Contratar a sus hijos en su negocio: reglas fiscales en EE. UU.

¿Puedo pagar a mi hijo desde mi negocio y deducirlo?

Sí. Un negocio puede deducir un pago razonable por servicios que el hijo realmente presta. Contratar a un hijo no convierte una mesada, un regalo o un pago por tareas del hogar en un gasto del negocio. La ley tributaria exige una remuneración razonable por servicios personales efectivamente prestados.

Comience con trabajo que el negocio necesite, como organizar el inventario, preparar envíos postales o mantener los registros del negocio. Ajuste la tarea a las habilidades del hijo y a los límites legales de trabajo. Fije una tarifa basada en trabajos similares de su zona, registre las horas y las tareas, y pague al hijo mediante la nómina. Los salarios pertenecen al registro fiscal del hijo, no al de los padres; el IRS explica que lo que gana un hijo por sus servicios es ingreso del hijo, aunque lo reciba uno de los padres.

No existe un límite especial de deducción por el hecho de que el empleado sea su hijo. El límite es lo que resulte razonable por el trabajo realmente hecho. Un pago redondo elegido para agotar una deducción, sin horas ni resultados que lo respalden, es difícil de sostener.

¿El pago a mi hijo está libre de impuestos del Seguro Social, de Medicare y de desempleo?

A veces. Para el trabajo en la empresa individual de un padre, o en una sociedad de personas cuyos socios son todos padres del hijo, el pago por servicios prestados antes de que el hijo cumpla 18 años está exento de los impuestos federales del Seguro Social y de Medicare. El pago por servicios prestados antes de los 21 años está exento del impuesto federal de desempleo, o FUTA. Las reglas de retención del impuesto federal sobre la renta siguen aplicando. Son pruebas de edad y de tipo de empleador, no una exención general para los hijos (IRS: empleados familiares; 26 USC 3121; 26 USC 3306).

Esta tabla se refiere al impuesto federal sobre los salarios del negocio. Si el trabajo abarca un cumpleaños, aplique la prueba de edad a cada período de trabajo. Los salarios exentos del Seguro Social por la regla de padres e hijos no generan para el hijo créditos de trabajo del Seguro Social. La guía del empleador del IRS establece reglas distintas para el trabajo doméstico en la casa de un padre. Las reglas del seguro estatal de desempleo también pueden ser distintas, así que revise el estado donde trabaja el hijo antes de decidir qué impuestos estatales de nómina omitir.

¿Funciona si mi negocio es una LLC, una sociedad de personas o una corporación S?

Cualquiera de estos negocios puede deducir salarios razonables por trabajo real. Una corporación, incluida una LLC que tributa como corporación S o corporación C, paga los impuestos normales sobre la nómina por los salarios del hijo, aunque el dueño sea un padre. Las empresas individuales y las sociedades de personas calificadas que pertenecen a los padres pueden usar las excepciones familiares de nómina, según la edad del hijo (IRS: Publication 15).

Para el impuesto sobre la renta, esta LLC declara los ingresos del negocio en la declaración del padre. Para reportar los impuestos sobre el empleo, usa su propio nombre y su propio número de identificación del empleador (IRS: LLC de un solo miembro). Las regulaciones federales mantienen las excepciones familiares del Seguro Social, de Medicare y de FUTA para las entidades ignoradas (disregarded entities) que califican (IRS: regla final). Por eso, el nombre legal de una LLC no basta para decidir la nómina; lo que cuenta es su clasificación tributaria federal y sus dueños. La elección de ser tratada como corporación o como corporación S termina las excepciones familiares desde la fecha en que entra en vigor (IRS: instrucciones del Form 2553).

Si usted y su cónyuge son dueños de la LLC, revise su clasificación tributaria federal en LLC de cónyuges y familias antes de crear una nómina familiar. El pago de un padre como propietario sigue reglas distintas; consulte cómo pagarse desde una LLC o el sueldo del propietario de una corporación S.

¿Cuánto puedo pagar a mi hijo y cuánto puede ganar sin pagar impuestos?

Pague lo que ganaría un trabajador comparable por el trabajo real del hijo; no existe un monto automático que se vuelva deducible. Un hijo dependiente soltero, ciudadano o residente de EE. UU., que solo tiene salarios, puede no deber impuesto federal sobre la renta cuando esos salarios no superan la deducción estándar para solteros de $16,100. La deducción del dependiente aumenta con los ingresos del trabajo, pero no puede superar el tope de una persona soltera (IRS: ajustes por inflación). Un hijo extranjero no residente generalmente no puede reclamar esa deducción; revise por separado su residencia y las reglas de retención (IRS: Publication 15).

