Saldos multimoeda da Wise e da Stripe na escrituração

Uma conta multimoeda é uma conta só ou uma por moeda na minha escrituração?

Uma por moeda. Uma conta multimoeda é uma única conta no provedor que guarda um saldo separado em cada moeda, então a escrituração mantém uma conta para cada saldo, na moeda desse saldo, cada uma conferida com o seu próprio extrato. Acrescente uma conta transitória para os repasses que saíram da plataforma mas ainda não chegaram ao banco, e mantenha vendas, tarifas e diferenças cambiais em contas próprias. “Moeda principal”, daqui em diante, é a moeda em que a escrituração e a declaração são mantidas: em geral dólares canadenses para um negócio canadense e dólares americanos para um negócio dos EUA (para uma corporação canadense que declara em dólares americanos, veja o fim desta página).

Se o seu software vincula cada conta a uma só moeda, mantenha uma conta transitória por moeda.

Dois arranjos usam as mesmas contas. Um processador paga em uma conta multimoeda de dinheiro, que na sua escrituração é uma conta bancária; enviar dinheiro dela para o seu próprio banco é uma transferência, não renda. Ou então os clientes pagam direto na conta de dinheiro: não há repasse, e o pagamento é a venda.

O caso deixa de ser simples quando há saldos em três ou mais moedas, saldos que não fecham ou meses que nunca foram conciliados, horas de lançamento manual por mês, um provedor em outro país que não o do proprietário, dinheiro do negócio recebido em conta pessoal ou do país de origem, ou um proprietário que é pessoa dos EUA (US person) ou residente no Canadá com contas no exterior (relatórios de contas estrangeiras, abaixo). Cada um desses casos exige mais do que escrituração de rotina.

Reúna primeiro: o extrato mensal de cada saldo em moeda, o relatório de repasses do provedor, uma confirmação de cada conversão (valor enviado, valor recebido, tarifa), o extrato bancário de cada depósito e a fonte das taxas de câmbio que você vai usar.

Como evito que um repasse em trânsito conte duas vezes como renda?

Conte cada venda uma só vez. Se você lança as vendas quando faturadas, o pagamento da plataforma quita a fatura; se as lança quando recebidas, o pagamento que chega ao saldo da plataforma é a venda. Sua declaração define qual dos dois vale: a CRA exige o regime de competência, o caminho da fatura, para a maior parte da renda de autônomo (Canadá; escolha nos EUA). De qualquer forma, o repasse e o depósito bancário apenas movem dinheiro entre contas suas. Uma variação de taxa entre a fatura e o pagamento é ganho ou perda cambial, não venda extra. As etapas abaixo mostram o caminho do recebimento; em uma venda faturada, a etapa 1 quita a conta a receber.

1. Venda: debite o saldo pelo valor total que os clientes pagaram; credite vendas.
2. Tarifa: debite tarifas; credite o saldo.
3. O repasse sai da plataforma: debite repasses em trânsito; credite o saldo.
4. O depósito chega ao banco: debite a conta bancária; credite repasses em trânsito.

A conta transitória fica em zero sempre que todos os repasses já chegaram; um saldo que sobra no fim do mês é um repasse ainda em trânsito ou um depósito que nunca chegou, então vá atrás disso antes de fechar. Se o depósito é em outra moeda, a etapa 4 também é uma conversão (abaixo).

Três armadilhas causam a maior parte da contagem dupla: lançar o depósito líquido como vendas, o que esconde as vendas brutas e as tarifas; lançar o repasse como venda além da própria venda; e aceitar o depósito do repasse vindo do feed como uma nova venda, em vez de relacioná-lo ao repasse em trânsito. Como relacionar depósitos e relatórios de vendas está em conciliação de vendas e repasses.

Como registro um repasse que cai em um saldo de moeda estrangeira?

Registre três valores na moeda do próprio repasse: as vendas brutas (o que os clientes pagaram) em vendas, as tarifas da plataforma em tarifas e o valor líquido, bruto menos tarifas, como o aumento desse saldo. Avalie as linhas de vendas e de tarifas na moeda principal pela taxa do dia (próxima seção).

