לא הגשתם דוחות מס בארה״ב כבר שנים? כך משלימים

לא הגשתי דוחות כבר שנים: מאיפה מתחילים, ולאילו שנים היה צריך להגיש?

קודם ממיינים את הודעות IRS לפי מועד התגובה הנקוב בהן ובודקים אם מועד הגשת בקשה להחזר מס קרוב לפקיעה (הגשת דוחות באיחור ב-IRS). אחר כך בודקים כל שנה שהוחמצה בנפרד. מעמד הגשה, גיל, הכנסה, עבודה עצמאית, תושבות ותנאים מיוחדים להגשה יכולים לשנות את התשובה משנה לשנה. כדי להחליט אם חובה היה להגיש דוח, משתמשים בהוראות טופס 1040 של אותה שנה ולא בסף ההכנסה של היום. ההנחיות של IRS לעצמאים קובעות שהכנסה נטו מעבודה עצמאית של $400 ומעלה מחייבת הגשת דוח, גם אם סך ההכנסה נמוך מהסף הרגיל.

מכינים רשימה לפי שנים: איפה גרתם, מה היה מעמד ההגשה, מקורות ההכנסה, הרווח מעבודה עצמאית, ניכוי מס במקור, מקדמות ששולמו והאם הוגש דוח משותף עם בן או בת זוג. בדוח משותף שמוגש באיחור שני בני הזוג חייבים לחתום, וכל אחד מהם אחראי לכל המס (26 USC 6013). מסמנים שנים שבהן התקבלה הודעה מ-IRS. גם בשנה שבה אין מס לתשלום ייתכן שחובה להגיש דוח. גם בשנה שבה לא הייתה חובת הגשה ייתכן שכדאי להגיש כדי לתבוע החזר מס במועד, אבל IRS מבהיר שמכתב על אי-הגשה (nonfiling letter) אינו קובע אם חובה היה להגיש (סוגי גיליונות רישום).

על כמה שנים אחורה צריך להגיש?

אין מגבלה אוטומטית של שש שנים על דוחות שחובה להגיש. ההנחיות של IRS לגבייה קובעות ש-IRS בדרך כלל אוכף חובת הגשה לשש שנים, אבל הוא רשאי לפעול ביחס ליותר שנים או לפחות, לפי המקרה. זהו נוהג אכיפה פנימי, ולא היתר להתעלם משנה אחרת (הנחיות IRS, קביעת אכיפה).

IRS גם מציין שהוא רשאי לקבוע מס בכל זמן כשלא הוגש מרצון דוח שחובה היה להגיש. דוח חלופי ש-IRS מכין בעצמו (substitute return) אינו מתחיל את מניין הזמן הרגיל לקביעת מס. הגשת דוח משלכם מתחילה אותו בדרך כלל (הזמן שבו IRS רשאי לקבוע מס). קודם מזהים את כל השנים שחובה היה להגיש בהן. אחר כך בוחנים כל החלטה לגבי שנים ישנות יותר מול היסטוריית ההגשה בפועל, ההודעות ובקשות אפשריות להחזר. אם IRS כבר ביקש שנים מסוימות, משיבים לבקשה.

איך משיגים טפסי W-2 ו-1099, תשלומים והודעות ישנים?

מזמינים גיליון רישום של שכר והכנסה וגיליון רישום של חשבון המס לכל שנה חסרה. הראשון מציג דוחות מידע ש-IRS קיבל, כולל טפסי W-2 ו-1099. השני מציג פעילות בסיסית בחשבון, כולל תשלומים ותיקונים (סוגי גיליונות רישום של IRS). אוספים גם עותק של כל מכתב מ-IRS. גיליון רישום אינו מחליף את המועד או את הוראות המשלוח שבהודעה. אם מכתב אבד, בודקים בחשבון המקוון באזור Notices and Letters. רק חלק מההודעות זמינות שם, ולכן מבקשים מ-IRS עותק של הודעה חסרה (שאלות נפוצות על החשבון המקוון של IRS).

גיליונות הרישום המקוונים של שכר והכנסה ושל החשבון מכסים בדרך כלל את שנת המס הנוכחית ותשע שנות מס קודמות. אפשר לבקש רישומי חשבון ישנים יותר באמצעות טופס 4506-T, בכפוף לזמינות. מסמנים שורה 6b לגיליון רישום של חשבון או שורה 8 לנתוני W-2/1099 זמינים, וחותמים (סוגי גיליונות רישום של IRS). מבקשים מהמשלמים טפסים חסרים או מתוקנים, ומתאמים בין גיליונות הרישום לרישומים שלכם. לכל דוח משתמשים בטפסים לשנים קודמות. את שנת המס הנוכחית ואת שתי השנים שקדמו לה אפשר בדרך כלל להגיש בהגשה אלקטרונית (e-file). שנים ישנות יותר מוגשות בנייר (e-file ב-IRS).

