Reconstruir libros con estados de cuenta: T2125, T2 y HST

Si no tengo libros, ¿igual debo presentar todos los años?

No tener libros no elimina la obligación de presentar. Una corporación presenta una T2 por cada año fiscal, incluso en los años en que no hay impuesto por pagar (CRA: guía de la T2). Un propietario único puede tener que presentar una declaración T1 (personal) con un T2125 si debe impuesto o quiere un reembolso, si la CRA le pidió una declaración, si sus ingresos por trabajo independiente son lo bastante altos como para que corresponda pagar contribuciones al CPP, o por otras razones enumeradas (CRA: ¿tiene que presentar una declaración?). Un negocio registrado para el GST/HST presenta una declaración por cada período de declaración, incluso los períodos sin ventas (CRA).

La CRA no espera la declaración. Puede determinar el impuesto sin ella, omite las deducciones voluntarias a las que usted pudo haber tenido derecho y estima los gastos del negocio a partir de presentaciones anteriores (CRA: declaraciones sin presentar; Income Tax Act, sección 152). Una declaración tardía también lleva una multa que crece con el impuesto sin pagar y los meses de atraso (Income Tax Act, sección 162). Para las reglas de multas, el orden de presentación y el alivio, vea declaraciones personales sin presentar y declaraciones corporativas sin presentar.

Una reconstrucción deja de ser sencilla cuando hay varios años abiertos, una corporación y su propietario comparten cuentas, hubo efectivo que nunca llegó a un banco, se aplica el GST/HST o llegó una carta de la CRA. La última sección indica cuándo buscar ayuda antes de presentar. Primero reúna:

• Todos los estados de cuenta de todas las cuentas que el negocio usó, incluidas las cuentas personales y de tarjeta.
• Los historiales de e-transfers, los informes de procesadores de pagos o plataformas, y cualquier comprobante que los clientes hayan emitido, como un T4A.
• Facturas, contratos, cotizaciones, calendarios de citas y mensajes de clientes.
• Declaraciones anteriores, avisos de la CRA, el número de negocio (Business Number) y los datos de cualquier registro de GST/HST.
• Para una corporación, la fecha de constitución y el cierre del ejercicio.
• Para cualquier estado de cuenta que ya no tenga: una copia de cada banco, emisor de tarjeta y procesador de pagos, incluidas las cuentas cerradas. Los clientes también pueden reenviar facturas y confirmaciones de pago.

Conserve los registros de un año sin presentar. Para los registros del impuesto sobre la renta, el plazo de conservación corre desde el día en que se presenta la declaración (Income Tax Act, sección 230); vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Qué exigen las reglas de la CRA sobre registros y cuentan los estados de cuenta bancarios?

Un negocio debe llevar registros que permitan calcular su impuesto, y la CRA indica que los registros de ingresos deben mostrar la fecha, el monto y el origen de cada cobro. También indica a los negocios que conserven duplicados de los comprobantes de depósito, los estados de cuenta bancarios y los cheques cancelados. Estos muestran que el dinero se movió, no para qué era (CRA: registros del negocio; Income Tax Act, sección 230).

Los estados de cuenta necesitan compañía. La CRA enumera las facturas de venta, las cintas de caja registradora, los recibos, los comprobantes de depósito bancario, los estados de honorarios y los contratos como los documentos que respaldan los asientos de ingresos. El GST/HST tiene su propia obligación de llevar registros que muestren el impuesto adeudado (Excise Tax Act, sección 286). La CRA indica no enviar registros con una declaración del impuesto sobre la renta, así que consérvelos para el preparador y para cualquier solicitud de la CRA (CRA: registros del negocio).

¿Llevo capturas de pantalla de los e-transfers?

Lleve primero los estados de cuenta del banco y el historial de e-transfers en formato electrónico, y use capturas de pantalla solo para llenar vacíos. El boletín de la CRA sobre registros electrónicos indica que los registros que empiezan siendo electrónicos deben conservarse en un formato legible electrónicamente (CRA: conservación de registros electrónicos). El estado de cuenta electrónico de un banco es ese original.

