Nach der Gründung in Kanada: CRA-Konten und Korrekturen

Ich habe eine Gründungsurkunde. Welche CRA-Konten habe ich schon?

Eine Gründungsurkunde zeigt, dass die Kapitalgesellschaft besteht; sie zeigt nicht, dass jedes CRA-Steuerkonto eröffnet ist. Bei einer Gründung auf Bundesebene und in Alberta, British Columbia, Manitoba, New Brunswick, Nova Scotia, Ontario, Prince Edward Island oder Saskatchewan erhalten Sie automatisch eine BN (Business Number, kanadische Unternehmensnummer) und ein Konto für die Körperschaftsteuer (RC). In den anderen Provinzen und Territorien ist für beides eine eigene Registrierung bei der CRA nötig. CRA: Konto für die Körperschaftsteuer.

Eine Kontonummer besteht aus der neunstelligen BN, einem Programmcode aus zwei Buchstaben und einer vierstelligen Referenznummer. Eine BN oder RC eröffnet kein RT- oder RP-Konto. Prüfen Sie vor der ersten Rechnung, ab wann die GST/HST zu erheben ist: Diese Pflicht kann beginnen, bevor die CRA den RT-Antrag abgeschlossen hat. CRA: Nummern der Programmkonten; CRA: wann registrieren und Steuer berechnen.

Ist die BN auf meiner Urkunde dieselbe wie meine GST/HST-Nummer oder meine Provinznummer?

Die BN der CRA ist die neunstellige Kennung der Kapitalgesellschaft; eine GST/HST-Nummer besteht aus dieser BN, einem RT-Kontocode und einer Referenznummer. Die Nummer eines Provinzregisters kann abweichen: Die CRA stellt ausdrücklich klar, dass eine Ontario Business Identification Number oder eine Québec Enterprise Number nicht anstelle einer BN verwendet werden kann, wenn Sie ein CRA-Konto hinzufügen. CRA: Programmkonten; CRA: Nummern, die Sie bereithalten sollten.

Fehlt die BN in Ihren Gründungsunterlagen, prüfen Sie die Nachricht oder das Portal des Registers, bei dem Sie gegründet haben, Schreiben der CRA und gespeicherte Registrierungsbestätigungen. Sie können auch das zuständige öffentliche Unternehmensregister durchsuchen. Wenn Sie sie dann immer noch nicht finden, bitten Sie die CRA, die bestehende BN zu ermitteln; legen Sie für dieselbe Kapitalgesellschaft keine zweite BN an. CRA: bestehende BN finden; CRA: eine BN je Rechtsträger.

Ich habe in einer Provinz gegründet. Wann muss ich mich gesondert bei der CRA registrieren?

Haben Sie in Neufundland und Labrador, den Nordwest-Territorien, Nunavut, Québec oder Yukon gegründet, registrieren Sie die Kapitalgesellschaft bei der CRA für eine BN und eine RC. Haben Sie in einer der oben genannten Provinzen gegründet, suchen Sie zuerst die bereits zugewiesene BN und RC; ergänzen Sie nur die weiteren CRA-Konten, die Sie brauchen. CRA: wann Sie eine BN erhalten.

Für eine gesonderte Registrierung halten Sie den rechtlichen Namen, die Nummer der Gründungsurkunde, das Gründungsdatum und den Ort der Gründung (Bund, Provinz oder Territorium) bereit. Der Weg der CRA für ansässige Unternehmen läuft über Business Registration Online mit einem CRA-Konto. Können Sie kein Konto anlegen, weil Sie noch keine kanadischen Steuererklärungen eingereicht haben, senden Sie Form RC1 (Antrag auf BN) per Post. Unternehmen mit Sitz in Québec registrieren sich für die GST/HST bei Revenu Québec und reichen dort ihre Erklärungen ein; außerdem kann eine Registrierung für die QST und für Abzüge an der Quelle nötig sein. CRA: Informationen zur RC; CRA: Registrierung ansässiger Unternehmen; Revenu Québec: Registrierung.

