Sociedad o corporación para emprender con un socio en Canadá

Si mi cónyuge y yo trabajamos en un mismo negocio, ¿somos socios?

Trabajar juntos no convierte, por sí solo, a dos cónyuges en socios. En las provincias de common law, una sociedad de personas requiere un negocio llevado en común con miras a obtener una utilidad; Quebec usa una prueba de derecho civil que incluye la cooperación, los aportes y el reparto de las utilidades resultantes. Importan más el acuerdo y lo que ambos hacen en realidad que el nombre que aparezca en un formulario (CRA: prueba de la sociedad de personas).

Por ejemplo, si un cónyuge es dueño de los contratos con clientes y el otro ayuda con la administración, el trabajo por sí solo no demuestra que ambos son dueños del negocio. Si los dos tienen la intención de dirigirlo en beneficio de ambos, aportan a él y comparten sus resultados, pueden ser socios. Los cónyuges pueden formar una sociedad de personas, pero la CRA señala que la relación necesita un respaldo claro en la ley. Pagar a un cónyuge por su trabajo plantea otra cuestión; consulte Cómo pagar a familiares.

¿Qué demuestra que llevamos el negocio juntos?

Una sociedad de personas real se demuestra con el acuerdo y con la forma en que los copropietarios trabajan con los clientes, el dinero y las decisiones. El registro o un acuerdo escrito ayuda a documentar el esquema, pero ninguno convierte en sociedad de personas un esquema inactivo o distinto (CRA: prueba de la sociedad de personas).

Revise quién firma los contratos, controla el trabajo, aporta dinero o bienes, paga los costos compartidos, toma las decisiones y asume el resultado. Anote los aportes de cada persona y las participaciones acordadas en las utilidades y las pérdidas. Un acuerdo escrito también debe cubrir los retiros, quién puede comprometer al negocio con una deuda, cómo se resuelven las disputas y qué pasa cuando alguien se va. La CRA enumera estos puntos como los que se incluyen comúnmente en los acuerdos de sociedad de personas. La conducta real debe coincidir con el acuerdo.

Si cada uno factura a sus propios clientes, ¿de quién es el ingreso que va en cada declaración?

Si cada persona dirige de verdad un negocio separado, cada una declara en su propio T1 los ingresos por clientes de su negocio y sus gastos deducibles, normalmente con el Form T2125. Las facturas separadas son una prueba, pero lo que decide si los negocios son separados es todo el esquema de trabajo (CRA: prueba de la sociedad de personas; CRA: Form T2125).

Dos personas pueden compartir los costos de una oficina sin compartir un negocio. Y a la inversa, enviar facturas separadas desde una empresa común no la convierte necesariamente en dos empresas individuales. Rastree cada contrato con clientes, cada pago, cada gasto y cada bien hasta su verdadero dueño. No divida la utilidad del negocio de una persona entre los cónyuges solo porque ambos trabajaron en él. Si el trabajo pertenece a una sociedad de personas, calcule primero el resultado de la sociedad y luego asigne la parte de cada socio.

¿Cómo deciden los socios la parte de utilidad o pérdida de cada uno?

Los socios deben acordar el reparto al comenzar y luego aplicarlo al resultado real de la sociedad. El reparto no tiene que ser por partes iguales. Según la sección 103, un reparto cuyo propósito principal es reducir o aplazar impuestos puede ajustarse a uno razonable; un reparto poco razonable entre socios que no negocian en condiciones de plena competencia, incluidos los cónyuges, también puede ajustarse según su trabajo, su capital y otros hechos pertinentes (CRA: sociedad de personas; Income Tax Act, sección 103).

Incluya en el acuerdo el reparto y cualquier cambio. Conserve registros del trabajo y de los aportes de cada persona, sobre todo cuando sus funciones son distintas. Un reparto retroactivo elegido después de conocer la utilidad puede ser difícil de sustentar. El efectivo que retira cada socio es distinto de la asignación acordada de la utilidad.

