W-2를 못 받았을 때: Form 4852로 신고하는 방법

W-2가 없을 때 순서대로 할 일

고용주에게 요청하고, 2월 말이 지나면 IRS에 전화하고, 그래도 W-2가 오지 않으면 Form 4852로 기한 안에 신고합니다. IRS는 Topic 154와 Form 4852 자체에서 이 순서를 안내하며, IRS에 연락하거나 이 양식을 쓰기 전에 고용주에게 먼저 요청하라고 합니다.

여러 W-2 중 하나만 없다면 가지고 있는 서류로 신고하고, 없는 서류마다 Form 4852를 한 장씩 따로 작성하세요.

고용주가 폐업했거나, 현금으로 받았거나 계약자로 처리되었거나, 실수령액 정보밖에 없거나, 고용주가 지급액보다 적게 보고했을 수 있거나, 여러 해가 누락되었거나, IRS가 청구한 원천징수액을 인정하지 않는 경우에는 간단하지 않습니다. 이런 경우는 양식이 아니라 증빙이 관건입니다.

준비물: 그해 마지막 급여 명세서(또는 연초부터 누계가 나와 있는 명세서), 같은 고용주의 전년도 W-2, 급여가 입금된 은행 기록, 근무 기간, 고용주의 이름, 주소, 전화번호, 알고 있다면 고용주 식별번호(EIN).

퇴사한 뒤에도 고용주는 언제까지 W-2를 보내야 하나요?

고용주는 2027년 2월 1일까지 W-2를 줘야 합니다. 연중에 퇴사했다면 고용주는 퇴사 후 언제든 보낼 수 있지만 그 날짜를 넘길 수 없습니다. 퇴사 후에 요청하면 고용주는 요청일 또는 마지막 급여 지급일 중 늦은 날부터 30일 안에 줘야 하며, 이것이 정해진 날짜보다 빠른 경우에 그렇습니다. 서면으로 요청하고 증거를 남기세요. 법은 고용주가 서면 요청을 받은 날부터 30일을 셉니다(W-2 작성 안내; 26 U.S.C. 6051).

짧게 일했거나 급여가 적어도 W-2를 받나요?

대개 받습니다. 고용주가 소득세, 사회보장세, 메디케어세를 조금이라도 원천징수했다면 급여 액수와 상관없이 W-2를 발급해야 합니다. Form W-4에서 면제를 청구하지 않았다면 소득세를 원천징수해야 했을 경우, 또는 원천징수가 없더라도 급여로 $2,000 이상을 지급한 경우에도 발급해야 합니다(W-2 작성 안내). 가사 고용주(보모, 간병인, 청소 도우미에게 급여를 주는 가정)는 소득세를 원천징수했거나 사회보장 및 메디케어 급여로 $3,000 이상을 지급한 경우에만 W-2를 줘야 합니다. 그보다 적으면 본인 기록으로 급여를 신고하세요(Publication 926). W-2 대신 Form 1099로 보고된 급여는 다른 문제입니다. 세금이 원천징수되지 않은 급여는 분기별 추정세 납부를 참고하세요.

고용주가 W-2를 보내 주지 않습니다. IRS는 언제 고용주에게 연락하나요?

IRS는 본인이 고용주에게 먼저 요청해 본 뒤인 2월 말 이후에만 나섭니다. 800-829-1040으로 전화해 본인의 이름, 주소, 전화번호, 사회보장번호, 근무 기간과 고용주의 이름, 주소, 전화번호를 알려 주세요(Form 4852). 그러면 IRS가 고용주에게 누락된 양식을 요청하고, 안내문과 함께 Form 4852를 보내 줍니다(Topic 154).

전화한다고 신고 기한이 늘어나지는 않습니다. W-2가 제때 오지 않으면 Form 4852로 신고합니다. 이 양식의 4번 줄에는 IRS에 알렸다고 적혀 있으므로 먼저 전화하세요. IRS에서 보내는 사본이 오지 않았다면 양식은 irs.gov에 있습니다.

고용주가 폐업했다면 어떻게 하나요?

폐업하는 사업체도 W-2를 줄 의무가 있으며, 기한은 마지막 Form 941 또는 944의 제출 기한입니다(W-2 작성 안내). 아무도 답하지 않으면 같은 절차를 따르세요. 시도할 때마다 기록을 남기고, 2월이 지나면 IRS에 전화하고, Form 4852로 신고합니다. 이 양식의 10번 줄에는 그 시도를 설명하게 되어 있습니다.

