Pagos de Stripe: ventas brutas, comisiones, reembolsos y 1099-K

¿Por qué mi pago de Stripe es menor que lo que pagaron los clientes?

Un pago de Stripe es su saldo disponible cuando Stripe lo crea, no el total que pagaron los clientes. La comisión de Stripe se descuenta de cada cobro antes de que llegue al saldo, y los reembolsos, las disputas y otros cargos salen del mismo saldo (saldos, pagos).

Registre los montos brutos y dé a cada deducción su propia línea. El depósito bancario es el neto, así que es una transferencia, nunca una venta. Una cuenta de compensación de Stripe es una cuenta transitoria en su contabilidad para el dinero en tránsito entre Stripe y su banco; cómo funciona se explica más abajo. El Form 1099-K reporta los pagos antes de comisiones y reembolsos, así que compárelo con las ventas brutas, no con los depósitos.

Cuatro cosas hacen que un caso no sea sencillo:

• Pagos manuales o instantáneos, que el informe de pagos no puede detallar.
• Un saldo negativo que Stripe cobra del banco.
• Disputas aún abiertas al cierre del año, o más de una cuenta de Stripe.
• Un año ya presentado en el que los depósitos se registraron como ventas, un Form 1099-K muy superior a la contabilidad o un aviso del IRS por la discrepancia.

Reúna antes de empezar: el informe detallado de pagos de cada pago del año, el Form 1099-K del año (los emisores deben enviarlo a más tardar el 31 de enero del año siguiente), los estados de cuenta bancarios y las listas de reembolsos y disputas.

¿Qué informe de Stripe relaciona un pago con sus transacciones?

El informe de conciliación de pagos relaciona cada pago automático con el lote de cobros, reembolsos, disputas y comisiones que liquida. El informe de resumen del saldo no lo hace: funciona como un estado de cuenta bancario y no vincula los pagos con los cobros (conciliación de pagos, resumen del saldo).

• Elija el rango de fechas alrededor de la fecha estimada de llegada del pago y amplíelo si tiene dudas. Un pago puede llegar antes de que los datos de su informe estén listos.
• El informe de conciliación de pagos cubre los pagos automáticos. Para los pagos manuales, Stripe remite al informe del saldo.
• Stripe no puede indicar qué transacciones contiene un pago instantáneo. Conciliar el pago instantáneo con el historial de transacciones le corresponde a usted.
• Descargue el CSV detallado.

Conserve cada archivo tal como se descargó. La Publication 583 indica que su estado de cuenta bancario, su chequera y sus libros deben coincidir, y recomienda conciliar cada mes.

¿Cómo registro un pago de Stripe: cobros, comisiones, reembolsos y el depósito?

Registre las líneas del pago mediante una sola cuenta de compensación de Stripe y luego relacione el depósito bancario con esa cuenta, no con las ventas. La cuenta de compensación guarda lo que Stripe le debe, o lo que usted le debe a Stripe, hasta que el dinero se mueva. Es un método de rastreo, no un asiento prescrito por el IRS: el IRS le permite usar cualquier sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos.

En palabras sencillas: las ventas aumentan por lo que pagaron los clientes, los reembolsos y las comisiones tienen sus propias líneas, y Stripe le debe el resto hasta que llegue el depósito.

1. Cree una cuenta de compensación para Stripe.
2. Abra el informe detallado del pago y sume las líneas por categoría de informe.
3. Registre un asiento por pago. Acredite las ventas por los cobros, o las cuentas por cobrar si una factura ya registró la venta. Debite devoluciones y bonificaciones por los reembolsos, y comisiones de Stripe por las comisiones. Debite la cuenta de compensación por el neto de esas líneas, o acredítela si el neto es negativo. Dé a cualquier otra línea su propia cuenta: el impuesto sobre las ventas a impuesto sobre las ventas por pagar, la retención adicional a impuesto retenido.
4. Registre el depósito como un segundo asiento: debite el banco y acredite la cuenta de compensación. Si la conexión bancaria ya creó el depósito, relaciónelo con la cuenta de compensación en lugar de clasificarlo como ventas.
5. Verifique que los débitos sean iguales a los créditos. La cuenta de compensación vuelve a cero para ese pago, a menos que Stripe haya retenido dinero; el dinero retenido permanece en la cuenta de compensación hasta que se libere.

