Kinder im eigenen Unternehmen anstellen: Steuerregeln in den USA

Kann ich mein Kind aus meinem Unternehmen bezahlen und den Betrag abziehen?

Ja. Ein Unternehmen darf angemessene Vergütung für Leistungen abziehen, die das Kind tatsächlich erbringt. Wenn Sie ein Kind anstellen, werden Taschengeld, Geschenke oder Bezahlung für Hausarbeiten dadurch nicht zu Betriebsausgaben. Das Steuergesetz verlangt eine angemessene Vergütung für persönliche Leistungen, die tatsächlich erbracht wurden.

Beginnen Sie mit Arbeit, die das Unternehmen braucht, etwa Lagerbestände ordnen, Versandaktionen vorbereiten oder Geschäftsunterlagen pflegen. Wählen Sie eine Tätigkeit, die zu den Fähigkeiten des Kindes und zu den gesetzlichen Arbeitsgrenzen passt. Legen Sie einen Stundensatz fest, der vergleichbarer Arbeit in Ihrer Region entspricht, halten Sie Stunden und Aufgaben fest und zahlen Sie das Kind über die Lohnabrechnung. Der Lohn gehört in die Steuerunterlagen des Kindes, nicht in die der Eltern; der IRS erklärt, dass Einnahmen eines Kindes aus seiner Arbeit dem Kind gehören, auch wenn ein Elternteil sie erhält.

Es gibt keine besondere Abzugsgrenze, nur weil der Arbeitnehmer Ihr Kind ist. Die Grenze ist das, was für die tatsächlich geleistete Arbeit angemessen ist. Ein runder Betrag, der nur gewählt wurde, um einen Steuerabzug auszuschöpfen, und dem keine Stunden oder Arbeitsergebnisse gegenüberstehen, lässt sich kaum belegen.

Sind die Löhne meines Kindes frei von Social Security, Medicare und Arbeitslosensteuer?

Manchmal. Bei betrieblicher Arbeit im Einzelunternehmen eines Elternteils oder in einer Personengesellschaft, deren Gesellschafter ausschließlich die Eltern des Kindes sind, sind Vergütungen für Arbeit vor dem 18. Geburtstag von den US-Bundessteuern für Social Security und Medicare befreit. Vergütungen für Arbeit vor dem 21. Geburtstag sind von der US-Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) befreit. Die Regeln zum Lohnsteuereinbehalt für die US-Bundeseinkommensteuer gelten weiterhin. Es handelt sich um Alters- und Arbeitgebertests, nicht um eine pauschale Befreiung für Kinder (IRS: Familienangehörige als Arbeitnehmer; 26 USC 3121; 26 USC 3306).

Diese Tabelle betrifft die US-Bundessteuern auf betriebliche Löhne. Fällt ein Geburtstag in die Arbeitszeit, wenden Sie den Alterstest auf jeden Arbeitszeitraum einzeln an. Löhne, die nach der Eltern-Kind-Regel von der Social Security befreit sind, begründen für das Kind keine Social-Security-Anwartschaftszeiten. Der Arbeitgeberleitfaden des IRS nennt andere Regeln für Hausarbeit im Haushalt eines Elternteils. Auch die Regeln der Arbeitslosenversicherung der Bundesstaaten können abweichen. Prüfen Sie deshalb den Bundesstaat, in dem das Kind arbeitet, bevor Sie entscheiden, welche Lohnsteuern des Bundesstaates entfallen.

Gilt das auch, wenn mein Unternehmen eine LLC, eine Personengesellschaft oder eine S Corporation ist?

Jedes dieser Unternehmen kann angemessene Löhne für echte Arbeit abziehen. Eine Kapitalgesellschaft, auch eine LLC, die als S Corporation oder C Corporation besteuert wird, zahlt auf den Lohn des Kindes die üblichen Lohnsteuern, selbst wenn ein Elternteil sie besitzt. Einzelunternehmen und Personengesellschaften im Eigentum der Eltern, die die Bedingungen erfüllen, können die Ausnahmen für Familienlöhne nutzen, abhängig vom Alter des Kindes (IRS: Publication 15).

Bei der Einkommensteuer weist diese LLC die Unternehmenseinkünfte in der Steuererklärung des Elternteils aus; bei den Lohnsteuermeldungen verwendet sie ihren eigenen Namen und ihre eigene EIN (US-Steueridentifikationsnummer) (IRS: LLCs mit einem Mitglied). Die US-Bundesvorschriften erhalten die Familienausnahmen bei Social Security, Medicare und FUTA für steuerlich nicht eigenständige Einheiten (Disregarded Entities), die die Bedingungen erfüllen (IRS: endgültige Regelung). Die Rechtsform „LLC“ allein entscheidet die Lohnsteuerfrage daher nicht; entscheidend sind die steuerliche Einstufung auf Bundesebene und die Eigentümer. Die Wahl, als Kapitalgesellschaft oder S Corporation besteuert zu werden, beendet die Familienausnahmen ab dem Tag, an dem sie wirksam wird (IRS: Anleitung zu Form 2553).