¿Los cofundadores deben formar una sociedad colectiva o constituir una corporación antes de facturar?

Use empresas individuales separadas solo si realmente dirigen negocios separados. Para una empresa compartida, una sociedad colectiva es más sencilla de establecer, mientras que una corporación es una entidad legal separada que celebra contratos, factura y declara sus propios ingresos (CRA: sociedad de personas; CRA: corporación).

Escoja el nombre que irá en los contratos y las facturas antes de empezar a trabajar. Constituir una corporación después de que una sociedad de personas ya tiene clientes y bienes crea una entidad nueva y un nuevo número empresarial de la CRA; las cuentas de programa que ya existen no pasan sin más a la corporación. Si uno de dos socios se va y el otro continúa solo, revise la condición legal y las cuentas de la CRA: en Quebec, una sociedad de personas con un solo socio restante se disuelve si nadie se une en 120 días (Revenu Québec: sociedad de personas; CRA: cambio de condición legal). El costo fiscal de una transferencia posterior corresponde a Cómo trasladar un negocio a una corporación. Que constituir una corporación reduzca los impuestos o solo aplace el impuesto personal depende del pago al propietario; consulte Empresa individual o corporación. Las tasas corporativas se explican en Cómo tributan las corporaciones.

¿Quién paga las deudas del negocio?

Cada socio colectivo tiene responsabilidad personal ilimitada por las deudas de la sociedad, incluida una deuda completa que el otro socio haya creado dentro de su autoridad; las participaciones en las utilidades no limitan el reclamo de un acreedor. Un propietario único que tiene empleados debe directamente las retenciones y contribuciones de nómina requeridas, además de los impuestos de su propio negocio (CRA: retenciones de nómina). Según la sección 272.1(5) del Excise Tax Act, los socios colectivos actuales y anteriores responden solidariamente por los montos de GST/HST pagaderos antes o durante su pertenencia, aunque la responsabilidad anterior a su ingreso se limita a los bienes de la sociedad; la disolución puede extender la responsabilidad. Salir no termina la responsabilidad. La sección 313 del Excise Tax Act fija un plazo de cobro de diez años que puede reiniciarse (CRA: prueba de la sociedad de personas; Excise Tax Act, secciones 272.1 y 313). Los accionistas generalmente no deben las deudas de la corporación solo por tener acciones, pero pueden firmar garantías. Si una corporación transfiere bienes a un accionista que no negocia en condiciones de plena competencia por menos de su valor justo, la sección 160 del Income Tax Act y la sección 325 del Excise Tax Act pueden hacer responsable a quien los recibe por el impuesto de quien transfirió, hasta los límites de la ley; la CRA puede emitir una determinación fiscal a quien recibió los bienes en cualquier momento (Income Tax Act, sección 160; Excise Tax Act, sección 325). Según la sección 227.1 del Income Tax Act, la sección 21.1 del Canada Pension Plan, la sección 83 del Employment Insurance Act y la sección 323 del Excise Tax Act, los directores pueden deber las retenciones de nómina no pagadas, las remesas de CPP/EI y el impuesto neto del GST/HST, además de intereses y multas, si se cumplen las condiciones de cobro. La debida diligencia puede liberarlos; el cobro según la sección 227.1 y la determinación fiscal según la sección 323 deben comenzar dentro de los dos años posteriores a la última vez que dejan de ser directores, y el límite del impuesto sobre la renta se extiende a los directores en cuanto al CPP/EI (Income Tax Act, sección 227.1; Canada Pension Plan, sección 21.1; Employment Insurance Act, sección 83; Excise Tax Act, sección 323).

La elección importa antes de que cualquiera de los dos firme un arrendamiento, pida un préstamo o acepte un contrato con un riesgo de reclamo importante. Lea quién figura como la parte que trata con el cliente y quién firma a título personal. Una corporación también trae sus propias obligaciones de presentación y de registros. Una decisión sobre la responsabilidad debe tomarse con los contratos reales y los riesgos previstos, no solo con la tasa de impuestos esperada.

