Unternehmenssteuer legal senken: Praxisleitfaden (USA)

Wo kann ein kleines Unternehmen legal Steuern sparen?

Ein kleines Unternehmen sollte zuerst die Einnahmen und Ausgaben prüfen, die schon in seiner Buchhaltung stehen, und dann Abzüge, Steuergutschriften und Wahlrechte mit der gesamten Steuererklärung des Eigentümers vergleichen. Ein Abzug senkt das steuerpflichtige Einkommen; eine Steuergutschrift senkt die Steuer. Beides nützt nur, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind und Belege vorliegen (IRS: Steuergutschriften und Abzüge für Unternehmen).

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: Umsätze und Kosten abstimmen, in Betrieb genommene Wirtschaftsgüter erfassen, das Einkommen des Eigentümers schätzen, Altersvorsorgebeiträge prüfen und dann Steuergutschriften und Wahlrechte der Bundesstaaten testen. Ein Kauf, der nur einen Abzug schaffen soll, kostet das Unternehmen trotzdem Geld. Sind die Bücher im Rückstand, holen Sie sie vor der Planung nach.

Ziehe ich jede mögliche Betriebsausgabe ab?

Betriebsausgaben müssen in der Regel für die Tätigkeit üblich und notwendig sein, und das Unternehmen muss zeigen können, was es gekauft hat und warum. Prüfen Sie übersehene Kosten wie Material, Honorare für Fachleute, Betriebsversicherung und den betrieblichen Anteil von Telefon oder Internet; trennen Sie private und betriebliche Kosten (IRS: Publication 334; IRS: aufzubewahrende Unterlagen).

Für das Homeoffice einer selbstständigen Person gilt in der Regel eine regelmäßige und ausschließliche betriebliche Nutzung, mit wenigen Ausnahmen, und der Raum muss einen Test zur qualifizierten betrieblichen Nutzung bestehen. Bei einem Auto, das Ihnen gehört, vergleichen Sie im ersten Jahr der betrieblichen Nutzung die tatsächlichen Kosten mit der Standard-Meilenpauschale: Wer Abschnitt 179 oder die Bonusabschreibung beansprucht, kann für dieses Auto später nicht mehr die Standard-Meilenpauschale verwenden. Führen Sie ein Fahrtenbuch; Pendelfahrten und private Fahrten werden nicht zu Geschäftsreisen, nur weil das Fahrzeug dem Unternehmen gehört (IRS: Publication 587; IRS: Publication 463).

Ein Arbeitgeber kann einem Arbeitnehmer belegte Betriebskosten nach einem Accountable Plan erstatten, wenn die Kosten einen betrieblichen Bezug haben, der Arbeitnehmer sie nachweist und überschüssige Vorschüsse zurückgibt. Das ist wichtig, wenn der Eigentümer einer S Corporation Kosten der Gesellschaft privat bezahlt; eine Pauschale ohne diese Schritte kann zu Lohn werden (IRS: Publication 463).

Kann ich Ausrüstung und Fahrzeuge im Jahr des Kaufs abschreiben?

Qualifizierte Ausrüstung kann bei Inbetriebnahme abgezogen werden, über Abschnitt 179 oder die Bonusabschreibung. Der Kauf allein genügt nicht: Das Wirtschaftsgut muss betriebsbereit und für die betriebliche Nutzung verfügbar sein, und private Nutzung, Obergrenzen für Fahrzeuge und andere Grenzen können den Abzug mindern. Ein Auto, für das die Regeln für Listed Property gelten, braucht für Abschnitt 179 oder die Bonusabschreibung mehr als 50 % qualifizierte betriebliche Nutzung; ein späteres Absinken auf diesen Wert oder darunter kann eine Nachversteuerung (Recapture) auslösen (IRS: Publication 946).

Die Sofortabschreibung senkt die steuerliche Basis eines Wirtschaftsguts, daher kann ein späterer Verkauf einen steuerpflichtigen Gewinn oder eine Nachversteuerung der Abschreibung (Depreciation Recapture) auslösen. Auch ein Fahrzeug, dessen betriebliche Nutzung später sinkt, kann eine Nachversteuerung auslösen. Bei Eigentümern von Pass-through-Gesellschaften kann ein zulässiger Aufwand die qualifizierten Betriebseinkünfte und den zugehörigen Abzug verringern (IRS: Publication 946; IRS: Anleitung zu Form 8995). Kalifornien übernimmt die Bonusabschreibung des Bundes nicht, daher kann eine kalifornische Steuererklärung einen anderen Abzug und eine andere Basis haben (California FTB).

