Wise und Stripe: Fremdwährungsguthaben richtig verbuchen

Ist ein Mehrwährungskonto in meinen Büchern ein Konto oder eines pro Währung?

Eines pro Währung. Ein Mehrwährungskonto ist ein einzelnes Konto beim Anbieter mit einem getrennten Guthaben je Währung. Die Bücher führen deshalb ein Konto pro Guthaben, in der Währung dieses Guthabens, jeweils mit eigenem Kontoauszug abgestimmt. Dazu kommt ein Verrechnungskonto für Auszahlungen, die die Plattform verlassen haben, aber noch nicht bei der Bank sind. Umsätze, Gebühren und Kursunterschiede bekommen eigene Konten. „Basiswährung“ meint hier die Währung, in der die Bücher und die Steuererklärung geführt werden: meist kanadische Dollar bei einem kanadischen Unternehmen, US-Dollar bei einem US-Unternehmen (zu einer kanadischen Kapitalgesellschaft, die in US-Dollar berichtet, siehe das Ende dieser Seite).

Wenn Ihre Software jedes Konto an eine Währung bindet, führen Sie ein Verrechnungskonto pro Währung.

Zwei Abläufe nutzen dieselben Konten. Ein Zahlungsdienstleister zahlt auf ein Mehrwährungs-Geldkonto aus, das in Ihren Büchern ein Bankkonto ist; die Weiterleitung von dort auf Ihr eigenes Bankkonto ist eine Umbuchung, kein Einkommen. Oder Kunden zahlen direkt auf das Geldkonto: Dann gibt es keine Auszahlung, und die Zahlung ist der Umsatz.

Ein Fall ist nicht mehr einfach bei Guthaben in drei oder mehr Währungen, bei Guthaben, die nicht abstimmen, oder Monaten, die nie abgestimmt wurden, bei mehreren Stunden manueller Erfassung pro Monat, bei einem Anbieter in einem anderen Land als der Eigentümer, bei Geschäftsgeld auf einem privaten Konto oder einem Konto im Heimatland oder bei einem Eigentümer, der US-Person oder in Kanada ansässig ist und Konten im Ausland hat (Meldungen zu ausländischen Konten, siehe unten). Jeder dieser Fälle braucht mehr als routinemäßige Buchhaltung.

Sammeln Sie zuerst: den Monatsauszug für jedes Währungsguthaben, den Auszahlungsbericht des Anbieters, eine Bestätigung für jeden Umtausch (gesendeter Betrag, erhaltener Betrag, Gebühr), den Kontoauszug der Bank für jeden Eingang und die Quelle der Wechselkurse, die Sie verwenden wollen.

Wie verhindere ich, dass eine Auszahlung unterwegs doppelt als Einkommen zählt?

Zählen Sie jeden Verkauf einmal. Buchen Sie Verkäufe bei Rechnungsstellung, begleicht die Zahlung der Plattform die Rechnung; buchen Sie sie bei Zahlung, ist der Eingang auf dem Plattformguthaben der Verkauf. Welche Methode gilt, bestimmt Ihre Steuererklärung: Die CRA verlangt für die meisten Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit die Accrual-Methode, also den Weg über die Rechnungsstellung (Kanada; Wahl in den USA). In beiden Fällen bewegen Auszahlung und Bankeingang nur Geld zwischen Ihren eigenen Konten. Eine Kursänderung zwischen Rechnung und Zahlung ist ein Wechselkursgewinn oder -verlust, kein zusätzlicher Umsatz. Die Schritte zeigen den Weg bei Zahlung; bei einem Verkauf auf Rechnung begleicht Schritt 1 die Forderung.

1. Verkauf: Belasten Sie das Guthaben mit dem vollen Betrag, den Kunden gezahlt haben; schreiben Sie den Umsatz gut.
2. Gebühr: Belasten Sie die Gebühren; schreiben Sie dem Guthaben gut.
3. Auszahlung verlässt die Plattform: Belasten Sie Auszahlungen unterwegs; schreiben Sie dem Guthaben gut.
4. Zahlung erreicht die Bank: Belasten Sie das Bankkonto; schreiben Sie Auszahlungen unterwegs gut.

Das Verrechnungskonto steht auf null, sobald jede Auszahlung angekommen ist. Ein Rest am Monatsende ist eine Auszahlung, die noch unterwegs ist, oder ein Eingang, der nie kam. Gehen Sie dem nach, bevor Sie abschließen. Liegt der Eingang in einer anderen Währung, ist Schritt 4 zugleich ein Umtausch (siehe unten).

