Après la constitution en société au Canada : comptes de l'ARC

J'ai un certificat de constitution. Quels comptes de l'ARC ai-je déjà?

Un certificat montre que la société existe; il ne montre pas que chaque compte fiscal de l'ARC est ouvert. La constitution fédérale et la constitution en Alberta, en Colombie-Britannique, au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, en Nouvelle-Écosse, en Ontario, à l'Île-du-Prince-Édouard ou en Saskatchewan donnent automatiquement un numéro d'entreprise (NE) et un compte d'impôt sur le revenu des sociétés (RC). Les autres provinces et territoires exigent une inscription distincte auprès de l'ARC pour les deux. ARC : compte d'impôt sur le revenu des sociétés.

Un numéro de compte combine le NE de neuf chiffres, un code de programme de deux lettres et un numéro de référence de quatre chiffres. Un NE ou un compte RC ne donne pas automatiquement de compte RT ni RP. Avant de facturer, vérifiez à quel moment la TPS/TVH devient percevable : cette obligation peut commencer avant que l'ARC termine le traitement de la demande de compte RT. ARC : numéros de compte de programme; ARC : quand s'inscrire et percevoir la taxe.

Le NE de mon certificat est-il le même que mon numéro de TPS/TVH ou mon numéro provincial?

Le NE de l'ARC est l'identifiant à neuf chiffres de la société, tandis qu'un numéro de TPS/TVH est ce NE suivi d'un code de compte RT et d'un numéro de référence. Un numéro du registre provincial peut être différent : l'ARC précise qu'un numéro d'identification d'entreprise de l'Ontario ou un numéro d'entreprise du Québec (NEQ) ne peut pas remplacer un NE pour ajouter un compte de l'ARC. ARC : comptes de programme; ARC : numéros à rassembler.

Si le NE ne figure pas dans vos documents de constitution, consultez le message ou le portail du registre qui a constitué la société, les lettres de l'ARC et les confirmations d'inscription que vous avez conservées. Vous pouvez aussi faire une recherche dans le registre public des entreprises concerné. Si vous ne le trouvez toujours pas, demandez à l'ARC de retrouver le NE existant; ne créez pas un autre NE pour la même société. ARC : retrouver un NE existant; ARC : un seul NE par entité.

J'ai constitué ma société dans une province. Quand dois-je m'inscrire séparément auprès de l'ARC?

Si vous avez constitué la société à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Nunavut, au Québec ou au Yukon, inscrivez-la auprès de l'ARC pour obtenir un NE et un compte RC. Si vous l'avez constituée dans l'une des provinces indiquées plus haut, trouvez d'abord le NE et le compte RC déjà attribués; ajoutez seulement les autres comptes de l'ARC dont vous avez besoin. ARC : quand vous recevez un NE.

Pour une inscription distincte, ayez en main la dénomination sociale, le numéro du certificat de constitution, la date de constitution et le territoire de compétence. Pour une entreprise résidente, l'inscription se fait avec le service Inscription d'entreprise en ligne de l'ARC, à partir d'un compte de l'ARC. Si vous ne pouvez pas créer de compte parce que vous n'avez pas produit de déclaration de revenus au Canada, envoyez le formulaire RC1 par la poste. Les entreprises situées au Québec s'inscrivent à la TPS/TVH et produisent leurs déclarations auprès de Revenu Québec; l'inscription à la TVQ et aux retenues à la source peut aussi s'appliquer. ARC : renseignements sur le compte RC; ARC : inscription d'un résident; Revenu Québec : inscription.

Le compte RC est un compte fédéral. Une société qui a un établissement en Alberta ou au Québec peut aussi avoir une déclaration d'impôt provinciale distincte : AT1 ou CO-17, respectivement. Consultez produire la déclaration de votre société pour cette étape. Alberta : impôt des sociétés; Revenu Québec : CO-17.

Ai-je besoin d'un compte RT avant ma première facture?

