Anos sem declarar imposto nos EUA? Como colocar em dia

Faz anos que não declaro: por onde começar e quais anos eram obrigatórios?

Primeiro, ordene as notificações do IRS (Internal Revenue Service, a receita federal dos EUA) pela data de resposta e confira se algum pedido de restituição está perto de expirar (declarações em atraso no IRS). Depois, analise cada ano omitido separadamente. Situação de declaração, idade, renda, trabalho autônomo, residência e outros gatilhos especiais podem mudar a resposta de um ano para outro. Para saber se a declaração era obrigatória, use as instruções do Form 1040 daquele ano, e não o limite de renda de hoje. As orientações do IRS para autônomos dizem que rendimentos líquidos de trabalho autônomo de $400 ou mais obrigam a declarar, mesmo que a renda total fique abaixo do limite usual.

Faça uma lista, ano a ano, de onde você morou, sua situação de declaração, suas fontes de renda, o lucro do trabalho autônomo, a retenção na fonte, os pagamentos estimados e se você declarou em conjunto com o cônjuge. Se você apresentar uma declaração conjunta em atraso, os dois cônjuges devem assinar e cada um responde pelo imposto total (26 USC 6013). Marque os anos com notificação do IRS. Um ano sem imposto a pagar ainda pode exigir declaração. Um ano sem obrigação de declarar pode valer a pena para pedir uma restituição dentro do prazo, mas o IRS afirma que uma carta de ausência de declaração (nonfiling letter) não define se a declaração era obrigatória (tipos de transcript).

Quantos anos para trás preciso declarar?

Não existe um limite automático de seis anos para declarações obrigatórias. A orientação de cobrança do IRS diz que ele normalmente exige o cumprimento da obrigação de declarar por seis anos, mas pode cobrar mais ou menos anos conforme o caso; essa é uma prática interna de fiscalização, não uma permissão para ignorar outro ano (IRS Manual, determinação de fiscalização).

O IRS também afirma que pode lançar o imposto a qualquer momento quando uma declaração obrigatória nunca foi apresentada de forma voluntária. Uma declaração substituta do IRS não inicia o prazo normal de lançamento; apresentar a sua própria declaração geralmente inicia (prazo do IRS para lançar o imposto). Primeiro, identifique todos os anos em que havia declaração a apresentar. Depois, revise qualquer decisão sobre anos mais antigos com base no histórico real de entregas, nas notificações e em possíveis pedidos de restituição. Se o IRS já pediu anos específicos, responda a esse pedido.

Como obtenho W-2, 1099, pagamentos e notificações antigos?

Obtenha um transcript de salários e rendimentos (wage and income) e um transcript da conta fiscal (tax account) de cada ano pendente. O primeiro mostra as declarações informativas que o IRS recebeu, inclusive os Forms W-2 e 1099. O segundo mostra a movimentação básica da conta, inclusive pagamentos e ajustes (tipos de transcript do IRS). Reúna também cópias de todas as cartas do IRS; o transcript não substitui o prazo nem as instruções de envio de uma notificação. Se você perdeu uma carta, consulte a seção Notices and Letters da sua conta on-line; só algumas notificações ficam disponíveis ali, então peça ao IRS uma cópia da que faltar (perguntas frequentes da conta on-line do IRS).

Os transcripts on-line de salários e rendimentos e da conta geralmente cobrem o ano fiscal atual e os nove anteriores; o Form 4506-T pode solicitar registros mais antigos da conta, conforme a disponibilidade. Marque a linha 6b para o transcript da conta ou a linha 8 para os dados de W-2/1099 disponíveis e assine o pedido (tipos de transcript do IRS). Peça às fontes pagadoras os formulários ausentes ou corrigidos e compare os transcripts com seus próprios registros. Use os formulários de anos anteriores para cada declaração. O ano fiscal atual e os dois anteriores geralmente podem ser enviados por via eletrônica; anos mais antigos vão em papel (envio eletrônico do IRS).

E se eu era autônomo e perdi meus registros?

Refaça a receita e as despesas empresariais de cada ano a partir de extratos de banco e cartão, faturas, recibos, registros de depósitos e registros de pagamento de clientes. A Publication 583 do IRS indica esses documentos como comprovantes de receita bruta e despesas; um registro de pagamento, sozinho, não prova que um custo é dedutível.

Separe as receitas empresariais de transferências, empréstimos e depósitos pessoais. Compare os Forms 1099 informados com as faturas e os depósitos para não contar a mesma venda duas vezes. Refaça as despesas por categoria e guarde o documento ou a explicação que sustenta cada lançamento. Se houve equipamentos ou estoque, reúna também os registros de compra e venda. O transcript de salários e rendimentos ajuda a localizar pagamentos informados, mas não mostra todo recebimento em dinheiro nem comprova o custo de manter o negócio. O lucro líquido da atividade vai no Schedule C, e o imposto de autônomo (self-employment tax) pode exigir o Schedule SE (central do autônomo do IRS). Confira seu registro de ganhos na Social Security: rendimentos de trabalho autônomo informados agora geralmente só contam se a declaração foi apresentada dentro de 3 anos, 3 meses e 15 dias após aquele ano fiscal (IRS Publication 334).

