Carta de revisión o auditoría de la CRA: qué hacer y qué enviar

¿La carta de la CRA es una revisión o una auditoría?

Una revisión de la CRA suele verificar una partida reclamada o un monto declarado en particular. Una auditoría examina de forma más amplia los libros, los registros y las operaciones relacionadas. La carta indica el programa, la cuenta fiscal, el período y la información que la CRA quiere; use esos datos para definir el alcance de su respuesta (CRA: tipos de revisión; CRA: auditorías de negocios).

Una revisión puede ocurrir antes o después de una determinación fiscal. Una carta de revisión no es en sí misma una notificación de modificación de la declaración (CRA: tipos de revisión; CRA: etapas de la auditoría).

Si recibió una carta de Revenu Québec (la agencia tributaria de Quebec), respete la fecha que indica y distinga el proceso de auditoría del de objeción. Los pasos siguientes se refieren a las notificaciones de la CRA.

¿Por qué la CRA seleccionó mi declaración?

Que se seleccione una declaración no demuestra que esté equivocada. Las declaraciones individuales pueden seleccionarse porque los montos declarados difieren de la información de terceros, porque una solicitud necesita respaldo, porque el historial de presentación plantea una duda o porque se eligen al azar (CRA: selección para revisión).

Las auditorías de negocios se seleccionan mediante una evaluación de riesgo y la revisión de un funcionario. La CRA puede comparar un negocio con sus registros y con otra información; también puede examinar entidades relacionadas o registros personales cuando sea pertinente (CRA: auditorías de negocios). La carta y la solicitud del auditor le indican qué está realmente en cuestión en su caso.

¿De cuánto tiempo dispongo para responder y puedo obtener más tiempo?

Use la fecha de la carta de revisión; no existe un plazo único para todas las solicitudes de la CRA. Si no puede reunir los registros a tiempo, llame al número de la carta antes de esa fecha, explique qué falta y pida una nueva fecha (CRA: cómo responder a una revisión).

Si no responde a una revisión, la CRA puede decidir con la información que tiene y cambiar o negar lo que reclamó (CRA: ajustes comunes). Si faltan registros durante una auditoría, avise al auditor de inmediato; la falta de registros puede retrasar la auditoría (CRA: auditorías).

¿Qué debo enviar y cómo debo enviarlo?

Envíe copias claras de los documentos que pidió la CRA, vinculadas a cada monto cuestionado. Incluya el número de referencia de la carta y una explicación breve que muestre cómo los registros respaldan la declaración (CRA: cómo responder a una revisión).

Antes de compartir registros, termine cualquier llamada y verifique a quien llamó mediante los contactos publicados por la CRA o su herramienta de verificación telefónica. En una revisión del impuesto sobre la renta de una persona, incluya una copia de cualquier documento en otro idioma con una traducción aceptable al inglés o al francés que cumpla las reglas de la CRA sobre quién la firma.

Si tiene un negocio, reúna las declaraciones presentadas, el libro mayor, las facturas, los recibos, los contratos, los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los períodos y los temas que menciona la carta. El auditor también puede solicitar registros personales o de partes relacionadas pertinentes; pedir esos registros no queda automáticamente fuera de la auditoría (CRA: documentos de una auditoría de negocios). Si no queda claro el propósito o el alcance de la solicitud, pida al auditor que identifique el tema y los registros necesarios antes de armar su respuesta.

Use la vía de envío que indica la carta. La CRA acepta documentos escaneados mediante su servicio seguro para enviar documentos, y el auditor puede acordar con usted revisar los registros en el lugar o llevárselos prestados, y entregarle un recibo por los documentos que se lleve. No envíe por correo electrónico los registros de la auditoría al auditor; los auditores de la CRA no pueden recibir archivos por correo electrónico ordinario (CRA: auditorías de negocios). Conserve los documentos enviados, la explicación y la confirmación de envío.

¿Qué hago si no tengo recibos ni registros?

