US-Steuererklärungen jahrelang nicht abgegeben? So holen Sie auf

Jahrelang nicht eingereicht: Wo fange ich an und welche Jahre waren fällig?

Sortieren Sie zuerst die IRS-Schreiben nach Antwortfrist und prüfen Sie, ob ein Erstattungsanspruch bald verfällt (IRS: überfällige Erklärungen). Prüfen Sie dann jedes versäumte Jahr einzeln. Veranlagungsstatus, Alter, Einkommen, selbstständige Tätigkeit, Ansässigkeit und besondere Auslöser der Abgabepflicht können das Ergebnis von Jahr zu Jahr ändern. Ob eine Steuererklärung nötig war, entscheiden Sie mit den Anleitungen zur Form 1040 des jeweiligen Jahres, nicht mit der heutigen Einkommensschwelle. Laut IRS-Hinweisen für Selbstständige lösen Nettoeinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit von $400 oder mehr eine Erklärungspflicht aus, auch wenn das Gesamteinkommen unter der üblichen Schwelle liegt.

Erstellen Sie eine Jahresübersicht mit Wohnort, Veranlagungsstatus, Einkommensquellen, Gewinn aus selbstständiger Tätigkeit, einbehaltener Steuer, Vorauszahlungen und der Angabe, ob Sie gemeinsam mit Ihrem Ehepartner eingereicht haben. Bei einer überfälligen gemeinsamen Steuererklärung müssen beide Ehepartner unterschreiben, und jeder haftet für die gesamte Steuer (26 USC 6013). Markieren Sie Jahre, zu denen ein IRS-Schreiben vorliegt. Auch ein Jahr ohne Steuerschuld kann eine Steuererklärung erfordern. Selbst ein Jahr ohne Abgabepflicht kann sich lohnen, wenn Sie rechtzeitig eine Erstattung beantragen wollen. Ein IRS-Schreiben zur Nichtabgabe entscheidet jedoch nicht, ob eine Abgabepflicht bestand (Transkriptarten).

Für wie viele Jahre muss ich einreichen?

Es gibt keine automatische Sechsjahresgrenze für pflichtige Steuererklärungen. Nach den IRS-Hinweisen zur Einziehung setzt der IRS die Abgabepflicht normalerweise für sechs Jahre durch, kann aber je nach Fall mehr oder weniger Jahre verfolgen. Das ist eine interne Verwaltungspraxis und keine Erlaubnis, ein anderes Jahr zu ignorieren (IRS Manual, Entscheidung zur Durchsetzung).

Der IRS weist außerdem darauf hin, dass er Steuern jederzeit festsetzen kann, wenn eine pflichtige Erklärung nie freiwillig eingereicht wurde. Eine vom IRS erstellte Ersatzerklärung setzt die normale Festsetzungsfrist nicht in Gang. Das tut in der Regel erst Ihre eigene Erklärung (Zeitraum für die Steuerfestsetzung). Ermitteln Sie zuerst alle fälligen Jahre. Prüfen Sie dann jede Entscheidung über ältere Jahre anhand Ihrer tatsächlichen Abgabehistorie, der Schreiben und möglicher Erstattungsansprüche. Hat der IRS bestimmte Jahre bereits angefordert, antworten Sie auf diese Anforderung.

Wie komme ich an alte Form W-2, Form 1099, Zahlungsnachweise und Schreiben?

Fordern Sie für jedes fehlende Jahr ein Transkript der Lohn- und Einkommensdaten (Wage and Income Transcript) und ein Kontotranskript (Tax Account Transcript) an. Das erste zeigt die Informationsmeldungen, die der IRS erhalten hat, darunter Form W-2 und Form 1099. Das zweite zeigt grundlegende Kontobewegungen wie Zahlungen und Anpassungen (IRS: Transkriptarten). Sammeln Sie auch Kopien aller IRS-Schreiben. Ein Transkript ersetzt weder die Frist noch die Versandhinweise eines Schreibens. Haben Sie ein Schreiben verloren, schauen Sie im Bereich „Notices and Letters“ Ihres IRS-Onlinekontos nach. Dort sind nur manche Schreiben abrufbar, fordern Sie eine fehlende Kopie also beim IRS an (FAQ zum IRS-Onlinekonto).

