Sau khi lập công ty tại Canada: tài khoản CRA và cách sửa lỗi

Tôi có giấy chứng nhận thành lập. Tôi đã có những tài khoản CRA nào?

Giấy chứng nhận cho thấy công ty tồn tại; giấy này không cho thấy mọi tài khoản thuế của CRA đã được mở. Thành lập ở cấp liên bang và thành lập tại Alberta, British Columbia, Manitoba, New Brunswick, Nova Scotia, Ontario, Prince Edward Island hoặc Saskatchewan sẽ tự động cấp mã số doanh nghiệp (BN) và tài khoản thuế thu nhập công ty (RC). Các tỉnh bang và vùng lãnh thổ khác yêu cầu đăng ký riêng với CRA cho cả hai. CRA: tài khoản thuế thu nhập công ty.

Số tài khoản gồm BN chín chữ số, mã chương trình hai chữ cái và số tham chiếu bốn chữ số. BN hoặc RC không mở tài khoản RT hay RP. Hãy kiểm tra khi nào GST/HST phải được thu trước khi xuất hóa đơn: nghĩa vụ đó có thể bắt đầu trước khi CRA hoàn tất đơn đăng ký RT. CRA: số tài khoản chương trình; CRA: khi nào đăng ký và thu thuế.

BN trên giấy chứng nhận của tôi có giống mã GST/HST hoặc mã số của tỉnh bang không?

BN của CRA là mã định danh chín chữ số của công ty, còn mã GST/HST là BN đó cộng với mã tài khoản RT và số tham chiếu. Mã số trong sổ đăng ký của tỉnh bang có thể khác: CRA nêu rõ rằng Ontario Business Identification Number hay Québec Enterprise Number không thể dùng thay BN khi thêm tài khoản CRA. CRA: tài khoản chương trình; CRA: các mã số cần chuẩn bị.

Nếu thiếu BN trong hồ sơ thành lập, hãy kiểm tra thông báo hoặc cổng của cơ quan đăng ký nơi bạn thành lập, thư của CRA và các xác nhận đăng ký đã lưu. Bạn cũng có thể tra cứu sổ đăng ký doanh nghiệp công khai liên quan. Nếu vẫn không tìm được, hãy nhờ CRA tìm BN hiện có; đừng tạo BN khác cho cùng một công ty. CRA: tìm BN hiện có; CRA: một BN cho mỗi pháp nhân.

Tôi thành lập công ty ở cấp tỉnh bang. Khi nào tôi phải đăng ký riêng với CRA?

Nếu bạn thành lập tại Newfoundland and Labrador, Northwest Territories, Nunavut, Québec hoặc Yukon, hãy đăng ký công ty với CRA để có BN và RC. Nếu bạn thành lập tại một trong các tỉnh bang nêu trên, trước tiên hãy tìm BN và RC đã được cấp; chỉ thêm các tài khoản CRA khác mà bạn cần. CRA: khi nào bạn nhận BN.

Khi đăng ký riêng, hãy chuẩn bị sẵn tên pháp lý, số giấy chứng nhận thành lập, ngày thành lập và nơi thành lập. Với doanh nghiệp cư trú, CRA dùng Business Registration Online qua tài khoản CRA. Nếu bạn không tạo được tài khoản vì chưa nộp thuế tại Canada, hãy gửi Form RC1 qua đường bưu điện. Doanh nghiệp đặt tại Québec đăng ký và nộp GST/HST với Revenu Québec; cũng có thể phải đăng ký QST và khấu trừ tại nguồn. CRA: thông tin về RC; CRA: đăng ký dành cho người cư trú; Revenu Québec: đăng ký.

RC là tài khoản liên bang. Công ty có cơ sở tại Alberta hoặc Québec cũng có thể có tờ khai thuế công ty cấp tỉnh bang riêng: lần lượt là AT1 hoặc CO-17. Xem Nộp tờ khai thuế công ty về bước đó. Alberta: thuế công ty; Revenu Québec: CO-17.

Trước hóa đơn đầu tiên, tôi có cần tài khoản RT không?