Die RC ist ein Konto auf Bundesebene. Eine Kapitalgesellschaft mit einer Niederlassung in Alberta oder Québec kann zusätzlich eine eigene Körperschaftsteuererklärung der Provinz haben: AT1 beziehungsweise CO-17. Zu diesem Schritt siehe Die Unternehmenssteuererklärung einreichen. Alberta: Körperschaftsteuer; Revenu Québec: CO-17.

Brauche ich vor meiner ersten Rechnung ein RT-Konto?

Bei gewöhnlichen steuerpflichtigen Waren oder Dienstleistungen darf eine Kapitalgesellschaft, die sich nicht registrieren muss und sich nicht freiwillig registriert hat, ohne GST/HST Rechnungen stellen. Auf bestimmte steuerpflichtige Lieferungen von Grundstücken und Gebäuden kann auch ohne Registrierung Steuer anfallen. Verwenden Sie für einen Verkauf der Kapitalgesellschaft nicht die persönliche RT des Eigentümers. Ist die Registrierung Pflicht, berechnen Sie die GST/HST ab dem maßgeblichen Wirksamkeitsdatum, auch wenn der Antrag noch nicht vollständig ist; eine Rechnung ohne Steuer beseitigt diese Haftung nicht. CRA: Ausnahme bei freiwilliger Registrierung; CRA: wann registrieren und Steuer berechnen; CRA: nicht berechnete Steuer, obwohl erforderlich; CRA: Die Kapitalgesellschaft ist die registrierte Person.

Für die meisten Unternehmen liegt die Grenze für kleine Lieferanten bei $30.000, doch Ausnahmen und der Zeitpunkt des Tests sind wichtig. Taxi- und gewerbliche Mitfahrdienstunternehmen müssen sich ab ihrer ersten steuerpflichtigen Fahrt registrieren, auch unterhalb der Grenze. Ein kleiner Lieferant mit steuerpflichtigen Lieferungen kann sich in der Regel freiwillig registrieren; ein Unternehmen mit ausschließlich befreiten Lieferungen in der Regel nicht. Den vollständigen Test finden Sie unter Wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen. CRA: Registrierungsregeln; CRA: Taxi-Registrierung.

Wie füge ich der BN der Kapitalgesellschaft die GST/HST oder die Lohnabrechnung hinzu?

Verwenden Sie die bestehende BN der Kapitalgesellschaft, wenn Sie ein RT- oder RP-Konto registrieren. Im Verfahren der CRA für ansässige Unternehmen melden Sie sich in Ihrem CRA-Konto an und fügen das benötigte Programmkonto über Business Registration Online hinzu; ist dieser Weg nicht verfügbar, nennt die CRA den Postweg mit Form RC1. Speichern Sie die neue Kontonummer und die Bestätigung. Die CRA schließt Unternehmen, die nur nicht ansässigen Eigentümern gehören, von diesem Online-Weg aus; Direktoren mit einer vorläufigen SIN (kanadische Sozialversicherungsnummer), die mit 9 beginnt, müssen Form RC1 per Post senden, um die GST/HST zu registrieren. CRA: Registrierung ansässiger Unternehmen.

Die CRA fragt diese Angaben bei der Registrierung der jeweiligen Konten ab. Prüfen Sie bei der Registrierung das RT-Wirksamkeitsdatum. Folgt die Registrierungspflicht auf das Ende des Status als kleiner Lieferant, stellen Sie den Antrag innerhalb von 29 Tage nach der ersten steuerpflichtigen Lieferung, die Sie ausführen, nachdem Sie kein kleiner Lieferant mehr sind; berechnen Sie ab dem erforderlichen Datum Steuer, auch während der Antrag noch läuft. Bestätigen Sie die RP-Nummer, bevor die erste Abführung von Lohnabzügen fällig wird. Unternehmen mit Sitz in Québec müssen für die GST/HST-Registrierung und -Erklärung Revenu Québec nutzen und sollten dessen Wege für QST und Abzüge an der Quelle prüfen. CRA: Registrierungsangaben; Excise Tax Act: Registrierungsantrag; CRA: wann registrieren und Steuer berechnen; Revenu Québec: Registrierung.

