Nhiều năm chưa nộp thuế Hoa Kỳ? Cách nộp bù tờ khai

Tôi đã nhiều năm không nộp thuế: bắt đầu từ đâu và những năm nào đến hạn?

Trước hết, hãy sắp xếp các thông báo của IRS theo ngày phải trả lời và kiểm tra xem có yêu cầu hoàn thuế nào sắp hết hạn không (IRS: tờ khai quá hạn). Sau đó kiểm tra riêng từng năm bị bỏ sót. Tình trạng nộp tờ khai, độ tuổi, thu nhập, việc tự kinh doanh, tình trạng cư trú và các điều kiện nộp tờ khai đặc biệt có thể làm kết quả khác nhau giữa các năm. Hãy dùng hướng dẫn Form 1040 của đúng năm đó, không dùng mức thu nhập của năm nay, để xác định năm đó có bắt buộc nộp tờ khai hay không. Hướng dẫn của IRS cho người tự kinh doanh nêu rằng thu nhập ròng từ tự kinh doanh từ $400 trở lên buộc phải nộp tờ khai, dù tổng thu nhập thấp hơn mức thông thường.

Hãy lập danh sách từng năm: nơi bạn sống, tình trạng nộp tờ khai, nguồn thu nhập, lợi nhuận từ tự kinh doanh, tiền thuế đã khấu trừ, các khoản thuế nộp tạm tính và việc bạn có nộp chung với vợ/chồng hay không. Nếu bạn nộp tờ khai chung quá hạn, cả hai vợ chồng phải ký và mỗi người đều chịu trách nhiệm toàn bộ số thuế (26 USC 6013). Hãy đánh dấu những năm có thông báo của IRS. Một năm không phải đóng thuế vẫn có thể bắt buộc nộp tờ khai. Một năm không bắt buộc nộp vẫn có thể đáng nộp để nhận hoàn thuế trong thời hạn, nhưng IRS cho biết thư báo "không có hồ sơ nộp tờ khai" không quyết định việc năm đó có bắt buộc nộp hay không (các loại transcript).

Tôi phải nộp bù bao nhiêu năm?

Không có giới hạn sáu năm tự động cho các tờ khai bắt buộc. Hướng dẫn thu thuế của IRS nêu rằng IRS thông thường chỉ buộc nộp tờ khai trong sáu năm, nhưng có thể truy cứu nhiều hơn hoặc ít hơn tùy từng trường hợp. Đó là thông lệ thực thi nội bộ, không phải sự cho phép bỏ qua một năm khác (IRS Manual, quyết định thực thi).

IRS cũng cho biết họ có thể ấn định thuế bất kỳ lúc nào nếu tờ khai bắt buộc chưa bao giờ được nộp tự nguyện. Tờ khai thay thế do IRS lập không làm bắt đầu thời hạn ấn định thông thường, còn tờ khai do chính bạn nộp thì nói chung có (thời hạn IRS có thể ấn định thuế). Hãy xác định đầy đủ các năm đến hạn trước, rồi mới xem xét quyết định về những năm cũ dựa trên lịch sử nộp tờ khai thực tế, các thông báo và khả năng yêu cầu hoàn thuế. Nếu IRS đã yêu cầu những năm cụ thể, hãy trả lời yêu cầu đó.

Làm sao lấy lại W-2, 1099, các khoản đã nộp và thông báo cũ?

Hãy lấy một wage and income transcript (bản sao thu nhập và lương) và một tax account transcript (bản sao tài khoản thuế) cho mỗi năm còn thiếu. Loại thứ nhất cho thấy các tờ khai thông tin mà IRS đã nhận, gồm Form W-2 và Form 1099. Loại thứ hai cho thấy hoạt động cơ bản của tài khoản, gồm các khoản đã nộp và điều chỉnh (các loại transcript của IRS). Hãy thu thập cả bản sao mọi thư của IRS, vì transcript không thay thế thời hạn hay hướng dẫn gửi thư trong thông báo. Nếu bạn làm mất thư, hãy xem mục Notices and Letters trong tài khoản trực tuyến của bạn. Chỉ một số thông báo có ở đó, nên hãy yêu cầu IRS gửi lại bản còn thiếu (câu hỏi thường gặp về tài khoản trực tuyến của IRS).

