Wise et Stripe : soldes multidevises dans vos livres

Un compte multidevise est-il un seul compte ou un compte par devise dans mes livres?

Un par devise. Un compte multidevise est un compte unique chez un fournisseur qui contient un solde distinct dans chaque devise; les livres tiennent donc un compte par solde, dans la devise de ce solde, chacun rapproché de son propre relevé. Ajoutez un compte de compensation pour les versements qui ont quitté la plateforme sans être arrivés à la banque, et gardez les ventes, les frais et les écarts de change dans leurs propres comptes. Dans cette page, la « monnaie de base » désigne la monnaie dans laquelle les livres et la déclaration sont tenus : habituellement le dollar canadien pour une entreprise canadienne, le dollar américain pour une entreprise américaine (pour une société canadienne qui déclare en dollars américains, voir la fin de cette page).

Si votre logiciel lie chaque compte à une seule devise, tenez un compte de compensation par devise.

Deux situations utilisent les mêmes comptes. Un processeur de paiement verse l'argent dans un compte d'argent multidevise, qui est un compte bancaire dans vos livres; l'envoi de cet argent vers votre propre banque est un virement, et non un revenu. Ou bien les clients paient directement dans le compte d'argent : il n'y a pas de versement, et le paiement est la vente.

Un cas n'est pas simple lorsqu'il y a des soldes dans trois devises ou plus, des soldes qui ne concordent pas ou des mois jamais rapprochés, des heures de saisie manuelle chaque mois, un fournisseur établi dans un autre pays que le propriétaire, de l'argent d'entreprise reçu dans un compte personnel ou dans le pays d'origine, ou un propriétaire qui est une personne américaine ou un résident du Canada avec des comptes à l'étranger (déclarations de comptes étrangers, plus bas). Chacun de ces cas demande plus que de la tenue de livres courante.

Réunissez d'abord : le relevé mensuel de chaque solde en devise, le rapport de versements du fournisseur, une confirmation pour chaque conversion (montant envoyé, montant reçu, frais), le relevé bancaire pour chaque dépôt et la source des taux de change que vous utiliserez.

Comment éviter qu'un versement en transit compte deux fois comme revenu?

Comptez chaque vente une seule fois. Si vous inscrivez les ventes à la facturation, le paiement de la plateforme règle la facture; si vous les inscrivez au paiement, l'arrivée du paiement dans le solde de la plateforme est la vente. C'est votre déclaration qui détermine la méthode : l'ARC exige la méthode d'exercice, soit la voie de la facturation, pour la plupart des revenus de travail autonome (Canada; choix américain). Dans les deux cas, le versement et le dépôt bancaire déplacent de l'argent entre vos propres comptes. Une variation de taux entre la facture et le paiement est un gain ou une perte de change, et non des ventes en plus. Les étapes montrent la voie du paiement; pour une vente facturée, l'étape 1 règle le compte client.

1. Vente : débitez le solde du montant complet payé par les clients; créditez les ventes.
2. Frais : débitez les frais; créditez le solde.
3. Le versement quitte la plateforme : débitez les versements en transit; créditez le solde.
4. Le dépôt arrive à la banque : débitez le compte bancaire; créditez les versements en transit.

Le compte de compensation est à zéro chaque fois que tous les versements sont arrivés; un solde restant à la fin du mois est un versement encore en transit ou un dépôt jamais arrivé, alors faites le suivi avant la clôture. Si le dépôt est dans une autre devise, l'étape 4 est aussi une conversion (plus bas).

Trois pièges causent la plupart des doubles comptages : inscrire le dépôt net comme des ventes, ce qui cache les ventes brutes et les frais; inscrire le versement comme une vente en plus de la vente elle-même; et accepter le dépôt de versement d'un flux bancaire comme une nouvelle vente au lieu de le rapprocher du versement en transit. Le rapprochement des dépôts et des rapports de ventes est traité dans le rapprochement des ventes et des versements.

Comment inscrire un versement qui arrive dans un solde en devise étrangère?

Inscrivez trois montants dans la devise propre au versement : les ventes brutes (ce que les clients ont payé) aux ventes, les frais de la plateforme aux frais, et le net, soit le brut moins les frais, comme augmentation de ce solde. Évaluez les lignes de ventes et de frais en monnaie de base au taux du jour (section suivante).

Les ventes sont le montant brut, et non le net. Aux États-Unis, le formulaire 1099-K déclare le montant brut sans égard aux frais ni aux remboursements; les chiffres bruts peuvent donc concorder avec lui, mais pas les dépôts nets. Le formulaire convertit les paiements en devise étrangère au taux au comptant de la date de l'opération ou selon une convention constante; attendez-vous donc à un petit écart de taux. Les frais, remboursements, litiges, soldes négatifs et le rapprochement avec le formulaire 1099-K sont traités dans les versements, les frais et les soldes négatifs.

