Depois de constituir sua empresa no Canadá: contas da CRA

Tenho um certificado de constituição. Quais contas da CRA eu já tenho?

O certificado mostra que a corporação existe; não mostra que todas as contas de imposto da CRA estão abertas. A constituição federal e a constituição em Alberta, Colúmbia Britânica, Manitoba, Novo Brunswick, Nova Escócia, Ontário, Ilha do Príncipe Eduardo ou Saskatchewan já fornecem automaticamente um número de empresa (BN) e uma conta de imposto de renda corporativo (RC). As outras províncias e os territórios exigem um registro separado na CRA para os dois. CRA: conta de imposto de renda corporativo.

O número de uma conta combina o BN de nove dígitos, um código de programa de duas letras e um número de referência de quatro dígitos. Um BN ou RC não abre uma conta RT ou RP. Antes de emitir faturas, verifique quando o GST/HST passa a ser cobrável: essa obrigação pode começar antes de a CRA concluir o pedido de RT. CRA: números das contas de programa; CRA: quando se registrar e cobrar.

O BN do meu certificado é o mesmo do meu número de GST/HST ou provincial?

O BN da CRA é o identificador de nove dígitos da corporação, enquanto o número de GST/HST é esse BN mais um código de conta RT e um número de referência. O número do registro provincial pode ser outro: a CRA diz expressamente que o Ontario Business Identification Number ou o Québec Enterprise Number não pode substituir o BN ao adicionar uma conta na CRA. CRA: contas de programa; CRA: números a reunir.

Se o BN não consta dos seus documentos de constituição, consulte a mensagem ou o portal do registro onde a corporação foi constituída, as cartas da CRA e as confirmações de registro que você guardou. Você também pode pesquisar o registro público de empresas correspondente. Se ainda assim não encontrar, peça à CRA que localize o BN existente; não crie outro BN para a mesma corporação. CRA: encontrar um BN existente; CRA: um BN por entidade.

Constituí a empresa em uma província. Quando preciso me registrar separadamente na CRA?

Se você constituiu a empresa em Terra Nova e Labrador, nos Territórios do Noroeste, em Nunavut, em Quebec ou em Yukon, registre a corporação na CRA para obter um BN e um RC. Se constituiu a empresa em uma das províncias listadas acima, primeiro encontre o BN e o RC já atribuídos; acrescente apenas as outras contas da CRA de que você precisa. CRA: quando você recebe um BN.

Para um registro separado, tenha em mãos o nome legal, o número do certificado de constituição, a data de constituição e a jurisdição. A via da CRA para empresas residentes usa o Business Registration Online por meio de uma conta na CRA. Se você não consegue criar a conta porque nunca apresentou declarações de imposto no Canadá, use o Form RC1 por correio. As empresas localizadas fisicamente em Quebec se registram e apresentam o GST/HST na Revenu Québec; o registro do QST e o das retenções na fonte também podem se aplicar. CRA: informações sobre o RC; CRA: registro de residentes; Revenu Québec: registro.

O RC é uma conta federal. A corporação com um estabelecimento em Alberta ou em Quebec também pode ter uma declaração provincial separada do imposto corporativo: AT1 ou CO-17, respectivamente. Veja como apresentar a declaração da corporação para essa etapa. Alberta: imposto corporativo; Revenu Québec: CO-17.

Antes da minha primeira fatura, preciso de uma conta RT?

Para bens ou serviços tributáveis comuns, a corporação que não é obrigada a se registrar e não se registrou voluntariamente pode emitir fatura sem GST/HST. Certos fornecimentos tributáveis de imóveis ainda podem ter imposto sem registro. Não use o RT pessoal do proprietário em uma venda da corporação. Se o registro for obrigatório, cobre o GST/HST a partir da data de início aplicável, mesmo que o pedido esteja incompleto; uma fatura sem o imposto não elimina essa responsabilidade. CRA: exceção do registro voluntário; CRA: quando se registrar e cobrar; CRA: imposto não cobrado quando era exigido; CRA: a corporação é a registrada.

Para a maioria das empresas, o limite de pequeno fornecedor é de $30.000, mas as exceções e o momento do teste importam. Táxis e operadores comerciais de transporte por aplicativo devem se registrar desde a primeira corrida tributável, mesmo abaixo do limite. O pequeno fornecedor que faz fornecimentos tributáveis geralmente pode se registrar voluntariamente; a empresa que faz apenas fornecimentos isentos geralmente não pode. Veja quando se registrar para o GST/HST para o teste completo. CRA: regras de registro; CRA: registro de táxis.

