W-2 fehlt: So reichen Sie stattdessen mit Form 4852 ein

W-2 fehlt: Was Sie tun, der Reihe nach

Fragen Sie den Arbeitgeber, rufen Sie nach Ende Februar den IRS an und reichen Sie fristgerecht mit Form 4852 ein, wenn das W-2 weiter fehlt. Der IRS legt diese Reihenfolge in Topic 154 und in Form 4852 selbst fest; das Formular verlangt, zuerst den Arbeitgeber zu versuchen, bevor Sie den IRS kontaktieren oder das Formular einreichen.

Fehlt nur eines von mehreren W-2? Reichen Sie mit den vorhandenen ein und mit je einer eigenen Form 4852 für jedes fehlende.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn der Arbeitgeber geschlossen hat, wenn Sie bar bezahlt oder als Auftragnehmer behandelt wurden, wenn Sie nur Nettolohn-Zahlen haben, wenn der Arbeitgeber weniger gemeldet haben könnte, als er Ihnen gezahlt hat, wenn mehrere Jahre fehlen oder wenn der IRS einen von Ihnen geltend gemachten Einbehalt nicht anrechnet. Diese Fälle hängen an Nachweisen, nicht am Formular.

Bereitlegen: Ihre letzte Gehaltsabrechnung des Jahres (oder jede Abrechnung mit Jahreszahlen bis heute), das W-2 des Vorjahres vom selben Arbeitgeber, Bankeingänge Ihres Gehalts, Ihre Beschäftigungszeiten sowie Name, Adresse, Telefonnummer und, falls bekannt, die Employer Identification Number (EIN, US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) des Arbeitgebers.

Bis wann muss mein Arbeitgeber mir das W-2 schicken, auch nachdem ich gekündigt habe?

Ein Arbeitgeber muss Ihnen Ihr W-2 bis 1. Februar 2027 geben. Sind Sie im Laufe des Jahres ausgeschieden, darf der Arbeitgeber es jederzeit nach Ihrem Ausscheiden schicken, aber nicht nach diesem Datum. Verlangen Sie es nach dem Ausscheiden, muss der Arbeitgeber es Ihnen innerhalb von 30 Tagen nach Ihrer Anfrage oder Ihrer letzten Gehaltszahlung geben, je nachdem, was später liegt, wenn das vor dem regulären Datum liegt. Fragen Sie schriftlich und bewahren Sie den Nachweis auf: Das Gesetz zählt die 30 Tage ab dem Eingang einer schriftlichen Anfrage beim Arbeitgeber (Anleitung zu Form W-2; 26 U.S.C. 6051).

Bekommt auch eine kurze oder schlecht bezahlte Stelle ein W-2?

In der Regel ja. Ein Arbeitgeber muss ein W-2 ausstellen, wenn er irgendeine Einkommensteuer, Social Security oder Medicare einbehalten hat, unabhängig von der Höhe der Vergütung. Er muss auch eines ausstellen, wenn er Einkommensteuer hätte einbehalten müssen, hätten Sie nicht auf Form W-4 (Angaben des Arbeitnehmers zum Einbehalt) Befreiung beantragt, oder wenn er Ihnen $2.000 oder mehr Lohn gezahlt hat, auch ohne Einbehalt (Anleitung zu Form W-2). Ein Haushaltsarbeitgeber (eine Familie, die eine Kinderbetreuung, Pflegekraft oder Reinigungskraft bezahlt) schuldet ein W-2 nur, wenn er Einkommensteuer einbehalten oder Ihnen $3.000 oder mehr an Social-Security- und Medicare-Lohn gezahlt hat; darunter melden Sie die Vergütung anhand Ihrer eigenen Unterlagen (Publication 926). Vergütung, die statt auf einem W-2 auf einer Form 1099 gemeldet wird, ist eine andere Frage; zu Vergütung ohne Steuereinbehalt lesen Sie vierteljährliche Vorauszahlungen (Estimated Tax).

Arbeitgeber schickt mein W-2 nicht: Wann kontaktiert der IRS ihn?

