Hai người cùng kinh doanh tại Canada: hợp danh hay công ty?

Nếu vợ chồng tôi cùng làm việc trong một doanh nghiệp, chúng tôi có là thành viên hợp danh không?

Chỉ cùng làm việc thì chưa đủ để vợ chồng trở thành thành viên hợp danh. Tại các tỉnh bang theo thông luật (common law), hợp danh đòi hỏi một doanh nghiệp được điều hành chung nhằm mục đích có lợi nhuận. Quebec dùng phép thử theo luật dân sự, gồm sự hợp tác, phần góp vốn và việc chia lợi nhuận phát sinh. Thỏa thuận và những gì cả hai người thực sự làm quan trọng hơn tên gọi trên một biểu mẫu (CRA: phép thử hợp danh).

Ví dụ, nếu một người đứng tên các hợp đồng khách hàng còn người kia hỗ trợ việc hành chính, thì riêng công việc đó chưa chứng minh cả hai cùng sở hữu doanh nghiệp. Nếu cả hai có ý định cùng điều hành vì lợi ích chung, cùng góp phần và cùng chia kết quả, họ có thể là thành viên hợp danh. Vợ chồng có thể lập hợp danh, nhưng CRA lưu ý rằng mối quan hệ này cần có căn cứ rõ ràng theo luật. Việc trả tiền cho vợ/chồng vì công việc là một câu hỏi khác. Xem Trả tiền cho thành viên gia đình.

Điều gì cho thấy chúng tôi cùng điều hành doanh nghiệp?

Một hợp danh thật sự được thể hiện qua thỏa thuận và cách các đồng sở hữu làm việc với khách hàng, tiền bạc và quyết định. Việc đăng ký hoặc có thỏa thuận bằng văn bản giúp ghi lại sự sắp xếp, nhưng không biến một sự sắp xếp không hoạt động hoặc khác đi thành hợp danh (CRA: phép thử hợp danh).

Hãy kiểm tra ai ký hợp đồng, ai kiểm soát công việc, ai góp tiền hoặc tài sản, ai trả các chi phí chung, ai ra quyết định và ai chịu kết quả. Ghi lại phần góp của từng người và tỷ lệ chia lãi lỗ đã thỏa thuận. Thỏa thuận bằng văn bản cũng nên nêu việc rút tiền, ai có quyền cam kết doanh nghiệp vào một khoản nợ, cách giải quyết tranh chấp và điều gì xảy ra khi một người rời đi. CRA liệt kê đây là những vấn đề thường được nêu trong thỏa thuận hợp danh. Hành vi thực tế phải khớp với thỏa thuận.

Nếu mỗi người tự xuất hóa đơn cho khách hàng của mình, thu nhập nào khai trên tờ khai của ai?

Nếu mỗi người thật sự điều hành một doanh nghiệp riêng, mỗi người khai doanh thu từ khách hàng riêng và chi phí được khấu trừ của doanh nghiệp đó trên tờ khai T1 của mình, thường dùng Form T2125. Hóa đơn riêng là một bằng chứng, nhưng toàn bộ cách làm việc mới quyết định hai doanh nghiệp có tách biệt hay không (CRA: phép thử hợp danh; CRA: Form T2125).

Hai người có thể chia sẻ chi phí văn phòng mà không chung một doanh nghiệp. Ngược lại, việc gửi hóa đơn riêng từ một dự án chung không nhất thiết biến nó thành hai doanh nghiệp một chủ. Hãy lần theo từng hợp đồng khách hàng, khoản thanh toán, chi phí và tài sản để xác định chủ sở hữu thực sự của chúng. Đừng chia lợi nhuận của doanh nghiệp một người cho vợ chồng chỉ vì cả hai cùng làm. Nếu công việc thuộc về một hợp danh, hãy tính kết quả của hợp danh trước, rồi phân bổ phần của từng thành viên hợp danh.

Các thành viên hợp danh quyết định phần lãi hoặc lỗ của mỗi người như thế nào?