Với hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế thông thường, công ty không bắt buộc phải đăng ký và chưa đăng ký tự nguyện có thể xuất hóa đơn không có GST/HST. Một số giao dịch cung cấp bất động sản chịu thuế vẫn có thể bị tính thuế dù chưa đăng ký. Đừng dùng RT cá nhân của chủ sở hữu cho giao dịch bán của công ty. Nếu bắt buộc phải đăng ký, hãy thu GST/HST từ ngày có hiệu lực áp dụng, ngay cả khi đơn chưa hoàn tất; hóa đơn không có thuế không xóa nghĩa vụ đó. CRA: ngoại lệ đăng ký tự nguyện; CRA: khi nào đăng ký và thu thuế; CRA: thuế không thu khi bắt buộc; CRA: công ty là bên đăng ký.

Với hầu hết doanh nghiệp, mức người cung cấp nhỏ là $30.000, nhưng các ngoại lệ và thời điểm của phép kiểm tra rất quan trọng. Người điều hành taxi và chia sẻ chuyến đi thương mại phải đăng ký từ chuyến chở khách chịu thuế đầu tiên, kể cả khi dưới mức giới hạn. Người cung cấp nhỏ có các giao dịch cung cấp chịu thuế thường có thể đăng ký tự nguyện; doanh nghiệp chỉ có giao dịch cung cấp được miễn thuế thường không thể đăng ký. Xem Khi nào phải đăng ký GST/HST để biết đầy đủ phép kiểm tra. CRA: quy tắc đăng ký; CRA: đăng ký cho taxi.

Làm sao thêm GST/HST hoặc thuế lương vào BN của công ty?

Hãy dùng BN hiện có của công ty khi đăng ký tài khoản RT hoặc RP. Trong quy trình của CRA dành cho doanh nghiệp cư trú, hãy đăng nhập tài khoản CRA và dùng Business Registration Online để thêm tài khoản chương trình cần thiết; nếu không dùng được cách này, CRA có cách gửi Form RC1 qua đường bưu điện. Hãy lưu số tài khoản và xác nhận nhận được. CRA loại trừ doanh nghiệp chỉ có chủ sở hữu không cư trú khỏi cách đăng ký trực tuyến này; giám đốc có SIN tạm thời bắt đầu bằng số 9 phải gửi Form RC1 qua bưu điện để đăng ký GST/HST. CRA: đăng ký dành cho người cư trú.

CRA yêu cầu các thông tin này khi đăng ký các tài khoản liên quan. Hãy kiểm tra ngày có hiệu lực của RT khi đăng ký. Khi việc đăng ký bắt buộc theo sau việc chấm dứt tư cách người cung cấp nhỏ, hãy nộp đơn trong vòng 29 ngày sau giao dịch cung cấp chịu thuế đầu tiên thực hiện khi bạn không còn là người cung cấp nhỏ; hãy thu thuế từ ngày bắt buộc ngay cả khi đơn đang chờ xử lý. Hãy xác nhận số RP trước khi đến hạn nộp thuế lương đầu tiên. Doanh nghiệp đặt tại Québec phải dùng Revenu Québec để đăng ký và nộp GST/HST, và nên kiểm tra các cách đăng ký QST và khấu trừ tại nguồn của cơ quan này. CRA: thông tin đăng ký; Excise Tax Act: đơn đăng ký; CRA: khi nào đăng ký và thu thuế; Revenu Québec: đăng ký.

Công ty có thể giữ BN hoặc tài khoản RT của doanh nghiệp một chủ cũ của tôi không?

Không. Doanh nghiệp một chủ và công ty là hai pháp nhân khác nhau. Khi thành lập công ty từ doanh nghiệp đang hoạt động, công ty nhận BN và RC mới; các tài khoản RT hoặc RP cũ không chuyển sang. Với việc chuyển đổi này, CRA hướng dẫn bạn gọi điện để đăng ký RT hoặc RP cần thiết trên BN mới, và đăng ký luôn BN trong cùng cuộc gọi nếu việc thành lập không cấp BN. Hãy đóng BN và các tài khoản cũ nếu doanh nghiệp một chủ đã ngừng hoạt động; hãy giữ lại cho hoạt động riêng nào vẫn tiếp tục. Chủ doanh nghiệp một chủ trước đây vẫn chịu trách nhiệm cá nhân về thuế của doanh nghiệp của chính mình. CRA: thay đổi tư cách pháp lý.

