Después de constituir su corporación en Canadá: cuentas de la CRA

Tengo un certificado de constitución. ¿Qué cuentas de la CRA tengo ya?

Un certificado demuestra que la corporación existe; no demuestra que todas las cuentas tributarias de la CRA estén abiertas. La constitución federal y la constitución en Alberta, Columbia Británica, Manitoba, Nuevo Brunswick, Nueva Escocia, Ontario, Isla del Príncipe Eduardo o Saskatchewan otorgan automáticamente un número empresarial (BN) y una cuenta del impuesto sobre la renta de corporaciones (RC). Las demás provincias y territorios exigen un registro separado ante la CRA para ambos. CRA: cuenta del impuesto sobre la renta de corporaciones.

Un número de cuenta combina el BN de nueve dígitos, un código de programa de dos letras y un número de referencia de cuatro dígitos. Un BN o un RC no abre una cuenta RT ni RP. Antes de facturar, revise cuándo el GST/HST pasa a ser cobrable: esa obligación puede empezar antes de que la CRA termine la solicitud del RT. CRA: números de cuentas de programa; CRA: cuándo registrarse y cobrar.

¿El BN de mi certificado es el mismo que mi número de GST/HST o mi número provincial?

El BN de la CRA es el identificador de nueve dígitos de la corporación, mientras que un número de GST/HST es ese BN más un código de cuenta RT y un número de referencia. Un número del registro provincial puede ser distinto: la CRA indica expresamente que el Ontario Business Identification Number o el Québec Enterprise Number no pueden usarse en lugar de un BN al agregar una cuenta de la CRA. CRA: cuentas de programa; CRA: números que debe reunir.

Si el BN no aparece en sus documentos de constitución, revise el mensaje o el portal del registro donde constituyó la corporación, las cartas de la CRA y las confirmaciones de registro que haya guardado. También puede buscar en el registro público de empresas que corresponda. Si aun así no lo encuentra, pida a la CRA que localice el BN existente; no cree otro BN para la misma corporación. CRA: encontrar un BN existente; CRA: un BN por entidad.

Constituí mi corporación en una provincia. ¿Cuándo debo registrarme por separado ante la CRA?

Si constituyó la corporación en Terranova y Labrador, los Territorios del Noroeste, Nunavut, Quebec o Yukon, registre la corporación ante la CRA para obtener un BN y un RC. Si la constituyó en una de las provincias indicadas arriba, primero busque el BN y el RC que ya le asignaron; agregue solo las demás cuentas de la CRA que necesite. CRA: cuándo recibe un BN.

Para un registro separado, tenga a mano el nombre legal, el número del certificado de constitución, la fecha de constitución y la jurisdicción. La vía de la CRA para negocios residentes usa Business Registration Online mediante una cuenta de la CRA. Si no puede crear una cuenta porque no ha presentado impuestos canadienses, use el Form RC1 por correo. Los negocios ubicados físicamente en Quebec se registran y presentan el GST/HST ante Revenu Québec; también puede aplicar el registro para el QST y para las retenciones en la fuente. CRA: información sobre el RC; CRA: registro de residentes; Revenu Québec: registro.

El RC es una cuenta federal. Una corporación con un establecimiento en Alberta o Quebec también puede tener una declaración provincial separada del impuesto corporativo: AT1 o CO-17, respectivamente. Para ese paso, vea cómo presentar la declaración de su corporación. Alberta: impuesto corporativo; Revenu Québec: CO-17.

¿Necesito una cuenta RT antes de mi primera factura?

Para bienes o servicios gravables ordinarios, una corporación que no está obligada a registrarse y que no se ha registrado voluntariamente puede facturar sin GST/HST. Ciertos suministros gravables de bienes inmuebles pueden quedar gravados aun sin registro. No use el RT personal del propietario para una venta de la corporación. Si el registro es obligatorio, cobre el GST/HST desde la fecha de entrada en vigor que corresponda, aunque la solicitud esté incompleta; una factura sin el impuesto no elimina esa responsabilidad. CRA: excepción del registro voluntario; CRA: cuándo registrarse y cobrar; CRA: impuesto no cobrado cuando era obligatorio; CRA: la corporación es la registrante.