Quel taux de change utiliser au Canada et aux États-Unis?

Au Canada, utilisez le taux de la Banque du Canada pour le jour où le montant a pris naissance. Aux États-Unis, utilisez le taux en vigueur au moment où vous recevez, payez ou comptabilisez l'élément; l'IRS n'a pas de taux officiel et accepte généralement tout taux publié utilisé de façon constante. Dans les deux pays, gardez le montant d'origine en devise étrangère à côté du montant en monnaie de base.

Notez la source que vous utilisez pour chaque paire de devises et gardez-la d'une année à l'autre. La confirmation du fournisseur montre ce qu'une conversion a rapporté; inscrivez donc le montant arrivé. C'est distinct du taux que vous utilisez pour évaluer une vente ou une dépense.

Comment inscrire la conversion d'un solde en un autre, et les frais de conversion?

Une conversion entre vos propres soldes déplace de l'argent; elle n'en fait pas gagner. Chaque solde a une valeur comptable : le montant en monnaie de base auquel il a été inscrit à son arrivée.

1. Lisez la confirmation : montant envoyé, montant reçu, frais.
2. Créditez le solde d'envoi du montant envoyé, à sa valeur comptable.
3. Débitez le solde de réception de ce qui y est arrivé (le montant reçu moins les frais prélevés sur ce solde), évalué en monnaie de base au taux du jour, et débitez les frais pour ces frais.
4. L'écart entre le total des débits et le total des crédits est le gain de change (un crédit) ou la perte de change (un débit).

Si les frais sont intégrés au taux, le montant reçu est simplement plus bas : inscrivez ce qui est arrivé. Les livres américains laissent l'écart dans le gain ou la perte de change. Les livres canadiens placent l'écart entre ce que vous avez envoyé et ce qui est arrivé, les deux au taux du jour de la Banque du Canada, dans un compte de coût de conversion, et le reste dans le gain ou la perte de change (virements entre comptes en dollars canadiens et américains). Si le solde d'envoi contient des montants arrivés à des taux différents, le gain dépend de ceux qui sont réputés sortir; choisissez une méthode avec votre préparateur et utilisez-la chaque fois.

La même écriture s'applique lorsque le fournisseur ou la banque convertit pour vous (un versement envoyé dans une devise vers un compte bancaire dans une autre) et lorsque vous payez une facture à partir d'un solde en devise étrangère : inscrivez ce qui est arrivé, ou la dépense au taux du jour, réduisez le solde ou les versements en transit à leur valeur comptable, et placez l'écart sur la ligne de change.

Comment rapprocher chaque solde en devise de son relevé mensuel?

Rapprochez d'abord chaque solde dans sa propre devise, puis examinez les valeurs en monnaie de base. Un solde qui concorde avec son relevé en livres sterling est exact, même si sa valeur en dollars a bougé. L'IRS conseille de rapprocher un compte d'entreprise chaque mois pour que les livres reflètent chaque charge et que les erreurs ressortent.

1. Pour chaque solde, le solde d'ouverture, plus les entrées d'argent, moins les sorties, égale le solde de clôture du relevé dans cette devise.
2. Associez chaque versement du rapport de la plateforme à un dépôt bancaire. Un versement sans dépôt reste dans le compte de compensation.
3. Associez chaque conversion à ses deux côtés : une sortie d'un solde et une entrée dans un autre.
4. Vérifiez seulement ensuite les valeurs en monnaie de base. Un écart qui existe uniquement parce qu'un taux a bougé est une réévaluation, et non une écriture manquante.

Si un solde ne concorde pas, l'écart indique la cause :

La réévaluation de fin d'exercice est traitée dans gain ou perte de change sur un compte en dollars américains (Canada) et comptes en devises étrangères dans des livres américains (États-Unis).

Où les gains et pertes de change apparaissent-ils, et quand est-ce une question fiscale?

Dans les livres, sur une seule ligne de gain ou perte de change, à part des ventes et des frais. Les petits écarts vont quand même sur la ligne, et un petit montant net est normal; un montant élevé ou croissant indique habituellement une erreur de source de taux ou d'écriture; cherchez-y d'abord avant la question fiscale. Sur le plan fiscal, l'étiquette ne détermine pas le traitement : chaque pays a sa propre règle pour un gain ou une perte réalisé lorsqu'une devise est convertie ou dépensée.