Nếu tài sản kinh doanh cũng được chuyển, chủ doanh nghiệp một chủ trước đây và công ty có thể cùng lập lựa chọn Form GST44 cho việc chuyển nhượng doanh nghiệp đủ điều kiện; lựa chọn này có thể loại bỏ GST/HST trên hầu hết tài sản được chuyển, nhưng không bao giờ chuyển tài khoản RT. Nếu đã đăng ký, công ty nộp mẫu này trước hạn nộp tờ khai GST/HST đầu tiên của công ty đối với khoản thuế sẽ phát sinh từ việc chuyển nhượng. Excise Tax Act: section 167; CRA: Form GST44.

Với việc chuyển nhượng tại Québec, cả hai bên thay vào đó hoàn tất Form FP-2044-V với Revenu Québec cho GST/HST và QST; công ty đã đăng ký nộp mẫu này trước hạn nộp tờ khai đầu tiên của công ty cho kỳ mà thuế sẽ phải nộp từ việc chuyển nhượng. Việc chuyển tài sản đủ điều kiện cũng có thể hoãn thuế thu nhập nếu chủ sở hữu nhận cổ phần của công ty và cả hai bên cùng lựa chọn trên Form T2057 trước hạn nộp tờ khai thuế thu nhập sớm nhất của một trong hai bên cho năm chuyển nhượng. Với thuế thu nhập của Québec, họ cũng nộp Form TP-518-V trước thời điểm muộn hơn giữa hạn nộp tờ khai thuế thu nhập sớm nhất có liên quan và ngày cuối cùng của tháng thứ hai sau khi kết thúc năm tính thuế của bên sau. Revenu Québec: FP-2044-V; Luật thuế bán hàng Québec: section 75.1; Income Tax Act: section 85; CRA: T2057; Revenu Québec: TP-518-V.

Hãy giữ ngày tháng và hồ sơ về các giao dịch bán của từng pháp nhân. Đừng ghi doanh số của công ty vào tờ khai GST/HST của chủ doanh nghiệp một chủ chỉ vì tên doanh nghiệp hoặc khách hàng vẫn như cũ. CRA coi pháp nhân được thành lập là người đăng ký GST/HST. CRA: đăng ký GST/HST bắt buộc.

Đăng ký GST/HST hoặc liên kết tài khoản CRA của tôi không qua được bước xác thực. Tôi nên kiểm tra gì?

Nếu Business Registration Online từ chối đơn RT, hãy đối chiếu BN và thông tin pháp lý của công ty với hồ sơ của CRA; hãy gửi Form RC1 qua bưu điện nếu không hoàn tất được đăng ký trực tuyến. Nếu tra cứu trong GST/HST Registry không thành công, hãy chỉ nhập chín chữ số đầu của RT, tên nhà cung cấp đã khai với CRA và ngày hóa đơn; hãy liên hệ CRA nếu vẫn không được. Registry kiểm tra tình trạng của nhà cung cấp, không phải đơn đăng ký RT. CRA: đăng ký dành cho người cư trú; CRA: GST/HST Registry.

Với quyền truy cập My Business Account, hãy kiểm tra xem giám đốc hoặc cán bộ điều hành (officer) có xuất hiện đúng trong cơ quan đăng ký nơi thành lập và hồ sơ CRA hay không, và SIN của họ có được liên kết với BN của công ty hay không. CRA cho biết phải thực hiện thay đổi tại cơ quan đăng ký trước; tùy cơ quan đăng ký và thông tin thay đổi, sau đó phải gửi tài liệu hỗ trợ cho CRA. Nếu không tìm được BN hoặc tài khoản, hoặc thông tin vẫn không qua được xác thực, hãy liên hệ CRA kèm giấy chứng nhận và các thông báo tài khoản thay vì đăng ký một pháp nhân trùng lặp. CRA: truy cập và cập nhật thông tin công ty; CRA: tìm BN hiện có.

Công ty tôi đã xuất hóa đơn bằng số RT cá nhân của tôi. Tôi phải sửa gì?

Đừng ghi RT cá nhân của chủ sở hữu lên hóa đơn khác của công ty. Hãy xác nhận công ty có RT riêng chưa; nếu cần, hãy đăng ký RT theo BN của công ty và kiểm tra ngày có hiệu lực. Với các hóa đơn đã phát hành, hãy liệt kê ngày, tên nhà cung cấp, thuế đã tính và các khoản thanh toán. CRA: thay đổi tư cách pháp lý; CRA: ngày có hiệu lực đăng ký.