Online abrufbare Transkripte der Lohn- und Einkommensdaten und Kontotranskripte decken in der Regel das laufende und die neun vorherigen Steuerjahre ab. Mit Form 4506-T können Sie ältere Kontounterlagen anfordern, soweit verfügbar. Kreuzen Sie für ein Kontotranskript Zeile 6b an oder für verfügbare W-2/1099-Daten Zeile 8 und unterschreiben Sie dann (IRS: Transkriptarten). Fragen Sie bei den Auszahlern nach fehlenden oder korrigierten Formularen und gleichen Sie die Transkripte mit Ihren eigenen Unterlagen ab. Nutzen Sie für jede Steuererklärung die Formulare des jeweiligen Jahres. Das laufende und die beiden vorherigen Steuerjahre können in der Regel elektronisch eingereicht werden. Ältere Jahre gehen auf Papier ein (IRS e-file).

Was tun, wenn ich selbstständig war und Unterlagen fehlen?

Rekonstruieren Sie die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben jedes Jahres aus Konto- und Kartenauszügen, Rechnungen, Belegen, Einzahlungsnachweisen und Zahlungsaufzeichnungen Ihrer Kunden. Die IRS-Publication 583 nennt diese als Belege für Bruttoeinnahmen und Ausgaben. Ein Zahlungsnachweis allein belegt nicht, dass eine Ausgabe abzugsfähig ist.

Trennen Sie betriebliche Einnahmen von Umbuchungen, Darlehen und privaten Einzahlungen. Ordnen Sie gemeldete Form 1099 den Rechnungen und Einzahlungen zu, damit derselbe Umsatz nicht doppelt zählt. Rekonstruieren Sie die Ausgaben nach Kategorien und bewahren Sie zu jedem Eintrag den Beleg oder eine Erklärung auf. Gab es Ausrüstung oder Warenbestand, sammeln Sie auch die Kauf- und Verkaufsunterlagen. Ein Transkript der Lohn- und Einkommensdaten hilft, gemeldete Zahlungen zu finden. Es zeigt aber nicht jede Bareinnahme und belegt nicht die Kosten des Betriebs. Der betriebliche Nettogewinn gehört in Schedule C (Gewinn oder Verlust aus selbstständiger Tätigkeit). Die Selbstständigensteuer kann Schedule SE erfordern (IRS-Steuerzentrum für Selbstständige). Prüfen Sie Ihr Konto bei der Social Security (US-Rentenversicherung): Neu gemeldete Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit zählen dort in der Regel nur, wenn die Steuererklärung innerhalb von 3 Jahre, 3 Monate und 15 Tage nach dem jeweiligen Steuerjahr eingereicht wurde (IRS Publication 334).

Was ist, wenn der IRS eine Ersatzerklärung erstellt oder ein Schreiben geschickt hat?

Lesen Sie das Schreiben, bevor Sie etwas absenden. Der IRS kann aus den ihm vorliegenden Informationen eine Ersatzerklärung (Substitute Return) erstellen, und zwar ohne Abzüge oder Steuergutschriften, die Ihnen zustehen könnten. Wenn Sie Ihre eigene, korrekte überfällige Steuererklärung einreichen, kann der IRS seine Zahlen anpassen (IRS: überfällige Erklärungen).

