אחרי התאגדות בקנדה: חשבונות CRA ותיקון טעויות

יש לי תעודת התאגדות. אילו חשבונות CRA כבר יש לי?

התעודה מוכיחה שהחברה קיימת, אבל לא שכל חשבונות המס ב-CRA נפתחו. התאגדות פדרלית, והתאגדות באלברטה, קולומביה הבריטית, מניטובה, ניו ברנזוויק, נובה סקוטיה, אונטריו, האי פרינס אדוארד או ססקצ׳ואן, מקצות אוטומטית מספר עסק (BN) וחשבון מס הכנסה לחברות (RC). בפרובינציות ובטריטוריות האחרות צריך רישום נפרד ב-CRA לשניהם. CRA: חשבון מס הכנסה לחברות.

מספר חשבון מורכב מ-BN בן תשע ספרות, קוד תוכנית בן שתי אותיות ומספר סימוכין בן ארבע ספרות. BN או RC אינם פותחים חשבון RT או RP. בדקו מתי חובה לגבות GST/HST לפני שאתם מוציאים חשבונית: החובה הזו יכולה להתחיל לפני ש-CRA מסיימת לטפל בבקשת ה-RT. CRA: מספרי חשבונות תוכנית; CRA: מתי להירשם ולגבות.

האם ה-BN שבתעודה שלי הוא אותו מספר כמו מספר ה-GST/HST או המספר הפרובינציאלי שלי?

ה-BN של CRA הוא המזהה בן תשע הספרות של החברה, ומספר GST/HST הוא אותו BN בצירוף קוד חשבון RT ומספר סימוכין. מספר ברשם פרובינציאלי יכול להיות שונה: CRA מציינת במפורש שאי אפשר להשתמש ב-Ontario Business Identification Number או ב-Québec Enterprise Number במקום BN כשמוסיפים חשבון ב-CRA. CRA: חשבונות תוכנית; CRA: מספרים שכדאי לאסוף.

אם ה-BN חסר במסמכי ההתאגדות, בדקו את ההודעה או הפורטל של הרשם שבו התאגדתם, מכתבים מ-CRA ואישורי רישום ששמרתם. אפשר גם לחפש ברשם העסקים הציבורי הרלוונטי. אם עדיין אי אפשר למצוא אותו, בקשו מ-CRA לאתר את ה-BN הקיים. אל תיצרו BN נוסף לאותה חברה. CRA: מציאת BN קיים; CRA: BN אחד לכל ישות.

התאגדתי בפרובינציה. מתי אני צריך להירשם ב-CRA בנפרד?

אם התאגדתם בניופאונדלנד ולברדור, בטריטוריות הצפון-מערביות, בנונאווט, בקוויבק או ביוקון, רשמו את החברה ב-CRA כדי לקבל BN ו-RC. אם התאגדתם באחת הפרובינציות שמופיעות למעלה, קודם מצאו את ה-BN ואת ה-RC שכבר הוקצו, והוסיפו רק את חשבונות CRA האחרים שאתם צריכים. CRA: מתי מקבלים BN.

לרישום נפרד, הכינו את השם המשפטי, מספר תעודת ההתאגדות, תאריך ההתאגדות ותחום השיפוט. בדרך הרישום של CRA לעסק תושב משתמשים ב-Business Registration Online דרך חשבון CRA. אם אי אפשר לפתוח חשבון כי לא הגשתם דוחות מס בקנדה, שולחים טופס RC1 בדואר. עסקים שממוקמים פיזית בקוויבק נרשמים ל-GST/HST ומגישים אותו דרך Revenu Québec. ייתכן שיידרש גם רישום ל-QST ולניכויים במקור. CRA: מידע על RC; CRA: רישום תושבים; Revenu Québec: רישום.

RC הוא חשבון פדרלי. לחברה עם מוסד קבוע באלברטה או בקוויבק יכול להיות גם דוח מס חברות פרובינציאלי נפרד: AT1 או CO-17, בהתאמה. לשלב הזה ראו הגשת דוח החברה. אלברטה: מס חברות; Revenu Québec: CO-17.

לפני החשבונית הראשונה שלי, האם אני צריך חשבון RT?