Drei Fallen verursachen die meisten Doppelzählungen: den Nettoeingang als Umsatz buchen, was Bruttoumsatz und Gebühren verdeckt; die Auszahlung zusätzlich zum Verkauf selbst als Umsatz buchen; und den Auszahlungseingang aus einem Bankfeed als neuen Verkauf übernehmen, statt ihn der Auszahlung unterwegs zuzuordnen. Wie Sie Eingänge mit Umsatzberichten abgleichen, steht unter Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.

Wie erfasse ich eine Auszahlung, die auf einem Fremdwährungsguthaben eingeht?

Erfassen Sie drei Beträge in der Währung der Auszahlung: den Bruttoumsatz (was Kunden gezahlt haben) als Umsatz, die Gebühren der Plattform als Gebühren und den Nettobetrag, brutto abzüglich Gebühren, als Zugang auf diesem Guthaben. Bewerten Sie die Umsatz- und Gebührenzeilen in der Basiswährung zum Kurs des Tages (nächster Abschnitt).

Umsatz ist der Bruttobetrag, nicht der Nettobetrag. In den USA meldet Form 1099-K den Bruttobetrag ohne Rücksicht auf Gebühren oder Erstattungen. Bruttobeträge lassen sich daher damit abgleichen, Nettoeingänge nicht. Die Form rechnet Zahlungen in Fremdwährung zum Kassakurs am Tag der Transaktion oder nach einer einheitlichen Konvention um; rechnen Sie also mit einem kleinen Kursunterschied. Gebühren, Erstattungen, Streitfälle, negative Guthaben und der Abgleich mit Form 1099-K stehen unter Auszahlungen, Gebühren und negative Guthaben.

Welchen Wechselkurs verwende ich in Kanada und in den USA?

In Kanada gilt der Kurs der Bank of Canada für den Tag, an dem der Betrag entsteht. In den USA gilt der Kurs, der bei Erhalt, Zahlung oder Abgrenzung des Postens herrscht; der IRS hat keinen amtlichen Kurs und akzeptiert grundsätzlich jeden veröffentlichten Kurs, der einheitlich verwendet wird. In beiden Ländern bewahren Sie den ursprünglichen Fremdwährungsbetrag neben dem Betrag in Basiswährung auf.

Halten Sie schriftlich fest, welche Quelle Sie für jedes Währungspaar verwenden, und bleiben Sie von Jahr zu Jahr dabei. Die Bestätigung eines Anbieters zeigt, was ein Umtausch ergeben hat; erfassen Sie also den Betrag, der angekommen ist. Das ist etwas anderes als der Kurs, mit dem Sie einen Verkauf oder eine Ausgabe bewerten.

Wie erfasse ich den Umtausch eines Guthabens in ein anderes, und die Umtauschgebühr?

Ein Umtausch zwischen Ihren eigenen Guthaben bewegt Geld; er verdient keines. Jedes Guthaben hat einen Buchwert: den Betrag in Basiswährung, mit dem es bei Zugang gebucht wurde.

1. Lesen Sie die Bestätigung: gesendeter Betrag, erhaltener Betrag, Gebühr.
2. Schreiben Sie dem sendenden Guthaben den gesendeten Betrag zum Buchwert gut.
3. Belasten Sie das empfangende Guthaben mit dem, was darauf angekommen ist (der erhaltene Betrag abzüglich einer davon abgezogenen Gebühr), bewertet in Basiswährung zum Kurs des Tages, und belasten Sie die Gebühren mit dieser Gebühr.
4. Die Differenz zwischen den Soll- und den Haben-Summen ist der Wechselkursgewinn (ein Haben) oder -verlust (ein Soll).

Ist die Gebühr im Kurs enthalten, ist der erhaltene Betrag einfach niedriger: Erfassen Sie, was angekommen ist. US-Bücher lassen die Lücke im Wechselkursgewinn oder -verlust. Kanadische Bücher buchen die Lücke zwischen dem gesendeten und dem angekommenen Betrag, beide zum Kurs der Bank of Canada des Tages, auf ein Konto für Umtauschkosten und einen etwaigen Rest auf Wechselkursgewinn oder -verlust (Umbuchungen zwischen CAD- und USD-Konten). Enthält das sendende Guthaben Beträge, die zu unterschiedlichen Kursen eingegangen sind, hängt der Gewinn davon ab, welcher davon als abgegangen gilt. Legen Sie mit dem Ersteller Ihrer Steuererklärung eine Methode fest und wenden Sie sie jedes Mal an.

