W-2 faltante: cómo presentar su declaración con el Form 4852

W-2 faltante: qué hacer, en orden

Pídalo al empleador, llame al IRS después de fines de febrero y presente a tiempo con el Form 4852 si el W-2 todavía no llega. El IRS fija este orden en el Topic 154 y en el propio Form 4852, que indica intentar con el empleador antes de comunicarse con el IRS o de presentar el formulario.

¿Le falta uno de varios W-2? Presente con los que tiene y un Form 4852 aparte por cada uno que falte.

El caso deja de ser sencillo cuando el empleador cerró, cuando le pagaron en efectivo o lo trataron como contratista, cuando solo tiene cifras del pago neto, cuando el empleador pudo haber informado menos de lo que le pagó, cuando faltan varios años, o cuando el IRS no acredita la retención que usted reclamó. Esos casos dependen de las pruebas, no del formulario.

Reúna: su último talón de pago del año (o cualquier talón con cifras acumuladas del año), el W-2 del año pasado del mismo empleador, los depósitos bancarios de su pago, las fechas de su empleo, y el nombre, la dirección, el teléfono y el número de identificación del empleador (EIN) si lo conoce.

¿Cuándo debe mi empleador enviarme el W-2, incluso si renuncié?

Un empleador debe darle su W-2 a más tardar el 1 de febrero de 2027. Si dejó el empleo durante el año, el empleador puede enviarlo en cualquier momento después de que usted se vaya, pero no más tarde de esa fecha. Si lo pide después de irse, el empleador debe dárselo dentro de los 30 días siguientes a su solicitud o a su último pago, lo que ocurra más tarde, cuando eso sea antes de la fecha regular. Pídalo por escrito y guarde la prueba: la ley cuenta los 30 días desde que el empleador recibe una solicitud por escrito (instrucciones del W-2; 26 U.S.C. 6051).

¿Un empleo corto o de poco sueldo también da derecho a un W-2?

Por lo general, sí. Un empleador debe emitir un W-2 si retuvo cualquier impuesto sobre la renta, del Seguro Social o de Medicare, sin importar el monto del pago. También debe emitirlo si habría tenido que retener impuesto sobre la renta de no ser porque usted reclamó la exención en el Form W-4, o si le pagó $2,000 o más en sueldos, aunque no haya retenido nada (instrucciones del W-2). Un empleador doméstico (una familia que paga a una niñera, un cuidador o una persona de limpieza) debe un W-2 solo si retuvo impuesto sobre la renta o le pagó $3,000 o más en sueldos sujetos al Seguro Social y Medicare; por debajo de eso, declare el pago con sus propios registros (Publication 926). El pago informado en un Form 1099 en lugar de un W-2 es otra cuestión; para pagos sin impuesto retenido, vea pagos trimestrales de impuestos estimados.

Mi empleador no me envía el W-2: ¿cuándo se comunicará el IRS con él?

El IRS interviene solo después de fines de febrero, una vez que usted ya intentó con el empleador. Llame al 800-829-1040 con su nombre, dirección, teléfono, número de Seguro Social y fechas de empleo, además del nombre, la dirección y el teléfono del empleador (Form 4852). Entonces el IRS pide el formulario faltante al empleador y le envía el Form 4852 con una carta de instrucciones (Topic 154).

La llamada no cambia su fecha límite para presentar. Si el W-2 no llega a tiempo, presente con el Form 4852. La línea 4 del formulario dice que usted avisó al IRS, así que haga primero la llamada; si la copia del IRS no ha llegado, el formulario está en irs.gov.

¿Y si el empleador cerró?

Un negocio que cierra igual le debe un W-2, con vencimiento en la fecha en que vence su último Form 941 o 944 (instrucciones del W-2). Si nadie responde, siga los mismos pasos: guarde un registro de cada intento, llame al IRS después de febrero y presente con el Form 4852. La línea 10 del formulario le pide describir esos intentos.

¿Mi transcripción de salarios e ingresos del IRS puede reemplazar el W-2?

No como documento para presentar, pero puede ayudarle a comprobar las cifras. El IRS señala el Form 4852 como el sustituto de un W-2 que falta. Una transcripción de salarios e ingresos muestra los W-2 y otros formularios informativos que empleadores y pagadores han presentado al IRS, así que si el empleador presentó su W-2, la transcripción muestra sus cifras. Si se apoya en ella, dígalo en la línea 9 del Form 4852.

Razones comunes por las que la transcripción está vacía o baja:

• Es demasiado pronto. Los datos del año en curso generalmente aparecen en la primera semana de febrero. "No record of return filed" en una transcripción de salarios e ingresos del año en curso significa que los datos aún no se han publicado (preguntas frecuentes sobre transcripciones).
• El empleador no ha presentado. La transcripción muestra solo los formularios presentados al IRS, que pueden no ser todos los emitidos a su nombre.
• El empleador informó menos de lo que pagó. La transcripción repite lo que el empleador presentó, no lo que usted ganó.