Các thành viên hợp danh nên thống nhất cách chia ngay từ đầu, rồi áp dụng cho kết quả thực tế của hợp danh. Cách chia không nhất thiết phải bằng nhau. Theo section 103, cách chia chủ yếu nhằm giảm hoặc hoãn thuế có thể bị điều chỉnh về mức hợp lý. Cách chia không hợp lý giữa các thành viên hợp danh không giao dịch độc lập (arm's length), kể cả vợ chồng, cũng có thể bị điều chỉnh dựa trên công sức, vốn góp và các tình tiết liên quan khác (CRA: hợp danh; Income Tax Act, section 103).

Hãy ghi cách chia và mọi thay đổi vào thỏa thuận. Lưu hồ sơ về công việc và phần góp của từng người, nhất là khi vai trò của họ khác nhau. Cách chia hồi tố được chọn sau khi đã biết lợi nhuận có thể khó chứng minh. Số tiền mặt mà mỗi thành viên hợp danh rút ra là việc riêng, tách khỏi phần lợi nhuận đã thỏa thuận phân bổ.

Những người đồng sáng lập nên lập hợp danh chung hay thành lập công ty trước khi xuất hóa đơn?

Chỉ dùng các doanh nghiệp một chủ riêng nếu các bạn thật sự điều hành các doanh nghiệp riêng. Với một dự án chung, hợp danh chung dễ thành lập hơn, còn công ty là một pháp nhân riêng, tự ký hợp đồng, xuất hóa đơn và khai thu nhập của chính mình (CRA: hợp danh; CRA: công ty).

Hãy chọn tên trên hợp đồng và hóa đơn trước khi bắt đầu làm việc. Nếu thành lập công ty sau khi hợp danh đã nhận khách hàng và tài sản, sẽ phát sinh một pháp nhân mới và một mã số doanh nghiệp CRA mới. Các tài khoản chương trình hiện có không đơn giản được chuyển sang. Nếu một trong hai thành viên hợp danh rời đi và người kia tiếp tục một mình, hãy kiểm tra tư cách pháp lý và các tài khoản CRA. Tại Quebec, hợp danh chỉ còn một thành viên sẽ giải thể nếu không có ai tham gia trong vòng 120 ngày (Revenu Québec: hợp danh; CRA: thay đổi tư cách pháp lý). Chi phí thuế của việc chuyển nhượng sau này nằm trong Chuyển doanh nghiệp vào công ty. Việc thành lập công ty làm giảm thuế hay chủ yếu chỉ hoãn thuế cá nhân tùy thuộc vào cách trả tiền cho chủ sở hữu. Xem Doanh nghiệp một chủ hay công ty. Thuế suất công ty được nêu trong Công ty bị đánh thuế như thế nào.

Ai trả nợ của doanh nghiệp?

