Mức tính theo dặm tiêu chuẩn hay chi phí thực tế của xe: chọn cách nào

Mức tính theo dặm tiêu chuẩn và chi phí thực tế của xe khác nhau thế nào?

Người tự kinh doanh khấu trừ chi phí lái xe đi làm việc theo một trong hai cách. Mức tính theo dặm tiêu chuẩn lấy số dặm đi công việc nhân với mức do IRS đặt. Chi phí thực tế khấu trừ phần chi phí sở hữu và vận hành xe thuộc về công việc. Nhật ký số dặm không phải cách thứ ba: cả hai cách đều cần nhật ký, và chi phí thực tế còn cần hồ sơ cho từng khoản chi, kèm biên lai hoặc chứng từ khác khi được yêu cầu (Tax Topic 510; Publication 463).

Với xe bạn sở hữu, năm đầu tiên xe sẵn sàng dùng cho công việc quyết định cách nào còn mở. Nếu năm đó bạn dùng mức tiêu chuẩn, sau này cả hai cách vẫn còn. Nếu bạn dùng chi phí thực tế với MACRS (cách khấu hao xe thông thường), Section 179 hoặc khấu hao bổ sung (cả hai đều khấu trừ phần lớn giá xe ngay năm đầu), mức tiêu chuẩn bị đóng vĩnh viễn cho chiếc xe đó.

Mức tính cho công việc đã thay đổi trong năm thuế, và mỗi dặm đi công việc dùng mức của ngày đã lái, nên nhật ký cần ghi ngày của từng chuyến đi (mức tính của IRS; Announcement 2026-11).

Điều khiến trường hợp không đơn giản

• Bạn đã mua xe, hoặc người chuẩn bị thuế trước đó hay phần mềm đã chọn sẵn một cách: câu trả lời phụ thuộc vào những gì các tờ khai trước đã khai, không phải cách bạn muốn chọn bây giờ. Khấu hao cho xe (Form 4562 hoặc Schedule C line 13) nghĩa là năm đó đã dùng chi phí thực tế.
• Xe thuê giữ nguyên cách đã chọn trong suốt thời gian thuê, kể cả khi gia hạn hợp đồng.
• Từ 5 xe trở lên dùng cùng lúc thì không được dùng mức tiêu chuẩn.

Cần chuẩn bị: ngày mua và giá mua hoặc hợp đồng thuê, ngày xe lần đầu sẵn sàng dùng cho công việc (và giá trị xe ngày đó, nếu trước đó là xe cá nhân), số trên đồng hồ đo quãng đường đầu năm và cuối năm, nhật ký số dặm đi công việc, biên lai, hồ sơ đậu xe và phí cầu đường, và các tờ khai những năm trước.

Mức tính theo dặm tiêu chuẩn đã bao gồm xăng, sửa chữa, bảo hiểm và vệ sinh xe chưa?

Với các khoản IRS nêu tên thì có. Vệ sinh xe không được nêu tên, và không có quy tắc nào cho cộng thêm khoản này vào mức tính. Mức tính thay thế chi phí sở hữu và vận hành xe trong năm, nên bạn không thể khấu trừ lại các khoản đó. IRS nêu khấu hao hoặc tiền thuê xe, bảo trì và sửa chữa, lốp, xăng kể cả thuế xăng, dầu, bảo hiểm, và phí giấy phép và đăng ký (Revenue Procedure 2019-46, section 4.02; Publication 463).

Danh sách đó được mở đầu bằng cụm "các khoản như" (items such as), nên không phải danh sách đóng. Cả danh sách này lẫn danh sách chi phí thực tế của Publication 463 đều không nêu rửa xe, vệ sinh hay làm đẹp xe; văn bản của IRS không đề cập. Mức tính đại diện cho chi phí của xe, và chỉ phí đậu xe, phí cầu đường, lãi vay mua xe và thuế tài sản cá nhân được cộng thêm, nên hãy coi vệ sinh xe là một phần của chi phí thực tế, không bao giờ cộng thêm vào mức tính. Tương tự, chi phí sửa chữa chỉ được tính riêng trong năm bạn dùng chi phí thực tế.

Tôi được cộng thêm gì vào mức tính theo dặm tiêu chuẩn?

Có bốn khoản được khấu trừ thêm ngoài mức tính (Revenue Procedure 2019-46, section 4.03; Publication 463; Hướng dẫn Schedule C).

Thuế bán hàng đã trả khi mua xe là một phần giá xe, không phải khoản khấu trừ riêng.

Chi phí thực tế của xe gồm những gì, và phần thuộc về công việc được tính thế nào?