Ein Notice of Deficiency (Bescheid über eine Steuernachforderung) setzt eine eigene Frist für die Klage beim Tax Court, in der Regel 90 Tage nach dem Versand. Eine Frist von 150 Tagen kann gelten, wenn Sie sich beim Versand außerhalb der USA aufhielten oder der Bescheid ins Ausland geschickt wurde. Prüfen Sie das letzte Klagedatum im Schreiben (IRS-Hinweise zu Schreiben). Wenn Sie mit den Zahlen eines CP3219N nicht einverstanden sind, reichen Sie die fehlende Steuererklärung bis zu dem im Schreiben genannten Datum ein. Eine Erklärung aus den beiden letzten Steuerjahren kann elektronisch eingereicht werden. Für ein älteres Jahr senden Sie die unterschriebene Erklärung, das Schreiben und das ausgefüllte Antwortformular im beiliegenden Rückumschlag. Das Einreichen einer Steuererklärung oder das Senden von Unterlagen an den IRS verlängert die Frist beim Tax Court nicht (IRS CP3219N). Bei anderen Schreiben gelten die dort genannte Adresse und die Anweisungen (IRS: überfällige Erklärungen). Vergleichen Sie das vorgeschlagene Einkommen mit Ihren Unterlagen, fordern Sie bei Bedarf korrigierte Form W-2 oder Form 1099 bei den Auszahlern an und bewahren Sie Nachweise über alles auf, was Sie senden. Eine festgesetzte Ersatzerklärung bedeutet nicht, dass Ihre eigene Erklärung überflüssig ist.

Kann ich mir für alte Jahre noch Erstattungen holen?

Oft nur, wenn Sie vor Ablauf der Erstattungsfrist handeln. Für einbehaltene Steuer, Vorauszahlungen und Steuergutschriften wie den Earned Income Credit (Steuergutschrift für Geringverdiener) muss eine überfällige Erklärung laut IRS in der Regel innerhalb von drei Jahren nach ihrem Fälligkeitstermin eingereicht werden, um die Erstattung zu erhalten (IRS: überfällige Erklärungen). Prüfen Sie den genauen Fälligkeitstermin, jede gültige Fristverlängerung oder Fristverschiebung und die Zahlungsdaten, bevor Sie einen Anspruch als offen oder verfallen ansehen.

Erstattungsfrist und Abgabepflicht sind zwei getrennte Fragen. Ein verfallener Erstattungsanspruch hebt eine pflichtige Steuererklärung nicht auf und verhindert keine Steuerfestsetzung für ein nie eingereichtes Jahr (Zeitraum für die Steuerfestsetzung). Der IRS kann außerdem eine laufende Erstattung zurückhalten, solange frühere Steuererklärungen fehlen (IRS: überfällige Erklärungen).

Wie hoch sind die Zuschläge und wie schätze ich, was ich schulde?

Erstellen Sie zuerst jede Steuererklärung. Schätzen Sie danach den offenen Betrag und die Zuschläge getrennt. Wenden Sie die Steuerregeln des jeweiligen Jahres an, ziehen Sie einbehaltene Steuer und Vorauszahlungen ab und prüfen Sie im Kontotranskript, ob Zahlungen oder eine bereits festgesetzte Steuer vorliegen. Eine Forderung aus einer Ersatzerklärung kann sich ändern, sobald der IRS Ihre eigene Erklärung bearbeitet.

Überschneiden sich die Zuschläge für verspätete Abgabe und verspätete Zahlung, verringert sich der Zuschlag für die Abgabe für diese Monate. Decken rechtzeitige Zahlungen und Steuergutschriften die Steuer, ergeben beide Zuschläge in der Regel null (IRS). Der Satz für die verspätete Zahlung steigt auf 1 % pro Monat, wenn die Steuer 10 Tage nach einer Ankündigung der Pfändung (Intent-to-Levy Notice) noch offen ist (IRS). Bei betrügerischer Nichtabgabe steigt der Satz für die verspätete Abgabe auf 15 % pro Monat, begrenzt auf 75 %. Vorsätzliche Nichtabgabe kann zudem strafbar sein (26 USC 6651, 26 USC 7203). Wenn die Nichtabgabe möglicherweise Absicht war, holen Sie rechtlichen Rat ein, bevor Sie sich für einen Weg der Offenlegung beim IRS entscheiden. Strafzuschläge für Auslandsmeldungen und jahresabhängige Mindestzuschläge für verspätete Abgabe müssen Sie gesondert prüfen. Ein triftiger Grund (Reasonable Cause) kann einige Zuschläge entfallen lassen, nicht aber die Steuer oder die gewöhnlichen Zinsen (IRS). Der Erlass für Ersttäter (First-Time Abatement) setzt drei vorherige Jahre mit pünktlicher Erfüllung der Pflichten voraus und deckt deshalb aufeinanderfolgende verspätete Jahre selten ab.