Der IRS greift erst nach Ende Februar ein, nachdem Sie den Arbeitgeber versucht haben. Rufen Sie 800-829-1040 an, mit Ihrem Namen, Ihrer Adresse, Telefonnummer, Social Security Number und Beschäftigungszeiten sowie Name, Adresse und Telefonnummer des Arbeitgebers (Form 4852). Der IRS fordert dann das fehlende Formular beim Arbeitgeber an und schickt Ihnen Form 4852 mit einem Anweisungsschreiben (Topic 154).

Der Anruf verschiebt Ihre Einreichungsfrist nicht. Kommt das W-2 nicht rechtzeitig, reichen Sie mit Form 4852 ein. Zeile 4 des Formulars besagt, dass Sie den IRS benachrichtigt haben, rufen Sie also zuerst an; ist die IRS-Kopie nicht angekommen, finden Sie das Formular auf irs.gov.

Was, wenn der Arbeitgeber geschlossen hat?

Auch ein schließendes Unternehmen schuldet Ihnen ein W-2, fällig zum Termin seiner letzten Form 941 oder 944 (Anleitung zu Form W-2). Antwortet niemand, gehen Sie genauso vor: Halten Sie jeden Versuch fest, rufen Sie nach Februar den IRS an und reichen Sie mit Form 4852 ein. Zeile 10 des Formulars verlangt, diese Versuche zu beschreiben.

Kann mein IRS-Auszug zu Lohn und Einkünften das W-2 ersetzen?

Nicht als Einreichungsdokument, aber er kann helfen, Zahlen zu prüfen. Der IRS nennt Form 4852 als Ersatz für ein fehlendes W-2. Ein Auszug zu Lohn und Einkünften (Wage and Income Transcript) zeigt die W-2 und andere Informationserklärungen, die Arbeitgeber und Zahler beim IRS eingereicht haben; hat der Arbeitgeber Ihr W-2 eingereicht, zeigt der Auszug dessen Zahlen. Stützen Sie sich darauf, geben Sie das in Zeile 9 von Form 4852 an.

Häufige Gründe, warum der Auszug leer oder niedrig ist:

• Zu früh. Daten des laufenden Jahres erscheinen im Allgemeinen in der ersten Februarwoche. „No record of return filed“ in einem Auszug zu Lohn und Einkünften des laufenden Jahres bedeutet, dass die Daten noch nicht verbucht sind (transcript FAQs).
• Der Arbeitgeber hat nicht eingereicht. Der Auszug zeigt nur Formulare, die beim IRS eingereicht wurden, und das sind nicht unbedingt alle, die Ihnen ausgestellt wurden.
• Der Arbeitgeber hat weniger gemeldet, als er gezahlt hat. Der Auszug wiederholt, was der Arbeitgeber eingereicht hat, nicht, was Sie verdient haben.

Sie melden, was Sie tatsächlich verdient haben, gleich was der Auszug zeigt. Form 4852 besagt, dass Sie für eine richtige Erklärung verantwortlich sind, egal ob Sie ein W-2 erhalten und ob es korrekt ist. Liegt der Lohn in Ihrer Erklärung über dem im Auszug, bewahren Sie Gehaltsabrechnungen und Zahlungseingänge als Nachweis auf.

Den Auszug zu Lohn und Einkünften erhalten Sie über Ihr IRS-Onlinekonto oder per Form 4506-T.

Wie fülle ich Form 4852 anhand meiner Gehaltsabrechnungen aus?

Übertragen Sie die Jahreszahlen Ihrer letzten Gehaltsabrechnung in Zeile 7, erklären Sie dann in Zeile 9 Ihre Methode und in Zeile 10 Ihre Versuche, das W-2 zu bekommen. Form 4852 sagt, Sie sollen Ihre letzte Gehaltsabrechnung nutzen, wenn Sie keine vollständigen W-2-Zahlen haben.