Es un cálculo del impuesto sobre la renta, no un límite de impuestos sobre la nómina ni un sueldo objetivo. Otros ingresos, otro empleo, el estado civil para efectos de la declaración y la condición de dependiente del hijo pueden cambiar el resultado. Los salarios por encima de la deducción no están prohibidos; simplemente entran en el cálculo del impuesto sobre la renta del hijo. El impuesto estatal sobre la renta puede comenzar en un monto distinto.

¿Mi hijo debe presentar una declaración y el kiddie tax aplica a los salarios?

Un hijo dependiente generalmente presenta una declaración federal cuando solo sus salarios superan la deducción estándar aplicable, y puede tener que presentarla antes si además tiene ingresos de inversión u otro motivo para declarar. El hijo también debe presentar una declaración para reclamar el reembolso del impuesto sobre la renta retenido. Para un hijo calificado (generalmente menor de 19 años al cierre del año, o estudiante menor de 24), ganar salarios no pone fin a la dependencia, pero el hijo no puede aportar más de la mitad de su propio sustento durante el año. El sustento pagado con los salarios del hijo cuenta como sustento del hijo. Un hijo mayor solo puede ser dependiente como pariente calificado, cuyos ingresos brutos deben ser menores que $5,300 (IRS: Publication 501; IRS: ajustes por inflación).

El kiddie tax (impuesto especial sobre ciertos ingresos de menores) no aplica a los salarios genuinos. Se refiere a los ingresos no derivados del trabajo de un hijo, como intereses, dividendos y ganancias de capital. Si el hijo tiene salarios e inversiones, revise si aplica el Form 8615. No aplica a un hijo de 18 años, ni a un estudiante de tiempo completo de 19 a 23 años, cuyos ingresos del trabajo superan la mitad de su sustento. Los salarios no se convierten en ingresos de inversión solo porque el empleador sea uno de los padres (IRS: instrucciones del Form 8615).

No suponga que no deber impuesto federal sobre la renta significa que no hay retención. Entregue al hijo el Form W-4 y siga las reglas de retención. Un hijo que cumple las pruebas de no tener impuesto a su cargo en el año anterior y en el año actual puede reclamar la exención de retención, pero debe entregar al empleador un nuevo Form W-4 de exención a más tardar el 15 de febrero de cada año. Los empleados extranjeros no residentes generalmente no pueden reclamar esta exención (IRS: Publication 15).

¿Mi hijo debe recibir un W-2 o un 1099, y qué declaraciones de nómina se necesitan?

Un hijo que trabaja como su empleado recibe un Form W-2, incluso cuando aplican las excepciones federales familiares de impuestos sobre la nómina. El Form 1099-NEC es para un contratista verdaderamente independiente; elegir ese formulario no convierte a un empleado en contratista. El IRS examina el control sobre el trabajo, las finanzas y la relación entre las partes (IRS: clasificación de trabajadores; IRS: Publication 15).

Si el hijo realmente dirige un negocio independiente, las excepciones de nómina entre padres y empleados hijos no aplican. Ingresos netos por trabajo independiente de al menos $400 generalmente obligan a presentar una declaración federal y a pagar el impuesto por trabajo independiente (self-employment tax), aunque el impuesto sobre la renta sea cero (IRS: Publication 501; IRS: impuesto por trabajo independiente).

El calendario de impuestos sobre el empleo del IRS describe estas declaraciones. Un hijo cuyos salarios están exentos de FUTA puede trabajar en un negocio que igualmente presenta el Form 940 por otros empleados. La nómina depende de todos los trabajadores, no solo del hijo.

¿Qué registros demuestran que el trabajo es real si el IRS lo pregunta?

Conserve un registro que relacione cada pago con trabajo que el negocio realmente recibió. Una breve descripción del puesto, hojas de horas con fechas, muestras del trabajo, la tarifa usada, los registros de nómina y la prueba del pago al hijo sirven más que un asiento de fin de año titulado «salarios del hijo». Conserve los registros de impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento del impuesto o de su pago, lo que ocurra más tarde (IRS: conservación de registros).

Antes del primer pago, reúna la edad del hijo, sus tareas, las horas previstas, la tarifa propuesta, el tipo de empresa y su clasificación tributaria, los dueños y el estado donde se trabaja. Compare el pago propuesto con trabajos locales similares. Si el hijo también tiene otro empleo o ingresos de inversión, reúna esas estimaciones antes de fijar la retención. La deducción se apoya en servicios reales y en una remuneración razonable (Internal Revenue Code, sección 162).