מה עושים אם הייתי עצמאי והרישומים שלי חסרים?

משחזרים את ההכנסות וההוצאות העסקיות של כל שנה מדפי חשבון בנק וכרטיס אשראי, חשבוניות, קבלות, רישומי הפקדות ורישומי תשלומים מלקוחות. פרסום 583 של IRS מציין אותם כמסמכים התומכים בהכנסות ברוטו ובהוצאות. רישום תשלום לבדו אינו מוכיח שהוצאה מותרת בניכוי.

מפרידים בין קבלות עסקיות לבין העברות, הלוואות והפקדות פרטיות. מתאימים טפסי 1099 שדווחו לחשבוניות ולהפקדות כדי שאותה מכירה לא תיספר פעמיים. משחזרים הוצאות לפי קטגוריות ושומרים לכל רישום את המסמך או ההסבר שתומך בו. אם היו ציוד או מלאי, אוספים גם רישומי רכישה ומכירה. גיליון רישום של שכר והכנסה עוזר לאתר תשלומים שדווחו, אבל הוא לא יציג כל קבלה במזומן ולא יוכיח את עלות ניהול העסק. הרווח העסקי נטו מדווח ב-Schedule C, ומס עצמאים עשוי לחייב את Schedule SE (מרכז המס לעצמאים של IRS). בודקים את רישום ההכנסות שלכם בביטוח הלאומי האמריקאי (Social Security): הכנסה מעבודה עצמאית שדווחה לאחרונה נספרת בדרך כלל רק אם הדוח הוגש בתוך 3 שנים, 3 חודשים ו-15 ימים מתום שנת המס (פרסום 334 של IRS).

מה עושים אם IRS הגיש דוח חלופי או שלח הודעה?

קוראים את ההודעה לפני ששולחים משהו. IRS רשאי להכין דוח חלופי (substitute return) לפי המידע שברשותו, בלי ניכויים או זיכויים שאתם יכולים לתבוע. הגשת דוח מדויק משלכם באיחור יכולה להביא את IRS להתאים את המספרים שלו (הגשת דוחות באיחור ב-IRS).

הודעת חוסר (notice of deficiency) קובעת מועד נפרד להגשת עתירה לבית המשפט למסים, בדרך כלל 90 ימים ממועד המשלוח. אם הייתם מחוץ לארצות הברית כשההודעה נשלחה, או שהיא נשלחה לחו״ל, ייתכן שחלה תקופה של 150 ימים. בודקים בהודעה את המועד האחרון להגשת העתירה (הנחיות IRS להודעות). אם אתם חולקים על המספרים בהודעה CP3219N, מגישים את הדוח החסר עד התאריך שבהודעה. דוח של שתי שנות המס האחרונות אפשר להגיש בהגשה אלקטרונית. לשנה ישנה יותר שולחים את הדוח החתום, את ההודעה ואת טופס התגובה המלא במעטפה שצורפה להודעה. הגשת דוח או שליחת רישומים ל-IRS אינה מאריכה את המועד לעתירה לבית המשפט למסים (הודעה CP3219N של IRS). בהודעות אחרות פועלים לפי הכתובת וההוראות שבהן (הגשת דוחות באיחור ב-IRS). משווים את ההכנסה שהוצעה לרישומים שלכם, מבקשים מהמשלמים טפסי W-2 או 1099 מתוקנים כשצריך, ושומרים הוכחה למה ששלחתם. דוח חלופי שנקבע כשומה אינו אומר שהדוח שלכם מיותר.

האם אפשר עדיין לתבוע החזרי מס משנים ישנות?

לעיתים קרובות רק אם פועלים לפני מועד הפקיעה של ההחזר. לגבי ניכוי מס במקור, מקדמות מס וזיכויים כמו זיכוי מס על הכנסה מעבודה (earned income credit), IRS מציין שבדרך כלל צריך להגיש דוח שהוגש באיחור בתוך שלוש שנים ממועד ההגשה שלו כדי לתבוע החזר (הגשת דוחות באיחור ב-IRS). בודקים את המועד המדויק, כל הארכה או דחייה תקפה ואת תאריכי התשלומים, לפני שמחליטים שתביעה פתוחה או סגורה.