Các transcript trực tuyến về thu nhập, lương và tài khoản nói chung bao gồm năm thuế hiện tại và chín năm thuế trước đó. Form 4506-T có thể dùng để yêu cầu hồ sơ tài khoản cũ hơn, tùy theo việc còn lưu hay không. Hãy chọn dòng 6b cho account transcript hoặc dòng 8 cho dữ liệu W-2/1099 hiện có, rồi ký tên (các loại transcript của IRS). Hãy yêu cầu bên chi trả cấp các mẫu còn thiếu hoặc đã sửa, và đối chiếu transcript với hồ sơ của bạn. Dùng mẫu của các năm trước cho từng tờ khai. Năm thuế hiện tại và hai năm thuế trước đó nói chung có thể nộp điện tử (e-file); các năm cũ hơn phải nộp bản giấy (IRS e-file).

Nếu tôi tự kinh doanh và mất hồ sơ thì sao?

Hãy dựng lại thu nhập và chi phí kinh doanh của từng năm từ sao kê ngân hàng và thẻ, hóa đơn, biên lai, hồ sơ gửi tiền và hồ sơ thanh toán của khách hàng. Publication 583 của IRS xác định đây là tài liệu hỗ trợ cho tổng doanh thu và chi phí. Riêng một bản ghi thanh toán không chứng minh rằng khoản chi đó được khấu trừ.

Hãy tách doanh thu kinh doanh khỏi các khoản chuyển tiền, khoản vay và tiền gửi cá nhân. Đối chiếu các Form 1099 đã báo cáo với hóa đơn và tiền gửi để cùng một giao dịch bán hàng không bị tính hai lần. Dựng lại chi phí theo từng loại và giữ tài liệu hoặc giải thích hỗ trợ cho từng khoản. Nếu có thiết bị hoặc hàng tồn kho, hãy thu thập cả hồ sơ mua và bán. Wage and income transcript giúp tìm các khoản thanh toán đã báo cáo, nhưng không cho thấy mọi khoản thu bằng tiền mặt và không chứng minh chi phí vận hành doanh nghiệp. Lợi nhuận kinh doanh ròng khai trên Schedule C, và thuế tự kinh doanh có thể cần Schedule SE (trung tâm thuế cho người tự kinh doanh của IRS). Hãy kiểm tra hồ sơ thu nhập An sinh Xã hội của bạn: thu nhập tự kinh doanh mới được báo cáo nói chung chỉ được tính nếu tờ khai được nộp trong vòng 3 năm, 3 tháng và 15 ngày sau năm thuế đó (IRS Publication 334).

Nếu IRS đã lập tờ khai thay thế hoặc gửi thông báo thì sao?

Hãy đọc thông báo trước khi gửi bất cứ thứ gì. IRS có thể lập tờ khai thay thế từ thông tin họ có, không có các khoản khấu trừ hay tín thuế mà bạn có thể được hưởng. Khi bạn nộp tờ khai quá hạn chính xác của mình, IRS có thể điều chỉnh lại số liệu của họ (IRS: tờ khai quá hạn).