Pour des biens ou services taxables ordinaires, une société qui n'est pas tenue de s'inscrire et qui ne s'est pas inscrite volontairement peut facturer sans TPS/TVH. Certaines fournitures taxables de biens immeubles peuvent quand même entraîner de la taxe sans inscription. N'utilisez pas le compte RT personnel du propriétaire pour une vente de la société. Si l'inscription est obligatoire, percevez la TPS/TVH à compter de la date d'entrée en vigueur applicable, même si la demande est incomplète; une facture sans taxe n'élimine pas cette responsabilité. ARC : exception pour l'inscription volontaire; ARC : quand s'inscrire et percevoir la taxe; ARC : taxe non perçue alors qu'elle était exigée; ARC : la société est l'inscrit.

Pour la plupart des entreprises, le seuil de petit fournisseur est de 30 000 $, mais les exceptions et le moment du critère comptent. Les exploitants de taxi et de covoiturage commercial doivent s'inscrire dès leur première course taxable, même sous le seuil. Un petit fournisseur qui fait des fournitures taxables peut généralement s'inscrire volontairement; une entreprise qui ne fait que des fournitures exonérées ne le peut généralement pas. Consultez quand s'inscrire à la TPS/TVH pour le critère complet. ARC : règles d'inscription; ARC : inscription des exploitants de taxi.

Comment ajouter la TPS/TVH ou la paie au NE de la société?

Utilisez le NE existant de la société pour inscrire un compte RT ou RP. Dans le processus de l'ARC pour les entreprises résidentes, ouvrez une session dans votre compte de l'ARC et utilisez Inscription d'entreprise en ligne pour ajouter le compte de programme nécessaire; si cette voie n'est pas offerte, l'ARC prévoit l'envoi du formulaire RC1 par la poste. Conservez le numéro de compte obtenu et la confirmation. L'ARC exclut de cette voie en ligne les entreprises dont les propriétaires sont tous non-résidents; les administrateurs qui ont un numéro d'assurance sociale (NAS) temporaire commençant par 9 doivent envoyer le formulaire RC1 par la poste pour s'inscrire à la TPS/TVH. ARC : inscription d'un résident.

L'ARC demande ces renseignements lors de l'inscription aux comptes en question. Vérifiez la date d'entrée en vigueur du compte RT au moment de l'inscription. Lorsque l'inscription obligatoire découle de la fin du statut de petit fournisseur, faites votre demande dans les 29 jours qui suivent la première fourniture taxable faite après avoir cessé d'être un petit fournisseur; percevez la taxe à partir de la date exigée, même pendant le traitement de la demande. Confirmez le numéro RP avant la date de la première remise de retenues sur la paie. Les entreprises situées au Québec doivent s'adresser à Revenu Québec pour l'inscription et la production des déclarations de TPS/TVH, et vérifier ses voies pour la TVQ et les retenues à la source. ARC : renseignements d'inscription; Loi sur la taxe d'accise : demande d'inscription; ARC : quand s'inscrire et percevoir la taxe; Revenu Québec : inscription.

La société peut-elle garder mon ancien NE ou mon ancien compte RT d'entrepreneur individuel?

Non. Une entreprise individuelle et une société sont des entités juridiques distinctes. La constitution en société d'une entreprise existante donne à la société un nouveau NE et un nouveau compte RC; les anciens comptes RT ou RP ne lui sont pas transférés. Pour ce changement, l'ARC vous demande de téléphoner pour inscrire les comptes RT ou RP nécessaires sous le nouveau NE et, si la constitution n'en a pas donné, d'inscrire le NE pendant le même appel. Fermez l'ancien NE et les anciens comptes si l'entreprise individuelle a cessé ses activités; conservez-les pour toute activité distincte qui se poursuit. L'ancien propriétaire demeure personnellement responsable de l'impôt de sa propre entreprise. ARC : changement de forme juridique.

