Contratar seus filhos na empresa: regras de imposto nos EUA

Posso pagar meu filho com o dinheiro da empresa e deduzir esse valor?

Sim. A empresa pode deduzir uma remuneração razoável por serviços que o filho realmente presta. Contratar um filho não transforma mesada, presente ou pagamento por tarefas de casa em despesa da empresa. A lei tributária exige uma remuneração razoável por serviços pessoais efetivamente prestados.

Comece por um trabalho de que a empresa realmente precisa, como organizar o estoque, preparar correspondências ou manter os registros da empresa. Escolha tarefas compatíveis com as habilidades do seu filho e com os limites legais de trabalho para a idade dele. Defina um valor por hora com base em trabalhos parecidos na sua região, anote as horas e as tarefas e pague seu filho pela folha de pagamento. A remuneração entra no registro fiscal do filho, não no dos pais: o IRS explica que o que a criança ganha com seus serviços é renda dela, mesmo que um dos pais receba o valor.

Não existe um limite especial de dedução só porque o empregado é seu filho. O limite é o que for razoável para o trabalho realmente feito. Um valor redondo, escolhido apenas para aproveitar uma dedução, sem horas ou resultados que o justifiquem, é difícil de sustentar.

A remuneração do meu filho fica livre de Social Security, Medicare e imposto de seguro-desemprego?

Às vezes. No trabalho para a empresa individual (sole proprietorship) de um dos pais, ou para uma sociedade de pessoas em que todos os sócios são pais da criança, a remuneração por serviços prestados antes de o filho completar 18 anos é isenta dos impostos federais Social Security e Medicare. A remuneração por serviços prestados antes dos 21 anos é isenta do imposto federal de seguro-desemprego, o FUTA. As regras de retenção do imposto de renda federal continuam valendo. São testes de idade e de tipo de empregador, não uma isenção geral para crianças (IRS: empregados da família; 26 USC 3121; 26 USC 3306).

Esta tabela trata do imposto federal sobre a remuneração de trabalho na empresa. Se o trabalho atravessa o aniversário do filho, aplique o teste de idade a cada período trabalhado. A remuneração isenta de Social Security pela regra de pais e filhos não gera créditos de Social Security para o filho. O guia do empregador do IRS traz regras diferentes para o trabalho doméstico na casa dos pais. As regras estaduais de seguro-desemprego também podem ser diferentes; por isso, verifique o estado onde o filho trabalha antes de decidir quais impostos estaduais da folha deixar de recolher.

Isso vale se minha empresa é uma LLC, uma sociedade de pessoas ou uma corporação S?

Qualquer um desses tipos de empresa pode deduzir uma remuneração razoável por trabalho real. Uma corporação, inclusive uma LLC tributada como corporação S ou corporação C, paga os impostos normais sobre a folha da remuneração do filho, mesmo que um dos pais seja o dono. Empresas individuais (sole proprietorships) e sociedades de pessoas que pertencem aos pais e se qualificam podem usar as exceções familiares de imposto sobre a folha, conforme a idade do filho (IRS: Publication 15).

Para o imposto de renda, essa LLC declara o lucro da empresa na declaração dos pais. Para a declaração dos impostos sobre a folha, ela usa o próprio nome e o próprio EIN (número de identificação do empregador) (IRS: LLCs de um único membro). Os regulamentos federais mantêm as exceções familiares de Social Security, Medicare e FUTA para entidades desconsideradas (disregarded entities) que se qualificam (IRS: regra final). Por isso, o nome jurídico da LLC, sozinho, não define a resposta sobre a folha de pagamento; o que define é a classificação fiscal federal e quem são os donos. A opção por ser tributada como corporação ou corporação S encerra as exceções familiares a partir da data em que passa a valer (IRS: instruções do Form 2553).

Se você e seu cônjuge são donos da LLC, confira a classificação fiscal federal dela em LLCs de cônjuges e de famílias antes de montar a folha de pagamento da família. A remuneração dos próprios pais segue outras regras; veja como pagar a si mesmo com uma LLC ou o salário do proprietário de uma corporação S.

Quanto posso pagar ao meu filho e quanto ele pode ganhar sem pagar imposto?

Pague o que um trabalhador comparável receberia pelo trabalho real do seu filho; não existe um valor automático que se torne dedutível. Um filho dependente, solteiro, cidadão ou residente dos EUA, que tem apenas remuneração de trabalho, pode não dever imposto de renda federal quando essa remuneração não passa da dedução padrão para solteiros, de $16.100. A dedução do dependente aumenta com a renda do trabalho, mas não pode passar do teto da dedução para solteiros (IRS: ajustes de inflação). Um filho estrangeiro não residente geralmente não pode usar essa dedução; verifique separadamente a residência fiscal e as regras de retenção dele (IRS: Publication 15).