Chi phí thực tế là các khoản chi để vận hành và sở hữu xe, nhân với tỷ lệ lái xe cho công việc. Tỷ lệ này là số dặm đi công việc chia cho tổng số dặm trong năm. Dặm đi làm hằng ngày và dặm cá nhân được tính vào tổng, nhưng không tính vào dặm đi công việc (Publication 463).

Các khoản được tính gồm xăng, dầu, lốp, sửa chữa, tiền thuê chỗ để xe, bảo hiểm, phí đăng ký và giấy phép, khấu hao hoặc phần tiền thuê xe thuộc về công việc, phí đậu xe và cầu đường, cùng phần lãi vay và thuế tài sản cá nhân thuộc về công việc. Tiền phạt giao thông không được khấu trừ.

Giá mua xe được thu hồi qua khấu hao, Section 179 hoặc khấu hao bổ sung, không được khấu trừ như chi phí vận hành. Nếu xe cá nhân chuyển sang dùng cho công việc, khấu hao bắt đầu từ mức thấp hơn giữa giá gốc đã điều chỉnh và giá trị thị trường hợp lý của xe vào ngày đó, không phải giá mua ban đầu. Section 179 và khấu hao bổ sung đều cần tỷ lệ dùng cho công việc trên 50% (Publication 463; Publication 946). Nếu trong một năm sau đó của thời gian khấu hao, tỷ lệ dùng cho công việc giảm xuống mức này hoặc thấp hơn, phần khấu hao đã khấu trừ vượt mức theo đường thẳng, kể cả Section 179, bị cộng lại vào thu nhập, giá gốc của xe tăng thêm đúng bằng khoản đó, và từ đó khấu hao theo đường thẳng (Publication 463).

Với xe ô tô, xe tải hoặc xe van từ 6.000 pound trở xuống, mức trần hằng năm giới hạn tổng khấu hao, kể cả Section 179 và khấu hao bổ sung. Với xe đưa vào sử dụng trong năm thuế này, mức trần năm đầu là $20.300 khi áp dụng khấu hao bổ sung và $12.300 khi không áp dụng, được giảm theo phần dùng cá nhân (Revenue Procedure 2026-15; Publication 463). Xe nặng hơn theo quy tắc khác: xem Mua xe qua doanh nghiệp hay mua cá nhân.

Cách nào cho khoản khấu trừ lớn hơn?

Không cách nào luôn thắng, nên hãy tính cả hai trước khi nộp tờ khai đầu tiên cho chiếc xe (Tax Topic 510). Con số theo mức tiêu chuẩn là số dặm đi công việc nhân với mức tính. Con số theo chi phí thực tế là tỷ lệ dùng cho công việc nhân với tổng chi phí vận hành và khấu hao hoặc tiền thuê xe. Phí đậu xe, cầu đường, lãi vay và thuế được cộng thêm ở cả hai cách, nên đừng đưa chúng vào phép so sánh.

Mức tính là một mức trung bình, được đặt dựa trên nghiên cứu hằng năm do IRS ủy thác về chi phí cố định và chi phí biến đổi của việc vận hành xe (Notice 2026-10, section 2). Chi phí thực của bạn có thể cao hơn hoặc thấp hơn. Bảo hiểm, phí đăng ký và khấu hao ít thay đổi theo số dặm, nên xe đi ít dặm nhưng chi phí cao có thể lợi hơn khi dùng chi phí thực tế. Xăng và lốp tăng theo từng dặm, nên xe đi nhiều dặm nhưng chi phí vừa phải có thể lợi hơn khi dùng mức tiêu chuẩn.

Con số năm đầu chưa phải toàn bộ quyết định. Chi phí thực tế trong năm đầu nghĩa là khấu hao, với mức trần hằng năm của nó, và cách này đóng mức tiêu chuẩn cho chiếc xe đó. Hãy so sánh các năm bạn dự định giữ xe, không chỉ năm đầu.

Sau này tôi có đổi giữa mức tính theo dặm tiêu chuẩn và chi phí thực tế được không?

Đôi khi được. Với xe bạn sở hữu, năm đầu tiên xe sẵn sàng dùng cho công việc quyết định cách nào còn mở (Publication 463; Tax Topic 510).