Si des actifs de l'entreprise sont aussi transférés, l'ancien propriétaire et la société peuvent faire conjointement le choix du formulaire GST44 pour un transfert d'entreprise admissible; il peut éliminer la TPS/TVH sur la plupart des actifs transférés, mais ne transfère jamais le compte RT. Si elle est inscrite, la société le produit au plus tard la date d'échéance de sa première déclaration de TPS/TVH portant sur la taxe qui serait autrement exigible lors du transfert. Loi sur la taxe d'accise : article 167; ARC : formulaire GST44.

Pour un transfert au Québec, les deux parties remplissent plutôt le formulaire FP-2044-V auprès de Revenu Québec pour la TPS/TVH et la TVQ; une société inscrite le produit au plus tard la date d'échéance de sa première déclaration pour la période où la taxe deviendrait autrement exigible lors du transfert. Un transfert d'actifs admissible peut aussi reporter l'impôt sur le revenu si le propriétaire reçoit des actions de la société et que les deux parties font le choix au moyen du formulaire T2057 au plus tard la plus hâtive des dates limites de production de la déclaration de revenus de l'une ou l'autre des parties pour l'année du transfert. Pour l'impôt sur le revenu du Québec, elles produisent aussi le formulaire TP-518-V au plus tard la plus tardive des dates suivantes : la plus hâtive des dates limites pertinentes de production de la déclaration de revenus, ou le dernier jour du deuxième mois suivant la fin de l'année d'imposition de la partie dont l'année se termine en dernier. Revenu Québec : FP-2044-V; Loi québécoise sur les taxes de vente : article 75.1; Loi de l'impôt sur le revenu : article 85; ARC : T2057; Revenu Québec : TP-518-V.

Conservez les dates et les registres des ventes faites par chaque entité. Ne mettez pas les ventes de la société dans la déclaration de TPS/TVH de l'entrepreneur individuel simplement parce que le nom commercial ou les clients sont restés les mêmes. L'ARC considère la personne morale comme la personne qui s'inscrit à la TPS/TVH. ARC : inscription obligatoire à la TPS/TVH.

Mon inscription à la TPS/TVH ou le lien avec mon compte de l'ARC échoue à la validation. Que dois-je vérifier?

Si le service Inscription d'entreprise en ligne rejette une demande de compte RT, comparez le NE et les renseignements juridiques de la société avec les dossiers de l'ARC; envoyez le formulaire RC1 par la poste si l'inscription en ligne ne peut pas être menée à terme. Si une recherche dans le Registre de la TPS/TVH échoue, saisissez seulement les neuf premiers chiffres du numéro RT, le nom du fournisseur donné à l'ARC et la date de la facture; communiquez avec l'ARC si la recherche échoue encore. Le Registre vérifie le statut d'un fournisseur, et non une demande de compte RT. ARC : inscription d'un résident; ARC : Registre de la TPS/TVH.

Pour accéder à Mon dossier d'entreprise, vérifiez si l'administrateur ou le dirigeant figure correctement dans le registre qui a constitué la société et dans les dossiers de l'ARC, et si son NAS est lié au NE de la société. L'ARC indique que les changements au registre viennent en premier; selon le registre et les renseignements modifiés, les pièces justificatives doivent ensuite être envoyées à l'ARC. Si le NE ou le compte est introuvable, ou si les renseignements échouent encore à la validation, communiquez avec l'ARC en fournissant le certificat et les avis de compte plutôt que d'inscrire une entité en double. ARC : accès et mises à jour pour les sociétés; ARC : retrouver un NE existant.

Ma société a facturé avec mon numéro RT personnel. Que dois-je corriger?

Ne mettez pas le numéro RT personnel du propriétaire sur une autre facture de la société. Vérifiez si la société a son propre compte RT; si elle en a besoin d'un, inscrivez-la sous son NE et vérifiez la date d'entrée en vigueur. Pour les factures passées, dressez la liste des dates, des noms des fournisseurs, de la taxe facturée et des paiements. ARC : changement de forme juridique; ARC : date d'entrée en vigueur de l'inscription.

