Déclarations américaines non produites : comment se mettre à jour

Je n'ai rien produit depuis des années : par où commencer et quelles années étaient dues?

Commencez par classer les avis de l'IRS selon leur date de réponse et vérifiez si un délai de demande de remboursement approche de son terme (IRS : déclarations en retard). Examinez ensuite chaque année manquante séparément. Le statut de déclaration, l'âge, le revenu, le travail autonome, la résidence et les cas particuliers de production peuvent changer la réponse d'une année à l'autre. Pour savoir si une déclaration était obligatoire, utilisez les instructions du formulaire 1040 de l'année visée, et non le seuil de revenu d'aujourd'hui. Selon les consignes de l'IRS pour les travailleurs autonomes, un revenu net de travail autonome de 400 $ ou plus oblige à produire une déclaration, même si le revenu total est inférieur au seuil habituel.

Dressez, année par année, la liste de vos lieux de résidence, de votre statut de déclaration, de vos sources de revenus, de votre bénéfice de travail autonome, de vos retenues d'impôt, de vos acomptes provisionnels et de toute déclaration conjointe avec un conjoint. Si vous produisez une déclaration conjointe en retard, les deux conjoints doivent la signer et chacun est responsable de la totalité de l'impôt (26 USC 6013). Notez les années visées par un avis de l'IRS. Une année sans impôt à payer peut quand même exiger une déclaration. Une année sans obligation de production peut valoir la peine d'être produite pour réclamer un remboursement dans les délais. L'IRS précise toutefois qu'une lettre d'absence de production ne détermine pas si la production était obligatoire (types de relevés).

Sur combien d'années dois-je produire mes déclarations?

Il n'existe aucune limite automatique de six ans pour les déclarations obligatoires. Selon les consignes de recouvrement de l'IRS, celle-ci fait normalement appliquer l'obligation de production sur six ans, mais elle peut remonter plus loin ou moins loin selon le dossier. Il s'agit d'une pratique interne d'application, et non d'une permission d'ignorer une autre année (manuel de l'IRS, décision d'application).

L'IRS indique aussi qu'elle peut établir une cotisation en tout temps lorsqu'une déclaration obligatoire n'a jamais été produite volontairement. Une déclaration de remplacement établie par l'IRS ne fait pas partir le délai normal de cotisation, alors que la production de votre propre déclaration le fait généralement (délai de cotisation de l'IRS). Repérez d'abord toutes les années dues. Examinez ensuite toute décision sur les années plus anciennes en fonction de l'historique de production, des avis et des remboursements possibles. Si l'IRS a déjà demandé des années précises, répondez à cette demande.

Comment obtenir mes anciens formulaires W-2 et 1099, mes paiements et mes avis?

Obtenez un relevé des salaires et revenus ainsi qu'un relevé de compte fiscal pour chaque année manquante. Le premier montre les déclarations de renseignements reçues par l'IRS, dont les formulaires W-2 et 1099. Le second montre l'activité de base du compte, dont les paiements et les rajustements (types de relevés de l'IRS). Rassemblez aussi une copie de chaque lettre de l'IRS : un relevé ne remplace ni le délai ni les instructions d'envoi d'un avis. Si vous avez perdu une lettre, consultez la section des avis et lettres de votre compte en ligne. Seuls certains avis y figurent, alors demandez à l'IRS une copie de celui qui manque (FAQ sur le compte en ligne de l'IRS).

Les relevés en ligne des salaires et revenus et des comptes couvrent généralement l'année d'imposition courante et les neuf précédentes. Le formulaire 4506-T permet de demander des dossiers de compte plus anciens, selon leur disponibilité. Cochez la ligne 6b pour un relevé de compte ou la ligne 8 pour les données W-2 et 1099 disponibles, puis signez (types de relevés de l'IRS). Demandez aux payeurs les formulaires manquants ou corrigés et comparez les relevés à vos propres documents. Utilisez les formulaires des années passées pour chaque déclaration. L'année courante et les deux précédentes peuvent généralement être transmises par voie électronique (e-file). Les années plus anciennes se produisent sur papier (e-file de l'IRS).