La mayoría de los libros fechan cada línea de la cuenta de compensación por su fecha de creación, no por la fecha de llegada del pago, así que un pago que cruza un cierre de mes se divide entre los meses. El año al que pertenece una venta depende del método contable; la sección de cierre de año más abajo lo explica.

El impuesto sobre las ventas que recae sobre el comprador, que usted cobra y debe remitir, no es ingreso (Publication 334); regístrelo en una cuenta de impuesto sobre las ventas por pagar, no en ventas. El método completo para todas las plataformas, incluidas las reservas y el impuesto, está en Conciliar ventas, pagos y el Form 1099-K. Si una sincronización o una factura también crea la venta, consulte Ingresos duplicados en su contabilidad. Para los planes anuales pagados por adelantado, consulte Ingresos diferidos de suscripciones.

¿Por qué un pago de Stripe incluye un reembolso, queda corto después de una disputa o nunca llega?

Stripe descuenta un reembolso o una disputa del saldo cuando ocurre, así que el siguiente pago lo absorbe, aunque la venta original se haya pagado semanas o un año antes. El reembolso no se descuenta del pago que incluyó la venta original.

• Reembolsos. Registre el reembolso como su propia línea en el período en que se asienta, en devoluciones y bonificaciones. Un reembolso en enero de una venta de diciembre es una línea de enero. Si al cierre del año hace falta una estimación de los reembolsos aún no asentados depende del método contable; consulte a su preparador. Cómo llega un reembolso a la declaración se explica en Cómo registrar reembolsos en la contabilidad.
• Disputas. Stripe debita el monto en disputa más una comisión por disputa cuando se abre la disputa y retiene el dinero durante toda la disputa, que puede durar de dos a tres meses (Stripe). Si el emisor de la tarjeta falla a su favor, Stripe devuelve el monto. Stripe indica que no devuelve la comisión por recibir una disputa, salvo que su contrato diga otra cosa; una comisión aparte por impugnar una disputa se devuelve si usted gana.
• Contabilidad de una disputa. Ni el IRS ni Stripe prescriben asientos. Un método viable: la comisión a gasto cuando se cobra, el monto en disputa a una cuenta por cobrar a Stripe mientras esté abierta y luego de vuelta a la cuenta de compensación si se gana. Dónde va una disputa perdida, como una reducción de ventas o en otra cuenta, es una pregunta para su preparador, igual que con el reembolso de un pago por servicios que aparece más abajo.
• Pagos fallidos o faltantes. Un pago puede aparecer primero como pagado y luego cambiar a fallido en un plazo de cinco días hábiles (Stripe). Un pago que nunca llega puede haber fallado o haberse pausado. Relacione cada pago con el estado de cuenta bancario, no solo con la lista de Stripe; mientras no llegue, su monto permanece en la cuenta de compensación.

¿Cómo puede Stripe cobrar a mi cuenta bancaria cuando mi saldo es negativo?

Stripe puede crear un pago que debita su cuenta bancaria cuando su saldo es negativo y ningún cobro nuevo lo cubre. En el ejemplo de Stripe, reembolsar más de los pagos anteriores de lo que traen los cobros nuevos deja el saldo negativo (Stripe). Su cuenta bancaria debe aceptar tanto créditos como débitos para que Stripe pueda hacer el débito.

Un saldo se vuelve negativo cuando los reembolsos, las disputas y las comisiones superan los cobros nuevos. Stripe sugiere un saldo mínimo en los pagos automáticos para que estos eventos no pausen los pagos ni provoquen un débito en la cuenta bancaria (Stripe).

