Saldos multimoneda de Wise y Stripe en la contabilidad

¿Una cuenta multimoneda es una cuenta o una por moneda en mi contabilidad?

Una por moneda. Una cuenta multimoneda es una sola cuenta del proveedor que tiene un saldo separado en cada moneda, así que la contabilidad lleva una cuenta por saldo, en la moneda de ese saldo, cada una conciliada con su propio estado de cuenta. Agregue una cuenta de compensación para los pagos que ya salieron de la plataforma pero no llegaron al banco, y mantenga las ventas, las comisiones y las diferencias cambiarias en cuentas propias. «Moneda base» significa más abajo la moneda en que se llevan la contabilidad y la declaración: normalmente dólares canadienses para un negocio canadiense y dólares estadounidenses para uno de EE. UU. (para una corporación canadiense que informa en dólares estadounidenses, vea el final de esta página).

Si su software vincula cada cuenta a una sola moneda, lleve una cuenta de compensación por moneda.

Hay dos formas que usan las mismas cuentas. Un procesador de pagos paga a una cuenta de dinero multimoneda, que en su contabilidad es una cuenta bancaria; enviar dinero desde ella a su propio banco es una transferencia, no un ingreso. O bien los clientes pagan directamente a la cuenta de dinero: no hay pago de la plataforma, y el pago del cliente es la venta.

Un caso deja de ser simple con saldos en tres o más monedas, saldos que no cuadran o meses que nunca se concilaron, horas de captura manual cada mes, un proveedor en un país distinto al del propietario, dinero del negocio recibido en una cuenta personal o del país de origen, o un propietario que es persona de EE. UU. o residente de Canadá con cuentas en el extranjero (informes de cuentas extranjeras, más abajo). Cada uno requiere algo más que contabilidad de rutina.

Reúna primero: el estado de cuenta mensual de cada saldo de moneda, el reporte de pagos del proveedor, una confirmación de cada conversión (monto enviado, monto recibido, comisión), el estado de cuenta bancario de cada depósito y la fuente de los tipos de cambio que usará.

¿Cómo evito que un pago en tránsito cuente dos veces como ingreso?

Cuente cada venta una sola vez. Si registra las ventas al facturar, el pago de la plataforma liquida la factura; si las registra al cobrar, el pago que llega al saldo de la plataforma es la venta. Su declaración define cuál: la CRA exige el método de acumulación, la vía de facturación, para la mayoría de los ingresos de trabajo independiente (Canadá; elección en EE. UU.). En ambos casos, el pago de la plataforma y el depósito bancario mueven dinero entre sus propias cuentas. Un cambio del tipo de cambio entre la factura y el cobro es una ganancia o pérdida cambiaria, no ventas adicionales. Los pasos muestran la vía de cobro; en una venta facturada, el paso 1 liquida la cuenta por cobrar.

1. Venta: débito al saldo por el monto total que pagaron los clientes; crédito a ventas.
2. Comisión: débito a comisiones; crédito al saldo.
3. El pago sale de la plataforma: débito a pagos en tránsito; crédito al saldo.
4. El depósito llega al banco: débito a la cuenta bancaria; crédito a pagos en tránsito.

La cuenta de compensación queda en cero cuando todos los pagos ya llegaron; un saldo al cierre del mes es un pago todavía en tránsito o un depósito que nunca llegó, así que investíguelo antes de cerrar. Si el depósito es en otra moneda, el paso 4 también es una conversión (más abajo).

Tres errores causan la mayor parte de la doble contabilización: registrar el depósito neto como ventas, lo que oculta las ventas brutas y las comisiones; registrar el pago de la plataforma como una venta además de la venta misma; y aceptar el depósito del pago que trae la conexión bancaria como una venta nueva, en lugar de cruzarlo con el pago en tránsito. La conciliación de depósitos con los reportes de ventas se explica en conciliar ventas y pagos de la plataforma.

¿Cómo registro un pago que llega a un saldo en moneda extranjera?

Registre tres montos en la moneda del propio pago: las ventas brutas (lo que pagaron los clientes) en ventas, las comisiones de la plataforma en comisiones, y el neto, ventas brutas menos comisiones, como el aumento de ese saldo. Valore las líneas de ventas y comisiones en la moneda base al tipo de cambio del día (sección siguiente).

