Thuê con làm việc trong doanh nghiệp: quy tắc thuế tại Hoa Kỳ

Tôi có thể trả lương cho con từ doanh nghiệp và khấu trừ khoản đó không?

Có. Doanh nghiệp được khấu trừ khoản tiền hợp lý trả cho công việc mà con thực sự làm. Thuê con không biến tiền tiêu vặt, quà tặng hay tiền công làm việc nhà thành chi phí kinh doanh. Luật thuế yêu cầu khoản trả phải hợp lý và tương ứng với dịch vụ cá nhân đã thực sự được thực hiện.

Hãy bắt đầu từ công việc doanh nghiệp thật sự cần, như sắp xếp hàng tồn kho, chuẩn bị thư gửi khách hàng hoặc lưu trữ sổ sách kinh doanh. Chọn việc phù hợp với kỹ năng của con và giới hạn làm việc theo luật. Đặt mức lương dựa trên công việc tương tự trong khu vực, ghi lại giờ làm và nhiệm vụ, rồi trả lương cho con qua bảng lương. Tiền công thuộc hồ sơ thuế của con, không phải của cha mẹ; IRS giải thích rằng thu nhập từ dịch vụ của con là thu nhập của con, ngay cả khi cha mẹ là người nhận khoản tiền đó.

Luật không đặt giới hạn khấu trừ đặc biệt chỉ vì nhân viên là con bạn. Giới hạn là mức hợp lý so với công việc thực tế đã làm. Một khoản tiền tròn số được chọn để dùng hết mức khấu trừ thuế, mà không có giờ làm hay kết quả công việc tương ứng, rất khó chứng minh.

Tiền công của con có được miễn thuế An sinh Xã hội, Medicare và thuế thất nghiệp không?

Đôi khi có. Với công việc trong doanh nghiệp một chủ của cha hoặc mẹ, hoặc trong hợp danh mà tất cả các thành viên hợp danh đều là cha mẹ của đứa trẻ, tiền công cho công việc làm trước khi con tròn 18 tuổi được miễn thuế An sinh Xã hội và Medicare liên bang; tiền công cho công việc làm trước 21 tuổi được miễn thuế thất nghiệp liên bang, gọi là FUTA. Quy tắc khấu trừ thuế thu nhập liên bang vẫn áp dụng. Đây là điều kiện về độ tuổi và người sử dụng lao động, không phải quy định miễn thuế cho mọi trẻ em (IRS: Nhân viên là người thân trong gia đình; 26 USC 3121; 26 USC 3306).

Bảng này nói về thuế liên bang đối với tiền công từ hoạt động kinh doanh. Nếu công việc kéo dài qua ngày sinh nhật, hãy áp dụng điều kiện độ tuổi cho từng giai đoạn làm việc. Tiền công được miễn thuế An sinh Xã hội theo quy tắc cha mẹ - con cái sẽ không giúp con tích lũy tín chỉ An sinh Xã hội. Hướng dẫn của IRS dành cho người sử dụng lao động nêu quy tắc khác cho công việc gia đình tại nhà của cha mẹ. Quy định bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang cũng có thể khác, vì vậy hãy kiểm tra tiểu bang nơi con làm việc trước khi quyết định bỏ loại thuế lương tiểu bang nào.

Quy tắc này có áp dụng nếu doanh nghiệp của tôi là LLC, hợp danh hay S corporation không?

Mọi loại hình trên đều có thể khấu trừ tiền công hợp lý cho công việc thật. Công ty (corporation), kể cả LLC được đánh thuế như S corporation hoặc C corporation, phải đóng thuế lương thông thường cho tiền công của con, ngay cả khi cha mẹ là chủ sở hữu. Doanh nghiệp một chủ và hợp danh đủ điều kiện do cha mẹ sở hữu có thể áp dụng các quy định miễn thuế lương gia đình, tùy theo độ tuổi của con (IRS: Publication 15).