Kann die Kapitalgesellschaft meine alte BN oder mein altes RT-Konto als Einzelunternehmer behalten?

Nein. Ein Einzelunternehmen und eine Kapitalgesellschaft sind verschiedene Rechtsträger. Wenn Sie ein bestehendes Unternehmen in eine Kapitalgesellschaft überführen, erhält diese eine neue BN und eine neue RC; alte RT- oder RP-Konten gehen nicht auf sie über. Bei dieser Umwandlung sollen Sie laut CRA anrufen, um die benötigten RT- oder RP-Konten unter der neuen BN zu registrieren; wurde bei der Gründung keine BN vergeben, wird sie im selben Gespräch registriert. Schließen Sie die alte BN und die alten Konten, wenn das Einzelunternehmen eingestellt wurde; behalten Sie sie für eine gesonderte Tätigkeit, die weiterläuft. Der frühere Einzelunternehmer bleibt persönlich für die Steuer aus seinem eigenen Unternehmen verantwortlich. CRA: Änderung der Rechtsform.

Wechseln auch Vermögenswerte des Unternehmens, können der frühere Einzelunternehmer und die Kapitalgesellschaft gemeinsam die Wahl mit Form GST44 für eine qualifizierte Unternehmensübertragung treffen; sie kann die GST/HST auf die meisten übertragenen Vermögenswerte entfallen lassen, überträgt aber nie das RT-Konto. Ist die Kapitalgesellschaft registriert, reicht sie das Formular bis der Fälligkeitstag seiner ersten GST/HST-Erklärung für die Steuer, die sonst bei der Übertragung anfiele ein. Excise Tax Act: Abschnitt 167; CRA: Form GST44.

Bei einer Übertragung in Québec füllen beide Parteien stattdessen für GST/HST und QST Form FP-2044-V bei Revenu Québec aus; eine registrierte Kapitalgesellschaft reicht es bis der Fälligkeitstag seiner ersten Erklärung für den Zeitraum, in dem die Steuer sonst bei der Übertragung zahlbar würde ein. Eine infrage kommende Vermögensübertragung kann auch die Einkommensteuer aufschieben, wenn der Einzelunternehmer Anteile an der Kapitalgesellschaft erhält und beide Parteien bis die früheste Einreichungsfrist der Einkommensteuererklärung einer der beiden Parteien für das Jahr der Übertragung die Wahl mit Form T2057 treffen. Für die Einkommensteuer von Québec reichen sie außerdem bis der spätere Zeitpunkt aus der frühesten maßgeblichen Einreichungsfrist der Einkommensteuererklärung und dem letzten Tag des zweiten Monats nach Ende des Steuerjahres der später beteiligten Partei Form TP-518-V ein. Revenu Québec: FP-2044-V; Umsatzsteuergesetz von Québec: Abschnitt 75.1; Income Tax Act: Abschnitt 85; CRA: T2057; Revenu Québec: TP-518-V.

Halten Sie die Daten und Unterlagen zu den Verkäufen jedes Rechtsträgers getrennt fest. Setzen Sie Verkäufe der Kapitalgesellschaft nicht in die GST/HST-Erklärung des Einzelunternehmers, nur weil Firmenname oder Kunden gleich geblieben sind. Die CRA behandelt die gegründete Gesellschaft als die Person, die sich für die GST/HST registriert. CRA: erforderliche GST/HST-Registrierung.

Meine GST/HST-Registrierung oder die Verknüpfung mit dem CRA-Konto besteht die Prüfung nicht. Was sollte ich kontrollieren?