Hãy hỏi CRA cách đối chiếu GST/HST đã khai theo tài khoản cá nhân trước khi coi đó là khoản công ty đã nộp. Hãy gửi khách hàng chứng từ đã sửa ghi đúng nhà cung cấp thực tế và số RT hợp lệ của nhà cung cấp đó khi cần; tín thuế đầu vào của họ có thể phụ thuộc vào việc nhà cung cấp đã đăng ký vào ngày giao dịch. Nếu có liên quan đến hóa đơn hoặc tờ khai trước đây, hãy tập hợp cả hai thông báo BN/RT, hóa đơn, giấy báo có, tờ khai và hồ sơ thanh toán cho hỗ trợ thành lập doanh nghiệp. CRA: GST/HST Registry.

Nếu công ty chuyển tài sản hoặc tiền bán tài sản cho chủ sở hữu có quan hệ không độc lập (non-arm's-length) với giá thấp hơn giá trị hợp lý, chủ sở hữu đó có thể chịu trách nhiệm liên đới tối đa bằng phần chênh lệch giá trị đối với thuế thu nhập công ty của năm chuyển giao hoặc các năm trước đó, hoặc GST/HST của kỳ chuyển giao hoặc các kỳ trước đó. Các quy tắc chống né thuế có thể áp dụng cho khoản thuế phát sinh sau đó. CRA có thể ấn định trách nhiệm chuyển nhượng đó bất cứ lúc nào theo Income Tax Act section 160 hoặc Excise Tax Act section 325. Income Tax Act: section 160; Excise Tax Act: section 325.

Tôi có cần tài khoản RP nếu tôi trả lương, cổ tức hoặc không trả gì cho bản thân không?

Công ty cần tài khoản thuế lương khi hoạt động với tư cách người sử dụng lao động hoặc trả các khoản khác thuộc quy tắc thuế lương, kể cả tiền lương cho chủ sở hữu là nhân viên. Hãy đăng ký trước ngày đến hạn nộp lần đầu, thường là ngày thứ 15 của tháng sau khi bắt đầu khấu trừ, trừ khi CRA ấn định tần suất khác. Người sử dụng lao động chưa đăng ký vẫn phải tính và nộp các khoản khấu trừ đúng hạn. Xem Chạy bảng lương về các bước tính và nộp. CRA: đăng ký thuế lương.

Giám đốc đang đảm nhiệm vào thời điểm đến hạn thanh toán có thể chịu trách nhiệm cá nhân đối với GST/HST ròng chưa nộp theo Excise Tax Act section 323 và khoản khấu trừ hoặc nộp thuế lương bị bỏ lỡ theo Income Tax Act section 227.1, cộng tiền lãi và tiền phạt. CRA phải đáp ứng các điều kiện theo luật về việc thu thuế không thành công hoặc tình trạng phá sản; sự cẩn trọng hợp lý để phòng ngừa là một căn cứ bào chữa. Việc ấn định GST/HST phải xảy ra trong vòng hai năm sau khi giám đốc rời chức vụ; hành động thu hồi thuế lương phải bắt đầu trong cùng thời hạn. Excise Tax Act: section 323; Income Tax Act: section 227.1.

Giám đốc tại Québec cũng có thể chịu trách nhiệm theo Tax Administration Act sections 24.0.1 và 24.0.2 đối với QST, khoản khấu trừ tại nguồn của Québec và các khoản đóng góp của người sử dụng lao động chưa nộp. Với tiền lương của người cư trú chưa bao giờ bị khấu trừ, trách nhiệm thuế thu nhập của Québec thường chỉ giới hạn ở tiền phạt và tiền lãi; các khoản đóng góp QPP và QPIP có quy tắc khác. Revenu Québec không thể ấn định thuế đối với giám đốc quá hai năm sau lần cuối họ thôi giữ chức; sự cẩn trọng hợp lý hoặc việc không biết có thể là căn cứ bào chữa. Revenu Québec: trách nhiệm thanh toán; Québec Tax Administration Act.

Cách chọn giữa tiền lương và cổ tức là một quyết định riêng. Xem Tiền lương hay cổ tức. Thuế lương tại Québec cũng có thể yêu cầu đăng ký với Revenu Québec. CRA: đăng ký thuế lương.

Làm sao có quyền truy cập My Business Account và ủy quyền cho kế toán viên của tôi?