Thông báo thiếu hụt thuế (notice of deficiency) đặt ra một hạn riêng để kiện ra Tax Court, thường là 90 ngày sau ngày gửi thư. Thời hạn 150 ngày có thể áp dụng nếu bạn đang ở ngoài Hoa Kỳ khi thư được gửi hoặc thư được gửi ra nước ngoài. Hãy xem ngày cuối cùng để kiện ghi trên thông báo (hướng dẫn thông báo của IRS). Nếu bạn không đồng ý với số liệu trong thông báo CP3219N, hãy nộp tờ khai còn thiếu trước ngày ghi trên thông báo. Tờ khai của hai năm thuế gần nhất có thể nộp điện tử. Với năm cũ hơn, hãy gửi tờ khai đã ký, thông báo và mẫu phản hồi đã điền trong phong bì trả lời kèm theo thông báo. Việc nộp tờ khai hoặc gửi hồ sơ cho IRS không kéo dài hạn kiện ra Tax Court (IRS CP3219N). Với các thông báo khác, hãy làm theo địa chỉ và hướng dẫn ghi trong thông báo (IRS: tờ khai quá hạn). Hãy so sánh thu nhập IRS đề xuất với hồ sơ của bạn, yêu cầu bên chi trả cấp lại Form W-2 hoặc 1099 đã sửa khi cần, và giữ bằng chứng về những gì bạn đã gửi. Tờ khai thay thế đã bị ấn định thuế không có nghĩa là bạn không cần nộp tờ khai của chính mình.

Tôi còn có thể xin hoàn thuế của những năm cũ không?

Thường chỉ được nếu bạn hành động trước hạn hoàn thuế. Với thuế đã khấu trừ, thuế nộp tạm tính và các loại tín thuế như earned income credit (tín thuế thu nhập lao động), IRS cho biết tờ khai quá hạn nói chung phải được nộp trong vòng ba năm kể từ ngày đến hạn thì mới được nhận hoàn thuế (IRS: tờ khai quá hạn). Hãy kiểm tra chính xác ngày đến hạn, mọi gia hạn hoặc hoãn hạn hợp lệ và ngày nộp tiền trước khi kết luận yêu cầu hoàn thuế còn hay đã hết hạn.

Hạn hoàn thuế và nghĩa vụ nộp tờ khai là hai việc riêng. Yêu cầu hoàn thuế hết hạn không xóa nghĩa vụ nộp tờ khai bắt buộc và không ngăn IRS ấn định thuế cho năm chưa bao giờ nộp (thời hạn IRS có thể ấn định thuế). IRS cũng có thể giữ lại khoản hoàn thuế hiện tại khi các tờ khai cũ vẫn còn thiếu (IRS: tờ khai quá hạn).

Tiền phạt nặng đến đâu và làm sao ước tính số tôi nợ?

Hãy chuẩn bị từng tờ khai trước, rồi ước tính riêng số thuế chưa nộp và các khoản phạt và tiền lãi. Dùng quy định thuế của đúng năm đó, trừ thuế đã khấu trừ và thuế nộp tạm tính, rồi xem account transcript để biết các khoản đã nộp hoặc khoản đã bị ấn định. Số tiền theo tờ khai thay thế có thể thay đổi khi IRS xử lý tờ khai của chính bạn.

Khi tiền phạt nộp trễ tờ khai và nộp trễ thuế chồng lên nhau, tiền phạt nộp trễ tờ khai được giảm cho những tháng đó. Nếu các khoản nộp đúng hạn và tín thuế đã bù đủ số thuế, cả hai khoản phạt nói chung đều tính ra bằng không (IRS). Mức phạt nộp trễ thuế tăng lên 1% mỗi tháng nếu thuế vẫn chưa nộp 10 ngày sau thông báo ý định cưỡng chế thu thuế (intent to levy) (IRS). Việc không nộp tờ khai có gian lận làm mức phạt nộp trễ tờ khai tăng lên 15% mỗi tháng, tối đa 75%. Cố ý không nộp tờ khai còn có thể là tội hình sự (26 USC 6651, 26 USC 7203). Nếu việc không nộp có thể là cố ý, hãy hỏi ý kiến luật sư trước khi chọn hình thức tự nguyện khai báo với IRS. Tiền phạt báo cáo tài sản nước ngoài và mức phạt nộp trễ tờ khai tối thiểu theo từng năm cần được kiểm tra riêng. Lý do chính đáng (reasonable cause) có thể xóa một số khoản phạt, nhưng không xóa thuế hay tiền lãi thông thường (IRS). Miễn phạt lần đầu đòi hỏi ba năm trước đó tuân thủ đúng hạn, nên hiếm khi áp dụng cho nhiều năm trễ liên tiếp.

