Tarifa por milla o gastos reales del auto: cuál conviene usar

Tarifa estándar por milla o gastos reales del auto: ¿en qué se diferencian?

Un trabajador independiente deduce el manejo de negocio de una de dos maneras. La tarifa estándar por milla multiplica las millas de negocio por una tarifa que fija el IRS. Los gastos reales deducen la parte de negocio de lo que cuesta tener y mantener el auto. Un registro de millas no es un tercer método: ambos métodos lo exigen, y los gastos reales además requieren registros de cada costo, con recibos u otra prueba documental cuando se pida (Tax Topic 510; Publication 463).

En un auto propio, el primer año en que está disponible para el negocio decide qué opciones quedan abiertas. Si ese año usa la tarifa estándar, después puede usar cualquiera de los dos métodos. Si usa gastos reales con MACRS (la forma habitual de depreciar los autos), la sección 179 o la depreciación adicional (bonus) (ambas deducen gran parte del costo en el primer año), la tarifa estándar queda cerrada para ese auto para siempre.

La tarifa de negocio cambió durante el año fiscal, y cada milla de negocio usa la tarifa de la fecha en que se manejó, así que el registro necesita la fecha de cada viaje (tarifas del IRS; Announcement 2026-11).

Cuándo un caso no es sencillo

• Usted ya compró el auto, o un preparador anterior o su programa ya eligió un método: la respuesta depende de lo que reclamaron las declaraciones anteriores, no de lo que usted elegiría hoy. Si hay depreciación del auto (Form 4562 o línea 13 del Schedule C), ese año se usaron gastos reales.
• Un auto arrendado se queda con el método elegido durante todo el arrendamiento, renovaciones incluidas.
• Quien usa cinco o más autos al mismo tiempo no puede usar la tarifa estándar.

Qué reunir: la fecha y el precio de compra o el contrato de arrendamiento, la fecha en que el auto estuvo disponible por primera vez para el negocio (y su valor ese día, si antes era un auto personal), las lecturas del odómetro al inicio y al final del año, el registro de millas de negocio, los recibos, los comprobantes de estacionamiento y peajes, y las declaraciones de años anteriores.

¿La tarifa estándar por milla ya cubre gasolina, reparaciones, seguro y limpieza?

En los costos que nombra el IRS, sí. La limpieza no se nombra, y nada en la regla permite sumarla a la tarifa. La tarifa reemplaza los costos de tener y operar el auto durante el año, así que ninguno de ellos se puede deducir de nuevo. El IRS nombra la depreciación o los pagos del arrendamiento, el mantenimiento y las reparaciones, las llantas, la gasolina con sus impuestos, el aceite, el seguro y las cuotas de licencia y registro (Revenue Procedure 2019-46, sección 4.02; Publication 463).

Esa lista empieza con "items such as" (conceptos como), así que no es cerrada. Ni ella ni la lista de gastos reales de la Publication 463 nombra el lavado, la limpieza o el detallado del auto; el texto del IRS no dice nada al respecto. La tarifa sustituye los costos del auto, y solo se permiten aparte el estacionamiento, los peajes, los intereses del préstamo y el impuesto sobre la propiedad personal; por eso, trate la limpieza como parte de los gastos reales y nunca como un extra de la tarifa. Del mismo modo, las reparaciones se cuentan por separado solo en un año en que se usan gastos reales.

¿Qué puedo sumar a la tarifa estándar por milla?

Cuatro conceptos se deducen además de la tarifa (Revenue Procedure 2019-46, sección 4.03; Publication 463; instrucciones del Schedule C).

El impuesto sobre las ventas que pagó al comprar el auto forma parte de su costo y no es una deducción aparte.

¿Qué cuenta como gastos reales del auto y cómo se calcula la parte de negocio?

Los gastos reales son los costos de operar y tener el auto, multiplicados por la parte de negocio del manejo. La parte de negocio son las millas de negocio divididas entre las millas totales del año. Las millas de traslado al trabajo y las personales cuentan en el total, pero no en las millas de negocio (Publication 463).

Los costos que cuentan son gasolina, aceite, llantas, reparaciones, alquiler de cochera, seguro, cuotas de registro y licencias, depreciación o la parte de negocio de los pagos del arrendamiento, estacionamiento y peajes, y la parte de negocio de los intereses del préstamo y del impuesto sobre la propiedad personal. Las multas de tránsito no son deducibles.

