Công ty ngoài Hoa Kỳ có phải nộp tờ khai thuế Hoa Kỳ không?

Công ty của bạn là công ty Canada?

Công ty Canada cần xem xét tờ khai ở cả hai nước và Hiệp định thuế Canada-Hoa Kỳ. Xem tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada để biết phân tích đó.

Chỉ bán hàng cho khách Hoa Kỳ có bắt buộc nộp Form 1120-F không?

Chỉ riêng việc bán cho người mua tại Hoa Kỳ chưa trả lời được câu hỏi công ty nước ngoài có phải nộp Form 1120-F hay không. Các câu hỏi then chốt là công ty có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ (US trade or business) hay không, có thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ mà thuế chưa được khấu trừ đủ hay không, hoặc có yếu tố khác bắt buộc nộp được nêu trong hướng dẫn Form 1120-F.

Đừng chỉ nhìn địa chỉ của khách hàng. Hãy kiểm tra nơi chủ sở hữu, giám đốc, nhân viên và các đại diện khác làm việc cho công ty, ai đàm phán hoặc ký hợp đồng tại Hoa Kỳ, và hàng tồn kho được lưu giữ và bán ở đâu. Việc chủ sở hữu làm việc cho công ty khi đang ở Hoa Kỳ có thể quan trọng, kể cả khi không có bảng lương tại Hoa Kỳ. IRS cho biết câu hỏi về hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ tùy thuộc vào các tình tiết cụ thể (trách nhiệm nộp tờ khai của IRS). Việc bán hàng tồn kho tại Hoa Kỳ có thể tạo ra thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ (effectively connected income), nhưng quy tắc xác định nguồn thu nhập khác nhau giữa hàng mua về và hàng tự sản xuất (IRS: thu nhập liên quan trực tiếp). Xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ để biết bài kiểm tra về hoạt động.

Nếu công ty không có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ và toàn bộ thuế Hoa Kỳ đã được khấu trừ tại nguồn, hướng dẫn Form 1120-F nhìn chung cho phép một ngoại lệ về việc nộp tờ khai. Nếu xin hoàn thuế, hoặc có thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ mà khấu trừ chưa đủ, vẫn có thể phải nộp tờ khai.

Công ty có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ có phải nộp tờ khai ngay cả khi không có thuế phải nộp không?

Nhìn chung là có. Công ty nước ngoài tham gia hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ phải nộp Form 1120-F dù hoạt động đó có tạo ra thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ hay không, và dù hiệp định thuế có miễn thuế cho khoản thu nhập đó hay không (IRS: hướng dẫn Form 1120-F). Khoản lỗ hoặc thuế bằng không tự nó không phải là ngoại lệ về việc nộp tờ khai.

Form 1120-F khai thu nhập và tình hình thuế tại Hoa Kỳ của công ty nước ngoài. Một công ty con riêng tại Hoa Kỳ không biến công ty mẹ thành công ty Hoa Kỳ; hoạt động và thu nhập của từng pháp nhân phải được kiểm tra riêng (IRS: trách nhiệm nộp tờ khai của công ty nước ngoài). Nếu công ty nước ngoài có giao dịch với bên liên quan phải khai báo trong khi tham gia hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ, có thể phải nộp thêm Form 5472. Công ty nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ theo hiệp định thuế áp dụng được miễn Form 5472 nếu nộp Form 8833 đúng hạn; LLC Hoa Kỳ bị bỏ qua về thuế do người nước ngoài sở hữu tự xác định nghĩa vụ nộp của mình (IRS: hướng dẫn Form 5472).

Hiệp định thuế có loại bỏ nghĩa vụ nộp tờ khai khi không có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ không?

Theo hiệp định thuế áp dụng, cơ sở thường trú (permanent establishment) là một mức độ hiện diện kinh doanh được xác định tại Hoa Kỳ. Tùy hiệp định, khái niệm này có thể gồm một địa điểm cố định dùng cho hoạt động kinh doanh hoặc một người tại Hoa Kỳ thường xuyên ký hợp đồng có tính ràng buộc cho công ty. Chỉ riêng việc không có văn phòng tại Hoa Kỳ chưa quyết định kết quả bài kiểm tra (giải thích hiệp định thuế của IRS). Lợi nhuận kinh doanh đủ điều kiện có thể được miễn thuế liên bang khi không có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ, nhưng hướng dẫn của IRS vẫn yêu cầu nộp tờ khai khi công ty có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ. Nếu phải công bố về hiệp định thuế, hãy đính kèm Form 8833 vào tờ khai; không làm vậy có thể khiến công ty bị phạt $10.000 cho mỗi trường hợp áp dụng hiệp định chưa công bố (IRC section 6712).