Nếu tôi có thẻ xanh và có thu nhập ở nước ngoài thì sao?

Người có thẻ xanh nói chung phải khai thu nhập toàn cầu gồm tiền lương, thu nhập tự kinh doanh, tiền lãi, cổ tức và tiền thuê nhà trên tờ khai Hoa Kỳ bắt buộc, ngay cả khi tiền vẫn ở nước ngoài (IRS Publication 519). Hãy thu thập hồ sơ tiền lương, kinh doanh, ngân hàng và cho thuê ở nước ngoài, vì wage and income transcript của IRS chỉ cho thấy các mẫu đã nộp cho IRS (các loại transcript của IRS). Hãy kiểm tra riêng năm đầu tiên. Nếu bạn đáp ứng cả kiểm tra thẻ xanh (green card test) và kiểm tra hiện diện đáng kể (substantial presence test), việc cư trú về thuế tại Hoa Kỳ có thể bắt đầu từ ngày sớm hơn theo quy định. Năm vừa có thời gian cư trú vừa có thời gian không cư trú có thể cần tờ khai hai tư cách (dual-status) (ngày bắt đầu và kết thúc cư trú của IRS, IRS Publication 519). Hãy giữ ngày nhận thẻ xanh và ngày đi lại cùng hồ sơ thuế nước ngoài của từng năm.

Tín thuế nước ngoài hoặc khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài (foreign earned income exclusion) có thể làm giảm thuế thu nhập, nhưng cả hai đều không làm giảm thuế tự kinh doanh trên lợi nhuận ở nước ngoài. Hiệp định An sinh Xã hội song phương (totalization agreement) có thể xác định bạn đóng An sinh Xã hội ở nước nào. Hãy xin giấy chứng nhận của nước đó (IRS). Bạn chọn khoản loại trừ này trên Form 2555 cùng một tờ khai đã ký nộp đúng hạn (kể cả khi có gia hạn), một tờ khai điều chỉnh của tờ khai đó, hoặc một tờ khai nộp trễ trong vòng một năm kể từ ngày đến hạn ban đầu. Sau thời điểm đó, việc chọn vẫn có thể có hiệu lực nếu không còn thuế thu nhập liên bang phải nộp hoặc nếu nộp trước khi IRS phát hiện. Nếu không, hãy xin private letter ruling (văn bản giải thích riêng của IRS). Xem thu nhập nước ngoài trên tờ khai Hoa Kỳ để biết cách tính, và báo cáo tài sản nước ngoài bị bỏ sót để biết các báo cáo riêng.

Nếu tôi không thể trả hết số thuế khi nộp tờ khai thì sao?

Bạn vẫn nên nộp các tờ khai bắt buộc và trả số tiền bạn có thể trả. IRS nêu rõ rằng người nộp thuế nên nộp tờ khai quá hạn dù không thể trả đủ (IRS: tờ khai quá hạn). Việc nộp tờ khai chấm dứt việc tính thêm tháng phạt nộp trễ tờ khai, còn tiền phạt nộp trễ thuế và tiền lãi vẫn có thể tiếp tục tính trên số dư chưa trả.

Sau khi nộp, hãy xem số dư tài khoản và các cách thanh toán của IRS. Kế hoạch trả góp dài hạn nói chung đòi hỏi mọi tờ khai bắt buộc phải được nộp, và các tờ khai cùng khoản thuế trong tương lai phải được nộp đúng hạn. Kế hoạch trả góp không đóng băng tiền phạt hay tiền lãi. Mức phạt nộp trễ thuế thấp hơn của kế hoạch chỉ áp dụng nếu tờ khai được nộp đúng hạn (IRS). Nếu thông báo ghi một thời hạn, hãy trả lời trước thời hạn đó ngay cả khi bạn đang thu xếp việc thanh toán.