Demandez à l'ARC comment rapprocher la TPS/TVH déjà déclarée dans le compte personnel avant de la considérer comme payée par la société. Remettez aux clients des documents corrigés qui indiquent le véritable fournisseur et son numéro RT valide lorsque c'est exigé; leur crédit de taxe sur les intrants peut dépendre du fait que le fournisseur était inscrit à la date de l'opération. Si des factures ou des déclarations passées sont en cause, rassemblez les avis de NE et de compte RT des deux entités, les factures, les crédits, les déclarations et les registres de paiement pour obtenir de l'aide à la création d'entreprise. ARC : Registre de la TPS/TVH.

Si la société transfère des biens ou le produit d'une vente à un propriétaire avec lequel elle a un lien de dépendance, pour moins que la juste valeur, ce propriétaire peut être solidairement responsable, jusqu'à concurrence de l'écart de valeur, de l'impôt des sociétés de l'année du transfert ou d'une année antérieure, ou de la TPS/TVH de la période du transfert ou d'une période antérieure. Les règles anti-évitement peuvent viser une taxe ou un impôt ultérieur. L'ARC peut établir cette responsabilité liée au transfert en tout temps en vertu de l'article 160 de la Loi de l'impôt sur le revenu ou de l'article 325 de la Loi sur la taxe d'accise. Loi de l'impôt sur le revenu : article 160; Loi sur la taxe d'accise : article 325.

Ai-je besoin d'un compte RP si je me verse un salaire, des dividendes ou rien?

La société a besoin d'un compte de paie lorsqu'elle agit comme employeur ou verse d'autres sommes assujetties aux règles de la paie, y compris un salaire à un propriétaire qui est un employé. Inscrivez-vous avant la date de la première remise, normalement le le 15e jour du mois qui suit le début des retenues, à moins que l'ARC n'attribue une autre fréquence. Un employeur non inscrit doit quand même calculer et remettre les retenues à temps. Consultez faire la paie pour les étapes de calcul et de remise. ARC : inscription à la paie.

Les administrateurs en poste à la date d'échéance du paiement peuvent être personnellement responsables de la TPS/TVH nette non remise en vertu de l'article 323 de la Loi sur la taxe d'accise, et des retenues sur la paie non effectuées ou non remises en vertu de l'article 227.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu, plus les intérêts et les pénalités. L'ARC doit remplir les conditions prévues par la loi, soit l'échec du recouvrement ou l'insolvabilité; une diligence raisonnable préventive constitue un moyen de défense. La cotisation de TPS/TVH doit être établie dans les deux ans qui suivent le départ d'un administrateur; l'action en recouvrement des retenues sur la paie doit être intentée dans le même délai. Loi sur la taxe d'accise : article 323; Loi de l'impôt sur le revenu : article 227.1.

Les administrateurs d'une société du Québec peuvent aussi être responsables en vertu des articles 24.0.1 et 24.0.2 de la Loi sur l'administration fiscale de la TVQ non remise, des retenues à la source du Québec et des cotisations de l'employeur non remises. Pour les salaires de résidents qui n'ont jamais fait l'objet de retenues, la responsabilité à l'égard de l'impôt sur le revenu du Québec se limite généralement aux pénalités et aux intérêts; les cotisations au RRQ et au RQAP suivent des règles différentes. Revenu Québec ne peut pas établir de cotisation à un administrateur plus de deux ans après la dernière date à laquelle il a cessé d'exercer ses fonctions; la diligence raisonnable ou l'absence de connaissance peut constituer un moyen de défense. Revenu Québec : responsabilité du paiement; Loi sur l'administration fiscale du Québec.

Choisir entre salaire et dividendes est une décision distincte. Consultez salaire ou dividendes. La paie au Québec peut aussi exiger une inscription auprès de Revenu Québec. ARC : inscription à la paie.

Comment obtenir l'accès à Mon dossier d'entreprise et autoriser mon comptable?