במוצרים או בשירותים רגילים החייבים במס, חברה שאינה חייבת להירשם ולא נרשמה מרצון יכולה להוציא חשבונית בלי GST/HST. אספקות מסוימות של מקרקעין החייבות במס עשויות להיות חייבות במס גם בלי רישום. אל תשתמשו ב-RT האישי של הבעלים למכירה של החברה. אם חובה להירשם, גובים GST/HST מתאריך התחילה הרלוונטי, גם אם הבקשה עדיין לא הושלמה. חשבונית בלי מס אינה מבטלת את החבות. CRA: חריג הרישום מרצון; CRA: מתי להירשם ולגבות; CRA: מס שלא נגבה כשהיה חובה; CRA: החברה היא הנרשמת.

לרוב העסקים מגבלת הספק הקטן היא $30,000, אבל חריגים ותזמון המבחן חשובים. מפעילי מוניות ושיתוף נסיעות מסחרי חייבים להירשם מהנסיעה הראשונה החייבת במס, גם מתחת למגבלה. ספק קטן שמבצע אספקות החייבות במס יכול בדרך כלל להירשם מרצון, ועסק שמבצע רק אספקות פטורות ממס אינו יכול בדרך כלל. את המבחן המלא אפשר לראות במתי להירשם ל-GST/HST. CRA: כללי רישום; CRA: רישום מוניות.

איך מוסיפים GST/HST או שכר ל-BN של החברה?

משתמשים ב-BN הקיים של החברה כשרושמים חשבון RT או RP. בתהליך של CRA לעסק תושב, נכנסים לחשבון CRA ומשתמשים ב-Business Registration Online כדי להוסיף את חשבון התוכנית הנדרש. אם הדרך הזו אינה זמינה, CRA מציעה דרך של שליחת טופס RC1 בדואר. שמרו את מספר החשבון שהתקבל ואת האישור. CRA מוציאה מהדרך המקוונת הזו עסקים שכל בעליהם אינם תושבים. דירקטורים עם SIN זמני שמתחיל ב-9 חייבים לשלוח טופס RC1 בדואר כדי להירשם ל-GST/HST. CRA: רישום תושבים.

CRA מבקשת את הפרטים האלה כשרושמים את החשבונות הרלוונטיים. בדקו את תאריך התחילה של ה-RT בזמן הרישום. כשרישום חובה נובע מסיום מעמד הספק הקטן, מגישים בקשה בתוך 29 ימים אחרי האספקה הראשונה החייבת במס שבוצעה לאחר שחדלתם להיות ספק קטן. גובים מס מהתאריך הנדרש גם בזמן שהבקשה ממתינה. ודאו את מספר ה-RP לפני שמגיע מועד ההעברה הראשונה של ניכויי השכר. עסקים שממוקמים פיזית בקוויבק חייבים להשתמש ב-Revenu Québec לרישום ולהגשה של GST/HST, וכדאי שיבדקו את מסלולי ה-QST והניכויים במקור שלה. CRA: מידע לרישום; Excise Tax Act: בקשת רישום; CRA: מתי להירשם ולגבות; Revenu Québec: רישום.

האם החברה יכולה להמשיך להשתמש ב-BN או בחשבון RT הישנים שלי מהתקופה כעצמאי?

לא. עסק עצמאי וחברה הם ישויות משפטיות שונות. התאגדות של עסק קיים מקנה לחברה BN ו-RC חדשים, וחשבונות RT או RP ישנים אינם עוברים אליה. במעבר כזה, CRA מנחה להתקשר כדי לרשום RT או RP נדרשים על ה-BN החדש, ולרשום את ה-BN באותה שיחה אם ההתאגדות לא הקצתה אחד. סגרו את ה-BN הישן ואת החשבונות הישנים אם העסק העצמאי חדל לפעול. השאירו אותם פתוחים אם ממשיכה פעילות נפרדת. בעל העסק לשעבר נשאר אחראי אישית למס של העסק שלו. CRA: שינוי מעמד משפטי.