Dieselbe Buchung gilt, wenn der Anbieter oder die Bank für Sie umtauscht (eine Auszahlung in einer Währung auf ein Bankkonto in einer anderen) und wenn Sie eine Rechnung aus einem Fremdwährungsguthaben zahlen: Erfassen Sie, was angekommen ist, oder die Ausgabe zum Kurs des Tages, verringern Sie das Guthaben oder die Auszahlungen unterwegs zum Buchwert und buchen Sie die Differenz auf die Wechselkurszeile.

Wie stimme ich jedes Währungsguthaben mit seinem Monatsauszug ab?

Stimmen Sie jedes Guthaben zuerst in seiner eigenen Währung ab und prüfen Sie dann die Werte in Basiswährung. Ein Guthaben, das mit seinem Auszug in Pfund übereinstimmt, ist richtig, auch wenn sich sein Dollarwert bewegt hat. Der IRS rät, ein Geschäftskonto jeden Monat abzustimmen, damit die Bücher jede Belastung abbilden und Fehler auffallen.

1. Für jedes Guthaben gilt: Anfangsbestand plus Zugänge, abzüglich Abgänge, ergibt den Schlussbestand des Auszugs in dieser Währung.
2. Ordnen Sie jede Auszahlung im Plattformbericht einem Bankeingang zu. Eine Auszahlung ohne Eingang bleibt im Verrechnungskonto.
3. Ordnen Sie jeden Umtausch seinen beiden Seiten zu: eine Seite aus einem Guthaben heraus, eine in ein anderes hinein.
4. Prüfen Sie erst dann die Werte in Basiswährung. Ein Unterschied, der nur besteht, weil sich ein Kurs bewegt hat, ist eine Neubewertung, keine fehlende Buchung.

Wenn ein Guthaben nicht abstimmt, weist die Lücke auf die Ursache hin:

Die Neubewertung zum Jahresende behandeln Wechselkursgewinn oder -verlust auf einem USD-Konto (Kanada) und Fremdwährungskonten in US-Büchern (USA).

Wo erscheinen Wechselkursgewinne und -verluste, und wann ist das eine steuerliche Frage?

In den Büchern stehen sie auf einer einzigen Zeile für Wechselkursgewinn oder -verlust, getrennt von Umsatz und Gebühren. Auch kleine Unterschiede gehören auf diese Zeile, und ein kleiner Nettobetrag ist normal; ein großer oder wachsender weist meist auf einen Fehler bei der Kursquelle oder in einer Buchung hin. Suchen Sie dort, bevor Sie die steuerliche Frage stellen. Steuerlich entscheidet die Bezeichnung nicht über die Behandlung: Jedes Land hat eine eigene Regel für einen Gewinn oder Verlust, der beim Umtausch oder Ausgeben von Währung realisiert wird.

• USA: Section 988 bestimmt, dass Gewinn oder Verlust aus Fremdwährung bei einem Geschäft nach Section 988 gesondert berechnet und, soweit die Vorschrift nichts anderes vorsieht, als gewöhnliches Einkommen oder gewöhnlicher Verlust behandelt wird. Die Verfügung über eine andere Währung als Ihre funktionale Währung (grundsätzlich der Dollar, laut IRS) ist ein solches Geschäft, und zu dieser Währung zählt auch eine auf sie lautende Sicht- oder Termineinlage bei einer Bank oder einem anderen Finanzinstitut. Der Umtausch oder die Ausgabe eines Fremdwährungsguthabens kann also einen Gewinn oder Verlust auslösen; ob ein bestimmtes Plattformguthaben als solche Einlage gilt, klären Sie mit dem Ersteller Ihrer Steuererklärung.
• Kanada: Abschnitt 39(2) behandelt einen Währungsgewinn oder -verlust nur insoweit als Kapitalgewinn oder -verlust, als er sonst nicht im Einkommen enthalten wäre oder davon abgezogen würde. Auf welche Seite ein Gewinn fällt, hängt also von den Tatsachen ab. Den Freibetrag für Privatpersonen bei kleinen Gewinnen und die Frage bei Kapitalgesellschaften behandeln Umbuchungen zwischen CAD- und USD-Konten.

Löst ein Guthaben außerhalb meines Landes eine FBAR oder ein T1135 aus?