Ưu đãi theo hiệp định thuế tùy thuộc vào hiệp định cụ thể, nơi cư trú theo hiệp định của công ty, việc công ty có đủ điều kiện hưởng ưu đãi hay không và thu nhập có thuộc về cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ hay không. Nếu cả hai nước đều coi công ty là người cư trú, hãy áp dụng quy tắc xác định nơi cư trú của công ty trong hiệp định đó; một số hiệp định yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hai nước thỏa thuận mới được hưởng ưu đãi (IRS: hướng dẫn Form 8802). Nếu không có hiệp định áp dụng, không có sự bảo vệ về cơ sở thường trú theo hiệp định; hãy áp dụng các quy tắc nội luật của Hoa Kỳ về hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ và thu nhập. Chỉ riêng việc không có văn phòng tại Hoa Kỳ không quyết định kết quả của cả hai bài kiểm tra (IRS: trách nhiệm nộp tờ khai của công ty nước ngoài; hướng dẫn Form 1120-F).

Khi nào công ty nước ngoài nên nộp Form 1120-F mang tính bảo vệ (protective)?

Công ty nước ngoài nên cân nhắc nộp Form 1120-F mang tính bảo vệ khi có hoạt động hạn chế tại Hoa Kỳ nhưng kết luận một cách hợp lý rằng mình không có thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ, hoặc yêu cầu bảo vệ theo hiệp định thuế vì không có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ. Việc nộp giúp giữ lại quyền có thể được hưởng khoản khấu trừ và tín thuế nếu sau này IRS không đồng ý (IRS: hướng dẫn Form 1120-F).

Tờ khai mang tính bảo vệ là một tờ khai đã nộp, không phải một lá thư lưu trong hồ sơ công ty. IRS hướng dẫn công ty dùng tên và EIN của chính mình, đánh dấu ô tờ khai bảo vệ ở đầu trang 1, trả lời các câu hỏi bắt buộc và đính kèm Form 8833 khi tờ khai bảo vệ dựa trên việc miễn thuế theo hiệp định. Một cán bộ điều hành được ủy quyền ký tờ khai (IRS: hướng dẫn tờ khai bảo vệ). Hãy khai trên Form 1120-F mọi thu nhập chịu thuế liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ đã biết; công ty yêu cầu miễn thuế theo hiệp định vì không có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ có thể làm theo hướng dẫn về tờ khai bảo vệ ngay cả khi có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ.

LLC Hoa Kỳ có làm thay đổi người phải nộp tờ khai không?

Có. Cách phân loại thuế liên bang của LLC Hoa Kỳ quyết định thu nhập của LLC nằm trên Form 1120-F của công ty nước ngoài hay trên tờ khai riêng của một pháp nhân Hoa Kỳ. Chỉ riêng việc sở hữu không tạo ra nghĩa vụ nộp Form 1120-F của công ty mẹ (IRS: cách phân loại LLC; IRS: trách nhiệm nộp tờ khai của công ty nước ngoài).

Để chọn quy chế công ty, LLC nộp Form 8832, do từng chủ sở hữu hoặc một cán bộ điều hành, người quản lý hay thành viên được ủy quyền ký. Chủ sở hữu cũ trong giai đoạn có hiệu lực hồi tố cũng phải ký. Ngày có hiệu lực nhìn chung không sớm hơn 75 ngày trước ngày nộp hoặc không muộn hơn 12 tháng sau ngày nộp (IRS: Form 8832).

Về nghĩa vụ khai báo của chính LLC, xem tờ khai của LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu hoặc tờ khai của công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu.

Khi nào công ty nước ngoài cần EIN riêng?