E se o IRS apresentou uma declaração substituta ou enviou uma notificação?

Leia a notificação antes de enviar qualquer coisa. O IRS pode preparar uma declaração substituta com as informações que tem, sem as deduções ou os créditos a que você teria direito. Apresentar sua própria declaração correta e atrasada pode levar o IRS a ajustar os valores dele (declarações em atraso no IRS).

Uma notice of deficiency (notificação de insuficiência) fixa um prazo separado para recorrer ao Tax Court, geralmente 90 dias após o envio. Pode valer um prazo de 150 dias se você estava fora dos EUA quando ela foi enviada ou se foi enviada ao exterior; confira a última data para recorrer na própria notificação (orientação do IRS sobre notificações). Se você discorda dos valores de uma CP3219N, apresente a declaração pendente até a data indicada na notificação. Uma declaração dos dois últimos anos fiscais pode ser enviada por via eletrônica; para um ano mais antigo, envie a declaração assinada, a notificação e o formulário de resposta preenchido no envelope de resposta da notificação. Apresentar uma declaração ou enviar registros ao IRS não prorroga o prazo do Tax Court (IRS CP3219N). Para outras notificações, siga o endereço e as instruções nelas indicados (declarações em atraso no IRS). Compare a renda proposta com seus registros, peça às fontes pagadoras Forms W-2 ou 1099 corrigidos quando necessário e guarde a prova do que você enviar. Uma declaração substituta lançada não significa que a sua própria declaração seja dispensável.

Ainda posso pedir restituições de anos antigos?

Muitas vezes, só se você agir antes do prazo da restituição. Para retenção na fonte, pagamentos de imposto estimado e créditos como o earned income credit (crédito por renda do trabalho), o IRS afirma que a declaração em atraso geralmente deve ser apresentada em até três anos após o seu vencimento para pedir a restituição (declarações em atraso no IRS). Confira a data de vencimento exata, qualquer prorrogação ou adiamento válido e as datas dos pagamentos antes de tratar um pedido como aberto ou encerrado.

O prazo da restituição e a obrigação de declarar são coisas separadas. Um pedido de restituição expirado não apaga uma declaração obrigatória nem impede o lançamento de imposto de um ano nunca declarado (prazo do IRS para lançar o imposto). O IRS também pode reter uma restituição atual enquanto houver declarações anteriores pendentes (declarações em atraso no IRS).

Quão pesadas são as multas e como estimo o que devo?

Prepare primeiro cada declaração e depois estime o saldo não pago e os encargos separadamente. Use as regras fiscais daquele ano, subtraia a retenção na fonte e os pagamentos estimados e confira no transcript da conta se há pagamentos ou um lançamento já existente. Um valor cobrado a partir de uma declaração substituta pode mudar quando o IRS processar a sua própria declaração.

Quando as multas por atraso na entrega e no pagamento se sobrepõem, a multa por atraso na entrega é reduzida nesses meses; se os pagamentos feitos no prazo e os créditos cobrem o imposto, as duas multas geralmente resultam em zero (IRS). A taxa de atraso no pagamento sobe para 1% ao mês se o imposto continuar sem pagamento 10 dias após uma notificação de intenção de penhora (intent-to-levy) (IRS). A falta de entrega fraudulenta eleva a taxa de atraso na entrega para 15% ao mês, limitada a 75%; a falta de entrega intencional também pode ser crime (26 USC 6651, 26 USC 7203). Se a falta de entrega pode ter sido deliberada, procure aconselhamento jurídico antes de escolher uma via de divulgação ao IRS. Multas por falta de informes sobre o exterior e multas mínimas por atraso, específicas de cada ano, exigem verificações separadas. Causa razoável (reasonable cause) pode eliminar algumas multas, mas não o imposto nem os juros ordinários (IRS). O alívio de primeira vez exige três anos anteriores de cumprimento no prazo, então raramente cobre anos consecutivos em atraso.

E se eu tinha um green card e recebi renda no exterior?

O titular de green card geralmente informa na declaração obrigatória dos EUA seus rendimentos mundiais: salários, renda de trabalho autônomo, juros, dividendos e aluguéis, mesmo que o dinheiro tenha ficado no exterior (IRS Publication 519). Reúna os registros de pagamentos, negócios, contas bancárias e aluguéis estrangeiros: o transcript de salários e rendimentos do IRS mostra apenas formulários enviados ao IRS (tipos de transcript do IRS). Verifique o primeiro ano separadamente. Se você atendeu ao teste do green card e ao teste de presença substancial, a residência fiscal nos EUA pode começar na data aplicável mais antiga; um ano com períodos de residente e de não residente pode exigir uma declaração de status duplo (dual-status) (datas de residência do IRS, IRS Publication 519). Guarde as datas do green card e das viagens junto com os registros de imposto estrangeiro de cada ano.