Habe ich Anspruch auf den Abzug für Qualified Business Income?

Ein Eigentümer eines Einzelunternehmens, einer Personengesellschaft oder einer S Corporation kann Anspruch auf einen Abzug in der US-Bundessteuer von bis zu 20 % der qualifizierten Betriebseinkünfte haben. Einkünfte einer C Corporation, Löhne von Arbeitnehmern und Einkünfte, die nicht mit einem US-Gewerbe oder -Geschäft verbunden sind (Effectively Connected Income), qualifizieren sich nicht. Der endgültige Abzug kann wegen des steuerpflichtigen Einkommens, früherer qualifizierter Verluste, der Art der Tätigkeit, der Löhne oder des Betriebsvermögens kleiner ausfallen (IRS: Qualified Business Income; IRS: Anleitung zu Form 8995).

Prüfen Sie diesen Abzug, nachdem Betriebsausgaben und Abschreibung berechnet sind. Ein Eigentümer, der in einem qualifizierten Geschäft wesentlich mitarbeitet, kann Anspruch auf einen Mindestabzug von $400 haben, wenn die gesamten QBI aus aktiven Geschäften $1.000 erreichen (26 U.S.C. 199A(i)). Der Abzug kann die Einkommensteuer senken, macht aber eine nicht belegte Ausgabe nicht zu einer gültigen; Kalifornien übernimmt den Abzug für Qualified Business Income des Bundes nicht (IRS: Anleitung zu Form 8995; California FTB).

Wie viel Einkommen kann der Eigentümer über einen Altersvorsorgeplan steuerlich entlasten?

Beiträge aus dem Bruttoeinkommen (Pre-Tax Deferrals) und abziehbare Beiträge des Arbeitgebers können die laufende Einkommensteuer senken; Roth-Beiträge tun das nicht. Der Betrag hängt von der Art des Plans, der Vergütung, anderen Plänen und den berechtigten Arbeitnehmern ab (IRS: Roth-Konten). Bei einem Eigentümer einer S Corporation beruhen die Beiträge auf dem Lohn auf Form W-2, nicht auf Ausschüttungen (IRS: Altersvorsorgebeiträge bei der S Corporation). Der Beitrag einer selbstständigen Person wird aus den angepassten Nettoeinkünften berechnet, nicht einfach durch Multiplikation des Gewinns auf Schedule C (IRS: Publication 560).

Addieren Sie bei dem Plan eines Arbeitgebers die Grenze für 401(k)-Arbeitnehmerbeiträge nicht zur Gesamtgrenze für Arbeitnehmer und Arbeitgeber: Diese Beiträge zählen zu dieser Gesamtgrenze, abgesehen von berechtigten Catch-up-Beiträgen. SEP-Beiträge werden vom Arbeitgeber finanziert und haben eine gesonderte Berechnung der Vergütung (IRS: Beitragsgrenzen; IRS: Grenzen für SEP).

Die Fristen der Pläne unterscheiden sich. Ein SEP kann in der Regel bis zum Fälligkeitstermin der Steuererklärung, einschließlich Fristverlängerungen, eingerichtet und finanziert werden. Ein Arbeitgeber kann bis zu diesem Termin auch einen neuen qualifizierten Plan einführen und ihn als am letzten Tag des Jahres eingeführt behandeln; das erlaubt Arbeitgeberbeiträge für dieses Jahr. Bei den meisten 401(k)-Plänen muss die Entscheidung über den Gehaltsverzicht bis zum Jahresende getroffen werden. Ein Einzelunternehmer ohne Arbeitnehmer, der nach dem Jahresende einen neuen 401(k) einführt, kann Beiträge für das erste Jahr bis zur Einreichungsfrist der Steuererklärung ohne Fristverlängerung leisten (IRS: Publication 560; IRS: Fragen zu SEP; IRS: nach dem Jahresende eingeführte Pläne).

Senkt die Wahl der Besteuerung als S Corporation meine Selbstständigensteuer?