En la contabilidad, un saldo negativo significa que la cuenta de compensación muestra que usted le debe a Stripe. El débito bancario lo salda. Es un asiento de compensación, no un gasto ni un reembolso: los reembolsos y las comisiones que lo causaron ya se registraron en sus propias líneas. El dinero retenido bajo un saldo mínimo sigue siendo suyo y permanece en la cuenta de compensación.

¿Por qué mi 1099-K de Stripe no coincide con mis ingresos?

La casilla 1a del Form 1099-K es el monto bruto de los pagos reportables, sin ajustes por créditos, descuentos, comisiones, montos reembolsados, envíos u otros montos. Compárela con las ventas brutas antes de reembolsos, no con los depósitos ni con las ventas netas. Las comisiones, los reembolsos y cualquier otro monto que el formulario no resta explican gran parte de la diferencia; la tabla siguiente cubre el resto.

Registrar el formulario mismo como ventas contaría los pagos dos veces si ya están en la contabilidad. La falta de un formulario no elimina el ingreso (Publication 334). Los pagos con tarjeta se reportan sin importar el monto; las apps de pagos y los marketplaces tienen una prueba de monto y de número de transacciones que comienza cuando los pagos superan $20,000 (IRS). Quién recibe un formulario se explica en la guía del umbral del Form 1099-K.

Si queda una diferencia después de estas partidas, forzarla a ventas o a otros ingresos ocultaría la causa: puede faltar en la contabilidad un mes, una cuenta o una entidad.

Un pago de Stripe llega después del 31 de diciembre: ¿a qué año pertenece?

En la mayoría de los libros, un cobro de Stripe entra en la cuenta de compensación en el período de su propia fecha, así que un pago de enero puede incluir ventas de diciembre, y lo que Stripe aún le debe al 31 de diciembre permanece en la cuenta de compensación. El año de la venta depende del método contable: una venta con el método de acumulación puede caer en un año distinto al de su pago (Publication 538). El Form 1099-K puede seguir otras fechas.

Pregunte al emisor qué fecha trató como instrucción de transferencia; las casillas mensuales 5a a 5l del formulario muestran el resultado.

Para los pagos automáticos, ejecute el informe de conciliación de pagos de Stripe hasta el 31 de diciembre para respaldar el saldo de la cuenta de compensación: su sección de conciliación del saldo final desglosa las transacciones que no se habían liquidado al final del período del informe (Stripe).

En la declaración, el método contable decide (Publication 538). Un negocio con el método de acumulación incluye el ingreso cuando todos los hechos fijan su derecho a él y el monto puede determinarse con precisión razonable, y a más tardar cuando aparece en un estado financiero aplicable, como unos estados auditados, si los tiene. Un negocio con el método de efectivo incluye el ingreso que recibe en efecto o que queda a su disposición: acreditado en su cuenta o puesto a su disposición sin restricciones, y el recibo de un agente cuenta como propio, salvo que restricciones sustanciales limiten su control.

Si el saldo pendiente, el saldo disponible o la reserva de Stripe cuentan como recibidos depende de los hechos, y las fuentes no lo resuelven para todos los vendedores. Stripe describe los fondos pendientes como aún no utilizables, los fondos disponibles como utilizables para pagos y una reserva como fondos que no puede pagar hasta que termine la retención (Stripe). Defina el método con su preparador antes del cierre del año: un cambio del método de efectivo al de acumulación, o a la inversa, por lo general requiere la aprobación del IRS, que se solicita en el Form 3115 (Publication 538). Consulte Efectivo o acumulación para un negocio pequeño.

¿Y si el 1099-K incluye pagos de otra persona, o tiene un nombre o un número incorrectos?

Pida al emisor un formulario corregido y presente a tiempo con sus propios registros. El IRS no puede corregir un formulario que presentó un emisor, e indica que no se espere la corrección (IRS).