IRS 임금 및 소득 거래 내역서로 W-2를 대신할 수 있나요?

신고 서류로는 안 되지만 금액을 확인하는 데는 도움이 됩니다. IRS는 없는 W-2를 대신하는 서류로 Form 4852를 지정합니다. 임금 및 소득 거래 내역서(wage and income transcript)에는 고용주와 지급인이 IRS에 제출한 W-2와 기타 정보 신고서가 나옵니다. 고용주가 W-2를 제출했다면 거래 내역서에서 그 금액을 볼 수 있습니다. 이를 근거로 삼았다면 Form 4852의 9번 줄에 그렇게 적으세요.

거래 내역서가 비어 있거나 금액이 적게 나오는 흔한 이유는 다음과 같습니다.

• 너무 이른 시기입니다. 당해 연도 자료는 보통 2월 첫째 주에 나타납니다. 당해 연도 임금 및 소득 거래 내역서에 "No record of return filed"가 나오면 자료가 아직 반영되지 않았다는 뜻입니다(거래 내역서 FAQ).
• 고용주가 아직 제출하지 않았습니다. 거래 내역서에는 IRS에 제출된 양식만 나오며, 본인에게 발급된 모든 양식이 나오지는 않을 수 있습니다.
• 고용주가 지급액보다 적게 보고했습니다. 거래 내역서는 본인이 번 금액이 아니라 고용주가 제출한 내용을 그대로 보여 줍니다.

거래 내역서에 무엇이 나오든 실제로 번 금액을 신고해야 합니다. Form 4852에는 W-2를 받았는지, 맞는지와 상관없이 정확한 신고서에 대한 책임은 본인에게 있다고 적혀 있습니다. 신고서의 급여가 거래 내역서보다 많다면 증빙으로 급여 명세서와 입금 기록을 보관하세요.

임금 및 소득 거래 내역서는 IRS 온라인 계정이나 Form 4506-T로 받을 수 있습니다.

급여 명세서를 보고 Form 4852를 어떻게 작성하나요?

마지막 급여 명세서의 연초부터 누계 금액을 7번 줄에 옮겨 적고, 9번 줄에 산출 방법을, 10번 줄에 W-2를 받으려고 시도한 내용을 설명하세요. Form 4852는 W-2의 전체 금액이 없을 때 마지막 급여 명세서를 쓰라고 안내합니다.

7a와 7b는 다를 수 있습니다. 양식의 7a 설명에는 "before deductions"라고 되어 있지만, W-2에 나올 금액에서는 일부 공제가 빠집니다. 401(k)나 403(b) 플랜의 선택 적립액은 소득세용 W-2 급여에서는 빠지지만 사회보장 및 메디케어 급여에는 포함됩니다(W-2 작성 안내). 고용주의 cafeteria plan을 통한 세전 건강보험료는 일반적으로 세 가지 모두에서 빠집니다(Publication 15-B).

Form 4852에는 팁 공제와 초과근무 공제를 위해 W-2에 이제 표시되는 현금 팁(12번 칸 코드 TP), 팁 직업 코드(14b번 칸), 적격 초과근무(12번 칸 코드 TT)를 적는 줄이 없습니다(W-2 작성 안내). 둘 중 하나를 청구한다면 팁 보고 기록과 초과근무 급여 기록을 보관하고 9번 줄에 그 금액을 설명하세요.

Form 4852는 Form 1040, 1040-SR 또는 1040-X의 뒤쪽에 다른 증빙 양식이나 서식보다 앞서 첨부하고, 사본을 보관하세요.

마지막 명세서밖에 없거나 연말 명세서가 없다면 어떻게 하나요?

Form 4852에는 연초부터 누계가 나와 있는 마지막 급여 명세서가 가장 좋은 출처입니다. 더 이른 명세서는 환산할 수 있습니다. IRS의 자원봉사 신고 대행인용 안내서는 다음 방법을 설명합니다.