Para la mayoría de los negocios, el límite de proveedor pequeño (small supplier) es de $30,000, pero importan las excepciones y el momento en que se aplica la prueba. Los operadores de taxi y de transporte compartido comercial deben registrarse desde su primer viaje gravable, aun por debajo del límite. Un proveedor pequeño que realiza suministros gravables generalmente puede registrarse de forma voluntaria; un negocio que solo realiza suministros exentos generalmente no puede. Para la prueba completa, vea cuándo registrarse para el GST/HST. CRA: reglas de registro; CRA: registro de taxis.

¿Cómo agrego el GST/HST o la nómina al BN de la corporación?

Use el BN existente de la corporación al registrar una cuenta RT o RP. En el proceso de la CRA para negocios residentes, inicie sesión en su cuenta de la CRA y use Business Registration Online para agregar la cuenta de programa que necesita; si esa vía no está disponible, la CRA ofrece el envío del Form RC1 por correo. Guarde el número de cuenta resultante y la confirmación. La CRA excluye de esta vía en línea a los negocios cuyos propietarios son solo no residentes; los directores con un SIN temporal que empieza con 9 deben enviar el Form RC1 por correo para registrar el GST/HST. CRA: registro de residentes.

La CRA pide estos datos al registrar las cuentas correspondientes. Revise la fecha de entrada en vigor del RT al registrarse. Cuando el registro obligatorio sigue al fin de la condición de proveedor pequeño, presente la solicitud dentro de 29 días después del primer suministro gravable realizado cuando ya no sea proveedor pequeño; cobre el impuesto desde la fecha exigida aunque la solicitud esté pendiente. Confirme el número RP antes de que venza la primera remesa de nómina. Los negocios ubicados físicamente en Quebec deben usar Revenu Québec para el registro y la presentación del GST/HST, y deben revisar sus vías para el QST y las retenciones en la fuente. CRA: información de registro; Excise Tax Act: solicitud de registro; CRA: cuándo registrarse y cobrar; Revenu Québec: registro.

¿Puede la corporación conservar mi antiguo BN o mi cuenta RT de propietario único?

No. Una empresa individual y una corporación son entidades legales distintas. Al constituir en corporación un negocio existente, la corporación recibe un BN y un RC nuevos; las cuentas RT o RP antiguas no pasan a ella. Para esa conversión, la CRA indica que llame para registrar cualquier RT o RP necesario con el BN nuevo y, si la constitución no le dio uno, para registrar el BN en la misma llamada. Cierre el BN y las cuentas antiguas si la empresa individual dejó de operar; consérvelos para cualquier actividad separada que continúe. El antiguo propietario único sigue siendo personalmente responsable del impuesto de su propio negocio. CRA: cambio de condición jurídica.

Si también se transfieren activos del negocio, el antiguo propietario único y la corporación pueden hacer conjuntamente la elección del Form GST44 para una transferencia de negocio que califique; puede eliminar el GST/HST sobre la mayoría de los activos transferidos, pero nunca traslada la cuenta RT. Si está registrada, la corporación lo presenta a más tardar el la fecha de vencimiento de su primera declaración de GST/HST que cubra el impuesto que de otro modo surgiría por la transferencia. Excise Tax Act: sección 167; CRA: Form GST44.

En una transferencia en Quebec, ambas partes completan en cambio el Form FP-2044-V ante Revenu Québec para el GST/HST y el QST; una corporación registrada lo presenta a más tardar el la fecha de vencimiento de su primera declaración del período en que el impuesto de otro modo pasaría a ser pagadero por la transferencia. Una transferencia de activos elegible también puede diferir el impuesto sobre la renta si el propietario recibe acciones de la corporación y ambas partes lo eligen en el Form T2057 a más tardar el la fecha límite de presentación de la declaración del impuesto sobre la renta más temprana de cualquiera de las partes para el año de la transferencia. Para el impuesto sobre la renta de Quebec, también presentan el Form TP-518-V a más tardar el el posterior entre la fecha límite de presentación de la declaración del impuesto sobre la renta más temprana pertinente y el último día del segundo mes después del cierre del año fiscal de la parte cuyo año termina después. Revenu Québec: FP-2044-V; Ley de impuestos sobre las ventas de Quebec: sección 75.1; Income Tax Act: sección 85; CRA: T2057; Revenu Québec: TP-518-V.

Conserve las fechas y los registros de las ventas hechas por cada entidad. No ponga las ventas de la corporación en la declaración de GST/HST del propietario único solo porque el nombre del negocio o los clientes sigan siendo los mismos. La CRA trata a la persona jurídica constituida como la persona que se registra para el GST/HST. CRA: registro obligatorio del GST/HST.

