigen, dass das Auto die Fahrt an diesem Datum zu diesem Ort gemacht hat. Die Meilen sind Ihre eigene Messung, halten Sie also fest, wie Sie gemessen haben.
4. Auf jeder Zeile die Quelle nennen, ein Dokument oder einen Zeugen, der sie bestätigen kann, und bewahren Sie diese Dokumente oder Erklärungen bei der Liste auf. Eine Zeile ohne Quelle ist eine Schätzung.
5. Belegte Zeilen und Schätzungen getrennt addieren, und machen Sie geschätzte Meilen nie als belegt geltend.
6. Die belegte Summe mit der Steuererklärung vergleichen. Haben Sie noch nicht eingereicht, ist die belegte Summe der Wert, den die Beweise stützen. Ist die Erklärung schon eingereicht, ist die Differenz der gefährdete Teil.

Wie sieht eine Vorlage für ein nachträglich erstelltes Fahrtenbuch aus?

Ein nachträglich erstelltes Fahrtenbuch sieht aus wie ein normales Fahrtenbuch mit zwei zusätzlichen Spalten: der Quelle jeder Zeile und der Angabe, ob die Zeile belegt oder geschätzt ist. Publication 463 druckt ein Beispiel für ein Tagesfahrtenbuch mit Datum, Ziel, betrieblichem Zweck, Tachostand bei Start und Ende und den Meilen der Fahrt (Table 5-2).

Eine ausgefüllte Zeile als Beispiel: 14. März, Werkstatt bis 212 Oak St, Reparatur einer Heizung, 18 Meilen (per Karte gemessen, Hin- und Rückfahrt), Rechnung 1041, belegt.

Kennzeichnen Sie die ganze Liste als das, was sie ist: „Nachträglich erstellt am“ mit dem tatsächlichen Datum, dem abgedeckten Zeitraum und den verwendeten Quellen. Die IRS-Quellen nennen keine Regel zur Kennzeichnung. Sie bewerten eine spätere Erklärung anders als eine zeitnah erstellte Aufzeichnung, daher wird eine Liste, die angibt, wann und wie sie entstand, seltener mit einer zeitnahen verwechselt.

Was sollte ich bei einem nachträglichen Fahrtenbuch nie tun?

Tun Sie Folgendes nie:

• Die Liste rückdatieren oder Fahrten so eintragen, als hätten Sie sie am jeweiligen Tag aufgezeichnet. Eine spätere Liste, die als zeitnahe Aufzeichnung ausgegeben wird, ist falsch. Stellt der IRS fest, dass ein Teil einer Steuerunterzahlung auf Betrug beruht, beträgt der Strafzuschlag 75 % des auf Betrug entfallenden Teils, und die gesamte Unterzahlung gilt als Betrug, außer in dem Teil, für den Sie das Gegenteil beweisen (26 U.S.C. 6663).
• Lücken mit runden Zahlen füllen, etwa jeden Dienstag dieselbe Strecke. Publication 463 sagt, dass Sie Beträge, die Sie näherungsweise ansetzen oder schätzen, nicht abziehen können.
• Fahrten hinzufügen, um die Meilen der Steuererklärung zu erreichen. Die Zahl in der Steuererklärung macht eine Fahrt nicht echt.
• Den Arbeitsweg ungeprüft mitzählen. Fahrten zwischen Wohnung und einer festen Arbeitsstätte sind in der Regel privat. Es gibt Ausnahmen, die der Ratgeber zu den Anforderungen an ein Fahrtenbuch behandelt.

Schedule C, Part IV (oder Form 4562, Part V, wenn Sie dieses Formular einreichen müssen) fragt, ob Sie Nachweise für den Abzug haben und ob diese schriftlich sind (Schedule C; Form 4562; 26 CFR 1.274-5T(d)). Antworten Sie nach dem, was Sie tatsächlich haben. Führen Sie ab heute das Fahrtenbuch zeitnah zu jeder Fahrt und exportieren Sie zum Jahresende eine Kopie: Ein elektronisches System muss Ihre Aufzeichnungen in lesbarer Form abrufen und wiedergeben können (Publication 583).

Meine App hat meine Daten gelöscht oder mein Handy ist kaputt: Gilt die Regel für zerstörte Unterlagen?

Nur wenn der Verlust außerhalb Ihrer Kontrolle lag, etwa bei Feuer, Überschwemmung oder einem anderen Schadensereignis. Die Vorschrift und Publication 463 sagen nicht, ob ein gelöschtes App-Konto oder ein defektes Handy darunterfällt. Gehen ausreichende Aufzeichnungen durch Umstände verloren, die der Steuerpflichtige nicht beeinflussen konnte, etwa durch Feuer, Überschwemmung, Erdbeben oder ein anderes Schadensereignis, hat der Steuerpflichtige das Recht, einen Abzug durch angemessene Rekonstruktion zu belegen (26 CFR 1.274-5T(c)(5)). Publication 463 beschreibt dieselbe Erleichterung und nennt Feuer, Überschwemmung und andere Schadensereignisse (Publication 463).