Wenn Sie und Ihr Ehepartner die LLC besitzen, prüfen Sie die Einstufung der LLC auf Bundesebene unter LLCs von Ehepaaren und Familien, bevor Sie eine Lohnabrechnung für Familienmitglieder einrichten. Für die eigene Vergütung eines Elternteils gelten andere Regeln; siehe Eigene Vergütung aus einer LLC oder Gehalt für Eigentümer einer S Corporation.

Wie viel kann ich meinem Kind zahlen, und wie viel darf es steuerfrei verdienen?

Zahlen Sie den Betrag, den ein vergleichbarer Arbeitnehmer für die tatsächliche Arbeit des Kindes erhielte; einen Betrag, der automatisch abziehbar wird, gibt es nicht. Ein unverheiratetes unterhaltsberechtigtes Kind, das US-Staatsbürger oder in den USA steuerlich ansässig ist und nur Lohn bezieht, schuldet unter Umständen keine US-Bundeseinkommensteuer, solange der Lohn den Standardabzug für Alleinstehende von $16.100 nicht übersteigt. Der Abzug für unterhaltsberechtigte Personen steigt mit dem Arbeitseinkommen, darf aber den Höchstbetrag für Alleinstehende nicht überschreiten (IRS: Inflationsanpassungen). Ein Kind, das als Ausländer in den USA steuerlich nicht ansässig ist, kann diesen Abzug in der Regel nicht in Anspruch nehmen; prüfen Sie Ansässigkeit und Quellensteuerregeln gesondert (IRS: Publication 15).

Das ist eine Berechnung der Einkommensteuer, keine Obergrenze für Lohnsteuern und kein Zielgehalt. Andere Einkünfte, eine zweite Beschäftigung, der Veranlagungsstatus und der Status des Kindes als unterhaltsberechtigte Person können das Ergebnis ändern. Löhne über dem Abzugsbetrag sind nicht verboten; sie unterliegen einfach der Einkommensteuerberechnung des Kindes. Die Einkommensteuer des Bundesstaates kann bei einem anderen Betrag beginnen.

Muss mein Kind eine Steuererklärung abgeben, und gilt die Kiddie Tax für Löhne?

Ein Kind, das unterhaltsberechtigte Person ist, muss in der Regel eine US-Bundessteuererklärung abgeben, wenn allein der Lohn den geltenden Standardabzug übersteigt. Es muss unter Umständen schon früher abgeben, wenn es zusätzlich Kapitaleinkünfte hat oder ein anderer Abgabegrund besteht. Ein Kind sollte auch dann eine Erklärung abgeben, wenn es einbehaltene Einkommensteuer erstattet bekommen will. Bei einem qualifizierenden Kind (in der Regel unter 19 am Jahresende oder Student unter 24) beendet Lohneinkommen allein die Unterhaltsberechtigung nicht, aber das Kind darf nicht mehr als die Hälfte seines eigenen Unterhalts im Jahr selbst bestreiten. Unterhalt, der aus dem Lohn des Kindes bezahlt wird, zählt als eigener Unterhalt des Kindes. Ein älteres Kind kann nur als qualifizierender Angehöriger (Qualifying Relative) unterhaltsberechtigt sein; sein Bruttoeinkommen muss dafür unter $5.300 liegen (IRS: Publication 501; IRS: Inflationsanpassungen).

Die Kiddie Tax gilt für echte Löhne nicht. Sie betrifft nur das nicht durch Arbeit erzielte Einkommen eines Kindes, etwa Zinsen, Dividenden und Kapitalgewinne. Hat das Kind sowohl Löhne als auch Kapitalanlagen, prüfen Sie, ob Form 8615 anzuwenden ist. Sie gilt nicht für ein 18-jähriges Kind oder für einen Vollzeitstudenten zwischen 19 und 23, dessen Arbeitseinkommen mehr als die Hälfte seines Unterhalts deckt. Löhne werden nicht zu Kapitaleinkünften, nur weil der Arbeitgeber ein Elternteil ist (IRS: Anleitung zu Form 8615).