Como adiciono o GST/HST ou a folha de pagamento ao BN da corporação?

Use o BN já existente da corporação ao registrar uma conta RT ou RP. No processo da CRA para empresas residentes, entre na sua conta da CRA e use o Business Registration Online para adicionar a conta de programa necessária; se essa via não estiver disponível, a CRA indica o envio do Form RC1 por correio. Guarde o número da conta e a confirmação. A CRA exclui dessa via on-line as empresas que só têm proprietários não residentes; os administradores com SIN temporário que começa com 9 devem enviar o Form RC1 por correio para registrar o GST/HST. CRA: registro de residentes.

A CRA pede esses dados ao registrar as contas correspondentes. Confira a data de início do RT ao se registrar. Quando o registro obrigatório decorre do fim da condição de pequeno fornecedor, peça o registro em até 29 dias depois do primeiro fornecimento tributável feito quando você deixou de ser pequeno fornecedor; cobre o imposto a partir da data exigida, mesmo com o pedido pendente. Confirme o número do RP antes do vencimento do primeiro recolhimento da folha de pagamento. As empresas localizadas fisicamente em Quebec devem usar a Revenu Québec para o registro e a declaração do GST/HST e verificar as vias do QST e das retenções na fonte. CRA: informações do registro; Excise Tax Act: pedido de registro; CRA: quando se registrar e cobrar; Revenu Québec: registro.

A corporação pode manter meu antigo BN ou conta RT de empresa individual?

Não. Uma empresa individual e uma corporação são pessoas jurídicas diferentes. Constituir uma empresa já existente dá à corporação um novo BN e um novo RC; as antigas contas RT ou RP não passam para ela. Nessa conversão, a CRA orienta ligar para registrar o RT ou o RP necessário no novo BN e, se a constituição não forneceu um BN, registrá-lo na mesma ligação. Encerre o antigo BN e as contas se a empresa individual deixou de existir; mantenha-os para qualquer atividade separada que continue. O antigo titular continua pessoalmente responsável pelo imposto do seu próprio negócio. CRA: mudança de natureza jurídica.

Se os bens da empresa também forem transferidos, o antigo titular e a corporação podem fazer em conjunto a opção do Form GST44 para uma transferência de empresa que se qualifique; ela pode eliminar o GST/HST sobre a maior parte dos bens transferidos, mas nunca transfere a conta RT. Se for registrada, a corporação a apresenta até a data de vencimento da primeira declaração de GST/HST que abrange o imposto que, de outro modo, surgiria na transferência. Excise Tax Act: seção 167; CRA: Form GST44.

Em uma transferência em Quebec, as duas partes preenchem, em vez disso, o Form FP-2044-V na Revenu Québec para o GST/HST e o QST; a corporação registrada o apresenta até a data de vencimento da primeira declaração do período em que o imposto, de outro modo, se tornaria devido na transferência. Uma transferência de bens elegível também pode diferir o imposto de renda se o titular receber ações da corporação e as duas partes fizerem a opção no Form T2057 até o prazo mais antigo de entrega da declaração de imposto de renda de qualquer das partes para o ano da transferência. Para o imposto de renda de Quebec, elas também apresentam o Form TP-518-V até o que ocorrer depois: o prazo mais antigo relevante de entrega da declaração de imposto de renda e o último dia do segundo mês após o fim do ano fiscal da parte posterior. Revenu Québec: FP-2044-V; Lei de Quebec sobre imposto de vendas: seção 75.1; Income Tax Act: seção 85; CRA: T2057; Revenu Québec: TP-518-V.

Guarde as datas e os registros das vendas feitas por cada entidade. Não coloque vendas da corporação na declaração de GST/HST da empresa individual só porque o nome comercial ou os clientes continuaram os mesmos. A CRA trata a pessoa jurídica constituída como a pessoa que se registra para o GST/HST. CRA: registro obrigatório de GST/HST.

Meu registro de GST/HST ou a vinculação da conta da CRA falha na validação. O que devo verificar?

