QuickBooks Canadá o EE. UU.: qué archivo usar en dos países

¿Necesito un archivo de QuickBooks o dos para un negocio en Canadá y EE. UU.?

La mayoría de los negocios lleva un archivo por negocio, no uno por país. Un propietario único que vende en ambos países lleva un archivo y registra las facturas de clientes extranjeros en su moneda. Una corporación canadiense y la corporación o LLC de EE. UU. de su propiedad llevan un archivo cada una. Ninguna ley de los dos países fija el archivo: la regla de registros de la CRA se aplica a toda persona que lleva un negocio, y el IRS pide un juego completo y separado de libros y registros para cada negocio que una persona posee.

La moneda base es la moneda en que salen los reportes de un archivo; las demás monedas se convierten a ella. Multimoneda (Multicurrency) es la función que permite que un archivo tenga facturas y cuentas bancarias en otras monedas.

La configuración deja de ser simple cuando se agrega una segunda empresa, cuando una empresa tiene cuentas y números fiscales en ambos países (una declaración de EE. UU. se expresa en dólares estadounidenses, así que un archivo en dólares canadienses también debe producir cifras en dólares estadounidenses), o cuando la contabilidad ya está en el archivo equivocado. Según la ayuda del proveedor, la moneda base no se puede cambiar una vez activada la función multimoneda, así que una mala elección puede obligar a rehacer el archivo. Qué edición conviene a cada archivo es una cuestión del producto del proveedor; primero van la cantidad de archivos, la moneda base y los registros. Antes del primer asiento, tenga a mano un organigrama de las entidades, las últimas declaraciones presentadas, todas las cuentas por moneda y los números fiscales de cada entidad.

¿El lugar donde vive el propietario define el archivo?

No, en ninguna dirección. Lo que define el archivo es la empresa, no el domicilio del propietario ni el del contador. Una empresa de EE. UU. con propietarios en Canadá tiene su propio archivo en dólares estadounidenses, la moneda que un contribuyente de EE. UU. usa en general para todas las determinaciones del impuesto sobre la renta. Una corporación canadiense cuyo propietario vive en EE. UU. o en otro país mantiene un archivo en dólares canadienses, salvo que haga la elección; una persona de EE. UU. que es propietaria de una corporación así normalmente también debe producir cifras en dólares estadounidenses, como se explica en cómo convertir la contabilidad canadiense en cifras del Form 5471.

¿Qué moneda base debe usar cada archivo?

La mayoría de los negocios usa la moneda en que se prepara la declaración de impuestos de la entidad. Para un contribuyente canadiense es el dólar canadiense, salvo que una corporación elija otra moneda; para un contribuyente de EE. UU. es, en general, el dólar estadounidense.

Una entidad canadiense que lleva sus libros en dólares estadounidenses pero no hizo ninguna elección sigue informando en dólares canadienses. El folio de la CRA dice que un contribuyente cuya moneda funcional para la contabilidad financiera es el dólar canadiense no tendrá una moneda funcional para efectos del impuesto sobre la renta solo por llevar sus libros en una moneda extranjera que califica (párrafo 1.15), y que los resultados fiscales canadienses se calculan en moneda canadiense salvo que se aplique la elección. Ese archivo igual debe convertir cada monto a dólares canadienses para la declaración. Para el tipo de cambio y los asientos, vea ventas en dólares estadounidenses y pagos de plataformas de venta.

¿Puede una corporación canadiense informar sus impuestos en dólares estadounidenses (elección de moneda funcional) y qué significa eso para el archivo?