Os créditos por imposto estrangeiro ou a exclusão de renda do trabalho no exterior podem reduzir o imposto de renda, mas nenhum deles reduz o imposto de autônomo sobre o lucro obtido no exterior. Um acordo de totalização pode definir qual país cobre a previdência social; obtenha o certificado desse país (IRS). A opção pela exclusão é feita no Form 2555, com uma declaração assinada e entregue no prazo (inclusive prorrogações), uma retificação dela ou uma declaração em atraso apresentada em até um ano após o vencimento original. Depois disso, a opção ainda pode valer se não restar imposto de renda federal a pagar ou se for apresentada antes de o IRS descobrir a falta; caso contrário, peça uma decisão administrativa privada (private letter ruling). Veja rendimentos estrangeiros em uma declaração dos EUA para os cálculos e relatórios estrangeiros omitidos para os relatórios separados.

E se eu não puder pagar o saldo total ao declarar?

Apresente as declarações obrigatórias mesmo assim e pague o que puder. O IRS orienta expressamente os contribuintes a apresentar declarações em atraso mesmo que não consigam pagar tudo (declarações em atraso no IRS). A entrega interrompe a contagem de novos meses de multa por atraso na entrega, enquanto a multa por atraso no pagamento e os juros podem continuar sobre o saldo não pago.

Depois de declarar, revise o saldo da conta e as opções de pagamento do IRS. Um plano de pagamento mais longo geralmente exige que todas as declarações obrigatórias tenham sido apresentadas, e as declarações e os impostos futuros devem ficar em dia. Um plano não congela multas nem juros; a taxa menor de atraso no pagamento só vale se a declaração foi apresentada no prazo (IRS). Se uma notificação fixa um prazo, responda a ele mesmo enquanto organiza o pagamento.

Preciso de declarações estaduais antigas e devo declarar antes de o IRS entrar em contato?

Confira cada estado onde você morou, trabalhou ou teve renda tributável em um ano sem declaração. Limites de entrega, prazos, períodos de restituição e regras de alívio variam por estado; uma declaração federal não resolve a obrigação estadual. Use o órgão tributário do estado em questão, começando pelo diretório de governos estaduais do IRS, e guarde as notificações estaduais junto com os registros federais.

Comece antes de receber uma notificação, se puder: apresentar a declaração voluntariamente permite preparar tudo com registros completos, pedir qualquer restituição antes do prazo e limitar novos encargos por atraso na entrega. Se o IRS já entrou em contato com você, siga o prazo e o endereço da notificação em vez de esperar terminar todos os outros anos (declarações em atraso no IRS).

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos; os valores de imposto são hipotéticos. Uma pessoa apresenta juntas duas declarações consecutivas pendentes. No ano anterior, apresentado mais de três anos após o vencimento, o imposto é de US$4.000 e a retenção na fonte é de US$5.000. Sem prorrogação nem adiamento, essa retenção fica fora do prazo de restituição; o pagamento a maior de US$1.000 não pode ser restituído nem creditado na conta de outro ano (limites de restituição do IRS). A declaração obrigatória ainda precisa ser apresentada.

No ano seguinte, apresentado e pago com 25 meses de atraso, os salários são de US$50.000, a retenção na fonte é de US$4.000, a receita de autônomo (sole proprietor) é de US$15.000 e as despesas comprovadas são de US$3.000. O imposto de renda e de autônomo hipotético, menos créditos, é de US$7.000. O imposto não pago é de US$3.000. Pelas taxas usuais, o atraso na entrega soma US$675 (cinco meses a 4,5%) e o atraso no pagamento soma US$375 (25 meses a 0,5%), num total de US$4.050 antes dos juros e de qualquer multa de imposto estimado. Um pagamento a maior de US$1.000 do ano anterior, feito no prazo, geralmente poderia ter sido creditado nesse saldo (26 USC 6402). Datas reais, notificações e alívios podem mudar o resultado.

Seu caso é diferente?

• Você morou no Canadá enquanto as declarações estavam pendentes: veja como regularizar declarações dos EUA omitidas, morando no Canadá para o caminho entre os dois países.
• Você deixou de apresentar FBARs ou os Forms 8938, 3520 ou 5471: veja relatórios estrangeiros omitidos antes de enviar um pacote de correção.
• Uma LLC, sociedade de pessoas ou corporação também deixou de apresentar declarações da entidade: veja declarações empresariais não apresentadas para definir a ordem dessas entregas.
• Um pedido de cidadania ou patrocínio exige registros fiscais: veja declarações de imposto para pedidos de imigração.
• Vários anos envolvem notificações, renda contestada, registros empresariais ausentes ou saldos que você não consegue pagar: reúna todas as notificações, transcripts, histórico de pagamentos, registros de renda, datas de residência e registros de imposto estrangeiro para a ajuda com imposto individual.