¿Años sin presentar impuestos en EE. UU.? Cómo ponerse al día

No he presentado impuestos en años: ¿por dónde empiezo y qué años correspondían?

Primero, ordene las notificaciones del IRS por fecha de respuesta y revise si algún reclamo de reembolso está por vencer (declaraciones vencidas del IRS). Luego revise cada año omitido por separado. El estado civil para efectos de la declaración, la edad, los ingresos, el trabajo independiente, la residencia y otros motivos especiales de presentación pueden cambiar la respuesta de un año a otro. Para saber si se exigía una declaración, use las instrucciones del Form 1040 de ese año, no el umbral de ingresos actual. La guía del IRS para trabajadores independientes indica que ganancias netas por trabajo independiente de $400 o más obligan a presentar una declaración, incluso si los ingresos totales están por debajo del umbral habitual.

Haga una lista año por año con dónde vivió, su estado civil para efectos de la declaración, sus fuentes de ingresos, la ganancia del trabajo independiente, las retenciones, los pagos estimados y si presentó una declaración conjunta con su cónyuge. Si presenta una declaración conjunta vencida, ambos cónyuges deben firmarla y cada uno responde por el impuesto total (26 USC 6013). Marque los años con una notificación del IRS. Un año sin impuesto a pagar aún puede exigir una declaración. Aun sin obligación de presentar, puede convenirle hacerlo para reclamar a tiempo un reembolso, pero el IRS aclara que una carta de no presentación no determina si había obligación de presentar (tipos de transcripciones).

¿Cuántos años atrás debo presentar?

No existe un límite automático de seis años para las declaraciones exigidas. La guía de cobranza del IRS dice que normalmente hace cumplir la obligación de presentar durante seis años, pero puede exigir más o menos años según el caso. Es una práctica interna de cumplimiento, no un permiso para ignorar otro año (IRS Manual, determinación de cumplimiento).

El IRS también indica que puede determinar impuestos en cualquier momento si nunca se presentó voluntariamente una declaración exigida. Una declaración sustituta del IRS no inicia el plazo normal de determinación; presentar su propia declaración generalmente sí lo inicia (plazo del IRS para determinar impuestos). Primero identifique todos los años pendientes. Después revise cualquier decisión sobre años más antiguos según el historial de presentación, las notificaciones y los posibles reclamos de reembolso. Si el IRS ya le pidió años específicos, responda a esa solicitud.

¿Cómo obtengo W-2, 1099, pagos y notificaciones de años anteriores?

Obtenga una transcripción de salarios e ingresos y una transcripción de la cuenta fiscal de cada año omitido. La primera muestra las declaraciones informativas que recibió el IRS, incluidos los Forms W-2 y 1099. La segunda muestra la actividad básica de la cuenta, incluidos pagos y ajustes (tipos de transcripciones del IRS). También reúna copias de cada carta del IRS; una transcripción no sustituye el plazo ni las instrucciones de envío de una notificación. Si perdió una carta, revise la sección de notificaciones y cartas de su cuenta en línea; solo algunas notificaciones están disponibles ahí, así que pida al IRS una copia de la que falte (preguntas frecuentes de la cuenta en línea del IRS).

Las transcripciones en línea de salarios e ingresos y de la cuenta generalmente cubren el año fiscal actual y los nueve anteriores. El Form 4506-T permite pedir registros de cuenta más antiguos, según su disponibilidad. Marque la línea 6b para una transcripción de la cuenta o la línea 8 para los datos disponibles de W-2 y 1099, y luego fírmelo (tipos de transcripciones del IRS). Pida a los pagadores los formularios que falten o las correcciones, y concilie las transcripciones con sus propios registros. Use los formularios de años anteriores para cada declaración. El año actual y los dos anteriores generalmente pueden presentarse electrónicamente; los años más antiguos se presentan en papel (presentación electrónica del IRS).

¿Qué hago si trabajé de forma independiente y me faltan registros?

Reconstruya los ingresos y gastos del negocio de cada año con estados de cuenta bancarios y de tarjetas, facturas, recibos, comprobantes de depósito y registros de pagos de clientes. La Publication 583 del IRS los identifica como documentos de respaldo de los ingresos brutos y los gastos; un registro de pago por sí solo no demuestra que un costo sea deducible.

Separe los ingresos del negocio de las transferencias, los préstamos y los depósitos personales. Compare los Forms 1099 declarados con las facturas y los depósitos para no contar la misma venta dos veces. Reconstruya los gastos por categoría y conserve el documento o la explicación que respalda cada partida. Si hubo equipo o inventario, reúna también los registros de compra y venta. Una transcripción de salarios e ingresos ayuda a ubicar los pagos declarados, pero no mostrará todo el efectivo recibido ni establecerá el costo de operar el negocio. La ganancia neta del negocio va en el Schedule C, y el impuesto por trabajo independiente (self-employment tax) puede requerir el Schedule SE (centro de impuestos del IRS para trabajadores independientes). Revise su registro de ingresos del Seguro Social: los ingresos por trabajo independiente que declare ahora generalmente cuentan solo si la declaración se presentó dentro de 3 años, 3 meses y 15 días después de ese año fiscal (IRS Publication 334).