Der durchgereichte Gewinn einer S Corporation unterliegt in der Regel nicht der Selbstständigensteuer, aber ein mitarbeitender Aktionär muss einen angemessenen Lohn erhalten, auf den Lohnsteuern anfallen. Der IRS kann Ausschüttungen als Lohn umqualifizieren, wenn die Vergütung für Leistungen zu niedrig ist; auch Lohnabrechnung, Steuern der Bundesstaaten und Kosten der Steuererklärungen spielen eine Rolle (IRS: Vergütung bei der S Corporation). Eine Kapitalgesellschaft mit einem nicht in den USA ansässigen ausländischen Aktionär kann die Wahl nicht treffen, und eine bestehende Wahl endet, wenn die Kapitalgesellschaft die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt, etwa wenn ein Aktionär zum nicht in den USA ansässigen Ausländer wird (IRS: Voraussetzungen für eine S Corporation; 26 U.S.C. 1362(d)(2)); lesen Sie dazu den Ratgeber für Eigentümer im Ausland. Lesen Sie auch, wann sich die Wahl der Besteuerung als S Corporation lohnt und wie Sie das Gehalt des Eigentümers festlegen.

Können Zahlungen an Familienangehörige oder die Krankenversicherung des Eigentümers die Steuer senken?

Zahlungen an ein Familienmitglied sind abziehbar, wenn die Person tatsächlich für das Unternehmen arbeitet und die Vergütung für diese Arbeit angemessen ist; bewahren Sie Unterlagen zu Aufgabe, Arbeitszeit und Lohnabrechnung auf (IRS: Publication 334). Das Verwandtschaftsverhältnis wirkt sich auf die Lohnsteuern aus; lesen Sie daher den Ratgeber zur Beschäftigung von Familienangehörigen, bevor Sie die Vergütung ändern.

Auch die Krankenversicherung des Eigentümers kann einen Abzug bringen, aber der Weg unterscheidet sich bei Einzelunternehmern, Gesellschaftern und Aktionären einer S Corporation. Lesen Sie Abzüge für die Krankenversicherung von Eigentümern, bevor Sie Beiträge oder Erstattungen buchen (IRS: Krankenversicherung bei der S Corporation).

Hilft die Wahl der Pass-through-Entity-Steuer in meinem Bundesstaat?

Eine qualifizierte Steuer eines Bundesstaates, die eine Personengesellschaft oder S Corporation zahlt, kann nach Vorgaben des IRS auf Ebene der Gesellschaft für die US-Bundessteuer abziehbar sein. Ob die Wahl einem Eigentümer hilft, hängt von der Zahlungsfrist des Bundesstaates, der Steuergutschrift für den Eigentümer und den gesamten Steuererklärungen des Eigentümers für Bund und Bundesstaat ab (IRS: Notice 2020-75). Lesen Sie den Ratgeber zur Wahl der Pass-through-Entity-Steuer für die Entscheidung je Bundesstaat.

Welche Steuergutschriften kann ein kleines Unternehmen beanspruchen?

Steuergutschriften gibt es für bestimmte Tätigkeiten, nicht für kleine Unternehmen im Allgemeinen. Ordnen Sie jede Steuergutschrift ihrer Tätigkeit, den Unterlagen zu Arbeitnehmern und Ausgaben und dem vorgeschriebenen Formular zu; dieselben Kosten stützen möglicherweise nicht zugleich einen vollen Abzug und eine Steuergutschrift (IRS: Steuergutschriften für Unternehmen).

Ein Unternehmen, das die Tests der Forschungsgutschrift zu Bruttoeinnahmen und Alter des Unternehmens erfüllt, kann wählen, einen Teil der Steuergutschrift mit der Lohnsteuer des Arbeitgebers zu verrechnen, mit Form 6765 und Form 8974. Die Wahl muss bis zum Fälligkeitstermin der ursprünglichen Einkommensteuererklärung getroffen werden, einschließlich Fristverlängerungen; eine Personengesellschaft oder S Corporation trifft sie auf Ebene der Gesellschaft (IRS: Anleitung zu Form 6765).

Die Gutschrift für die Einführung eines Altersvorsorgeplans kann nicht zusammen mit einem Abzug für dieselben Einführungskosten beansprucht werden. Die Wahl der gekürzten Steuergutschrift für Forschung nach Abschnitt 280C, in Item A von Form 6765, verändert den zugehörigen Abzug der Ausgaben; sie muss in einer fristgerecht eingereichten ursprünglichen Steuererklärung getroffen werden, einschließlich Fristverlängerungen, und kann in einer Änderungserklärung weder getroffen noch geändert werden. Berechnen Sie daher beides vor der Einreichung (IRS: Gutschrift für die Einführung; IRS: Anleitung zu Form 6765).

Was kann ich vor dem Jahresende noch tun?