El boletín no menciona las capturas de pantalla. Su criterio para la imagen de un original en papel es que la imagen tenga la misma información y sea legible. Una captura que corte la fecha, el monto o el remitente no cumpliría un criterio así, y en las páginas de la CRA no está resuelto si una captura basta. Úsela para lo que el estado de cuenta no muestra, como un mensaje de un cliente, y conserve a su lado el estado de cuenta completo. Para papel escaneado o fotografiado, vea recibos escaneados para la CRA.

¿Cómo convierto estados de cuenta y e-transfers en ventas, mes por mes?

Clasifique cada depósito como pago de un cliente o como otra cosa, y luego sume los pagos de clientes por mes. Solo los pagos de clientes son ventas.

1. Ordene por fecha los estados de cuenta de cada cuenta y empiece por el año más antiguo. Cada saldo inicial debe ser igual al saldo final anterior; si no coinciden, falta un estado de cuenta.
2. Descargue las transacciones de todas las cuentas en una sola hoja de cálculo.
3. Clasifique cada depósito con la tabla de más abajo.
4. Relacione los pagos de clientes con facturas, contratos, mensajes o el nombre del remitente. Haga una lista de lo que no pueda relacionar para que el propietario lo confirme.
5. Sume los pagos de clientes por mes y luego por año fiscal (en una corporación, hasta su propio cierre de ejercicio). La prueba de registro del GST/HST es distinta: cuenta por trimestre calendario, desde que cada venta venció o se pagó, lo que ocurra primero (vea la sección sobre registro).
6. Verifique la clasificación: los pagos de clientes más todo lo clasificado como no venta deben ser iguales a los depósitos de los estados de cuenta, mes por mes. Una diferencia es una línea faltante o mal clasificada.

Tratar todos los depósitos como ventas exagera los ingresos. Dejar una cuenta fuera hace lo contrario, porque una transferencia se compensa solo cuando las dos cuentas están en el conjunto. El análisis de depósitos bancarios de la propia CRA funciona así: quita los préstamos, las transferencias, los reembolsos de impuestos y las ventas de bienes personales, y luego pide al contribuyente que explique lo que queda (manual de auditoría de la CRA).

Los depósitos bancarios muestran cuándo llegó el dinero, no cuándo se ganó. El año al que pertenece una factura sin pagar depende del método contable; vea contabilidad de efectivo o de acumulación. Los pagos de plataformas y los ingresos en dólares estadounidenses tienen sus propios pasos en cómo reconstruir ingresos de plataformas y en dólares estadounidenses. Para relacionar los e-transfers con las facturas de aquí en adelante, vea cómo llevar el control de los pagos por e-transfer.

¿Y el efectivo que retiré y nunca deposité, o un negocio de efectivo sin documentación?

El efectivo de los clientes es ingreso haya llegado o no a un banco, así que una reconstrucción agrega una estimación que usted pueda explicar. La CRA indica que se incluyan todos los ingresos, y su página sobre la economía informal menciona a los contratistas que cobran en efectivo entre quienes deben declararlos (CRA: ingresos del negocio; CRA: economía informal).

Arme la estimación con lo que exista:

• Cintas de caja registradora, talonarios de recibos y conteos diarios de caja.
• Calendarios de citas o listas de trabajos multiplicados por el precio realmente cobrado.
• Compras a proveedores y el precio de venta habitual de lo que se compró.
• El relato del propietario sobre semanas típicas, con los meses que cubre.

Las páginas de la CRA citadas aquí no fijan ninguna fórmula de estimación. Anote el método, los datos usados y quién los dio, y marque cada cifra como estimación. Registre el efectivo por su monto total y cualquier gasto pagado con él por separado, en lugar de compensar uno con otro.

El efectivo que se quedó el propietario necesita su propio registro. En un propietario único es un retiro. En una corporación, clasifique cada monto según los hechos que lo respaldan: pago, dividendo o préstamo. Un retiro sin respaldo puede ser un beneficio gravable del accionista (Income Tax Act, sección 15), y un asiento de préstamo por sí solo no crea una deuda; vea ingresos de la corporación en una cuenta personal y préstamos del accionista.