Mức tiêu chuẩn được chọn trên tờ khai của năm đầu, chậm nhất là hạn nộp tờ khai đó kể cả khi đã gia hạn, và lựa chọn này không thể hủy. Chọn như vậy được coi là loại chiếc xe ra khỏi MACRS (Publication 946). Vì vậy, chuyển sang chi phí thực tế ở một năm sau có hai hệ quả:

• Khấu hao phải theo đường thẳng (mỗi năm một mức như nhau) trong thời gian sử dụng ước tính còn lại của xe, vẫn trong mức trần hằng năm, không theo MACRS.
• Giá gốc dùng để khấu hao (số tiền xe được coi là đã tốn của bạn về thuế) bị giảm đi theo mức khấu hao tính trên mỗi dặm cho mọi dặm đã lái theo mức tiêu chuẩn.

Những năm dùng chi phí thực tế không bị giảm theo mỗi dặm (Publication 463; Revenue Procedure 2019-46, section 4.05).

Tôi đã dùng Section 179 hoặc khấu hao bổ sung cho chiếc xe: có quay lại mức tiêu chuẩn được không?

Không, không với chiếc xe đó. Xe đã có khoản khấu trừ Section 179, khấu hao bổ sung (khoản khấu hao đặc biệt), MACRS hoặc bất kỳ cách khấu hao nào khác ngoài đường thẳng theo thời gian sử dụng sẽ bị đóng mức tiêu chuẩn trong mọi năm sau (Publication 463; Revenue Procedure 2019-46, section 4.05).

• Dùng chi phí thực tế trong năm đầu sẽ tự động có khấu hao bổ sung khi xe đủ điều kiện, trừ khi bạn chọn không áp dụng trên tờ khai nộp đúng hạn (Tax Topic 510; Publication 463). Chọn không áp dụng không mở lại mức tiêu chuẩn, vì MACRS vẫn áp dụng. Cách lựa chọn hoạt động thế nào, và còn bao gồm gì, có trong Khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu.
• Một chiếc xe khác có lựa chọn năm đầu riêng.
• Các tờ khai trước cho thấy những gì đã khai. MACRS, Section 179 hoặc khấu hao bổ sung cho chiếc xe này, trên Form 4562, Part V, hoặc Schedule C line 13, nghĩa là xe đã bị đóng mức tiêu chuẩn.

Nếu xe là xe thuê thì sao?

Với xe thuê, bạn chỉ được dùng mức tiêu chuẩn nếu dùng suốt thời gian thuê, kể cả khi gia hạn. Khấu trừ tiền thuê xe thực tế sẽ đóng mức tiêu chuẩn cho hợp đồng thuê đó (Revenue Procedure 2019-46, sections 3.05 and 4.05; Hướng dẫn Schedule C).

Theo chi phí thực tế, hãy khấu trừ phần mỗi kỳ tiền thuê thuộc về công việc, không bao giờ tính phần đi làm hằng ngày hay phần cá nhân. Khoản trả trước được chia đều trong thời gian thuê. Các khoản trả để mua xe không phải tiền thuê xe. Với hợp đồng thuê từ 30 ngày trở lên bắt đầu trong năm thuế này, xe có giá trị trên $62.000 lúc bắt đầu sẽ bị giảm khoản khấu trừ tiền thuê bằng một khoản cộng vào thu nhập (inclusion amount) (Revenue Procedure 2026-15; Publication 463).

Khi nào không được dùng mức tính theo dặm tiêu chuẩn?

Không được dùng cho bất kỳ xe nào của bạn nếu bạn sở hữu hoặc thuê từ 5 xe trở lên và dùng cùng lúc, như một đội xe, kể cả xe nhân viên của bạn dùng. Hãy dùng chi phí thực tế cho tất cả. Các xe bạn dùng luân phiên, tức dùng vào các thời điểm khác nhau, không bị tính gộp. Ví dụ của Publication 463: một nhân viên bán hàng luân phiên ba xe ô tô và hai xe van có thể dùng mức tính cho cả 5 xe, nhưng một doanh nghiệp có một xe ô tô và bốn xe van dùng cùng lúc thì không được dùng cho xe nào (Publication 463).

Mức tiêu chuẩn cũng bị đóng đối với xe đã khấu hao theo cách khác đường thẳng, MACRS, Section 179 hoặc khấu hao bổ sung, và đối với xe thuê một khi đã khấu trừ tiền thuê xe thực tế.

Mức tính theo dặm tiêu chuẩn ảnh hưởng thế nào đến giá gốc của xe khi tôi bán?

Mỗi dặm đi công việc theo mức tiêu chuẩn làm giảm giá gốc tính thuế của xe một khoản cố định được coi là khấu hao, để phần khấu hao đã nằm trong mức tính không bị khấu trừ hai lần. Hãy lấy số dặm đi công việc theo mức tiêu chuẩn của từng năm nhân với khoản của năm đó, cộng các năm lại, rồi trừ tổng này khỏi giá gốc của xe, nhưng không giảm xuống dưới không (Revenue Procedure 2019-46, section 4.04; Publication 463).