¿Mi hijo puede depositar sus salarios en una Roth IRA?

Sí. Un hijo puede aportar a una Roth IRA a cualquier edad si tiene compensación gravable y cumple las reglas de ingresos de la Roth. El aporte combinado a las IRA tradicionales y Roth está limitado al menor entre la compensación gravable del hijo y $7,500 para una persona menor de 50 años (IRS: elegibilidad para la Roth IRA; IRS: límites de aportes).

Los salarios cuentan como compensación aunque la deducción estándar del hijo elimine el impuesto federal sobre la renta. Conserve el W-2 y los registros de nómina para respaldar el aporte. Uno de los padres puede aportar fondos a la cuenta en nombre del hijo, pero el aporte está limitado por la compensación del hijo y por el límite anual de la IRA; un regalo por sí solo no es ingreso del trabajo del hijo.

¿Las leyes de trabajo infantil limitan lo que mi hijo puede hacer en mi negocio?

Sí. Para los menores de 16 años, las reglas federales eliminan los límites de edad y de horas en un negocio que pertenece únicamente a sus padres, pero siguen prohibiendo la minería, la manufactura y las ocupaciones peligrosas. Para los jóvenes de 16 y 17 años, las ocupaciones peligrosas siguen prohibidas. La guía del Departamento de Trabajo sobre trabajo infantil describe la excepción para los padres en trabajos no agrícolas. La ley estatal puede ser más estricta en edad, horas, permisos o tareas. Revise por separado las reglas de salario mínimo y de horas extra.

Para la excepción federal de los padres, el padre debe ser el único empleador: un negocio de un solo dueño califica, y también puede calificar una sociedad de personas cuyos únicos socios son los padres del hijo o una corporación cuyos únicos dueños son los padres del hijo. Esa prueba de propiedad en materia laboral es distinta de la excepción de nómina en materia fiscal: una corporación que pertenece a los padres puede calificar para la excepción federal de trabajo infantil y, aun así, deber los impuestos federales normales sobre la nómina por los salarios del hijo (Departamento de Trabajo: regla de propiedad; IRS: empleados familiares). Revise las reglas federales y estatales según la edad del hijo y las tareas propuestas antes de que empiece a trabajar.

Ejemplo

Solo como ilustración; los montos están en dólares de EE. UU. Un padre dirige una empresa individual. Su hijo de 16 años dedica 200 horas a tareas permitidas de archivo e inventario, a $20 la hora. El padre lleva hojas de horas semanales y paga $4,000 por la nómina. Suponga que el hijo no tiene otros ingresos y sigue siendo dependiente.

El negocio puede deducir los $4,000 si el trabajo es real y la tarifa es razonable. Los salarios están exentos de los impuestos federales del Seguro Social, de Medicare y de FUTA según las reglas de empleados familiares. El hijo recibe un W-2. Los $4,000 de salarios quedarían cubiertos por la deducción estándar del hijo, pero el padre igualmente sigue el Form W-4 y las reglas de reporte de nómina. Si cada dólar deducible reduce el impuesto federal sobre la renta del padre en 20 centavos (un supuesto), ese impuesto baja $800, mientras que el hijo no debe impuesto federal sobre la renta por estos salarios. La deducción también reduce los ingresos netos por trabajo independiente del padre y, con ello, su impuesto por trabajo independiente. El ahorro real de la familia depende de ambas declaraciones, del impuesto estatal y de los costos de nómina. Una corporación S tendría que pagar los impuestos federales normales sobre la nómina por los salarios del hijo.

¿Su caso es distinto?

• Necesita la configuración correcta de la nómina o presentar salarios atrasados: lleve la edad del hijo, sus tareas, las horas, la tarifa, la clasificación de la entidad, los dueños y el estado a ayuda con contabilidad y nómina.
• Su corporación S también le paga a usted: su propia remuneración obligatoria es otra cuestión; consulte el sueldo del propietario de una corporación S.
• Usted y su cónyuge son dueños de la LLC: confirme su clasificación tributaria federal en LLC de cónyuges y familias.
• Quiere retirar dinero de su propia LLC: consulte cómo pagarse a sí mismo.
• Quiere otras deducciones para su negocio: consulte cómo reducir los impuestos de su negocio.
• El empleador es un negocio canadiense: las reglas canadienses sobre pagos a familiares son distintas; consulte pagos a familiares en Canadá.