El precio de compra del auto se recupera mediante depreciación, la sección 179 o la depreciación adicional (bonus), no se deduce como costo de operación. Si un auto personal pasa al negocio, la depreciación parte del menor entre su base ajustada o su valor justo de mercado en esa fecha, no del precio original. La sección 179 y el bonus exigen un uso de negocio superior a 50% (Publication 463; Publication 946). Si en un año posterior del período de recuperación el uso de negocio baja a ese nivel o menos, la depreciación tomada por encima de la línea recta, incluida la sección 179, se suma al ingreso, la base del auto aumenta en ese monto y desde entonces la depreciación es en línea recta (Publication 463).

Para un auto, camioneta o van de 6,000 libras o menos, un tope anual limita toda la depreciación en conjunto, incluidas la sección 179 y el bonus. Para un auto puesto en servicio en este año fiscal, el tope del primer año es de $20,300 cuando se aplica el bonus y de $12,300 cuando no se aplica, reducido por el uso personal (Revenue Procedure 2026-15; Publication 463). Los vehículos más pesados siguen otras reglas: vea comprar un vehículo a través del negocio o a título personal.

¿Qué método da la deducción mayor?

Ninguno gana siempre, así que calcule ambos antes de presentar la primera declaración del auto (Tax Topic 510). La cifra estándar son las millas de negocio por la tarifa. La cifra real es la parte de negocio por la suma de los costos de operación y la depreciación o los pagos del arrendamiento. El estacionamiento, los peajes, los intereses y el impuesto se suman con ambos métodos, así que déjelos fuera de la comparación.

La tarifa es un promedio, fijado a partir de un estudio anual que encarga el IRS sobre los costos fijos y variables de operar un auto (Notice 2026-10, sección 2). Sus costos propios pueden estar por encima o por debajo. El seguro, el registro y la depreciación cambian poco con el kilometraje, así que un auto de pocas millas y costo alto puede salir mejor con gastos reales. La gasolina y las llantas aumentan con cada milla, así que un auto de muchas millas y costo moderado puede salir mejor con la tarifa estándar.

La cifra del primer año no es toda la decisión. Los gastos reales en el primer año implican depreciación, con su tope anual, y cierran la tarifa estándar para ese auto. Compare los años que piensa conservar el auto, no solo el primero.

¿Puedo cambiar más adelante entre la tarifa por milla y los gastos reales?

A veces. En un auto propio, el primer año en que está disponible para uso de negocio decide qué opciones quedan abiertas (Publication 463; Tax Topic 510).

La tarifa estándar se elige en la declaración del primer año, a más tardar en su fecha de vencimiento, prórrogas incluidas, y la elección no se puede revocar. Equivale a excluir el auto del MACRS (Publication 946). Por eso, pasar a gastos reales en un año posterior tiene dos efectos:

• La depreciación debe ser en línea recta (el mismo monto cada año) durante la vida útil estimada restante del auto, siempre dentro del tope anual, y no MACRS.
• La base que se deprecia (lo que el auto cuenta como su costo para efectos fiscales) se reduce por los montos de depreciación por milla de todas las millas manejadas con la tarifa estándar.

Los años con gastos reales no tienen reducción por milla (Publication 463; Revenue Procedure 2019-46, sección 4.05).

Tomé la sección 179 o la depreciación adicional (bonus) en el auto: ¿puedo volver a la tarifa estándar?

No, no para ese auto. Un auto con deducción de la sección 179, depreciación adicional (bonus; la deducción especial por depreciación), MACRS o cualquier depreciación distinta de la línea recta durante su vida útil queda cerrado a la tarifa estándar en todos los años siguientes (Publication 463; Revenue Procedure 2019-46, sección 4.05).

• Los gastos reales en el primer año traen el bonus de forma automática cuando el auto califica, a menos que usted elija no aplicarlo en una declaración presentada a tiempo (Tax Topic 510; Publication 463). Elegir no aplicarlo no reabre la tarifa estándar, porque el MACRS sigue vigente. Cómo funciona la elección y qué más cubre se explica en cómo deducir equipo en el primer año.
• Otro auto tiene su propia elección en el primer año.
• Las declaraciones anteriores muestran lo que se reclamó. Si hubo MACRS, sección 179 o bonus en este auto, en el Form 4562, Parte V, o en la línea 13 del Schedule C, el auto ya está cerrado a la tarifa estándar.

¿Y si el auto es arrendado?

En un auto arrendado, la tarifa estándar se permite solo si se usa durante todo el período del arrendamiento, renovaciones incluidas. Deducir los pagos reales del arrendamiento cierra la tarifa estándar para ese arrendamiento (Revenue Procedure 2019-46, secciones 3.05 y 4.05; instrucciones del Schedule C).

