Embaucher vos enfants dans votre entreprise : règles fiscales

Puis-je payer mon enfant avec l'argent de mon entreprise et déduire cette dépense?

Oui. Une entreprise peut déduire une rémunération raisonnable pour des services que l'enfant a réellement rendus. Embaucher un enfant ne transforme pas une allocation, un cadeau ou le paiement de corvées domestiques en dépense d'entreprise. La loi fiscale exige une rémunération raisonnable pour des services personnels réellement rendus.

Commencez par un travail dont l'entreprise a besoin, comme classer l'inventaire, préparer des envois postaux ou tenir les registres de l'entreprise. Choisissez une tâche adaptée aux compétences de l'enfant et aux limites légales de travail. Fixez un taux fondé sur des travaux semblables dans votre région, notez les heures et les tâches, et payez l'enfant par la paie. Le salaire figure au dossier fiscal de l'enfant, pas à celui du parent. L'IRS explique que le revenu tiré des services d'un enfant lui appartient, même si c'est un parent qui le reçoit.

Aucune limite de déduction spéciale ne s'applique du seul fait que l'employé est votre enfant. La limite, c'est ce qui est raisonnable pour le travail réellement accompli. Un montant rond choisi pour épuiser une déduction, sans heures ni résultats correspondants, est difficile à justifier.

La rémunération de mon enfant est-elle exempte de cotisations de sécurité sociale, de cotisations Medicare et de taxe sur le chômage?

Parfois. Pour le travail effectué dans l'entreprise individuelle d'un parent, ou dans une société de personnes dont tous les associés sont les parents de l'enfant, la rémunération des services rendus avant que l'enfant n'ait 18 ans est exempte des cotisations fédérales de sécurité sociale et de Medicare. Celle des services rendus avant ses 21 ans est exempte de la taxe fédérale sur le chômage (FUTA). Les règles de retenue d'impôt fédéral sur le revenu s'appliquent quand même. Ce sont des critères d'âge et d'employeur, non une exemption générale pour les enfants (IRS : employés membres de la famille; 26 USC 3121; 26 USC 3306).

Ce tableau porte sur l'impôt fédéral applicable aux salaires d'entreprise. Si le travail chevauche un anniversaire, appliquez le critère d'âge à chaque période de travail. Les salaires exemptés de cotisations de sécurité sociale en vertu de la règle parent-enfant ne donnent pas à l'enfant de crédits de travail de la sécurité sociale. Le guide de l'employeur de l'IRS prévoit d'autres règles pour le travail domestique au domicile d'un parent. Les règles de l'assurance chômage des États peuvent aussi différer; vérifiez l'État où l'enfant travaille avant de décider quelles charges sociales de l'État omettre.

Est-ce que cela fonctionne si mon entreprise est une LLC, une société de personnes ou une société de type S?

Toutes ces entreprises peuvent déduire un salaire raisonnable pour un vrai travail. Une société par actions, y compris une LLC imposée comme une société de type S (S corporation) ou une société de type C, paie les charges sociales ordinaires sur le salaire de l'enfant, même si un parent en est propriétaire. Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes admissibles, détenues par les parents, peuvent profiter des exceptions de paie familiales, selon l'âge de l'enfant (IRS : Publication 15).

Pour l'impôt sur le revenu, cette LLC déclare son revenu d'entreprise dans la déclaration du parent. Pour la déclaration des impôts sur l'emploi, elle utilise son propre nom et son propre numéro d'identification de l'employeur (EIN) (IRS : LLC à membre unique). La réglementation fédérale maintient les exceptions familiales de sécurité sociale, de Medicare et de FUTA pour les entités ignorées admissibles (IRS : règle définitive). La dénomination légale d'une LLC ne suffit donc pas à régler la question de la paie : ce sont sa classification fiscale fédérale et ses propriétaires qui comptent. Le choix d'être imposée comme une société par actions ou une société de type S met fin aux exceptions familiales à la date où il prend effet (IRS : instructions du formulaire 2553).

Si vous et votre conjoint êtes propriétaires de la LLC, vérifiez sa classification fiscale fédérale dans notre guide sur les LLC de conjoints et de familles avant de mettre en place une paie familiale. La rémunération d'un parent suit d'autres règles; voyez comment vous payer à partir d'une LLC ou le salaire du propriétaire d'une société de type S.

Combien puis-je payer mon enfant, et combien peut-il gagner sans impôt?

Versez ce qu'un travailleur comparable gagnerait pour le travail réel de l'enfant : aucun montant n'est automatiquement déductible. Un enfant à charge célibataire, citoyen ou résident américain et dont le seul revenu est un salaire, peut n'avoir aucun impôt fédéral sur le revenu à payer quand ce salaire ne dépasse pas la déduction standard pour une personne seule, soit 16 100 $. La déduction d'une personne à charge augmente avec le revenu gagné, sans dépasser le plafond d'une personne seule (IRS : ajustements pour l'inflation). Un enfant étranger non résident ne peut généralement pas réclamer cette déduction; vérifiez séparément sa résidence et les règles de retenue (IRS : Publication 15).

