Eigentümerkosten in der C Corporation: Accountable Plan

Was ist ein Accountable Plan bei einer C Corporation, und welche drei Tests gelten?

Ein Accountable Plan (Erstattungsverfahren mit Nachweispflicht) ist eine Regelung, nach der eine Kapitalgesellschaft einem Arbeitnehmer betriebliche Kosten erstattet, ohne dass die Zahlung als Vergütung zählt. Ein Eigentümer einer C Corporation, der im Unternehmen arbeitet, ist in der Regel Arbeitnehmer und kann deshalb auf diesem Weg Erstattungen erhalten. Die Bundesvorschrift und Publication 15 legen drei Tests fest, die die Regelung alle erfüllen muss.

Bestimmen Sie zuerst Ihren Fall:

Treffen alle drei zu, ist die Zahlung kein Lohn. Sie steht nicht auf der Form W-2, unterliegt weder Einkommensteuer-Einbehalt noch Lohnsteuer, und die Gesellschaft kann die zugrunde liegenden Kosten im Rahmen der Grenzen als gewöhnliche Betriebsausgabe abziehen (Vorschrift; Abschnitt 162). Fällt einer der Tests durch, gilt die Zahlung als nach einem Non-accountable Plan geleistet; dazu mehr weiter unten.

Eine „Erstattung“, die die Gesellschaft sonst als Lohn gezahlt hätte oder die einen Teil der Vergütung des Eigentümers ersetzt, ist Lohn (Publication 15; Publication 463). Deckt eine Lohnzahlung sowohl Vergütung als auch eine Erstattung ab, muss die Erstattung als gesonderter Betrag ausgewiesen werden (Vorschrift, Absatz (d)(1)).

Entscheidend ist die Regelung, nicht die Bezeichnung. Die Vorschrift verlangt nicht, dass der Plan schriftlich vorliegt; sie verlangt, dass die Regelung Nachweise und die Rückgabe jedes Überschusses vorschreibt.

Der Empfänger muss Arbeitnehmer sein. Ein Officer (Führungskraft), der im Unternehmen arbeitet, ist einer, auch wenn die Gesellschaft für ihn nie eine Lohnabrechnung geführt hat (Publication 15; Abschnitt 3401(c)). Ein Officer, der keine oder nur geringfügige Leistungen erbringt und keine Vergütung erhält, ist keiner (IRS: Sich selbst bezahlen). Ob die Gesamtvergütung des Eigentümers angemessen ist, ist eine eigene Frage, die in Dividenden an Eigentümer einer C Corporation behandelt wird. Geld, das an einen Aktionär ohne Arbeitnehmerstatus fließt, fällt unter die unten beschriebenen Regeln für Ausschüttungen und Darlehen.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• die Ausgaben des Eigentümers mehr als ein Jahr lang ohne Richtlinie oder Belege über die Gesellschaft liefen;
• geschäftliche und private Belastungen eine Karte oder ein Konto teilen;
• der Eigentümer nicht auf der Lohnliste steht;
• der Eigentümer außerhalb der USA lebt;
• Form W-2, Lohnsteuererklärungen oder die Einkommensteuererklärung schon eingereicht sind;
• ein Jahresende, ein Verkauf der Gesellschaft oder ein IRS-Schreiben naht.

Halten Sie bereit: die Richtlinie und die Protokolle des Verwaltungsrats, Spesenabrechnungen und Belege, Karten- und Kontoauszüge, Fahrtenbücher, Lohnunterlagen und Form W-2 sowie das Gesellschafterdarlehenskonto samt Schuldscheinen.

Welche Kosten des Eigentümers kann die Gesellschaft erstatten, ohne dass sie als Vergütung zählen?

Eine C Corporation kann gewöhnliche betriebliche Kosten erstatten, die der Eigentümer bei der Arbeit für sie bezahlt hat: Geschäftsreisen, geschäftliche Fahrtkilometer und den betrieblichen Anteil von Telefon, Internet oder Heimbüro. Private Kosten lassen sich auf diesem Weg nicht erstatten.

Ein Eigentümer, dem mehr als 10 % der Anteile der Gesellschaft nach Wert gehören, kann Tagegelder oder Fahrzeugpauschalen nicht als Nachweis des Betrags verwenden. Er muss dem IRS die Kosten auch dann belegen können, wenn er gegenüber der Gesellschaft abgerechnet hat; bewahren Sie deshalb die tatsächlichen Rechnungen und ein datiertes Fahrtenbuch auf (Publication 463).