¿Qué pasa si el IRS presentó una declaración sustituta o envió una notificación?

Lea la notificación antes de enviar cualquier documento. El IRS puede preparar una declaración sustituta con la información que tiene, sin las deducciones ni los créditos que usted podría reclamar. Presentar su propia declaración vencida y correcta puede hacer que el IRS ajuste sus cifras (declaraciones vencidas del IRS).

Una notificación de deficiencia fija un plazo aparte para presentar una petición ante el Tax Court, generalmente 90 días después del envío. Puede aplicar un plazo de 150 días si usted estaba fuera de EE. UU. cuando se envió o si se envió al extranjero; revise la última fecha para presentar la petición en la notificación (guía del IRS sobre notificaciones). Si no está de acuerdo con las cifras de una CP3219N, presente la declaración que falta antes de la fecha indicada en la notificación. Una declaración de los dos últimos años fiscales puede presentarse electrónicamente; para un año más antiguo, envíe la declaración firmada, la notificación y el formulario de respuesta completo en el sobre de respuesta de la notificación. Presentar una declaración o enviar registros al IRS no extiende el plazo del Tax Court (IRS CP3219N). Para otras notificaciones, siga su dirección e instrucciones (declaraciones vencidas del IRS). Compare los ingresos propuestos con sus registros, pida a los pagadores Forms W-2 o 1099 corregidos cuando haga falta y conserve prueba de lo que envíe. Una declaración sustituta ya determinada no significa que su propia declaración sea innecesaria.

¿Todavía puedo reclamar reembolsos de años anteriores?

A menudo solo si actúa antes del plazo del reembolso. Para retenciones, pagos de impuestos estimados y créditos como el crédito por ingreso del trabajo (earned income credit), el IRS indica que una declaración vencida generalmente debe presentarse dentro de los tres años posteriores a su fecha de vencimiento para reclamar el reembolso (declaraciones vencidas del IRS). Revise la fecha de vencimiento exacta, cualquier prórroga o aplazamiento válido y las fechas de pago antes de dar un reclamo por abierto o cerrado.

El plazo del reembolso y la obligación de presentar son cosas distintas. Un reclamo de reembolso vencido no elimina una declaración exigida ni impide una determinación de impuestos para un año que nunca se presentó (plazo del IRS para determinar impuestos). El IRS también puede retener un reembolso actual mientras falten declaraciones anteriores (declaraciones vencidas del IRS).

¿Qué tan graves son las multas y cómo estimo lo que debo?

Prepare primero cada declaración y luego estime por separado el saldo no pagado y los cargos. Use las reglas fiscales de ese año, reste las retenciones y los pagos estimados, y revise en la transcripción de la cuenta si hay pagos o una determinación existente. El saldo cobrado por una declaración sustituta puede cambiar cuando el IRS procese su propia declaración.

Cuando las multas por presentación y por pago coinciden, la multa por presentación se reduce en esos meses; si los pagos oportunos y los créditos cubren el impuesto, ambas multas generalmente dan cero (IRS). La tasa de pago tardío sube a 1% mensual si el impuesto sigue sin pagarse 10 días después de una notificación de intención de embargo (IRS). La falta de presentación fraudulenta eleva la tasa de presentación tardía a 15% mensual, con un tope de 75%; la falta de presentación intencional también puede ser un delito (26 USC 6651, 26 USC 7203). Si la falta de presentación pudo ser deliberada, busque asesoría legal antes de elegir una vía de divulgación ante el IRS. Las multas por informes de activos extranjeros y los mínimos por presentación tardía de cada año requieren una revisión aparte. La causa razonable puede eliminar algunas multas, pero no el impuesto ni los intereses ordinarios (IRS). El alivio por primera vez exige tres años previos de cumplimiento oportuno, por lo que rara vez cubre años tardíos consecutivos.

¿Y si tenía una green card y obtuve ingresos en el extranjero?

Un titular de green card generalmente declara en una declaración de EE. UU. exigida sus salarios, ingresos por trabajo independiente, intereses, dividendos y alquileres de todo el mundo, aunque el dinero se haya quedado en el extranjero (IRS Publication 519). Reúna los registros extranjeros de pago, negocio, cuentas bancarias y alquileres: la transcripción de salarios e ingresos del IRS solo muestra los formularios presentados ante el IRS (tipos de transcripciones del IRS). Revise el primer año por separado. Si cumplió tanto la prueba de la green card como la prueba de presencia sustancial (substantial presence test), la residencia fiscal en EE. UU. puede comenzar en la fecha aplicable más temprana; un año con períodos de residente y de no residente puede requerir una declaración de doble estatus (dual-status) (fechas de residencia del IRS, IRS Publication 519). Conserve las fechas de la green card y de viaje junto con los registros de impuestos extranjeros de cada año.