Se o Business Registration Online rejeitar um pedido de RT, confira o BN e os dados legais da corporação com os registros da CRA; use o Form RC1 por correio se o registro on-line não puder ser concluído. Se a pesquisa no GST/HST Registry falhar, informe só os nove primeiros dígitos do RT, o nome do fornecedor dado à CRA e a data da fatura; entre em contato com a CRA se continuar falhando. O Registry confere a situação de um fornecedor, não um pedido de RT. CRA: registro de residentes; CRA: GST/HST Registry.

Para o acesso ao My Business Account, verifique se o administrador ou diretor consta corretamente no registro onde a corporação foi constituída e nos registros da CRA, e se o SIN dele está vinculado ao BN da corporação. A CRA diz que as alterações no registro vêm primeiro; dependendo do registro e da informação alterada, os documentos de apoio devem então ser enviados à CRA. Se o BN ou a conta não for encontrado, ou se os dados ainda falharem na validação, entre em contato com a CRA com o certificado e os avisos da conta, em vez de registrar uma entidade duplicada. CRA: acesso e atualizações da corporação; CRA: encontrar um BN existente.

Minha corporação emitiu faturas com o meu RT pessoal. O que preciso corrigir?

Não coloque o RT pessoal do proprietário em outra fatura da corporação. Confirme se a corporação tem o próprio RT; se precisar de um, registre-o no BN da corporação e confira a data de início. Para as faturas já emitidas, liste as datas, os nomes dos fornecedores, o imposto cobrado e os pagamentos. CRA: mudança de natureza jurídica; CRA: data de início do registro.

Pergunte à CRA como conciliar o GST/HST já declarado na conta pessoal antes de tratá-lo como pago pela corporação. Entregue aos clientes documentos corrigidos que mostrem o fornecedor real e o número de RT válido dele, quando exigido; o crédito de imposto sobre insumos do cliente pode depender de o fornecedor estar registrado na data da operação. Se houver faturas ou declarações anteriores envolvidas, reúna os avisos de BN e RT das duas partes, as faturas, os créditos, as declarações e os comprovantes de pagamento para a ajuda com a abertura de empresas. CRA: GST/HST Registry.

Se a corporação transfere bens ou o produto de uma venda a um proprietário com quem tem relação de dependência (non-arm's-length) por menos do valor justo, esse proprietário pode ser solidariamente responsável, até o valor da diferença, pelo imposto de renda corporativo do ano da transferência ou de anos anteriores, ou pelo GST/HST do período da transferência ou de períodos anteriores. As regras antielisão podem alcançar imposto posterior. A CRA pode lançar essa responsabilidade pela transferência a qualquer momento, com base na seção 160 do Income Tax Act ou na seção 325 do Excise Tax Act. Income Tax Act: seção 160; Excise Tax Act: seção 325.

Preciso de uma conta RP se eu me pago salário, dividendos ou nada?

A corporação precisa de uma conta de folha de pagamento quando atua como empregadora ou paga outros valores sujeitos às regras da folha, inclusive salário a um proprietário que é empregado. Registre-se antes da data de vencimento do primeiro recolhimento, normalmente o dia 15 do mês seguinte ao início das retenções, a menos que a CRA atribua outra frequência. O empregador não registrado ainda precisa calcular e recolher as retenções no prazo. Veja como fazer a folha de pagamento para as etapas de cálculo e recolhimento. CRA: registro da folha de pagamento.

Os administradores em exercício na data de vencimento do pagamento podem ser pessoalmente responsáveis pelo GST/HST líquido não recolhido, com base na seção 323 do Excise Tax Act, e pela retenção ou recolhimento da folha de pagamento não feitos, com base na seção 227.1 do Income Tax Act, além de juros e multas. A CRA precisa cumprir as condições legais de cobrança frustrada ou de insolvência; a diligência preventiva razoável é uma defesa. O lançamento do GST/HST deve ocorrer em até dois anos depois que o administrador deixa o cargo; a ação de cobrança da folha de pagamento deve começar no mesmo prazo. Excise Tax Act: seção 323; Income Tax Act: seção 227.1.