Der Weg zur Arbeit, eine Familienreise, Lebensmittel und der private Teil eines Telefons erfüllen den Test des betrieblichen Zusammenhangs nicht. Publication 463 sagt, die Erstattung privater Kosten durch den Arbeitgeber, etwa für einen Urlaub, sei als Lohn zu melden. Bei einem Eigentümer kann der IRS die Zahlung stattdessen als Ausschüttung behandeln, wie unten beschrieben.

Zu Heimbüro, Telefon und Fahrtkosten gelten für Eigentümer, die zugleich Arbeitnehmer sind, bei S Corporations und C Corporations dieselben Einzelheiten: siehe Erstattung von Eigentümerkosten.

Welchen Nachweis gibt der Eigentümer der Gesellschaft, und wie schnell?

Der Eigentümer gibt der Gesellschaft innerhalb angemessener Zeit die Unterlagen, die einen Abzug stützen würden. Die Vorschrift legt Safe Harbors von 30, 60 und 120 Tagen fest. Außerhalb davon hängt die angemessene Zeit von den Umständen ab.

Nachweis bedeutet, dass jede Ausgabe mit Betrag, Datum, Ort und geschäftlichem Zweck aufgeführt ist und Unterlagen dahinterstehen. Für Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten verlangt Publication 463 einen Beleg für Unterkunft und für jede andere Ausgabe ab $75 sowie ein Fahrtenbuch für die Fahrzeugnutzung. Eine pauschale Angabe wie „Reisen“ oder „Sonstiges“ genügt nicht. Ein nicht rechtzeitig nachgewiesener oder zurückgegebener Betrag wird spätestens im ersten Lohnabrechnungszeitraum nach Ablauf der Frist zu Lohn (Vorschrift; Publication 15).

Die Safe Harbors stehen in keinem Jahr zur Verfügung, in dem die Gesellschaft planmäßig oder üblicherweise mehr als die nachgewiesenen Kosten zahlt, um Meldung und Einbehalt zu vermeiden.

Eine schriftliche Richtlinie, die diese Punkte abdeckt, ist ein Weg, zu zeigen, dass die Regelung sie vorschreibt:

1. Sie nennt die Kosten, die sie erstattet, etwa Reisen, geschäftliche Kilometer und den betrieblichen Anteil von Telefon und Internet.
2. Der Eigentümer reicht innerhalb von 60 Tagen eine Abrechnung mit Belegen oder einem Fahrtenbuch ein.
3. Jeder Vorschuss oder Überschuss geht innerhalb von 120 Tagen zurück.
4. Der Verwaltungsrat beschließt sie im Protokoll.

Was gilt, wenn eine Erstattung einen Test nicht besteht: Ist sie Lohn, und was ist geschuldet?

Eine Zahlung, die einen Test nicht besteht, ist Lohn. Sie wird nach einem Non-accountable Plan geleistet, kommt auf die Form W-2 und unterliegt bei Zahlung dem Einbehalt und der Lohnsteuer. Besteht nur der Überschuss den Test nicht, ist nur der Überschuss Lohn (Vorschrift; Publication 15).

Der Eigentümer erhält dafür in der Regel keinen ausgleichenden Abzug. Notice 2026-10 sagt, der Ausschluss sonstiger Abzüge von Arbeitnehmern, darunter nicht erstattete Reisekosten von Arbeitnehmern, sei jetzt dauerhaft (Abschnitt 67(h)). Die Gesellschaft zieht den Lohn als Vergütung ab, wenn die Gesamtvergütung für die Arbeit angemessen ist (Abschnitt 162(a)(1)).

Die Gesellschaft schuldet die Steuer, die sie hätte einbehalten müssen (Abschnitt 3403). Ein Eigentümer und Officer, der die Lohnabrechnung kontrolliert und die Steuer vorsätzlich nicht einzieht oder nicht abführt, kann die nicht abgeführte einbehaltene Steuer persönlich schulden (Abschnitt 6672); Eigentum allein genügt nicht. Der IRS hat in der Regel 3 Jahre ab dem folgenden 15. April oder dem späteren Einreichungsdatum, um sie festzusetzen, und keine Frist, wenn keine Erklärung eingereicht wurde (IRM 5.7.3). Siehe Trust Fund Recovery Penalty.

Lohn, der in ein früheres Jahr gehörte, wird über Korrekturen der Lohnabrechnung behoben: siehe Einen Fehler in der Lohnabrechnung korrigieren. Ein Bundesstaat kann eine eigene Behandlung der Lohnsteuer und Einkommensteuer hinzufügen; das Bundesergebnis entscheidet das nicht.