Về thuế thu nhập, LLC này khai thu nhập kinh doanh trên tờ khai của cha hoặc mẹ; còn khi khai thuế lao động, LLC dùng tên và mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) của chính mình (IRS: LLC một thành viên). Quy định liên bang vẫn giữ các trường hợp miễn thuế An sinh Xã hội, Medicare và FUTA cho gia đình đối với pháp nhân bị bỏ qua về thuế (disregarded entity) đủ điều kiện (IRS: quy tắc cuối cùng). Vì vậy, chỉ riêng tên pháp lý của LLC không quyết định kết quả thuế lương; điều quyết định là cách LLC được phân loại về thuế liên bang và chủ sở hữu. Khi LLC bầu chọn đánh thuế như công ty hoặc S corporation, các trường hợp miễn thuế gia đình chấm dứt kể từ ngày bầu chọn có hiệu lực (IRS: Hướng dẫn điền Form 2553).

Nếu bạn và vợ hoặc chồng cùng sở hữu LLC, hãy xem cách LLC được phân loại về thuế liên bang trong bài LLC của vợ chồng và gia đình trước khi thiết lập bảng lương cho người thân. Tiền lương của chính cha mẹ theo quy tắc riêng; xem tự trả lương từ LLC hoặc lương của chủ sở hữu S corporation.

Tôi có thể trả cho con bao nhiêu, và con kiếm được bao nhiêu thì không phải đóng thuế?

Hãy trả mức mà một người lao động tương đương sẽ nhận cho đúng công việc con làm; không có con số tự động nào được khấu trừ. Một đứa trẻ độc thân là người phụ thuộc, là công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ và chỉ có thu nhập từ tiền công có thể không phải đóng thuế thu nhập liên bang khi tiền công không vượt mức khấu trừ tiêu chuẩn cho người độc thân là $16.100. Khoản khấu trừ của người phụ thuộc tăng theo thu nhập từ lao động nhưng không vượt mức tối đa của người khai độc thân (IRS: điều chỉnh theo lạm phát). Con là người nước ngoài không cư trú nhìn chung không được hưởng khoản khấu trừ này; hãy kiểm tra riêng tình trạng cư trú và quy tắc khấu trừ tại nguồn của con (IRS: Publication 15).

Đó là cách tính thuế thu nhập, không phải giới hạn thuế lương hay mức lương mục tiêu. Thu nhập khác, công việc khác, tình trạng khai thuế và việc con có phải là người phụ thuộc hay không có thể làm kết quả thay đổi. Tiền công vượt mức khấu trừ không bị cấm; phần đó chỉ được đưa vào phép tính thuế thu nhập của con. Thuế thu nhập tiểu bang có thể bắt đầu ở mức khác.

Con tôi có phải nộp tờ khai thuế không, và thuế kiddie tax có áp dụng cho tiền công không?

Một đứa trẻ là người phụ thuộc nhìn chung phải nộp tờ khai thuế liên bang khi riêng tiền công vượt mức khấu trừ tiêu chuẩn áp dụng, và có thể phải nộp sớm hơn nếu còn có thu nhập đầu tư hoặc một điều kiện nộp tờ khai khác. Con cũng nên nộp tờ khai để xin hoàn lại thuế thu nhập đã bị khấu trừ. Với con đủ điều kiện (qualifying child), nghĩa là nhìn chung dưới 19 tuổi vào cuối năm, hoặc là sinh viên dưới 24 tuổi, việc có tiền công không làm mất tư cách người phụ thuộc, nhưng con không được tự lo quá một nửa chi phí sinh hoạt của mình trong năm. Khoản chi phí sinh hoạt được trả từ tiền công của con được tính là con tự lo. Con lớn tuổi hơn chỉ có thể là người phụ thuộc theo diện qualifying relative, với tổng thu nhập phải dưới $5.300 (IRS: Publication 501; IRS: điều chỉnh theo lạm phát).

Thuế kiddie tax không áp dụng cho tiền công thật. Thuế này liên quan đến thu nhập không từ lao động của trẻ em, như tiền lãi, cổ tức và lãi vốn. Nếu con vừa có tiền công vừa có đầu tư, hãy kiểm tra xem Form 8615 có áp dụng không. Form này không áp dụng cho con 18 tuổi, hoặc sinh viên toàn thời gian từ 19 đến 23 tuổi, nếu thu nhập từ lao động của con chiếm hơn một nửa chi phí sinh hoạt của con. Tiền công không biến thành thu nhập đầu tư chỉ vì người sử dụng lao động là cha mẹ (IRS: Hướng dẫn điền Form 8615).