Las ventas son la cifra bruta, no la neta. En EE. UU., el Form 1099-K informa el monto bruto sin tener en cuenta comisiones ni reembolsos, así que las cifras brutas pueden coincidir con él y los depósitos netos no. El formulario convierte los pagos en moneda extranjera al tipo de cambio spot de la fecha de la transacción o con una convención uniforme, así que espere una pequeña diferencia de tipo de cambio. Las comisiones, los reembolsos, las disputas, los saldos negativos y la conciliación con el 1099-K están en pagos, comisiones y saldos negativos.

¿Qué tipo de cambio uso en Canadá y en EE. UU.?

En Canadá, use el tipo de cambio del Banco de Canadá del día en que surge el monto. En EE. UU., use el tipo de cambio vigente cuando recibe, paga o devenga la partida; el IRS no tiene un tipo de cambio oficial y en general acepta cualquier tipo de cambio publicado que se use de forma uniforme. En ambos países, conserve el monto original en moneda extranjera junto al monto en moneda base.

Anote la fuente que usa para cada par de monedas y siga usándola de un año a otro. La confirmación de un proveedor muestra lo que devolvió una conversión, así que registre el monto que llegó; eso es distinto del tipo de cambio que usa para valorar una venta o un gasto.

¿Cómo registro la conversión de un saldo a otro y la comisión de conversión?

Una conversión entre sus propios saldos mueve dinero; no lo genera. Cada saldo tiene un valor en libros: el monto en moneda base al que se registró cuando llegó.

1. Lea la confirmación: monto enviado, monto recibido, comisión.
2. Crédito al saldo que envía por el monto enviado, a su valor en libros.
3. Débito al saldo que recibe por lo que llegó (el monto recibido menos cualquier comisión descontada de él), valorado en moneda base al tipo de cambio del día, y débito a comisiones por esa comisión.
4. La diferencia entre el total de débitos y el total de créditos es la ganancia cambiaria (un crédito) o la pérdida cambiaria (un débito).

Si la comisión va incluida en el tipo de cambio, el monto recibido simplemente es menor: registre lo que llegó. La contabilidad de EE. UU. deja la diferencia en la ganancia o pérdida cambiaria. La contabilidad canadiense pone la diferencia entre lo que envió y lo que llegó, ambos al tipo de cambio del Banco de Canadá del día, en una cuenta de costo de conversión, y cualquier resto en la ganancia o pérdida cambiaria (transferencias entre cuentas en CAD y USD). Si el saldo que envía contiene montos que llegaron a distintos tipos de cambio, la ganancia depende de cuál se considera que salió; acuerde un método con su preparador y úselo siempre.

El mismo asiento se aplica cuando el proveedor o el banco convierte por usted (un pago enviado en una moneda a una cuenta bancaria en otra) y cuando paga una factura desde un saldo en moneda extranjera: registre lo que llegó, o el gasto al tipo de cambio del día, reduzca el saldo o los pagos en tránsito a su valor en libros y ponga la diferencia en la línea de ganancia o pérdida cambiaria.

¿Cómo concilio cada saldo en moneda con su estado de cuenta mensual?

Concilie primero cada saldo en su propia moneda y después revise los valores en moneda base. Un saldo que coincide con su estado de cuenta en libras es correcto aunque su valor en dólares se haya movido. El IRS recomienda conciliar cada mes una cuenta del negocio para que la contabilidad refleje cada cargo y salgan a la luz los errores.

1. En cada saldo, el saldo inicial más el dinero que entró, menos el dinero que salió, es igual al saldo final del estado de cuenta en esa moneda.
2. Cruce cada pago del reporte de la plataforma con un depósito bancario. Un pago sin depósito todavía permanece en la cuenta de compensación.
3. Cruce cada conversión con sus dos lados: uno que sale de un saldo y otro que entra en otro.
4. Solo entonces revise los valores en moneda base. Una diferencia que existe solo porque se movió un tipo de cambio es una revaluación, no un asiento faltante.

Si un saldo no cuadra, la diferencia indica la causa:

La revaluación al cierre del año se explica en ganancia o pérdida cambiaria en una cuenta en USD (Canadá) y cuentas en moneda extranjera en la contabilidad de EE. UU. (EE. UU.).

¿Dónde aparecen las ganancias y pérdidas cambiarias y cuándo es una cuestión fiscal?