Private Ausgaben, die die Gesellschaft bezahlt: Ist das eine Dividende, Lohn oder ein Darlehen?

Eine private Rechnung, die die Gesellschaft bezahlt, ist keine Betriebsausgabe. Je nach Umständen kann der IRS sie als Dividende oder andere Ausschüttung, als Vergütung oder als Darlehen behandeln. Abschnitt 262 erlaubt keinen Abzug für private, Lebenshaltungs- oder Familienkosten. Übliche Beispiele sind die Miete oder Hypothek des Eigentümers, private Einkommensteuer, Studiengebühren und eine Familienreise. Die private Nutzung eines Firmenwagens ist in der Regel ein steuerpflichtiger Nebenvorteil, der zur Vergütung zählt (Publication 15-B).

Eine Zahlung, die als Dividende behandelt wird, obwohl keine beschlossen wurde, ist eine verdeckte Gewinnausschüttung (Constructive Dividend). Publication 542 nennt sie Constructive Distributions. Das Handbuch des IRS für Prüfer weist die Prüfer an zu klären, ob Beträge, die eine Kapitalgesellschaft für einen Aktionär vorstreckt, darunter die von ihr bezahlten privaten Ausgaben, echte Darlehen oder als Dividende steuerpflichtige Ausschüttungen sind. Maßgeblich ist, was die Beteiligten taten und beabsichtigten, als das Geld die Gesellschaft verließ, und kein einzelner Test entscheidet es (IRM 4.10.3).

Rückzahlungen des Eigentümers sprechen für ein Darlehen, und das Fehlen jeder bisherigen Rückzahlung spricht für eine Dividende (IRM 4.10.3). Was Geld zu einem Darlehen macht, steht in Darlehen von der eigenen Kapitalgesellschaft.

Eine private Rechnung als Reise, Mahlzeiten oder Material zu buchen, macht sie nicht abziehbar. Stellt ein Prüfer fest, dass eine eng gehaltene Kapitalgesellschaft private Ausgaben ihres Eigentümers abzieht, kann er die Steuererklärung des Eigentümers wegen einer nicht erklärten Dividende anpassen (IRM 4.10.4).

Eine Ausschüttung ist eine Dividende, soweit die Earnings and Profits der Gesellschaft des laufenden Jahres oder der Vorjahre reichen (Abschnitt 316). Earnings and Profits sind ein steuerliches Maß, nicht die Zeile für einbehaltene Gewinne; sie bestimmen, welcher Teil einer Ausschüttung eine Dividende ist. Der Rest mindert die Anschaffungskosten der Anteile des Eigentümers, grob das, was der Eigentümer in die Anteile eingelegt hat, und ein Betrag darüber hinaus ist ein Gewinn (Abschnitt 301). Wie die Earnings and Profits ermittelt werden, steht in Dividenden an Eigentümer einer C Corporation.

Behält die Gesellschaft einen Abzug, und was erhält der Eigentümer?

Die Gesellschaft zieht eine erstattete betriebliche Ausgabe und angemessenen Lohn ab, für eine Dividende nichts. Der Eigentümer erhält für eine Erstattung nach dem Accountable Plan nichts, für Lohn eine Form W-2 und für eine Dividende eine Form 1099-DIV.

Die Formulare werden in der Anleitung zu Form 1099-DIV und in About Form 5452 erklärt. Bei einem Eigentümer, der nicht ansässiger Ausländer ist, ersetzen Form 1042 und Form 1042-S die Form 1099-DIV (letzter Abschnitt). Schwellenwerte, Fristen und Schritte der Einreichung stehen in Dividenden an Eigentümer einer C Corporation.

Wie buche ich eine Erstattung, ein Darlehen an mich und eine Dividende unterschiedlich?

Jedes Ergebnis hat sein eigenes Konto, und eine private Rechnung bleibt aus den Aufwandskonten heraus, bis sie eingeordnet ist.

Zahlt die Gesellschaft die Kosten direkt, buchen Sie den Aufwand im Soll und die Bank im Haben, nur einmal. Ein Saldo in der Forderung gegen den Aktionär ist keine Entscheidung. Lösen Sie ihn durch Rückzahlung, Lohn, eine Dividende oder ein dokumentiertes Darlehen auf: siehe Darlehen an Aktionäre in der Bilanz. Darlehensbedingungen und Zinsen stehen in Darlehen von der eigenen Kapitalgesellschaft. Eine Dividende gezielt auszuzahlen, behandelt Dividenden an Eigentümer einer C Corporation.