Que faire si j'étais travailleur autonome et que mes documents manquent?

Reconstituez les revenus et les dépenses d'entreprise de chaque année à partir des relevés bancaires et de carte, des factures, des reçus, des registres de dépôts et des registres de paiements des clients. La publication 583 de l'IRS les désigne comme des pièces justificatives des recettes brutes et des dépenses. Un registre de paiement seul ne prouve pas qu'un coût est déductible.

Séparez les recettes d'entreprise des virements, des prêts et des dépôts personnels. Rapprochez les formulaires 1099 déclarés des factures et des dépôts pour ne pas compter la même vente deux fois. Reconstituez les dépenses par catégorie et conservez le document ou l'explication qui appuie chaque inscription. S'il y a eu de l'équipement ou des stocks, rassemblez aussi les documents d'achat et de vente. Un relevé des salaires et revenus aide à repérer les paiements déclarés, mais il ne montre pas toutes les recettes en argent comptant et n'établit pas le coût d'exploitation de l'entreprise. Le bénéfice net de l'entreprise va sur l'annexe C, et l'impôt sur le travail autonome peut exiger l'annexe SE (centre d'impôt de l'IRS pour les travailleurs autonomes). Vérifiez votre relevé de gains de sécurité sociale : un revenu de travail autonome déclaré après coup ne compte généralement que si la déclaration a été produite dans un délai de 3 ans, 3 mois et 15 jours suivant l'année d'imposition (publication 334 de l'IRS).

Et si l'IRS a produit une déclaration de remplacement ou envoyé un avis?

Lisez l'avis avant d'envoyer quoi que ce soit. L'IRS peut établir une déclaration de remplacement à partir des renseignements qu'elle détient, sans les déductions ni les crédits auxquels vous pourriez avoir droit. La production de votre propre déclaration exacte en retard peut amener l'IRS à rajuster ses chiffres (IRS : déclarations en retard).

Un avis d'insuffisance (notice of deficiency) fixe un délai distinct pour déposer une requête devant la Tax Court (tribunal fiscal américain), habituellement 90 jours après l'envoi. Un délai de 150 jours peut s'appliquer si vous étiez à l'extérieur des États-Unis à l'envoi ou si l'avis a été posté à l'étranger. Vérifiez la dernière date pour déposer la requête sur l'avis (consignes de l'IRS sur les avis). Si vous contestez les chiffres d'un avis CP3219N, produisez la déclaration manquante avant la date indiquée sur l'avis. Une déclaration des deux dernières années d'imposition peut être transmise par voie électronique. Pour une année plus ancienne, postez la déclaration signée, l'avis et le formulaire de réponse rempli dans l'enveloppe-réponse de l'avis. Produire une déclaration ou envoyer des documents à l'IRS ne prolonge pas le délai de la Tax Court (IRS : avis CP3219N). Pour les autres avis, suivez l'adresse et les instructions qui y figurent (IRS : déclarations en retard). Comparez le revenu proposé à vos documents, demandez aux payeurs des formulaires W-2 ou 1099 corrigés au besoin et conservez la preuve de ce que vous envoyez. Une déclaration de remplacement cotisée ne rend pas votre propre déclaration inutile.

Puis-je encore réclamer des remboursements pour d'anciennes années?

Souvent, seulement si vous agissez avant la date limite de remboursement. Pour les retenues, les acomptes d'impôt estimatif et les crédits comme le crédit d'impôt sur le revenu gagné, l'IRS indique qu'une déclaration en retard doit généralement être produite dans les trois ans suivant sa date limite pour réclamer le remboursement (IRS : déclarations en retard). Vérifiez la date limite exacte, toute prolongation ou tout report valide et les dates de paiement avant de considérer une demande comme ouverte ou fermée.