Lehnt Business Registration Online einen RT-Antrag ab, vergleichen Sie die BN und die rechtlichen Angaben der Kapitalgesellschaft mit den Daten der CRA; senden Sie Form RC1 per Post, wenn sich die Online-Registrierung nicht abschließen lässt. Schlägt eine Suche im GST/HST Registry fehl, geben Sie nur die ersten neun Ziffern der RT, den der CRA genannten Namen des Lieferanten und das Rechnungsdatum ein; wenden Sie sich an die CRA, wenn es weiterhin fehlschlägt. Das Registry prüft den Status eines Lieferanten, nicht einen RT-Antrag. CRA: Registrierung ansässiger Unternehmen; CRA: GST/HST Registry.

Für den Zugang zu My Business Account prüfen Sie, ob der Direktor oder Amtsträger (Officer) im Register der Gründung und in den Daten der CRA korrekt erscheint und ob seine SIN mit der BN der Kapitalgesellschaft verknüpft ist. Laut CRA kommen Änderungen im Register zuerst; je nach Register und geänderter Information müssen danach Nachweise an die CRA gehen. Lassen sich BN oder Konto nicht finden oder besteht die Prüfung der Angaben weiterhin nicht, wenden Sie sich mit der Gründungsurkunde und den Kontoschreiben an die CRA, statt einen doppelten Rechtsträger zu registrieren. CRA: Zugang und Aktualisierungen der Kapitalgesellschaft; CRA: bestehende BN finden.

Meine Kapitalgesellschaft hat mit meiner persönlichen RT-Nummer Rechnungen gestellt. Was muss ich korrigieren?

Setzen Sie die persönliche RT des Eigentümers auf keine weitere Rechnung der Kapitalgesellschaft. Klären Sie, ob die Kapitalgesellschaft eine eigene RT hat; braucht sie eine, registrieren Sie sie unter der BN der Kapitalgesellschaft und prüfen Sie das Wirksamkeitsdatum. Listen Sie für vergangene Rechnungen Daten, Namen der Lieferanten, berechnete Steuer und Zahlungen auf. CRA: Änderung der Rechtsform; CRA: Wirksamkeitsdatum der Registrierung.

Fragen Sie die CRA, wie Sie die GST/HST abgleichen, die bereits über das persönliche Konto gemeldet wurde, bevor Sie sie als von der Kapitalgesellschaft bezahlt behandeln. Geben Sie Kunden berichtigte Belege, die den tatsächlichen Lieferanten und dessen gültige RT-Nummer zeigen, soweit erforderlich; ihr Vorsteuerabzug kann davon abhängen, dass der Lieferant am Tag der Transaktion registriert war. Sind frühere Rechnungen oder Erklärungen betroffen, stellen Sie beide BN/RT-Schreiben, Rechnungen, Gutschriften, Erklärungen und Zahlungsnachweise für die Hilfe bei der Unternehmensgründung zusammen. CRA: GST/HST Registry.

Überträgt die Kapitalgesellschaft Vermögen oder Verkaufserlöse unter dem Marktwert an einen Eigentümer, mit dem sie nicht im Fremdvergleich handelt, kann dieser Eigentümer gesamtschuldnerisch bis zur Höhe des Wertunterschieds haften, und zwar für die Körperschaftsteuer des Übertragungsjahres oder früherer Jahre beziehungsweise für die GST/HST des Übertragungszeitraums oder früherer Zeiträume. Regeln gegen Steuervermeidung können auch spätere Steuern erfassen. Die CRA kann diese Haftung bei Übertragungen jederzeit nach Abschnitt 160 des Income Tax Act oder Abschnitt 325 des Excise Tax Act festsetzen. Income Tax Act: Abschnitt 160; Excise Tax Act: Abschnitt 325.

Brauche ich ein RP-Konto, wenn ich mir Gehalt, Dividenden oder nichts auszahle?