Tôi có cần nộp bù tờ khai tiểu bang không, và có nên nộp trước khi IRS liên hệ?

Hãy kiểm tra từng tiểu bang nơi bạn từng sống, làm việc hoặc có thu nhập chịu thuế trong năm còn thiếu. Ngưỡng phải nộp tờ khai, thời hạn, thời hạn hoàn thuế và quy định miễn giảm của các tiểu bang khác nhau. Tờ khai liên bang không giải quyết nghĩa vụ nộp tờ khai tiểu bang. Hãy liên hệ sở thuế của tiểu bang liên quan, bắt đầu từ danh bạ trang web chính quyền tiểu bang của IRS, và giữ các thông báo của tiểu bang cùng hồ sơ liên bang.

Nếu có thể, hãy bắt đầu trước khi nhận thông báo. Nộp tự nguyện giúp bạn chuẩn bị tờ khai từ hồ sơ đầy đủ, nhận hoàn thuế trước hạn và hạn chế các tháng phạt nộp trễ tờ khai tiếp theo. Nếu IRS đã liên hệ với bạn, hãy làm theo thời hạn và địa chỉ trong thông báo thay vì chờ hoàn tất mọi năm khác (IRS: tờ khai quá hạn).

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Hoa Kỳ, số liệu thuế là giả định. Một người nộp cùng lúc hai năm bị bỏ sót liên tiếp. Với năm đầu, nộp trễ hơn ba năm sau ngày đến hạn, thuế là $4.000 và thuế đã khấu trừ là $5.000. Không có gia hạn hay hoãn hạn nào, khoản thuế đã khấu trừ đó nằm ngoài thời hạn xin hoàn thuế. Khoản nộp thừa $1.000 không thể được hoàn lại hoặc chuyển sang trừ vào số thuế của năm khác (giới hạn hoàn thuế của IRS). Tờ khai bắt buộc vẫn phải được nộp.

Với năm sau, nộp và trả trễ 25 tháng, tiền lương là $50.000, thuế đã khấu trừ là $4.000, doanh thu của chủ doanh nghiệp một chủ là $15.000 và chi phí có chứng từ là $3.000. Thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh giả định, sau khi trừ tín thuế, là $7.000. Thuế chưa nộp là $3.000. Theo mức thông thường, nộp trễ tờ khai cộng thêm $675 (năm tháng với 4,5%) và nộp trễ thuế cộng thêm $375 (25 tháng với 0,5%), tổng cộng $4.050 trước tiền lãi và mọi khoản phạt thuế nộp tạm tính. Khoản nộp thừa $1.000 đúng hạn của năm đầu nói chung đã có thể được chuyển sang trừ vào số thuế này (26 USC 6402). Ngày tháng thực tế, thông báo và các biện pháp miễn giảm có thể làm kết quả thay đổi.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn sống ở Canada trong những năm tờ khai bị bỏ sót: xem nộp bù tờ khai Hoa Kỳ bị bỏ sót khi sống ở Canada để biết hướng đi xuyên biên giới.
• Bạn bỏ sót FBAR hoặc Form 8938, 3520, 5471: xem báo cáo tài sản nước ngoài bị bỏ sót trước khi nộp hồ sơ sửa lỗi.
• LLC, hợp danh hoặc công ty của bạn cũng bỏ sót tờ khai của pháp nhân: xem tờ khai doanh nghiệp chưa nộp để sắp xếp thứ tự các hồ sơ đó.
• Hồ sơ thuế cần cho đơn xin quốc tịch hoặc bảo lãnh: xem tờ khai thuế cho hồ sơ di trú.
• Nhiều năm liên quan đến thông báo, thu nhập bị tranh chấp, thiếu hồ sơ kinh doanh hoặc số dư bạn không thể trả: hãy thu thập mọi thông báo, transcript, lịch sử thanh toán, hồ sơ thu nhập, ngày cư trú và hồ sơ thuế nước ngoài để nhờ hỗ trợ thuế cá nhân.