Form 5472 versäumt: Nachholen und Strafzuschlag abwenden

Ich habe gerade erfahren, dass ich Form 5472 hätte einreichen müssen. Was tue ich zuerst?

Klären Sie zuerst, für welche Jahre Form 5472 erforderlich war und ob die Gesellschaft die zugehörige Form 1120 eingereicht hat. Gehen Sie jedes fehlende Jahr durch. Der IRS empfiehlt, verspätete Erklärungen einzureichen, bevor Sie einen Erlass wegen triftigen Grundes beantragen. Liegt ein Schreiben des IRS vor, antworten Sie bis zu dessen Frist und schließen Sie die Einreichungen parallel ab. IRS: Anleitung zu Form 5472; IRS: Handbuch zu internationalen Strafzuschlägen.

Stellen Sie folgende Unterlagen zusammen: Gründungs- und Eigentumsdaten der Gesellschaft, EIN (US-Steueridentifikationsnummer), Kopien der Steuererklärungen und Fristverlängerungen, Kontoauszüge, Bücher, Einlagen und Entnahmen des Eigentümers, weitere Transaktionen mit nahestehenden Personen und jedes Schreiben des IRS. Auch ein Jahr ohne Umsatz kann eine Meldung erfordern, wenn der Eigentümer die LLC finanziert oder ihre Ausgaben bezahlt hat. Den vollständigen Test für Transaktionen finden Sie unter Einreichung für eine US-LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum oder Einreichung für eine US-C-Corporation in ausländischem Eigentum.

Wenn Sie vermuten, dass das Versäumnis absichtlich war oder verschwiegene Einkünfte betraf, lesen Sie die Frage zur freiwilligen Offenlegung weiter unten, bevor Sie einen Weg zum Nachholen wählen.

Für welche früheren Jahre muss ich einreichen, und wie weit kann der IRS zurückgehen?

Prüfen Sie jedes Jahr einzeln; eine pauschale Regel, nur die letzten drei Jahre nachzuholen, gibt es nicht. Klären Sie, wem die Gesellschaft gehörte und ob der Eigentümer für US-Steuerzwecke eine ausländische Person war, und prüfen Sie dann die Transaktionen und Ausnahmen von der Einreichungspflicht. Ausländisches Eigentum zu irgendeinem Zeitpunkt im Steuerjahr einer Kapitalgesellschaft kann die Pflicht auslösen, auch wenn der Eigentümer später in den USA steuerlich ansässig wird. Eine wirksame Wahl der gemeinsamen Veranlagung nach Abschnitt 6013(g) oder (h) nimmt eine Person aus der Definition der ausländischen Person für Form 5472 heraus. Beide Ehepartner unterschreiben die Erklärung zur Wahl mit ihrer ersten gemeinsamen Steuererklärung; sie können die Wahl stattdessen mit einer geänderten gemeinsamen Steuererklärung treffen, und zwar innerhalb von drei Jahren nach der Einreichung oder zwei Jahren nach der Zahlung, je nachdem, welche Frist später endet. IRS: Anleitung zu Form 5472; IRS: Nichtansässiger Ehepartner.

Die Sonderregel für eine US-LLC in ausländischem Eigentum, die steuerlich nicht eigenständig ist (Disregarded Entity), gilt für Steuerjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2017 beginnen und am oder nach dem 13. Dezember 2017 enden; eine Kapitalgesellschaft kann auch für frühere Jahre meldepflichtig gewesen sein. Eine Ausnahme für Kapitalgesellschaften greift, wenn die erforderliche Form 5471 und Schedule M alle Transaktionen mit einer nahestehenden ausländischen Kapitalgesellschaft ausgewiesen haben; für eine US-LLC in ausländischem Eigentum, die steuerlich nicht eigenständig ist, gilt sie nicht. Den vollständigen Test finden Sie in den Regeln für LLCs und den Regeln für Kapitalgesellschaften. IRS: Anleitung zu Form 5472.