Công ty nước ngoài phải tự xin EIN cho Form 1120-F; EIN của LLC Hoa Kỳ không xác định chủ sở hữu của LLC. Nếu EIN chưa đến trước hạn nộp, IRS cho phép ghi “Applied For” và ngày nộp đơn trên Form 1120-F giấy. Nộp điện tử và Form W-8ECI đòi hỏi mã số thuế Hoa Kỳ của công ty (IRS: hướng dẫn Form 1120-F; IRS: hướng dẫn Form W-8ECI).

LLC Hoa Kỳ bị bỏ qua về thuế do người nước ngoài sở hữu có thể cần EIN riêng để nộp Form 5472, dù không có tờ khai thuế thu nhập riêng (IRS: hướng dẫn Form SS-4). Hãy đăng ký theo tên pháp lý của từng pháp nhân và giữ cả hai thư xác nhận EIN. Bản thân EIN không chứng minh pháp nhân nào phải nộp thuế thu nhập.

Công ty nên đưa Form W-8 nào cho bên trả tiền tại Hoa Kỳ?

Khi bên trả tiền hoặc bên có nghĩa vụ khấu trừ (withholding agent) cần chứng minh tình trạng nước ngoài của công ty cho một khoản thanh toán, biểu mẫu phụ thuộc vào loại thu nhập. Form W-8BEN-E nhìn chung dùng để chứng minh tình trạng nước ngoài hoặc yêu cầu khấu trừ theo hiệp định thuế đủ điều kiện cho thu nhập không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ. Form W-8ECI dùng cho thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và đòi hỏi mã số thuế Hoa Kỳ của công ty. Chỉ riêng việc bán hàng cho khách hàng Hoa Kỳ không có nghĩa khách đó cần một trong hai biểu mẫu (IRS: hướng dẫn W-8BEN-E; IRS: hướng dẫn W-8ECI).

Với thu nhập do hợp danh Hoa Kỳ phân bổ, thành viên hợp danh là công ty nước ngoài nhìn chung đưa Form W-8BEN-E. Công ty đó có thể đưa Form W-8ECI thay thế nếu thực hiện lựa chọn về thu nhập từ bất động sản tại Hoa Kỳ theo section 882(d), hoặc nếu công ty tự mình tham gia hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ và muốn phần chia từ hợp danh chịu khấu trừ theo section 1446 (IRS: hướng dẫn W-8ECI). Chính thành viên hợp danh, không phải hợp danh, thực hiện lựa chọn về bất động sản bằng cách đính kèm một bản tuyên bố vào Form 1120-F của năm đầu tiên, do một cán bộ điều hành được ủy quyền ký, và đính kèm bản sao hoặc bản tuyên bố ý định vào Form W-8ECI. Lựa chọn ban đầu nhìn chung có thể thực hiện đến thời điểm muộn hơn giữa 3 năm sau khi nộp tờ khai và 2 năm sau khi nộp thuế (eCFR; US Code).

Với LLC bị bỏ qua về thuế, công ty nước ngoài là chủ sở hữu nhìn chung tự cung cấp hồ sơ W-8 của mình; EIN riêng của LLC dùng cho Form 5472 không thay thế danh tính của chủ sở hữu trên Form W-8ECI (IRS: hướng dẫn W-8BEN-E; IRS: hướng dẫn W-8ECI). Hãy đưa biểu mẫu cho bên trả tiền, không phải cho IRS. Form W-8ECI không phải biểu mẫu để được giảm thuế theo hiệp định cho thu nhập không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh (IRS: hướng dẫn W-8ECI).

Khi nào chi nhánh tại Hoa Kỳ phải nộp thuế lợi nhuận chi nhánh (branch profits tax)?

Công ty nước ngoài có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ có thể phải chịu thuế lợi nhuận chi nhánh bên cạnh thuế thu nhập công ty thông thường. Mức thuế theo luật là 30% trên một khoản tương đương cổ tức được tính từ lợi nhuận và thu nhập tích lũy sau thuế liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ cùng những thay đổi trong vốn ròng tại Hoa Kỳ, chứ không chỉ đơn giản tính trên số tiền đã chuyển ra nước ngoài (IRS: hướng dẫn Form 1120-F).