Dígale a la CRA qué falta y por qué; no cree un recibo de reemplazo. En una revisión, incluya una explicación por escrito y cualquier otra prueba disponible. La CRA indica que puede considerar registros como cheques cancelados o estados de cuenta bancarios para respaldar lo reclamado (CRA: cómo responder a una revisión; CRA: selección para revisión).

En una auditoría, primero intente obtener copias del banco, del proveedor, del cliente o de la otra parte que creó el registro. Si no lo logra, hable con el auditor o con el jefe de equipo sobre otra manera de confirmar el monto (CRA: registros de una auditoría). La regla habitual de conservación es de seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren los registros, con reglas más largas para algunos registros, declaraciones tardías y disputas abiertas (CRA: conservación de registros).

¿Puede otra persona tratar con la CRA en mi nombre?

Sí. Puede autorizar a un representante para que reciba información y responda, pero usted sigue siendo responsable de conservar los registros y de explicar la declaración. El trabajo de un representante no elimina sus obligaciones legales de conservar registros (CRA: autorización; CRA: responsabilidades en una auditoría).

Puede otorgar acceso en línea mediante su cuenta personal o empresarial de la CRA. El Form AUT-01 otorga solo acceso fuera de línea. Verifique que la autorización cubra la cuenta correcta. Un representante con la autorización en línea necesaria puede enviar documentos mediante el servicio seguro para representantes de la CRA (CRA: métodos de autorización; CRA: cómo responder a una revisión).

¿Cuántos años atrás puede la CRA revisar o modificar una declaración?

Para personas y corporaciones, el plazo normal para modificar la declaración del impuesto sobre la renta (reassessment) corre desde la determinación original, no desde el final del año fiscal. La determinación de una sociedad de personas usa un plazo distinto. Revisar los registros y emitir una modificación son pasos diferentes. La CRA exige, por lo general, conservar los registros durante seis años, incluso cuando el plazo normal para modificar la declaración es más corto (CRA: conservación de registros).

Estos plazos normales pueden ampliarse para cualquier contribuyente del impuesto sobre la renta. Una declaración falsa causada por negligencia, descuido o incumplimiento deliberado, o el fraude, puede permitir modificar la declaración en cualquier momento. Un contribuyente puede renunciar al plazo respecto de un asunto específico con el Form T2029; lo firman el contribuyente, su representante legal o un funcionario autorizado de la corporación, y la CRA debe recibirlo antes de que termine el plazo normal. En ciertas ampliaciones previstas por la ley, la renuncia puede presentarse dentro de tres años después de que termine ese plazo. Una operación con un no residente con el que no existe plena competencia, o un monto de una filial extranjera, puede añadir tres años. Un T1135 no presentado o incompleto, junto con ingresos de bienes extranjeros no declarados, también puede añadir tres años. La venta de un bien inmueble no declarada puede permitir una modificación posterior; si la venta es de una corporación o una sociedad de personas, el bien debe ser un bien de capital (Income Tax Act, sección 152(4)). La determinación de una sociedad de personas tiene su propia regla de renuncia (CRA: guía de la declaración de sociedades de personas). Verifique el impuesto, el año, la notificación y el motivo concretos antes de dar por cerrado un período anterior.

¿Qué pasa cuando el auditor termina?

El auditor le entrega sus conclusiones por escrito. Si propone cambios, por lo general usted tiene 30 días para responder antes de que la CRA los finalice (CRA: proceso de auditoría).

Compare la propuesta con la declaración presentada y con los registros de origen. Identifique cada monto que acepta o disputa, explique el error que ve y adjunte los registros que respaldan su posición. Hable de los puntos sin resolver con el auditor y luego con el jefe de equipo. Si la CRA cambia el impuesto o los ingresos, envía una notificación de modificación de la declaración; si cambia una pérdida, puede emitir en su lugar una notificación de redeterminación. Si no hay cambios, la auditoría se cierra (CRA: auditorías de negocios).

¿Qué hago si no estoy de acuerdo con la modificación de la declaración?