Đừng cho rằng không phải đóng thuế thu nhập liên bang thì không cần khấu trừ tại nguồn. Hãy cho con điền Form W-4 và làm theo quy tắc khấu trừ tại nguồn. Con đáp ứng điều kiện không có nghĩa vụ thuế của năm trước và năm hiện tại có thể xin miễn khấu trừ, nhưng phải nộp cho người sử dụng lao động một Form W-4 miễn khấu trừ mới trước ngày 15 tháng 2 mỗi năm. Nhân viên là người nước ngoài không cư trú nhìn chung không được xin miễn này (IRS: Publication 15).

Con tôi nhận W-2 hay 1099, và cần nộp những tờ khai bảng lương nào?

Con làm việc với tư cách nhân viên của bạn sẽ nhận Form W-2, kể cả khi các trường hợp miễn thuế lương gia đình liên bang áp dụng. Form 1099-NEC dành cho nhà thầu độc lập thật sự; chọn form này không biến nhân viên thành nhà thầu. IRS xem xét quyền kiểm soát công việc, các khía cạnh tài chính và bản chất mối quan hệ (IRS: phân loại người lao động; IRS: Publication 15).

Nếu con thật sự điều hành một công việc kinh doanh độc lập, các trường hợp miễn thuế lương cho nhân viên là con của chủ sẽ không áp dụng. Thu nhập tự kinh doanh ròng từ $400 trở lên nhìn chung làm phát sinh nghĩa vụ nộp tờ khai liên bang và thuế tự kinh doanh, ngay cả khi thuế thu nhập bằng không (IRS: Publication 501; IRS: thuế tự kinh doanh).

Lịch thuế lao động của IRS mô tả các tờ khai này. Con có tiền công được miễn FUTA vẫn có thể làm việc cho doanh nghiệp phải nộp Form 940 vì có nhân viên khác. Việc thiết lập bảng lương phụ thuộc vào tất cả người lao động, không chỉ riêng con bạn.

Hồ sơ nào chứng minh công việc là thật nếu IRS hỏi đến?

Hãy lưu hồ sơ nối từng khoản thanh toán với công việc doanh nghiệp đã nhận được. Bản mô tả công việc ngắn, bảng chấm công có ghi ngày, sản phẩm công việc, mức lương đã áp dụng, hồ sơ bảng lương và bằng chứng đã trả tiền cho con hữu ích hơn nhiều so với một bút toán cuối năm ghi "tiền công của con". Lưu hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm sau ngày thuế đến hạn hoặc ngày nộp thuế, tùy ngày nào muộn hơn (IRS: thời hạn lưu hồ sơ).

Trước lần trả tiền đầu tiên, hãy chuẩn bị tuổi của con, nhiệm vụ, số giờ dự kiến, mức lương đề xuất, loại hình doanh nghiệp và cách phân loại thuế, danh sách chủ sở hữu và tiểu bang nơi con làm việc. So sánh mức lương đề xuất với công việc tương tự tại địa phương. Nếu con còn có công việc khác hoặc thu nhập đầu tư, hãy thu thập số ước tính đó trước khi quyết định mức khấu trừ tại nguồn. Khoản khấu trừ dựa trên dịch vụ thật và mức thù lao hợp lý (Internal Revenue Code, section 162).

Con có thể gửi tiền công vào Roth IRA không?

Có. Con có thể đóng vào Roth IRA ở mọi độ tuổi nếu có thu nhập chịu thuế từ lao động và đáp ứng quy tắc thu nhập của Roth. Tổng mức đóng vào IRA truyền thống và Roth IRA bị giới hạn ở mức nhỏ hơn giữa thu nhập chịu thuế từ lao động của con và $7.500 đối với người dưới 50 tuổi (IRS: điều kiện của Roth IRA; IRS: mức đóng tối đa).

Tiền công được tính là thu nhập từ lao động ngay cả khi mức khấu trừ tiêu chuẩn của con làm thuế thu nhập liên bang bằng không. Hãy giữ Form W-2 và hồ sơ bảng lương để chứng minh khoản đóng góp. Cha hoặc mẹ có thể nạp tiền vào tài khoản thay con, nhưng mức đóng bị giới hạn bởi thu nhập từ lao động của con và mức tối đa hằng năm của IRA; riêng khoản quà tặng không phải là thu nhập từ lao động của con.

Luật lao động trẻ em có giới hạn việc con tôi làm trong doanh nghiệp không?