• 연초부터 누계가 나온 중간 명세서: 그 명세서가 포함하는 개월 수로 나눈 뒤, 일한 개월 수를 곱합니다.
• 한 지급 기간의 급여와 공제만 있는 명세서: 급여가 일정했다면 일한 지급 기간 수를 곱합니다.
• 같은 고용주의 전년도 W-2: 급여와 공제가 거의 같았다면 올해 일한 기간에 맞춰 환산합니다.
• 실수령액만 있는 경우: 같은 안내서는 순급여만 나온 명세서로 Form 4852를 작성하지 말라고 합니다. 전년도 W-2 같은 더 믿을 만한 출처를 먼저 찾으세요.

원천징수된 사회보장세, 메디케어세, 주 세금은 어떻게 추정하나요?

명세서에 원천징수 항목이 있으면 그대로 쓰세요. 없다면 사회보장세와 메디케어세는 정해진 세율을 따르지만, 연방 및 주 소득세 원천징수는 그렇지 않습니다.

사회보장세와 메디케어세는 고용주 부담분이 아니라 본인 부담분만 적으세요(Form 4852). 원천징수되어야 했던 금액이 아니라 실제로 원천징수된 금액을 적습니다.

주 신고서는 해당 주의 규정을 따릅니다. W-2가 없을 때 무엇을 인정하는지 주 세무 당국에 문의하세요.

Form 4852로 기한 안에 신고해야 하나요, 아니면 연장을 받고 기다려야 하나요?

IRS는 양식이 없거나 틀려도 기한 안에 신고하라고 안내하며, 기한까지 W-2가 오지 않으면 Form 4852를 쓰라고 합니다(Form 4852; Topic 154; IRS tax tip). 연장은 다른 방법이지만, 신고할 시간을 줄 뿐 납부할 시간을 주지는 않습니다.

Form 4868에는 연장을 받아도 정규 기한까지 납부하지 않은 세금에 이자가 붙는다고 적혀 있습니다. 어느 쪽이든 4월까지 급여와 원천징수액의 추정치는 필요합니다.

W-2가 잘못되었습니다. Form W-2c인가요, Form 4852인가요?

먼저 고용주에게 정정된 W-2인 Form W-2c를 요청하세요. 고용주는 Form W-2c로 잘못된 이름, 사회보장번호, 금액을 정정하고 정정된 사본을 줍니다.

2월 말까지 고용주가 정정하지 않으면 IRS에 전화하거나 Taxpayer Assistance Center를 방문하세요. IRS는 고용주에게 10일 안에 정정된 W-2를 주라고 요청하는 서신을 보내고, 본인에게는 Form 4852 작성 안내를 보냅니다(IRS: W-2가 잘못된 경우). 정정이 제때 오지 않으면 올바른 금액으로 Form 4852를 작성해 신고하고, 9번 줄에 그 금액이 맞는다는 것을 어떻게 아는지 적으세요.

잘못된 W-2를 정정하지 않으면 나중에 불일치 통지서가 나올 수도 있습니다. IRS는 고용주가 보고한 급여를 직원의 신고서 금액과 대조합니다(W-2 작성 안내). 그 서신은 CP2000 가이드를 참고하세요.

신고한 뒤에 진짜 W-2가 도착했습니다. 수정 신고를 해야 하나요?

신고한 금액과 다르다면 해야 합니다. IRS는 그 경우 Form 1040-X를 제출해야 한다고 안내합니다(Topic 154; Form 4852). Part II에 변경 사유를 설명하고 새 W-2 사본을 Form 1040-X 앞면에 첨부하세요. 우편으로 보낸다면 변경 내용을 반영한 완성된 Form 1040도 함께 첨부해야 하며, 그렇지 않으면 IRS가 반송합니다(Form 1040-X 작성 안내).

• 급여가 더 많거나 원천징수액이 더 적은 경우: 세금을 더 내야 할 수 있습니다. IRS는 납부 기한까지 내지 않은 세금에 이자를 부과합니다(Form 1040-X 작성 안내).
• 급여가 더 적거나 원천징수액이 더 많은 경우: Form 1040-X가 환급 청구서가 되며, 일반적으로 원래 신고서 제출일부터 3년 이내 또는 세금 납부일부터 2년 이내 중 늦은 날까지 해야 합니다.

W-2의 내용이 신고한 내용을 바꾸지 않는다면 수정 신고는 필요 없습니다. 아예 빠뜨린 W-2가 있다면 과거 신고서에서 빠진 소득 수정 신고를 참고하세요.

Form 4852에 추정치를 적으면 문제가 생길 수 있나요?