Esse é um cálculo de imposto de renda, não um limite de imposto sobre a folha nem um salário-alvo. Outras rendas, outro emprego, a situação de declaração e a condição de dependente do filho podem mudar o resultado. Uma remuneração acima da dedução não é proibida; ela apenas entra no cálculo do imposto de renda do filho. O imposto de renda estadual pode começar em outro valor.

Meu filho precisa apresentar declaração? O kiddie tax vale para a remuneração de trabalho?

Um filho que é dependente geralmente apresenta declaração federal quando a remuneração de trabalho, sozinha, passa da dedução padrão aplicável. Ele pode precisar apresentar antes se também tiver renda de investimentos ou outro motivo para declarar. O filho também deve apresentar declaração para pedir a restituição do imposto de renda retido. Para um filho qualificado (qualifying child, em geral com menos de 19 anos no fim do ano, ou estudante com menos de 24), ganhar remuneração de trabalho não acaba com a condição de dependente, mas ele não pode pagar mais da metade do próprio sustento no ano. O sustento pago com a remuneração do filho conta como sustento dado por ele mesmo. Um filho mais velho só pode ser dependente como parente qualificado (qualifying relative), cuja renda bruta deve ser menor que $5.300 (IRS: Publication 501; IRS: ajustes de inflação).

O kiddie tax não vale para remuneração de trabalho real. Ele trata da renda que não vem de trabalho (unearned income) da criança, como juros, dividendos e ganhos de capital. Se o filho tem remuneração de trabalho e investimentos, verifique se o Form 8615 se aplica. Ele não se aplica a um filho de 18 anos, nem a um estudante em tempo integral de 19 a 23 anos, cuja renda do trabalho seja mais da metade do sustento dele. A remuneração não vira renda de investimento só porque o empregador é um dos pais (IRS: instruções do Form 8615).

Não presuma que, se não há imposto de renda federal, também não há retenção. Entregue ao filho o Form W-4 e siga as regras de retenção. Um filho que cumpre os testes de ausência de imposto devido no ano anterior e no ano atual pode pedir isenção de retenção, mas precisa entregar ao empregador um novo Form W-4 com isenção até 15 de fevereiro de cada ano. Empregados estrangeiros não residentes geralmente não podem pedir essa isenção (IRS: Publication 15).

Meu filho deve receber um W-2 ou um 1099, e quais declarações da folha são necessárias?

Um filho que trabalha como seu empregado recebe o Form W-2, mesmo quando valem as exceções federais familiares de imposto sobre a folha. O Form 1099-NEC é para um prestador de serviços realmente independente; escolher esse formulário não transforma um empregado em prestador de serviços. O IRS analisa o controle sobre o trabalho, os aspectos financeiros e a natureza da relação (IRS: classificação do trabalhador; IRS: Publication 15).

Se o filho realmente tem um negócio independente, as exceções de folha de pagamento para pais e filhos não se aplicam. Ganhos líquidos de autônomo (self-employment) de $400 ou mais geralmente geram a obrigação de declaração federal e o imposto de autônomo (self-employment tax), mesmo que o imposto de renda seja zero (IRS: Publication 501; IRS: imposto de autônomo).

O calendário de impostos sobre a folha do IRS descreve essas declarações. Se a remuneração do seu filho é isenta de FUTA, a empresa ainda pode ter de apresentar o Form 940 por causa de outros empregados. A configuração da folha de pagamento depende de todos os trabalhadores, não só do filho.

Que registros mostram que o trabalho é real, se o IRS perguntar?

Guarde registros que liguem cada pagamento a um trabalho que a empresa realmente recebeu. Uma descrição curta da função, folhas de ponto com data, amostras do trabalho, o valor por hora usado, os registros da folha de pagamento e a prova de pagamento ao filho ajudam mais do que um lançamento de fim de ano chamado “salário do filho”. Guarde os registros dos impostos sobre a folha por pelo menos quatro anos depois da data em que o imposto venceu ou foi pago, o que ocorrer por último (IRS: guarda de registros).

Antes do primeiro pagamento, reúna a idade do filho, as tarefas, as horas previstas, o valor por hora proposto, o tipo de empresa e a classificação fiscal, os donos e o estado onde ele trabalha. Compare o valor proposto com trabalhos parecidos na sua região. Se o filho também tem outro emprego ou renda de investimentos, reúna essas estimativas antes de definir a retenção. A dedução se apoia em serviços reais e em remuneração razoável (Internal Revenue Code, seção 162).