Vendas são o valor bruto, não o líquido. Nos EUA, o Form 1099-K informa o valor bruto sem considerar tarifas nem reembolsos, então os valores brutos podem bater com ele e os depósitos líquidos não. O formulário converte pagamentos em moeda estrangeira pela taxa à vista da data da transação ou por uma convenção consistente, então espere uma pequena diferença de taxa. Tarifas, reembolsos, disputas, saldos negativos e a conferência com o 1099-K estão em repasses, tarifas e saldos negativos.

Qual taxa de câmbio uso no Canadá e nos EUA?

No Canadá, use a taxa do Bank of Canada do dia em que o valor surgiu. Nos EUA, use a taxa vigente quando você recebe, paga ou apropria o item; o IRS não tem taxa oficial e geralmente aceita qualquer taxa divulgada, usada de forma consistente. Nos dois países, guarde o valor original em moeda estrangeira ao lado do valor na moeda principal.

Anote a fonte que você usa para cada par de moedas e continue usando-a de um ano para o outro. A confirmação do provedor mostra o que a conversão devolveu, então registre o valor que chegou; isso é separado da taxa que você usa para avaliar uma venda ou uma despesa.

Como registro a conversão de um saldo em outro e a tarifa de conversão?

Uma conversão entre saldos seus move dinheiro; não gera ganho. Cada saldo tem um valor contábil: o valor na moeda principal pelo qual foi lançado quando chegou.

1. Leia a confirmação: valor enviado, valor recebido, tarifa.
2. Credite o saldo de origem pelo valor enviado, pelo seu valor contábil.
3. Debite o saldo de destino pelo que caiu nele (o valor recebido menos qualquer tarifa descontada dele), avaliado na moeda principal pela taxa do dia, e debite tarifas por essa tarifa.
4. A diferença entre o total dos débitos e o total dos créditos é o ganho cambial (um crédito) ou a perda cambial (um débito).

Se a tarifa está embutida na taxa, o valor recebido é simplesmente menor: registre o que chegou. A escrituração dos EUA deixa a diferença no ganho ou na perda cambial. A escrituração do Canadá coloca a diferença entre o que você enviou e o que chegou, ambos pela taxa do Bank of Canada do dia, em uma conta de custo de conversão, e qualquer resto em ganho ou perda cambial (transferências entre contas em CAD e USD). Se o saldo de origem tem valores que chegaram a taxas diferentes, o ganho depende de quais deles contam como saída; combine um método com o seu preparador e use-o sempre.

O mesmo lançamento vale quando o provedor ou o banco faz a conversão por você (um repasse enviado em uma moeda para uma conta bancária em outra) e quando você paga uma conta com um saldo em moeda estrangeira: registre o que caiu, ou a despesa pela taxa do dia, reduza o saldo ou os repasses em trânsito pelo valor contábil e lance a diferença na linha de câmbio.

Como concilio cada saldo em moeda com o extrato mensal?

Concilie primeiro cada saldo na sua própria moeda e só depois olhe os valores na moeda principal. Um saldo que bate com o extrato em libras está certo, mesmo que o valor dele em dólares tenha mudado. O IRS recomenda conciliar a conta do negócio todo mês, para que a escrituração reflita cada cobrança e os erros apareçam.

1. Para cada saldo, o saldo inicial mais as entradas, menos as saídas, é igual ao saldo final do extrato nessa moeda.
2. Relacione cada repasse do relatório da plataforma a um depósito bancário. Um repasse ainda sem depósito fica na conta transitória.
3. Relacione cada conversão aos seus dois lados: um que sai de um saldo e outro que entra em outro.
4. Só então confira os valores na moeda principal. Uma diferença que existe apenas porque a taxa mudou é uma reavaliação, não um lançamento que faltou.

Se um saldo não fecha, a diferença aponta a causa:

A reavaliação no fim do ano está em ganho ou perda cambial em uma conta em USD (Canadá) e contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA (EUA).

Onde aparecem os ganhos e as perdas cambiais, e quando isso vira uma questão fiscal?

Na escrituração, em uma única linha de ganho ou perda cambial, separada de vendas e tarifas. Diferenças pequenas também vão para a linha, e um valor líquido pequeno é normal; um valor grande ou crescente em geral aponta um erro na fonte da taxa ou no lançamento, então procure por aí antes de pensar na questão fiscal. Para fins fiscais, o rótulo não decide o tratamento: cada país tem a sua regra para o ganho ou a perda realizados quando a moeda é convertida ou gasta.