Mỗi thành viên hợp danh chung chịu trách nhiệm cá nhân không giới hạn về nợ của hợp danh, kể cả toàn bộ khoản nợ do thành viên kia tạo ra trong phạm vi quyền hạn của họ. Tỷ lệ chia lợi nhuận không giới hạn yêu cầu của chủ nợ. Chủ doanh nghiệp một chủ có thuê nhân viên phải trực tiếp nộp các khoản khấu trừ và đóng góp thuế lương theo quy định, cũng như thuế của chính doanh nghiệp (CRA: khấu trừ thuế lương). Theo Excise Tax Act section 272.1(5), các thành viên hợp danh chung hiện tại và trước đây cùng chịu trách nhiệm về các khoản GST/HST phải nộp trước hoặc trong thời gian là thành viên. Tuy nhiên, trách nhiệm trước khi gia nhập chỉ giới hạn trong tài sản của hợp danh. Việc giải thể có thể kéo dài trách nhiệm. Rời đi không chấm dứt trách nhiệm. Excise Tax Act section 313 quy định thời hạn truy thu mười năm, có thể bắt đầu lại (CRA: phép thử hợp danh; Excise Tax Act, sections 272.1 và 313). Cổ đông nhìn chung không phải trả nợ của công ty chỉ vì nắm giữ cổ phần, nhưng có thể ký bảo lãnh. Nếu công ty chuyển tài sản cho một cổ đông không giao dịch độc lập với giá thấp hơn giá trị hợp lý, Income Tax Act section 160 và Excise Tax Act section 325 có thể khiến người nhận phải chịu trách nhiệm về thuế của bên chuyển nhượng, trong các giới hạn của luật. CRA có thể ấn định thuế đối với người nhận vào bất kỳ lúc nào (Income Tax Act, section 160; Excise Tax Act, section 325). Theo Income Tax Act section 227.1, Canada Pension Plan section 21.1, Employment Insurance Act section 83 và Excise Tax Act section 323, giám đốc có thể phải chịu các khoản khấu trừ thuế lương chưa nộp, khoản nộp CPP/EI và GST/HST ròng, cộng tiền lãi và tiền phạt nếu đáp ứng các điều kiện thu nợ. Sự thận trọng hợp lý (due diligence) có thể giúp họ được miễn trách nhiệm. Việc truy thu theo section 227.1 và ấn định theo section 323 phải bắt đầu trong vòng hai năm sau khi họ thôi làm giám đốc lần cuối, và giới hạn của thuế thu nhập được mở rộng cho giám đốc về CPP/EI (Income Tax Act, section 227.1; Canada Pension Plan, section 21.1; Employment Insurance Act, section 83; Excise Tax Act, section 323).

Lựa chọn này quan trọng trước khi một trong hai người ký hợp đồng thuê, đi vay hoặc nhận một hợp đồng có rủi ro bị khiếu nại lớn. Hãy đọc xem ai được nêu tên là bên đối diện khách hàng và ai ký với tư cách cá nhân. Công ty cũng kéo theo nghĩa vụ nộp hồ sơ và lưu hồ sơ riêng. Quyết định về trách nhiệm pháp lý nên dựa trên các hợp đồng thực tế và rủi ro dự kiến, không chỉ dựa vào thuế suất dự kiến.

Hợp danh có nộp T5013 không, và mỗi thành viên hợp danh khai thu nhập như thế nào?

Hợp danh không nộp thuế thu nhập trên kết quả hoạt động thông thường của mình. Mỗi thành viên hợp danh khai phần của mình, kể cả khi hợp danh không phải nộp tờ khai thông tin T5013. Nếu phải nộp T5013, hợp danh phát hành các chứng từ. Nếu không, các thành viên hợp danh dùng báo cáo tài chính của hợp danh (CRA: hợp danh; CRA: hướng dẫn T5013).

Đây là tiêu chí nộp T5013 hiện hành của CRA. Việc nới ngưỡng là chính sách hành chính của CRA, vì vậy hãy kiểm tra các điều kiện khác ngay cả với một doanh nghiệp nhỏ. Nếu cả hai thành viên hợp danh đều là cá nhân và phải nộp T5013, hãy nộp tờ khai và giao các chứng từ chậm nhất vào ngày 31 tháng 3 sau năm dương lịch mà kỳ tài chính của hợp danh kết thúc. T5013 nộp trễ có thể bị phạt $25 mỗi ngày, tối thiểu $100 và tối đa $2.500 (CRA: hướng dẫn T5013). Hợp danh mới của các cá nhân hoạt động kinh doanh tại Canada thường dùng năm tài chính theo năm dương lịch. Nếu đủ điều kiện, một thành viên hợp danh được ủy quyền có thể chọn kỳ tài chính khác năm dương lịch theo subsection 249.1(4). Mỗi thành viên hợp danh ký Form T1139 và nộp cùng tờ khai T1 của mình chậm nhất vào ngày 15 tháng 6 của năm sau năm doanh nghiệp bắt đầu (CRA: hướng dẫn T5013; CRA: Form T1139, trang 1, 4–5). Mỗi thành viên hợp danh là cá nhân nhìn chung nộp Form T2125 cùng tờ khai T1 cho thu nhập kinh doanh hoặc nghề nghiệp. Khi có chứng từ T5013, mỗi người ghi phần của mình theo chứng từ vào ô 5A trong Part 5. Khi không có chứng từ, mỗi người khai thu nhập và chi phí của hợp danh, nhập phần ròng của mình vào ô 5A và liệt kê các thành viên hợp danh khác trong Part 8. Các chi phí đủ điều kiện của thành viên hợp danh chưa được hoàn lại nằm trong Part 6 (CRA: Form T2125, trang 3–4). Công ty thì nộp T2. Cổ đông khai các khoản được trả cho mình, như tiền lương hoặc cổ tức, trên tờ khai của chính họ. Về việc khoản lỗ của một thành viên hợp danh có bù trừ được vào thu nhập khác hay không, xem Lỗ kinh doanh.