Os administradores em Quebec também podem ser responsáveis, com base nas seções 24.0.1 e 24.0.2 do Tax Administration Act, pelo QST não recolhido, pelas retenções na fonte de Quebec e pelas contribuições do empregador. Quanto aos salários de residentes que nunca foram retidos, a responsabilidade pelo imposto de renda de Quebec geralmente se limita a multas e juros; as contribuições ao QPP e ao QPIP têm regras diferentes. A Revenu Québec não pode lançar imposto contra um administrador mais de dois anos depois que ele deixa o cargo pela última vez; a diligência razoável ou o desconhecimento pode ser uma defesa. Revenu Québec: responsabilidade pelo pagamento; Tax Administration Act de Quebec.

Como escolher entre salário e dividendos é outra decisão. Veja salário ou dividendos. A folha de pagamento em Quebec também pode exigir registro na Revenu Québec. CRA: registro da folha de pagamento.

Como obtenho acesso ao My Business Account e autorizo meu contador?

O administrador ou diretor que usa o My Business Account precisa de uma conta na CRA, do BN da corporação e de um SIN vinculado a esse BN. Na conta da CRA, adicione uma Business Account, escolha um BN existente e siga as etapas de validação. Se o SIN não estiver vinculado e você ainda não apresentou uma declaração de GST/HST ou T2, a CRA permite a vinculação on-line apenas em até 28 dias depois do registro do BN. Fora disso, a CRA aceita um pedido assinado por meio de um representante autorizado, por correio ou por fax. CRA: acesso da corporação.

Se um administrador ou diretor consegue usar o My Business Account, ele pode autorizar o contador ali com um RepID, um GroupID ou um número de empresa. Se nenhum deles tem acesso, um administrador, diretor ou pessoa com poderes delegados pode assinar o Form AUT-01 para acesso off-line e enviá-lo em até seis meses depois da assinatura. Administradores e diretores não residentes sem SIN geralmente usam essa via e devem garantir que a CRA tenha os dados atuais de residência e de contato deles. Confirme o nível de acesso pretendido e o alcance da conta. Veja constituir empresa como recém-chegado ou não residente para a organização mais ampla desses casos. CRA: autorização da corporação; CRA: Form AUT-01.

Preciso de um BN antes de abrir a conta bancária da corporação?

As regras da CRA sobre o BN não estabelecem uma exigência para abrir conta bancária. Pergunte à instituição financeira quais documentos de constituição, de identidade e de contas de imposto ela exige de uma corporação. Leve o certificado e a confirmação do BN/RC, se tiver; não presuma que a conta bancária comprova o registro do RT ou do RP. CRA: finalidade do BN; CRA: encontrar o BN.

Para saber qual conta separada e quais registros organizar antes da primeira venda, veja fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil.

Exemplo

Os valores ilustrativos estão em dólares canadenses. Uma nova corporação de Ontário planeja uma primeira fatura de C$2.000 por serviços comuns e nenhum salário. A constituição lhe deu um BN e um RC, mas ela não abriu RT nem RP. Se ainda for pequena fornecedora e não tiver se registrado voluntariamente, pode emitir essa fatura sem GST/HST, pela regra geral. O proprietário não deve colocar nela um número de RT pessoal.

Antes de uma fatura posterior de C$3.000, a corporação decide se registrar voluntariamente para o RT, com data de início posterior à primeira fatura. Ela usa o RT da corporação nas faturas tributáveis a partir dessa data. Quando depois planeja um pagamento de salário de C$1.000, acrescenta o RP e prepara as retenções da folha de pagamento. Os valores de vendas, por si sós, não decidem se outra corporação deve se registrar: empresas associadas e regras especiais podem mudar o teste do GST/HST.

E no seu caso?

• Você não tem certeza de quando o GST/HST se torna obrigatório ou já passou do limite: veja quando se registrar para o GST/HST.
• Você vende em uma província com imposto próprio sobre vendas: veja imposto provincial sobre vendas.
• Você paga salários ou deixou de fazer recolhimentos da folha de pagamento: veja como fazer a folha de pagamento.
• Você precisa decidir como se pagar: veja salário ou dividendos.
• Um administrador é recém-chegado ou não residente, ou não tem SIN: veja constituir empresa como recém-chegado ou não residente.
• A primeira declaração de imposto de renda da corporação está para vencer: veja como apresentar a declaração da corporação.
• A corporação emitiu faturas com um RT pessoal, ou as declarações de duas entidades estão misturadas: reúna os documentos de constituição, os avisos de BN e de contas das duas partes, as datas das faturas, as declarações e os pagamentos e procure a ajuda com a abertura de empresas antes de alterar declarações já apresentadas.