Announcement 2026-11 nâng mức tính nhưng giữ nguyên mọi quy định khác của Notice 2026-10, kể cả khoản này (Notice 2026-10, section 4; Announcement 2026-11). Các năm trước có trong bảng "Rate of Depreciation Allowed in Standard Mileage Rate" trong Publication 463.

Những năm dùng chi phí thực tế không bị giảm theo mỗi dặm; thay vào đó, giá gốc giảm theo khoản khấu hao đã khai hoặc được phép khai. Nếu giá gốc về không và bạn vẫn dùng xe cho công việc, hãy dùng toàn bộ mức tính, không bị giảm. Khi bán, hãy so giá bán với giá gốc đã giảm; phần lãi do khấu hao là thu nhập thông thường (Publication 463).

Mỗi cách cần những hồ sơ nào?

Cả hai cách đều cần nhật ký số dặm đi công việc và các thông tin về chiếc xe. Chi phí thực tế còn cần hồ sơ cho từng khoản chi, kèm biên lai hoặc chứng từ khác khi được yêu cầu (Publication 463).

Hãy giữ hồ sơ ít nhất 3 năm kể từ ngày bạn nộp tờ khai (tờ khai nộp sớm được coi là nộp vào hạn nộp), và giữ hồ sơ dùng cho công việc của mọi năm trong thời gian khấu hao của xe. Hãy giữ hồ sơ giá xe, chi phí nâng cấp và khấu hao cho đến khi hết thời hạn của năm bạn bán xe (IRS: Cần giữ hồ sơ trong bao lâu?). Các câu hỏi về xe (ngày đưa vào sử dụng; dặm đi công việc, đi làm hằng ngày và dặm khác; bằng chứng bằng văn bản) được khai trên Form 4562, Part V nếu bạn khai khấu hao cho xe hoặc phải nộp biểu mẫu đó vì lý do khác. Nếu không, chúng được khai trên Schedule C, Part IV, khi bạn dùng mức tiêu chuẩn, thuê xe, hoặc xe đã khấu hao hết (Hướng dẫn Schedule C; Schedule C).

Về những gì nhật ký phải ghi, xem Yêu cầu về nhật ký số dặm. Nếu bạn không có nhật ký, xem Dựng lại nhật ký số dặm.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ.

So sánh cả hai cách trước khi nộp tờ khai đầu tiên

Một nhân viên kinh doanh bắt đầu dùng chiếc xe mới mua để đi làm việc. Trong tổng 15.000 dặm của năm, có 12.000 dặm đi công việc: 80%. Giả sử mỗi nửa năm có 6.000 dặm đi công việc.

• Mức tiêu chuẩn: 6.000 dặm nhân 72,5 cent cộng 6.000 dặm nhân 76 cent là US$4.350 + US$4.560 = US$8.910, cộng phí đậu xe và cầu đường.
• Chi phí thực tế: 80% của US$8.000 tiền xăng, bảo hiểm, sửa chữa và đăng ký là US$6.400, cộng 80% khấu hao của xe.

Con số theo mức tiêu chuẩn cao hơn US$2.510 trước khi tính khấu hao. Chi phí thực tế chỉ cao hơn nếu phần khấu hao thuộc về công việc lớn hơn khoản đó. Với xe mới mua, khoản khấu hao cho phép năm đầu có thể dễ dàng vượt khoảng chênh này, nên các năm sau, và việc mất mức tiêu chuẩn, quan trọng ngang năm đầu. Lấy khấu hao đó bằng MACRS, Section 179 hoặc khấu hao bổ sung sẽ đóng mức tiêu chuẩn cho chiếc xe này trong mọi năm sau. Cô ấy tính cả hai cách trước khi nộp tờ khai.

Xe tải được khấu trừ ngay trong năm đầu

Một nhà thầu mua xe tải làm việc giá US$40.000, chỉ dùng cho công việc, và khấu trừ ngay bằng Section 179. Giả sử xe đủ điều kiện và là xe bán tải thùng dài 6 foot, tải trọng trên 6.000 pound, nên cả mức trần cho xe ô tô chở khách lẫn giới hạn cho xe SUV nặng đều không áp dụng (xem Mua xe qua doanh nghiệp hay mua cá nhân).