Al registrar el GST/HST o vincular mi cuenta de la CRA aparece un error de validación. ¿Qué debo revisar?

Si Business Registration Online rechaza una solicitud de RT, compare el BN y los datos legales de la corporación con los registros de la CRA; use el Form RC1 por correo si no puede completar el registro en línea. Si falla una búsqueda en el GST/HST Registry, ingrese solo los primeros nueve dígitos del RT, el nombre del proveedor tal como se dio a la CRA y la fecha de la factura; comuníquese con la CRA si sigue fallando. El Registry verifica la condición de un proveedor, no una solicitud de RT. CRA: registro de residentes; CRA: GST/HST Registry.

Para el acceso a My Business Account, revise si el director o ejecutivo aparece correctamente en el registro donde se constituyó la corporación y en los registros de la CRA, y si su SIN está vinculado al BN de la corporación. La CRA indica que primero van los cambios en el registro; según el registro y la información que cambió, después hay que enviar documentos de respaldo a la CRA. Si no se encuentra el BN o la cuenta, o si los datos siguen sin pasar la validación, comuníquese con la CRA con el certificado y los avisos de cuenta, en lugar de registrar una entidad duplicada. CRA: acceso y actualizaciones de la corporación; CRA: encontrar un BN existente.

Mi corporación facturó con mi número RT personal. ¿Qué debo corregir?

No ponga el RT personal del propietario en otra factura de la corporación. Confirme si la corporación tiene su propio RT; si necesita uno, regístrelo con el BN de la corporación y revise la fecha de entrada en vigor. Para las facturas pasadas, haga una lista con las fechas, los nombres de los proveedores, el impuesto cobrado y los pagos. CRA: cambio de condición jurídica; CRA: fecha de entrada en vigor del registro.

Pregunte a la CRA cómo conciliar el GST/HST ya declarado con la cuenta personal antes de tratarlo como pagado por la corporación. Entregue a los clientes documentos corregidos que muestren al proveedor real y su número RT válido cuando se exija; su crédito por impuestos pagados en compras (input tax credit) puede depender de que el proveedor estuviera registrado en la fecha de la operación. Si hay facturas o declaraciones pasadas involucradas, reúna los avisos de ambos BN y RT, las facturas, los créditos, las declaraciones y los registros de pago para recibir ayuda con la constitución de su empresa. CRA: GST/HST Registry.

Si la corporación transfiere bienes o el producto de una venta a un propietario que es parte vinculada (non-arm's length) por menos de su valor justo, ese propietario puede ser responsable solidario, hasta el monto de la diferencia, del impuesto corporativo sobre la renta del año de la transferencia o de años anteriores, o del GST/HST del período de la transferencia o de períodos anteriores. Las reglas contra la elusión pueden alcanzar impuestos posteriores. La CRA puede determinar esa responsabilidad por la transferencia en cualquier momento conforme a la sección 160 del Income Tax Act o a la sección 325 del Excise Tax Act. Income Tax Act: sección 160; Excise Tax Act: sección 325.

¿Necesito una cuenta RP si me pago sueldo, dividendos o nada?

La corporación necesita una cuenta de nómina cuando actúa como empleador o paga otros montos sujetos a las reglas de nómina, incluido el sueldo a un propietario que es empleado. Regístrela antes de la fecha de vencimiento de la primera remesa, normalmente el el día 15 del mes siguiente al inicio de las retenciones, salvo que la CRA asigne otra frecuencia. Un empleador no registrado igual debe calcular y remitir las retenciones a tiempo. Para los pasos de cálculo y remesa, vea cómo manejar la nómina. CRA: registro de nómina.

Los directores en funciones cuando venció el pago pueden ser personalmente responsables del GST/HST neto no remitido conforme a la sección 323 del Excise Tax Act, y de las retenciones o remesas de nómina omitidas conforme a la sección 227.1 del Income Tax Act, más intereses y multas. La CRA debe cumplir las condiciones legales de cobro fallido o insolvencia; la diligencia razonable preventiva es una defensa. La determinación del GST/HST debe hacerse dentro de dos años después de que el director deja el cargo; la acción para recuperar la nómina debe iniciarse dentro del mismo plazo. Excise Tax Act: sección 323; Income Tax Act: sección 227.1.