Das kann sein. Entscheidend ist, wo das Konto geführt wird, nicht die Währung des Guthabens. Für das T1135 kommt es außerdem darauf an, ob das Unternehmen, das Ihnen das Guthaben schuldet, nicht ansässig ist, denn eine Forderung gegen einen Nichtansässigen kann unabhängig vom Ort des Geldes zählen. Ein US-Dollar-Guthaben in Kanada ist für kanadische Zwecke nicht automatisch ausländisch, und ein Euro-Guthaben in den USA ist für US-Zwecke nicht automatisch ausländisch.

Die FinCEN-Anleitung nennt keine FBAR-Ausnahme für ein Konto, das nur geschäftlich genutzt wird, während das T1135 Vermögen, das ausschließlich in einem aktiven Geschäft genutzt oder gehalten wird, ausnimmt. Ein Guthaben, auf dem auch privates Geld oder Anlagebargeld liegt, ist möglicherweise nicht „ausschließlich“ geschäftlich.

Eine US-Privatperson, auch ein Einzelunternehmer, muss mit der Einkommensteuererklärung unter Umständen zusätzlich Form 8938 einreichen, sobald ausländische Finanzwerte deren eigene, höhere Schwellen überschreiten (Vergleich des IRS; Meldung ausländischer Konten).

Keine amtliche Seite sagt, welche Anbieter Guthaben in welchem Land halten oder ob ein Plattformguthaben ein Finanzkonto ist. Prüfen Sie auf Ihrem Kontoauszug, welches Institut oder Unternehmen das Guthaben hält und in welchem Land. Welche Konten zählen, die Regel für Gesellschaften mit mehr als 50 % Beteiligung, wie Beträge gemessen werden und die Strafzuschläge stehen unter FBAR für Gesellschaftskonten im Ausland und Meldung ausländischen Vermögens und verbundener Unternehmen.

Welche Unterlagen verbinden Auszahlung, Umtausch und Bankeingang?

Führen Sie für jede Auszahlung eine Kette: die Auszahlungszeile der Plattform, die Umtauschbestätigung, falls es eine gab, und die Bankzeile, verbunden durch eine Referenz, die Sie im Buchungstext jeder Buchung vermerken. Neben den oben genannten Auszügen und Bestätigungen bewahren Sie auf:

• Die verwendeten Wechselkurse mit Quelle und Datum.
• Wenn eine FBAR oder ein T1135 in Betracht kommt: den höchsten Stand jedes Währungsguthabens im Jahr (FBAR) und die Anschaffungskosten der gehaltenen Gelder in kanadischen Dollar zum höchsten Stand im Jahr (T1135). FBAR-Unterlagen werden grundsätzlich 5 Jahre aufbewahrt (IRS).

Bewahren Sie alles bei den Buchungen auf, die es stützt; der IRS nennt Kassenbons, Rechnungen, Quittungen und Einzahlungsbelege als Belege. Speichern Sie Kopien selbst, statt sich auf die Website des Anbieters zu verlassen: Laut CRA gelten Unterlagen, die außerhalb Kanadas geführt und von Kanada aus elektronisch abgerufen werden, nicht als in Kanada geführt. Wie lange Sie sie aufbewahren, unterscheidet sich je nach Land: siehe Wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden (USA) und den kanadischen Ratgeber.

Beispiel

Kurse und Beträge dienen der Veranschaulichung; jedes Szenario nennt seine Währungen. Angenommen werden keine GST/HST, keine Sales Tax und keine Mehrwertsteuer, und jeder Kunde zahlt an dem Tag, an dem der Verkauf gebucht wird.

Freiberuflerin aus Toronto: ein Verkauf, eine Gebühr und ein Umtausch

Eine Freiberuflerin bucht in kanadischen Dollar. Ein Kunde zahlt US$5.000 an einem Tag, an dem US$1 gleich C$1,34 ist. Die Plattform behält US$150 ein. Später tauscht sie US$4.000 um, als US$1 gleich C$1,35 ist, und erhält C$5.400 abzüglich einer Gebühr von C$20. Diese US$4.000 waren zu C$1,34 eingegangen und trugen daher C$5.360.

Der Umsatz beträgt US$5.000 zum Kurs des Tages, also C$6.700, nicht die C$5.380, die auf dem CAD-Guthaben ankamen. Das USD-Guthaben behält US$850.