Meu filho pode colocar a remuneração em uma Roth IRA?

Sim. Uma criança pode contribuir para uma Roth IRA em qualquer idade, se tiver remuneração tributável e cumprir as regras de renda da Roth. A contribuição somada às IRAs tradicionais e Roth é limitada ao menor valor entre a remuneração tributável do filho e $7.500, para quem tem menos de 50 anos (IRS: elegibilidade para Roth IRA; IRS: limites de contribuição).

A remuneração conta como renda de trabalho mesmo quando a dedução padrão do filho zera o imposto de renda federal. Guarde o W-2 e os registros da folha de pagamento para comprovar a contribuição. Um dos pais pode colocar o dinheiro na conta em nome do filho, mas a contribuição é limitada pela remuneração do filho e pelo limite anual da IRA; um presente, sozinho, não é renda de trabalho do filho.

As leis de trabalho infantil limitam o que meu filho pode fazer na minha empresa?

Sim. Para menores de 16 anos, as regras federais retiram os limites de idade e de horas em uma empresa que pertence somente aos pais, mas continuam proibindo mineração, indústria de transformação e ocupações perigosas. Para jovens de 16 e 17 anos, as ocupações perigosas continuam proibidas. A orientação do Departamento do Trabalho sobre trabalho infantil descreve a exceção para os pais em atividades fora da agricultura. A lei estadual pode ser mais rígida quanto à idade, às horas, às autorizações ou às tarefas. Verifique separadamente as regras de salário mínimo e de horas extras.

Para a exceção federal dos pais, o pai ou a mãe deve ser o único empregador: uma empresa de um só dono se qualifica, e também uma sociedade de pessoas em que só os pais da criança são sócios ou uma corporação em que só os pais da criança são donos. Esse teste de propriedade da lei trabalhista é diferente da exceção de imposto sobre a folha na área tributária: uma corporação dos pais pode se qualificar para a exceção federal de trabalho infantil e, ainda assim, dever os impostos federais normais sobre a folha da remuneração do filho (Departamento do Trabalho dos EUA: regra de propriedade; IRS: empregados da família). Verifique as regras federais e estaduais para a idade do filho e para as tarefas previstas antes de ele começar.

Exemplo

Apenas ilustrativo; os valores são em dólares americanos. Um dos pais tem uma empresa individual (sole proprietorship). O filho de 16 anos trabalha 200 horas em arquivamento e controle de estoque, atividades permitidas, a US$20 por hora. O pai ou a mãe guarda folhas de ponto semanais e paga US$4.000 pela folha de pagamento. Suponha que o filho não tenha outra renda e continue sendo dependente.

A empresa pode deduzir os US$4.000 se o trabalho for real e o valor por hora for razoável. A remuneração é isenta dos impostos federais Social Security, Medicare e FUTA pelas regras de empregados da família. O filho recebe um W-2. Os US$4.000 de remuneração ficariam cobertos pela dedução padrão do filho, mas o pai ou a mãe ainda segue as regras do Form W-4 e da declaração da folha de pagamento. Se cada dólar deduzido reduz o imposto de renda federal dos pais em 20 centavos (valor hipotético), esse imposto cai US$800, enquanto o filho não deve imposto de renda federal sobre essa remuneração. A dedução também reduz os ganhos líquidos de autônomo (self-employment) dos pais e, com isso, o imposto de autônomo deles. A economia real da família depende das duas declarações, do imposto estadual e dos custos da folha de pagamento. Uma corporação S deveria os impostos federais normais sobre a folha da remuneração do filho.

É diferente no seu caso?

• Você precisa da configuração correta da folha de pagamento ou de declarações de remuneração atrasadas: leve a idade do filho, as tarefas, as horas, o valor por hora, a classificação da empresa, os donos e o estado para a ajuda com contabilidade e folha de pagamento.
• Sua corporação S também paga você: a remuneração obrigatória do próprio dono é outra questão; veja o salário do proprietário de uma corporação S.
• Você e seu cônjuge são donos da LLC: confirme a classificação fiscal federal dela em LLCs de cônjuges e de famílias.
• Você quer tirar dinheiro da sua própria LLC: veja como pagar a si mesmo.
• Você quer outras deduções para a empresa: veja como reduzir o imposto da sua empresa.
• O empregador é uma empresa canadense: as regras canadenses para pagar familiares são diferentes; veja como pagar familiares no Canadá.