La date limite de remboursement et l'obligation de produire sont deux choses distinctes. Une demande de remboursement expirée n'efface pas une déclaration obligatoire et n'empêche pas une cotisation pour une année jamais produite (délai de cotisation de l'IRS). L'IRS peut aussi retenir un remboursement actuel tant que des déclarations passées manquent (IRS : déclarations en retard).

Quelle est la gravité des pénalités et comment estimer ce que je dois?

Préparez d'abord chaque déclaration, puis estimez séparément le solde impayé et les frais. Appliquez les règles fiscales de l'année visée, soustrayez les retenues et les acomptes, et vérifiez dans le relevé de compte les paiements ou une cotisation existante. Une facture fondée sur une déclaration de remplacement peut changer lorsque l'IRS traite votre propre déclaration.

Lorsque la pénalité de production et celle de paiement se chevauchent, la pénalité de production est réduite pour ces mois. Si les paiements faits à temps et les crédits couvrent l'impôt, les deux pénalités se calculent généralement à zéro (IRS). Le taux de paiement passe à 1 % par mois si l'impôt demeure impayé 10 jours après un avis d'intention de saisie (IRS). L'omission frauduleuse de produire fait passer le taux de production à 15 % par mois, plafonné à 75 %. L'omission volontaire de produire peut aussi constituer un crime (26 USC 6651, 26 USC 7203). Si l'omission de produire a pu être délibérée, demandez un avis juridique avant de choisir une voie de divulgation auprès de l'IRS. Les pénalités liées aux déclarations de biens étrangers et les pénalités minimales de production propres à l'année exigent des vérifications distinctes. Un motif raisonnable peut faire annuler certaines pénalités, mais non l'impôt ni les intérêts ordinaires (IRS). L'allègement pour une première infraction exige trois années antérieures de conformité dans les délais, de sorte qu'il couvre rarement des années tardives consécutives.

Et si j'avais une carte verte et un revenu gagné à l'étranger?

Un titulaire de carte verte déclare généralement ses salaires, son revenu de travail autonome, ses intérêts, ses dividendes et ses loyers de partout dans le monde sur une déclaration américaine obligatoire, même si l'argent est resté à l'étranger (publication 519 de l'IRS). Rassemblez vos documents étrangers de paie, d'entreprise, de banque et de location : le relevé des salaires et revenus de l'IRS ne montre que les formulaires transmis à l'IRS (types de relevés de l'IRS). Vérifiez la première année séparément. Si vous avez satisfait à la fois au critère de la carte verte et au critère de présence réelle, la résidence fiscale américaine peut commencer à la première date applicable. Une année comprenant des périodes de résidence et de non-résidence peut exiger une déclaration à double statut (dates de résidence de l'IRS, publication 519 de l'IRS). Conservez les dates de la carte verte et de vos voyages avec les documents fiscaux étrangers de chaque année.

Les crédits pour impôt étranger ou l'exclusion des revenus gagnés à l'étranger peuvent réduire l'impôt sur le revenu, mais ni l'un ni l'autre ne réduit l'impôt sur le travail autonome applicable au bénéfice étranger. Une convention de totalisation peut désigner le régime de sécurité sociale applicable à l'étranger. Obtenez alors le certificat de ce pays (IRS). Choisissez l'exclusion au moyen du formulaire 2555, avec une déclaration signée produite à temps (prolongations comprises), une modification d'une telle déclaration ou une déclaration tardive produite dans l'année suivant sa date limite initiale. Plus tard, le choix peut fonctionner s'il ne reste aucun impôt fédéral sur le revenu à payer ou s'il est fait avant que l'IRS ne découvre l'omission. Sinon, demandez une décision administrative privée (private letter ruling). Consultez les revenus étrangers sur une déclaration américaine pour les calculs et les déclarations étrangères omises pour les déclarations distinctes.

Que faire si je ne peux pas payer la totalité du solde à la production?

Produisez quand même les déclarations obligatoires et payez ce que vous pouvez. L'IRS demande expressément aux contribuables de produire les déclarations en retard même s'ils ne peuvent pas payer la totalité (IRS : déclarations en retard). La production arrête l'accumulation de mois de pénalité pour production tardive, tandis que les frais de paiement et les intérêts peuvent continuer de courir sur un solde impayé.