En la contabilidad, en una sola línea de ganancia o pérdida cambiaria, aparte de las ventas y las comisiones. Las diferencias pequeñas también van en esa línea, y una cifra neta pequeña es normal; una grande o creciente suele indicar un error en la fuente del tipo de cambio o en un asiento, así que revise eso antes de la cuestión fiscal. Para efectos fiscales, la etiqueta no decide el tratamiento: cada país tiene su propia regla para una ganancia o pérdida que se realiza al convertir o gastar moneda.

• EE. UU.: la sección 988 dice que la ganancia o pérdida en moneda extranjera de una transacción de la sección 988 se calcula por separado y, salvo que la sección disponga otra cosa, se trata como ingreso o pérdida ordinaria. Disponer de una moneda distinta de su moneda funcional (en general el dólar, según el IRS) es una transacción de ese tipo, y esa moneda incluye un depósito a la vista o a plazo denominado en ella en un banco u otra institución financiera. Por eso convertir o gastar un saldo en moneda extranjera puede generar una ganancia o pérdida; si un saldo determinado de una plataforma cuenta como ese tipo de depósito es una pregunta para su preparador.
• Canadá: la sección 39(2) trata una ganancia o pérdida cambiaria como de capital solo en la medida en que de otro modo no se incluiría en el ingreso ni se deduciría de él, así que de qué lado cae una ganancia depende de los hechos. La exención individual para ganancias pequeñas y la cuestión de las corporaciones están en transferencias entre cuentas en CAD y USD.

¿Un saldo mantenido fuera de mi país activa una FBAR o un T1135?

Puede ser. Lo que decide es dónde está la cuenta, no la moneda del saldo. Para el T1135 también importa si la empresa que le debe el saldo es no residente, porque una deuda de un no residente puede contar sin importar dónde esté el dinero. Un saldo en dólares estadounidenses mantenido en Canadá no es automáticamente extranjero para efectos canadienses, y un saldo en euros mantenido en EE. UU. no es automáticamente extranjero para efectos estadounidenses.

Las instrucciones de FinCEN no enumeran ninguna excepción de la FBAR para una cuenta usada solo para el negocio, mientras que el T1135 excluye la propiedad usada o mantenida exclusivamente en un negocio activo. Un saldo que además tiene dinero personal o efectivo de inversión puede no ser «exclusivamente» del negocio.

Una persona de EE. UU., incluido un propietario único, también puede tener que presentar el Form 8938 con la declaración del impuesto sobre la renta cuando los activos financieros extranjeros superen sus propios umbrales, más altos (comparación del IRS; informar cuentas extranjeras).

Ninguna página oficial dice qué proveedores mantienen saldos en qué países, ni si el saldo de una plataforma es una cuenta financiera: verifique en el estado de cuenta qué institución o empresa mantiene el saldo y en qué país. Qué cuentas cuentan, la regla de las empresas con más de 50%, cómo se miden los montos y las multas están en FBAR para cuentas de empresas en el extranjero y informes de propiedad extranjera y de filiales.

¿Qué registros unen un pago, una conversión y el depósito bancario?

Conserve una cadena por cada pago: la línea del pago en la plataforma, la confirmación de la conversión si la hubo y la línea del banco, unidas por una misma referencia escrita en el memo de cada asiento. Además de los estados de cuenta y las confirmaciones enumerados al inicio, conserve:

• Los tipos de cambio que usó, con su fuente y fecha.
• Si podría aplicar una FBAR o un T1135: el saldo más alto en cada moneda durante el año (FBAR) y el costo en dólares canadienses de los fondos mantenidos, en su punto más alto del año (T1135). Los registros de la FBAR se conservan en general durante 5 años (IRS).

Conserve todo junto con los asientos que respalda; el IRS menciona comprobantes de venta, facturas, recibos y comprobantes de depósito como documentos de respaldo. Guarde copias usted mismo en lugar de depender del sitio web del proveedor: la CRA dice que los registros conservados fuera de Canadá y consultados electrónicamente desde Canadá no se consideran registros conservados en Canadá. El tiempo de conservación difiere según el país: vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio (EE. UU.) y la guía de Canadá.

Ejemplo

Tipos de cambio y montos ilustrativos; cada escenario indica sus monedas. Suponga que no hay GST/HST, impuesto sobre las ventas ni IVA, y que cada cliente paga el día en que se registra la venta.

Trabajadora independiente de Toronto: una venta, una comisión y una conversión

Una trabajadora independiente lleva su contabilidad en dólares canadienses. Un cliente le paga US$5,000 un día en que US$1 vale C$1.34. La plataforma retiene US$150. Más tarde convierte US$4,000 cuando US$1 vale C$1.35 y recibe C$5,400 menos una comisión de C$20. Esos US$4,000 llegaron a C$1.34, así que tenían un valor de C$5,360.