Presente una objeción formal para disputar un cambio determinado; hablar de una propuesta con el auditor no sustituye la objeción. Incluya los hechos, los motivos y los documentos de respaldo, y lleve un plazo aparte para cada notificación (CRA: derechos de objeción en el impuesto sobre la renta).

Si una revisión modificó lo que usted reclamó por falta de registros, envíe los registros nuevos como indica su carta; la CRA puede reconsiderarlo. Lleve el plazo de la objeción por separado (CRA: cómo enviar información después de una revisión).

Presente una objeción del impuesto sobre la renta mediante "Register my formal dispute" en una cuenta de la CRA, o envíe por correo o fax el Form T400A o una carta firmada al Appeals Intake Centre. Para GST/HST, use el servicio en línea o envíe por correo el Form GST159. Conserve la prueba de presentación (CRA: objeciones del impuesto sobre la renta; CRA: objeciones de GST/HST).

En una objeción de GST/HST, una persona especificada debe describir cada asunto, el cambio que busca y los hechos y motivos que lo respaldan. Verifique esta regla si es una institución financiera listada o un negocio grande (CRA: objeciones de GST/HST, párrafos 10 a 12).

La guía de objeciones del impuesto sobre la renta fija las reglas para personas y corporaciones; la guía de sociedades de personas y el memorándum de GST/HST fijan esas reglas aparte. Tanto en el impuesto sobre la renta como en GST/HST, puede solicitarse una prórroga a más tardar un año después de la fecha límite de la objeción, sujeta a condiciones (CRA: objeciones de GST/HST, párrafo 38). Los intereses pueden seguir acumulándose mientras un monto disputado siga sin pagarse. Una objeción de GST/HST no detiene el cobro, a menos que la CRA lo posponga o acepte una garantía satisfactoria (Excise Tax Act, sección 315; CRA: objeciones de GST/HST, párrafos 71 y 72). Una corporación grande debe indicar cada asunto y el alivio que busca para cada uno, y pagar 50% del monto disputado cuando presenta la objeción (CRA: derechos de objeción y cobro).

¿Puedo usar la divulgación voluntaria después de que la CRA se comunique conmigo?

El contacto de la CRA no siempre cierra el Programa de Divulgaciones Voluntarias (VDP). El resultado depende de la información que usted divulgue y de las medidas que la CRA ya haya tomado (CRA: circular del VDP, párrafos 16 a 20).

Compare el tema y el período del contacto con la divulgación; una auditoría sobre otro asunto no define la elegibilidad. El alivio es discrecional (CRA: circular del VDP, párrafos 17 a 21). Si la CRA no se ha comunicado con usted, consulte ingresos no declarados y divulgación voluntaria.

¿Cómo funciona una solicitud al VDP y qué alivio ofrece?

Para una solicitud al VDP que cumpla los requisitos, presente el Form RC199 firmado con las declaraciones corregidas y los registros de respaldo, junto con el pago o una solicitud de un acuerdo de pago del impuesto estimado. Si la presenta un representante, deben firmarla usted y el representante. El impuesto en sí se debe pagar. La omisión debe implicar posibles intereses o multas. Debe haber pasado al menos un año desde la fecha límite de presentación del año del impuesto sobre la renta; una omisión de GST/HST puede calificar cuando al menos un período de declaración está vencido (CRA: circular del VDP, párrafos 10 y 24 a 34; CRA: memorándum del VDP de GST/HST; CRA: cómo presentar la solicitud).

Una solicitud solo para obtener un reembolso, un alivio de multas ya determinadas o un cambio en una elección fiscal no califica en el VDP (CRA: circular del VDP, párrafo 11).