Con gastos reales, deduzca la parte de negocio de cada pago del arrendamiento, nunca la parte de traslado al trabajo ni la personal. Reparta cualquier pago por adelantado a lo largo del arrendamiento. Los pagos que sirven para comprar el auto no son pagos de arrendamiento. En un arrendamiento de 30 días o más que empieza en este año fiscal, si el auto valía más de $62,000 al comienzo, la deducción del arrendamiento se reduce por un monto de inclusión (Revenue Procedure 2026-15; Publication 463).

¿Cuándo no se permite la tarifa estándar por milla?

No se permite para ninguno de sus autos si es dueño o arrendatario de cinco o más autos y los usa al mismo tiempo, como en una flotilla, incluidos los autos que usan sus empleados. Use gastos reales para todos. Los autos que se alternan, es decir, que se usan en momentos distintos, no se cuentan juntos. Ejemplos de la Publication 463: un vendedor que alterna tres autos y dos camionetas puede usar la tarifa para los cinco, pero un negocio con un auto y cuatro camionetas en uso al mismo tiempo no puede usarla para ninguno (Publication 463).

La tarifa estándar también queda cerrada para un auto que tuvo depreciación distinta de la línea recta, MACRS, sección 179 o bonus, y para un auto arrendado una vez que se deducen los pagos reales del arrendamiento.

¿Qué efecto tiene la tarifa estándar por milla en la base del auto cuando lo vendo?

Cada milla de negocio con la tarifa estándar reduce la base fiscal del auto en un monto fijo que se trata como depreciación, para que la depreciación incluida en la tarifa no se deduzca dos veces. Multiplique las millas de negocio de cada año con la tarifa estándar por el monto de ese año, sume los años y reste el total de la base del auto, sin bajar de cero (Revenue Procedure 2019-46, sección 4.04; Publication 463).

El Announcement 2026-11 sube la tarifa, pero mantiene vigentes todas las demás disposiciones del Notice 2026-10, incluido este monto (Notice 2026-10, sección 4; Announcement 2026-11). Los años anteriores aparecen en la tabla "Rate of Depreciation Allowed in Standard Mileage Rate" de la Publication 463.

Los años con gastos reales no tienen reducción por milla; la base baja por la depreciación reclamada o permitida. Si la base llega a cero y usted sigue usando el auto en el negocio, use la tarifa completa sin reducción. Al vender, compare el precio con la base reducida; la parte de la ganancia que se debe a la depreciación es ingreso ordinario (Publication 463).

¿Qué registros exige cada método?

Ambos métodos requieren un registro de millas de negocio y los datos del auto. Los gastos reales suman registros de cada costo, con recibos u otra prueba documental cuando se pida (Publication 463).

Conserve los registros al menos 3 años contados desde la fecha en que presenta la declaración (una declaración presentada antes cuenta como presentada en su fecha de vencimiento), y conserve los registros de uso de negocio de cada año del período de recuperación del auto. Conserve los registros del costo, las mejoras y la depreciación del auto hasta que venza el plazo del año en que lo venda (IRS: ¿Cuánto tiempo debo conservar los registros?). Las preguntas sobre el vehículo (fecha de puesta en servicio; millas de negocio, de traslado y otras; prueba escrita) van en el Form 4562, Parte V, si reclama depreciación del auto o debe presentar ese formulario por otra razón. En los demás casos van en el Schedule C, Parte IV, cuando usa la tarifa estándar, arrienda el auto o ya está totalmente depreciado (instrucciones del Schedule C; Schedule C).

Para saber qué debe mostrar un registro, vea los requisitos del registro de millas. Si no tiene registro, vea cómo reconstruir un registro de millas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Comparar ambos métodos antes de la primera declaración

Una representante de ventas empieza a usar para el trabajo un auto recién comprado. De 15,000 millas totales del año, 12,000 son de negocio: 80%. Suponga que 6,000 millas de negocio caen en cada mitad del año.

• Tarifa estándar: 6,000 millas a 72.5 centavos más 6,000 millas a 76 centavos son US$4,350 + US$4,560 = US$8,910, más estacionamiento y peajes.
• Gastos reales: 80% de US$8,000 en gasolina, seguro, reparaciones y registro son US$6,400, más 80% de la depreciación del auto.