Eine nicht eingereichte oder wesentlich unvollständige Form 5472 kann die Festsetzungsfrist offen halten. Nach den Hinweisen des IRS läuft die Frist für die Festsetzung eines Strafzuschlags wegen einer internationalen Informationsmeldung in der Regel drei Jahre, nachdem eine vollständige Meldung eingereicht wurde, auch wenn sie verspätet erfolgt. Fehlende Pflichtangaben können außerdem die Festsetzungsfrist für die zugehörige Einkommensteuererklärung verlängern; ein triftiger Grund kann diese Verlängerung für nicht zusammenhängende Steuerposten begrenzen. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein altes Jahr abgeschlossen ist, bevor Sie die Einreichungen und Tatsachen geprüft haben. IRS: Handbuch zu internationalen Strafzuschlägen.

Wie reiche ich eine verspätete Form 5472 für eine LLC oder Kapitalgesellschaft ein?

Fügen Sie jede verspätete Form 5472 der Steuererklärung für dasselbe Steuerjahr bei. Der Weg hängt davon ab, was bereits eingereicht wurde; eine einzelne Form 5472 ist nicht die übliche Form des Nachholens. IRS: Anleitung zu Form 5472; IRS: Verfahren für verspätete Erklärungen.

Das IRS-Verfahren für verspätete Informationsmeldungen gilt nur, wenn der IRS die Gesellschaft nicht wegen der fehlenden Meldung kontaktiert hat und keine zivilrechtliche Prüfung oder strafrechtliche Ermittlung läuft. Wurden Sie kontaktiert, folgen Sie dem Schreiben und stimmen Sie die Korrektur mit der Kontaktperson beim IRS ab. Hat eine LLC ihre Pro-forma-Form-1120 bereits eingereicht, aber Form 5472 weggelassen, sieht das allgemeine Verfahren eine geänderte Steuererklärung vor; prüfen Sie das geänderte Pro-forma-Paket und den Übermittlungsweg, weil für die LLC besondere Anweisungen zu Form 5472 gelten. Eine LLC kann Form 5472 nicht elektronisch einreichen. Bewahren Sie eine Kopie und den Zustellnachweis auf. IRS: Verfahren für verspätete Erklärungen; IRS: Anleitung zu Form 5472; IRS: Korrektur von Unternehmenssteuererklärungen; IRS: Anleitung zu Form 1120-X.

Sollte ich eine Erklärung zum triftigen Grund beifügen, und was gehört hinein?

Fügen Sie für jedes verspätete Jahr eine eigene, unterschriebene Erklärung bei, wenn die Gesellschaft Tatsachen vorweisen kann, die einen triftigen Grund (Reasonable Cause) stützen. Schildern Sie, was die rechtzeitige Einreichung verhindert hat, wann die Gesellschaft von der Pflicht erfuhr, was sie unternommen hat, um die Pflicht zu erfüllen, und an welchen Daten sie das Versäumnis behoben hat. Fügen Sie Unterlagen bei, die den zeitlichen Ablauf belegen; machen Sie keine Angaben, die Sie nicht belegen können. IRS: Verfahren für verspätete Erklärungen; eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(b).

Die Vorschrift verlangt eine ausdrückliche Darstellung aller Tatsachen, auf die sich die Gesellschaft beruft, sowie eine Erklärung unter Strafandrohung wegen falscher Angaben (penalties of perjury). Ein Sachbearbeiter des IRS entscheidet, ob die Gesellschaft nach Treu und Glauben gehandelt hat und ein triftiger Grund vorlag. Eine beigefügte Erklärung wird vor der Festsetzung eines Strafzuschlags möglicherweise nicht geprüft; halten Sie sich daher bereit, sie auf ein Schreiben des IRS hin erneut zu senden. eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(b); IRS: Verfahren für verspätete Erklärungen.

Verhängt der IRS einen Strafzuschlag, wenn ich von mir aus einreiche?