אם גם נכסי העסק עוברים, בעל העסק לשעבר והחברה יכולים לבחור יחד, בטופס GST44, בהעברת עסק כשירה. הבחירה יכולה לבטל GST/HST על רוב הנכסים שהועברו, אבל אינה מעבירה את חשבון ה-RT. אם החברה רשומה, היא מגישה את הטופס עד מועד הדוח הראשון שלו ל-GST/HST הכולל מס שהיה נוצר אחרת בהעברה. Excise Tax Act: סעיף 167; CRA: טופס GST44.

בהעברה בקוויבק, שני הצדדים ממלאים במקום זאת את טופס FP-2044-V מול Revenu Québec עבור GST/HST ו-QST. חברה רשומה מגישה אותו עד מועד הדוח הראשון שלו לתקופה שבה המס היה הופך לתשלום בהעברה. העברה כשירה של נכסים יכולה גם לדחות מס הכנסה אם בעל העסק מקבל מניות של החברה ושני הצדדים בוחרים בכך בטופס T2057 עד מועד ההגשה המוקדם ביותר של דוח מס הכנסה של אחד הצדדים לשנת ההעברה. למס הכנסה של קוויבק הם מגישים גם את טופס TP-518-V עד המאוחר מבין מועד ההגשה המוקדם ביותר הרלוונטי של דוח מס הכנסה והיום האחרון של החודש השני אחרי סוף שנת המס של הצד המאוחר. Revenu Québec: FP-2044-V; חוק מס המכירה של קוויבק: סעיף 75.1; Income Tax Act: סעיף 85; CRA: T2057; Revenu Québec: TP-518-V.

שמרו את התאריכים ואת הרישומים של המכירות של כל ישות. אל תכניסו מכירות של החברה לדוח ה-GST/HST של העצמאי רק כי שם העסק או הלקוחות נשארו אותו דבר. CRA רואה בחברה עצמה את הגורם שנרשם ל-GST/HST. CRA: רישום חובה ל-GST/HST.

הרישום שלי ל-GST/HST או קישור החשבון ב-CRA נכשלים באימות. מה כדאי לבדוק?

אם Business Registration Online דוחה בקשת RT, השוו את ה-BN ואת הפרטים המשפטיים של החברה לרישומי CRA. אם אי אפשר להשלים את הרישום המקוון, שלחו טופס RC1 בדואר. אם חיפוש ב-GST/HST Registry נכשל, הזינו רק את תשע הספרות הראשונות של ה-RT, את שם הספק כפי שנמסר ל-CRA ואת תאריך החשבונית. אם הוא עדיין נכשל, פנו ל-CRA. ה-Registry בודק את מעמד הספק, ולא בקשת RT. CRA: רישום תושבים; CRA: GST/HST Registry.

לגישה ל-My Business Account, בדקו אם הדירקטור או נושא המשרה מופיעים נכון ברשם שבו התאגדתם וברישומי CRA, ואם ה-SIN שלהם מקושר ל-BN של החברה. CRA מציינת ששינויים ברשם באים קודם, ובהתאם לרשם ולמידע שהשתנה צריך אחר כך להעביר מסמכים תומכים ל-CRA. אם אי אפשר למצוא את ה-BN או את החשבון, או שהפרטים עדיין נכשלים באימות, פנו ל-CRA עם התעודה והודעות החשבון, ואל תרשמו ישות כפולה. CRA: גישה ועדכונים לחברה; CRA: מציאת BN קיים.

החברה שלי הוציאה חשבוניות עם מספר ה-RT האישי שלי. מה צריך לתקן?

אל תכתבו את ה-RT האישי של הבעלים בחשבונית נוספת של החברה. ודאו אם לחברה יש RT משלה. אם היא צריכה אחד, רשמו אותו תחת ה-BN של החברה ובדקו את תאריך התחילה. לגבי חשבוניות קודמות, רשמו את התאריכים, שמות הספקים, המס שנגבה והתשלומים. CRA: שינוי מעמד משפטי; CRA: תאריך תחילת הרישום.