Sí, si cumple todas las condiciones y presenta el Form T1296, firmado por un funcionario autorizado y enviado por correo a la CRA, dentro de 60 días después del primer día del año fiscal (la misma fecha que la página de la CRA describe como los primeros 61 días del año fiscal). La elección está abierta solo para corporaciones; un propietario único no puede hacerla, y una sociedad de personas no elige por sí misma, aunque los resultados de una sociedad de personas para un socio que sí eligió se calculan en la moneda de ese socio (subsección 261(6)). Las condiciones vienen de la sección 261 y de la página de moneda funcional de la CRA:

• La corporación es residente en Canadá durante todo el año fiscal y no es una corporación de inversión, una corporación de inversión hipotecaria ni una corporación de fondos mutuos.
• La moneda es una que califica: el dólar estadounidense, el euro, la libra esterlina, el yen japonés o el dólar australiano.
• Esa moneda es la principal en la que la corporación lleva sus registros y libros contables para informes financieros, durante todo el año fiscal. El folio lo llama una cuestión de hecho.
• La corporación no ha presentado ni revocado una elección anterior.

Para el archivo, los libros deben llevarse principalmente en dólares estadounidenses, para informes financieros, durante todo el primer año que cubre la elección. Como es una cuestión de hecho, la moneda base del archivo es el punto de partida, no la prueba. El folio dice que la condición se cumple en general cuando el dólar estadounidense es la moneda funcional de la corporación para efectos de la contabilidad financiera (párrafo 1.15). Un archivo en dólares estadounidenses sin elección presentada deja a la corporación informando en dólares canadienses de todos modos.

En la declaración, la CRA indica usar la T2 estándar, mostrar la moneda en la línea 079 e ingresar los pagos anticipados en la línea 840 en dólares canadienses. El resto de la mecánica de la declaración está en ventas en dólares estadounidenses y pagos de plataformas de venta, y las ganancias y pérdidas cambiarias en ganancias cambiarias en la declaración de una corporación.

La elección cubre solo el impuesto sobre la renta. Los montos que una corporación retiene para otros, como las retenciones de nómina, quedan fuera de sus resultados en la moneda elegida (párrafo 1.2), y el GST/HST se sigue valorando en dólares canadienses. Por eso un archivo en dólares estadounidenses necesita cifras en dólares canadienses para esos conceptos. Como una elección anterior, presentada o revocada, impide una nueva, la decisión es difícil de deshacer: una revocación solo puede presentarse después del primer año de la elección y se aplica a los años fiscales que comienzan al menos seis meses después de presentarse (subsección 261(4)).

¿Puedo cambiar la moneda base después de activar multimoneda?

No. La ayuda de QuickBooks Online, en sus ediciones de EE. UU. y de Canadá, indica que una vez activada la función multimoneda ya no se puede cambiar la moneda base; solo se puede cambiar mientras multimoneda aún no esté activada.

Las mismas páginas enumeran dos límites más:

• Multimoneda no se puede desactivar una vez activada.
• La moneda de una cuenta no se puede cambiar una vez que se registra una transacción en ella.

Ninguna fuente oficial cubre estos límites, así que revise la ayuda de su propio plan antes de confiar en ellos. La página de EE. UU. también dice que el software fija la moneda base automáticamente al configurarlo, así que verifíquela antes de ingresar cualquier dato. Si un archivo ya quedó bloqueado en una moneda base equivocada, el remedio habitual es un archivo nuevo que arranque en una fecha limpia con saldos iniciales, lo cual es una decisión que involucra declaraciones ya presentadas y períodos del GST/HST. Los registros del archivo anterior se deben conservar al menos seis años. Para activar multimoneda en una cuenta bancaria en dólares estadounidenses, vea QuickBooks multimoneda: decida antes de activarla.

¿Qué debe contener el archivo canadiense para el GST/HST y las ventas a clientes de EE. UU.?

Debe contener registros que permitan calcular el GST/HST adeudado, incluida cada venta a un cliente de EE. UU., aunque la mayoría de las exportaciones no lleven impuesto. La Excise Tax Act (ley canadiense que regula el GST/HST) exige que toda persona que lleve un negocio o realice una actividad comercial en Canadá, presente una declaración del GST/HST o reclame un reembolso conserve los registros necesarios para determinar sus obligaciones y responsabilidades.