Zeile 7a und Zeile 7b können sich unterscheiden. Der Text der Zeile 7a im Formular lautet „vor Abzügen“, doch die Zahl, die das W-2 zeigen würde, lässt einige Abzüge aus: Aufschübe in einen 401(k)- oder 403(b)-Plan gehören für die Einkommensteuer nicht zum W-2-Lohn, aber zum Lohn für Social Security und Medicare (Anleitung zu Form W-2). Krankenversicherungsbeiträge vor Steuern über den Cafeteria-Plan des Arbeitgebers gehören im Allgemeinen zu keinem der drei (Publication 15-B).

Form 4852 hat keine Zeile für die Bargeld-Trinkgelder (Feld 12 Code TP), den Berufscode für Trinkgelder (Feld 14b) oder die qualifizierten Überstunden (Feld 12 Code TT), die das W-2 inzwischen für die Abzüge auf Trinkgelder und Überstunden zeigt (Anleitung zu Form W-2). Machen Sie einen der beiden Abzüge geltend, bewahren Sie Ihre Trinkgeldmeldungen und Überstundenabrechnungen auf und erklären Sie diese Zahlen in Zeile 9.

Heften Sie Form 4852 hinten an Ihre Form 1040, 1040-SR oder 1040-X, vor alle Belege oder Anlagen, und behalten Sie eine Kopie.

Was, wenn ich nur meine letzte Abrechnung habe, oder keine Abrechnung zum Jahresende?

Für Form 4852 ist eine letzte Abrechnung mit Jahressummen die beste Quelle. Eine frühere Abrechnung lässt sich hochrechnen. Der Leitfaden des IRS für ehrenamtliche Steuerhelfer beschreibt diese Ansätze:

• Eine Zwischenabrechnung mit Jahreszahlen bis heute: teilen Sie durch die Monate, die sie abdeckt, und multiplizieren Sie dann mit den Monaten, die Sie gearbeitet haben.
• Eine Abrechnung mit Vergütung und Abzügen einer Periode: multiplizieren Sie mit der Zahl der Zahlungszeiträume, in denen Sie gearbeitet haben, wenn Ihre Vergütung stabil war.
• Das W-2 des Vorjahres vom selben Arbeitgeber: rechnen Sie es auf die Zeit um, die Sie in diesem Jahr gearbeitet haben, wenn Vergütung und Abzüge etwa gleich blieben.
• Nur der Nettolohn: Derselbe Leitfaden sagt, Form 4852 nicht anhand einer Abrechnung auszufüllen, die nur den Nettolohn zeigt. Suchen Sie zuerst eine zuverlässigere Quelle, etwa das W-2 des Vorjahres.

Wie schätze ich einbehaltene Social Security, Medicare und Steuer des Bundesstaates?

Nutzen Sie die Einbehaltszeilen Ihrer Abrechnung, wo vorhanden. Wo nicht, folgen Social Security und Medicare festen Sätzen, der Einbehalt der Bundes- und Bundesstaatseinkommensteuer aber nicht.

Tragen Sie nur Ihren Anteil an Social Security und Medicare ein, nicht den des Arbeitgebers (Form 4852). Tragen Sie ein, was tatsächlich einbehalten wurde, nicht, was hätte einbehalten werden sollen.

Ihre Erklärung im Bundesstaat folgt den Regeln Ihres Bundesstaates. Fragen Sie Ihre Steuerbehörde des Bundesstaates, was sie akzeptiert, wenn ein W-2 fehlt.

Sollte ich fristgerecht mit Form 4852 einreichen oder eine Fristverlängerung nehmen und warten?

Der IRS rät Steuerpflichtigen, auch bei fehlendem oder falschem Formular fristgerecht einzureichen und Form 4852 zu nutzen, wenn das W-2 bis zum Fälligkeitstermin nicht da ist (Form 4852; Topic 154; IRS tax tip). Eine Fristverlängerung ist der andere Weg, aber sie gibt Zeit zum Einreichen, nicht zum Zahlen.

Form 4868 besagt, dass auf jede Steuer, die nicht zum regulären Fälligkeitstermin gezahlt wird, Zinsen laufen, auch mit Fristverlängerung. So oder so brauchen Sie bis April eine Schätzung von Lohn und Einbehalt.