Kann ich Kosten früherer Jahre erstattet bekommen oder sie als Darlehen von mir an die Gesellschaft einstufen?

Kosten, die der Eigentümer rechtzeitig nach einer Regelung nachgewiesen hat, die das verlangte, können weiter erstattet werden. Alte Kosten erst jetzt nachzuweisen oder zurückzuzahlen macht sie nicht zu einer Erstattung nach dem Accountable Plan, und sie als Darlehen umzudeklarieren funktioniert nur, wenn die Tatsachen ein echtes Darlehen zeigen. Die Vorschrift setzt keine feste Grenze für alte Kosten: Die angemessene Zeit hängt von den Umständen ab (Vorschrift).

Der Darlehensweg passt besser, wenn der Eigentümer eigene Rechnungen der Gesellschaft bezahlt hat, etwa eine Lieferantenrechnung, und schlechter, wenn er eigene Arbeitskosten bezahlt hat, etwa Reisen: Das sind Kosten eines Arbeitnehmers, und die Tests des Accountable Plan gelten. Die Rückzahlung eines echten Darlehens ist weder Lohn noch Dividende, aber Beträge, Daten und Absicht müssen sich aus damals erstellten Unterlagen belegen lassen.

Wer jedes Jahr aus Karten- und Kontoauszügen neu aufbaut und jede Belastung als geschäftlich, privat oder unklar kennzeichnet, sieht, welche Beträge überhaupt erstattet werden könnten.

Welche Unterlagen halten das sauber, falls der IRS nachfragt?

Bewahren Sie Unterlagen auf, die zeigen, dass jede Zahlung an den Eigentümer das war, was die Bücher sagen:

• die schriftliche Richtlinie und die Protokolle des Verwaltungsrats, die sie beschlossen haben;
• Spesenabrechnungen mit Belegen und Fahrtenbücher;
• Karten- und Kontoauszüge, auf denen jede Belastung als geschäftlich oder privat gekennzeichnet ist;
• Lohnunterlagen und Form W-2 für jeden Betrag, der über die Lohnabrechnung lief;
• bei einem Darlehen den unterschriebenen Schuldschein sowie die Unterlagen zu Zinsen und Rückzahlungen;
• bei einer Dividende die Protokolle des Verwaltungsrats und die Form 1099-DIV, und Form 5452, wenn sie zutrifft;
• das Gesellschafterdarlehenskonto, zu jedem Jahresende mit den Büchern abgestimmt.

Publication 15 sagt, Unterlagen zur Lohnsteuer seien mindestens 4 Jahre aufzubewahren, darunter Unterlagen zu Kostenerstattungen und deren Nachweis.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Der Eigentümer zahlt Kundenreisen mit einer privaten Karte

Der Eigentümer einer Beratungsgesellschaft, der zugleich ihr einziger Arbeitnehmer ist, zahlt US$3.000 für Flug und Unterkunft bei Kundenbesuchen mit einer privaten Karte. Die Richtlinie der Gesellschaft verlangt binnen 60 Tagen eine Spesenabrechnung und die Rückgabe jedes Überschusses. Der Eigentümer reicht die Abrechnung mit Belegen nach 40 Tagen ein, und die Gesellschaft erstattet US$3.000. Die Erstattung ist kein Lohn, steht nicht auf der Form W-2, und die Gesellschaft zieht US$3.000 Reisekosten ab.

Die Gesellschaft bezahlt eine Familienreise

Eine C Corporation zahlt US$18.000 für eine Familienreise und bucht sie als Reisekosten. Es gibt keinen geschäftlichen Zweck, keinen Schuldschein und keine lohnsteuerliche Behandlung, sodass der IRS die Zahlung als Ausschüttung behandeln kann, ohne Abzug für die Gesellschaft, und die US$18.000 fallen aus den Reisekosten heraus. Angenommen, die Earnings and Profits der Gesellschaft für das Jahr betragen, ermittelt ohne die Reise in den Aufwendungen und vor dieser Ausschüttung, US$10.000, und die Anschaffungskosten der Anteile des Eigentümers betragen mindestens US$8.000. Dann sind US$10.000 eine Dividende und US$8.000 mindern die Anschaffungskosten des Eigentümers, mit einer Form 1099-DIV und einer Form 5452. Wurde die Reise in einer bereits eingereichten Erklärung abgezogen, muss diese Erklärung geprüft werden.