Die Kapitalgesellschaft braucht ein Lohnabrechnungskonto, wenn sie als Arbeitgeber auftritt oder andere Beträge zahlt, für die die Lohnvorschriften gelten, darunter Gehalt an einen Eigentümer, der Arbeitnehmer ist. Registrieren Sie sich vor dem Fälligkeitstag der ersten Abführung, normalerweise am der 15. Tag des Monats nach Beginn der Einbehaltung, sofern die CRA keinen anderen Rhythmus zuweist. Ein nicht registrierter Arbeitgeber muss die Abzüge trotzdem rechtzeitig berechnen und abführen. Die Schritte zu Berechnung und Abführung finden Sie unter Lohnabrechnung durchführen. CRA: Registrierung für die Lohnabrechnung.

Direktoren, die im Zeitpunkt der Fälligkeit im Amt waren, können nach Abschnitt 323 des Excise Tax Act persönlich für nicht abgeführte Netto-GST/HST haften und nach Abschnitt 227.1 des Income Tax Act für versäumte Lohnsteuereinbehalte oder -abführungen, zuzüglich Zinsen und Zuschlägen. Die CRA muss die gesetzlichen Voraussetzungen eines erfolglosen Einzugs oder einer Insolvenz erfüllen; angemessene vorbeugende Sorgfalt ist ein Verteidigungsgrund. Die GST/HST-Festsetzung muss innerhalb von zwei Jahre nach dem Ausscheiden eines Direktors erfolgen; Maßnahmen zur Einziehung von Lohnabzügen müssen innerhalb derselben Frist beginnen. Excise Tax Act: Abschnitt 323; Income Tax Act: Abschnitt 227.1.

Direktoren in Québec können außerdem nach den Abschnitten 24.0.1 und 24.0.2 des Tax Administration Act für nicht abgeführte QST, Abzüge an der Quelle in Québec und Arbeitgeberbeiträge haften. Für nie einbehaltene Löhne ansässiger Arbeitnehmer beschränkt sich die Haftung für die Einkommensteuer von Québec in der Regel auf Zuschläge und Zinsen; für Beiträge zum QPP und QPIP gelten andere Regeln. Revenu Québec kann einen Direktor nicht später als zwei Jahre nach seinem letzten Ausscheiden aus dem Amt in Anspruch nehmen; angemessene Sorgfalt oder fehlende Kenntnis kann ein Verteidigungsgrund sein. Revenu Québec: Haftung für die Zahlung; Tax Administration Act von Québec.

Wie Sie zwischen Gehalt und Dividenden wählen, ist eine eigene Entscheidung. Siehe Gehalt oder Dividenden. Für die Lohnabrechnung in Québec kann außerdem eine Registrierung bei Revenu Québec nötig sein. CRA: Registrierung für die Lohnabrechnung.

Wie erhalte ich Zugang zu My Business Account und bevollmächtige meinen Buchhaltungsexperten?

Ein Direktor oder Amtsträger (Officer), der My Business Account nutzt, braucht ein CRA-Konto, die BN der Kapitalgesellschaft und eine mit dieser BN verknüpfte SIN. Fügen Sie in Ihrem CRA-Konto ein Business Account hinzu, wählen Sie eine bestehende BN und folgen Sie den Prüfschritten. Ist die SIN nicht verknüpft und haben Sie noch keine GST/HST- oder T2-Erklärung eingereicht, erlaubt die CRA die Verknüpfung online nur innerhalb von 28 Tage nach der BN-Registrierung. Andernfalls akzeptiert die CRA einen unterschriebenen Antrag über einen bevollmächtigten Vertreter oder per Post oder Fax. CRA: Zugang für Kapitalgesellschaften.