Las exportaciones generalmente son de tasa cero: la CRA dice que la mayoría de los bienes y servicios son de tasa cero cuando se exportan. Un inscrito no cobra GST/HST en una venta de tasa cero, pero igual cuenta como venta. Las ventas de tasa cero también cuentan para el límite de pequeño proveedor de C$30,000, así que un negocio cuyos clientes son mayormente estadounidenses puede superarlo; vea cuándo inscribirse en el GST/HST. Una venta facturada en dólares estadounidenses se valora en dólares canadienses para el GST/HST el día en que el impuesto es pagadero, u otro día que acepte la CRA, sea cual sea la moneda base del archivo.

Para la entidad canadiense, conserve en el archivo:

• El número de cuenta del GST/HST y el período de declaración.
• Códigos de impuesto separados para ventas gravadas, de tasa cero y exentas, para que una venta a EE. UU. no quede sin etiqueta ni mezclada con ventas canadienses. Vea exento, de tasa cero y fuera del alcance del impuesto.
• La prueba de cada venta de tasa cero. Vea cobrar GST/HST a clientes de EE. UU..
• Facturas de proveedores que respaldan los créditos fiscales por insumos.

¿Un archivo en la nube alojado en EE. UU. cumple la regla de la CRA de llevar los libros en Canadá?

No por sí solo. Los registros almacenados fuera de Canadá y abiertos desde Canadá no se consideran conservados en Canadá. La Income Tax Act (ley canadiense del impuesto sobre la renta) exige que los registros y libros contables estén en el lugar de negocios o de residencia de la persona en Canadá, o en otro lugar que designe el Ministro. La Excise Tax Act agrega que, salvo que el Ministro autorice otra cosa, un registro del GST/HST debe conservarse en Canadá, en inglés o en francés.

La página de registros de la CRA enuncia esa regla y agrega que la CRA puede dar permiso para conservar registros electrónicos fuera de Canadá. Dónde guarda los datos un proveedor de software es un hecho sobre ese proveedor; averígüelo y conserve su respuesta por escrito junto con sus registros.

La CRA dice que puede aceptar copias de registros electrónicos conservados fuera de Canadá si queda convencida de que son copias fieles, de que se ponen a disposición de sus funcionarios en Canadá en un formato que su software puede leer, y de que muestran detalle suficiente para respaldar las declaraciones presentadas. El permiso se pide por escrito a la oficina de servicios tributarios. La página de la CRA no aclara si una copia conservada en Canadá, sin ese permiso, cumple la regla; consulte a un profesional antes de confiar en ello. Conserve los registros durante seis años, en general desde el final del último año fiscal al que se refieren. La página de la CRA fija períodos más largos para algunos: seis años desde la fecha de presentación para una declaración del impuesto sobre la renta presentada tarde, y de forma indefinida para los registros de bienes de largo plazo y el registro de acciones.

¿Qué debo decidir y reunir antes del primer asiento?

La moneda base y la cantidad de archivos son lo más difícil de cambiar, así que van antes que el software. Decida y reúna:

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares canadienses (C$) y en dólares estadounidenses (US$).

Corporación de Ontario propietaria de una LLC de Delaware

Una corporación de Ontario es propietaria de una LLC de Delaware. El archivo de la corporación está en dólares canadienses; el de la LLC, en dólares estadounidenses. En marzo, la corporación paga una factura de proveedor de US$2,000 por cuenta de la LLC, y cada archivo registra su propio lado. Al cierre del mes, los dos saldos entre empresas se concilian en dólares estadounidenses antes de comparar los totales en dólares canadienses. Los pasos de conciliación están en la guía de saldos entre empresas; cómo clasifica cada país a la LLC está en la guía de la LLC.

Propietario único de Alberta con clientes en EE. UU.

Un propietario único de Alberta, inscrito en el GST/HST, gana C$150,000 de clientes canadienses y US$40,000 de clientes de EE. UU. Hay una persona, un negocio y una cuenta bancaria canadiense, así que hay un solo archivo, con dólares canadienses como moneda base. Una factura de US$10,000 emitida cuando el tipo de cambio del Banco de Canadá es C$1.40 por US$1 sigue siendo una factura en dólares estadounidenses en el archivo y se registra en C$14,000. Las ventas canadienses llevan GST o HST a la tasa del lugar de suministro, así que a un cliente de Ontario se le cobra HST y a uno de Alberta, GST; vea qué tasa cobrar por provincia. Las ventas a EE. UU. se codifican como de tasa cero cuando cumplen las reglas de exportación, con la prueba guardada junto a la factura.