• El formulario no es suyo o duplica otro: pida un formulario corregido que muestre cero.
• El número de identificación fiscal o el monto bruto es incorrecto, incluido su propio número en un formulario de un negocio que usted declara en el Form 1065, 1120 o 1120-S: pida un formulario corregido.
• El formulario incluye pagos de otra persona o de otro negocio, como con una terminal de tarjetas compartida: el IRS indica que presente la declaración informativa requerida a nombre de ellos cuando se exija una, y que conserve los registros de lo que les pagó.

El nombre del emisor está bajo «Filer» en el formulario. Una plataforma o facilitador que le transfiere los pagos de Stripe puede ser el emisor en lugar de Stripe; el nombre de la entidad liquidadora original figura en la parte inferior izquierda (instrucciones). Conserve el formulario original y todos los mensajes sobre la corrección. Los pasos para un formulario que cubre solo una parte del año, o que figura con otro nombre o número, están en Formulario de plataforma incorrecto o corregido.

¿Qué montos de Stripe llegan a la declaración: ventas brutas, comisiones, reembolsos?

Los pagos brutos por sus bienes y servicios van en la declaración como ingresos brutos, los reembolsos como devoluciones y bonificaciones, y las comisiones de Stripe como gasto del negocio. El pago en sí, y el dinero que sigue en el saldo de Stripe, no son ninguno de los dos. El IRS indica que las comisiones y los reembolsos no son ingreso gravable y pueden deducirse del monto bruto del formulario.

Las instrucciones definen la línea de devoluciones y bonificaciones por los reembolsos de productos devueltos y las rebajas de precio. Para el reembolso de un pago por servicios, o de una venta de un año anterior, pregunte a su preparador qué línea aplica. Dónde cae una disputa perdida es la misma pregunta. Para ubicar los totales en la declaración, consulte Impuesto sobre la renta de vendedores en línea.

¿Cuándo los pagos manuales o instantáneos, o varias cuentas de Stripe, requieren un responsable contable?

Una hoja de cálculo funciona mientras cada pago automático se registre poco después de que llega, una sola asignación cubra todas las líneas y el año cuadre con el formulario. Deja de funcionar cuando:

• Los pagos son manuales o instantáneos. El informe de pagos de Stripe no los detalla, así que la cuenta de compensación se concilia con el saldo de Stripe en lugar de pago por pago.
• Hay más de una cuenta de Stripe. Más de una cuenta puede significar más de un formulario, que se distinguen por el recuadro del número de cuenta (instrucciones).
• Los pagos se liquidan en una cuenta financiera de Stripe. Stripe indica que los negocios de EE. UU. elegibles se liquidan allí y solo necesitan una cuenta bancaria para pagos externos (Stripe). La contabilidad entonces sigue el dinero de Stripe a esa cuenta y de ahí al banco.
• Un año ya presentado registró los depósitos como ventas. Las ventas, las comisiones y los reembolsos están mal en la contabilidad, y si la declaración debe enmendarse depende de cómo se declararon los ingresos brutos y los gastos.
• El formulario sigue muy lejos de la contabilidad después de explicar las comisiones, los reembolsos, el impuesto sobre las ventas y las fechas.
• Los saldos negativos y las disputas se acumulan sin explicación.

La solución depende de lo que esté mal. Los meses que faltan se agregan a partir de los informes de Stripe. Los depósitos registrados como ventas se dividen en ventas brutas, reembolsos y comisiones mediante asientos de corrección, o volviendo a registrar el año a partir de los informes de pagos cuando los registros no pueden respaldar correcciones. Fije la fecha de cada corrección en el año al que pertenece. Para un año ya presentado, conserve los registros originales y una nota de cada corrección, y concilie las cifras corregidas con la declaración tal como se presentó; el reglamento incluye una conciliación de cualquier diferencia entre la contabilidad y la declaración entre los registros que se deben conservar (26 CFR 1.446-1). Si la declaración debe corregirse depende de esa comparación. En cualquier caso, el trabajo parte de los informes de pagos de Stripe y de los estados de cuenta bancarios; consulte contabilidad.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Un mes de cobros

Una tienda recibe cobros por $20,000 en un mes, reembolsa $1,000 y paga comisiones de Stripe por $600. El pago es de $18,400.