LLC aus Austin mit Verkäufen an Käufer in Großbritannien: ein Pfund-Guthaben

Eine LLC aus Austin bucht in US-Dollar. Kunden aus Großbritannien zahlen £2.000 auf ein GBP-Guthaben, als £1 gleich US$1,25 ist, der Umsatz beträgt also US$2.500 (Gebühren bleiben hier außer Acht). Der GBP-Auszug zum Monatsende zeigt £1.200, weil £800 zu £1 = US$1,28 in Dollar umgetauscht wurden, was US$1.024 ergibt. Das GBP-Guthaben in den Büchern zeigt £1.200, dieselbe Zahl wie der Auszug, bevor ein Dollarwert angesetzt wird. Die £800 trugen US$1.000, der Umtausch ergibt also einen Wechselkursgewinn von US$24, und die verbleibenden £1.200 tragen US$1.500.

Kapitalgesellschaft aus Vancouver: US$30.000 am Jahresende

Eine Kapitalgesellschaft aus Vancouver bucht in kanadischen Dollar. Am 31. Dezember hält sie US$18.000 im USD-Guthaben einer Plattform und US$12.000 im Guthaben einer anderen. Sie stimmt jedes Guthaben in US-Dollar mit seinem eigenen Auszug ab, verrechnet Auszahlungen unterwegs und bewertet erst dann die US$30.000 zum Jahresendkurs. Bei einem angenommenen Kurs von US$1 = C$1,36 sind das C$40.800; stehen die Guthaben in den Büchern mit C$40.200, ist die Differenz von C$600 eine Neubewertung auf der Wechselkurszeile, keine fehlende Buchung. Sie ist nicht realisiert; ob sie besteuert wird, hängt vom Posten ab (Währungsgewinne in der Erklärung einer Kapitalgesellschaft). Ob eine Meldung ausländischen Vermögens fällig ist, hängt davon ab, wo der jeweilige Anbieter das Konto führt, ob die Guthaben ausschließlich für ihr aktives Geschäft gehalten werden und wie hoch die gesamten Anschaffungskosten des gesamten bestimmten ausländischen Vermögens der Kapitalgesellschaft sind, nicht nur dieser Guthaben.

Anders in Ihrem Fall?

• Die manuelle Erfassung kostet Stunden pro Monat, oder Guthaben in drei oder mehr Währungen stimmen nicht mit ihren Auszügen ab: Die Konten und Verrechnungsbuchungen müssen einmal eingerichtet und monatlich geprüft werden. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Monate mit Fremdwährungsgeschäften wurden nie abgestimmt: Bauen Sie die Bücher zuerst aus den Auszügen neu auf. Siehe den kanadischen und den US-Ratgeber, dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie sind US-Person, in Kanada ansässig mit Konten im Ausland oder ziehen zwischen den beiden Ländern um: Zusätzlich zu den Büchern kann eine FBAR, Form 8938 oder ein T1135 fällig sein. Die Bücher sollten die Zahlen liefern, die diese Meldungen brauchen (höchster Stand, Anschaffungskosten). Ein Umzug ändert, welche gelten: Eine Privatperson, die erstmals in Kanada ansässig wird, reicht für dieses Jahr kein T1135 ein (CRA). Siehe Hilfe bei der Buchhaltung, die Ratgeber zu FBAR für Gesellschaften und T1135 und für eine FBAR selbst die Hilfe bei der FBAR.
• Geschäftszahlungen landen auf einem privaten Konto oder einem Konto im Heimatland, oder privates und geschäftliches Geld teilen sich ein Guthaben: Der geschäftliche Anteil muss zuerst getrennt werden, und eine Meldung zu ausländischen Konten kann gelten. Siehe Geschäftseinkünfte auf einem privaten Konto (USA), Einkünfte einer Kapitalgesellschaft auf einem privaten Konto (Kanada) und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre kanadische Kapitalgesellschaft führt Bücher in US-Dollar oder kann dies wählen, oder Sie wissen nicht, welcher Kursregel Ihre Steuererklärung folgt (der kanadischen, der US-Regel oder beiden): Eine in Kanada ansässige Kapitalgesellschaft kann wählen, ihre Steuer in einer zulässigen Währung wie dem US-Dollar zu ermitteln, mit Form T1296, einzureichen bis 60 Tage nach dem ersten Tag des Steuerjahres (ITA s. 261). Siehe Verkäufe und Marktplatz-Auszahlungen in US-Dollar und Fremdwährungskonten in US-Büchern, dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie wählen die Währung der Bücher oder schalten Multicurrency ein: Siehe Software und Basiswährung für ein Unternehmen in zwei Ländern und Multicurrency: Entscheiden Sie vor dem Einschalten.