Bevor das Steuerjahr endet, stimmen Sie die bisherige Gewinn-und-Verlust-Rechnung und die Lohnabrechnung ab, prüfen Sie Anschaffungen, die tatsächlich betrieblich genutzt werden können, und kontrollieren Sie Wahlen bei Plänen und Fristen der Bundesstaaten. Bei einem Unternehmen mit Einnahmenüberschussrechnung kann die Zahlung einer abziehbaren Rechnung den Abzug in dieses Jahr verschieben, aber eine Vorauszahlung ist nicht automatisch jetzt abziehbar; für Unternehmen mit periodengerechter Gewinnermittlung gelten andere Regeln zum Zeitpunkt (IRS: Publication 334; IRS: Publication 560).

Stellen Sie die zuletzt eingereichte Steuererklärung, die aktuelle Gewinn-und-Verlust-Rechnung, die Bilanz, Lohnberichte, Fahrtenbuch und Unterlagen zum Homeoffice, Anschaffungsdaten der Wirtschaftsgüter und Dokumente zum Altersvorsorgeplan zusammen. Wird ein betrieblicher Verlust erwartet, prüfen Sie, ob der Eigentümer ihn nutzen kann, bevor Sie Wirtschaftsgüter nur für einen aktuellen Abzug kaufen.

Vor welchen Steuersparmodellen warnt der IRS Unternehmer?

Der IRS warnt vor erfundenen Steuergutschriften, überhöhten Steuereinbehalten und Ansprüchen auf Grundlage irreführender Steuertipps, darunter eine erfundene allgemeine Steuergutschrift für die Selbstständigensteuer. Auch reale Betriebskosten brauchen Belege und eine geltende Steuerregel; das Versprechen eines Erstellers von Steuererklärungen verlagert die Verantwortung für die Steuererklärung nicht (IRS: Dirty Dozen).

Ein Strafzuschlag wegen Ungenauigkeiten (Accuracy-Related Penalty) kann 20 % des Teils einer Nachzahlung betragen, der auf Fahrlässigkeit oder einer erheblichen Untererklärung der Steuerschuld beruht. Prüfen Sie aggressive Abzüge und Steuergutschriften vor der Einreichung anhand der Primärregeln (IRS: Strafzuschlag wegen Ungenauigkeiten).

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar, und es wird keine Steuer berechnet. Ein Einzelunternehmer hat $200.000 Umsatz, $80.000 belegte Betriebsausgaben und eine Maschine für $20.000, die für das Unternehmen gekauft und vor dem Jahresende in Betrieb genommen wurde. Qualifiziert sich die Maschine für die volle Sofortabschreibung im ersten Jahr, beträgt der Gewinn des Unternehmens vor Altersvorsorgebeiträgen des Eigentümers $100.000. Das ist der Gewinn auf Schedule C, nicht unbedingt QBI: Der abziehbare Teil der Selbstständigensteuer sowie die berechtigten Beiträge zur Krankenversicherung und Altersvorsorge des Eigentümers, die dem Unternehmen zuzurechnen sind, können die QBI verringern (IRS: Qualified Business Income). Der Abzug für die Maschine kann sowohl das steuerpflichtige Betriebseinkommen als auch den Abzug für Qualified Business Income senken; eine Steuererklärung eines Bundesstaates kann die Maschine anders abschreiben.

Bei Ihnen anders?

• Sie wechseln die Rechtsform oder erwarten einen Gewinn, der weit über Ihrem Ausgabenbedarf liegt: vergleichen Sie eine LLC mit einer C Corporation und holen Sie sich vor einer Wahl Hilfe bei der Erstellung von Steuererklärungen.
• Sie besitzen eine S Corporation und planen Ausschüttungen: prüfen Sie das angemessene Gehalt des Eigentümers, bevor Sie Geld entnehmen.
• Sie haben einen Verlust statt eines Gewinns: lesen Sie Grenzen für Betriebsverluste.
• Ihr Bundesstaat bietet eine Steuerwahl auf Ebene der Gesellschaft an oder Sie sind in mehreren Bundesstaaten tätig: nutzen Sie den Ratgeber zur Wahl im Bundesstaat und holen Sie sich vor der Frist Hilfe bei der Erstellung von Steuererklärungen.
• Ihr Unternehmen besitzt Mietobjekte: nutzen Sie die Steuerregeln für Mietobjekte für diese Ausgaben.
• Das Jahresende naht, und Sie wählen Anschaffungen, Altersvorsorgebeiträge oder Steuergutschriften: bringen Sie Ihre letzte Steuererklärung, die aktuellen Bücher, die Lohnabrechnung und geplante Anschaffungen zur Erstellung von Steuererklärungen mit.