• EUA: a seção 988 diz que o ganho ou a perda em moeda estrangeira em uma transação da seção 988 é calculado separadamente e, salvo disposição em contrário da própria seção, tratado como renda ou perda ordinária. Alienar uma moeda diferente da sua moeda funcional (em geral o dólar, segundo o IRS) é uma transação desse tipo, e essa moeda inclui um depósito à vista ou a prazo denominado nela em um banco ou outra instituição financeira. Assim, converter ou gastar um saldo em moeda estrangeira pode gerar ganho ou perda; se um determinado saldo de plataforma conta como esse tipo de depósito é uma pergunta para o seu preparador.
• Canadá: a seção 39(2) trata o ganho ou a perda cambial como de capital apenas na medida em que não seria incluído na renda nem deduzido dela, então o lado em que um ganho cai depende dos fatos. A isenção individual para ganhos pequenos e a questão das corporações estão em transferências entre contas em CAD e USD.

Um saldo mantido fora do meu país exige FBAR ou T1135?

Pode exigir. O que decide é o lugar onde a conta é mantida, não a moeda do saldo. Para o T1135, importa também se a empresa que lhe deve o saldo é não residente, porque uma dívida de um não residente pode contar onde quer que o dinheiro esteja. Um saldo em dólares americanos mantido no Canadá não é automaticamente estrangeiro para fins canadenses, e um saldo em euros mantido nos EUA não é automaticamente estrangeiro para fins dos EUA.

As instruções da FinCEN não listam nenhuma exceção do FBAR para uma conta usada apenas para o negócio, enquanto o T1135 exclui bens usados ou mantidos exclusivamente em uma atividade empresarial em operação. Um saldo que também guarda dinheiro pessoal ou caixa de investimento pode não ser “exclusivamente” do negócio.

Uma pessoa física dos EUA, incluindo um empresário individual, também pode ter de entregar o Form 8938 com a declaração de imposto de renda quando os ativos financeiros estrangeiros passam dos limites próprios desse formulário, que são mais altos (comparação do IRS; declaração de contas no exterior).

Nenhuma página oficial diz quais provedores mantêm saldos em quais países, nem se um saldo de plataforma é uma conta financeira: confira no extrato da sua conta qual instituição ou empresa mantém o saldo, e em que país. Quais contas contam, a regra da empresa com mais de 50%, como os valores são medidos e as multas estão em FBAR para contas de empresas no exterior e declaração de bens e afiliadas no exterior.

Quais registros ligam um repasse, uma conversão e o depósito bancário?

Mantenha uma cadeia para cada repasse: a linha do repasse na plataforma, a confirmação da conversão, se houve uma, e a linha do banco, unidas por uma referência escrita no campo de memorando de cada lançamento. Além dos extratos e confirmações listados no início, guarde:

• As taxas de câmbio que você usou, com a fonte e a data.
• Se um FBAR ou um T1135 puder se aplicar: o maior saldo em cada moeda durante o ano (FBAR) e o custo em dólares canadenses dos fundos mantidos, no seu ponto mais alto do ano (T1135). Os registros do FBAR geralmente são guardados por 5 anos (IRS).

Guarde tudo junto com os lançamentos que cada documento sustenta; o IRS cita comprovantes de venda, faturas, recibos e comprovantes de depósito como documentos de apoio. Salve cópias você mesmo, em vez de depender do site do provedor: a CRA diz que registros mantidos fora do Canadá e acessados eletronicamente do Canadá não são considerados registros mantidos no Canadá. O prazo de guarda difere por país: veja por quanto tempo guardar os registros do negócio (EUA) e o guia do Canadá.

Exemplo

Taxas e valores ilustrativos; cada cenário informa suas moedas. Suponha que não haja GST/HST, imposto sobre vendas nem IVA, e que cada cliente pague no dia em que a venda é lançada.

Freelancer de Toronto: uma venda, uma tarifa e uma conversão

Uma freelancer lança a escrituração em dólares canadenses. Um cliente paga US$5.000 em um dia em que US$1 vale C$1,34. A plataforma retém US$150. Mais tarde ela converte US$4.000 quando US$1 vale C$1,35, recebendo C$5.400 menos uma tarifa de C$20. Esses US$4.000 chegaram a C$1,34, então carregavam C$5.360.