• Năm thứ nhất: chi phí thực tế. Mức tiêu chuẩn nay đã bị đóng cho chiếc xe tải này.
• Năm thứ hai đến thứ năm: vẫn dùng chi phí thực tế, kể cả năm nhà thầu lái nhiều dặm đến mức mức tiêu chuẩn sẽ cho khoản lớn hơn.
• Bán xe: phần lãi tối đa bằng khoản khấu hao đã khấu trừ là thu nhập thông thường.

Xe thuê

Một chuyên gia tư vấn thuê xe và dùng mức tiêu chuẩn trong năm đầu.

• Năm thứ nhất: mức tiêu chuẩn.
• Năm thứ hai: lại dùng mức tiêu chuẩn; tiền thuê xe thực tế không còn là lựa chọn cho hợp đồng thuê này.
• Năm thứ ba, gia hạn hợp đồng thuê: vẫn dùng mức tiêu chuẩn, vì việc gia hạn thuộc cùng thời gian thuê.

Nếu cô ấy đã khấu trừ phần tiền thuê xe thuộc về công việc trong năm đầu, mức tiêu chuẩn đã bị đóng trong suốt thời gian thuê.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã mua xe, hoặc người chuẩn bị thuế trước đó hay phần mềm đã chọn sẵn một cách: lựa chọn năm đầu quyết định cách nào còn mở cho chiếc xe trong mọi năm sau. Hãy chuẩn bị ngày mua và giá mua, ngày đầu tiên dùng cho công việc, số trên đồng hồ đo quãng đường, biên lai và các tờ khai trước. Người chuẩn bị thuế cần những thứ này để biết cách nào còn mở cho chiếc xe: hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn đã dùng Section 179 hoặc khấu hao bổ sung cho chiếc xe: mức tiêu chuẩn đã bị đóng cho chiếc xe đó. Xem Khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu để biết các khoản khấu trừ này hoạt động thế nào, và hỗ trợ thuế cá nhân nếu các năm trước cần kiểm tra.
• Một tờ khai đã nộp dùng cách không còn mở cho chiếc xe, hoặc bạn không biết nó đã dùng cách nào: các năm trước có thể cần sửa. Xem Điều chỉnh tờ khai vì sai sót về chi phí kinh doanh, và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân đọc lịch sử của chiếc xe trước.
• Bạn dùng từ 5 xe trở lên cùng lúc, hoặc nhiều xe qua nhiều năm: từ 5 xe dùng cùng lúc thì loại mức tính cho tất cả, còn các xe dùng luân phiên hoặc thay thế không bị tính gộp và mỗi xe có lựa chọn năm đầu riêng. Hãy ghi số dặm và chi phí theo từng xe; để thiết lập, nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn chưa nộp tờ khai một số năm, hoặc thiếu hồ sơ: sổ sách làm trước, rồi mới đến tờ khai. Xem Dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng cho sổ sách và Dựng lại nhật ký số dặm cho số dặm. Để bù sổ sách, xem hỗ trợ ghi sổ kế toán; cho các tờ khai, xem hỗ trợ thuế cá nhân. Mỗi năm trước dùng mức tính của năm đó trong bảng mức tính của IRS, và lựa chọn năm đầu của chiếc xe vẫn quyết định cách nào còn mở. Nếu tờ khai năm đầu đó nộp trễ hoặc chưa nộp, các nguồn của IRS gắn lựa chọn với hạn nộp của nó và không nói liệu còn chọn được mức tiêu chuẩn hay không, nên người chuẩn bị thuế cần xem các dữ kiện trước.
• Bạn mua xe qua LLC hoặc S corporation, hoặc xe nặng hơn 6.000 pound: xem Mua xe qua doanh nghiệp hay mua cá nhân.
• S corporation hoặc C corporation của bạn trả tiền cho bạn khi bạn lái xe riêng: quy tắc hoàn chi phí của công ty quyết định việc đó, không phải Schedule C. Xem Hoàn chi phí cho chủ sở hữu (S corporation) và C corporation trả chi phí cho chủ sở hữu (C corporation).
• Bạn lái xe cho nền tảng chia sẻ xe hoặc giao hàng: xem Các khoản khấu trừ của tài xế nền tảng chia sẻ xe và giao hàng.
• Bạn cần ghi vào sổ một khoản chi xe vừa dùng cá nhân vừa dùng cho công việc: xem Khoản chi dùng chung và tỷ lệ dùng cho kinh doanh.
• Bạn lái xe cho người sử dụng lao động và không được hoàn chi phí: mức tính cho công việc nói chung không dùng được cho chi phí lái xe của nhân viên không được hoàn lại, ngoại trừ một số nhóm như quân nhân dự bị của Lực lượng Vũ trang và một số nghệ sĩ biểu diễn nhất định (Notice 2026-10, section 3).