Los directores en Quebec también pueden ser responsables conforme a las secciones 24.0.1 y 24.0.2 de la Tax Administration Act por el QST no remitido, las retenciones en la fuente de Quebec y las contribuciones del empleador. En el caso de salarios de residentes que nunca se retuvieron, la responsabilidad por el impuesto sobre la renta de Quebec generalmente se limita a multas e intereses; las contribuciones al QPP y al QPIP tienen reglas distintas. Revenu Québec no puede determinar la responsabilidad de un director una vez transcurridos dos años desde que dejó el cargo por última vez; la diligencia razonable o el desconocimiento pueden ser una defensa. Revenu Québec: responsabilidad por el pago; Tax Administration Act de Quebec.

Cómo elegir entre sueldo y dividendos es una decisión aparte. Vea sueldo o dividendos. La nómina en Quebec también puede exigir el registro ante Revenu Québec. CRA: registro de nómina.

¿Cómo obtengo acceso a My Business Account y autorizo a mi contador?

Un director o ejecutivo que use My Business Account necesita una cuenta de la CRA, el BN de la corporación y un SIN vinculado a ese BN. En la cuenta de la CRA, agregue una Business Account, elija un BN existente y siga los pasos de validación. Si el SIN no está vinculado y usted no ha presentado una declaración de GST/HST o T2, la CRA permite la vinculación en línea solo dentro de 28 días después del registro del BN. De lo contrario, la CRA acepta una solicitud firmada mediante un representante autorizado, por correo o por fax. CRA: acceso de la corporación.

Si un director o ejecutivo puede usar My Business Account, puede autorizar allí al contador con un RepID, un GroupID o un número empresarial. Si ninguno puede acceder, un director, ejecutivo o persona con autoridad delegada puede firmar el Form AUT-01 para el acceso fuera de línea y enviarlo dentro de seis meses desde la firma. Los directores y ejecutivos no residentes sin SIN generalmente usan esa vía y deben asegurarse de que la CRA tenga sus datos actuales de residencia y contacto. Confirme el nivel de acceso previsto y el alcance de la cuenta. Para su configuración más amplia, vea constituir una corporación como recién llegado o no residente. CRA: autorización de la corporación; CRA: Form AUT-01.

¿Necesito un BN antes de abrir una cuenta bancaria para la corporación?

Las reglas del BN de la CRA no establecen un requisito para abrir una cuenta bancaria. Pregunte a la institución financiera qué documentos de constitución, identidad y cuentas tributarias exige para una corporación. Lleve el certificado y la confirmación del BN y del RC si los tiene; no dé por hecho que una cuenta bancaria demuestra el registro del RT o del RP. CRA: finalidad del BN; CRA: cómo encontrar el BN.

Para saber qué cuenta separada y qué registros preparar antes de la primera venta, vea llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.

Ejemplo

Los montos son ilustrativos y están en dólares canadienses. Una corporación nueva de Ontario planea una primera factura de C$2,000 por servicios ordinarios y no paga salarios. Su constitución le dio un BN y un RC, pero no ha abierto RT ni RP. Si todavía es proveedor pequeño y no se ha registrado voluntariamente, puede emitir esa factura sin GST/HST según la regla general. El propietario no debe poner en ella un número RT personal.

Antes de una factura posterior de C$3,000, la corporación decide registrarse voluntariamente para el RT con una fecha de entrada en vigor posterior a su primera factura. Usa el RT de la corporación en las facturas gravables desde esa fecha. Cuando más adelante planea un pago de sueldo de C$1,000, agrega el RP y prepara las retenciones de nómina. Las cifras de ventas por sí solas no deciden si otra corporación debe registrarse: los negocios asociados y las reglas especiales pueden cambiar la prueba del GST/HST.

¿Su caso es distinto?

• No está seguro de cuándo el GST/HST pasa a ser obligatorio o ya superó el límite: vea cuándo registrarse para el GST/HST.
• Vende en una provincia con su propio impuesto sobre las ventas: vea impuesto provincial sobre las ventas.
• Paga salarios o ha omitido remesas de nómina: vea cómo manejar la nómina.
• Necesita decidir cómo pagarse a sí mismo: vea sueldo o dividendos.
• Un director es recién llegado o no residente, o no tiene SIN: vea constituir una corporación como recién llegado o no residente.
• Vence la primera declaración del impuesto sobre la renta de la corporación: vea cómo presentar la declaración de su corporación.
• La corporación facturó con un RT personal, o se mezclaron las declaraciones de dos entidades: reúna los documentos de constitución, los avisos de ambos BN y cuentas, las fechas de las facturas, las declaraciones y los pagos, y luego busque ayuda con la constitución de su empresa antes de modificar declaraciones ya presentadas.