Un administrateur ou un dirigeant qui utilise Mon dossier d'entreprise a besoin d'un compte de l'ARC, du NE de la société et d'un NAS lié à ce NE. Dans le compte de l'ARC, ajoutez un dossier d'entreprise, choisissez un NE existant et suivez les étapes de validation. Si le NAS n'est pas lié et que vous n'avez pas produit de déclaration de TPS/TVH ni de déclaration T2, l'ARC n'autorise le lien en ligne que dans les 28 jours qui suivent l'inscription du NE. Autrement, l'ARC accepte une demande signée présentée par l'entremise d'un représentant autorisé, ou par la poste ou par télécopieur. ARC : accès pour les sociétés.

Si un administrateur ou un dirigeant peut utiliser Mon dossier d'entreprise, il peut y autoriser le comptable au moyen d'un RepID, d'un GroupID ou d'un numéro d'entreprise. Si aucun d'eux n'y a accès, un administrateur, un dirigeant ou une autorité déléguée peut signer le formulaire AUT-01 pour un accès hors ligne et l'envoyer dans les six mois qui suivent la signature. Les administrateurs et dirigeants non-résidents sans NAS utilisent généralement cette voie et devraient s'assurer que l'ARC a leurs renseignements à jour sur la résidence et les coordonnées. Confirmez le niveau d'accès voulu et l'étendue des comptes. Consultez constituer une société en tant que nouvel arrivant ou non-résident pour leur mise en place plus générale. ARC : autorisation pour les sociétés; ARC : formulaire AUT-01.

Ai-je besoin d'un NE avant d'ouvrir un compte bancaire pour la société?

Les règles de l'ARC sur le NE n'imposent aucune exigence pour l'ouverture d'un compte bancaire. Demandez à l'institution financière quels documents de constitution, d'identité et de compte fiscal elle exige d'une société. Apportez le certificat et la confirmation du NE et du compte RC si vous les avez; ne présumez pas qu'un compte bancaire prouve l'inscription aux comptes RT ou RP. ARC : raison d'être du NE; ARC : retrouver le NE.

Pour savoir quel compte distinct et quels registres mettre en place avant la première vente, consultez faire sa propre tenue de livres ou embaucher un spécialiste.

Exemple

Les montants illustratifs sont en dollars canadiens. Une nouvelle société de l'Ontario prévoit une première facture de 2 000 $ CA pour des services ordinaires et aucun salaire. Sa constitution lui donne un NE et un compte RC, mais elle n'a pas ouvert de compte RT ni RP. Si elle est encore un petit fournisseur et ne s'est pas inscrite volontairement, elle peut émettre cette facture sans TPS/TVH selon la règle générale. Le propriétaire ne doit pas y mettre son numéro RT personnel.

Avant une facture ultérieure de 3 000 $ CA, la société choisit de s'inscrire volontairement à un compte RT dont la date d'entrée en vigueur est postérieure à sa première facture. Elle utilise le compte RT de la société pour les factures taxables à compter de cette date. Lorsqu'elle prévoit plus tard un salaire de 1 000 $ CA, elle ajoute un compte RP et prépare les retenues sur la paie. Les seuls chiffres de ventes ne déterminent pas si une autre société doit s'inscrire : les entreprises associées et des règles particulières peuvent modifier le critère de la TPS/TVH.

Votre situation est différente?

• Vous ne savez pas quand la TPS/TVH devient obligatoire ou vous avez déjà franchi le seuil : consultez quand s'inscrire à la TPS/TVH.
• Vous vendez dans une province qui a sa propre taxe de vente : consultez taxe de vente provinciale.
• Vous versez des salaires ou vous avez manqué des remises de retenues sur la paie : consultez faire la paie.
• Vous devez décider comment vous payer : consultez salaire ou dividendes.
• Un administrateur est un nouvel arrivant ou un non-résident, ou n'a pas de NAS : consultez constituer une société en tant que nouvel arrivant ou non-résident.
• La première déclaration de revenus de la société est à produire : consultez produire la déclaration de votre société.
• La société a facturé avec un numéro RT personnel, ou les déclarations de deux entités sont mélangées : rassemblez les documents de constitution, les avis de NE et de compte des deux entités, les dates des factures, les déclarations et les paiements, puis demandez de l'aide à la création d'entreprise avant de modifier des déclarations déjà produites.