Mein W-2 ist falsch: Form W-2c oder Form 4852?

Bitten Sie den Arbeitgeber zuerst um ein korrigiertes W-2, genannt Form W-2c. Arbeitgeber nutzen Form W-2c, um einen falschen Namen, eine falsche Social Security Number oder einen falschen Betrag zu korrigieren und Ihnen die korrigierte Kopie zu geben.

Hat der Arbeitgeber es bis Ende Februar nicht korrigiert, rufen Sie den IRS an oder besuchen Sie ein Taxpayer Assistance Center (Beratungsstelle des IRS). Der IRS schickt dem Arbeitgeber ein Schreiben, in dem er aufgefordert wird, Ihnen innerhalb von 10 Tagen ein korrigiertes W-2 zu geben, und sendet Ihnen die Anweisungen zu Form 4852 (IRS: if your W-2 is wrong). Kommt die Korrektur nicht rechtzeitig, reichen Sie mit Form 4852 und den richtigen Zahlen ein und geben in Zeile 9 an, woher Sie wissen, dass sie stimmen.

Ein falsches, nicht korrigiertes W-2 kann später auch ein Abweichungsschreiben auslösen: Der IRS gleicht die von Arbeitgebern gemeldeten Vergütungen mit den Beträgen in den Erklärungen der Arbeitnehmer ab (Anleitung zu Form W-2). Zu diesem Schreiben lesen Sie den CP2000-Ratgeber.

Das echte W-2 kam nach meiner Einreichung: Muss ich eine geänderte Erklärung einreichen?

Ja, wenn seine Zahlen von Ihrer Meldung abweichen. Der IRS sagt, dass Sie dann Form 1040-X einreichen müssen (Topic 154; Form 4852). Erklären Sie die Änderung in Part II und heften Sie eine Kopie des neuen W-2 vorn an Form 1040-X. Senden Sie sie per Post, fügen Sie auch eine ausgefüllte, aktualisierte Form 1040 mit Ihren Änderungen bei, sonst schickt der IRS sie zurück (Anleitung zu Form 1040-X).

• Höherer Lohn oder weniger Einbehalt: Sie schulden möglicherweise mehr Steuer. Der IRS berechnet Zinsen auf Steuer, die nicht bis zum Fälligkeitstermin gezahlt wurde (Anleitung zu Form 1040-X).
• Niedrigerer Lohn oder mehr Einbehalt: Form 1040-X ist Ihr Erstattungsantrag, im Allgemeinen fällig innerhalb von 3 Jahre nach Einreichung der ursprünglichen Erklärung oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer, je nachdem, was später liegt.

Ändert nichts am W-2 das, was Sie gemeldet haben, müssen Sie nicht ändern. Zu einem W-2, das Sie ganz weggelassen haben, lesen Sie Änderung für in früheren Erklärungen fehlende Einkünfte.

Kann ich Ärger bekommen, wenn ich in Form 4852 schätze?

Eine sorgfältige, belegbare Schätzung ist genau das, was das Formular verlangt, doch eine nachlässige oder ein missbrauchtes Formular kann einen Strafzuschlag auslösen. Form 4852 verlangt Ihre „best estimates“ und wie Sie darauf gekommen sind. Der IRS sagt, er werde gegen Personen vorgehen, die das Formular nutzen, um Steuer zu vermeiden oder zu hinterziehen, und nennt diese möglichen Strafzuschläge bei unsachgemäßer Verwendung:

Der genauigkeitsbezogene Strafzuschlag ist nicht auf Missbrauch beschränkt: Er kann auch für eine Nachzahlung gelten, die durch Fahrlässigkeit entstanden ist, oder für eine erhebliche Unterdeklaration der Steuer. Der IRS kann ihn erlassen oder senken, wenn Sie in gutem Glauben gehandelt haben und triftigen Grund (Reasonable Cause) nachweisen (IRS: Strafzuschlag wegen Ungenauigkeit); deshalb zählen Zeile 9 und Ihre Unterlagen.