Tại Quebec, các thành viên hợp danh là cá nhân cũng nộp tờ khai Quebec kèm Schedule L và, khi áp dụng, TP-80-V. Hợp danh phải nộp TP-600-V thì nộp mẫu này và phát hành các chứng từ RL-15 chậm nhất vào ngày 31 tháng 3 cho hai thành viên hợp danh là cá nhân. Việc nới yêu cầu nộp của Quebec đòi hỏi doanh thu cộng chi phí và tài sản phải thấp hơn hẳn $2.000.000 và $5.000.000, không có thành viên hoặc hoạt động nào làm mất điều kiện. TP-600-V nộp trễ bị phạt $25 mỗi ngày, tối đa $2.500. Với lựa chọn kỳ tài chính khác năm dương lịch, thành viên hợp danh được ủy quyền gửi cho Revenu Québec một bản sao T1139 trong vòng 30 ngày và chậm nhất vào hạn nộp tờ khai Quebec của người đó. Sau đó mỗi thành viên hợp danh nộp TP-80.1-V hằng năm. Công ty có cơ sở tại Quebec nhìn chung nộp cả CO-17 và T2 (Revenu Québec: hợp danh và thuế thu nhập; hướng dẫn TP-600; CO-17).

Chúng tôi phải đăng ký gì khi bắt đầu?

Hãy kiểm tra quy định đăng ký nơi bạn hoạt động và cấu trúc của bạn cần những tài khoản CRA nào. Quy định của tỉnh bang và vùng lãnh thổ khác nhau. Doanh nghiệp chưa thành lập công ty cần mã số doanh nghiệp của CRA khi đăng ký tài khoản chương trình của CRA. Thành lập công ty cũng đòi hỏi có mã số này (CRA: khi nào cần mã số doanh nghiệp).

Ví dụ tại B.C., hợp danh chung thành lập để kinh doanh thương mại, sản xuất hoặc khai thác mỏ phải nộp bản kê khai đăng ký trong vòng ba tháng sau khi thành lập. Các loại hợp danh khác có thể không phải đăng ký. Chủ doanh nghiệp một chủ làm công việc đó dưới tên doanh nghiệp không phải tên của chính mình phải nộp trong vòng ba tháng kể từ lần đầu dùng tên đó. Đây là quy định của B.C., không phải quy định áp dụng trên toàn Canada (B.C.: Partnership Act, sections 81, 82 và 88). Công ty liên bang cũng phải kiểm tra việc đăng ký tại mọi tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ nơi công ty kinh doanh (Corporations Canada).

Tại Quebec, hợp danh chung phải đăng ký với cơ quan đăng ký doanh nghiệp (enterprise registrar) trong vòng 60 ngày sau khi thuộc diện phải đăng ký và nhận mã số doanh nghiệp Quebec. Chủ doanh nghiệp một chủ dùng tên không gồm họ và tên của mình cũng phải đăng ký (Quebec: đăng ký doanh nghiệp; hướng dẫn đăng ký).

Hợp danh có là một chủ thể riêng về GST/HST không?