¿La sociedad de personas presenta un T5013 y cómo declara cada socio el ingreso?

Una sociedad de personas no paga impuesto sobre la renta por su resultado ordinario de operación. Cada socio declara su parte aunque la sociedad no tenga que presentar una declaración informativa T5013. Si se requiere un T5013, la sociedad emite los comprobantes; si no, los socios usan sus estados financieros (CRA: sociedad de personas; CRA: guía del T5013).

Estos son los criterios vigentes de la CRA para presentar el T5013. La exención por umbrales es una política administrativa de la CRA, así que revise los demás motivos incluso en una empresa pequeña. Si ambos socios son individuos y se requiere un T5013, presente la declaración y entregue los comprobantes a más tardar el 31 de marzo siguiente al año calendario en que terminó su período fiscal. Un T5013 tardío puede costar $25 por día, con un mínimo de $100 y un máximo de $2,500 (CRA: guía del T5013). Una sociedad de personas nueva formada por individuos que lleva un negocio en Canadá normalmente usa un año fiscal igual al año calendario. Si es elegible, un socio autorizado puede hacer la elección de la subsección 249.1(4) para un año distinto al calendario; cada socio firma el Form T1139 y lo presenta con su T1 a más tardar el 15 de junio del año siguiente al inicio del negocio (CRA: guía del T5013; CRA: Form T1139, páginas 1, 4–5). Cada socio individual generalmente presenta el Form T2125 con su T1 para declarar ingresos de un negocio o profesión. Con los comprobantes T5013, cada uno anota la parte que muestra el comprobante en el monto 5A de la Part 5. Sin comprobantes, cada uno declara los ingresos y gastos de la sociedad, anota su parte neta en 5A y enumera a los demás socios en la Part 8. Los gastos de socios que califican y no fueron reembolsados van en la Part 6 (CRA: Form T2125, páginas 3–4). En cambio, una corporación presenta un T2; los accionistas declaran en sus propias declaraciones los montos que se les pagan, como sueldos o dividendos. Para saber si la pérdida de un socio puede compensar otros ingresos, consulte Pérdidas del negocio.

En Quebec, los socios individuales también presentan una declaración de Quebec con el Schedule L y, según corresponda, el TP-80-V. Una sociedad de personas obligada a presentar el TP-600-V lo presenta y emite comprobantes RL-15 a más tardar el 31 de marzo cuando hay dos socios individuales. La exención de presentación de Quebec exige que los ingresos más los gastos y los activos estén estrictamente por debajo de $2,000,000 y $5,000,000, sin socios ni actividades que lo impidan. Un TP-600-V tardío cuesta $25 por día, con un tope de $2,500. Para una elección de año distinto al calendario, el socio autorizado envía a Revenu Québec una copia del T1139 dentro de 30 días y a más tardar en la fecha límite de su declaración de Quebec; luego cada socio presenta el TP-80.1-V cada año. Una corporación con un establecimiento en Quebec generalmente presenta el CO-17 además del T2 (Revenu Québec: sociedades de personas e impuesto sobre la renta; guía del TP-600; CO-17).

¿Qué debemos registrar al empezar?

Revise las reglas de registro del lugar donde opera y qué cuentas de la CRA necesita su estructura. Las reglas provinciales y territoriales varían. Un negocio no constituido en corporación necesita un número empresarial de la CRA cuando se inscribe en una cuenta de programa de la CRA; la constitución en corporación también lo exige (CRA: cuándo necesita un BN).