Drei Grenzen sind wichtig:

• Sie nennen Schadensereignisse. Sie sagen nicht, ob ein gelöschtes Konto, ein ausgefallenes Handy oder ein abgelaufenes Abonnement zählt. Sie müssen nachweisen, dass der Verlust außerhalb Ihrer Kontrolle lag.
• Die Regel betrifft Aufzeichnungen, die es gab. Bei einem Fahrtenbuch, das nie geführt wurde, hilft sie nicht.
• Sie erlaubt eine angemessene Rekonstruktion. „Angemessen“ definieren sie nicht. Bauen Sie die Rekonstruktion auf den oben genannten datierten Unterlagen auf, nicht auf Erinnerung.

Prüfen Sie zuerst, ob sich die Daten wiederherstellen lassen: Bitten Sie die App oder Plattform um einen Export, prüfen Sie E-Mails und Cloud-Sicherungen und fragen Sie bei einem früheren Ersteller der Steuererklärung nach einer Kopie. Bewahren Sie Belege dafür auf, was geschehen ist: Datum, Ursache, Nachrichten an den Support der App und jeden Reparatur- oder Ersatznachweis.

Kann ich einen Teil des Jahres aufzeichnen und das auf das ganze Jahr übertragen?

Ja, wenn die geführten Zeiträume ausreichende Aufzeichnungen sind und andere Beweise zeigen, dass sie für das Jahr repräsentativ sind. Das gilt nicht, wenn das Auto ein Firmenwagen ist, den mehr als ein Arbeitnehmer nutzen kann. Das nennt sich Stichprobe (Sampling) (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii); Publication 463).

Das Beispiel in Publication 463 ist eine Aufzeichnung, die in der ersten Woche jedes Monats geführt wird, mit Rechnungen und Belegen, die zeigen, dass die betriebliche Nutzung in den späteren Wochen im gleichen Umfang weiterging. Die Vorschrift nennt den umgekehrten Fall: einen Vertriebsmitarbeiter, dessen vierte Woche jedes Monats eine Lieferwoche war, anders als die anderen drei. Diese Woche war für den Monat nicht repräsentativ und konnte deshalb keine Jahreszahl stützen.

Fünf Grenzen gelten:

• Ein Firmenfahrzeug, das mehr als einem Arbeitnehmer für einen Teil des Jahres zur Verfügung steht, kann nicht durch Stichproben belegt werden (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)(B)).
• Jeder aufgezeichnete Zeitraum muss selbst zeitnah dokumentiert sein. Eine Woche, die später aus der Erinnerung aufgeschrieben wird, ist keine Stichprobe.
• Andere Beweise müssen zeigen, dass die aufgezeichneten Zeiträume typisch sind. Rechnungen, Belege und ein gleichmäßiges Arbeitsmuster tun das; eine Hochsaison nicht.
• Die Vorschrift und Publication 463 sprechen von Zeiträumen innerhalb eines Steuerjahrs. Beide sagen nicht, dass ein Fahrtenbuch aus einem Jahr ein Jahr ohne Fahrtenbuch ersetzen kann.
• Eine Stichprobe liefert einen Anteil der betrieblichen Nutzung. Die Gesamtmeilen des Jahres brauchen Sie weiterhin aus den Tachoständen.

Brauche ich ein Fahrtenbuch, wenn ich den Standardsatz pro Meile verwende?

Sie brauchen weiterhin einen Nachweis Ihrer betrieblichen Meilen, aber nicht unbedingt ein zeitnah geführtes Fahrtenbuch: Eine zeitnahe Aufzeichnung ist ein Weg, Ihre eigene detaillierte Erklärung mit bestätigenden Beweisen der andere. Der Standardsatz pro Meile ersetzt den Nachweis der Betriebskosten des Autos, nicht den Nachweis, wie weit Sie betrieblich gefahren sind. Der Abzug ist der Satz mal die betrieblichen Meilen, und die Meilen müssen weiterhin nach Section 274(d) belegt werden (Revenue Procedure 2019-46, Abschnitte 2.03 und 4.01; Tax Topic 510).

Der Satz für betriebliche Meilen hat sich in dem Jahr geändert, das diese Seite behandelt. Meilen von Januar bis Juni sind je 72,5 Cent pro Meile wert, Meilen von Juli bis Dezember je 76 Cent pro Meile. Die Sätze früherer Jahre stehen auf derselben IRS-Seite; verwenden Sie für jede Fahrt den Satz ihres eigenen Jahres. Jede Meile, die Sie nicht belegen können, nimmt dem Abzug den Wert eines Satzes pro Meile. Was der Satz abdeckt, steht in Standardsatz oder tatsächliche Kosten; was das Fahrtenbuch zeigen muss, im Ratgeber zu den Anforderungen an ein Fahrtenbuch.