Usted declara lo que realmente ganó, sin importar lo que muestre la transcripción. El Form 4852 dice que usted es responsable de presentar una declaración exacta, reciba o no un W-2 y sea o no correcto. Si los sueldos de su declaración son mayores que los de la transcripción, guarde sus talones de pago y depósitos como prueba.

Obtenga la transcripción de salarios e ingresos por medio de su cuenta en línea del IRS o con el Form 4506-T.

¿Cómo lleno el Form 4852 con mis talones de pago?

Copie las cifras acumuladas del año de su último talón de pago en la línea 7, luego explique su método en la línea 9 y sus intentos de obtener el W-2 en la línea 10. El Form 4852 indica usar su último talón de pago cuando no tiene las cifras completas del W-2.

La línea 7a y la línea 7b pueden ser distintas. El texto de la línea 7a del formulario dice "before deductions" (antes de deducciones), pero la cifra que mostraría el W-2 deja fuera algunas deducciones: los aportes electivos a un plan 401(k) o 403(b) se excluyen de los sueldos del W-2 para el impuesto sobre la renta, pero se incluyen en los sueldos del Seguro Social y de Medicare (instrucciones del W-2). Las primas de salud antes de impuestos pagadas mediante un plan cafetería del empleador generalmente se excluyen de las tres (Publication 15-B).

El Form 4852 no tiene una línea para las propinas en efectivo (casilla 12, código TP), el código de ocupación de propinas (casilla 14b) ni las horas extras calificadas (casilla 12, código TT) que el W-2 ahora muestra para las deducciones por propinas y horas extras (instrucciones del W-2). Si reclama alguna de las dos, guarde sus informes de propinas y los registros de pago de horas extras, y explique esas cifras en la línea 9.

Adjunte el Form 4852 a la parte de atrás de su Form 1040, 1040-SR o 1040-X, antes de cualquier formulario o anexo de respaldo, y guarde una copia.

¿Qué hago si solo tengo mi último talón, o no tengo un talón de fin de año?

Para el Form 4852, un talón final con totales acumulados del año es la mejor fuente. Un talón anterior puede ampliarse proporcionalmente. La guía del IRS para preparadores voluntarios describe estos métodos:

• Un talón intermedio con cifras acumuladas del año: divídalas entre los meses que cubre y luego multiplique por los meses que trabajó.
• Un talón con el pago y las deducciones de un período: multiplique por el número de períodos de pago que trabajó, si su pago fue estable.
• El W-2 del año pasado del mismo empleador: ajústelo al tiempo que trabajó este año, si su pago y sus deducciones se mantuvieron casi iguales.
• Solo el pago neto: la misma guía dice que no se llene el Form 4852 con un talón que muestra solo el pago neto. Busque primero una fuente más confiable, como el W-2 del año pasado.

¿Cómo calculo el Seguro Social, Medicare y el impuesto estatal retenidos?

Use las líneas de retención de su talón donde las tenga. Donde no, el Seguro Social y Medicare siguen tasas fijas, pero la retención del impuesto federal y estatal sobre la renta no.

Anote solo su parte del Seguro Social y de Medicare, no la del empleador (Form 4852). Anote lo que realmente se retuvo, no lo que debió retenerse.

Su declaración estatal sigue las reglas de su estado. Pregunte a la autoridad tributaria de su estado qué acepta cuando falta un W-2.

¿Debo presentar a tiempo con el Form 4852, o pedir una prórroga y esperar?

El IRS indica a los contribuyentes que presenten a tiempo aunque falte un formulario o sea incorrecto, usando el Form 4852 si el W-2 no ha llegado en la fecha de vencimiento (Form 4852; Topic 154; consejo tributario del IRS). Una prórroga es la otra vía, pero da tiempo para presentar, no para pagar.

El Form 4868 dice que los intereses corren sobre cualquier impuesto no pagado en la fecha de vencimiento regular, incluso con una prórroga. De cualquier forma, igual necesita un cálculo de sueldos y retención en abril.

Mi W-2 es incorrecto: ¿Form W-2c o Form 4852?

Pida primero al empleador un W-2 corregido, llamado Form W-2c. Los empleadores usan el Form W-2c para corregir un nombre, un número de Seguro Social o un monto incorrectos y para darle la copia corregida.

Si el empleador no lo ha corregido a fines de febrero, llame al IRS o visite un Taxpayer Assistance Center (centro de asistencia al contribuyente). El IRS envía al empleador una carta que le pide darle un W-2 corregido dentro de 10 días y le envía a usted las instrucciones del Form 4852 (IRS: si su W-2 es incorrecto). Si la corrección no llega a tiempo, presente con el Form 4852 con las cifras correctas y diga en la línea 9 cómo sabe que son correctas.