Việc tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ có thể ảnh hưởng đến cách tính; việc giảm vốn ròng tại Hoa Kỳ về sau có thể đưa lợi nhuận trước đó vào phép tính. Hiệp định thuế có thể giảm thuế này nếu công ty đáp ứng các yêu cầu của hiệp định, kể cả quy tắc hạn chế ưu đãi (limitation-on-benefits) nếu có (IRS: hướng dẫn Form 1120-F). Vấn đề này cần được rà soát riêng khi công ty nước ngoài hoạt động trực tiếp tại Hoa Kỳ hoặc thông qua một LLC bị bỏ qua về thuế.

Tiểu bang có thể yêu cầu nộp tờ khai dù đã có ưu đãi hiệp định thuế liên bang không?

Có. Ưu đãi hiệp định thuế liên bang không quyết định mọi nghĩa vụ nộp tờ khai của tiểu bang. Chẳng hạn, New York cho biết công ty nước ngoài chịu thuế New York phải nộp tờ khai và nộp thuế tiểu bang và địa phương ngay cả khi chưa được cấp phép kinh doanh tại đó (Sở Thuế New York). Công ty thuộc Article 9-A nhìn chung nộp Form CT-3; một số công ty nước ngoài cũng khai thu nhập được miễn thuế liên bang theo hiệp định trên Form CT-225, trừ khi hiệp định cấm tiểu bang đánh thuế (New York: hướng dẫn Form CT-3; hướng dẫn Form CT-225).

Hãy kiểm tra từng tiểu bang nơi công ty có nhân viên, hàng tồn kho, tài sản hoặc hoạt động khác. Quy định thuế thu nhập hay franchise tax của tiểu bang và quy định thuế bán hàng là những câu hỏi riêng; đừng suy ra kết quả cấp tiểu bang từ cách khai liên bang trên Form 1120-F.

Form 1120-F đến hạn khi nào, và nộp trễ tốn bao nhiêu?

Công ty nước ngoài có văn phòng tại Hoa Kỳ nhìn chung nộp Form 1120-F trước ngày 15 của tháng thứ tư sau khi kết thúc năm thuế; nếu không có văn phòng tại Hoa Kỳ thì trước ngày 15 của tháng thứ sáu (IRS: hướng dẫn Form 1120-F). Với công ty có văn phòng tại Hoa Kỳ và năm tài chính kết thúc ngày 30 tháng 6, hạn tháng thứ ba chỉ áp dụng cho các năm thuế bắt đầu trước năm 2026; các năm sau dùng quy tắc tháng thứ tư (IRS: hạn nộp tờ khai nhóm Form 1120). Nhìn chung, hãy nộp Form 7004 trước hạn ban đầu để được gia hạn nộp tờ khai sáu tháng. Công ty nước ngoài có văn phòng tại Hoa Kỳ cũng có thể đủ điều kiện được tự động gia hạn đến ngày 15 của tháng thứ sáu để nộp tờ khai và nộp thuế mà không cần Form 7004; công ty phải đính kèm một bản tuyên bố đủ điều kiện vào tờ khai. Nếu cần thêm thời gian nộp, công ty nộp Form 7004 có đánh dấu line 4 trước mốc tháng thứ sáu để được thêm bốn tháng (IRS: hướng dẫn Form 7004).

Hướng dẫn của IRS nhìn chung coi Form 1120-F là nộp đúng hạn để được hưởng các khoản khấu trừ và tín thuế liên quan đến thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh nếu nộp trong vòng 18 tháng sau hạn nộp của tờ khai. Có thể có một ngoại lệ khi tờ khai của năm liền trước chưa được nộp; việc giảm nhẹ có giới hạn có thể phụ thuộc vào hành vi hợp lý và thiện chí. Vì vậy, một tờ khai bị bỏ lỡ có thể làm thay đổi thuế trên tổng thu nhập, chứ không chỉ gây ra tiền phạt nộp trễ. Hãy rà soát từng năm trước đó, đừng cho rằng tờ khai hiện tại sẽ khắc phục được.