Los créditos por impuestos extranjeros o la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero pueden reducir el impuesto sobre la renta, pero ninguno reduce el impuesto por trabajo independiente sobre la ganancia obtenida en el extranjero. Un convenio de totalización puede asignar la cobertura del Seguro Social en el extranjero; obtenga el certificado de ese país (IRS). Elija la exclusión en el Form 2555 con una declaración firmada y oportuna (incluidas las prórrogas), con una enmienda de esta o con una declaración tardía presentada dentro de un año de su fecha de vencimiento original. Más adelante, la elección puede funcionar si ya no queda impuesto federal sobre la renta o si se presenta antes de que el IRS la descubra; de lo contrario, solicite una resolución privada (private letter ruling). Consulte ingresos extranjeros en una declaración de EE. UU. para los cálculos e informes extranjeros omitidos para los informes por separado.

¿Qué hago si no puedo pagar el saldo completo al presentar?

Presente de todos modos las declaraciones exigidas y pague lo que pueda. El IRS indica expresamente que los contribuyentes presenten las declaraciones vencidas aunque no puedan pagar por completo (declaraciones vencidas del IRS). Al presentar, dejan de sumarse meses de multa por presentación tardía, mientras que la multa por pago y los intereses pueden seguir sobre el saldo no pagado.

Después de presentar, revise el saldo de la cuenta y las opciones de pago del IRS. Un plan de pago a más largo plazo generalmente exige que se hayan presentado todas las declaraciones requeridas, y que las declaraciones e impuestos futuros estén al día. Un plan no congela las multas ni los intereses; su tasa más baja de pago tardío solo aplica si la declaración se presentó a tiempo (IRS). Si una notificación fija un plazo, responda a ella aunque esté organizando el pago.

¿Necesito presentar declaraciones estatales atrasadas y debo presentar antes de que el IRS me contacte?

Revise cada estado donde vivió, trabajó o tuvo ingresos gravables en un año omitido. Los umbrales de presentación, los plazos, los períodos de reembolso y las reglas de alivio de cada estado son distintos; una declaración federal no resuelve la obligación de presentar en un estado. Use el departamento de impuestos de cada estado, empezando por el directorio de gobiernos estatales del IRS, y conserve las notificaciones estatales junto con los registros federales.

Si puede, empiece antes de recibir una notificación: presentar de forma voluntaria le permite preparar la declaración con todos sus registros, reclamar cualquier reembolso antes de su plazo y limitar los cargos adicionales por presentación tardía. Si el IRS ya se comunicó con usted, siga el plazo y la dirección de la notificación en lugar de esperar a terminar todos los demás años (declaraciones vencidas del IRS).

Ejemplo

Los montos son ilustrativos, en dólares estadounidenses; las cifras de impuestos son supuestas. Una persona presenta juntos dos años consecutivos omitidos. En el año más antiguo, presentado más de tres años después de su fecha de vencimiento, el impuesto es de $4,000 y la retención es de $5,000. Sin prórroga ni aplazamiento, esa retención queda fuera del período de reembolso; el pago en exceso de $1,000 no se puede reembolsar ni acreditar a la deuda de otro año (límites de reembolso del IRS). La declaración exigida igual debe presentarse.

En el año más reciente, presentado y pagado con 25 meses de retraso, los salarios son $50,000, la retención es $4,000, los ingresos del negocio como propietario único son $15,000 y los gastos respaldados son $3,000. El impuesto sobre la renta y por trabajo independiente supuesto, menos créditos, es $7,000. El impuesto no pagado es $3,000. Con las tasas habituales, la presentación tardía suma $675 (cinco meses al 4.5%) y el pago tardío suma $375 (25 meses al 0.5%), para un total de $4,050 antes de intereses y de cualquier multa por impuestos estimados. Un pago en exceso oportuno de $1,000 del año más antiguo generalmente habría podido acreditarse a este saldo (26 USC 6402). Las fechas reales, las notificaciones y el alivio pueden cambiar el resultado.

¿Su caso es distinto?

• Vivió en Canadá mientras faltaban declaraciones: consulte cómo ponerse al día con declaraciones de EE. UU. omitidas desde Canadá para la ruta transfronteriza.
• Omitió FBAR o los Forms 8938, 3520 o 5471: consulte informes extranjeros omitidos antes de presentar un paquete de corrección.
• Una LLC, una sociedad de personas o una corporación también omitió declaraciones de la entidad: consulte declaraciones empresariales sin presentar para ordenar esas presentaciones.
• Una solicitud de ciudadanía o de patrocinio necesita registros de impuestos: consulte declaraciones de impuestos para trámites de inmigración.
• Varios años tienen notificaciones, ingresos en disputa, registros del negocio faltantes o saldos que no puede pagar: reúna todas las notificaciones, transcripciones, el historial de pagos, los registros de ingresos, las fechas de residencia y los registros de impuestos extranjeros para la asesoría de impuestos individuales.