이 양식이 요구하는 것은 뒷받침할 수 있는 신중한 추정입니다. 하지만 부주의한 추정이나 잘못 쓴 양식은 가산세로 이어질 수 있습니다. Form 4852는 "best estimates"와 그 산출 방법을 요구합니다. IRS는 세금을 피하거나 탈루하려고 이 양식을 쓰는 사람에게 이의를 제기하겠다고 밝히며, 부적절하게 사용했을 때 가능한 가산세로 다음을 듭니다.

정확성 관련 가산세는 양식을 잘못 쓴 경우에만 적용되지 않습니다. 부주의로 인한 과소 납부나 상당한 세금 과소 신고에도 적용될 수 있습니다. 선의로 행동했고 정당한 사유를 보이면 IRS가 가산세를 없애거나 줄여 줄 수 있습니다(IRS: 정확성 관련 가산세). 그래서 9번 줄과 기록이 중요합니다.

흔한 함정은 뒷받침할 수 없는 원천징수액을 청구하는 것입니다. IRS가 급여와 원천징수액을 확인하느라 환급을 보류한다면 심사를 위해 보류된 환급을 참고하세요.

Form 4852 사본, 급여 명세서, 입금 기록을 보관하세요. 이 양식은 사회보장 급여를 받기 시작할 때까지 보관하라고 안내하며, 다음 해 9월 30일 이후에는 사회보장 온라인 계정에서 고용주가 본인에 대해 보고한 급여를 확인하라고 안내합니다.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러 기준입니다.

퇴사 후 마지막 급여 명세서

Tom은 10월에 퇴사했습니다. 마지막 명세서에는 연초부터 누계 급여 $38,000, 원천징수된 연방 세금 $3,100이 나와 있습니다. W-2는 오지 않았습니다. 그는 1월에 고용주에게 요청했고, 3월 초에 IRS에 전화한 뒤, Form 4852로 기한 안에 신고했습니다. 7a줄에는 $38,000, 7e줄에는 $3,100을 적고, 7h줄과 7i줄에는 명세서의 사회보장세와 메디케어세 금액을 옮겨 적었습니다. 9번 줄에는 "10월 15일자 마지막 급여 명세서"라고 적었습니다.

고용주가 폐업함

Rosa는 문을 닫은 식당에서 6주 일하며 신고한 팁을 포함해 약 $4,000를 벌었습니다. 예전 번호로 전화해도 받는 사람이 없습니다. 그녀에게는 총급여와 공제가 나온 명세서 두 장과, 비슷한 금액의 급여일 6회가 찍힌 은행 기록이 있습니다. 그녀는 명세서의 급여와 원천징수액을 급여일 6회에 맞춰 환산하고, 명세서에 없는 원천징수액은 청구하지 않으며, 7a줄에 약 $4,000를 적고, 9번 줄에 산출 방법을 설명하고, 10번 줄에 전화한 내역을 적습니다.

W-2가 늦게 오고 금액이 다름

Ana는 4월에 Form 4852로 급여 $52,000을 신고했습니다. 6월에 도착한 W-2에는 $53,500로 나와 있습니다. 그녀는 W-2를 첨부해 추가된 $1,500을 보고하는 Form 1040-X를 전자 제출하고, 추가 세금을 이자와 함께 납부합니다.

상황이 다르다면?

• 여러 해가 미제출이고 W-2도 없습니다: 미제출 신고서 따라잡기를 참고하세요.
• IRS가 고용주가 떼고 보고하지 않은 원천징수액을 인정하지 않습니다: 심사를 위해 보류된 환급을 참고하세요.
• IRS가 신고서에서 급여가 빠졌다고 합니다(CP2000): CP2000에 답하기를 참고하세요.
• 일부 급여를 빼고 이미 신고했습니다: 과거 신고서에서 빠진 소득 수정 신고를 참고하세요.
• 계약자 소득이나 부업 소득처럼 세금이 원천징수되지 않은 급여입니다: 분기별 추정세 납부를 참고하세요.
• 고용주 입장이며 W-2가 늦었습니다: 늦은 계약자 및 직원 세금 양식을 참고하세요.
• 고용주가 폐업했거나 급여를 적게 보고했거나, 현금으로 지급했거나 계약자로 처리했거나, 부부 합산 신고서에 W-2가 여러 장 없습니다: 이런 경우는 증빙과 추정이 관건이므로 개인 세금 상담을 받으세요.