Giám đốc hoặc cán bộ điều hành dùng My Business Account cần có tài khoản CRA, BN của công ty và SIN được liên kết với BN đó. Trong tài khoản CRA, hãy thêm Business Account, chọn một BN hiện có và làm theo các bước xác thực. Nếu SIN chưa được liên kết và bạn chưa nộp tờ khai GST/HST hoặc T2, CRA chỉ cho phép liên kết trực tuyến trong vòng 28 ngày sau khi đăng ký BN. Nếu không, CRA chấp nhận yêu cầu có chữ ký gửi qua người đại diện được ủy quyền hoặc qua bưu điện hay fax. CRA: truy cập thông tin công ty.

Nếu giám đốc hoặc cán bộ điều hành có thể dùng My Business Account, họ có thể ủy quyền cho kế toán viên tại đó bằng RepID, GroupID hoặc mã số doanh nghiệp. Nếu không ai truy cập được, giám đốc, cán bộ điều hành hoặc người được ủy quyền có thể ký Form AUT-01 để cấp quyền truy cập ngoại tuyến và gửi trong vòng sáu tháng sau khi ký. Giám đốc và cán bộ điều hành không cư trú không có SIN thường dùng cách này và nên bảo đảm CRA có thông tin cư trú và liên lạc hiện tại của họ. Hãy xác nhận mức truy cập và phạm vi tài khoản mong muốn. Xem Thành lập công ty khi là người mới đến hoặc người không cư trú về cách thiết lập rộng hơn cho họ. CRA: ủy quyền cho công ty; CRA: Form AUT-01.

Tôi có cần BN trước khi mở tài khoản ngân hàng cho công ty không?

Quy tắc về BN của CRA không đặt ra yêu cầu để mở tài khoản ngân hàng. Hãy hỏi tổ chức tài chính xem họ yêu cầu giấy tờ thành lập, nhận dạng và tài khoản thuế nào đối với công ty. Hãy mang theo giấy chứng nhận và xác nhận BN/RC nếu có; đừng cho rằng tài khoản ngân hàng chứng minh đã đăng ký RT hoặc RP. CRA: mục đích của BN; CRA: tìm BN.

Về tài khoản riêng và hồ sơ cần thiết lập trước giao dịch bán đầu tiên, xem Tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Canada. Một công ty mới tại Ontario dự kiến lập hóa đơn đầu tiên C$2.000 cho dịch vụ thông thường và không trả lương. Việc thành lập đã cấp cho công ty BN và RC, nhưng công ty chưa mở RT hay RP. Nếu công ty vẫn là người cung cấp nhỏ và chưa đăng ký tự nguyện, công ty có thể xuất hóa đơn đó không có GST/HST theo quy tắc chung. Chủ sở hữu không được ghi số RT cá nhân lên hóa đơn.

Trước hóa đơn C$3.000 tiếp theo, công ty chọn đăng ký tự nguyện RT với ngày có hiệu lực sau hóa đơn đầu tiên. Công ty dùng RT của công ty cho các hóa đơn chịu thuế từ ngày đó. Khi sau này dự kiến trả lương C$1.000, công ty thêm RP và chuẩn bị các khoản khấu trừ tiền lương. Riêng số liệu doanh số không quyết định một công ty khác có phải đăng ký hay không: các doanh nghiệp liên kết và quy tắc đặc biệt có thể thay đổi phép kiểm tra GST/HST.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn chưa chắc khi nào GST/HST trở thành bắt buộc hoặc đã vượt mức giới hạn: xem Khi nào phải đăng ký GST/HST.
• Bạn bán tại tỉnh bang có thuế bán hàng riêng: xem Thuế bán hàng cấp tỉnh bang.
• Bạn trả lương hoặc đã bỏ lỡ các lần nộp thuế lương: xem Chạy bảng lương.
• Bạn cần quyết định cách trả thù lao cho chính mình: xem Tiền lương hay cổ tức.
• Một giám đốc là người mới đến hoặc không cư trú, hoặc không có SIN: xem Thành lập công ty khi là người mới đến hoặc người không cư trú.
• Tờ khai thuế thu nhập đầu tiên của công ty đã đến hạn: xem Nộp tờ khai thuế công ty.
• Công ty đã xuất hóa đơn theo RT cá nhân, hoặc tờ khai của hai pháp nhân bị lẫn lộn: hãy tập hợp hồ sơ thành lập, cả hai thông báo BN và tài khoản, ngày hóa đơn, tờ khai và các khoản thanh toán, rồi tìm hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trước khi thay đổi các tờ khai đã nộp.