Die häufige Falle ist, einen Einbehalt geltend zu machen, den Sie nicht belegen können. Hält der IRS Ihre Erstattung zurück, um Lohn und Einbehalt zu prüfen, lesen Sie Erstattung wegen Prüfung zurückgehalten.

Bewahren Sie Ihre Kopie von Form 4852, Abrechnungen und Zahlungsbelege auf. Das Formular besagt, Sie sollen es aufbewahren, bis Sie Social-Security-Leistungen beziehen, und nach dem 30. September des Folgejahres in Ihrem Social-Security-Onlinekonto prüfen, welche Löhne Arbeitgeber für Sie gemeldet haben.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Eine letzte Gehaltsabrechnung nach dem Ausscheiden

Tom ist im Oktober aus einer Stelle ausgeschieden. Seine letzte Abrechnung zeigt Lohn seit Jahresbeginn von $38.000 und einbehaltene Bundessteuer von $3.100. Ein W-2 kam nicht. Er fragte im Januar den Arbeitgeber, rief Anfang März den IRS an und reichte fristgerecht mit Form 4852 ein. Zeile 7a zeigt $38.000 und Zeile 7e $3.100; die Zeilen 7h und 7i übernehmen die Beträge für Social Security und Medicare aus der Abrechnung. Zeile 9 lautet „Letzte Gehaltsabrechnung vom 15. Oktober“.

Der Arbeitgeber hat geschlossen

Rosa arbeitete sechs Wochen in einem Restaurant, das dichtgemacht hat, und verdiente etwa $4.000, einschließlich der von ihr gemeldeten Trinkgelder. Unter der alten Nummer meldet sich niemand. Sie hat zwei Abrechnungen mit Bruttolohn und Abzügen, und ihr Kontoauszug zeigt sechs Zahltage ähnlicher Höhe. Sie rechnet Lohn und Einbehalt der Abrechnungen auf sechs Zahltage um, macht keinen Einbehalt geltend, den die Abrechnungen nicht zeigen, meldet etwa $4.000 in Zeile 7a, erklärt die Methode in Zeile 9 und führt ihre Anrufe in Zeile 10 auf.

Das W-2 kommt spät und weicht ab

Ana reichte im April mit $52.000 Lohn in Form 4852 ein. Im Juni kommt das W-2 mit $53.500. Sie reicht Form 1040-X elektronisch ein, meldet die zusätzlichen $1.500 mit dem beigefügten W-2 und zahlt die zusätzliche Steuer mit Zinsen.

Anders in Ihrem Fall?

• Mehrere Jahre sind nicht eingereicht, und W-2 fehlen: lesen Sie nicht eingereichte Erklärungen nachholen.
• Der IRS rechnet einen Einbehalt nicht an, den Ihr Arbeitgeber abgezogen, aber nie gemeldet hat: lesen Sie Erstattung wegen Prüfung zurückgehalten.
• Der IRS sagt, Löhne hätten in Ihrer Erklärung gefehlt (CP2000): lesen Sie auf ein CP2000 antworten.
• Sie haben bereits ohne einige Löhne eingereicht: lesen Sie Änderung für in früheren Erklärungen fehlende Einkünfte.
• Ihre Vergütung hatte keinen Steuereinbehalt, etwa Einkünfte als Auftragnehmer oder aus Nebentätigkeit: lesen Sie vierteljährliche Vorauszahlungen (Estimated Tax).
• Sie sind der Arbeitgeber, und Ihre W-2 sind verspätet: lesen Sie verspätete Steuerformulare für Auftragnehmer und Arbeitnehmer.
• Der Arbeitgeber hat geschlossen oder Ihre Vergütung zu niedrig gemeldet, Sie bar bezahlt oder als Auftragnehmer behandelt, oder eine gemeinsame Erklärung hat mehrere fehlende W-2: Diese Fälle hängen an Nachweisen und Schätzungen; holen Sie sich Hilfe bei der Einkommensteuer für Privatpersonen.