Estos son los niveles normales de alivio conforme a la IC00-1R7. En el impuesto sobre la renta, el alivio de multas cubre, por lo general, los años fiscales que terminan dentro de los diez años calendario anteriores al año de la solicitud; el alivio de intereses cubre los intereses acumulados durante esos años, incluso sobre una deuda más antigua (CRA: límites del alivio del VDP). Una operación de compensación (wash transaction) de GST/HST puede calificar para un alivio total de multas e intereses: por ejemplo, un vendedor no cobró el impuesto a un comprador registrado que habría podido recuperar todo el impuesto como crédito por impuestos pagados en insumos; se aplican otras condiciones (CRA: operaciones de compensación; CRA: VDP de GST/HST). El alivio es discrecional. Si se acepta la solicitud, la CRA no remitirá el asunto divulgado para un proceso penal ni le aplicará multas por negligencia grave. La CRA aún puede verificar o auditar el cálculo del impuesto (CRA: circular del VDP, párrafos 21, 22 y 37).

Si la CRA rechaza el alivio del VDP, una objeción fiscal no puede impugnar esa decisión. Puede solicitar una segunda revisión administrativa de la CRA, que la CRA indica pedir antes de una revisión judicial. Una solicitud de revisión judicial ante la Federal Court debe presentarse dentro de 30 días desde la fecha en que la CRA envió la decisión que se impugna. Una objeción a la determinación del impuesto subyacente es un trámite aparte (CRA: circular del VDP, párrafos 38 a 42).

Presente registros que corrijan los últimos seis años para ingresos o activos de fuente canadiense, diez para partidas de fuente extranjera y cuatro para GST/HST. La CRA puede pedir registros más antiguos; estos períodos no amplían los límites del alivio. Divulgue todos los errores y omisiones conocidos en impuestos de la CRA, incluidas las operaciones o circunstancias relacionadas con ellos, ya sea con o sin plena competencia. La CRA puede negar el alivio si descubre incumplimientos omitidos (CRA: cómo presentar la solicitud; CRA: circular del VDP, párrafos 26 a 31). Presente la solicitud en línea, por fax o por correo, usando un solo método. Conserve el acuse de recibo y la fecha de vigencia; la CRA envía después su decisión de alivio por escrito (CRA: circular del VDP, párrafos 33 a 35 y 43).

Revenu Québec tiene un programa de divulgación voluntaria aparte para las obligaciones que administra. Su solicitud usa el Form LM-15-V; que la CRA acepte una solicitud no decide la solicitud en Quebec.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares canadienses. Un trabajador independiente recibe una carta de revisión de la CRA sobre C$20,000 de gastos del negocio. Reúne facturas por C$18,000, registros bancarios y una explicación de los C$2,000 que faltan, y envía copias con el número de referencia de la carta antes de la fecha límite. Si la CRA niega C$2,000, revisa la notificación de modificación y la fecha límite de la objeción. Otro registro aún podría respaldar la solicitud.

¿Su situación es distinta?

• La CRA aún no se ha comunicado con usted sobre ingresos omitidos o activos extranjeros: consulte ingresos no declarados y divulgación voluntaria para saber si conviene presentarse y cómo puede salir a la luz la información extranjera.
• Su corporación nunca presentó declaraciones anteriores: consulte cómo ponerse al día con declaraciones corporativas no presentadas.
• La modificación de la declaración incluye multas o intereses: consulte multas, intereses y alivio para solicitar un alivio por separado.
• El monto cuestionado es un ingreso de alquiler o una pérdida: consulte ingresos de alquileres.
• El auditor pregunta por dinero transferido a un propietario: consulte préstamos del accionista.
• La carta se refiere al Form T1135 o a una filial extranjera: consulte reporte de bienes extranjeros y filiales.
• La carta se refiere a un crédito por impuestos extranjeros: consulte ingresos extranjeros en una declaración canadiense.
• El auditor usa bienes y gastos personales para reconstruir los ingresos, propone multas por negligencia grave o examina varias entidades relacionadas: esos temas requieren una respuesta caso por caso; reúna la carta de la auditoría, las declaraciones, los libros, los estados de cuenta bancarios y los ajustes propuestos para obtener ayuda con la preparación de impuestos.