La contabilidad muestra $20,000 de ventas, $1,000 de reembolsos, $600 de comisiones y $18,400 en el banco. La cuenta de compensación vuelve a cero.

Un Form 1099-K mayor que la contabilidad

Un propietario único recibe pagos con tarjeta solo por Stripe. El Form 1099-K del año muestra $240,000 en la casilla 1a. La contabilidad muestra $228,000 de ventas porque cada depósito se registró como una venta. La diferencia de $12,000 son $6,000 de reembolsos y $6,000 de comisiones.

El monto bruto reconstruido coincide con el formulario solo si no se mezclan impuesto sobre las ventas, disputas, otras cuentas, otras monedas ni fechas de cierre de año; verifique primero eso en un formulario real. El neto coincide con los depósitos solo si los reembolsos y las comisiones no se ingresaron también desde otra conexión, lo que los contaría dos veces.

Un saldo negativo

En una semana, una tienda recibe $1,000 en cobros y reembolsa $2,000 de ventas anteriores. El saldo de Stripe es negativo en $1,000. No llegan cobros nuevos, así que Stripe debita $1,000 del banco. Las comisiones se omiten para mantener las cifras redondas.

Entre los dos asientos, la contabilidad muestra que la tienda le debe $1,000 a Stripe. El débito bancario lo salda y la cuenta de compensación vuelve a cero.

¿Su caso es distinto?

• Los pagos se registraron como ventas en un año ya presentado, o el formulario está muy por encima de la contabilidad: puede que el año necesite asientos de corrección o una reconstrucción a partir de los informes de Stripe, y si una declaración presentada debe enmendarse depende de cómo se declararon los ingresos brutos y los gastos. Un aviso del IRS que indica que la información de ingresos de terceros no coincide con la declaración tiene una fecha para responder (IRS). Lleve los informes de pagos, el formulario, los estados de cuenta bancarios y cualquier aviso al servicio de contabilidad; para diferencias más largas, consulte Contabilidad atrasada: cómo ponerla al día. Para la declaración en sí, consulte cómo enmendar por errores en gastos del negocio (propietario único) o cómo corregir una declaración de negocio ya presentada (sociedad de personas o corporación S).
• Los saldos negativos y las disputas se acumulan sin explicación: lleve la lista de disputas y el informe del saldo al servicio de contabilidad.
• Los pagos son manuales o instantáneos, tiene varias cuentas de Stripe o los pagos se liquidan en una cuenta financiera de Stripe: la conciliación pago por pago deja de funcionar; lleve el informe del saldo de Stripe, los estados de cuenta bancarios y los formularios del año al servicio de contabilidad.
• Hay dos países involucrados (pagos en otra moneda o a un banco fuera de EE. UU., o un vendedor canadiense con un formulario de EE. UU.): consulte Saldos en varias monedas de Wise y Stripe en la contabilidad, Cuentas en moneda extranjera en la contabilidad de EE. UU. y Formularios de plataformas de EE. UU. para vendedores canadienses.
• El formulario es incorrecto, está duplicado o figura bajo un número equivocado: consulte Formulario de plataforma incorrecto o corregido.
• Quiere saber si recibirá un formulario: consulte la guía del umbral del Form 1099-K.
• También usa otros procesadores: consulte depósitos de punto de venta, propinas y comisiones y pagos de negocios mediante una billetera digital; el método común está en Conciliar ventas, pagos y el Form 1099-K.
• Quiere saber cómo llega un reembolso al Schedule C, o un reembolso que cae en un año posterior al de la venta: consulte Cómo registrar reembolsos en la contabilidad.
• Administra una plataforma que guarda dinero de otras personas: consulte Ingresos brutos o netos en un marketplace.
• Vende suscripciones de software: consulte Impuesto sobre las ventas del SaaS y del software.