As vendas são US$5.000 pela taxa do dia, C$6.700, e não os C$5.380 que chegaram ao saldo em CAD. O saldo em USD continua com US$850.

LLC de Austin vendendo a compradores do Reino Unido: um saldo em libras

Uma LLC de Austin mantém a escrituração em dólares americanos. Clientes do Reino Unido pagam £2.000 em um saldo em GBP quando £1 vale US$1,25, então as vendas são US$2.500 (tarifas ignoradas aqui). O extrato do saldo em GBP no fim do mês mostra £1.200 porque £800 foram convertidas em dólares a £1 = US$1,28, resultando em US$1.024. O saldo em GBP na escrituração mostra £1.200, o mesmo valor do extrato, antes de qualquer valor em dólares ser aplicado. As £800 carregavam US$1.000, então a conversão deixa um ganho cambial de US$24, e as £1.200 restantes carregam US$1.500.

Corporação de Vancouver: US$30.000 no fim do ano

Uma corporação de Vancouver mantém a escrituração em dólares canadenses. Em 31 de dezembro, ela tem US$18.000 no saldo em USD de uma plataforma e US$12.000 no de outra. Ela concilia cada saldo com o seu próprio extrato em dólares americanos, zera os repasses em trânsito e só então avalia os US$30.000 pela taxa do fim do ano. A uma taxa ilustrativa de US$1 = C$1,36, isso dá C$40.800; se os saldos estão na escrituração por C$40.200, a diferença de C$600 é uma reavaliação na linha de câmbio, não um lançamento que faltou. Ela não é realizada; se é tributada depende do item (ganhos cambiais na declaração de uma corporação). Se um relatório de bens estrangeiros é devido depende de onde cada provedor mantém a conta, de os saldos serem mantidos exclusivamente para a atividade empresarial em operação da corporação e do custo total de todos os bens estrangeiros específicos dela, não só desses saldos.

E no seu caso?

• O lançamento manual leva horas por mês, ou saldos em três ou mais moedas não fecham com os extratos: as contas e os lançamentos transitórios precisam ser montados uma vez e conferidos todo mês. Veja a ajuda com escrituração contábil.
• Meses de movimento em moeda estrangeira nunca foram conciliados: refaça a partir dos extratos primeiro. Veja os guias do Canadá e dos EUA e depois peça ajuda com escrituração contábil.
• Você é uma pessoa dos EUA (US person), um residente no Canadá com contas mantidas no exterior, ou está se mudando entre os dois países: um FBAR, um Form 8938 ou um T1135 pode ser devido além da escrituração, que deve guardar os valores de que esses relatórios precisam (maior saldo, custo). Uma mudança altera quais se aplicam: uma pessoa física que passa a ser residente no Canadá pela primeira vez não entrega T1135 nesse ano (CRA). Veja a ajuda com escrituração contábil, os guias sobre FBAR de empresas e T1135 e, para o FBAR em si, a ajuda com FBAR.
• Pagamentos do negócio caem em uma conta pessoal, ou em uma conta no seu país de origem, ou dinheiro pessoal e do negócio dividem o mesmo saldo: a parte do negócio precisa ser separada primeiro, e um relatório de conta estrangeira pode se aplicar. Veja renda do negócio em conta pessoal (EUA), renda da corporação em conta pessoal (Canadá) e a ajuda com escrituração contábil.
• Sua corporação canadense mantém a escrituração em dólares americanos ou pode optar por isso, ou você não sabe qual regra de taxa sua declaração segue (canadense, dos EUA ou ambas): uma corporação residente no Canadá pode optar por apurar o imposto em uma moeda admitida, como o dólar americano, no Form T1296, entregue até 60 dias após o primeiro dia do ano fiscal (ITA s. 261). Veja vendas em dólares americanos e repasses de marketplaces e contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA e depois a ajuda com escrituração contábil.
• Você está escolhendo a moeda da escrituração ou ativando a multimoeda: veja software e moeda principal para um negócio nos dois países e multimoeda antes de ativar.