Meine Meilenabzüge wurden abgelehnt: Was kostet das, und was kann ich tun?

Abgelehnte Meilen erhöhen die Steuer. Der IRS kann außerdem Zinsen und einen Strafzuschlag wegen ungenauer Angaben (Accuracy-related Penalty) von 20 % der Unterzahlung festsetzen, die auf Fahrlässigkeit, Missachtung der Regeln oder eine wesentliche Unterschätzung zurückgeht (IRS: Strafzuschlag wegen ungenauer Angaben). Mehrere Jahre ohne Fahrtenbuch bedeuten mehrere getrennte Risiken, und jedes Jahr hat seine eigene Frist: Der IRS hat in der Regel 3 Jahre ab dem Datum Ihrer Einreichung (oder ab dem ursprünglichen Fälligkeitstermin, wenn Sie früher eingereicht haben), um weitere Steuern festzusetzen; Betrug oder andere Umstände können diese Grenze aufheben oder verlängern (26 U.S.C. 6501; IRS: Wie lange der IRS Steuern festsetzen kann). Wie weit eine Prüfung zurückreichen kann und was sie kosten kann, steht im Ratgeber zur IRS-Prüfung.

Wird Ihre Steuererklärung geprüft, kann der IRS weitere Informationen anfordern, um festzustellen, dass Ihre Aufzeichnungen, Erklärungen und Unterlagen richtig und verlässlich sind (Publication 463). Eine nachträgliche Liste geht als Ihre Erklärung ein, mit den Unterlagen dahinter. Sehen Sie bereits, dass sich geltend gemachte Meilen nicht belegen lassen, lesen Sie Steuererklärung wegen Fehlern bei Betriebsausgaben ändern. Liegt Ihnen ein Schreiben vor, folgen Sie den Anweisungen und der Frist darin (IRS: Strafzuschlag wegen ungenauer Angaben). Können Sie die Rechnung nicht auf einmal zahlen, laufen Zinsen und ein monatlicher Säumniszuschlag auf dem offenen Betrag weiter, und der IRS bietet einen kurzfristigen Plan (180 Tage oder weniger) und einen langfristigen Monatsplan an (IRS: Zahlungspläne).

Beispiel

Diese Beispiele verwenden US-Dollar und gerundete, veranschaulichende Zahlen.

Ein Mitfahr-Fahrer, dessen App zwei Jahre Daten verloren hat

In den beiden Steuererklärungen eines Fahrers wurden jeweils 14.000 betriebliche Meilen geltend gemacht. Die Daten der App sind weg. Die Fahrtenübersichten der Plattform, aus dem Konto des Fahrers heruntergeladen, zeigen Datum sowie Abhol- und Zielort jeder Fahrt, und Serviceunterlagen geben den Tachostand zu Beginn und Ende jedes Jahres an. Der Fahrer misst jede aufgeführte Fahrt auf dieselbe Weise und addiert die Zeilen. Welche Plattformmeilen überhaupt zählen, behandelt der Ratgeber für Fahrer von Mitfahrdiensten.

Die nachträgliche Liste weist 19.000 belegte Meilen aus und kennzeichnet die übrigen 9.000 als Schätzung, nicht als Aufzeichnung. Bei angenommenen 65 Cent pro Meile (der tatsächliche Satz unterscheidet sich je nach Jahr) stehen mit 9.000 nicht belegten Meilen etwa $5.850 Abzug auf dem Spiel. Ob Sie diese Meilen verteidigen, die Steuererklärung ändern oder sie streichen, hängt davon ab, welche anderen Beweise es gibt und welche Jahre noch offen sind.

Ein Elektriker mit einem Transporter und ohne Fahrtenbuch

Ein Elektriker hat kein Fahrtenbuch. Datierte Auftragsunterlagen und 190 Rechnungen belegen 190 einzelne Fahrten, jeweils von der Werkstatt zu einem Auftrag und zurück, ohne doppelte oder zusammengelegte Strecken. Gleich gemessen ergeben die 190 Fahrten 6.840 Meilen. Serviceunterlagen weisen für den Transporter 12.000 Meilen im Jahr aus. Die Liste belegt 6.840 betriebliche Meilen, ein betrieblicher Anteil von 57 %. Die übrigen 5.160 Meilen sind privat oder haben kein Dokument dahinter. Die Liste trägt den Titel „Aus Rechnungen nachträglich erstellt am“ mit dem tatsächlichen Datum, und jede Zeile nennt ihre Rechnungsnummer. Fahrten zum Großhandel ohne Rechnung bleiben außen vor, es sei denn, ein Beleg zeigt Datum und Ort. Eine Fahrt, die von zu Hause startet, wirft die Frage des Arbeitswegs auf, die der Ratgeber zu den Anforderungen an ein Fahrtenbuch behandelt.