מועד הפקיעה של ההחזר וחובת ההגשה הם שני עניינים נפרדים. תביעת החזר שפקעה אינה מבטלת דוח שחובה להגיש, ואינה עוצרת קביעת מס לשנה שלא הוגשה (הזמן שבו IRS רשאי לקבוע מס). IRS עשוי גם לעכב החזר נוכחי כל עוד חסרים דוחות קודמים (הגשת דוחות באיחור ב-IRS).

עד כמה הקנסות חמורים, ואיך מעריכים כמה אשלם?

קודם מכינים כל דוח, ואז מעריכים בנפרד את היתרה שלא שולמה ואת החיובים. משתמשים בכללי המס של אותה שנה, מפחיתים ניכוי במקור ומקדמות ששולמו, ובודקים בגיליון רישום של החשבון אם יש תשלומים או שומה קיימת. חיוב שנקבע על סמך דוח חלופי עשוי להשתנות כש-IRS מעבד את הדוח שלכם.

כשקנס האיחור בהגשה וקנס האיחור בתשלום חופפים, קנס ההגשה מופחת בחודשים אלה. אם תשלומים בזמן וזיכויים מכסים את המס, שני הקנסות מחושבים בדרך כלל לאפס (IRS). שיעור קנס התשלום עולה ל-1% לחודש אם המס נשאר לא משולם 10 ימים אחרי הודעה על כוונה להטיל עיקול (intent to levy) (IRS). אי-הגשה במרמה מעלה את שיעור קנס ההגשה ל-15% לחודש, עד תקרה של 75%. אי-הגשה בכוונה עשויה להיות גם עבירה פלילית (26 USC 6651, 26 USC 7203). אם ייתכן שאי-ההגשה הייתה מכוונת, מתייעצים עם עורך דין לפני שבוחרים מסלול גילוי של IRS. קנסות על דיווח חו״ל וקנסות מינימום להגשה לפי שנה דורשים בדיקה נפרדת. סיבה סבירה (reasonable cause) יכולה לבטל קנסות מסוימים, אבל לא את המס ולא ריבית רגילה (IRS). הקלה בקנס לפעם הראשונה מחייבת שלוש שנים קודמות של עמידה בזמן בחובות, ולכן היא כמעט אינה חלה על שנים מאוחרות רצופות.

מה אם היה לי גרין קארד והרווחתי הכנסה בחו״ל?

בעל גרין קארד מדווח בדרך כלל על שכר, הכנסה מעבודה עצמאית, ריבית, דיבידנדים והכנסה משכירות מכל העולם בדוח אמריקאי נדרש, גם אם הכסף נשאר בחו״ל (פרסום 519 של IRS). אוספים רישומים על שכר, עסק, חשבונות בנק והכנסה משכירות מחו״ל. גיליון רישום של שכר והכנסה מ-IRS מציג רק טפסים שהוגשו ל-IRS (סוגי גיליונות רישום של IRS). בודקים את השנה הראשונה בנפרד. אם עמדתם גם במבחן הגרין קארד וגם במבחן הנוכחות המהותית, תושבות המס האמריקאית יכולה להתחיל במועד הקודם החל, ושנה שיש בה תקופות של תושבות ושל תושבות חוץ עשויה לחייב דוח לתושב בחלק מהשנה (dual-status) (תאריכי תושבות של IRS, פרסום 519 של IRS). שומרים את תאריכי הגרין קארד והנסיעות יחד עם רישומי המס הזר של כל שנה.

זיכוי מס זר או פטור על הכנסה מעבודה בחו״ל (foreign earned income exclusion) עשויים להפחית את מס ההכנסה, אבל אף אחד מהם אינו מפחית מס עצמאים על רווח מחו״ל. הסכם ביטוח לאומי בין מדינות (totalization agreement) יכול להקצות את הכיסוי בביטוח הלאומי בחו״ל. משיגים את התעודה של אותה מדינה (IRS). את הפטור בוחרים בטופס 2555 בדוח חתום שהוגש בזמן (כולל הארכות), בתיקון לדוח כזה, או בדוח מאוחר שהוגש תוך שנה ממועד ההגשה המקורי שלו. מאוחר יותר הבחירה יכולה לעבוד אם לא נותר מס הכנסה פדרלי, או אם היא הוגשה לפני ש-IRS גילה את העניין. אחרת מבקשים הכרעה פרטית (private letter ruling). לחישובים ראו הכנסה מחו״ל בדוח אמריקאי, ולדיווחים נפרדים ראו השלמת דיווח חו״ל שהוחמץ.

מה עושים אם אי אפשר לשלם את מלוא היתרה בעת ההגשה?