Kann ein Direktor oder Amtsträger My Business Account nutzen, kann er dort den Buchhaltungsexperten mit einer RepID, GroupID oder Unternehmensnummer bevollmächtigen. Hat niemand Zugang, kann ein Direktor, Amtsträger oder Bevollmächtigter Form AUT-01 für den Offline-Zugang unterschreiben und innerhalb von sechs Monate nach der Unterschrift einsenden. Nicht ansässige Direktoren und Amtsträger ohne SIN nutzen in der Regel diesen Weg und sollten sicherstellen, dass die CRA ihre aktuellen Angaben zu Ansässigkeit und Kontakt hat. Bestätigen Sie die vorgesehene Zugriffsstufe und den Umfang des Kontos. Zur weitergehenden Einrichtung siehe Gründung als Neuzugezogener oder Nichtansässiger. CRA: Bevollmächtigung für Kapitalgesellschaften; CRA: Form AUT-01.

Brauche ich eine BN, bevor ich ein Geschäftskonto für die Kapitalgesellschaft eröffne?

Die BN-Regeln der CRA enthalten keine Vorgabe für die Eröffnung eines Bankkontos. Fragen Sie das Finanzinstitut, welche Gründungs-, Identitäts- und Steuerkontounterlagen es für eine Kapitalgesellschaft verlangt. Bringen Sie die Gründungsurkunde und, falls vorhanden, die BN/RC-Bestätigung mit; gehen Sie nicht davon aus, dass ein Bankkonto eine RT- oder RP-Registrierung belegt. CRA: Zweck der BN; CRA: BN finden.

Welches gesonderte Konto und welche Unterlagen Sie vor dem ersten Verkauf einrichten sollten, steht unter Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter beauftragen.

Beispiel

Die Beträge sind Beispiele in kanadischen Dollar. Eine neue Kapitalgesellschaft in Ontario plant eine erste Rechnung über C$2.000 für gewöhnliche Dienstleistungen und keine Löhne. Durch die Gründung hat sie eine BN und eine RC, aber noch kein RT- oder RP-Konto eröffnet. Ist sie weiterhin ein kleiner Lieferant und hat sich nicht freiwillig registriert, kann sie diese Rechnung nach der allgemeinen Regel ohne GST/HST stellen. Der Eigentümer darf darauf keine persönliche RT-Nummer angeben.

Vor einer späteren Rechnung über C$3.000 entscheidet sich die Kapitalgesellschaft, sich freiwillig für die RT zu registrieren, mit einem Wirksamkeitsdatum nach ihrer ersten Rechnung. Ab diesem Datum verwendet sie die RT der Kapitalgesellschaft für steuerpflichtige Rechnungen. Plant sie später eine Gehaltszahlung von C$1.000, fügt sie die RP hinzu und bereitet die Lohnabzüge vor. Die Umsatzzahlen allein entscheiden nicht, ob sich eine andere Kapitalgesellschaft registrieren muss: Verbundene Unternehmen und Sonderregeln können den GST/HST-Test verändern.

Anders bei Ihnen?

• Sie sind unsicher, ab wann die GST/HST Pflicht wird, oder haben die Grenze schon überschritten: Siehe Wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.
• Sie verkaufen in einer Provinz mit eigener Verkaufssteuer: Siehe Provinzumsatzsteuer.
• Sie zahlen Löhne oder haben Abführungen von Lohnabzügen versäumt: Siehe Lohnabrechnung durchführen.
• Sie müssen entscheiden, wie Sie sich selbst bezahlen: Siehe Gehalt oder Dividenden.
• Ein Direktor ist neu zugezogen, nicht ansässig oder hat keine SIN: Siehe Gründung als Neuzugezogener oder Nichtansässiger.
• Die erste Einkommensteuererklärung der Kapitalgesellschaft ist fällig: Siehe Die Unternehmenssteuererklärung einreichen.
• Die Kapitalgesellschaft hat unter einer persönlichen RT abgerechnet, oder die Erklärungen zweier Rechtsträger sind vermischt: Stellen Sie Gründungsunterlagen, beide BN- und Kontoschreiben, Rechnungsdaten, Erklärungen und Zahlungen zusammen und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung, bevor Sie eingereichte Erklärungen ändern.