Corporación con ingresos de US$800,000 que considera la elección en dólares estadounidenses

Una corporación residente en Canadá tiene su año fiscal que empieza el 1 de enero e ingresos de US$800,000, en su mayoría de clientes de EE. UU. También tiene en dólares estadounidenses la mayoría de sus costos y su financiamiento, así que el dólar estadounidense es su moneda funcional para la contabilidad financiera. En diciembre del año anterior decide informar en dólares estadounidenses.

• Año 0, el año anterior. La declaración sigue en dólares canadienses. Los saldos fiscales arrastrados, como el costo de capital no depreciado y los saldos de pérdidas, se convierten a dólares estadounidenses al tipo de cambio del Banco de Canadá de ese 31 de diciembre, y las deudas en dólares canadienses pasan a ser deudas en moneda extranjera para efectos fiscales (subsecciones 261(7) a (10)).
• Año 1, antes del primer asiento. El archivo se crea con dólares estadounidenses como moneda base antes de activar multimoneda, de modo que la contabilidad está en dólares estadounidenses desde el 1 de enero.
• Año 1, dentro del plazo de la elección. La corporación presenta el Form T1296 a más tardar el 2 de marzo, o el 1 de marzo en un año bisiesto. La T2 muestra dólares estadounidenses en la línea 079, y los pagos anticipados van en la línea 840 en dólares canadienses.
• Año 2. La corporación no presenta una nueva elección y los libros siguen en dólares estadounidenses. Un archivo del Año 1 llevado en dólares canadienses haría más difícil demostrar la condición de los libros, y un cambio posterior a un archivo en dólares estadounidenses implicaría rehacerlo con saldos arrastrados.

¿Es distinto en su caso?

• Usted tiene dos empresas, o una empresa con clientes, cuentas bancarias y números fiscales en ambos países, y la contabilidad ya está en el archivo o la moneda base equivocados, o está por sumarse una empresa de EE. UU.: en qué archivo va la contabilidad de cada entidad, la moneda base y qué se traslada antes de rehacer un archivo es una decisión de estructura con declaraciones ya presentadas detrás. Vea ayuda con la contabilidad y lleve el organigrama de las entidades, las últimas declaraciones presentadas y todas las cuentas por moneda.
• Una corporación puede elegir informar impuestos en dólares estadounidenses, ya presentó o revocó una elección, es socia de una sociedad de personas, o se fusiona o se liquida con una corporación que informa en otra moneda (lo que puede cambiar su moneda fiscal sin una nueva elección, subsecciones 261(16) a (17.1)): las condiciones son de hecho y la elección es difícil de revertir. Vea ayuda con impuestos corporativos, antes de que comience el año fiscal.
• Los saldos entre las dos empresas no coinciden: vea contabilidad para una empresa canadiense y su empresa en EE. UU..
• Su empresa de EE. UU. es una LLC de propietarios en Canadá: vea contabilidad para una LLC de EE. UU. de un propietario canadiense.
• Usted es una persona de EE. UU. que es propietaria de una corporación canadiense: vea cómo convertir la contabilidad canadiense en cifras del Form 5471.
• Una cuenta bancaria en EE. UU. para una corporación canadiense: vea la guía de la cuenta bancaria en EE. UU. sobre el T1135 y la FBAR.
• Su negocio opera solo en Canadá y está eligiendo software: vea cómo elegir software de contabilidad para un negocio pequeño de Canadá.
• No está seguro de si necesita un contador especializado en ambos países: vea cuándo un negocio canadiense necesita un contador especializado en ambos países.
• Los inversionistas piden estados financieros consolidados después de pasar a una matriz en Delaware (flip): vea estados financieros para inversionistas después de un flip a Delaware.