• États-Unis : l'article 988 prévoit que le gain ou la perte de change sur une opération visée à l'article 988 est calculé séparément et, sauf disposition contraire de cet article, traité comme un revenu ou une perte ordinaire. La disposition d'une devise autre que votre monnaie fonctionnelle (en général le dollar, selon l'IRS) est une telle opération, et cette devise comprend un dépôt à vue ou à terme libellé dans cette devise auprès d'une banque ou d'une autre institution financière. Convertir ou dépenser un solde en devise étrangère peut donc créer un gain ou une perte; savoir si le solde d'une plateforme donnée constitue un tel dépôt est une question pour votre préparateur.
• Canada : le paragraphe 39(2) traite un gain ou une perte de change comme un gain ou une perte en capital seulement dans la mesure où il ne serait pas autrement inclus dans le revenu ou déduit de celui-ci; le côté où tombe un gain dépend donc des faits. L'exemption des particuliers pour les petits gains et la question des sociétés sont traitées dans virements entre comptes en dollars canadiens et américains.

Un solde détenu à l'extérieur de mon pays déclenche-t-il une FBAR ou un formulaire T1135?

Cela peut arriver. Ce qui décide, c'est l'endroit où le compte est détenu, et non la devise du solde. Pour le formulaire T1135 (bilan de vérification du revenu étranger), il importe aussi de savoir si la société qui vous doit le solde est non résidente, car une dette d'un non-résident peut compter où que l'argent se trouve. Un solde en dollars américains détenu au Canada n'est pas automatiquement étranger aux fins canadiennes, et un solde en euros détenu aux États-Unis n'est pas automatiquement étranger aux fins américaines. La FBAR est la déclaration américaine des comptes bancaires et financiers étrangers.

Les instructions du FinCEN ne prévoient aucune exception à la FBAR pour un compte utilisé uniquement pour l'entreprise, alors que le formulaire T1135 exclut les biens utilisés ou détenus exclusivement dans une entreprise exploitée activement. Un solde qui contient aussi de l'argent personnel ou des liquidités de placement n'est peut-être pas détenu « exclusivement » pour l'entreprise.

Un particulier américain, y compris un entrepreneur individuel, peut aussi devoir produire le formulaire 8938 avec sa déclaration de revenus lorsque ses actifs financiers étrangers dépassent ses propres seuils, plus élevés (comparaison de l'IRS; déclaration des comptes étrangers).

Aucune page officielle ne dit quels fournisseurs détiennent des soldes dans quels pays, ni si le solde d'une plateforme est un compte financier : vérifiez sur le relevé de votre compte quelle institution ou entreprise détient le solde, et dans quel pays. Les comptes qui comptent, la règle des sociétés détenues à plus de 50 %, la façon de mesurer les montants et les pénalités sont traités dans la FBAR pour les comptes de sociétés à l'étranger et la déclaration des biens étrangers et des sociétés affiliées.

Quels registres relient un versement, une conversion et le dépôt bancaire?

Gardez une seule chaîne pour chaque versement : la ligne de versement de la plateforme, la confirmation de conversion s'il y en a eu une, et la ligne bancaire, reliées par une même référence écrite dans la note de chaque écriture. En plus des relevés et des confirmations énumérés plus haut, gardez :

• Les taux de change que vous avez utilisés, avec leur source et leur date.
• Si une FBAR ou un formulaire T1135 peut s'appliquer : le solde le plus élevé dans chaque devise durant l'année (FBAR) et le coût en dollars canadiens des fonds détenus, à son plus élevé durant l'année (formulaire T1135). Les registres de la FBAR sont généralement conservés pendant 5 ans (IRS).

Gardez tout avec les écritures qu'ils appuient; l'IRS nomme comme pièces justificatives les bordereaux de vente, factures, reçus et bordereaux de dépôt. Sauvegardez vous-même des copies plutôt que de vous fier au site du fournisseur : l'ARC indique que les registres conservés à l'extérieur du Canada et consultés par voie électronique depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada. La durée de conservation varie selon le pays : voir combien de temps conserver les registres d'entreprise (États-Unis) et le guide canadien.

Exemple

Taux et montants donnés à titre d'illustration; chaque scénario indique ses devises. Supposons qu'il n'y a ni TPS/TVH, ni taxe de vente, ni TVA, et que chaque client paie le jour où la vente est inscrite.

Pigiste de Toronto : une vente, des frais et une conversion

Une pigiste tient ses livres en dollars canadiens. Un client lui paie 5 000 $ US un jour où 1 $ US vaut 1,34 $ CA. La plateforme retient 150 $ US. Plus tard, elle convertit 4 000 $ US lorsque 1 $ US vaut 1,35 $ CA, et reçoit 5 400 $ CA moins 20 $ CA de frais. Ces 4 000 $ US étaient arrivés à 1,34 $ CA; ils valaient donc 5 360 $ CA.