Gehen Sie nicht davon aus, dass keine US-Bundeseinkommensteuer auch keinen Lohnsteuereinbehalt bedeutet. Lassen Sie das Kind Form W-4 ausfüllen und beachten Sie die Einbehaltungsregeln. Ein Kind, das die Tests zur fehlenden Steuerschuld im Vorjahr und im laufenden Jahr erfüllt, kann die Befreiung vom Einbehalt beantragen. Es muss dem Arbeitgeber aber jedes Jahr bis zum 15. Februar ein neues Form W-4 mit Befreiungsvermerk geben. Arbeitnehmer, die als Ausländer in den USA steuerlich nicht ansässig sind, können diese Befreiung in der Regel nicht beantragen (IRS: Publication 15).

Bekommt mein Kind ein W-2 oder ein 1099, und welche Meldungen zur Lohnabrechnung sind nötig?

Ein Kind, das als Ihr Arbeitnehmer arbeitet, erhält ein Form W-2, auch wenn die Ausnahmen bei den US-Bundeslohnsteuern für Familien gelten. Ein Form 1099-NEC ist für einen wirklich selbstständigen Auftragnehmer gedacht; die Wahl dieses Formulars macht aus einem Arbeitnehmer keinen Auftragnehmer. Der IRS achtet darauf, wer die Arbeit steuert, wie die finanziellen Abläufe geregelt sind und wie die Beziehung zwischen den Parteien ausgestaltet ist (IRS: Einstufung von Beschäftigten; IRS: Publication 15).

Führt das Kind tatsächlich ein eigenes selbstständiges Unternehmen, gelten die Lohnsteuerausnahmen für Eltern und Arbeitnehmer nicht. Ein Nettoeinkommen aus selbstständiger Tätigkeit von mindestens $400 löst in der Regel eine US-Bundessteuererklärung und die Selbstständigensteuer aus, auch wenn die Einkommensteuer null beträgt (IRS: Publication 501; IRS: Selbstständigensteuer).

Der Lohnsteuerkalender des IRS beschreibt diese Erklärungen. Auch wenn der Lohn eines Kindes von der FUTA befreit ist, kann das Unternehmen wegen anderer Arbeitnehmer dennoch Form 940 einreichen. Die Einrichtung der Lohnabrechnung hängt von allen Beschäftigten ab, nicht nur vom Kind.

Welche Unterlagen zeigen, dass die Arbeit echt ist, wenn der IRS nachfragt?

Halten Sie Unterlagen bereit, die jede Zahlung mit der Arbeit verbinden, die das Unternehmen erhalten hat. Eine kurze Tätigkeitsbeschreibung, datierte Stundenzettel, Arbeitsproben, der angewendete Stundensatz, Lohnabrechnungen und der Zahlungsnachweis an das Kind helfen mehr als eine Jahresabschlussbuchung mit der Bezeichnung „Löhne Kind“. Bewahren Sie Unterlagen zu den Lohnsteuern mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, je nachdem, was später eintritt (IRS: Aufbewahrung von Unterlagen).

Tragen Sie vor der ersten Zahlung zusammen: Alter des Kindes, Aufgaben, erwartete Stunden, geplanten Stundensatz, Rechtsform und steuerliche Einstufung des Unternehmens, Eigentümer und Arbeitsort (Bundesstaat). Vergleichen Sie die geplante Vergütung mit ähnlicher Arbeit in Ihrer Region. Hat das Kind auch eine andere Beschäftigung oder Kapitaleinkünfte, holen Sie diese Schätzungen ein, bevor Sie den Einbehalt festlegen. Der Abzug beruht auf echten Leistungen und angemessener Vergütung (Internal Revenue Code, Abschnitt 162).

Kann mein Kind den Lohn in eine Roth IRA einzahlen?

Ja. Ein Kind kann in jedem Alter in eine Roth IRA einzahlen, wenn es steuerpflichtige Vergütungen hat und die Einkommensgrenzen der Roth IRA einhält. Die gesamten Einzahlungen in Traditional IRA und Roth IRA sind auf den kleineren der beiden Beträge begrenzt: die steuerpflichtige Vergütung des Kindes oder $7.500 für Personen unter 50 (IRS: Berechtigung für die Roth IRA; IRS: Einzahlungsgrenzen).

Der Lohn zählt als Vergütung, auch wenn der Standardabzug des Kindes die US-Bundeseinkommensteuer auf null senkt. Bewahren Sie das W-2 und die Lohnunterlagen als Beleg für die Einzahlung auf. Ein Elternteil kann das Konto für das Kind einzahlen, die Einzahlung ist aber durch die Vergütung des Kindes und die jährliche IRA-Grenze begrenzt; ein Geschenk allein ist kein Arbeitseinkommen des Kindes.