Có. Với trẻ dưới 16 tuổi, quy tắc liên bang bỏ giới hạn tuổi và giờ làm trong doanh nghiệp do cha mẹ làm chủ duy nhất, nhưng vẫn cấm làm việc trong ngành khai thác mỏ, sản xuất và các nghề nguy hiểm. Với trẻ 16 và 17 tuổi, các nghề nguy hiểm vẫn bị cấm. Hướng dẫn về lao động trẻ em của Bộ Lao động mô tả trường hợp ngoại lệ dành cho cha mẹ ngoài lĩnh vực nông nghiệp. Luật tiểu bang có thể nghiêm hơn về độ tuổi, giờ làm, giấy phép hoặc loại công việc. Hãy kiểm tra riêng quy định về lương tối thiểu và làm thêm giờ.

Để được hưởng ngoại lệ liên bang dành cho cha mẹ, cha hoặc mẹ phải là người sử dụng lao động duy nhất: doanh nghiệp do một chủ sở hữu duy nhất đáp ứng điều kiện này, hợp danh chỉ có cha mẹ của đứa trẻ là thành viên cũng có thể đáp ứng, và công ty chỉ có cha mẹ của đứa trẻ là chủ sở hữu cũng vậy. Điều kiện sở hữu theo luật lao động này khác với điều kiện miễn thuế lương theo luật thuế: công ty do cha mẹ sở hữu có thể đáp ứng ngoại lệ lao động trẻ em liên bang nhưng vẫn phải đóng thuế lương liên bang thông thường cho tiền công của con (Bộ Lao động Hoa Kỳ: quy tắc về quyền sở hữu; IRS: Nhân viên là người thân trong gia đình). Hãy kiểm tra cả quy định liên bang lẫn tiểu bang theo độ tuổi của con và công việc dự kiến trước khi con bắt đầu làm.

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ. Một phụ huynh điều hành doanh nghiệp một chủ. Con 16 tuổi của họ làm 200 giờ công việc lưu hồ sơ và kiểm kê hàng hóa được phép, với mức $20 một giờ. Phụ huynh giữ bảng chấm công hằng tuần và trả $4.000 qua bảng lương. Giả sử con không có thu nhập nào khác và vẫn là người phụ thuộc.

Doanh nghiệp có thể khấu trừ $4.000 nếu công việc là thật và mức lương hợp lý. Theo quy tắc nhân viên là người thân trong gia đình, khoản tiền công này được miễn thuế An sinh Xã hội, Medicare và FUTA liên bang. Con nhận Form W-2. Khoản tiền công $4.000 nằm trong mức khấu trừ tiêu chuẩn của con, nhưng phụ huynh vẫn phải làm theo quy tắc về Form W-4 và khai báo bảng lương. Nếu mỗi đô la được khấu trừ làm giảm thuế thu nhập liên bang của phụ huynh 20 cent (giả định), thuế này giảm $800 trong khi con không phải đóng thuế thu nhập liên bang cho khoản tiền công này. Khoản khấu trừ cũng làm giảm thu nhập tự kinh doanh ròng của phụ huynh, nên thuế tự kinh doanh của họ cũng giảm. Mức tiết kiệm thực tế của gia đình tùy thuộc vào cả hai tờ khai, thuế tiểu bang và chi phí bảng lương. S corporation sẽ phải đóng thuế lương liên bang thông thường cho tiền công của con.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn cần thiết lập bảng lương đúng cách hoặc đã bỏ sót tờ khai tiền công: hãy mang tuổi của con, nhiệm vụ, số giờ, mức lương, cách phân loại pháp nhân, danh sách chủ sở hữu và tiểu bang đến dịch vụ ghi sổ kế toán và bảng lương.
• S corporation của bạn cũng trả lương cho bạn: mức thù lao bắt buộc cho chính bạn là một vấn đề riêng; xem lương của chủ sở hữu S corporation.
• Bạn và vợ hoặc chồng cùng sở hữu LLC: hãy xác nhận cách LLC được phân loại về thuế liên bang trong bài LLC của vợ chồng và gia đình.
• Bạn muốn rút tiền từ LLC của chính mình: xem tự trả lương cho mình.
• Bạn muốn tìm thêm các khoản khấu trừ kinh doanh: xem giảm thuế cho doanh nghiệp của bạn.
• Người sử dụng lao động là doanh nghiệp Canada: quy định trả lương cho người thân ở Canada khác; xem trả lương cho người thân trong gia đình ở Canada.