Les ventes sont de 5 000 $ US au taux du jour, soit 6 700 $ CA, et non les 5 380 $ CA arrivés dans le solde CAD. Le solde USD conserve 850 $ US.

LLC d'Austin qui vend à des acheteurs du Royaume-Uni : un solde en livres sterling

Une LLC d'Austin tient ses livres en dollars américains. Des clients du Royaume-Uni paient 2 000 £ dans un solde GBP lorsque 1 £ vaut 1,25 $ US; les ventes sont donc de 2 500 $ US (frais ignorés ici). Le relevé GBP de fin de mois montre 1 200 £, parce que 800 £ ont été converties en dollars à 1 £ = 1,28 $ US, ce qui donne 1 024 $ US. Le solde GBP dans les livres montre 1 200 £, le même chiffre que le relevé, avant toute valeur en dollars. Les 800 £ valaient 1 000 $ US; la conversion laisse donc un gain de change de 24 $ US, et les 1 200 £ restantes valent 1 500 $ US.

Société de Vancouver : 30 000 $ US à la fin de l'exercice

Une société de Vancouver tient ses livres en dollars canadiens. Le 31 décembre, elle détient 18 000 $ US dans le solde USD d'une plateforme et 12 000 $ US dans celui d'une autre. Elle rapproche chaque solde de son propre relevé en dollars américains, apure les versements en transit, et évalue seulement ensuite les 30 000 $ US au taux de fin d'exercice. À un taux illustratif de 1 $ US = 1,36 $ CA, cela donne 40 800 $ CA; si les soldes sont inscrits à 40 200 $ CA dans les livres, l'écart de 600 $ CA est une réévaluation sur la ligne de change, et non une écriture manquante. Il n'est pas réalisé; savoir s'il est imposé dépend de l'élément (gains de change sur la déclaration d'une société). Savoir si une déclaration de biens étrangers est à produire dépend de l'endroit où chaque fournisseur détient le compte, de la détention ou non des soldes exclusivement pour son entreprise exploitée activement, et du coût total de tous les biens étrangers déterminés de la société, et non de ces seuls soldes.

Votre situation est différente?

• La saisie manuelle prend des heures par mois, ou des soldes dans trois devises ou plus ne concordent pas avec leurs relevés : les comptes et les écritures de compensation sont à configurer une fois et à vérifier chaque mois. Voir l'aide en tenue de livres.
• Des mois d'activité en devises n'ont jamais été rapprochés : reconstruisez d'abord à partir des relevés. Voir les guides canadien et américain, puis obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous êtes une personne américaine, un résident du Canada avec des comptes détenus à l'étranger, ou vous déménagez entre les deux pays : une FBAR, un formulaire 8938 ou un formulaire T1135 peut être à produire en plus des livres, qui devraient garder les chiffres que ces déclarations exigent (solde le plus élevé, coût). Un déménagement change ce qui s'applique : un particulier qui devient résident du Canada pour la première fois ne produit pas de formulaire T1135 pour cette année-là (ARC). Voir l'aide en tenue de livres, les guides sur la FBAR des sociétés et le formulaire T1135, et, pour une FBAR elle-même, l'aide pour la FBAR.
• Des paiements d'entreprise arrivent dans un compte personnel, ou dans un compte de votre pays d'origine, ou l'argent personnel et l'argent d'entreprise partagent un même solde : la part de l'entreprise doit d'abord être séparée, et une déclaration de compte étranger peut s'appliquer. Voir le revenu d'entreprise dans un compte personnel (États-Unis), le revenu d'une société dans un compte personnel (Canada) et l'aide en tenue de livres.
• Votre société canadienne tient ses livres en dollars américains ou peut choisir de le faire, ou vous ne savez pas quelle règle de taux votre déclaration suit (canadienne, américaine ou les deux) : une société résidente du Canada peut choisir de calculer son impôt dans une monnaie admissible comme le dollar américain, au moyen du formulaire T1296, produit au plus tard le 60 jours après le premier jour de l'année d'imposition (article 261 de la Loi de l'impôt sur le revenu). Voir les ventes en dollars américains et les versements des places de marché et les comptes en devises étrangères dans des livres américains, puis l'aide en tenue de livres.
• Vous choisissez la monnaie des livres, ou vous activez le multidevise : voir le logiciel et la monnaie de base pour une entreprise de deux pays et le multidevise : décider avant de l'activer.