שאלו את CRA איך להתאים GST/HST שכבר דווח בחשבון האישי, לפני שאתם מתייחסים אליו כאל מס ששילמה החברה. תנו ללקוחות מסמכים מתוקנים שמראים את הספק בפועל ואת מספר ה-RT התקף שלו, כשנדרש. זיכוי מס התשומות שלהם עשוי להיות תלוי בכך שהספק היה רשום בתאריך העסקה. אם מעורבים חשבוניות או דוחות קודמים, אספו את הודעות ה-BN וה-RT של שני הצדדים, חשבוניות, זיכויים, דוחות ורישומי תשלום עבור עזרה בהקמת עסק. CRA: GST/HST Registry.

אם החברה מעבירה נכס או תמורת מכירה לבעלים שהוא צד קשור (non-arm's-length) בפחות משווי הוגן, אותו בעלים יכול להיות אחראי ביחד עם החברה, עד גובה הפער בשווי, למס הכנסה של החברה משנת ההעברה או קודם לכן, או ל-GST/HST מתקופת ההעברה או קודם לכן. כללים נגד הימנעות ממס יכולים להגיע גם למס מאוחר יותר. CRA רשאית לקבוע את האחריות הזו בכל עת לפי סעיף 160 של Income Tax Act או סעיף 325 של Excise Tax Act. Income Tax Act: סעיף 160; Excise Tax Act: סעיף 325.

האם אני צריך חשבון RP אם אני משלם לעצמי משכורת, דיבידנדים או כלום?

החברה צריכה חשבון שכר כשהיא פועלת כמעסיקה או משלמת סכומים אחרים החלים עליהם כללי השכר, כולל משכורת לבעלים שהוא עובד. נרשמים לפני מועד ההעברה הראשונה, בדרך כלל ב-היום ה-15 בחודש שאחרי תחילת הניכוי, אלא אם CRA מקצה תדירות אחרת. מעסיק שלא נרשם עדיין חייב לחשב ולהעביר ניכויים בזמן. את שלבי החישוב וההעברה אפשר לראות בהפעלת שכר. CRA: רישום לשכר.

דירקטורים שכיהנו כשהתשלום היה צריך להיות משולם יכולים להיות אחראים אישית ל-GST/HST נטו שלא הועבר לפי סעיף 323 של Excise Tax Act, ולניכוי או להעברה של שכר שלא בוצעו לפי סעיף 227.1 של Income Tax Act, בתוספת ריבית וקנסות. CRA חייבת לעמוד בתנאים הקבועים בחוק של כישלון בגבייה או חדלות פירעון. שקידה סבירה שמונעת את הבעיה היא הגנה. שומה בגין GST/HST חייבת להיקבע בתוך שנתיים אחרי שדירקטור עוזב. פעולת גבייה של חוב שכר חייבת להתחיל באותה תקופה. Excise Tax Act: סעיף 323; Income Tax Act: סעיף 227.1.

גם דירקטורים בקוויבק יכולים להיות אחראים לפי סעיפים 24.0.1 ו-24.0.2 של Tax Administration Act ל-QST שלא הועבר, לניכויים במקור בקוויבק ולהפרשות מעסיק. בשכר של תושבים שלא נוכה מעולם, האחריות למס הכנסה של קוויבק מוגבלת בדרך כלל לקנסות ולריבית. להפרשות ל-QPP ול-QPIP יש כללים אחרים. Revenu Québec אינה יכולה להוציא שומה לדירקטור יותר מ-שנתיים אחרי שהפסיק לכהן לאחרונה. שקידה סבירה או חוסר ידיעה יכולים להיות הגנה. Revenu Québec: אחריות לתשלום; Québec Tax Administration Act.

הבחירה בין משכורת לדיבידנדים היא החלטה נפרדת. ראו משכורת או דיבידנדים. שכר בקוויבק עשוי לדרוש גם רישום ב-Revenu Québec. CRA: רישום לשכר.

איך מקבלים גישה ל-My Business Account ומסמיכים את רואה החשבון שלי?

דירקטור או נושא משרה שמשתמש ב-My Business Account צריך חשבון CRA, את ה-BN של החברה ו-SIN שמקושר ל-BN הזה. בחשבון ה-CRA מוסיפים Business Account, בוחרים BN קיים ופועלים לפי שלבי האימות. אם ה-SIN אינו מקושר ולא הגשתם דוח GST/HST או T2, CRA מאפשרת קישור מקוון רק בתוך 28 ימים אחרי רישום ה-BN. אחרת, CRA מקבלת בקשה חתומה דרך נציג מורשה, בדואר או בפקס. CRA: גישה לחברה.