Ein Auftragnehmer, der jetzt mit einem Fahrtenbuch beginnt

Ein Auftragnehmer ohne Fahrtenbuch für die erste Jahreshälfte beginnt im Juli mit der Aufzeichnung, jeweils für die erste Woche jedes Monats. Die aufgezeichneten Wochen zeigen 900 betriebliche Meilen von 1.200 insgesamt, ein betrieblicher Anteil von 75 %. Rechnungen zeigen in den übrigen Wochen dasselbe Arbeitsmuster. Das entspricht dem Stichprobenmuster in Publication 463, für die tatsächlich aufgezeichneten Monate. Der Tachostand weist von Juli bis Dezember 6.000 Meilen aus. Sind die aufgezeichneten Wochen repräsentativ, würde der Anteil bis zu 4.500 betriebliche Meilen für diese sechs Monate stützen (75 % von 6.000). Für Januar bis Juni belegt das Fahrtenbuch für sich allein nichts. Die Stichprobenregel erreicht diese Monate nur, wenn andere Beweise, etwa datierte Rechnungen, zeigen, dass die aufgezeichneten Wochen für sie repräsentativ sind; die Beispiele der Vorschrift laufen von einer früheren Stichprobe zu späteren Wochen, nicht umgekehrt.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein IRS-Schreiben oder der Ersteller Ihrer Steuererklärung verlangt ein Fahrtenbuch, das Sie nicht haben, Ihre App-Daten sind weg, oder für mehrere Jahre wurden Meilen ohne Fahrtenbuch geltend gemacht: Welche Jahre gefährdet sind, welche Beweise sich ehrlich zusammentragen lassen und ob Sie die Steuererklärung ändern, das Schreiben beantworten oder die Erfassung der Meilen umstellen sollten, hängt von Tatsachen ab, die eine Liste nicht klärt. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Beweise zusammenzustellen und die Aufzeichnungen für die kommenden Jahre einzurichten.
• Der IRS hat eine Prüfung eingeleitet, oder Sie möchten eine eingereichte Steuererklärung korrigieren: Lesen Sie den Ratgeber zur IRS-Prüfung, welche Schedule-C-Ausgaben hinterfragt werden und Steuererklärung wegen Fehlern bei Betriebsausgaben ändern.
• Ganze Jahre wurden nie eingereicht: Lesen Sie nicht eingereichte Steuererklärungen nachholen und Schedule-C-Ausgaben für nicht eingereichte Jahre.
• Sie fahren für eine Mitfahr- oder Lieferplattform: Lesen Sie Abzüge für Fahrer von Mitfahr- und Lieferdiensten.
• Auch andere Belege fehlen, oder die Buchhaltung ist im Rückstand, nicht nur die Meilen: Lesen Sie verlorene Belege für Betriebsausgaben und überfällige Buchhaltung nachholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Eine LLC (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder S Corporation (US-Kapitalgesellschaft, deren Gewinne bei den Eigentümern besteuert werden) besitzt das Fahrzeug, oder eine Kapitalgesellschaft erstattet Ihnen Ihre Meilen: Der Abzug der Kapitalgesellschaft braucht denselben Nachweis. Eine Erstattung im Rahmen eines Accountable Plan (Erstattungsplan mit Abrechnungspflicht) verlangt eine Abrechnung innerhalb angemessener Zeit, daher erfüllt eine lange nach den Fahrten erstellte Liste die Anforderung womöglich nicht, und eine Erstattung, die die Planregeln nicht erfüllt, wird als Vergütung gemeldet (Publication 463, Kapitel 6). Lesen Sie ein Fahrzeug über das Unternehmen kaufen und Auslagen der Eigentümer erstatten.
• Sie fahren ein speziell gebautes Arbeitsfahrzeug: Die Regel zum Fahrtenbuch gilt nicht für ein „qualified nonpersonal use vehicle“, ein Fahrzeug, das seiner Art nach voraussichtlich nicht mehr als geringfügig privat genutzt wird (26 U.S.C. 274(d) und (i)). Für jeden Pickup oder Transporter gilt die Regel grundsätzlich, sofern er nicht eigens umgebaut wurde (26 CFR 1.274-5(k)(8)). Ein gewöhnlicher Pickup, Transporter oder Pkw erfüllt diese Voraussetzung nicht.
• Sie reichen in Kanada ein: Dort gelten andere Regeln; lesen Sie den Ratgeber zum Fahrtenbuch bei einer Prüfung durch die CRA (kanadische Steuerbehörde).