Was gilt, wenn ich eine Green Card hatte und im Ausland Einkommen erzielt habe?

Ein Green-Card-Inhaber muss in der Regel seine weltweiten Löhne und Gehälter, seine Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit sowie Zinsen, Dividenden und Mieteinnahmen in einer pflichtigen US-Steuererklärung angeben, auch wenn das Geld im Ausland geblieben ist (IRS Publication 519). Sammeln Sie Unterlagen zu ausländischem Gehalt, Geschäftstätigkeit, Bankkonten und Vermietung. Ein IRS-Transkript der Lohn- und Einkommensdaten zeigt nur Formulare, die beim IRS eingereicht wurden (IRS: Transkriptarten). Prüfen Sie das erste Jahr getrennt. Haben Sie sowohl den Green-Card-Test als auch den Substantial-Presence-Test (Test nach Aufenthaltstagen) erfüllt, kann die steuerliche Ansässigkeit in den USA zum früheren der beiden Zeitpunkte beginnen. Ein Jahr mit ansässigen und nicht ansässigen Zeiträumen kann eine Dual-Status-Erklärung erfordern (IRS: Beginn und Ende der Ansässigkeit, IRS Publication 519). Bewahren Sie die Daten zu Green Card und Reisen bei den ausländischen Steuerunterlagen des jeweiligen Jahres auf.

Die Anrechnung ausländischer Steuern oder der Freibetrag für im Ausland verdientes Einkommen können die Einkommensteuer senken, aber keines von beiden mindert die Selbstständigensteuer auf Gewinne aus dem Ausland. Ein Sozialversicherungsabkommen (Totalization Agreement) kann festlegen, in welchem Land die Sozialversicherung gilt. Besorgen Sie in diesem Fall die Bescheinigung des jeweiligen Landes (IRS). Den Freibetrag wählen Sie mit Form 2555. Dafür brauchen Sie eine unterschriebene, rechtzeitige Steuererklärung (auch mit Fristverlängerung), eine Änderung einer solchen Erklärung oder eine verspätete Erklärung, die innerhalb eines Jahres nach dem ursprünglichen Fälligkeitstermin eingeht. Später kann die Wahl noch wirken, wenn keine US-Bundeseinkommensteuer mehr offen ist oder wenn sie vor der Entdeckung durch den IRS erfolgt. Andernfalls beantragen Sie einen Private Letter Ruling (verbindliche Auskunft des IRS). Berechnungen finden Sie im Ratgeber ausländische Einkünfte in der US-Steuererklärung, die gesonderten Meldungen im Ratgeber versäumte Auslandsmeldungen nachholen.

Was tun, wenn ich beim Einreichen nicht den vollen Betrag zahlen kann?

Reichen Sie die pflichtigen Steuererklärungen trotzdem ein und zahlen Sie, was Sie können. Der IRS fordert ausdrücklich dazu auf, überfällige Steuererklärungen auch dann einzureichen, wenn Sie nicht den vollen Betrag zahlen können (IRS: überfällige Erklärungen). Mit dem Einreichen enden weitere Monate mit Zuschlag für verspätete Abgabe. Zuschläge für verspätete Zahlung und Zinsen können auf einen offenen Betrag weiter anfallen.

Prüfen Sie nach dem Einreichen den Kontostand und die Zahlungsmöglichkeiten beim IRS. Ein längerer Zahlungsplan setzt in der Regel voraus, dass alle pflichtigen Steuererklärungen eingereicht sind und künftige Erklärungen und Steuern aktuell bleiben. Ein Zahlungsplan stoppt Zuschläge und Zinsen nicht. Der niedrigere Satz für die verspätete Zahlung gilt nur, wenn die Steuererklärung rechtzeitig eingereicht wurde (IRS). Setzt ein Schreiben eine Frist, antworten Sie darauf, auch während Sie eine Zahlung vereinbaren.

Brauche ich alte Steuererklärungen der Bundesstaaten, und sollte ich einreichen, bevor der IRS sich meldet?