Schränken Kinderarbeitsgesetze ein, was mein Kind in meinem Unternehmen tun darf?

Ja. Für Kinder unter 16 heben die US-Bundesregeln die Alters- und Stundengrenzen in einem Unternehmen auf, das allein den Eltern gehört; Bergbau, Fertigung und gefährliche Tätigkeiten bleiben aber verboten. Für 16- und 17-Jährige bleiben gefährliche Tätigkeiten verboten. Die Hinweise des Department of Labor zur Kinderarbeit beschreiben die Elternausnahme für nichtlandwirtschaftliche Betriebe. Das Recht des Bundesstaates kann bei Alter, Arbeitszeit, Genehmigungen oder Tätigkeiten strenger sein. Prüfen Sie Mindestlohn- und Überstundenregeln gesondert.

Für die bundesrechtliche Elternausnahme muss der Elternteil der alleinige Arbeitgeber sein: Ein Unternehmen mit einem einzigen Eigentümer erfüllt das, ebenso kann eine Personengesellschaft mit nur den Eltern des Kindes als Gesellschaftern oder eine Kapitalgesellschaft mit nur den Eltern als Eigentümern es erfüllen. Dieser arbeitsrechtliche Eigentümertest unterscheidet sich von der steuerlichen Lohnsteuerausnahme: Eine Kapitalgesellschaft im Eigentum der Eltern kann die bundesrechtliche Ausnahme vom Kinderarbeitsverbot erfüllen und trotzdem die üblichen US-Bundeslohnsteuern auf den Lohn des Kindes schulden (Department of Labor: Eigentümerregel; IRS: Familienangehörige als Arbeitnehmer). Prüfen Sie vor dem Arbeitsbeginn des Kindes sowohl die Bundesregeln als auch die Regeln Ihres Bundesstaates zu Alter und geplanten Aufgaben.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; Beträge in US-Dollar. Ein Elternteil führt ein Einzelunternehmen. Sein 16-jähriges Kind arbeitet 200 Stunden mit erlaubten Ablage- und Lagerarbeiten zu $20 pro Stunde. Der Elternteil führt wöchentliche Stundenzettel und zahlt $4.000 über die Lohnabrechnung. Angenommen, das Kind hat keine anderen Einkünfte und bleibt unterhaltsberechtigt.

Das Unternehmen kann die $4.000 abziehen, wenn die Arbeit echt und der Stundensatz angemessen ist. Nach den Regeln für Familienangehörige als Arbeitnehmer sind die Löhne von den US-Bundessteuern für Social Security, Medicare und FUTA befreit. Das Kind erhält ein W-2. Die Löhne von $4.000 wären durch den Standardabzug des Kindes gedeckt, der Elternteil beachtet aber weiterhin Form W-4 und die Meldepflichten der Lohnabrechnung. Senkt jeder abziehbare Dollar die US-Bundeseinkommensteuer des Elternteils um angenommene 20 Cent, sinkt diese Steuer um $800, während das Kind auf diese Löhne keine US-Bundeseinkommensteuer schuldet. Der Abzug senkt außerdem das Nettoeinkommen des Elternteils aus selbstständiger Tätigkeit und damit dessen Selbstständigensteuer. Die tatsächliche Ersparnis der Familie hängt von beiden Steuererklärungen, der Steuer des Bundesstaates und den Lohnkosten ab. Eine S Corporation würde auf den Lohn des Kindes die üblichen US-Bundeslohnsteuern schulden.

Bei Ihnen anders?

• Sie brauchen die richtige Lohnabrechnung oder müssen versäumte Lohnmeldungen nachholen: Bringen Sie Alter des Kindes, Aufgaben, Stunden, Stundensatz, Einstufung des Unternehmens, Eigentümer und Bundesstaat zur Hilfe bei Buchhaltung und Lohnabrechnung mit.
• Ihre S Corporation zahlt auch Ihnen eine Vergütung: Ihre eigene vorgeschriebene Vergütung ist eine eigene Frage; siehe Gehalt für Eigentümer einer S Corporation.
• Sie und Ihr Ehepartner besitzen die LLC: Bestätigen Sie die Einstufung der LLC auf Bundesebene unter LLCs von Ehepaaren und Familien.
• Sie möchten Geld aus Ihrer eigenen LLC entnehmen: siehe Eigene Vergütung aus einer LLC.
• Sie suchen weitere Betriebsausgaben: siehe Unternehmenssteuer senken.
• Der Arbeitgeber ist ein kanadisches Unternehmen: In Kanada gelten andere Regeln für Zahlungen an Familienmitglieder; siehe Familienmitglieder in Kanada bezahlen.