¿Cómo reconstruyo los gastos cuando no hay recibos?

Una línea del estado de cuenta da el beneficiario, la fecha y el monto; el resto lo da el proveedor. Pida primero a cada proveedor un duplicado de la factura o el historial de la cuenta. Cuando un vendedor no da recibo, la CRA indica anotar en su diario de gastos el nombre y la dirección del vendedor, el monto, la fecha y los detalles de la transacción (CRA: registros del negocio).

Un estado de cuenta no muestra qué se compró ni cuánto fue para el negocio. Los costos de uso mixto, como un vehículo o la oficina en casa, necesitan una base de uso comercial; para un vehículo, vea cómo reconstruir una bitácora de vehículo. Los retiros del propietario, las transferencias a usted mismo, las compras personales y el capital de un préstamo no son gastos del negocio. Tampoco lo es un pago a una tarjeta de crédito: las compras están en el estado de cuenta de la tarjeta, así que incluya la cuenta de la tarjeta en el conjunto y cuente cada compra una sola vez. El equipo y otros bienes de larga duración generalmente se reclaman en varios años como deducción por costo de capital (CCA), no todos en el año en que se compran (CRA: deducción por costo de capital). Para saber qué acepta la CRA sin recibo, vea cómo reclamar gastos sin recibos.

El GST/HST tiene una prueba más estricta. Un crédito fiscal por insumos, el GST/HST pagado en compras del negocio que se resta del impuesto que usted debe, exige contar con pruebas documentales suficientes antes de reclamarlo (CRA: créditos fiscales por insumos), así que el impuesto no puede deducirse a partir de un cargo de tarjeta. La mayoría de los registrantes además debe reclamar dentro de cuatro años, por lo que los créditos de los períodos más antiguos pueden estar fuera de plazo (Excise Tax Act, sección 225). En un T2125, muestre cada gasto neto del crédito fiscal por insumos reclamado sobre él, para no deducir dos veces el mismo impuesto (CRA: gastos del T2125).

¿Estoy registrado para el GST/HST y cómo estimo el impuesto que hay dentro de mis depósitos?

Un negocio registrado tiene un número de cuenta de GST/HST junto con su número de negocio (CRA: cómo registrar una cuenta de GST/HST). Búsquelo en cartas de la CRA, en declaraciones presentadas o en la cuenta del negocio en la CRA, en lugar de guiarse por la memoria. Si no tiene ninguno, pruebe sus ventas: un negocio debe registrarse cuando sus ventas gravables, incluidas las de tasa cero, superan $30,000 en un trimestre calendario o en cuatro trimestres calendario consecutivos (CRA: cuándo registrarse). Cuente cada venta en el trimestre en que venció, o en que se pagó si fue antes. El conteo es mundial e incluye las ventas de los asociados; deja fuera los servicios financieros, los bienes de capital y el fondo de comercio (Excise Tax Act, sección 148). Los taxistas y los conductores comerciales de viajes compartidos deben registrarse desde su primera tarifa gravable, sin importar sus ventas (CRA: registrarse). La fecha de entrada en vigor está en cuándo registrarse para el GST/HST.

Para un negocio registrado, o para un período en que se exigía el registro:

1. Sume las ventas gravables por trimestre calendario, contando cada una cuando venció o se pagó, lo que ocurra primero, para encontrar la fecha en que dejó de ser pequeño proveedor.
2. Separe las ventas que no llevan impuesto.
3. En los depósitos gravables donde la factura mostró el impuesto o se lo sumó al precio, saque el impuesto con la fracción de impuesto de la tasa: la tasa dividida por uno más la tasa. La CRA enumera las fracciones en el RC4022, y su calculadora inversa divide un total con impuesto incluido. Use la fracción solo sobre un total de precio más GST/HST. Si el depósito también incluye PST, sepárelo primero, porque el GST se calcula sobre el precio sin el PST (CRA: qué tasa aplicar).
4. Cuente el impuesto de cada factura una sola vez, en el período en que se recibió el pago o venció, lo que ocurra primero. Un registrante es responsable desde ese día anterior, y la CRA normalmente trata el pago como vencido en la fecha de la factura (RC4022; Excise Tax Act, sección 225). Agregue el impuesto de las facturas que vencieron en el período pero siguen sin pagarse, y quite del paso 3 cualquier depósito que pague una factura ya contada en un período anterior. Lleve una sola lista de facturas para todos los períodos.
5. Si nunca se mencionó el impuesto al cliente, cómo se divide el precio es otra cuestión; vea precios con impuesto incluido y GST/HST.

Un registrante obligado a cobrar GST/HST que no lo cobró sigue siendo responsable e incluye el impuesto en la declaración del período en que debió cobrarlo (RC4022); vea registrado pero no cobró GST/HST. Las declaraciones faltantes, las fechas de vencimiento y las determinaciones estimadas se tratan en declaraciones de GST/HST sin presentar y determinaciones estimadas.

¿Qué tasa aplica en mi provincia y qué cambia en Quebec o donde se aplica el PST?

La tasa depende de dónde se hace la venta, no de dónde está el negocio (CRA: lugar de suministro). Para los bienes entregados, es la provincia de entrega. Para los servicios, las reglas generales de la CRA parten de la dirección en Canadá que el proveedor obtuvo del cliente. Si tiene clientes en más de una provincia, vea cómo cobrar GST/HST, PST y QST por provincia.

Estas son las tasas de hoy de la tabla de tasas de la CRA, que también enumera rangos de fechas anteriores. Use la tasa vigente cuando se hizo cada venta, sujeta a las reglas de transición de la CRA. La tasa del HST de Nueva Escocia fue de 15% del 1 de abril de 2013 al 31 de marzo de 2025.

Columbia Británica, Saskatchewan y Manitoba tienen sus propios impuestos sobre las ventas, que se aplican solo a ciertos bienes y servicios y los administra la provincia, fuera de la declaración de GST/HST (Columbia Británica; Saskatchewan; Manitoba). Vea impuesto provincial sobre las ventas.

Quebec cambia la presentación, no solo la tasa. En Quebec, Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec) generalmente administra el GST/HST (RC4022), una corporación ubicada en Quebec o Alberta presenta una declaración corporativa provincial aparte (CRA: T2), y los residentes de Quebec pueden necesitar una declaración provincial aparte (CRA: paquete de Quebec). Esta página cubre solo el impuesto que administra la CRA.

¿Qué formularios presento cada año: T2125 para un propietario único, T2 para una corporación?

Cada año fiscal requiere la declaración de quien ganó el ingreso: un T2125 con la T1 del propietario si es propietario único, una T2 si es una corporación. El ingreso que ganó una corporación se informa en su T2, no en el T2125 de su propietario.

Un propietario único no tiene personalidad jurídica aparte del negocio e informa en una T1 con el Form T2125 (CRA: empresa individual; Form T2125). Una sociedad de personas no paga impuesto sobre la renta ni presenta por sí misma una declaración del impuesto sobre la renta (CRA: sociedad de personas). Una corporación es una entidad jurídica separada, con su propia T2 (CRA: corporación), y las corporaciones, salvo las aseguradoras, deben preparar la información de sus estados financieros con los códigos GIFI, la lista estándar de la CRA para las líneas de los estados financieros, y presentarla con la T2 (CRA: GIFI). Por eso, la reconstrucción de una corporación abarca más que las ventas: los saldos bancarios al cierre del ejercicio según los estados de cuenta, lo que el propietario aportó o retiró, el GST/HST adeudado, el equipo comprado y lo que el negocio debe y le deben.

Cuando una empresa individual y una corporación comparten cuentas, cada depósito pertenece a una de ellas. Cuál depende de los hechos, normalmente de quién era el contrato y la factura. El ingreso corporativo depositado en una cuenta personal sigue siendo ingreso corporativo; vea ingresos de la corporación en una cuenta personal.