Un W-2 incorrecto sin corregir también puede producir después un aviso por diferencia: el IRS compara el pago que informan los empleadores con los montos de las declaraciones de los empleados (instrucciones del W-2). Para esa carta, vea la guía del CP2000.

El W-2 real llegó después de que presenté: ¿tengo que enmendar?

Sí, si sus cifras son distintas de lo que usted declaró. El IRS dice que entonces debe presentar el Form 1040-X (Topic 154; Form 4852). Explique el cambio en la Parte II y adjunte una copia del nuevo W-2 al frente del Form 1040-X. Si lo envía por correo, adjunte también un Form 1040 actualizado y completo con sus cambios, o el IRS lo devuelve (instrucciones del Form 1040-X).

• Sueldos más altos o menos retención: puede deber más impuestos. El IRS cobra intereses sobre el impuesto no pagado en su fecha de vencimiento (instrucciones del Form 1040-X).
• Sueldos más bajos o más retención: el Form 1040-X es su solicitud de reembolso, que generalmente debe presentarse dentro de 3 años después de presentar la declaración original o de 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde.

Si nada del W-2 cambia lo que usted declaró, no hace falta enmendar. Para un W-2 que omitió por completo, vea enmendar por ingresos omitidos en declaraciones anteriores.

¿Puedo tener problemas por calcular en el Form 4852?

Un cálculo cuidadoso que usted pueda respaldar es lo que pide el formulario, pero uno descuidado, o un mal uso del formulario, puede generar una multa. El Form 4852 pide sus "best estimates" (mejores cálculos) y cómo llegó a ellos. El IRS dice que cuestionará a quienes usen el formulario para evitar o evadir impuestos, y enumera estas posibles multas por uso indebido:

La multa relacionada con la exactitud no se limita al uso indebido: también puede aplicarse a un pago insuficiente causado por negligencia o a una subestimación sustancial del impuesto. El IRS puede eliminarla o reducirla si usted actuó de buena fe y muestra causa razonable (IRS: multa relacionada con la exactitud), por eso importan la línea 9 y sus registros.

La trampa más común es reclamar una retención que no puede respaldar. Si el IRS retiene su reembolso para revisar sueldos y retención, vea reembolso retenido para revisión.

Guarde su copia del Form 4852, los talones y los registros de depósitos. El formulario indica conservarlo hasta que empiece a recibir beneficios del Seguro Social, y revisar los sueldos que los empleadores informaron a su nombre en su cuenta en línea del Seguro Social después del 30 de septiembre del año siguiente.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Un último talón de pago después de dejar un empleo

Tom dejó un empleo en octubre. Su último talón muestra sueldos acumulados del año de $38,000 y un impuesto federal retenido de $3,100. No llegó ningún W-2: lo pidió al empleador en enero, llamó al IRS a principios de marzo y presentó a tiempo con el Form 4852. La línea 7a muestra $38,000 y la línea 7e $3,100; las líneas 7h y 7i copian los montos del Seguro Social y de Medicare del talón. En la línea 9 escribe, en inglés, "final pay stub dated" y la fecha del 15 de octubre.

El empleador cerró

Rosa trabajó seis semanas en un restaurante que cerró y ganó unos $4,000, incluidas las propinas que declaró. Nadie contesta en el teléfono anterior. Tiene dos talones que muestran el pago bruto y las deducciones, y su registro bancario muestra seis días de pago de monto similar. Ella ajusta el pago y la retención de los talones a seis días de pago, no reclama ninguna retención que los talones no muestren, declara unos $4,000 en la línea 7a, explica el método en la línea 9 y enumera sus llamadas en la línea 10.

El W-2 llega tarde y es distinto

Ana presentó en abril con $52,000 de sueldos en el Form 4852. En junio llega el W-2 con $53,500. Ella presenta por vía electrónica el Form 1040-X, declara los $1,500 adicionales con el W-2 adjunto, y paga el impuesto adicional con intereses.

¿Su caso es distinto?

• Tiene varios años sin presentar y faltan W-2: vea cómo ponerse al día con declaraciones sin presentar.
• El IRS no acredita la retención que su empleador tomó pero nunca informó: vea reembolso retenido para revisión.
• El IRS dice que faltaban sueldos en su declaración (CP2000): vea cómo responder a un CP2000.
• Ya presentó sin algunos sueldos: vea enmendar por ingresos omitidos en declaraciones anteriores.
• Su pago no tuvo impuesto retenido, como el de un contratista o un trabajo extra: vea pagos trimestrales de impuestos estimados.
• Usted es el empleador y sus W-2 están atrasados: vea formularios tardíos para contratistas y empleados.
• El empleador cerró o informó de menos su pago, le pagó en efectivo o lo trató como contratista, o una declaración conjunta tiene varios W-2 faltantes: esos casos dependen de pruebas y cálculos; consiga ayuda con impuestos personales.