Có. Về GST/HST, hợp danh là một chủ thể riêng, tách khỏi các thành viên hợp danh, và khai thuế trên hoạt động kinh doanh mà mình điều hành. Điều này khác với thuế thu nhập, nơi các thành viên hợp danh khai lợi nhuận hoạt động (CRA: phép thử hợp danh).

Với đa số doanh nghiệp, hợp danh nhìn chung phải đăng ký khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế tại Canada và không còn là nhà cung cấp nhỏ (small supplier). Phép thử nhà cung cấp nhỏ thông thường xét doanh số chịu thuế toàn cầu, kể cả doanh số thuế suất bằng không, của hợp danh và các bên liên kết. Ngưỡng là $30.000 trong một quý dương lịch hoặc trong bốn quý liên tiếp (CRA: khi nào đăng ký). Nhà cung cấp nhỏ có hoạt động chịu thuế có thể đăng ký tự nguyện. Nếu hai người thật sự điều hành hai doanh nghiệp một chủ riêng, mỗi người phải tính doanh số chịu thuế từ tất cả doanh nghiệp của mình và các bên liên kết theo quy tắc áp dụng của CRA. Tại Quebec, hãy kiểm tra thêm việc đăng ký QST với Revenu Québec. Phép thử nhà cung cấp nhỏ chung của Quebec dùng cùng ngưỡng (Revenu Québec: nhà cung cấp nhỏ). Về ngày bắt đầu chính xác và các ngoại lệ, xem Khi nào cần đăng ký GST/HST.

Ví dụ

Số liệu minh họa bằng đô la Canada. Hai vợ chồng ký hợp đồng khách hàng với tư cách một hợp danh sửa chữa nhà. Trong năm đầu, hợp danh lập hóa đơn C$100.000 trước GST/HST cho công việc chịu thuế và có C$40.000 chi phí kinh doanh được khấu trừ, còn lại C$60.000 lợi nhuận. Trước khi bắt đầu làm việc, họ thống nhất chia lợi nhuận bằng nhau, và mỗi người đều đóng góp đáng kể vào công việc. Mỗi người khai C$30.000 lợi nhuận hợp danh trên tờ khai T1 của mình bằng Form T2125, kể cả khi một người rút C$20.000 và người kia rút C$40.000. Họ lưu thỏa thuận, hóa đơn, hồ sơ chi phí và bằng chứng về công việc của từng người. Họ kiểm tra xem có phải nộp T5013 không. Nếu lần cung cấp chịu thuế đầu tiên của họ là C$35.000 vào ngày 2 tháng 3, họ vượt ngưỡng nhà cung cấp nhỏ trong quý đó. Họ phải tính GST/HST trên lần cung cấp đó và đăng ký trong vòng 29 ngày, chậm nhất vào ngày 31 tháng 3 (CRA: khi nào đăng ký).

Trường hợp của bạn có khác không?

• Một người sở hữu doanh nghiệp và người kia được trả tiền cho công việc: hãy xem Trả tiền cho thành viên gia đình.
• Bạn dự kiến để lợi nhuận lại trong công ty hoặc cần biết thuế suất công ty: hãy so sánh Doanh nghiệp một chủ hay công ty và Công ty bị đánh thuế như thế nào.
• Bạn đã có hợp danh hoặc có tài sản cần chuyển: hãy đọc Chuyển doanh nghiệp vào công ty.
• Bạn có lỗ kinh doanh hoặc sắp đến ngưỡng đăng ký GST/HST: xem Lỗ kinh doanh hoặc Khi nào cần đăng ký GST/HST.
• Quyền sở hữu đang tranh chấp, phần góp không bằng nhau, hoặc hợp đồng khiến một trong hai chủ sở hữu có thể gánh khoản nợ lớn: hãy gom cách chia dự kiến, phần góp, hợp đồng, tỉnh bang, doanh số dự kiến và các đăng ký hiện có để nhận tư vấn thành lập doanh nghiệp.