Après la production, examinez le solde du compte et les options de paiement de l'IRS. Une entente de paiement plus longue exige généralement que toutes les déclarations obligatoires soient produites et que les déclarations et les impôts à venir soient à jour. Une entente ne gèle ni les pénalités ni les intérêts. Son taux réduit de pénalité pour paiement tardif ne s'applique que si la déclaration a été produite à temps (IRS). Si un avis fixe une date limite, répondez-y même pendant que vous prenez des arrangements de paiement.

Ai-je besoin d'anciennes déclarations d'État, et dois-je produire avant que l'IRS communique avec moi?

Vérifiez chaque État où vous avez vécu, travaillé ou touché un revenu imposable pendant une année manquante. Les seuils de production, les dates limites, les délais de remboursement et les règles d'allègement des États diffèrent. Une déclaration fédérale ne règle pas l'obligation de produire dans un État. Adressez-vous à l'administration fiscale de l'État concerné, en partant du répertoire des gouvernements des États de l'IRS, et conservez les avis d'État avec vos dossiers fédéraux.

Si possible, agissez avant de recevoir un avis. En produisant volontairement, vous préparez vos déclarations à partir de documents complets, vous réclamez tout remboursement avant sa date limite et vous limitez les pénalités de production tardive supplémentaires. Si l'IRS a déjà communiqué avec vous, respectez la date limite et l'adresse de l'avis plutôt que d'attendre d'avoir terminé toutes les autres années (IRS : déclarations en retard).

Exemple

Montants indicatifs en dollars américains; les chiffres d'impôt sont supposés. Une personne produit ensemble deux années consécutives manquantes. Pour l'année la plus ancienne, produite plus de trois ans après sa date limite, l'impôt est de 4 000 $ et les retenues sont de 5 000 $. Sans prolongation ni report, ces retenues tombent hors du délai de remboursement : le paiement en trop de 1 000 $ ne peut ni être remboursé ni être crédité sur la facture d'une autre année (limites de remboursement de l'IRS). La déclaration obligatoire doit tout de même être produite.

Pour l'année suivante, produite et payée 25 mois en retard, les salaires sont de 50 000 $, les retenues de 4 000 $, les recettes de l'entreprise individuelle de 15 000 $ et les dépenses justifiées de 3 000 $. L'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome supposés, moins les crédits, sont de 7 000 $. L'impôt impayé est de 3 000 $. Aux taux habituels, la production tardive ajoute 675 $ (cinq mois à 4,5 %) et le paiement tardif ajoute 375 $ (25 mois à 0,5 %), pour un total de 4 050 $ avant les intérêts et toute pénalité pour acomptes insuffisants. Un paiement en trop de 1 000 $ de l'année précédente, s'il avait été réclamé à temps, aurait généralement pu être crédité sur ce solde (26 USC 6402). Les dates réelles, les avis et les allègements peuvent changer le résultat.

Votre situation est différente?

• Vous viviez au Canada pendant que des déclarations manquaient : consultez le rattrapage des déclarations américaines manquantes depuis le Canada pour la marche à suivre transfrontalière.
• Vous avez omis des FBAR ou des formulaires 8938, 3520 ou 5471 : consultez les déclarations étrangères omises avant de produire un dossier de correction.
• Une LLC, une société de personnes ou une société a aussi omis des déclarations d'entité : consultez les déclarations d'entreprise non produites pour établir l'ordre de ces productions.
• Une demande de citoyenneté ou de parrainage exige des documents fiscaux : consultez les déclarations de revenus pour les demandes d'immigration.
• Plusieurs années comportent des avis, des revenus contestés, des documents d'entreprise manquants ou des soldes que vous ne pouvez pas payer : rassemblez tous les avis, relevés, historiques de paiement, documents de revenus, dates de résidence et documents fiscaux étrangers pour obtenir de l'aide en fiscalité des particuliers.