Il s'agit d'un calcul d'impôt sur le revenu, non d'une limite de charges sociales ni d'un salaire cible. Un autre revenu, un autre emploi, le statut de déclaration et le statut de personne à charge de l'enfant peuvent changer le résultat. Un salaire supérieur à la déduction n'est pas interdit : il entre simplement dans le calcul de l'impôt sur le revenu de l'enfant. L'impôt de l'État sur le revenu peut s'appliquer à partir d'un autre montant.

Mon enfant doit-il produire une déclaration, et l'impôt des enfants (kiddie tax) s'applique-t-il à son salaire?

Un enfant à charge produit généralement une déclaration fédérale lorsque son salaire seul dépasse la déduction standard applicable. Il peut devoir la produire plus tôt s'il a aussi des revenus de placement ou une autre raison de produire. Il devrait aussi produire une déclaration pour obtenir le remboursement de l'impôt sur le revenu retenu. Pour un enfant admissible (en général de moins de 19 ans à la fin de l'année, ou étudiant de moins de 24 ans), un salaire ne met pas fin au statut de personne à charge, mais l'enfant ne peut pas subvenir à plus de la moitié de ses propres besoins pendant l'année. Les dépenses payées avec le salaire de l'enfant comptent comme son propre soutien. Un enfant plus âgé ne peut être une personne à charge qu'à titre de proche admissible (qualifying relative), dont le revenu brut doit être inférieur à 5 300 $ (IRS : Publication 501; IRS : ajustements pour l'inflation).

L'impôt des enfants (kiddie tax) ne s'applique pas aux vrais salaires. Il vise les revenus non gagnés d'un enfant, comme les intérêts, les dividendes et les gains en capital. Si l'enfant a à la fois un salaire et des placements, vérifiez si le formulaire 8615 s'applique. Il ne s'applique pas à un enfant de 18 ans, ni à un étudiant à temps plein de 19 à 23 ans, dont le revenu gagné représente plus de la moitié de ses besoins. Un salaire ne devient pas un revenu de placement du simple fait que l'employeur est un parent (IRS : instructions du formulaire 8615).

Ne présumez pas qu'absence d'impôt fédéral sur le revenu signifie absence de retenue. Remettez à l'enfant le formulaire W-4 (certificat de retenue d'impôt) et suivez les règles de retenue. Un enfant qui remplit les critères d'absence d'impôt à payer pour l'année précédente et l'année courante peut demander l'exemption de retenue, mais il doit remettre à l'employeur un nouveau formulaire W-4 d'exemption au plus tard le 15 février de chaque année. Les employés étrangers non résidents ne peuvent généralement pas demander cette exemption (IRS : Publication 15).

Mon enfant doit-il recevoir un formulaire W-2 ou un formulaire 1099, et quelles déclarations de paie faut-il produire?

Un enfant qui travaille comme votre employé reçoit un formulaire W-2 (relevé des salaires), même lorsque les exceptions fédérales aux charges sociales familiales s'appliquent. Le formulaire 1099-NEC est réservé à un véritable entrepreneur indépendant : choisir ce formulaire ne transforme pas un employé en entrepreneur. L'IRS examine le contrôle exercé sur le travail, les aspects financiers et la relation entre les parties (IRS : classification des travailleurs; IRS : Publication 15).

Si l'enfant exploite vraiment sa propre entreprise, les exceptions de paie parent-employé ne s'appliquent pas. Des gains nets de travail autonome d'au moins 400 $ entraînent généralement une déclaration fédérale et l'impôt sur le travail autonome, même si l'impôt sur le revenu est nul (IRS : Publication 501; IRS : impôt sur le travail autonome).

Le calendrier des impôts sur l'emploi de l'IRS décrit ces déclarations. Le salaire d'un enfant exempté de la FUTA peut tout de même être versé par une entreprise qui produit le formulaire 940 à cause d'autres employés. La configuration de la paie dépend de tous les travailleurs, pas seulement de l'enfant.

Quels registres prouvent que le travail est réel si l'IRS pose la question?

Conservez des registres qui relient chaque paiement à un travail que l'entreprise a réellement reçu. Une courte description de tâches, des feuilles de temps datées, des échantillons de travail, le taux utilisé, les registres de paie et la preuve du paiement à l'enfant sont plus utiles qu'une écriture de fin d'année intitulée « salaire de l'enfant ». Conservez les registres des impôts sur l'emploi pendant au moins quatre ans après la date d'échéance de l'impôt ou la date de son paiement, selon la plus tardive (IRS : conservation des registres).

Avant le premier paiement, rassemblez l'âge de l'enfant, ses tâches, les heures prévues, le taux proposé, la forme juridique et la classification fiscale de l'entreprise, ses propriétaires et l'État où l'enfant travaille. Comparez la rémunération proposée à celle de travaux semblables dans votre région. Si l'enfant a aussi un autre emploi ou des revenus de placement, rassemblez ces estimations avant de fixer la retenue. La déduction repose sur de vrais services et une rémunération raisonnable (Internal Revenue Code, article 162).