Ja, der IRS kann einen Strafzuschlag festsetzen, auch wenn die Gesellschaft freiwillig mit einer Erklärung zum triftigen Grund einreicht. Für ein Steuerjahr, das nach dem früheren Strafsystem beginnt, beträgt der anfängliche Strafzuschlag für Form 5472 $25.000 je nahestehender Person und Jahr mit einem Versäumnis. Eine im Wesentlichen unvollständige Form gilt als nicht eingereicht. IRS: Anleitung zu Form 5472; eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(a).

Ein fortlaufender Zuschlag fällt nur an, wenn das Versäumnis über die Frist nach der Mitteilung hinaus andauert. Dauern für dieselbe nahestehende Person sowohl ein Versäumnis bei der Einreichung als auch bei der Aufbewahrung von Unterlagen an, kann der IRS getrennte fortlaufende Strafzuschläge festsetzen. IRS: Handbuch zu internationalen Strafzuschlägen. Fällt keine Einkommensteuer an, entfällt die Pflicht zur Einreichung von Form 5472 nicht. IRS: Anleitung zu Form 5472.

Gilt die Regelung zum erstmaligen Erlass (First-Time Abatement) für einen Strafzuschlag zu Form 5472?

Der erstmalige Erlass gilt nicht unmittelbar für Form 5472. Es gibt eine enge Ausnahme in der Verarbeitung beim IRS, wenn ein Strafzuschlag zu Form 5472 automatisch festgesetzt wurde, weil die Form einer verspäteten Form 1120 beigefügt war. IRS: Handbuch zu internationalen Strafzuschlägen.

Die Referenz und die Einreichungshistorie der Form 1120 sind entscheidend; gehen Sie nicht allein anhand des Titels davon aus, dass ein CP215 infrage kommt. Der triftige Grund bleibt ein eigener Weg, auch wenn die enge Regel zum erstmaligen Erlass nicht passt. Zum Verspätungszuschlag für Form 1120 selbst siehe Strafzuschläge bei verspäteter Einreichung und Zahlung. IRS: Handbuch zu internationalen Strafzuschlägen.

Zählen Unkenntnis oder das Vertrauen auf einen Ersteller von Steuererklärungen als triftiger Grund?

Eine konkrete steuerliche Beratung kann einen triftigen Grund stützen, wenn das Vertrauen darauf vernünftig war; die Beauftragung eines Erstellers von Steuererklärungen oder eines Gründungsdienstes mit der Einreichung genügt in der Regel nicht. Halten Sie fest, welche Frage gestellt wurde, welche Angaben zu Eigentum und Transaktionen Sie geliefert haben, welchen Rat Sie erhielten und warum die Gesellschaft darauf vertraute. Hat schlicht niemand eingereicht, dokumentieren Sie die eigenen Bemühungen der Gesellschaft, die Frist einzuhalten. Bewahren Sie die Mandatsvereinbarung und spätere Unterlagen auf. eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(b); IRS: Handbuch zum Erlass von Strafzuschlägen.

Der IRS muss die Ausnahme wegen triftigen Grundes großzügig anwenden bei einer Kapitalgesellschaft mit Bruttoeinnahmen von $20.000.000 oder weniger im Steuerjahr, wenn sie die Pflicht nicht kannte, nur geringe Präsenz und Kontakte in den USA hatte und Anfragen des IRS nach der Form und den Unterlagen umgehend und vollständig erfüllte. Das ist ein Maßstab für den Erlass, keine Befreiung von der Einreichung und kein automatischer Verzicht. Nach Auffassung der IRS-Rechtsabteilung bezieht sich die Grenze für die Einnahmen auf die gesamten Einnahmen, nicht nur auf die US-Einnahmen, und alle Voraussetzungen müssen nachgewiesen werden. eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(b)(2); IRS: Chief Counsel Advice 202617012.

Ich habe ein CP215-Schreiben erhalten. Wie antworte ich, oder wie lege ich Einspruch ein?