La cifra estándar va adelante por US$2,510 antes de la depreciación. Los gastos reales salen más altos solo si la parte de negocio de la depreciación supera esa diferencia. En un auto recién comprado, la depreciación permitida del primer año puede superar fácilmente esa brecha, por lo que los años siguientes y la pérdida de la tarifa estándar pesan tanto como el primer año. Tomar esa depreciación con MACRS, sección 179 o bonus cierra la tarifa estándar para este auto en todos los años siguientes. Ella calcula ambos métodos antes de presentar.

Una camioneta deducida en el primer año

Un contratista compra una camioneta de trabajo de US$40,000, la usa solo para el negocio y la deduce como gasto con la sección 179. Suponga que la camioneta califica y es una pickup con caja de 6 pies y una clasificación de más de 6,000 libras, por lo que no se aplican ni el tope de autos de pasajeros ni el límite de SUV pesadas (vea comprar un vehículo a través del negocio o a título personal).

• Año uno: gastos reales. La tarifa estándar queda cerrada para esta camioneta.
• Años dos a cinco: otra vez gastos reales, incluso en un año en que el contratista maneja tantas millas que la tarifa habría sido mayor.
• Venta: toda ganancia hasta el monto de la depreciación tomada es ingreso ordinario.

Un auto arrendado

Una consultora arrienda un auto y toma la tarifa estándar en el primer año.

• Año uno: tarifa estándar.
• Año dos: otra vez la tarifa estándar; los pagos reales del arrendamiento ya no son una opción para este arrendamiento.
• Año tres, arrendamiento renovado: sigue la tarifa estándar, porque la renovación es parte del mismo período de arrendamiento.

Si en el primer año hubiera deducido la parte de negocio de los pagos del arrendamiento, la tarifa estándar habría quedado cerrada durante todo el arrendamiento.

¿Su caso es distinto?

• Usted compró un vehículo, o un preparador anterior o su programa ya eligió un método: la elección del primer año decide qué queda abierto para ese auto en todos los años siguientes. Reúna la fecha y el precio de compra, la fecha del primer uso de negocio, las lecturas del odómetro, los recibos y las declaraciones anteriores. Un preparador los necesita para determinar qué método sigue abierto para el auto: ayuda con impuestos de personas.
• Tomó la sección 179 o la depreciación adicional (bonus) en el auto: la tarifa estándar queda cerrada para ese auto. Vea cómo deducir equipo en el primer año para saber cómo funcionan esas deducciones, y ayuda con impuestos de personas si hay que revisar años anteriores.
• Una declaración presentada usó un método que no estaba abierto para el auto, o usted no sabe cuál usó: puede que haya que corregir los años anteriores. Vea cómo enmendar una declaración por errores de gastos del negocio y pida ayuda con impuestos de personas para leer primero el historial del auto.
• Usa cinco o más vehículos a la vez, o varios autos a lo largo de varios años: cinco a la vez excluyen la tarifa para todos ellos, mientras que los autos que se alternan o se reemplazan no cuentan juntos y cada uno tiene su propia elección en el primer año. Lleve las millas y los costos por vehículo; para la configuración inicial, pida ayuda con la contabilidad.
• No presentó algunos años, o le faltan registros: primero van los libros y luego las declaraciones. Vea cómo reconstruir los libros a partir de estados de cuenta para los libros y cómo reconstruir un registro de millas para las millas. Para ponerse al día, vea ayuda con la contabilidad; para las declaraciones, ayuda con impuestos de personas. Cada año atrasado usa la tarifa de ese año de la tabla de tarifas del IRS, y la elección del primer año del auto sigue decidiendo qué queda abierto. Si la declaración de ese primer año se presentó tarde o nunca se presentó, las fuentes del IRS atan la elección a su fecha de vencimiento y no dicen si todavía se puede elegir la tarifa estándar, así que un preparador debe revisar primero los hechos.
• Compró el vehículo a través de una LLC o una corporación S, o pesa más de 6,000 libras: vea comprar un vehículo a través del negocio o a título personal.
• Su corporación S o corporación C le paga por manejar su propio auto: las reglas de reembolso de la empresa lo deciden, no el Schedule C. Vea reembolso de gastos del propietario (corporación S) y corporación C que paga gastos del propietario (corporación C).
• Maneja para una plataforma de transporte o de entregas: vea deducciones de conductores de transporte y entregas.
• Necesita registrar en sus libros un gasto de auto en parte personal: vea gastos de uso mixto y porcentaje de negocio.
• Maneja para un empleador y no le reembolsan: la tarifa de negocio por lo general no se puede usar para el manejo de empleados sin reembolso, salvo unos pocos grupos como los reservistas de las Fuerzas Armadas y ciertos artistas escénicos (Notice 2026-10, sección 3).