Las ventas son US$5,000 al tipo de cambio del día, C$6,700, no los C$5,380 que llegaron al saldo en CAD. El saldo en USD conserva US$850.

LLC de Austin que vende a compradores del Reino Unido: un saldo en libras

Una LLC de Austin lleva su contabilidad en dólares estadounidenses. Clientes del Reino Unido pagan £2,000 a un saldo en GBP cuando £1 vale US$1.25, así que las ventas son US$2,500 (aquí se ignoran las comisiones). El estado de cuenta en GBP al cierre del mes muestra £1,200 porque se convirtieron £800 a dólares a £1 = US$1.28, lo que da US$1,024. El saldo en GBP en la contabilidad muestra £1,200, la misma cifra que el estado de cuenta, antes de aplicar cualquier valor en dólares. Las £800 tenían un valor de US$1,000, así que la conversión deja una ganancia cambiaria de US$24, y las £1,200 restantes tienen un valor de US$1,500.

Corporación de Vancouver: US$30,000 al cierre del año

Una corporación de Vancouver lleva su contabilidad en dólares canadienses. El 31 de diciembre tiene US$18,000 en el saldo en USD de una plataforma y US$12,000 en el de otra. Concilia cada saldo con su propio estado de cuenta en dólares estadounidenses, salda los pagos en tránsito y solo entonces valora los US$30,000 al tipo de cambio de cierre del año. A un tipo de cambio ilustrativo de US$1 = C$1.36, son C$40,800; si los saldos figuran en la contabilidad en C$40,200, la diferencia de C$600 es una revaluación en la línea cambiaria, no un asiento faltante. Es una diferencia no realizada; si se grava depende de la partida (ganancias cambiarias en la declaración de una corporación). Si corresponde un informe de propiedad extranjera depende de dónde mantiene cada proveedor la cuenta, de si los saldos se mantienen exclusivamente para su negocio activo y del costo total de toda la propiedad extranjera específica de la corporación, no solo de estos saldos.

¿Es distinto en su caso?

• La captura manual toma horas al mes, o los saldos en tres o más monedas no cuadran con sus estados de cuenta: las cuentas y los asientos de compensación se configuran una vez y se revisan cada mes. Vea ayuda con la contabilidad.
• Hay meses de actividad en moneda extranjera que nunca se concilaron: reconstruya primero a partir de los estados de cuenta. Vea las guías de Canadá y de EE. UU., y luego obtenga ayuda con la contabilidad.
• Usted es una persona de EE. UU., un residente de Canadá con cuentas en el extranjero, o se muda entre los dos países: además de la contabilidad puede corresponder una FBAR, el Form 8938 o un T1135, y la contabilidad debe guardar las cifras que esos informes necesitan (saldo más alto, costo). Una mudanza cambia cuáles se aplican: una persona que pasa a ser residente de Canadá por primera vez no presenta el T1135 ese año (CRA). Vea ayuda con la contabilidad, las guías sobre FBAR de empresas y T1135, y, para la FBAR misma, ayuda con la FBAR.
• Los pagos del negocio llegan a una cuenta personal, o a una cuenta en su país de origen, o el dinero personal y el del negocio comparten un saldo: primero hay que separar la parte del negocio, y puede aplicar un informe de cuentas extranjeras. Vea ingresos del negocio en una cuenta personal (EE. UU.), ingresos de la corporación en una cuenta personal (Canadá) y ayuda con la contabilidad.
• Su corporación canadiense lleva su contabilidad en dólares estadounidenses o podría elegir hacerlo, o usted no está seguro de qué regla de tipo de cambio sigue su declaración (la canadiense, la de EE. UU. o ambas): una corporación residente en Canadá puede elegir calcular su impuesto en una moneda que califique, como el dólar estadounidense, con el Form T1296, presentado a más tardar 60 días después del primer día del año fiscal (Income Tax Act, sección 261). Vea ventas en dólares estadounidenses y pagos de plataformas de venta y cuentas en moneda extranjera en la contabilidad de EE. UU., y luego ayuda con la contabilidad.
• Usted está eligiendo la moneda de su contabilidad o activando multimoneda: vea software y moneda base para un negocio en dos países y multimoneda antes de activarla.