Ein CP215 meldet einen festgesetzten zivilrechtlichen Strafzuschlag; es besagt nicht, ob Form 5472 noch fehlt. Gleichen Sie Gesellschaft, Steuerzeitraum, Grund, Betrag und Frist des Schreibens mit der eingereichten Erklärung und dem Zustellnachweis ab. Fehlt die Form, reichen Sie sie umgehend ein. Rufen Sie die im Schreiben genannte Nummer an oder senden Sie einen Antrag auf Erlass mit einer unterschriebenen Erklärung zum triftigen Grund und Unterlagen. Bewahren Sie Kopien und den Zustellnachweis auf. IRS: Das CP215-Schreiben verstehen; IRS: Erlass von Strafzuschlägen.

Wurde eine vollständige Form 5472 rechtzeitig eingereicht, senden Sie eine Kopie und den Nachweis der rechtzeitigen Einreichung. War sie verspätet oder unvollständig, schildern Sie die Tatsachen und beantragen Sie den möglichen Erlass. Kann der IRS den Erlass nicht telefonisch gewähren, können Sie ihn nach Angaben des IRS schriftlich mit Form 843 beantragen. Wird der Erlass abgelehnt, nennt das Ablehnungsschreiben die Einspruchsfrist und die Vorgehensweise; ein Einspruch beim IRS ist in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach diesem Schreiben zu beantragen, folgen Sie aber dem konkreten Schreiben. Eine Zahlung bis zum Fälligkeitsdatum des CP215 kann Zinsen auf diesen festgesetzten Betrag vermeiden, aber die Zahlung ersetzt nicht die Einreichung einer fehlenden Form. IRS: CP215; eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(a); IRS: Erlass von Strafzuschlägen; IRS: Einspruch gegen einen Strafzuschlag.

Wie verhindere ich, dass der Strafzuschlag nach einem IRS-Schreiben weiter wächst?

Reichen Sie umgehend eine vollständige Form 5472 und alle angeforderten Unterlagen ein. Suchen Sie das Schreiben des IRS heraus, das das konkrete Versäumnis bei der Einreichung oder bei den Unterlagen benannte, und dessen Versanddatum. Eine Abhilfefrist von 90 Tagen beginnt, wenn der IRS die Mitteilung über dieses Versäumnis versendet, nicht am Fälligkeitsdatum der Zahlung nach dem CP215. Bestand der triftige Grund nach der Mitteilung fort, beginnt die Frist nach der Vorschrift frühestens am letzten Tag, an dem der triftige Grund bestand. Ein Versäumnis, das über diese Frist hinaus andauert, kann für jeden Zeitraum von 30 Tagen oder einen Teil davon einen weiteren Zuschlag auslösen, ohne genannte Obergrenze. Nach dem IRS-Handbuch gibt es keine eigene Ausnahme wegen triftigen Grundes mehr, sobald ein fortlaufender Strafzuschlag gilt. eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(b), (d); IRS: Handbuch zu internationalen Strafzuschlägen; IRS: CP215.

Die Zahlung eines festgesetzten CP215-Betrags kann die Zinsen auf diesen Betrag stoppen, behebt aber keine nicht eingereichte oder unvollständige Form 5472. Fordert ein Schreiben des IRS neben der Form auch Unterlagen an, erfüllen Sie beide Anforderungen und sichern Sie die Zustellnachweise. IRS: CP215; eCFR: 26 CFR 1.6038A-4.

Kann ich die LLC schließen, damit die versäumten Jahre verschwinden?

Nein. Die Schließung der LLC beseitigt weder frühere bundessteuerliche Einreichungspflichten noch festgesetzte Strafzuschläge. Nach Angaben des IRS kann er ein Unternehmenskonto erst schließen, wenn die erforderlichen Steuererklärungen eingereicht und die Steuern bezahlt sind. Prüfen Sie das letzte Jahr auf meldepflichtige Transaktionen und bewahren Sie die Unterlagen auf, die Sie für Rückfragen des IRS brauchen. Die Auflösung auf Ebene des Bundesstaates und die abschließenden Einreichungen dort hängen davon ab, wo die LLC gegründet oder registriert wurde. IRS: Ein Unternehmen schließen.