¿Qué puede exigir o hacer la CRA si mis registros son insuficientes?

La CRA puede ordenar que se lleven registros específicos a futuro y comprobar los ingresos con métodos indirectos, como el análisis de depósitos bancarios. Tanto el Income Tax Act como el Excise Tax Act permiten a la CRA exigir a quien no llevó registros adecuados que lleve los registros que ella especifique (Income Tax Act, sección 230; Excise Tax Act, sección 286).

Si los auditores no pueden determinar el ingreso o el impuesto neto con registros incompletos, la CRA indica que usan otros métodos (CRA: registros que debe conservar). Su manual de auditoría nombra los libros inadecuados o poco confiables como razón para la verificación indirecta, y el análisis de depósitos bancarios forma parte de esa comprobación (manual de auditoría de la CRA). Los registros propensos a errores y el uso indistinto de cuentas del negocio y personales figuran entre los factores que la motivan, y una auditoría puede pedir los estados de cuenta bancarios personales del propietario (CRA: auditorías de negocios). Si usted clasifica primero los depósitos, podrá responder cuando la CRA pregunte qué fue cada uno.

Un negocio debe poner sus registros y documentos de respaldo a disposición de la CRA cuando esta lo pida (CRA: sus responsabilidades). Si falta un comprobante de depósito, el manual de auditoría de la CRA indica que los auditores soliciten una autorización bancaria para obtener una copia del banco (manual de auditoría de la CRA). Una declaración falsa u omisión en una declaración, hecha a sabiendas o por negligencia grave, lleva una multa de 50% del impuesto subdeclarado y de ciertos montos relacionados, que nunca es menor de $100 (Income Tax Act, sección 163).

¿Cuándo conviene llevar una reconstrucción a un profesional antes de presentar algo?

Conviene considerar la ayuda de un profesional antes de presentar cualquier cosa cuando se da alguna de estas situaciones. Ellas deciden qué entidad informa cada depósito, qué año se presenta primero y cómo se estima el GST/HST, y una decisión equivocada se arrastra a todos los años siguientes.

• Hay más de un año sin presentar, o llegó una carta de la CRA, una exigencia o una determinación estimada.
• Interviene una corporación, o una empresa individual y una corporación comparten cuentas.
• El efectivo que nunca llegó a un banco es una parte grande de las ventas, o no existe registro de él.
• Las ventas gravables superaron $30,000 y el negocio nunca se registró, o se registró y no cobró impuesto.
• Los depósitos no concilian, o faltan cuentas.
• Interviene Quebec, o más de una provincia.
• El ingreso llega en moneda extranjera o en una cuenta fuera de Canadá, o el propietario de una corporación vive en el extranjero.
• Una declaración ya presentada omitió ingresos.

Parte del riesgo es personal. Los directores de una corporación pueden responder por el GST/HST que esta no remitió, con intereses y multas, salvo que hayan actuado con el cuidado de una persona razonablemente prudente; la CRA debe emitir la determinación dentro de dos años después de que alguien dejó de ser director por última vez (Excise Tax Act, sección 323). El Programa de Divulgaciones Voluntarias (VDP) puede cubrir una declaración con al menos un año de atraso, pero solo si la solicitud se presenta antes de que empiece una auditoría o una investigación (CRA: requisitos del VDP); vea declaraciones personales sin presentar.

El trabajo crece con el número de años, cuentas, entidades y con la proporción de efectivo. Reúna primero los estados de cuenta y luego converse sobre la entidad, el orden de los años y las preguntas de GST/HST con ayuda con la contabilidad.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares canadienses.

Estilista de Alberta, primer año en el negocio

Depositó C$55,000. De ese total, C$8,000 fueron transferencias personales, lo que deja C$47,000: C$44,000 de honorarios y C$3,000 de propinas. Las propinas son ingreso, así que se mantienen en su ingreso bruto, registradas aparte de sus honorarios.