En B.C., por ejemplo, una sociedad colectiva formada para comerciar, fabricar o explotar minas debe presentar una declaración de registro dentro de los tres meses posteriores a su formación; otras sociedades de personas pueden no tener que registrarse. Un propietario único que hace ese trabajo con un nombre comercial distinto del suyo debe presentarla dentro de los tres meses posteriores a la primera vez que usa el nombre. Estas son reglas de B.C., no de todo Canadá (B.C.: Partnership Act, secciones 81, 82 y 88). Una corporación federal también debe revisar el registro en cada provincia o territorio donde hace negocios (Corporations Canada).

En Quebec, una sociedad colectiva debe registrarse ante el registrador de empresas dentro de los 60 días posteriores a quedar sujeta al registro y obtener un número de empresa de Quebec. Un propietario único que usa un nombre que no incluye su nombre y apellido también debe registrarse (Quebec: registro de empresas; guía de registro).

¿Una sociedad de personas es una persona distinta para el GST/HST?

Sí. Para el GST/HST, la sociedad de personas es una persona distinta de sus socios y declara el impuesto del negocio que lleva. Eso es distinto del impuesto sobre la renta, donde los socios declaran la utilidad de operación (CRA: prueba de la sociedad de personas).

En la mayoría de los negocios, la sociedad de personas generalmente debe inscribirse cuando realiza ventas gravables en Canadá y ya no es un proveedor pequeño. La prueba habitual del proveedor pequeño considera las ventas gravables en todo el mundo, incluidas las de tasa cero, de la sociedad y de sus asociados; el umbral es $30,000 en un trimestre calendario o en cuatro trimestres consecutivos (CRA: cuándo inscribirse). Un proveedor pequeño que realiza ventas gravables puede inscribirse voluntariamente. Si las personas dirigen de verdad empresas individuales separadas, cada una debe contar las ventas gravables de todos sus negocios y de sus asociados según la regla aplicable de la CRA. En Quebec, revise también la inscripción en el QST ante Revenu Québec; su prueba general del proveedor pequeño usa el mismo umbral (Revenu Québec: proveedores pequeños). Para conocer las fechas exactas de inicio y las excepciones, consulte Cuándo inscribirse en el GST/HST.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares canadienses. Dos cónyuges firman contratos con clientes como una sola sociedad de personas de remodelación. En su primer año, la sociedad factura C$100,000 antes del GST/HST por trabajo gravable y tiene C$40,000 de gastos deducibles del negocio, con lo que queda una utilidad de C$60,000. Antes de empezar a trabajar, acuerdan repartir la utilidad por partes iguales, y cada uno contribuye de forma importante al trabajo. Cada uno declara C$30,000 de utilidad de la sociedad en su propio T1 con el Form T2125, aunque uno retire C$20,000 y el otro retire C$40,000. Conservan el acuerdo, las facturas, los registros de gastos y la prueba del trabajo de cada persona. Revisan si se requiere un T5013. Si su primera venta gravable es de C$35,000 el 2 de marzo, superan en ese trimestre el umbral del proveedor pequeño. Deben cobrar el GST/HST sobre esa venta e inscribirse dentro de 29 días, a más tardar el 31 de marzo (CRA: cuándo inscribirse).

¿Su caso es distinto?

• Una persona es dueña del negocio y la otra recibe pago por su trabajo: revise Cómo pagar a familiares.
• Espera dejar utilidades en una corporación o necesita las tasas del impuesto corporativo: compare Empresa individual o corporación y Cómo tributan las corporaciones.
• Ya tiene una sociedad de personas o bienes por transferir: lea Cómo trasladar un negocio a una corporación.
• Tiene una pérdida en el negocio o se acerca a la inscripción en el GST/HST: consulte Pérdidas del negocio o Cuándo inscribirse en el GST/HST.
• La propiedad está en disputa, los aportes son desiguales o los contratos exponen a cualquiera de los dos dueños a una deuda importante: reúna el reparto planeado, los aportes, los contratos, la provincia, las ventas esperadas y los registros existentes para recibir asesoría sobre constitución de empresas.