Wann ist die Voluntary Disclosure Practice des IRS der richtige Weg?

Erwägen Sie die Voluntary Disclosure Practice der IRS Criminal Investigation (freiwillige Offenlegung bei der Steuerfahndung), bevor Sie Steuererklärungen nachholen, wenn der Verstoß vorsätzlich war und strafrechtliche Risiken entstanden sind. Sie verlangt eine wahrheitsgemäße, rechtzeitige und vollständige Offenlegung und garantiert keine Straffreiheit. Der Zeitpunkt zählt: Eine Offenlegung kann zu spät sein, wenn eine Prüfung oder Ermittlung begonnen hat oder der IRS Informationen über den Verstoß erhalten hat. IRS: Voluntary Disclosure Practice.

Eine versehentlich versäumte Form 5472 wird in der Regel durch ursprüngliche oder geänderte Einreichungen und einen Antrag auf Erlass wegen triftigen Grundes behoben, vorbehaltlich der Voraussetzungen des IRS-Verfahrens. Wenn das Verhalten möglicherweise vorsätzlich war, holen Sie Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern ein, bevor Sie ein Verfahren wählen. IRS: Voluntary Disclosure Practice; IRS: Verfahren für verspätete Erklärungen.

Beispiel

Beispielbeträge in US-Dollar: Ein ausländischer Eigentümer zahlt im ersten Jahr $20.000 in eine US-LLC mit einem Mitglied ein und im folgenden Jahr weitere $5.000. Die LLC hat keine Umsätze und reicht keine Form 5472 ein. Ist jede Einzahlung meldepflichtig und der Eigentümer die einzige nahestehende Person, können die beiden versäumten Jahre jeweils $25.000 anfänglichen Strafzuschlag auslösen, also $50.000 vor jedem Erlass. Der Eigentümer stellt die Kontounterlagen beider Jahre zusammen und reicht für jedes Jahr eine eigene Pro-forma-Form-1120 und Form 5472 ein; dabei beschreibt er die Einzahlung des jeweiligen Jahres in der Anlage zu Form 5472, Part V. Für jedes Jahr sendet der Eigentümer eine durch Tatsachen gestützte Erklärung zum triftigen Grund. Der IRS kann die Strafzuschläge dennoch festsetzen und die Erklärungen später prüfen. IRS: Form 5472.

Anders in Ihrem Fall?

Der nächste Schritt hängt von der Gesellschaft, den fehlenden Erklärungen und Ihrem Wohnsitz ab:

• Sie brauchen die jährlichen Regeln oder die Transaktionsliste für die LLC: siehe Einreichung für eine US-LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum.
• Eine US-C-Corporation hat ihre gesamte Einkommensteuererklärung versäumt: siehe Nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen.
• Sie wollen wissen, ob der Eigentümer US-Einkommensteuer schuldete: siehe Wann ausländische Eigentümer US-Steuern schulden.
• Sie leben in den USA und haben persönliche Auslandsmeldungen versäumt: siehe Versäumte Auslandsmeldungen nachholen.
• Sie leben in Kanada und besitzen die LLC: prüfen Sie mögliche kanadische Einreichungen unter Kanadischer Eigentümer einer US-LLC.
• Die Unterlagen der LLC können Transaktionen des Eigentümers noch nicht belegen: siehe Überfällige Buchhaltung nachholen.
• Sie haben ein Schreiben zu einem Strafzuschlag erhalten, mehrere Jahre versäumt oder möglicherweise absichtlich unvollständig eingereicht: bringen Sie die Schreiben, frühere Einreichungen, die Eigentumshistorie und die Kontounterlagen zur Beratung zu grenzüberschreitenden Steuern.