אם דירקטור או נושא משרה יכולים להשתמש ב-My Business Account, הם יכולים להסמיך שם את רואה החשבון באמצעות RepID, GroupID או מספר עסק. אם אף אחד מהם אינו יכול לגשת, דירקטור, נושא משרה או גורם מוסמך שהואצלה לו הסמכות יכול לחתום על טופס AUT-01 לגישה לא מקוונת ולשלוח אותו בתוך שישה חודשים מהחתימה. דירקטורים ונושאי משרה שאינם תושבים וללא SIN משתמשים בדרך כלל במסלול הזה, וכדאי שיוודאו ש-CRA מחזיקה את פרטי התושבות והקשר העדכניים שלהם. ודאו את רמת הגישה המיועדת ואת היקף החשבון. להקמה רחבה יותר שלהם ראו התאגדות כעולה חדש או כתושב חוץ. CRA: הרשאה לחברה; CRA: טופס AUT-01.

האם אני צריך BN לפני שפותחים חשבון בנק לחברה?

כללי ה-BN של CRA אינם קובעים דרישה לפתיחת חשבון בנק. שאלו את המוסד הפיננסי אילו מסמכי התאגדות, זהות וחשבונות מס הוא דורש מחברה. הביאו את התעודה ואת אישור ה-BN/RC אם יש. אל תניחו שחשבון בנק מוכיח רישום ל-RT או ל-RP. CRA: מטרת ה-BN; CRA: מציאת ה-BN.

איזה חשבון נפרד ואילו רישומים להקים לפני המכירה הראשונה, ראו הנהלת חשבונות עצמית או העסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות.

דוגמה

הסכומים להמחשה בדולרים קנדיים. חברה חדשה באונטריו מתכננת חשבונית ראשונה של C$2,000 על שירותים רגילים, וללא שכר. ההתאגדות העניקה לה BN ו-RC, אבל היא לא פתחה RT או RP. אם היא עדיין ספק קטן ולא נרשמה מרצון, היא יכולה להוציא את החשבונית בלי GST/HST לפי הכלל הכללי. הבעלים אינו רשאי לכתוב בה מספר RT אישי.

לפני חשבונית מאוחרת יותר של C$3,000, החברה בוחרת להירשם מרצון ל-RT עם תאריך תחילה אחרי החשבונית הראשונה. היא משתמשת ב-RT של החברה בחשבוניות החייבות במס מאותו תאריך. כשהיא מתכננת מאוחר יותר תשלום משכורת של C$1,000, היא מוסיפה RP ומכינה את ניכויי השכר. נתוני המכירות לבדם אינם קובעים אם חברה אחרת חייבת להירשם: עסקים קשורים וכללים מיוחדים יכולים לשנות את מבחן ה-GST/HST.

שונה אצלכם?

• אתם לא בטוחים מתי רישום ל-GST/HST הופך לחובה, או שכבר חציתם את המגבלה: ראו מתי להירשם ל-GST/HST.
• אתם מוכרים בפרובינציה עם מס מכירה משלה: ראו מס מכירה פרובינציאלי.
• אתם משלמים שכר או החמצתם העברות של ניכויי שכר: ראו הפעלת שכר.
• אתם צריכים להחליט איך לשלם לעצמכם: ראו משכורת או דיבידנדים.
• דירקטור הוא עולה חדש או תושב חוץ, או שאין לו SIN: ראו התאגדות כעולה חדש או כתושב חוץ.
• הגיע מועד הגשת דוח מס ההכנסה הראשון של החברה: ראו הגשת דוח החברה.
• החברה הוציאה חשבוניות עם RT אישי, או שדוחות של שתי ישויות התערבבו: אספו את מסמכי ההתאגדות, את הודעות ה-BN והחשבונות של שני הצדדים, תאריכי חשבוניות, דוחות ותשלומים, ואז פנו לעזרה בהקמת עסק לפני שתשנו דוחות שכבר הוגשו.