Khi vẫn còn thuế chưa nộp, nộp tờ khai trễ có thể bị phạt 5% số thuế đó cho mỗi tháng hoặc một phần của tháng, tối đa 25%; nộp thuế trễ có thể bị phạt riêng 0,5% mỗi tháng, tối đa 25%. Với tờ khai năm dương lịch đến hạn trong năm 2027 và nộp trễ hơn 60 ngày, tiền phạt nộp tờ khai trễ tối thiểu là số nhỏ hơn giữa $535 và số thuế phải nộp. Tiền phạt nộp tờ khai trễ được giảm cho những tháng áp dụng cả hai khoản phạt; lý do chính đáng có thể xóa một trong hai khoản phạt (IRC section 6651; IRS: Revenue Procedure 2025-32). Form 5472 bị bỏ lỡ có thể khiến công ty bị phạt $25.000, cộng thêm $25.000 cho mỗi giai đoạn 30 ngày sau 90 ngày kể từ thông báo của IRS nếu tình trạng này tiếp diễn (IRS: hướng dẫn Form 5472).

Chủ sở hữu hoặc cán bộ điều hành không phải chịu cá nhân thuế Form 1120-F của công ty chỉ vì chức danh của mình. Nhưng người có trách nhiệm về thuế lương đã khấu trừ mà cố ý không nộp có thể phải trả toàn bộ số tiền trust fund chưa nộp theo IRC section 6672. Nhìn chung IRS có ba năm kể từ ngày nộp tờ khai thuế lương để ấn định khoản phạt; tờ khai nộp trước ngày 15 tháng 4 kế tiếp được coi là nộp vào ngày đó. Không có tờ khai đã nộp nghĩa là không có giới hạn thời gian ấn định. Sau khi ấn định, việc thu thuế nhìn chung có giới hạn mười năm. Gia hạn và tạm ngưng có thể làm thay đổi các thời hạn này (IRC section 6501, 6502 và 6672).

Hãy tập hợp hồ sơ thành lập và nơi cư trú theo hiệp định thuế, hợp đồng tại Hoa Kỳ, chi tiết về người lao động và hàng tồn kho, lựa chọn phân loại của LLC (nếu có), các biểu mẫu khấu trừ của bên trả tiền, thư xác nhận EIN của cả hai pháp nhân, và các tờ khai liên bang và tiểu bang trước đây. Các dữ kiện này quyết định phải nộp những tờ khai nào và có nên nộp tờ khai bảo vệ hay không.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Hoa Kỳ; không tính thuế. Một công ty nước ngoài sở hữu một LLC một thành viên tại Hoa Kỳ chưa chọn quy chế công ty. Công ty góp US$80.000 vào LLC; LLC bán hàng đạt US$300.000 và có hàng tồn kho trong một kho ở Hoa Kỳ.

Khoản góp vốn US$80.000 của chủ sở hữu là giao dịch với bên liên quan phải khai báo: LLC mô tả khoản này trên một tờ đính kèm Form 5472, đánh dấu Part V và nộp cùng Form 1120 dạng pro forma (IRS: hướng dẫn Form 5472). Chỉ riêng tổng doanh số US$300.000 và kho hàng không quyết định hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ hay thu nhập liên quan trực tiếp của công ty nước ngoài. Công ty cần xem xét hàng được bán ở đâu, bán thế nào và công việc nào diễn ra tại Hoa Kỳ. Nếu có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ, công ty nhìn chung tự nộp Form 1120-F; nếu hoạt động hạn chế và kết luận chưa chắc chắn, công ty cân nhắc nộp tờ khai bảo vệ (IRS: hướng dẫn Form 1120-F). Công ty và LLC dùng EIN riêng của mình cho các tờ khai tương ứng.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Công ty của bạn là công ty Canada: hãy xem xét cả hai nước và hiệp định thuế trong tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada.
• Bài kiểm tra về hoạt động tại Hoa Kỳ chưa rõ ràng: dùng khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ để xác định những dữ kiện quan trọng.
• LLC bị bỏ qua về thuế của bạn có câu hỏi riêng về khai báo: xem tờ khai của LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu.
• LLC của bạn đã chọn quy chế công ty: xem tờ khai của công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu.
• Công ty của bạn cho thuê bất động sản tại Hoa Kỳ: xem tờ khai của chủ nhà không cư trú.
• Bạn đã bỏ lỡ Form 5472 hoặc nhận thông báo phạt: xem các tờ khai bị bỏ lỡ của chủ sở hữu nước ngoài.
• Bạn có thể đứng trước nghĩa vụ Form 1120-F, đã bỏ lỡ một số năm hoặc có thuế lợi nhuận chi nhánh: hãy mang các hồ sơ nêu trên đến dịch vụ hỗ trợ thuế công ty.