Sus honorarios por trimestre calendario, contados cuando vencieron, fueron C$10,000, C$11,000, C$12,000 y C$11,000. Esto cuenta solo los honorarios para el límite del GST/HST; si las propinas cuentan depende de los hechos. Después del tercer trimestre, sus honorarios acumulados suman C$33,000, por encima del límite. Deja de ser pequeña proveedora a fines de octubre, el mes siguiente a ese trimestre, y debe cobrar GST desde su primer suministro posterior. Alberta tiene solo GST. Si sus honorarios de noviembre y diciembre fueron C$7,500 y los clientes pagaron precios que ya incluían el impuesto, el GST incluido es C$7,500 × 5/105 = aproximadamente C$357. Los honorarios hasta octubre no llevan GST.

Corporación de Ontario, negocio de efectivo

Tres años de depósitos suman C$300,000, sin ningún registro de ventas en efectivo.

«No son ventas» es un préstamo del propietario en el año 1 y una transferencia desde otra cuenta del propietario en el año 3. La estimación de efectivo viene del propietario y de los registros de citas, con el método por escrito. Si los clientes pagaron precios que incluían 13% de HST, el año 1 contiene C$90,000 × 13/113 = aproximadamente C$10,354 de impuesto, y las ventas antes de impuesto son aproximadamente C$79,646. Con C$90,000 de ventas gravables, la corporación superó el límite de pequeño proveedor, así que se debía HST desde la fecha en que lo superó, se haya cobrado a los clientes o no; si los precios nunca mencionaron el impuesto, vea precios con impuesto incluido y GST/HST. La corporación presenta una T2 por cada uno de los tres años. Rastrea los C$53,000 en efectivo hasta el gasto del negocio, el efectivo disponible y los retiros del propietario, y luego clasifica cada retiro según los hechos que lo respaldan.

Propietaria única en Columbia Británica

Recibió C$40,000 en e-transfers en cada uno de dos años. Relaciona cada uno por remitente, mensaje y factura. En el año 1, C$6,000 fueron dinero de la familia, lo que deja C$34,000 de ingresos del negocio. En el año 2, C$4,000 fueron dinero de la familia, lo que deja C$36,000. Presenta un T2125 por año, cada uno en el formulario de ese año. Si sus ingresos son ventas gravables, el total de cada año supera el límite de pequeño proveedor, así que verifica si se exigía el registro para el GST y si se aplica el PST de Columbia Británica a lo que vende.

¿Su caso es distinto?

• Años sin presentar, efectivo que no puede documentar, depósitos que no concilian, o una empresa individual y una corporación en las mismas cuentas: pueden depender de a qué entidad pertenece cada depósito, qué años van primero y cómo se estima el GST/HST. Reúna todos los estados de cuenta y converse sobre el caso con ayuda con la contabilidad.
• Sus libros existen pero van meses atrasados: vea cómo ponerse al día con libros atrasados.
• Sus declaraciones personales están sin presentar: vea cómo ponerse al día con declaraciones sin presentar.
• La T2, el GST/HST y las declaraciones de nómina de su corporación están sin presentar: vea cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar.
• La CRA estimó su GST/HST: vea declaraciones de GST/HST sin presentar y determinaciones estimadas.
• Nunca se registró, o nunca cobró impuesto: vea cuándo registrarse para el GST/HST y registrado pero no cobró GST/HST.
• Una declaración que ya presentó omitió ingresos: vea ingresos no declarados y divulgación voluntaria.
• La CRA envió una carta de revisión o auditoría: vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.
• Los clientes le pagaron en moneda extranjera o con una aplicación de pagos, o el propietario de su corporación vive en el extranjero: vea cómo reconstruir ingresos de plataformas y en dólares estadounidenses y corporación de propiedad no residente que nunca presentó.
• Su negocio está en Quebec: clasificar los depósitos funciona igual, pero las declaraciones de GST/QST y del impuesto sobre la renta de Quebec quedan fuera de esta página (vea el párrafo sobre Quebec más arriba). Para la parte contable, vea ayuda con la contabilidad.