Drei Jahre Kosten auf einer privaten Karte

Ein Eigentümer hat drei Jahre lang Kosten der Gesellschaft mit einer privaten Karte bezahlt, ohne Richtlinie und ohne Belege. Dieselbe Karte trug auch private Ausgaben. Die Kontoauszüge zeigen die folgende Aufteilung. Die ersten beiden Erklärungen sind eingereicht, die dritte nicht.

Die eigenen Ausgaben des Eigentümers sind keine betrieblichen Kosten, die Gesellschaft erstattet sie also nicht. Für die betrieblichen Kosten von US$20.000 sind die Fristen von 60 und 120 Tagen verstrichen, eine Erstattung jetzt wäre deshalb in der Regel keine Erstattung nach dem Accountable Plan. Sie als Lohn mit Lohnsteuer zu zahlen, ist eine Behandlung. Eine andere ist zu prüfen, ob ein Teil ein Vorschuss war, den damals erstellte Unterlagen als Darlehen stützen. Welche gilt, hängt von den Umständen und den Unterlagen ab. Die Bücher des Jahres 3 lassen sich noch korrigieren, bevor seine Erklärung eingereicht wird. Hat die Gesellschaft diese Kosten in den Erklärungen der Jahre 1 oder 2 abgezogen, müssen diese eingereichten Erklärungen unter Umständen geprüft werden; eine Erstattung jetzt ist in der Regel Lohn in dem Jahr, in dem sie gezahlt wird.

Anders in Ihrem Fall?

• Ausgaben des Eigentümers liefen Jahre ohne Richtlinie oder Belege über die Gesellschaft, oder ein Jahresende, ein Verkauf oder ein IRS-Schreiben steht bevor: Welche Beträge noch erstattet werden können, welche Lohn, Dividenden oder ein dokumentiertes Darlehen sind und was jetzt zu buchen ist, hängt davon ab, dass Kontoauszüge, Lohnunterlagen und eingereichte Erklärungen zusammen gelesen werden. Bringen Sie sie zur Buchhaltungshilfe.
• Form W-2 oder Lohnsteuererklärungen wurden ohne diese Beträge eingereicht: siehe Einen Fehler in der Lohnabrechnung korrigieren, und bringen Sie die Bücher zur Abstimmung zur Buchhaltungshilfe.
• Der Eigentümer ist für die US-Steuer ein nicht ansässiger Ausländer (allein im Ausland zu leben entscheidet das nicht): Auf eine Dividende an einen nicht ansässigen Ausländer fällt in der Regel ein Einbehalt von 30 % an, oder ein niedrigerer Satz nach dem Steuerabkommen, der mit Form W-8BEN geltend gemacht wird. Sie wird auf Form 1042 und Form 1042-S gemeldet statt auf Form 1099-DIV (IRS: nonresident alien income). Siehe Versäumter Einbehalt bei Zahlungen ins Ausland und fragen Sie nach Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern. Die Gesellschaft ist der Abzugsverpflichtete (Withholding Agent) und haftet für Steuer, die sie nicht einbehält (Abschnitt 1461).
• Sie besitzen eine S Corporation: Der Accountable Plan funktioniert gleich, aber Ausschüttungen folgen den Regeln zu den Anschaffungskosten der Anteile. Siehe Erstattung von Eigentümerkosten und S Corporation zahlt private Ausgaben.
• Die privaten Ausgaben liefen über eine Firmenkarte: siehe Private Belastungen auf Firmenkarten.
• Sie haben betriebliche Kosten mit Ihrer eigenen Karte bezahlt: siehe Betriebsausgaben auf einer privaten Kreditkarte.
• Sie möchten sich Geld von der Gesellschaft leihen, oder die Bücher zeigen schon ein Darlehen an einen Aktionär: siehe Darlehen von der eigenen Kapitalgesellschaft und Darlehen an Aktionäre in der Bilanz.
• Sie möchten sich gezielt Dividenden auszahlen: siehe Dividenden an Eigentümer einer C Corporation und Wie C Corporations besteuert werden.
• Ihr Bundesstaat behandelt diese Zahlungen anders: Das Bundesergebnis entscheidet das Ergebnis im Bundesstaat nicht. Prüfen Sie die Regeln der Steuerbehörde des Bundesstaates und bringen Sie die Antwort dann mit der Buchhaltungshilfe in die Bücher.