Prüfen Sie jeden Bundesstaat, in dem Sie in einem fehlenden Jahr gewohnt, gearbeitet oder steuerpflichtige Einkünfte erzielt haben. Schwellen, Fristen, Erstattungszeiträume und Entlastungsregeln der Bundesstaaten unterscheiden sich. Eine US-Bundessteuererklärung erledigt die Pflicht gegenüber einem Bundesstaat nicht. Wenden Sie sich an die Steuerbehörde des jeweiligen Bundesstaates, ausgehend vom Verzeichnis der Bundesstaaten beim IRS, und bewahren Sie Schreiben der Bundesstaaten bei den Bundesunterlagen auf.

Beginnen Sie nach Möglichkeit vor einem Schreiben. Wer freiwillig einreicht, kann die Erklärungen anhand vollständiger Unterlagen vorbereiten, eine Erstattung vor Fristablauf beanspruchen und weitere Zuschläge für verspätete Abgabe begrenzen. Hat sich der IRS bereits gemeldet, halten Sie sich an Frist und Adresse im Schreiben, statt zu warten, bis alle anderen Jahre fertig sind (IRS: überfällige Erklärungen).

Beispiel

Die Beträge sind beispielhaft und in US-Dollar. Die Steuerzahlen sind angenommen. Eine Person reicht zwei aufeinanderfolgende fehlende Jahre gemeinsam ein. Für das frühere Jahr, eingereicht mehr als drei Jahre nach dem Fälligkeitstermin, beträgt die Steuer $4.000 und die einbehaltene Steuer $5.000. Ohne Fristverlängerung oder Fristverschiebung liegt die einbehaltene Steuer außerhalb des Erstattungszeitraums. Die Überzahlung von $1.000 kann weder erstattet noch auf die Steuerschuld eines anderen Jahres angerechnet werden (IRS: Erstattungsgrenzen). Die pflichtige Steuererklärung muss trotzdem eingereicht werden.

Für das spätere Jahr, eingereicht und gezahlt 25 Monate zu spät, betragen die Löhne $50.000, die einbehaltene Steuer $4.000, die Einnahmen des Einzelunternehmens $15.000 und die belegten Ausgaben $3.000. Die angenommene Einkommen- und Selbstständigensteuer abzüglich Steuergutschriften beträgt $7.000. Die nicht gezahlte Steuer beträgt $3.000. Bei den üblichen Sätzen kommen für die verspätete Abgabe $675 hinzu (fünf Monate zu 4,5 %) und für die verspätete Zahlung $375 (25 Monate zu 0,5 %). Das ergibt $4.050 vor Zinsen und einem möglichen Zuschlag für fehlende Vorauszahlungen. Eine rechtzeitige Überzahlung von $1.000 aus dem früheren Jahr hätte in der Regel auf diese Schuld angerechnet werden können (26 USC 6402). Tatsächliche Daten, Schreiben und Entlastungen können das Ergebnis ändern.

Bei Ihnen anders?

• Sie haben in Kanada gelebt, während Steuererklärungen fehlten: Den grenzüberschreitenden Weg beschreibt der Ratgeber versäumte US-Steuererklärungen von Kanada aus nachholen.
• Sie haben FBARs oder Form 8938, 3520 oder 5471 versäumt: Lesen Sie versäumte Auslandsmeldungen nachholen, bevor Sie ein Korrekturpaket einreichen.
• Auch eine LLC, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft hat Erklärungen versäumt: Die Reihenfolge dieser Einreichungen erklärt der Ratgeber nicht abgegebene Unternehmenssteuererklärungen nachholen.
• Für einen Einbürgerungsantrag oder einen Sponsorship-Antrag werden Steuerunterlagen verlangt: Siehe Steuererklärungen für Einwanderungsanträge.
• Mehrere Jahre betreffen Schreiben, strittige Einkünfte, fehlende Geschäftsunterlagen oder Beträge, die Sie nicht zahlen können: Sammeln Sie alle Schreiben, Transkripte, Zahlungsnachweise, Einkommensunterlagen, Ansässigkeitsdaten und ausländischen Steuerunterlagen für die Steuerhilfe für Privatpersonen.