מגישים את הדוחות הנדרשים בכל זאת ומשלמים מה שאפשר. IRS מורה במפורש להגיש דוחות באיחור גם אם אי אפשר לשלם במלואם (הגשת דוחות באיחור ב-IRS). ההגשה עוצרת חודשים נוספים של קנס איחור בהגשה, ואילו קנס התשלום והריבית יכולים להמשיך להצטבר על יתרה שלא שולמה.

אחרי ההגשה בודקים את יתרת החשבון ואת אפשרויות התשלום של IRS. תוכנית תשלומים ארוכה יותר מחייבת בדרך כלל שכל הדוחות הנדרשים הוגשו, ושדוחות ומסים עתידיים יישארו מעודכנים. תוכנית אינה מקפיאה קנסות או ריבית. שיעור קנס האיחור בתשלום הנמוך שלה חל רק אם הדוח הוגש בזמן (IRS). אם הודעה קובעת מועד, משיבים לה גם בזמן שמסדירים את התשלום.

האם צריך להגיש דוחות מדינה ישנים, והאם כדאי להגיש לפני ש-IRS פונה אליי?

בודקים כל מדינה שבה גרתם, עבדתם או הייתה לכם הכנסה חייבת בשנה חסרה. ספי ההגשה, המועדים, תקופות ההחזר וכללי ההקלה של המדינות שונים זה מזה. דוח פדרלי אינו פוטר מחובת הגשה במדינה. פונים לרשות המסים של המדינה הרלוונטית, ומתחילים ממדריך אתרי הממשלות של המדינות ב-IRS. שומרים הודעות מדינה יחד עם הרישומים הפדרליים.

אם אפשר, מתחילים לפני שמגיעה הודעה. הגשה מרצון מאפשרת להכין את הדוחות לפי רישומים מלאים, לתבוע כל החזר לפני מועד הפקיעה שלו ולהגביל חיובי איחור נוספים בהגשה. אם IRS כבר פנה אליכם, פועלים לפי המועד והכתובת שבהודעה ולא ממתינים לסיום כל שאר השנים (הגשת דוחות באיחור ב-IRS).

דוגמה

הסכומים להמחשה בלבד, בדולרים אמריקאיים. נתוני המס הם הנחות. אדם מגיש יחד שתי שנים חסרות רצופות. בשנה המוקדמת, שהוגשה יותר משלוש שנים אחרי מועד ההגשה שלה, המס הוא $4,000 וניכוי המס במקור הוא $5,000. בלי הארכה או דחייה, ניכוי המס במקור הזה נמצא מחוץ לתקופת ההחזר, ולכן אי אפשר להחזיר את התשלום העודף של $1,000 או לזקוף אותו לחשבון של שנה אחרת (מגבלות ההחזר של IRS). הדוח הנדרש עדיין מוגש.

בשנה המאוחרת, שהוגשה ושולמה באיחור של 25 חודשים, השכר הוא $50,000, ניכוי המס במקור הוא $4,000, הכנסות העסק היחידני הן $15,000 וההוצאות הנתמכות הן $3,000. מס ההכנסה ומס העצמאים המשוערים, בניכוי זיכויים, הם $7,000. המס שלא שולם הוא $3,000. לפי השיעורים הרגילים, איחור בהגשה מוסיף $675 (חמישה חודשים ב-4.5%) ואיחור בתשלום מוסיף $375 (25 חודשים ב-0.5%), בסך הכול $4,050 לפני ריבית וכל קנס על מקדמות מס. תשלום עודף של $1,000 מהשנה המוקדמת שהיה מתקבל בזמן היה בדרך כלל נזקף לטובת היתרה הזו (26 USC 6402). תאריכים בפועל, הודעות והקלות יכולים לשנות את התוצאה.

המצב שלכם שונה?

• גרתם בקנדה בזמן שהדוחות חסרו: ראו השלמת דוחות אמריקאיים שהוחמצו מקנדה למסלול החוצה גבולות.
• החמצתם FBAR או טפסים 8938, 3520 או 5471: ראו דיווח חו״ל שהוחמץ לפני שמגישים חבילת תיקון.
• גם LLC, שותפות או חברה החמיצו דוחות של הישות: ראו דוחות עסקיים שלא הוגשו כדי לסדר את ההגשות לפי הסדר.
• בקשת אזרחות או חסות להגירה דורשת רישומי מס: ראו דוחות מס לבקשות הגירה.
• כמה שנים כוללות הודעות, הכנסה שנויה במחלוקת, רישומים עסקיים חסרים או יתרות שאי אפשר לשלם: אוספים את כל ההודעות, גיליונות הרישום, היסטוריית התשלומים, רישומי ההכנסה, תאריכי התושבות ורישומי המס הזר, ופונים לעזרה במס ליחידים.