Mon enfant peut-il verser son salaire dans un Roth IRA?

Oui. Un enfant peut cotiser à un Roth IRA à tout âge s'il a une rémunération imposable et respecte les règles de revenu du Roth. La cotisation combinée à un IRA traditionnel et à un Roth IRA est limitée au moins élevé des deux montants suivants : la rémunération imposable de l'enfant ou 7 500 $ pour une personne de moins de 50 ans (IRS : admissibilité au Roth IRA; IRS : plafonds de cotisation).

Le salaire compte comme rémunération même lorsque la déduction standard de l'enfant élimine l'impôt fédéral sur le revenu. Conservez le formulaire W-2 et les registres de paie pour justifier la cotisation. Un parent peut alimenter le compte au nom de l'enfant, mais la cotisation est limitée par la rémunération de l'enfant et le plafond annuel des IRA; un simple don n'est pas un revenu gagné par l'enfant.

Les lois sur le travail des enfants limitent-elles ce que mon enfant peut faire dans mon entreprise?

Oui. Pour les enfants de moins de 16 ans, les règles fédérales lèvent les limites d'âge et d'heures dans une entreprise appartenant uniquement à leurs parents, mais interdisent toujours les mines, la fabrication et les emplois dangereux. Pour les jeunes de 16 et 17 ans, les emplois dangereux demeurent interdits. Les directives du Département du Travail sur le travail des enfants décrivent l'exception pour les parents dans les emplois non agricoles. La loi de l'État peut être plus stricte sur l'âge, les heures, les permis ou les tâches. Vérifiez séparément le salaire minimum et les règles sur les heures supplémentaires.

Pour l'exception fédérale visant les parents, le parent doit être le seul employeur : une entreprise à propriétaire unique est admissible, tout comme une société de personnes dont les seuls associés sont les parents de l'enfant ou une société par actions dont les seuls propriétaires sont les parents de l'enfant. Ce critère de propriété du droit du travail diffère de l'exception de paie en matière d'impôt : une société par actions appartenant aux parents peut être admissible à l'exception fédérale sur le travail des enfants tout en devant payer les charges sociales fédérales ordinaires sur le salaire de l'enfant (Département du Travail des États-Unis : règle de propriété; IRS : employés membres de la famille). Vérifiez les règles fédérales et celles de l'État selon l'âge de l'enfant et les tâches prévues avant son entrée en poste.

Exemple

À titre indicatif seulement; les montants sont en dollars américains. Un parent exploite une entreprise individuelle. Son enfant de 16 ans consacre 200 heures à des travaux permis de classement et d'inventaire, à 20 $ l'heure. Le parent tient des feuilles de temps hebdomadaires et verse 4 000 $ par la paie. Supposons que l'enfant n'a aucun autre revenu et demeure une personne à charge.

L'entreprise peut déduire les 4 000 $ si le travail est réel et le taux raisonnable. Selon les règles sur les employés membres de la famille, ces salaires sont exemptés des cotisations fédérales de sécurité sociale et de Medicare ainsi que de la FUTA. L'enfant reçoit un formulaire W-2. Les 4 000 $ de salaire seraient couverts par la déduction standard de l'enfant, mais le parent suit quand même les règles du formulaire W-4 et de la déclaration de la paie. Si chaque dollar déductible réduit l'impôt fédéral sur le revenu du parent de 20 cents (hypothèse), cet impôt diminue de 800 $, alors que l'enfant ne doit aucun impôt fédéral sur le revenu sur ces salaires. La déduction réduit aussi les gains nets de travail autonome du parent, donc son impôt sur le travail autonome. Les économies réelles de la famille dépendent des deux déclarations, de l'impôt de l'État et des coûts de paie. Une société de type S devrait payer les charges sociales fédérales ordinaires sur le salaire de l'enfant.

Votre situation est différente?

• Vous avez besoin de la bonne configuration de paie ou de déclarations de salaires manquantes : apportez l'âge de l'enfant, ses tâches, ses heures, son taux de rémunération, la classification de l'entité, les propriétaires et l'État à l'équipe de tenue de livres et de paie.
• Votre société de type S vous verse aussi une rémunération : votre propre rémunération obligatoire est une question distincte; voyez le salaire du propriétaire d'une société de type S.
• Vous et votre conjoint êtes propriétaires de la LLC : confirmez sa classification fiscale fédérale dans notre guide sur les LLC de conjoints et de familles.
• Vous voulez retirer de l'argent de votre propre LLC : voyez comment vous payer.
• Vous voulez d'autres déductions d'entreprise : voyez comment réduire l'impôt de votre entreprise.
• L'employeur est une entreprise canadienne : les règles canadiennes sur la rémunération des membres de la famille diffèrent; voyez rémunérer les membres de sa famille au Canada.